SIKLUS PENDAPATAN
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan : 1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit 3. Bag. Gudang 4. Bag. Pengiriman 5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.
Bagian Gudang
yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.
Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.
saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait : 1. Penerimaan kas 2. Penagihan
3. Piutang Dagang dan Buku Besar 4. Kredit
Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang 1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim
