BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan dibagi menjadi beberapa jenis, salah satunya adalah
perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Hasugian (2009, 79) secara sederhana,
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh
perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi”.
Selaras dengan pengertian diatas, menurut Sulistyo Basuki (1993, 51)
bahwa, “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada
Perguruan Tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang bersifat berafiliasi
dengan perguruan tinggi dengan tujuan untuk membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya”.
Sedangkan dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 4), dinyatakan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada masyarakat.
Selain pendapat di atas, ada pendapat lain tentang perpustakaan perguruan
tinggi yakni menurut Vitriana (2009, 1) yang menyatakan bahwa “Perpustakaan
Perguruan Tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat dilingkungan lembaga
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi
merupakan salah satu penunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Perpustakaan menjadi jantung perguruan tinggi yang artinya tanpa perpustakaan
di lingkungan perguruan tinggi maka pelaksanaan pendidikan kurang optimal dan
tidak memadai. Perpustakaan perguruan tinggi penting bagi perguruan tinggi
karena perpustakaan dimaksudkan untuk menunjang dan memfasilitasi kegiatan
dan proses pengembangan ilmu pengetahuan serta penelitian.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Setiap perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan sesuai dengan visi
dan misi perguruan tinggi. Menurut Sulistyo Basuki (1993,52), tujuan
perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pengguna.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.
Selaras dengan pendapat di atas, tujuan perpustakaan perguruan tinggi
menurut SNI 7330 (2009, 3) adalah “Menyediakan materi perpustakaan dan akses
informasi bagi pengguna untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan
Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi adalah menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan
kebutuhan sivitas akademika sehingga mencapai visi dan misi perpustakaan
perguruan tinggi.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan akan dapat mencapai tujuannya jika dapat melaksanakan
fungsinya dengan baik. Tujuan dan fungsi suatu perpustakaan adalah sebagai
faktor pembeda perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Dalam
Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3), Fungsi
perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Oleh karena itu, bahan pustaka yang disediakan merupakan bahan pustaka yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi rekreasi
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non-akademik.
6. Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Sedangkan menurut Yuven (2010, 1), fungsi perpustakan perguruan tinggi
adalah:
1. Lembaga pengelola sumber-sumber informasi 2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan
4. Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa) 5. Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa
Sehubungan dengan pendapat di atas, dalam SNI 7330 (2009, 3)
mengemukakan bahwa Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. fungsi pendidikan
Dari uraian diatas dapat dikemukakan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi berfungsi sebagai lembaga yang mengelola sumber-sumber informasi dan
melayankannya kepada pengguna. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga
dapat berfungsi menunjang program perguruan tinggi yakni membantu
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Setiap perpustakaan memiliki tugasnya masing-masing. Perpustakaan
perguruan tinggi memiliki tugas yang berbeda dengan perpustakaan lainnya.
Tugas perpustakaan pada umumnya adalah menghimpun, mengelola, dan
menyebar luaskan informasi kepada masyarakat luas. Menurut Yusup (2010, 21):
Perpustakaan perguruan tinggi bertugas mengelola sumber-sumber informasi yang mampu mendukung pelaksanaan kurikulum perguruan tinggi yang bersangkutan, dan semua sumber informasi yang dimaksud dapat dimanfaatkan secara bersama oleh seluruh sivitas akademikanya.
Selain itu dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku
Pedoman(2004, 3) mengenai perpustakaan perguruan tinggi dinyatakan bahwa
“Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah
dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan
administrasi perpustakaan”.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan
perguruan tinggi adalahmenggelola sumber-sumber yang mendukung pelaksanaan
kurikulum dan tridarma perguruan tinggi, mengembangkan koleksi serta
mengolah dan merawat bahan pustaka, yang diemban perguruan tinggi
2.2 Pengertian Evaluasi
Kata evaluasi sering digunakan untuk sebuah penilaian dan perkiraan
mengenai objek tertentu. Menurut Arikunto (2004:1) menyatakan bahwa:
Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternative yang tepat dalam mengambil sebuah kepustusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak dection maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.
