BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1076), sistem adalah:
1. Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas (sistem telekomunikasi, sistem pencernaan makanan, sistem pernapasan, dan sistem peredaran darah dalam tubuh.
2. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dsb; sistem pemerintahan negara (demokrasi, totaliter, parlementer, dsb)
3. Metode, misalnya metode pendidikan (klasikal, individual, dsb)
Menurut Wilkinson (2000, p6), sistem adalah kumpulan kelompok yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Pendapat lain mengenai sistem dikemukakan oleh Romney (2003, p2) yakni kumpulan dari dua atau lebih komponen yang berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Hampir semua sistem dibagi lagi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil, masing-masing menampilkan suatu fungsi spesifik yang penting dan mendukung sistem yang lebih besar.
Sedangkan menurut Hall (2001, p8) sistem adalah sekelompok, dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan.
Menurut O’Brien (2005, p8), sistem adalah suatu kumpulan dari komponen yang berhubungan yang bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalui suatu proses transformasi yang terorganisasi.
Sedangkan menurut McLeod (2001, p9) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi yang telah diuraikan di atas dapat disimpulkan sistem adalah kumpulan dari satu atau lebih komponen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan cara memproses input sehingga menghasilkan suatu output.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p432) informasi adalah:
1. Penerangan
3. Keseluruhan makna yang menunjang amanat, telah terikat di dalam bagian amanat-amanat itu.
Menurut O’Brien (2005, p13) informasi adalah data yang ditempatkan pada suatu konteks yang berarti dan berguna untuk end user dari suatu sistem.
Menurut McLeod (2001, p2) informasi adalah data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya.
Kemudian menurut Hall (2001, p14), informasi dapat menyebabkan user melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak lakukan. Di mana dalam hal ini informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.
Sedangkan menurut Wilkinson (2000, p5), informasi adalah inteligen yang berarti dan berguna untuk orang-orang yang terlibat di dalamnya. Informasi bernilai bagi perusahaan dan manajer-manajernya karena berperan penting dalam pembuatan keputusan dan mempengaruhi tindakan yang diinginkan. Biasanya informasi dihasilkan dari pemrosesan data. Data adalah fakta dan gambaran dasar dan bahkan simbol-simbol yang bersama-sama membentuk input menjadi suatu sistem informasi.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan diorganisasikan kemudian ditempatkan dalam suatu konteks tertentu sehingga dapat berguna bagi end user dari suatu sistem dalam mengambil keputusan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut O’Brien (2005, p6) adalah suatu kombinasi yang terorganisasi yang terdiri dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang mengumpulkan, melakukan transformasi, dan mendistribusikan informasi di dalam suatu organisasi.
Menurut Hall (2001, p7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.
Jadi, secara keseluruhan dapat disimpulkan sistem infomasi adalah komponen yang saling berhubungan yang terdiri dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang dapat menghasilkan informasi yang digunakan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
2.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001, p3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p1) sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya, seperti manusia
dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.
Menurut Wilkinson (2000, p7), sistem informasi akuntansi adalah kesatuan struktur di dalam entitas, seperti perusahaan bisnis, yang mempekerjakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan memuaskan kebutuhan informasi dari berbagai pengguna.
“Accounting information sistem is the system of records a business keeps to maintain its accounting system. This include the purchase, sales, and nominal ledger and cash books of the business using
computerized accounting system” berdasarkan http://en.wikipedia.org/wiki/accounting_information_sistem.html. Yang
dapat diartikan sistem informasi akuntansi adalah sistem dari pencatatan perusahaan bisnis yang digunakan untuk mengelola sistem akuntansi yang terdapat dalam suatu perusahaan yang meliputi pembelian, penjualan, jurnal umum, dan buku kas dalam perusahaan yang menggunakan sistem akuntansi yang terkomputerisasi.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p5), Accounting Information Sistem is a subsystem of a management information system that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting
transactions. Menurut pengertian SIA di atas dapat diartikan bahwa
Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan
keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin.
Menurut Romney & Steinbart (2003, p2), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang terdiri dari lima komponen:
a) Orang yang mengoperasikan sistem dan menampilkan berbagai fungsi b) Prosedur, baik manual ataupun otomatis, meliputi pengumpulan,
proses, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi. c) Data mengenai proses bisnis organisasi
d) Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data organisasi. e) Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, alat-alat
perlengkapan, dan peralatan jaringan komunikasi.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa pangertian Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi, khususnya kebutuhan akan informasi yang terkait dengan kegiatan akuntansi dan keuangan, yang di dalamnya terkait dengan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
2.1.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p6), manfaat atau kegunaan dari Sistem Informasi Akuntansi adalah :
Contohnya: laporan keuangan, laporan pajak, dan laporan yang dibutuhkan oleh agen yang berhubungan dengan peraturan bank, kegunaan, dan lain-lain.
2. Mendukung kegiatan-kegiatan rutin
Contohnya: menerima pesanan, mengirim barang dan jasa, menghitung tagihan, melakukan penagihan, dll.
3. Mendukung pengambilan keputusan
Contohnya: mengenali produk mana yang cocok untuk dijual dan pembeli mana yang paling banyak melakukan pembelian.
4. Perencanaan dan kontrol
Contoh: informasi yang berhubungan dengan anggaran dan biaya standar yang tersimpan dalam sistem informasi, dan laporan yang dirancang untuk membandingkan anggaran yang ada dengan nilai sebenarnya.
5. Mengimplementasikan kontrol internal
Contohnya: peraturan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk menjaga data keuangan yang akurat.
Menurut Romney & Steinbart (2003, p2), komponen-komponen sistem informasi akuntansi berguna untuk memenuhi tiga fungsi penting pada organisasi:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian-kejadian tersebut, dan agen-agen yang berpartisipasi
pada berbagai kegiatan sehingga manajemen, karyawan, dan pihak luar organisasi dapat meninjau ulang apa yang sudah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga berguna untuk membuat keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, dan kegiatan pengendalian.
3. Menyediakan kontrol yang sesuai untuk menjaga harta organisasi, meliputi data-datanya untuk memastikan bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan akurat, serta terpercaya.
2.1.7 File-File dalam Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
Menurut Jones dan Rama (2006, p30), file - file yang ada di dalam Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerisasi yaitu :
• Entity : sebuah subjek tentang informasi yang tersimpan (contoh:
informasi pembeli, karyawan, dan pesanan ).
• Field : kumpulan data dari sebuah single entity (contoh : Nama
Karyawan dan Nama Pembeli ).
• Record : adalah kumpulan dari field yang saling berhubungan pada
sebuah single entity. Contohnya, record di dalam field karyawan harus berisi hal-hal sebagai berikut, yakni Nama_Akhir, Nama_Depan, dan Tingkat_Pembayaran.
• File : sekumpulan dari record yang berhubungan. Contohnya, sebuah file karyawan harus berisi sebuah record dari setiap karyawan di dalam sebuah organisasi.
• Transaction file : file transaksi menyimpan informasi mengenai event. Contohnya, sebuah file transaksi dapat mengandung informasi tentang tanggal dari order, pembeli yang melakukan order, dan jumlah pendapatan dari penjualan.
• Master File : master file mengandung informasi tentang entitas selain event. Master file mengandung 2 tipe informasi: (1) data referensi dan (2) data ringkasan.
• Reference Field : sebuah field berisi data referensi yang akan
ditujukan untuk sebagai field referensi.
• Summary data : data ringkasan yang meringkas transaksi-transaksi
yang telah terjadi atau transaksi-transaksi yang telah lewat. Contohnya, sebuah field persediaan harus mengandung field kuantitas persediaan yang ada. Field ini meringkas jumlah persediaan yang tersedia setelah di kurang dengan semua pembelian dan penjualan.
• Summary field : sebuah field yang berisi data ringkasan akan
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.2.1 Analisis Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p43), analisis adalah:
1. Penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb).
2. Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar-bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
3. Penyelidikan kimia dengan menguraikan sesuatu untuk mengetahui zat-zat bagiannya, dsb.
4. Penjabaran sesudah dikaji sebaik-baiknya.
5. Proses pemecahan persoalan yang dimulai dengan dugaan akan kebenarannya.
6. Penguraian karya sastra atas unsur-unsurnya untuk memahami pertalian antar unsur-unsur tersebut.
7. Proses akal yang memecahkan masalah ke dalam bagian-bagiannya menurut metode yang konsisten untuk mencapai pengertian tentang prinsip-prinsip dasarnya.
Menurut McLeod (2001, p190), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui.
Menurut O’Brien (2005, p350), analisis sistem menggambarkan apa yang sistem perlu lakukan untuk menemukan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai.
Maka berdasarkan definisi-definisi di atas, analisis sistem merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi suatu permasalahan dengan memahami serta mengevaluasi kerja sistem yang telah ada, sehingga dapat mengusulkan suatu rancangan sistem yang baru ke arah perbaikan.
2.2.2 Perancangan Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p927), perancangan adalah proses, cara, perbuatan merancang.
Menurut McLeod (2001, p192), rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
Menurut Whitten dan Bentley ( 2004, p39 ), perancangan sistem adalah spesifikasi atau konstruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan pada kegiatan analisis sistem.
Menurut O’Brien (2005, p351), perancangan sistem terdiri dari tiga aktivitas yaitu;
o Desain ‘user interface’ yaitu merancang layar, formulir, dialog box.
o Desain ‘data’ yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship, kaidah integritas, dan lain-lain.
o Desain ‘proses’ yaitu membuat program dan prosedur seperti user services, application services, dan data services.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Perancangan sistem, menurut Jones dan Rama (2006, p571), adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem sangat berbeda dari tugas sistem investigasi dan analisis.
