BAB III ANALISA SISTEM
3.1. Tinjauan Perusahaan
Poliklinik Badan Pusat Statistik adalah sebuah poliklinik khusus untuk pemeriksaan pegawai Badan Pusat Statistik, dimana pada dasarnya sistem informasinya sudah cukup baik, hanya saja perlu disadari bahwa sistem mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Sistem Informasi Rekam Medis Pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik masih menggunakan Microsoft Excel sebagai alat bantu untuk mengolah data. Diantaranya data pegawai, data dokter, data obat, data petugas dan laporan pemasukan, pengeluarannya masih tersimpan sebagai arsip yang kadang hilang, rusak, dan data kurang terjamin keamanannya. Dalam hal ini penulis melihat bahwa sistem yang ada harus diperbaiki dan dievaluasi agar sistem berkembang menjadi lebih baik.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
3.1.2. Struktur Organisasi dan fungsi
Seksi Penanggung Jawab Pelayanan
Seksi Penanggung Jawab Obat
Seksi Penanggung Jawab Peralatan atau
Perlengkapan Kepala Poliklinik
Gambar III.1. Struktur Organisasi Poliklinik
Tugas dan Fungsi Organisasi
Pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing bagian organisasi di Poliklinik Badan Pusat Statistik secara garis besar adalah sebagai berikut :
1) Kepala Poliklinik
a) Mengawasi jalannya Poliklinik Badan Pusat Statistik. b) Mengawasi stafnya dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya. c) Menyusun perencanaan. d) Mengorganisasikan kegiatan.
e) Melakukan evaluasi terhadap kegiatan. 2) Seksi Penanggung Jawab Pelayanan
a) Bertanggung jawab atas pelayanan di poliklinik. 3) Seksi Penanggung Jawab Obat
b) Mempunyai tugas atas pemesanan obat bila obat yang ada di poliklinik sudah habis.
4) Seksi Penanggung Jawab Peralatan atau Perlengkapan a) Bertanggung Jawab atas barang yang masuk dan keluar
dari poliklinik.
b) Mempunyai tugas melakukan pengadaan barang untuk barang yang sudah rusak.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur Rekam Medis Pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik Jakarta melibatkan pelaku sistem yaitu dari dalam (internal entity) adalah Dokter, Petugas, dan Kepala Poliklinik sedangkan yang dari luar (external entity) adalah Pasien. Tahap-tahap prosedurnya adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Pendaftaran Pasien
Pasien pertama kali datang harus mengisi formulir pendaftaran, kemudian petugas mengecek kebenaran data pasien. Jika data sudah benar, pasien diberikan kartu rekam medis. Kemudian pasien menunggu dipanggil oleh petugas untuk melakukan pemeriksaan.
b. Prosedur Pemeriksaan Pasien
c. Prosedur Pengeluaran Obat
Setelah pasien memberikan resep kepada petugas, kemudian pasien dipanggil oleh petugas berdasarkan nama yang tertera dalam resep untuk pengambilan obat.
d. Prosedur Pembuatan Laporan
Laporan yang dibuat antara lain Laporan Registrasi Pasien, Laporan Rekam Medis Pasien dan Laporan Pengeluaran Obat.
3.3. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data sistem berjalan yang ada pada sistem informasi rekam medis pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik antara lain:
A. Kamus data Bentuk Masukan
1. Nama arus data : Formulir Pendaftaran
Alias :
-Tipe data : Dokumen hasil cetakan Komputer Arus data : Eksternal entity Pasien ke Proses 1.0p Penjelasan : Bukti dari pasien bila mendaftar kepoliklinik Periode : Setiap terjadinya pendaftaran
Volume : Volume rata-rata setiap hari 1 lembar Struktur data = Header + Isi
Isi : 1{No + Nama + NIP + Bagian + No.Pesawat}10
Keterangan: No : *Nomor urut
NIP : *Nomor Induk Pegawai 2. Nama arus data : Kartu Rekam Medis
Alias :
-Tipe data : Dokumen hasil cetakan komputer Arus data : Eksternal entity Pasien ke Proses 2.0
Proses 2.0 ke Eksternal entity Dokter Eksternal entity Dokter ke Proses 2.0 Proses 2.0 ke Eksternal entity Pasien Eksternal entity Pasien ke Proses 3.0 Penjelasan : Kartu perkembangan pasien periksa di
poliklinik
Periode : Setiap terjadinya pemeriksaan Volume : Volume setiap pasien 1 kartu Struktur data = Header + Isi
Header : NIP + Nama Pasien + Golongan + Bagian/ Subdit
Keterangan :
NIP : *Nomor Induk Pegawai
Isi : Tgl + Anamnese + Pemeriksaan dan Diagnosa + Therapie
Keterangan:
Anamnese : * Keluhan pasien Therapie : * Tindak Lanjut Dokter 3. Nama arus data : Resep