Sedangkan, Ajick (2009, 2) menyatakan bahwa evaluasi adalah
“penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta
tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses, mengoleksi,
menganalisis dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa evaluasi adalah proses penilaian
sistematis terhadap suatu objek. Dimana dalam menilainya dilakukan proses
analisis.
2.3 Tujuan Evaluasi
Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu, demikian
juga dengan evaluasi. Menurut Wirawan (2011, 9) Tujuan Evaluasi adalah
mengumpulkan informasi untuk menentukan nilai dan manfaat objek evaluasi,
mengontrol, memperbaiki, dan mengambil keputusan mengenai objek tersebut
Selanjutnya Wirawan (2011, 22) mengemukakan bahwa Tujuan
a. Mengukur pengaruh program terhadap masyarakat. Program dirancang dan dilaksanakan sebagai layanan atau intervensi sosial (social intervention) untuk menyelesaikan masalah, problem, situasi, keadaan yang dihadapi masyarakat. Suatu program diadakan untuk mengubah keadaan yang dilayani.
b. Menilai apakah program telah dilaksanakan sesuai rencana. Setiap rogram direncanakan dengan teliti dan pelaksanaanya harus sesuai dengan rencana tersebut.
c. Mengukur apakah pelaksanaan program sesuai dengan standar. Setiap program dilaksanakan berdasarkan standar tertentu.
d. Evaluasi program dapat mengidentifikasi dan menemukan mana
dimensi program yang jalan, mana yang tidak jalan.
e. Pengembangan staf program. Evaluasi dapat dipergunakan untuk
mengembangkan kemampuan staf garis depan yang langsung menyajikan layanan kepada klien dan pemegang jabatan lainnya.
f. Memenuhi ketentuan undang-undang. Sering suatu program disusun untuk melaksanakan undang-undang tertentu. Suatu program dirancang dan dilaksakan berdasarkan ketentuan ketentuan undang-undang untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.
g. Akreditasi Program. Lembaga-lembaga yang melayani kebutuhan
masyarakat seperti sekolah, universitas, hotel, rumah sakit, pusat kesehatan dan perusahaan biro perjalanan perlu dievalauasi untuk menentukan apakah telah menyajikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan standar layanan yang ditentukan
h. Mengukur cost effectiveness dan coss-efficiency. Untuk melaksanakan suatu program diperlukan anggaran yang setiap organisasi mempunyai keterbatasan jumlah. Penggunaan sumber dalam suatu program perlu diukur apakah anggaran suatu program mempunyai nilai yang sepadan
(cost effective) dengan akibat atau manfaat yang ditimbulkan oleh program. Sedangkan cost-efficiency evaluation untuk mengukur apakah biaya yang dikeluarkan untuk membiayai program telah dikeluarkan secara efisien atau tidak.
i. Mengambil keputusan megenai program. Salah satu tujuan evaluasi program adalah untuk mengambil keputusan mengenai program. Jika evaluasi suatu program menunjukkan berhasil melakukan perubahan dalam masyarakat dengan mencapai tujuannya, maka mungkin program akan dilanjutkan atau dilaksanakan di daerah lain.
j. Accontabilitas. Evaluasi dilakukan juga untuk mempertanggung jawabkan pimpinan dan pelaksana program . Apakah program telah dilaksanakan sesuai dengan rencana, sesuai dengan standar atau tolak ukur keberhasilan atau tidak. Apakah program telah mencapai tujuan yang direncanakan atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan program terjadi penyimpangan anggaran prosedur dan waktu atau tidak.
kebutuhan, mengukur pelaksanaan program untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi prestasi pencapaian tujuan program, membandingkan pengaruh keluaran program dengan biaya serta perubahan yang diciptakan oleh layanan program terhadap anggota masyarakat.
l. Memperkuat posisi politik. Jika evaluasi menghsilkan nilai yang positif, kebijakan, program, atau proyek akan mendapat dukungan dari para pengambil keputusan - legislatif dan eksekutif – dan anggota masyarakat yang mendapatkan layanan atau perlakuan. Objek evaluasi tersebut dapat diteruskan atau dilakukan di daerah lain jika memang diperlukan di daerah lain.
m. Mengembangkan teori ilmu evaluasi atau riset evaluasi. Pada awalnya evaluasi dilaksanakan tanpa landasan teori, hanya merasa suatu program perlu dievaluasi untuk mencari kebenaran mengenai program
sosial. Praktik melaksanakan evaluasi yang berulang-ulang,
mengembangkan asumsi bahwa evaluasi dilaksanakan untuk mengukur apakah tujuan program dapat dicapai atau tidak.
