PENGELOLAAN PERENCANAAN
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Makalah Ini Ditujukan untuk Memenuhi Tugas Individu Mata Kuliah Administrasi Lembaga Informasi (ALI)
Disususn oleh
Yaya Ofia Mabruri (1406578590) KELAS A
PRODI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang masalah
Berbagai organisasi yang bersifat mencari keuntungan (profit) dan tidak mencari keuntungan (non-profit) seperti perpustakaan membutuhkan pengelolaan perencanaan yang sangat baik sebagai salah satu pelaksanaan aspek manajemen dalam organisasi, lebih dari itu perpustakaan yang berkedudukan sebagai lembaga yang bersifat non-profit aspek perencanaan seperti perencanaan strategis dan oprasional merupakan salah satu fokus yang harus diperhatikan, hal ini didasarkan agar perpustakaan tetap bisa memiliki nilai kompetitif di lingkungan yang sekarang semakin berkembang dengan kemajuan teknologi dan informasi. Sebagaimana menurut Stueart dan Moran (2002) perencanaan strategis perpustakan dapat dipandang sebagai analisis diri atau pengkajian diri yang akan mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan perpustakaan dan mengembangkan prioritas-prioritas dalam kerangka kemampuan finansial dan fisik perpustakaan.
B. Rumusan masalah
“Bagaimana pengelolaan perencanaan meliputi perencanaan strategis, perencanaan oprasional dan perencanaan dalam bentuk proyek di perpustakaan nasional?”
C. Tujuan penelitian
1. Mengetahui bagaimana pengeloaan perencanaan di perpustakaan nasional 2. Membandingkan antara pelaksanaan perencanaan yang dilaksanakan di
BAB II ISI A. Landasan teori
1. Pengelolaan
Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan. Griffin mendefinisan manajemen sebagai berikut: “Management is the process of planning and decision making, organizing, leading and controlling andorganization human, financial, physical and information recources to archieveorganizational goals in an efficient and effective manner”.
Dikatakan manajemen adalah suatu proses perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, memimpin dan pengendalian organisasi manusia,keuangan, fisik dan informasi sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi secaraefisiensi dan efektif. Nanang Fattah, berpendapat bahwa dalam proses manajemen terlibat fungsi-fungsi pokok yang ditampilkan oleh seorang manajer atau pimpinan, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemimpin (leading), dan pengawasan (controlling). Menurut Sutarno NS, perencanaan diartikan sebagai perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut tempat, oleh siapa pelaku itu atau pelaksana dan bagaimana tata cara mencapai itu. Kunci keberhasilan dalam suatu pengelolaan atau manajemen tergantung atau terletak pada penyususnan perencanaanya. Perencanaan merupakan kegiatan yang dilakukan pada saat ini dan akan dilakukan di masa depan dalam waktu tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula. Sebuah perencanaan yang baik adalah yang rasional bersifat strategis dan oprasional.
2. Perencanaan
organisasi. Menurut Handoko (2003) perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa, kapan, bagaimana, dan oleh siapa kegiatan tersebut dilakukan.
Maka dapat kita analisis bahwa perencanaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatau badan organisasi sekarang dalam dimensi waktu saat ini dan perencanaan tersebut direfleksikan pada setiap proses pengembangan yang bersifat untuk mengantisifasi berbagai dampak yang akan timbul dimasa yang akan datang. Menurut Yusri (2011) dalam pembuatan perencanaan dibutuhkan berbagai informasi yang realitas dan terukur, sehingga keputusan yang diambil tidak bersifat spekulatif dan hanya intuitif belaka. Perencanaan terdiri atas perncanaan yang bersifat strategis dan oprasional.
Menurut Stueart dan Moran (2002) perencanaan strategis adalah hasil sistem dari proses pemikiran yang memungkinkan organisasi perpustakaan dan pusat informasi untuk mengatur usaha-usaha yang diperlukan untuk menjalankan keputusan-keputusannya dan untuk mengukur keputusan supaya sesuai dengan harapan yang diinginkan
2. Penerapan Strategi (Implementing)
Proses penetuan sasaran-sasaran oprasional tahunan, kebijakan organisasi/perusahaan, motivasi staf/karyawan dan mengalokasikan sumber daya agar strategi yang telah ditetapkan dapat diimplementasikan.
