Perkembangan Penggunaan Teknologi Informasi pada
Perpustakaan
A. Ridwan Siregar
Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Abstract
The development in the field of information technology has impacts on services provided by libraries. Librarian is demanded to keep informed and think how tobenefit from and adopt the development to meet the library users’ expectation. Subsequent to automation era and revolution of networked information, libraries are then faced challenges onfollowing the use pattern of library users. Some aspects of the technology development and its impacts on library services is discussed on this paper.
Keywords: information technology, library services
Pendahuluan
Penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan adalah untuk perbaikan efisiensi pelayanan pengguna. Setelah era automasi dan revolusi informasi berjejaring (Lynch, 2000), fokus perhatian sekarang ini tertuju pada perubahan pola penggunaan perpustakaan. Perubahan pola pemerolehan informasi merupakan dampak dari perkembangan teknologi informasi.Perangkat bergerak (mobile devices) telah mengubah cara menyampaikan dan cara mengakses informasi. Berdasarkan studi yang dilakukan oleh EDUCASE Center for Applied Research (ECAR) di Amerika Serikat pada tahun 2011 (ACRL, 2012) menunjukkan bahwa 70% dari mahasiswa yang memiliki perangkat bergerak menggunakannya untuk tujuan akademik. Bandingkan dengan studi yang dilakukan oleh lembaga yang sama pada tahun 2009 yang menunjukkan bahwa hanya 15% dari mahasiswa menggunakannya untuk tujuan akademik.
Perkembangan Penggunaan Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Berawal pada akhir tahun 1980an atau awal tahun 1990an, perpustakaan pendidikan tinggi dihadapkan pada perubahan lingkungan yang digerakkan oleh teknologi informasi.Ini dengan cepat mengalihkan fokus perhatian dari automasi ke serangkaian pertanyaan tentang peran dan misi perpustakaan dalam era digital.Sejarah penggunaan teknologi informasi di lingkungan perpustakaan sudah dimulai sejak setengah abad yang lalu. Lynch (2000) membaginya ke dalam empat era yaitu masa automasi pertama, automasi kedua, automasi ketiga, dan dilanjutkan dengan revolusi informasi berjejaring. Masa automasi pertama ditandai dengan komputerisasi pengoperasian kegiatan sehari-hari perpustakaan yang dimulai pada akhir tahun 1950an atau awal tahun 1960an. Masa automasi kedua ditandai dengan kemunculan katalog publik (OPAC) yang berawal pada tahun 1980an. Masa automasi ketiga ditandai dengan pengalihan konten tercetak ke bentuk elektronik (proses digitalisasi) yang terjadi pada tahun 2000an. Dan era revolusi informasi berjejaring ditandai dengan inovasi dan transformasi yang dimulai pada akhir tahun 1990an.
Teknologi terus berlanjut menggerakkan pemikiran kita ke masa depan perpustakaan perguruan tinggi. Kecenderungan utama penggerak teknologi pendidikan antara lain adalah keinginan agar informasi dan akses media sosial dan jaringan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja;
penerimaan teknologi cloud-based;
kolaborasi; tantangan bahwa informasi ada di mana-mana (ubiquitous);
paradigma baru pembelajaran online dan
hybrid; dan penekanan pada
pembelajaran aktif(Johnson, Adams, &Cummins, 2012). Jejaring sosial dan pradigma baru cara publikasi seperti konten terbuka (open content) merupakan tantangan bagi peran perpustakaan sebagai kurator.Hal ini juga memposisikan perpustakaanberada di bawah tekanan untuk mengembangkan cara-cara baru untuk mendukung dan bertindak sebagai kurator karya akademik.Peran tersebut juga termasuk membantu para mahasiswa untuk mengembangkan keterampilan literasi media.
Automasi Perpustakaan
Istilah automasi perpustakaan bermakna penggunaan mesin otomatis atau peralatan pemerosesan di perpustakaan.Automasi dapat diterapkan
pada aktifitas administratif perpustakaan, prosedur perkantoran, dan penyampaian pelayanan perpustakaan kepada pengguna. Untuk memahami automasi perpustakaan, kita terlebih dahulu harus mengenal aktifitas rutin
suatu perpustakaan. Kegiatan rutin
sehari-hari perpustakaan disebut dengan istilah kerumah-tanggaan perpustakaan (library housekeeping). Semua kegiatan rutin kerumah-tanggaan ditujukan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup antara lain kegiatan pengadaan bahan
perpustakaan (acquisitions), pengatalogan (cataloguing), pengawasan
sirkulasi (circulation control), pengawasan serial (serials control), dan katalog publik (web-based online public access catalog).
