BAB III DECISION SUPPORT SYSTEM - BAB III DECISION SUPPORT SYSTEM

(1)

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 21

BAB III

DECISION SUPPORT SYSTEM

Decision Support System atau Sistem Pendukung Keputusan / SPK, secara umum didefinisikan sebagai sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan baik

kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pemgkomunikasian untuk

masalah semi-terstruktur. Secara khusus, SPK didefinisikan sebagai sebuah sistem

yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam

memecahkan masalah semi-terstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun

usulan menuju pada keputusan tertentu.

Konsep DSS diperkenalkan kira-kira pada kurun waktu 1970-an. Pada kurun

waktu tersebut DSS masih dalam proses Research dan Development. Sedangkan

aplikasinya secara meluas dimulai pada kira-kira akhir tahun 1980-an dan awal

tahun 1990-an. Dan pada masa yang akan datang DSS masih akan berkembang

terus dan memerlukan berbagai perbaikan dan penyempurnaan yang disesuaikan dengan

keperluan dan perkembangan teknologi informasi. Di antara perkembangan DSS

yang akan terjadi dimasa yang akan datang meputi aspek-aspek: integrated architecture, connectivity, document data dan intelligence.

A. Definisi SPK

Definisi DSS sampai saat ini masih tergantung kepada dari sudut mana DSS

tersebut dipandang. Namun pada umumnya DSS bisa didefinisikan dengan

melibatkan aspek-aspek sebagai berikut:

 Sistem yang berbasais komputer

 Membantu memecahkan masalah seorang manager

 Masalah semi terstruktur

 Interaktif di antara sistem dan manager

 Menggunakan analisis data

Kedua aspek yang terakhir adalah berasasakankan aplikasi teknologi yang kemudian

(2)

B. T ujuan DSS

Menurut Peter G. W. Keen dan Michael S. Scott Morton mengemukakan bahawa

perinsip dasar konsep DSS adalah struktur masalah, dukungan keputusan dan

efektivitas keputusan.

Dari ketiga konsep tersebut maka disusunlah tujuan DSS, sebagai berikut:

 DSS dapat membantu manger dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah

semi struktural,

 DSS dapat mendukung terhadap penilaian manager

 DSS dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi seorang manager dalam mengambil

suatu keputusan.

Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus:

(1) sederhana, (2) robust, (3) mudah untuk dikontrol, (4) mudah beradaptasi, (5)

lengkap pada hal-hal penting, (6) mudah berkomunikasi dengannya.

C. Karakteristik dan Kemampuan Sistem Pendukung Keputusan

Beberapa karakteristik dari SPK, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Mendukung seluruh kegiatan organisasi

2. Mendukung beberapa keputusan yang saling berinteraksi

3. Dapat digunakan berulang kali dan bersifat konstan

4. Terdapat dua komponen utama, yaitu data dan model

5. Menggunakan baik data ekternal maupun internal

6. Memiliki kemampuan what-if analysis dan goal seeking analysis

7. Menggunakan beberapa model kuantitatif

Kemampuan yang harus dimiliki oleh sebuah sistem pendukung keputusan,

diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menunjang pembuatan keputusan manajemen dalam menangani masalah semi

terstruktur dan tidak terstruktur.

2. Membantu manajer pada berbagai tingkatan manajemen, mulai dari

manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

3. Menunjang pembuatan keputusan secara kelompok dan perorangan.

(3)

5. Menunjang tahap-tahap pembuatan keputusan antara lain intelligence, design,choice dan

implementation.

6. Menunjang berbagai bentuk proses pembuatan keputusan dan jenis keputusan.

7. Kemampuan untuk melakukan adaptasi setiap saat dan bersifat fleksibel.

8. Kemudahan melakukan interaksi sistem.

9. Meningkatkan efektivitas dalam pembuatan keputusan daripada efisiensi.

10.Mudah dikembangkan oleh pemakai akhir.

11.Kemampuan pemodelan dan analisis dalam pembuatan keputusan.

12.Kemudahan melakukan pengaksesan berbagai sumber dan format data.