3. Evaluasi (Evaluating)
Usaha-usaha untuk mengawasi seluruh hasil dari pembuatan dan penerapan strategi, termasuk mengukur kinerja staf/karyawan dan organisasi/perusahaan serta mengambil langkah-langkah perbaikan jika diperlukan.
3. Analisis SWOT
Stueart dan Moran (2002) mengemukakan bahwa perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terbuka, sistem yang terbuka mengakui adanya hubungan yang dinamis antar sistem dengan linkungannya. Organisasi menggunaknan bahan baku, SDA dan sumber daya lainnya dari lingkungan. Sehingga dalam penyusunan perencanaan strategis analisis lingkungan sangat diperlukan, serta analisis SWOT juga perlu diperhatikan.
Menurut Stueart dan Moran (2002) terdapat 5 faktor yang berpengaruh terhadap perencanaan strategis perpustakaan yaitu: staf, layanan, sistem, sumber daya, dan startegi yang di gunakan.
kapabilitas yang secara serius menghambat kinerja efektif perusahaan atau organisasi.
Analisis SWOT menjelaskan inti dari pendekatan perencanaan strategis yang rasional analitis dan menjadi metodologi pengembangan manajemen strategis ynag sangat dipercaya dan banyak digunakan saat ini karna itu analisis SWOT menjadi alat yang umum digunakan pada tahap awal pembuatan keputusan dan sebagai sesuatu yang dikembangkan untuk perencanaan strategis dalam berbagai macam aplikasi. (Balamuralikrishna dan Dugger, 2001).
Dengan memahami faktor eksternal yaitu peluang dan ancaman serta menyesuaikannnya dengan faktor internal yaitu kekuatan dan kelemahan, analisis SWOT dapat membantu perpustakaan dalam merancang visinya ke depan sehingga semua program yang telah dibuat menjadi relevan dan inovatif. (Balamuralikrishna dan Dugger, 2001).
B. HASIL PENELITIAN
1. Pengelolaan perencanaan yang kami temukan dilapangan yaitu di Perpustakaan Nasional, yaitu mengenai perencanaan strategis, oprasional, dan proyek.
a. Perencanaan Strategis (Jangka Panjang)
1) Perencanaan strategis perpustakaan nasional adalah perencanaan yang disesuaikan/ disususn berdasarkan kebijakan nasional pemerintahan
2) Menggunakan RPJP ( Rencana Pembangunan Jangka Panjang) yaitu dalamkurun waktu 20 tahun dimulai dari masa jabatan SBY 2010-2030
3) Turunan dari RPJP adalah RPJM (Rencana Pembangunan Jangka Menengah) yaitu dalam kurun waktu 5 tahun.
5) Menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness) Berasal dari internal organisasi, (Opportunities, Treath) berasal dari eksternal organisasi.
6) Melakukan analisis lingkungan dalam hal pengembangan kebijakan contohnya dalam hal pengadaan koleksi pertama dilakukan analisis sumber informasi oleh pusat jasa mengenai kebutuhan pemustaka setelah itu diserahkan kepada pusat pengembangan koleksi untuk dikembangkan sesuaikebutuhan. 7) Bersifat umum misalnya renstra terfokus pada pengembangan
koleksi
8) Melakukan evaluasi terhadap jalannya perencanaan, evalusi ini dilakukan setelah perencanaan disususan-disosialisasikan ke setiap unit – dilaksanakan - dievaluasi, contohnya rensra adalah evaluasi dari Menpan 5 tahunan
9) Adanya permasalahan anggaran PNRI yaitu kurang dari setengah triliun meneyebabkan pelaksanaan renstra berdasarkan skala prioritas
10) Rencana strategis dalaam jangka 5 tahun kedepan contohnya yaitu pembangunan gedung layananan 24 lantai di jalan merdeka.