Sedangkan Arikunto (2002, 13) juga menyatakan bahwa “Tujuan Evaluasi
adalah tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program
secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada
masing-masing komponen”.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dari
sebuah evaluasi adalah untuk mengetahui tujuan-tujuan apa yang telah dicapai,
apakah memberikan umpan balik yang baik atau yang buruk.
2.4 Komunikasi Organisasi
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam
organisasi. Komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian
informasi, ide-ide diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam
“Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau
informasi dari seseorang ke orang lain”.
Komunikasi juga memiliki beberapa persepsi, menurut Face dan Faules
(2001, 145) beberapa persepsi mengenai komunikasi organisasi dari beberapa ahli
yakni sebagai berikut:
1. Persepsi Redding dan Saborn
Redding dan Saborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks, yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program. 2. Persepsi Zelko dan Dance
Zelko dan Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang komunikasi dalam penjualan hasil produk, pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum. Kemudian bersama Lesikar, mereka menambahkan dimensi lagi dari komunikasi organisasi yaitu dimensi komunikasi pribadi di antara sesama anggota organisasi yang berupa pertukaran secara informal mengenai informasi dan perasaan di antara sesama anggota organisasi.
Adapun pengertian komunikasi organisasi menurut Wayne Pace (2001,
143) adalah “sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari sesuatu organisasai”. Sedangkan
Dalamteori tentang Komunikasi organisasi Pace dan Faules(2001, 142)
Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan secara efektif, untuk bersikap jujur kepada organisasi, untuk meraih semangat dalam organisasi, untuk melaksanakan tugas secara kreatif dan untuk menawarkan gagasan-gagasan yang inovatif bagi penyempurnaan organisasinya adalah dipengaruhi oleh komunikasi.
Sedangkan menurut Ruslan (2002, 88). “Organisasi sebagai kerangka kerja
(frame of work) dari suatu manajemen menunjukkan adanya pembagian tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam
suatu system manajemen modern”.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi
adalah proses yang terjadi dalam organisasi, dan di dalam sana proses komunikasi
yang terjadi terbagi dalam empat aspek yaitu: komunikasi ke bawah (downward
communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi
horizontal (horizontal communication) dan komunikasi lintas saluran.
2.5 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dilakukan karena setiap orang membutuhkan komunikasi
dalam kehidupannya. Tanpa berkomunikasi seseorang tidak dapat menjalani
kehidupannya sebagaimana mestinya. Dapat dibayangkan jika seseorang harus
membeli kebutuhan pokok sehari-hari namun tidak dapat berkomunikasi dengan
penjualnya. Manusia tidak dapat hanya diam dan berharap segala kebutuhannya
datang dengan sendirinya. Maka tidak salah apabila para ahli komunikasi seperti
(kita tidak dapat tidak berkomunikasi) Mulyana (2007, 115). Saat kita tidak
berkomunikasi maka kita tidak bisa melakukan apa-apa.
Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi memiliki fungsi yang sangat
penting diantaranya fungsi sosial dan fungsi pengambilan keputusan. Fungsi
sosial adalah untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang
lain, membangun dan memelihara hubungan. Fungsi pengambilan keputusan
adalah untuk memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada
saat tertentu, contohnya apakah kita akan memutuskan untuk pergi bekerja atau
tidak.
Komunikasi penting dalam setiap hal, begitu pula dalam sebuah
organisasi. Komunikasi dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk menjalankan
dan menyelesaikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya. Para anggota
organisasi juga yang meneguhkan pentingnya fungsi komunikasi dalam
organisasi. Melalui proses interaksi para anggota organisasi memeriksa eksistensi
kepercayaan, dukungan, keterbukaan, penyuluhan, perhatian dan keterusterangan.