-Tipe data : Dokumen hasil cetakan komputer Arus data : Eksternal entity Dokter ke Proses 2.0
Proses 2.0 ke Eksternal entity Pasien Eksternal entity Pasien ke Proses 3.0 Penjelasan : Bukti pengambilan obat dari dokter Periode : Setiap terjadinya pengambilan obat Volume : Volume setiap pasien 1 resep Struktur data = Header + Isi + Footer
Header : Tgl
Isi : Nama Obat + Dosis Footer : Umur
B. Kamus data Bentuk Keluaran
1. Nama arus data : Laporan Pengeluaran Obat
Alias : LPO
Tipe data : Dokumen Cetakan Manual Arus data : Arsip Resep ke Proses 4.0p
Proses 4.0p ke Eksternal entity Kepala Poliklinik
Penjelasan : Berisi nama obat yang telah dipakai Periode : Setiap adanya pemakaian obat Volume : Volume rata-rata setiap 1 bulan Struktur data = Header + Isi
Header : Bulan + Tahun
Isi : No + Nama Obat + Jumlah Keterangan :
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Pengadaan data pasien dan data pemeriksaan ini masih dilakukan secara manual yang mempergunakan dokumen masukan dan keluaran. Sedangkan dokumen-dokumennya adalah sebagai berikut:
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Pada spesifikasi dokumen masukan akan dijelaskan data-data masukan yang digunakan pada sistem berjalan rekam medis pegawai. Bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: A. Nama dokumen = Formulir Pendaftaran (FP)
Fungsi = Untuk Mengetahui daftar pasien yang sudah mendaftar
Sumber = Pasien
Tujuan = Petugas
Periode = Setiap adanya pasien yang mendaftar
Jumlah = Satu lembar
Media = Kertas
Bentuk = Lampiran A1
B. Nama dokumen = Kartu Rekam Medis (KRM) Fungsi = Sebagai bukti pemeriksaan pasien
Sumber = Pasien
Tujuan = Petugas
Periode = Setiap pasien melakukan pemeriksaan
Jumlah = Satu lembar
Media = Kertas
Bentuk = Lampiran A2
C. Nama dokumen = Resep
Sumber = Pasien
Tujuan = Petugas
Periode = Setiap terjadinya pengambilan obat
Jumlah = Satu lembar
Media = Kertas
Bentuk = Lampiran A3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada spesifikasi dokumen keluaran akan dijelaskan data-data keluaran yang digunakan pada sistem berjalan rekam medis pegawai. Bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: A. Nama dokumen = Laporan Pengeluaran Obat (LPO)
Fungsi = Untuk memberikan laporan mengenai pengeluaran obat yang terjadi selama satu bulan
Sumber = Petugas
Tujuan = Kepala Poliklinik
Periode = Setiap sebulan sekali
Jumlah = Satu lembar
Media = Kertas
3.5. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Sistem Informasi Rekam Medis Pegawai Pada Poliklinik Badan Pusat
Statistik Pasien
Kepala Poliklinik Dokter
FP, KRM, KRM acc, Resep
KRM, KRM acc, Resep, Copy Resep / Data Obat
KRM
KRM acc, Resep
LPO
Keterangan :
- FP = Formulir Pendaftaran - KRM = Kartu Rekam Medis - LPO = Laporan Pengeluaran Obat
1.0p Pendaftaran Pasien
2.0 Pemeriksaan Pasien
3.0 Pengeluaran Obat
4.0p Pembuatan Laporan
Pasien
FP
KRM
Arsip Pendaftaran Data Pendaftaran
Dokter
KRM KRM
KRM acc, Resep KRM acc, Resep
KRM acc, Resep
Copy Resep / Data Obat
Kepala Poliklinik Arsip KRM acc
Arsip Resep
Data KRM acc
Data Resep
Data Resep LPO
2.1p Penyerahan KRM
2.2p Cek Keluhan Pasien
Pasien
Dokter
KRM KRM
KRM acc, Resep KRM acc, Resep
Gambar III.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan
3.1p Pemberian Resep
3.2p Pemberian Obat
Pasien KRM acc, Resep
Data Resep Copy Resep / Data Obat
Arsip KRM acc
Arsip Resep Data KRM acc
Data Resep
Permasalahan yang ada pada sistem berjalan pada sistem informasi Rekam Medis Pegawai Poliklinik Badan Pusat Statistik adalah sebagai berikut :
a. Pencarian data pasien yang sulit dicari jika setiap ada pemeriksaan pasien.
b. Karena semua penyimpanan data merupakan berkas arsip yang berupa kertas menyebabkan mudah rusak atau hilangnya data yang ada karena musibah atau kesalahan yang dapat terjadi.
c. Pembuatan laporan yang dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan ketelitian tetapi harus dilakukan dengan cepat.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Penulis mencoba untuk memberikan solusi dari masalah yang ditimbulkan dari sistem berjalan, antara lain:
a. Harus adanya komputerisasi guna menangani data-data yang masuk untuk menghasilkan keluaran tepat.
b. Untuk penyimpanan data yang cukup lama tetapi selalu berubah, dibutuhkan tempat penyimpanan yang aman dan terjamin.