11) Salah satu strategi yang menunjang renstra yaitu adanya mobil yang merupakan pusling untuk menjangkau daerah daerah pedalaman
b. Perencanaan Oprasional
1) Merupakan turunan dari RPJM yaitu dalam kurun waktu 1 tahun 2) Perencanaan oprasional tahun sekarang contohnya adalah pemasaran minat baca melalui kegiatan roadshow serta pelatihan bagi para anggota sesuai dengan visi dan misi
4) Terdapat evaluasi dalam hal perencanaan oprasional yaitu yang diadakan setiap 3 bulan sekali
c. Proyek
1) Proyek yang dilakukan dilapangan lebih kepada kegiatan kegiatan yang dilakukan sesuai kebijakan tiap tahun yang bersangkutan, dan sifatnya proyek ini lebih kepadaa sesuatu agenda yang tidak terlalu menekankan target.
2) Proyek (kerjasama luar negri)
Perpustakaan Nasional RI akan menjadi prioritas utama. Guna mewujudkan kegiatan ini dibentuk suatu rencana kerjasama dalam suatu proyek konservasi antara Indonesia dan Belanda yang bertujuan selain melestarikan koleksi yang dimiliki juga bertujuan untuk bertukar pengalaman dan wawasan dalam bidang konservasi bahan pustaka.
Proyek Rach dimulai pada tahun 1999, ketika HGIS, sebuah organisasi yang dibentuk oleh Kementrian Luar Negeri Belanda bersedia memberikan dana untuk melaksanakan rencana yang telah disusun beberapa tahunyang lalu maka pada tanggal 12 November 1999, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Rijkmuseum menandatangani sebuah Memorandum of Matual Understanding (MOU) sebagai kesepakatan dimulainya kegiatan kerjasam tersebut. Pada bulan Januari 2000, Peter Poldevaart, kepala tim restorasi Rijkmuseum bekerja sama dengan pakar-pakar konservasi dari Perpustakaan Nasional RI melakukan restorasi dan konservasi koleksi gambar Rach dan berhasil menyelesaikannya pada bulan April 2002 sebagian dari koleksi gambar Rach yang berada di Perpustakaan Nasional RI akan dibawa ke Eropa untuk dipamerkan di Rijkmuseum Amsterdam dan kemudian akan di pamerkan di Kopenhagen, tanah kelahiran Johannes Rach.
Kegiatan Proyek Rach adalah penerbitan katalog ini dalam rangka Seminar Sehari & quot; Johannes Rach & quot; serta pembukaan pameran di Perpustakaan Nasional RI. Katalog ini berhasil diterbitkan berkat jerih payah dan kerjasama yang harmonis dua lembaga yang bersahabat dari dua negara dalam mengungkapan peristiwa penting sebagai bukti sejarah di masa lampau. kami berharap baik masyarakat Indonesia maupun Belanda serta masyarakat negara lainnya dapat menikmati dan memanfaatkan hasil kerjasama yang sangat positif ini.
Contoh kegiatan formal:
1) Acara pemberian Penghargaan setya lencana (PNS) 2) Penyambutan anggota baru
Contoh kegiatan nonformal:
1) Perayaan HUT PNRI yang diisi dengan acara kesenian, olahraga 2) Temu kangen dengan mengundang pensiunan
3) Belum terencana yaitu gethering 4) Halal bihalal
2. Faktor-faktor yang mejadi pertimbangan dalam proses penyusunan perencanaan
a. Pernyataan Visi dan Misi Perpustakaan Nasional Visi:
“Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca”
Misi:
1) Mengembangkan koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia, 2) Mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dan
3) Mengembangkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta kompetensi SDM.
b. Anggaran Dana Perpustakaan Nasional
C. PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Perencanaa a. Perencanaan Strategis
Selain itu perpustakaan nasional melakukan juga berbagai aktifitas analisis lingkungan dalam penyususan perencanaan strategisnya, seperti contohnya:
1) analisis sumber informasi dalam melakukan pengembangan koleksi yaitu melihat kebutuhan koleksi para pemustaka.
2) analisis tingkat melek huruf para pemustaka.