(pre-order bibliographical checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan perpustakaan baru, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip pengadaan.Pengatalogan adalah kegiatan yang dilakukan dalam mempersiapkan deksripsi bibliografis bahan perpustakaan (catalog record) yang kemudian digunakan sebagai sarana temu-balik.Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian bahan perpustakaan, dan
yang berkaitan dengan keanggotaan.Aktifitas ini merupakan
pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.Pengawasan serial adalah kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan klaim, peminjaman dan penjilidan terbitan
berkala.Katalog publik online adalah
fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan melalui antar muka web, termasuk tersedianya fitur perpanjangan dan reservasi oleh pengguna.
Dengan dukungan perangkat lunak aplikasi semua kegiatan kerumah-tanggaan perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih efisien baik dari sisi staf maupun pengguna perpustakaan. Automasi perpustakaan dapat mengurangi beban kerja klerikal sehingga staf dapat melakukan pekerjaan lain yang lebih kreatif dan inovatif. Manajemen perpustakaan dapat memperoleh berbagai bentuk statistik dan laporan tentang kinerja perpustakaan
dengan seketika (real-time processing).Di sisi lain, pengguna dapat
lebih mudah melakukan temu-balik, memperpanjang pinjamannya, dan melakukan reservasi jika bahan perpustakaan yang dibutuhkannya sedang dipinjam pengguna lain. Pengguna juga dapat memeriksa status
keanggotaan dan pinjamannya setiap saat. Perangkat lunak untuk aplikasi perpustakaan dikenal dengan istilah
integrated library systems (ILS) atau
library management systems (LMS).Selain perangkat lunak aplikasi automasi perpustakaan komersial, juga
tersedia kategori open source seperti
KOHA dan New Gen Lib.
Repositori Institusi
Repositori institusi atau lebih dikenal
dengan istilah institutional repository
(IR) adalah suatu locus untuk
mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital produkkarya tulis suatu institusi. Pada perguruan tinggi, IR mencakup antara lain karya dosen seperti artikel jurnal/laporan penelitian dan makalah; karya mahasiswa seperti skripsi, tesis, dan disertasi; dan aset digital lainnya yang dihasilkan dalam kehidupan akademik seperti dokumen administratif dan bahan perkuliahan. Bahan-bahan tersebut ada yang melalui proses digitalisasi untuk karya retrospektif dan bentuk digital sejak lahir (born-digital materials). Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: (1) menyediakan akses terbuka (open access) terhadap produk institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, (2) menciptakan
visibility global terhadap karya insititusi,
(3) mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan (4) menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu (grey literature) atau yang tidak diterbitkan (unpublished) yang mudah hilang.
terhadap ruang penyimpanan yang lebih luas, pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan tentu saja biaya yang lebih besar.Kendala kapasitas ruang penyimpanan dan pemeliharaan seperti itu, solusinya adalah dengan mengalih-mediakan bahan-bahan tercetak tersebut ke dalam bentuk digital.Penyediaan dan pemeliharaannya
padastorage (disk) berkapasitas besar
jauh lebih murah dibandingkan dengan penyediaan dan pemeliharaannya pada ruang fisik konvensional.Selain itu, publikasi elektronik dengan akses terbuka melalui web dipandang dapat mengurangi plagiarisme dan duplikasi yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan.
Perangkat lunak untuk pembangunan respositori institusi atau perpustakaan digital banyak yang tersedia secara gratis seperti DSpace dan Eprints yang sudah
populer karena banyak digunakan.DSpace misalnya memiliki
banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting), yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis. Selain itu, pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia (lihat wiki.dspace.org) dengan komunitas pengguna yang cukup besar
sehingga memungkinkan dilakukannyaberbagi-pakai (sharing)
informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun peremajaan (update) sistem. Untuk mengembangkan IR diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat mendorong baik peningkatan konten maupun kinerja sistem.
