01 Konversi Dokumen SPMI UB NFN SHT 1

(1)

Dokumen SPMI

Universitas Brawijaya

2017

PUSAT

JAMINAN MUTU

LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

(2)

Dokumen SPMI

Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016

(3)

Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI

3

No Jenis Dokumen Mutu UB _Fak. _Jur.UKPA_{Prodi Lab.} UKPPA

DOKUMEN INDUK

1 Visi, Misi dan Tujuan √ √ √ √ √ √

2 Statuta √ - - - -

-3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) √ - - - -

-4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja

(SOTK) √ √ - - -

-5 Rencana Strategis (Renstra) √ √ √ √ √ √

6 Rencana Strategis Bisnis (RSB) √ - - - -

-7 Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU √ - - - -

-8 Rencana Kegiatan & Anggaran

Tahunan (RKAT) √ - - - -

-9 Program Kerja √ √ √ √ √ √

10 Pedoman Pendidikan √ √ √ ** √** -

-11 Standar Mutu UB * √ - - - -

-12 Standar Pelayanan Minimum (SPM)

Badan Layanan Umum (BLU) √ - - - -

-13 Standar Pelayanan √ - - - -

-14 Laporan Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP) √ √ - - -

-* Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016)

** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas

*** Manual SPMI (Dikti) di UB disebut SOP. Di tingkat univ. meliputi dua jenis SOP:

1. SOP untuk memenuhi Standar Mutu UB (mengikuti kaidah PPEPP)

(4)

Konversi Dokumen SPMI UB

4 Versi Lama

Versi Baru

Kebijakan Mutu UB

Kebijakan SPMI UB Manual Mutu UB

Manual Mutu

(UKPA & UKPPA) (UKPA & UKPPA)Manual Mutu

Manual Prosedur

(MP) Standard Operating Procedure (SOP)

Borang-Borang Formulir

(5)

Kode Dokumen SPMI UB

5

• _{Kode Dokumen terdiri dari kode unit dan}

kode dokumen.

• Dirumuskan berdasarkan Peraturan

Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang

Tata Naskah Dinas (kode unit) dan

Skema Klasifikasi Arsip UB (kode

dokumen).

(6)

Standar Mutu UB

6

• _{Ditetapkan melalui Peraturan Universitas}

No. ... Tahun 2017.

• _{Tujuannya adalah menjamin agar layanan Tri}

Dharma Perguruan Tinggi yang

diselenggarakan di UB sesuai dengan kriteria minimal yang ditetapkan.

• _{Sifatnya wajib dan mengikat untuk semua}

layanan pendidikan, baik yang dilaksanakan di Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)

ataupun di Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA).

• _{Kedudukan dokumen Standar Mutu UB hanya}

(7)

Lingkup Standar Mutu UB

7

PENDIDIKAN PENELITIAN PKM KERJASAMA

1. Standar Kompetensi Lulusan

2. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) 3. Standar Proses

Pendidikan

4. Standar Penilaian Pendidikan

5. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 6. Standar Sarana dan

Prasarana

7. Standar Pengelolaan 8. Standar Pembiayaan

1. Standar Arah

2. Standar Isi

3. Standar Peneliti 4. Standar

Pengelolaan

5. Standar Proses dan Penilaian

6. Standar Pendanaan dan Pembiayaan 7. Standar Sarana dan

Prasarana

8. Standar Keluaran

9. Standar Capaian 10.Standar Etika 11.Standar Sanksi

1. Standar Arah

2. Standar Isi

3. Standar Peneliti 4. Standar

Pengelolaan

5. Standar Proses dan Penilaian

6. Standar Pendanaan dan Pembiayaan 7. Standar Sarana dan

Prasarana

8. Standar Keluaran

9. Standar Capaian 10.Standar Etika 11.Standar Sanksi

1. Prinsip Kerjasama

2. Pola Kerjasama 3. Kerjasama

Akademik

4. Kerjasama Non- Akademik

5. Perjanjian Kerjasama 6. Kerjasama

(8)

Kebijakan SPMI UB

• Merupakan dokumen persyaratan SPMI sesuai Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016.

• Kebijakan SPMI UB merupakan gabungan dari Kebijakan Mutu UB dan Manual Mutu UB, dengan format mengikuti template

Kebijakan SPMI (Dikti) dan memenuhi

persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008. • Kedudukan dokumen Kebijakan SPMI UB

hanya ada di tingkat universitas.

(9)

Manual Mutu

• _{Merupakan dokumen persyaratan SMM ISO}

9001:2008.

• _{Kedudukan dokumen Manual Mutu ada di}

tingkat fakultas, jurusan, dan UKPPA.

• _{Format Manual Mutu tetap seperti}

sebelumnya, yaitu terdiri dari 8 bab, sesuai persyaratan SMM ISO 9001:2008.

• _{Manual Mutu harus mengacu kepada}

dokumen yang kedudukannya lebih tinggi (mis. Renstra, Kebijakan SPMI UB, OTK

Fakultas, dll.)

