“ANALISA SISTEM PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI TOKO DUNIA CAT” ABSTRAKSI
Penelitian ini dilakukan pada Toko Dunia Cat yang menjual produk cat di mana dalam setiap transaksinya Toko Dunia Cat sering kehabisan barang dan pada sistem penjualannya masih menggunakan sistem manual setiap transaksinya. Tujuan penelitian yang dilakukan pada Toko Dunia Cat untuk mengetahui, menemukan dan memberikan solusi atas masalah yang sering terjadi di toko tersebut. Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif dengan menggunakan data kualitatif dari internal, maka dengan dilakukannya penelitian ini, kondisi alur bisnis di toko tersebut dapat dievaluasi dan dapat mendesain sistem terbaru. Penelitian menunjukkan hasil berupa sistem yang ada pada Toko Dunia Cat mengenai sistem pencatatan barang di gudang ternyata tidak tertata dengan baik. Akibatnya, karyawan toko sering mengalami out of stock atau kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi. Selanjutnya, peneliti melakukan perbaikan sistem informasi untuk perbaikan barang sebagai solusi untuk memecahkan masalah serta meningkatkan sistem pengendalian barang agar dapat mengurangi kerugian pada Toko Dunia Cat.
Kata Kunci : Sistem, Persediaan, Penjualan, Toko Dunia Cat
Pendahuluan
Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang (Ristono, 2009). Sistem informasi persediaan dapat meperoleh informasi yang rinci tentang item-item barang yang tersedia, dari mana suppliernya, kondisi barang dan jumlah barang rusak, kadaluarsa maupun jumlah order. (Oetomo, 2002).
Toko Dunia Cat menjadi objek yang akan diteliti. Toko Dunia Cat terletak di daerah Padurenan, Bantar Gebang, Bekasi. Toko Dunia Cat masih menerapkan sistem persedian dan sistem penjualan yang konvensional. Saat ada aktivitas aktivitas penjualan, tidak dilakukan dengan baik.
Berdasarkan masalah yang telah ditemukan, oleh sebab itu peneliti melakukan analisa pada sistem persediaan dan sistem penjualan kemudian mebuat desain sistem terbaru yang menjadi usulan pada sistem di
Penelitian dilakukan dengan digunggunakan data primer. Data-data yang digunakan didapatkan dengan cara mengobservasi dan melakukan wawancara dengan pemilik toko dunia cat. Data yang akan dianalisis dan dibuatkan desain sistem jika data sudah tepenuhi. Metode yang digunakan yaitu SDLC. Pembuatan analisis dan desain sistem terbaru juga membutuhkan kelebihan serta kekurangan yang ada di toko dunia cat. Hasil penelitian serta analisis sistem kemudian akan menghasilkan kesimpulan serta saran yaang telah dibuat oleh peneliti. Kesimpulannya berisi keunggulan sistem terbaru yang telah di rancang dan saran berisi solusi serta rekomendasi peneliti untuk sistem di toko dunia cat pada masa yang akan datang.
Hasil dan Pembahasan
melakukan pengecekan terhadap persediaan barang kemudian melakukan pencatatan barang yang kosong. Karyawan toko melaporkan kepada pemilik toko dan selanjutnya melakukan pemesanan dengan mmberikan daftar pesanan kepada supplier. Pemilik toko selalu menelepon atau mengirim pesan kepada supplier dalam proses pemesanan barang. Barang tidak selalu datang di hari yang sama dengan pemesanan. Waktu pemesanan dengan waktu barang datang biasanya selisih 2 hari sampai 3 hari. Saat barang tiba, supplier memberikan faktur pesanan kepada pemilik toko, selanjutnya pemilik toko mengecek faktur untuk mencocokkan dengan daftar pesanannya. Jika sudah benar baik faktur maupun daftarnya, maka barang
diterima dan dipindahkan ke dalam toko. Tidak terdapat gudang penyimpanan di toko dunia cat, yang ada hanya display toko. Jadi, pelanggan bisa langsung melihat semua barang saat datang ke toko. Karyawan toko membantu memindahkan barang pesanan untuk diletakkan ke dalam toko. Tidak ada pencatatan saat barang baru telah datang, melainkan hanya pengecekkan yang dilakukan oleh pemilik toko. Faktur yang diterima tidak dibuang begitu saja oleh pemilik, melainkan dikumpulkan untuk dijadikan arsip. Pembayaran barang pesanan tidak dilakukan di hari yang sama, melainkan pada tanggal jatuh tempo pembayaran, jadi pemilik mempunyai waktu lebih untuk melunasi tagihan barang pesanan.