Jadi, perancangan sistem adalah proses mendefinisikan kebutuhan pemakai informasi berdasarkan rekomendasi hasil analisis sistem sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik.
2.2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p458), ada enam fase prosedur penyelesaian masalah dalam pengembangan suatu sistem informasi. Fase-fase tersebut dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem. Keenam fase itu adalah preliminary investigation, systems analysis, systems design, systems development, systems implementation, systems maintenance.
a) Persiapan investigasi
Sasaran dari fase pertama ini adalah untuk melakukan suatu persiapan analisis, mengusulkan solusi-solusi alternatif, menguraikan biaya-biaya dan keuntungan-keuntungan dari tiap alternatif yang ada, dan menyampaikan suatu rencana yang direkomendasikan.
b) Analisis sistem
Sasaran fase kedua ini adalah untuk mendapatkan data, melakukan analisis terhadap data, dan menuliskan sebuah laporan atas hasil analisis tersebut. Laporan tersebut pertama berisi mengenai bagaimana cara kerja sistem yang berjalan saat ini. Kedua, berisi mengenai masalah-masalah apa saja yang ditemui pada sistem yang berjalan. Dan terakhir, berisi mengenai uraian kebutuhan-kebutuhan untuk sistem baru dan memberikan rekomendasi untuk apa yang akan dilakukan selanjutnya.
c) Perancangan sistem
Sasaran pada tahap ketiga ini adalah untuk melakukan suatu persiapan perancangan awal lalu membuat suatu detil rancangan dan menuliskan laporan atas hasil perancangan tersebut.
d) Pengembangan Sistem
Pada tahap keempat ini, sistem analis atau bagian lain pada organisasi mengembangkan atau memperoleh software, memperoleh hardware, lalu menguji sistem tersebut. Pengujian sistem biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu unit testing dan system testing. Pada unit testing, kinerja dari dari tiap bagian diuji menggunakan sample /
test data. Jika program ditulis sebagai suatu hasil kolaborasi dari beberapa programmer, setiap bagian dari program diuji secara terpisah. Pada system testing, semua bagian dihubungkan bersama-sama, tes data digunakan untuk melihat apakah semua bagian bekerja. e) Implementasi sistem
Fase kelima ini terdiri dari konversi perangkat keras, perangkat lunak, dan file-file ke sistem baru dan mengadakan pelatihan bagi para pengguna.
f) Pemeliharaan sistem
Fase keenam, pemeliharaan sistem, menyesuaikan dan meningkatkan sistem dengan memiliki audit sistem dan melakukan evaluasi secara periodik dan dengan melakukan perubahan berdasarkan kondisi-kondisi yang baru.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p561), aktivitas pengembangan sistem diorganisir ke dalam empat fase utama yaitu : 1. Investigasi Sistem
Sasaran dari tahap ini adalah untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan saat ini, mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan dan solusi-solusi yang memungkinkan, mengusulkan suatu solusi sementara, dan menunjukkan bahwa solusi tersebut layak.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah : a. Strategi bisnis
Mempelajari hubungan antara sistem yang diusulkan dengan strategi bisnis dan tujuan bisnis dari perusahaan.
b. Aplikasi SIA
• Mempelajari aplikasi yang sedang berjalan saat ini dan menemukan kelemahan yang ada.
• Mengusulkan aplikasi baru atau perbaikan dari aplikasi yang ada.
• Mengidentifikasi biaya dan keuntungan yang ada dalam menerapkan aplikasi yang baru.
c. Proses bisnis
• Mendapatkan pemahaman mengenai proses bisnis yang terjadi dan perubahan yang diperlukan.
• Mengidentifikasi dampak dari penerapan sistem yang diusulkan pada proses bisnis.
• Mengidentifikasi dampak dari penerapan sistem yang diusulkan pada karyawan.
• Mengidentifikasi biaya yang timbul akibat proses desain sistem dan pelatihan bagi pengguna sistem.
• Mengidentifikasi keuntungan dari proses bisnis yang telah diperbaiki.
d. Lingkungan TI
Mengevaluasi apakah sistem yang diusulkan sesuai dengan strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses pengembangan sistem dari perusahaan.
2. Analisis Sistem
Sasaran utama dari fase analisis ini adalah untuk mengembangkan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem baru. Sistem analisis membutuhkan pembelajaran dari sistem yang sedang berjalan dan solusi yang diusulkan dengan lebih detil daripada tahap investigasi. Pada tahap ini, fokusnya adalah pada kebutuhan dari berbagai user yang berbeda (misalnya pada pencatatan data dan pembuatan laporan) dan mengembangkan kebutuhan-kebutuhan secara rinci untuk sistem baru.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah : a) Strategi bisnis
Mempelajari keseimbangan antara sistem yang diusulkan dengan strategi bisnis dan sasaran hasil.
b) Aplikasi SIA
• Memahami aplikasi yang berjalan saat ini (bila ada) dan defisiensi / kekurangan yang dirasa ada.
