SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
HENY MARTALANA GINSU 132201066
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Pada kesempatan yang pertama ini penulis mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmad-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya untuk memperoleh.gelar ahli madia.
Dalam Kertas Karya ini mengalami banyak kesulitan seperti keterbatasan waktu, kurangnya literatur yang diperlukan, keterbatasan kemampuan menulis sendiri dan sebagainya, namun demikian dengan kemampuan keras yang didorong oleh rasa tanggung-jawab dan dilindasi itikad baik, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi.
Adapun judul yang diajukan sehubungan dengan penyusunan kertas karya ini adalah “SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA”.
Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya dibidang Kearsipan. Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi pembaca, selain itu demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang dapat menyempurnakan kertas karya ini.
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S. M. Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini. 4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
5. Ayahanda tercinta Edi Darma Ginting dan Ibunda tercinta Sada Ukur Br. Sembiring, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang, pembinaan, dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu dipanjatkan selama ini untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Andyka Putra Ginsu dan Nabila Gita Laura Ginsu yang sudah memberikan semangat kepada penulis selama dalam penulisan kertas karya ini. 6. Kepala BPAD Sumatera Utara yang telah memberikan izin observasi serta
seluruh staf pegawai terutama kepada ibu zulaika, ibu sinondang, ibu elisabeth, ibu rasmi dan ibu herli yang telah membimbing penulis selama mengadakan observasi sehingga kertas karya ini dapat selesai.
7. Seluruh teman-teman khususnya angakatan 2013 D3 Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terutama sahabatku Raisa Dwi Safitri, Dinaria Situmorang, Ella Widya D, Karina Dewi dan kelompok H ku tersayang eryanti Sagala, Sofy Ayu Fadila, Yona Megan Pratiwi, Iren Noveria, Ade Natalia Ginting. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini, semoga kenangan indah akan abadi selamanya.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 2016 Penulis,
Heny Martalana Ginsu NIM
DAFTAR ISI
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 5
2.2 Pengolahan Arsip ... 7
2.2.1 Pengolahan Arsip Dinamis ... 7
2.2.2 Pengolahan Arsip Statis ... 8
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ... 9
2.4 Penyusutan Arsip ... 13
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip ... 14
2.5.1 Peminjaman ... 14
2.5.2 Pencarian Berkas ... 15
2.5.3 Pengembalian Arsip ... 15
2.6 Pengelolaan Surat ... 15
2.7 Siklus Hidup Arsip ... 18
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi ... 21
BAB III SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip ... 18
Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara... 28
Gambar-3: Kartu Deskripsi ... 30
Gambar-4: Label boks dan boks ... 31
Gambar-5: Lemari Arsip ... 32
Gambar-6: Proses Penilaian Arsip ... 33
Gambar-7: Arsip Tentang Peraturan Daerah ... 35
Gambar-8: Arsip tentang Peraturan Gubernur ... 35
Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur ... 36
Gambar-10: Arsip tetang Surat Keputusan ... 36
Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur ... 37
Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah ... 37
Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip ... 38
DAFTAR TABEL