Pace dan Faules (2005, 154). Dengan demikian, maka pengaruh komunikasi dapat
bermacam-macam juga berubah-ubah menurut cara pengaruh komunikasi ini
ditentutukan dan diteguhkan melalui interaksi di antara angggota organisasi.
Sedangkan Siagian ( 2003, 91) “Dalam kehidupan organisasional terdapat
empat jenis fungsi komunikasi yaitu : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi,
fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan”.
Sehubungan dengan pendapat di atas Koontz(1990, 169), mengemukakan
1. Pentingnya komunikasi
Pentingnya komunikasi dalam upaya yang terorganisasi di akui banyak penulis, misalnya memandang komunikasi sebagai sarana penghubung antar orang di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini masih fungsi dasar komunikasi. Sesungguhnya tanpa komunikasi tidak mungkin adalah aktivitas kelompok karna tanpa hal itu koordinasi dan perubahan tidak dapat di lakukan dengan baik.
2. Tujuan komunikasi
Dalam arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu organisasi adalah untuk mengadakan perubahan, untuk mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahterahan organisasi.
3. Tanggung jawab dalam komunikasi
Pada umumnya adalah benar bahwa para manajer menciptakan iklim organisasi dan mempengaruhi sikap anggota ornganisasi. Mereka melakukan hal itu melalui komunikasi yang di awali oleh pemimpim teras.meskipun para pemimpin organisasi mempunyai tanggung jawab utama untu menata nada yang tepat bagi komunikasi yang efektif, setiap orang dalam organisasi juga memikul tanggung jawab tersebut.
Selanjutnya Kartono ( 2010, 135) mengemukakan, organisasi komunikasi
juga dapat berfungsi:
1. Menghubungkan semua unsur yang melakukan relasi pada semua
lapisan, sehingga menimbulkan rasa kesetiakawanan, dan loyalitas antarsesama.
2. Semua jajaran pimpinan dapat langsung mengetahui keadaan bidang-bidang yang dibawahi, sehingga berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
3. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua anggota, dan melibatkan mereka pada kepentingan organisasi. Muncullah kemudian rasa keterlibatan atau sense of envolvement dan rasa ikut memiliki (melu handarbeni), serta sense of belonging atau rasa “menjadi bagian” dari suatu kelompok.
4. Memunculkan saling pengertian dan saling menghargai tugas masing-masing, sehingga meningkatkan rasa kesatuan dan pemantapan esprit de corps (semangat korps).
Fungsi lain dari komunikasi dalam organisasi adalah sebagai wahana
organisasi adalah selaku pengendali perilaku anggota organisasi, karena dalam
suatu organisasi para anggotanya diharapkan taat kepada petunjuk, peraturan dan
norma-norma yang berlaku bagi anggota organisasi yang bersangkutan.
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa fungsi komunikasi dalam
organisasi organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang
diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar jalannya proses pengambilan
keputusan
2.6 Arus Informasi Dalam Organisasi
Dalam organisasi yang efektif komunikasi mengalir ke berbagai arah.
Wayne dan Faules (2005, 184), mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat
empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah
(downward communication), komunikasi ke atas (upward communication),
komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas
1.aktivitas komunikasi, antara lain : 2. Substansi komunikasi berisikan: − Penyampaian informasi TOP -kebijakan umum − Pelaksanaan -Instruksi Penugasan
-Keputusan pimpinan − Penyampaian
− Pelasksanaan -Motivasi -Perubahan MIDDLE - Pembinaan
− Penyampaian -Pengendalian − Pelasksanaan
− Melakukan tugas
KARYAWAN/BAWAHAN -Pembinaan -Pengawasan
-Pengendalian
Gambar 1: Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam
suatu organisasi (Ruslan, 2002, 88).
1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan
atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis yang disitir oleh
Muhammad(2005, 108) :
komunikasi kebawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
Sedangkan Katz dan Kahn yang disitir oleh Muhammad (2005, 185)
menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan:
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission).