Perpustakaan nasional selanjutnya melakukan strategi-startegi sebagai refleksi dari analisis lingkungan yang telah dilakukan, contohnya:
1) mengadakan pelatihan berupa diklat untuk memberikan keterampilan bagi pustakawan dalam menanggapi kebutuhan dan harapan dari populasi yang berubah (dosen, mahasiswa) yang mereka layani.
2) adanya mobil “perpusling” (Perpustakaan keliling) untuk menjangkau daerah-daerah pelosok.
b. Perencanaan Oprasional
Turunan dari RPJP adalah RPJM, yaitu perencanaan dalam kurun waktu satu tahun, sesuai yang telah dipelajari perencanaan oprasional PNRI bersifat lebih khusus dan konkret misalnya perencanaan oprasional tahun 2014, lebih menekankan kepada sosialisasi minat baca dengan melakukan acara roadshow. Kegiatan oprasional ini sebagai wujud dari pengembanagn visi dan misi perpustakaan nasional.
c. Proyek
Contohnya seperti di bawah ini:
DESKRIPSI
Kepala Perpusnas Dra. Sri Sularsih, M.Si.Melakukan Pemotongan Tumpeng Didampingi Deputi II Dra. Woro Titi Haryanti dan Kepala Biro Umum Imam Nurhadi, S.Sos.
2. Faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam proses penyusunan perencanaan.
a. Visi dan misi yang dijalankan oleh perpustakaan nasional bisa menjawab pertanyaaan-pertanyaan yang disampaikan (Metthews, 2005)
1) Siapa yang dilayani?
Yaitu para pemustaka yang terdiri dari berbagai lapisan masyarakat indonesia dengan latar belakang yang berbeda, yang dibantu oleh perpustakaan-perpustakan provinsi, kabupaten yang tersebar di seluruh Indonesia.
3) Apa yang ingin dicapai? dan diberikan?
Perpustakaan berusaha untuk menjadi lembaga informasi yag terdepan dalam hal pustaka, yang nantinya akan sangat berguna bagi para pemustaka.
b. Anggran dana PNRI
BAB III PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis mengenai pengelolaan perencanaan PNRI, sejauh ini PNRI telah melaksanakan pengelolaan perencanaan yang sudah baik, karena dalam penyusunannya mempertimbangkan berbagai aspek, salah satunya dengan melakukan anlisis SWOT, sesuai yang dipelajari dengan mata kuliah Administrasi Lembaga Informasi, tetapi ada sedikit perbedaan dalam hal penyusunannya karena PNRI adalah lembaga nasional yang erat kaitannya dengan kebijakan pemerintahan jadi dalam menyusun perencanaannya disesuaikan denagn kebijakan pemerintah yang ada. Baik itu perencanaan strategis maupun oprasional.
Analisis SWOT, dan analisis lingkungan yang dilakukan oleh PNRI sangat bermanfaat dalam mepertahankan atau menumbuhkan nilai kompetitif dari PNRI selaku badan atau lembaga non-departemen yang bersifat non-profit (tidak mencari keuntungan), selain itu bermanfaat juga untuk mengembangkan visi dan misi dalam menjawab tentang siapa yang dilayani, apa yang ingin dicapai dan diberikan serta bagaimana pemustaka dapat mendapatkan keuntungan dari pelayanan. Dalam merancang perencanaan tentunya masalah anggaran dan pernyataan dari visi dan misi juga dijadikan bahan pertimbangan serta efektivitas dalam hal implementasinya.
DAFTAR PUSTAKA
Balamuralikrishna, Radha & Dugger, John C. (2001). SWOT analysis: A managemenet tool for initiating new programs in vocational schools. Journal of Vocational and Tenhnical Education, http://scholar.lib.vt.edu/ejornals/JVTE/v12n1/Balamuralikrishna.html.
Fahmi, Yusri. (2011). Perencanaan Strategis Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam (studi kasus pada perpustakaan STAIN Padangsidimpuan). Depok: UI.
Handoko, T. Hani. (2003). Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Pearche, John A. & Robinson , Richard B. (2008). Manajemen strategis : formulasi, implementasi dan pengendalian. Jakarta : Salemba Empat. Stueart, Robert D. & Moran, Barbara B. (2002). Library and Information center
management. 6th ed. Colorado: Libraries Unlimited .