Webometrics melakukan pemeringkatan IR yang didasarkan pada
indikator web dari search engines paling
penting. Indikator tersebut terdiri dari: Size (S), Visibility (V), Rich Files (R) dan Scholar (Sc). Ini dilakukan dengan tujuan untuk menyempurnakan visibilitas repositori institusi dan praktik
yang baik dalam publikasi web.Size
diukur berdasarkan jumlah halaman web yang diekstraksi dari Google.Visibility adalah jumlah total tautan (links) eksternal yang diterima
(backlinks)oleh domaininstitusiuntuk
tautan yang didapatkan dari database
MajesticSEO dan ahrefs. RichFiles
adalah jenis format berkas sepertiAdobe Acrobat (.pdf), MS Word
(.doc, .docx), MS Powerpoint (.ppt,
.pptx) and PostScript (.ps & .eps) yang
diekstraksi dari Google.Scholar adalah
kalkulasi jumlah tulisan yang dinormalisasi antara tahun 2007 dan 2011 menggunakan database Goggle Scholar. Keempat kriteria peringkat tersebut digabungkan berdasarkan suatu formula di mana setiap unsur memiliki ukuran yang berbeda tetapi menjaga
rasio 1:1antara aktifitas (size) dan
dampak (visibility) (Ranking Web of
Repositories, 2013).
Kurator Dataset
mengembangkannya.Pustakawan dapat
mengkomunikasikan nilai-nilai keterampilan yang telah dimilikinya
dalam mengembangkan peran yang sebelumnya tidak berkaitan dengan pustakawan.NISO (National Information
Standards Organization) mengembangkan suatu rekomendasi
praktik untuk penerbit tentang pencantuman, penanganan, penyajian, dan preservasi bahan-bahan seperti itu (Bruce, 2012).
Pengadaan e-Book
Suatu laporan tentang masa depan perpustakaan perguruan tinggi mengidentifikasi bahwa PDA (Patron-Driven Acquisition) sebagai sebuah kecenderungan yang tidak dapat dihindarkan oleh perpustakaan (Kolowich, 2011). Jika sebuah buku dalam topik yang sama tersedia dalam format tercetak dan elektronik, maka pilihan pengguna akan jatuh pada format elektronik. Perpustakaan harus mengikuti pilihan pengguna tersebut jika ingin membuktikan bahwa belanja yang dihabiskan tetap sepadan dengan nilainya.Apabila suatu saat buku-buku tercetak sirkulasinya rendah, maka perpustakaan perguruan tinggi harus dengan rela membuangnya untuk mengurangi beban, seperti membuang muatan ke laut untuk mengurangi muatan kapal (jettison).
Perjanjian lisensi dari vendor e-book seharusnya memungkinkan perpustakaan dapat memilih hanya buku-buku yang permintaannya tinggi (high demand) saja untuk dibeli.ALA mengidentifikasi keberlanjutan (sustainability) sebagai prinsip utama untuk koleksi
e-book(ALA, 2011a). Keberlanjutan
mensyaratkan pendanaan yang teratur
dan on-going, solusi teknologi yang
tepat untuk umur panjang rekod kultural,
dan kemampuan manajemen jangka panjang.Pilihan lisensi dan standar baru harus diadopsi untuk memfasilitasi peminjaman e-book, menyediakan statistik, dan portabel antara peralatan dan platform (ALA, 2011b).
Komunikasi Ilmiah
Model penerbitan atau publikasi baru sedang dieksplorasi untuk jurnal, monograf ilmiah, buku teks, dan bahan-bahan digital.Para pemangku kepentingan di bidang ini mencoba
melahirkan model berkelanjutan.Pengembangan yang
relevan untuk jurnal termasuk open
access (OA) untuk konten historis, OA
yang dibiayai oleh pengarang untuk konten baru, dan berlangganan pada penerbit besar (biasanya sangat
mahal).Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi telah melakukan peran
aktif dalam perubahan lingkungan komunikasi ilmiah. Perguruan tinggi biasanya menyediakan pelayanan repositori digital, memberikan nasehattentang hak cipta pengarang, pelayanan digitalisasi, dan manajemen dataset penelitian, pebuatan metadata, pengatalogan, dan preservasi digital. Simba Information, sebuah organisasi penelitian dengan spesialisasi bidang penerbitan, memperkirakan bahwa pada akhir 2013, buku teks digital akanmencapai 11% dari total pasar buku
teks(Schuetze, 2011).Beberapa perguruan tinggi di Amerika Serikat
menawarkan “The Open Course Library”, yang membuat buku teks yang digunakan pada sejumlah mata kuliah tersedia secara gratis melalui lisensi Creative Commons (Kelley, 2011).