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe,
yaitu:
1. Instruksi tugas
Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilukakan mereka dan bagiamana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks,dimana karyawan diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
3. Ideologi
Pesan megnenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.
5. Balikan
Sehubungan dengan hal di atas Pace dan Faules mengemukakn (2001,
182) mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa:
1. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari
organisasinya
2. Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.
3. Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.
Pendapat lain dikemukakan oleh Arni , (2009, 110) Persoalan komunikasi
yang sering muncul pada tingkatan ini adalah “persoalan relevansi dan ketetapan
isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah mengalami
distorsi, gangguan, penyaringan (filtering) ataupun arti pesan yang telah
dilebih-lebihkan (exaggeration), serta waktu (timing) penyampaian yang tidak tepat”.
2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir
dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat
yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada
pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari
komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan
Tujuan dari komunikasi keatas adalah untuk memberikan balikan,
memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek
pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan
pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana
atau mekanisme umpan balik (feedback) dari bawahan kepada atasan.
Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting
karena beberapa alasan, Face dan Faulus (2006, 190), menyatakan :
a. Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.
d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.
e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya
seperti yang di uraikan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak
kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma yang disitir oleh
Muhammad, (2005, 118) menyatakan bahwa kesulitan tersebutkemungkinan
a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya.
b. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.
c. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang
berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas.
d. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan
berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk menemuinya. Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang
sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi
dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan
dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan
masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.
Menurut Face dan Faules (2006, 190) Komunikasi horizontal mempunyai
tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut:
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas, ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan.
d. Menyelesaikan konflik di antar anggota yang ada dalam bagian
organisasi dan juga antara bagian dengan baigian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan social dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik.
e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu
organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.
f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa social dan emosional karyawan.
Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara
bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin
menghalangi komunikasi horizontal. Organisasi yang agak lebih otoriter
mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal ini. Keterbatasan informasi
menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan
keterbatasan komunikasi horizontal bawahan menjadi tergantung kepada
informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang otoriter adalah
4. Komunikasi lintas saluran
Komunikasi lintas saluran terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan
yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka
pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Face dan Faules (2006,
197) menyatakan bahwa:
Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan.
Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau
kabar angin, dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk
menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui
jaringan komunikasi formal. Walaupun grapevine membawa informasi yang
informal, tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan
kepada pimpinan mengenai sentiment karyawan. Grapevine dapat membantu
menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah
Berikut adalah gambar saluran komunikasi dalam organisasi :
Gambar 2: Saluran-saluran komunikasi dalam organisasi, Handoko (2002,
281).
Dari uraian di atas dapat diketahui ada empat komunikasi yaitu
komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke atas (upward
communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi
horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas saluran.
2.7 Iklim Komunikasi Organisasi
Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat
dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi
dan memberi tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas dan menyediakan
informasi yang terbuka tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian
serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dari anggota organisasi, dan
secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi.
Denis yang disitir oleh Muhammad, (2005, 86) mengemukakan iklim
komunikasi organisasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif
mengenai lingkungan internal organisasi, yang mencakup persepsi anggota
organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di
dalam organisasi.
Dalam bukunya Pace dan Faules (2001, 154) mengatakan bahwa iklim
komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi
untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut
mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko.
Yang menjadi pokok persoalan dari iklim komunikasi adalah:
1. Persepsi mengenai sumber komunikasi dari hubungannya dalam
organisasi yang meliputi rasa puas, pentingnya sumber-sumber itu percaya dan terbuka.
2. Persepsi mengenai tersedianya informasi bagi anggota organisasi yang meliputi jumlah informasi yang diterima cocok atau tidak. Informasi itu berguna atau tidak dan apakah balikan informasi dikirimkan kepada sumber yang tepat.
3. Persepsi mengenaik organisasi itu sendiri yang meliputi keterlibatan anggota organisasi dalam pembuatan keputusan, tujuan yang dipahami, penghargaan serta system yang terbuka.
Sehubungan dengan hal- hal di atas pece dan faules menyatakan
secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan
apakah yang dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan..