(10)

Standard Operating Procedure

(SOP)

(untuk tingkat universitas)

• _{Merupakan konversi dari Manual Prosedur} (MP).

• _{Format SOP mengadopsi}_template_{Manual SPMI} (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen

SMM ISO 9001:2008.

• _{Penyusunan prosedur mengikuti}_Template_SOP di UB.

• _{Ada dua (2) macam SOP di tingkat universitas:} (1) Prosedur untuk memenuhi persyaratan

dokumen SPMI (Permenristekdikti 62/2016) dan merupakan adaptasi dari Manual SPMI (Dikti) yang digunakan untuk menjelaskan urutan kerja dalam mencapai Standar Mutu UB. Kaidah penyusunan SOP ini adalah

PPEPP.

(2) Prosedur untuk menjelaskan proses bisnis UB terkait tri dharma perguruan tinggi.

Kaidah penyusunan SOP ini adalah PDCA.

(11)

SOP untuk ‘PPEPP’ SM UB

Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Mutu UB:

a. Ditetapkan (P),

b. Dilaksanakan (P),

c. Dievaluasi (E) pelaksanaannya,

d. Dikendalikan (P) pelaksanaannya,

e. Ditingkatkan (P) mutunya secara berkelanjutan, oleh semua pejabat struktural atau unit khusus,

mengimplementasikan secara sistemik dalam satu siklus utuh pada semua aras dalam organisasi UB.

(12)

12 Standar

Mutu

UB

Prosedur

Pelaksanaa

n

Prosedur

Penetapan

Prosedur

Peningkatan

Prosedur

Pengendali

an

Pelaksanaa

n

Prosedur

Evaluasi

(13)

Pihak yang melakukan evaluasi

1. Audience dari setiap Standar Mutu

UB (

self evaluation

).

2. Pejabat struktural yang merupakan

Audience dari Standar Mutu UB dan

sebagai bagian dari tugas, wewenang,

dan tanggung jawab sesuai struktur

organisasi UB.

3. Auditor Internal.

4. Asesor Akreditasi.

(14)

Standard Operating Procedure

(SOP)

(untuk tingkat UKPA dan UKPPA)

• _{Merupakan konversi dari Manual}

Prosedur (MP)

untuk menjelaskan urutan

kerja sesuai proses

bisnis.

• _{Format SOP mengadopsi}

_template

_Manual

SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan

dokumen SMM ISO 9001:2008.

• _{Penyusunan prosedur mengikuti}

_Template

SOP di UB.

• _{Kaidah penyusunan SOP mengikuti siklus}

PDCA.

(15)

Template

SOP UB

1. Lembar Pengesahan 2. Lembar Identifikasi 3. Daftar Isi

4. Tujuan

5. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait 6. Standar Mutu yang Terkait

7. Istilah dan Definisi 8. Urutan Prosedur 9. Bagan Alir

10.Referensi 11.Lampiran

(16)

Hal penting yang harus

diperhatikan

• _Coding

_SOP

• _{Time frame}

_{setiap kegiatan}

• _{Unit/bagian yang bertanggung jawab}

untuk setiap kegiatan

• _{Pengesahan oleh}

_{top management}

(17)

Contoh

Bagan Alir Berbasis Pelaku Prosedur

17

Mahasiswa menyerahkan Naskah dalam bentuk softfile disertai surat pengantar KPS, dan mengisi Formulir yang disediakan

Petugas plagiasi

melakukan proses deteksi plagiasi pada naskah yang sudah diserahkan (60 menit)

Hasil plagiasi akan

direkapitulasi per Bab, dan bukti kalimat yang

terplagiat akan diserahkan kembali ke Mahasiswa (15 menit)

Sekretaris tim deteksi plagiasi memeriksa hasil

pelaksanaan deteksi plagiasi (10 menit)

Mahasiswa melakukan revisi

Direktur mengesahkan surat keterangan bebas plagiasi (5

menit) Petugas menyerahkan

Hasil rekapitulasi Plagiasi kepada mahasiswa Mahasiswa

menerima hasil rekapitulasi

>5% satu atau lebih bab terdeteksi plagiasi

(18)

Contoh

Bagan Alir Berbasis Proses (Input – Output)

18



Wakabid 



Sekretaris



Ketua 



Sekretaris  

Wakabid Pelayanan Umum



Penerima Dokumen



Wakabid Pelayanan

Umum 



Menggandakan dan mendistribusi-kan dokumen (3 hari)

Daftar Distribusi Dokumen Terkendali 00009 02000 04 Mengendalikan dan menerbitkan

dokumen (2 hari)

Menerima dokumen baru atau mengganti dokumen lama dengan

dokumen revisi (2 hari) Memelihara dan mencatat perubahan/revisi dokumen (1 hari)

Daftar Revisi Dokumen 00009 02000 05

Selesai Mulai

Mengusulkan dokumen baru atau dokumen revisi (1 hari)

- Format Cover 00009 02000 01 - Format Lembar

Pengesahan 00009 02000 02

Mengkaji usulan/revisi dokumen (5 hari)

Mengesahkan dokumen (1 hari)

(19)