Perilaku dan Ekspektasi Pengguna
informasi.Ketika ditanyakan, responden melukiskan bahwa perpustakaan “sulit untuk digunakan”, “tujuan terakhir”, dan “tidak nyaman”.Kenyamanan adalah suatu faktor signifikan dalam situasi perguruan tinggi dan pencarian informasi dalam kehidupan sehari-hari (Connaway et al., 2011). Dengan meluasnya penggunaan Internet dan
search engines seperti Google, individu
hanya menghadapi sedikit atau sama sekali tidak ada masalah dalam menemukan sumber-sumber informasi. Smith dan Pickett (2011) menyatakan perpustakaan gaya baru seharusnya
didasarkan pada model just-in-time, di
mana akses adalah lebih penting dari pada sejumlah besar inventaris yang dekat.
Kesimpulan
Walaupun kecenderungan pengembangan teknologi informasi pada
perpustakaan yang disajikan dalam tulisan ini sebagian didasarkan pada literatur Barat, tetapi materinya relevan dengan situasi di Indonesia saat ini. Kondisi perpustakaan perguruan tinggi kita memang sangat bervariasi antara
satu dengan lainnya, sehingga state of
the art teknologinya juga tentu
berbeda.Kita sering mendengar dari para mahasiswa kita bahwa mereka tidak lagi perlu menggunakan fasilitas perpustakaan tetapi cukup dengan
googling untuk mendapatkan
sumber-sumber informasi yang mereka perlukan dalam penyelesaian studi mereka.Oleh karena itu, kecenderungan-kecenderungan seperti diuraikan di atas perlu diantisipasi oleh setiap perpustakaan jika tidak ingin tertinggal di belakang. Pengembangan staf dan personil perpustakaan menjadi isu puncak bagi pustakawan perguruan tinggi untuk menghadapi tantangan-tantangan baru tersebut.
Pendekatan-pendekatan kreatif perlu dilakukan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan harapan pengguna,dan melatih-ulang para staf dan personil perpustakaan untuk tujuan tersebut sangat diperlukan.
Rujukan
ALA (2011a). E-book principles for the
library community.Retrieved from http://americanlibrariesmagazine. org/sites/default/files/EbookPrinci ples-Sept2011.pdf.
ALA(2011b). Talking points on library
lending of e-books.Retrieved from http://web20kmg.pbworks.com/w/fi le/fetch/46397972/TalkingPointsEb ookLending-Sept2011.pdf.
Association of College and Research Libraries (2012).2012 top ten trends in academic libraries:
A review of the trends and issues affecting academic libraries in
higher education.Retrieved from
http://crln.acrl.org/content/73/6/31 1.full
Bruce, K. (2012). LIBValue: Valuing the academic library. Retrieved from
http://www.libqual.org/documents/
LibQual/publications/2012/2012_A LADallas_Kingma_LibValue.pdf. Connaway, L. S., Silipigni, D. T.,
Timothy J., & Radford,M. L. (2011). ‘If it is too inconvenient I’m not going after it:’
Convenience as a Critical Factor in Information-seeking Behaviors. Library & Information Science Research 33, No. 3 (2011): 179– 90.
Johnson, L., Adams, S., and Cummins, M. (2012).Technology outlook for Australian tertiary education 2012-2017.Retrieved from
Kelley, M. (2011).Library with free online college textbooks makes debut,the digital shift.Retrieved from
http://www.thedigitalshift.com/201 1/11/ebooks/library-with-free- online-college-textbooks-makes-debut/.
Kolowich, S. (2011).P.D.A. in the library.Retrieved from
http://www.insidehighered.com/ne
ws/ 2011/10/28/e-book- acquisition-based-use-and- demand-could-save-libraries-thousands
Lynch, C. A. (2000). From automation to transformation: Forty years of libraries and information
technology in higher education. Retrieved from
http://net.educause.edu/ir/library/p df/erm0018.pdf.
National Science Foundation (2010).Scientists seeking NSF
funding will soon be required to submit data management
plans.Retrieved from
http://www.nsf.gov/news/news_sum
m.jsp?cntn_id=116928&org=NSF &from=news.
Ranking Web of Repositories (2013).Retrieved from
http://repositories.webometrics.inf o/en/Methodology.
Schuetze, C. F. (2011).Textbooks finally
take a big leap to digital.The New
York Times, November23,
2011.Retrieved from
http://www.nytimes.com/2011/11/2
4/world/americas/schoolwork-gets-
swept-up-in-rush-to-go-digital.html?pagewanted=all. Smith, S. E., &Pickett C. (2011)
Avoiding the path to obsolescence: riches-to-rags tales in the retail business hold lessons for
libraries.American Libraries 42,