Sedangkan Pace dan Faules (2002, 153), mengemukakan:
Unsur dasar tersebut dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bagi kebaikan anggota organisasi. Misalnya, informasi yang cukup merupakan sebuah indikasi untuk para anggota organisasi mengenai seberapa baik unsure-unsur dasar organisasi itu berfungsi bersama-sama untuk menyediakan informasi bagi mereka.
Persepsi atas kondisi-kondisi kerja, penyediaan, upah kenaikan pangkat,
hubungan dengan rekan-rekan, hukum-hukum dan peraturan organisasi,
praktik-praktik pengambilan keputusan, sumber daya yang tersedia dan cara-cara
memotivasi kerja anggota organisasi semuanya membentuk suatu badan informasi
yang membangun iklim komunikasi organisasi.
Unsur-unsur dalam organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim
komunikasi organisasi, tetapi pengaruhnya terhadap iklim komunikasi organisasi
tergantung pada persepsi anggota organisasi mengenai nilai dan hukum dan
peraturan tersebut. Jadi dengan kata lain unsur-unsur yang terdapat di dalam
organisasi tidak secara otomatis menciptakan iklim komunikasi organisasi tetapi
tergantung kepada persepsi anggota-anggota organisasi mengenai unsure-unsur
organisasi tersebut.
Dari uraian di atas dapat diketahui iklim komunikasi organisasi memiliki
unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan, praktik-praktik yang
selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan apakah yang
dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan.
2.8 Hambatan Dalam Komunikasi
Mengingat pentingnya dan melekatnya komunikasi dalam organisasi, vital
bagi manajer untuk memahami bagaimana cara mengelola proses komunikasi.
Manajer harus memahami cara memaksimumkan manfaat potensi dari komunikasi
dan meminimalkan masalah-masalah potensinya. Menurut Koontz (1990, 181),
“Hambatan dalam komunikasi adalah salah satu masalah penting yang mereka
hadapi, tetapi masalah-masalah komunikasi sering merupakan gejala masalah
yang berakar lebih dalam”.
Selanjutnya Koontz ( 1990, 182) mengemukakan bahwa
hambatan-hambatan dalam komunikasi yaitu :
1. Kurangnya perencanaan dalam berkomunikasi 2. Asumsi yang tidak jelas
3. Distorsi semantik
4. Pesan yang diungkapkan secara tidak baik
5. Hilang pada saat penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik 6. Kurang menyimak dan evaluasi terlalu dini
7. Komunikasi impersonal
8. Ketidakpercayaan, ancaman, dan rasa takut
Sedangkan menurut Griffin (2004, 118), hambatan-hambatan komunikasi
adalah :
1. Hambatan-hambatan individual
Hambatan individual dapat menggangu efektivitas komunikasi, salah satunya adalah sinyal yang saling bertentangan atau tidak konsisten. Kendali lain kurangnya krebidilitas. Persalan kredibilitas muncul saat pengirim pesan tidak di pandang sbagai sumber informasi yang bisa dipercaya.
2. Hambatan-hambatan organisasional
Penghambat- penghambat efektivitas komunikasi yang lain
berhubungan dengan konteks organisasional dimana komunikasi terjadi. Masalah semantik muncul karena kata- kata memiliki makna berbeda untuk orang berbeda. Masalah komunikasi juga bisa muncul saat dua belah pihak yang berbeda status atau kekuasaan mencoba untuk berkomunikasi satu sama lain.
Sehubungan dengan pendapat di atas, berikut adalah gambar
hambatan-hambatan yang mempengaruhi komunikasi :
Gambar 3 :hambatan-hambatan yang mempengaruhi komunikasi, Handoko (2002,
Dari Uraian di atas dapat di ketahui hambatan-hambatan dalam
komunikasi adalah kurangnya perencanaan berkomunikasi, asumsi yang tidak
jelas, distorsi semantik,pesan ang diungkapkan secara tidak baik, hilang pada saat
penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik,kurang menyimak dan evaluasi
terlalu dini,kumunikasi impersonal, ketidakpercayaan ,ancaman, rasa takut, dan