Disamping berbagai kemampuan dan karakteristik seperti dikemukakan diatas,

sistem pendukung keputusan memiliki juga keterbatasan, antara lain:

1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat

dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya

mencerminkan persoalan yang sebenarnya.

2. Kemampuan suatu sistem pendukung keputusan terbatas pada pengetahuan dasar

serta model dasar yang dimilikinya.

3. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem pendukung keputusan

biasanya tergantung juga pada kemampuan perangkat lunak yang

digunakannya.

4. Sistem pendukung keputusan tidak memiliki intuisi seperti yang dimiliki oleh

manusia. Karena sistem pendukung keputusan hanya suatu kumpulan perangkat

keras, perangkat lunak dan sistem operasi yang tidak dilengkapi oleh kemampuan

berpikir.

Secara implisit, sistem pendukung keputusan berlandaskan pada kemampuan dari

sebuah sistem berbasis komputer dan dapat melayani penyelesaian masalah.

Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai berikut (Surbakti,

2002):

1. Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yang

kompleks

2. Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalam konsisi

yang berubah-ubah

(4)

berbeda secara cepat dan tepat

4. Pandangan dan pembelajaran baru

5. Sebagai fasilitator dalam komunikasi

6. Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja

7. Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM)

8. Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat

9. Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat bekerja lebih singkat

dan dengan sedikit usaha

10.Meningkatkan produktivitas analisis

D. Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Adapun komponen-komponen dari SPK adalah sebagai berikut.:

1. DataManagement

Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management System (DBMS).

2. ModelManagement

Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kualitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan

analitis, dan manajemen software yang dibutuhkan.

3. Communication

User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui

subsistem ini. Ini berarti menyediakan antarmuka.

4. Knowledge Management

Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak atau

bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.

E. Tipe Desicision Support System

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-drivenDSS. 1. Model Driven-DSS

Merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi

organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh

(5)

informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan

berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan

tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.

Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems.

 kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk

masalah keuangan maupun perhitungan teknis.

 Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan

bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk

berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan.

 Rincian teknis meliputi faktor- faktor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi

bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat.

 Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan, seperti: Kapal mana

yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa

kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa

tipe dari bongkar muat yang optimal?

DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan

sistem menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau

mendapatkan informasi.

2. data-driven DSS,

menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem

informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan

dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang

bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk

memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau

(6)

F. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan - Group DecisionSupport Systems (GDSS)

Sudah merupakan suatu fakta yang sangat lazim bahwa para pimpinan (manajer)

suatu instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya sendirian. Komite, tim

kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak dibentuk dalam organisasi

pemerintahan merupakan pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah. GDSS

merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan

pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang

sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap

kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari

satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk

pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah

banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan

meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan

masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi

bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

Pada tiap keadaan para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu yang

bersamaan atau berbeda. Pertemuan dalam waktu yang sama biasanya disebut

rapat, pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang berbeda komunikasi dilakukan

melalui surat elektronik (e-mail).

Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai masalah atau potensi masalah

yang mungkin akan timbul.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain

adalah:

1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau

pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar belakang

dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa membuat

pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan terancam. Dan juga

tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi mendominasi jalannya

(7)

4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta rapat,

pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk

dikritik.

5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan dievaluasi

secara objektif dan tidak memandang siapa yang memberikan ide

tersebut.

6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan pada

tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien

untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi

brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.

7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk

menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir yang dibutuhkan

untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau aktivitas yang dievaluasi.

9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan

ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan

tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan

produktif.

10.Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat

berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.

Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah

karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan

melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau

penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi,

brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GDSS ini.

Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak yang

dibutuhkan di sini, antara lain adalah:

1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaan awal

(8)

membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak

terlewatkan.

2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang

terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga

kerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas topik

yang dibahas dalam kelompok.

3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ide yang

dihasilkan selama proses brainstorming.

4. Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinan

kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama proses

penetapan prioritas.

5. Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakan metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.

6. Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan pendekatan yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul di organisasi

dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari proyek yang

diusulkan.

7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstruktur untuk

pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam pernyataan

kebijakan.