Gambar 1. Proses Sistem Persediaan Toko Dunia Cat
Dari gambar 2, sistem penjualan toko dunia cat masih manual. Pemilik toko
merangkap sebagai pelayan dan kasir, begitu juga karyawan toko. Penjualan di toko dunia cat berlangsung secara tradisional yaitu pelanggan memberi tahu barang yang akan dibeli, kemudian karyawan mengambil barang yang ada di display, selanjutnya mencocokkan barang dengan permintaan customer langsung ke kustomernya sendiri. Jika sudah benar pilihan customer, karyawan langsung menyiapkan barang serta
membuat nota untuk diserahkan kepada customer. Walaupun barang dapat terlihat oleh customer, bukan berarti customer dapat mengambil secara langsung barang yang di butuhkan, melainkan tetap karyawan toko yang mengambil barang pesanan. Selanjutnya, customer melakukan pembayaran dengan karyawan toko juga secara manual, dengan uang tunai.
Gam bar 2. Proses Sistem Penjualan Toko Dunia Cat
Evaluasi aktivitas di Toko Dunia Cat Proses persediaan barang dan proses penerimaan barang pada toko dunia cat dapat terlihat pada gambar 1 dan 2. Dapat terlihat bahwa kegiatan yang ada dalam toko dunia cat masih bersifat manual. Pemilik toko yang sekaligus berperan menjadi manajer dan karyawan toko mencatat segala bentuk
transaksi namun hanya dengan tulisan manual namun tidak mencatat barang yang masuk.
Pemilik toko juga tidak memiliki catatan barang yang keluar dari gudang untuk ke kasir pemilik sering mengalami ketidaktersedian barang yang dijual, akibatnya pemilik toko akan kehilangan untuk mendapatkan laba.
Usulan Perbaikan Sistem
Saat terjadi proses transaksi penjualan ,penjual menerima pesanan
pelanggan kemudian melakukan pengecekkan ketersediaan barang pada database barang, apabila tidak tersedianya barang maka proses transaksi dihentikan sedangkan jika tersedia maka transaksi dihentikan. Dari proses pengecekkan ketersediaan, sang penjual dapat mengetahui data-data barang pada
gudang.
Gambar 3. Usulan Sistem Proses Penjualan Toko Dunia Cat
Ga mbar 4. Diagram konteks sistem penjualan di Toko Dunia Cat
Ga mbar 5. Diagram zero sistem penjualan di Toko Dunia Cat
Bentuk diagram zero sistem penjualan di toko dunia cat digambarkan dengan gambar 5.
Gambar 6. Usulan Proses Penerimaan Barang Toko Dunia Cat Bentuk diagram konteks dari sistem
penjualan barang di Toko Dunia Cat seperti gambar 7 berikut :
Gambar 7. Diagram konteks sistem penerimaan barang di Toko Dunia Cat
Gambar 8. Diagram zero sistem
penerimaan di Toko Dunia Cat
Gambar 9. Diagram E-R
Diagram e-r disajikan untuk melengkapi hasil perancangan sistem persediaan barang yang baru.
Solusi untuk mengatasi masalah yang ada pada Toko Dunia Cat, disusun dalam tabel berikut.
Tabel 1. Rangkuman Evaluasi dan Usulan Perbaikan Sistem
No. Hasil Evaluasi Usulan Perbaikan Manfaat
1 Aktivitas yang ada pada toko belum modern
Toko harus menggunakan sistem yang modern seperti komputerisasi untuk memudahkan setiap aktivitas pada toko.
Informasi yang
dibutuhkan diperoleh secara akurat
2 Tidak adanya
pencatatan baik faktur penerimaan
Toko harus mencatat secara lengkap setiap
barang ataupun stok disimpulkan bahwa pada toko dunia cat terdapat beberapa kelemahan, yaitu tidak ada system pencatatan dari barang keluar maupun barang yang masuk dari pemasok, sehingga system persediaan barangnya belum terintegrasi dengan baik. Selain itu faktur yang diterima hanya disimpan menjadi arsip. Dari penelitian yang dilakukan dihasilkan perancangan database untuk system persedian barang pada toko dunia cat, agar memiliki jumlah barang digudang yang terbaru.
Saran
Berikut adalah saran yang dapat diberikan setelah melakukan penelitian system persediaan barang terhadap toko dunia cat:
Muslihudin, Muhamad dan Oktafianto.2016.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan UML.Yogyakarta : Penerbit Andi
Suryajaya, Daniel Damaris Novarianto.2017.Desain sistem Informasi Persediaan Barang Pada Toko Grosir Anita.UG JURNAL. Volume 11, nomor 9. Universitas Gunadarma : Depok