• Mengusulkan aplikasi baru atau perubahan-perubahan. • Identifikasi biaya dan keuntungan yang diperoleh dan
implementasi aplikasi baru. c) Proses bisnis
• Memahami proses bisnis yang sekarang dan dibutuhkan perubahan.
• Mengidentifikasi efek dari pengajuan sistem di dalam proses bisnis.
• Mengidentifikasi efek dari pengajuan sistem di dalam kepegawaian.
• Mengidentifikasi biaya dari perancangan ulang proses dan pelatihan pengguna.
• Mengidentifikasi keuntungan dari modifikasi proses bisnis.
d) Lingkungan TI
Menilai apakah sistem yang diusulkan layak dan sesuai dengan strategi TI organisasi, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses pengembangan sistem.
3. Desain Sistem
Tujuan dari desain sistem adalah untuk mengembangkan realisasi fisik dari sistem. Hal ini dipenuhi dengan merancang laporan, form input, tabel-tabel dan tahap-tahap pemrosesan; dengan mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan pada pemasok yang potensial dan memilih pemasok.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah : a) Strategi bisnis
Memastikan bahwa perancangan sistem konsisten dengan strategi bisnis dan tujuan.
b) Aplikasi SIA
• Laporan-laporan perancangan, formulir input, tabel, dan proses.
• Persiapkan RFQ (request for quotation) atau RFP (request for proposal).
• Memilih pemasok.
• Memilih perangkat keras dan perangkat lunak. c) Proses bisnis
• Menyaring proses bisnis dan kontrol. • Merancang program untuk pelatihan. d) Lingkungan TI
Memastikan bahwa desain dari sistem tepat diberikan oleh organisasi strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses pengembangan sistem.
4. Implementasi Sistem
Implementasi meliputi pengembangan aplikasi, menguji sistem, melatih para pengguna, membuat perubahan yang perlu untuk proses bisnis, meng-install sistem, dan mengkonversi dari sistem lama ke sistem baru. Kesimpulannya pada fase ini sistem baru siap untuk digunakan. Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah :
a) Strategi bisnis
Pastikan bahwa menerapkan sistem yang konsisten dengan strategi bisnis dan tujuan.
b) Aplikasi SIA
• Aplikasi pengembangan. • Aplikasi pengujian. • Aplikasi penginstallan. • Pelatihan pengguna. • Konversi ke sistem baru. c) Proses bisnis
• Menerapkan perubahan proses/ pengendalian bisnis. • Menerapkan program pelatihan.
d) Lingkungan TI
Pastikan bahwa implementasi tepat diberikan oleh organisasi strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses pengembangan sistem.
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p571), SDLC merupakan pengembangan sistem dengan 5 tahap sebagai berikut
a) Analisis sistem (System analysis)
Selama menganalisis sistem, informasi yang dibutuhkan untuk diperoleh atau dikembangkan untuk suatu sistem baru dikumpulkan. Permintaan untuk pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan dari sumber daya pengembangan yang terbatas. Jika suatu proyek telah melewati penyaringan awal, sistem yang sekarang disurvei untuk mendefinisikan sumber daya dan
batasan dari proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Kemudian melalui studi yang lebih dalam dari sistem yang diusulkan diselenggarakan untuk menentukan kelayakannya. Jika sistem yang diusulkan layak, informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan manajer sistem diidentifikasi dan didokumentasikan. Ini adalah bagian yang paling penting dari analisis sistem, karena kebutuhan ini digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan kebutuhan sistem. Kebutuhan sistem (system requirement) digunakan untuk memilih atau mengembangkan suatu sistem baru. Untuk menyimpulkan pekerjaan selama analisis sistem, sebuah laporan disiapkan dan disampaikan kepada komite pengawas sistem informasi.
b) Desain konseptual (Conceptual design)
Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna. Tugas pertama adalah mengidentifikasikan dan mengevaluasi alternatif desain yang sesuai. Ada banyak cara untuk memperoleh suatu sistem baru, seperti membeli sebuah software, mengembangkannya in-house, atau outsourcing sistem kepada pihak lain. Uraian spesifikasi detil mengenai apa yang harus sistem penuhi dan bagaimana kontrol sistem harus dikembangkan. Fase ini lengkap ketika persyaratan desain konseptual dikomunikasikan dengan komite pengawas sistem informasi.
c) Desain fisik (Physical design)
Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan secara luas kebutuhan berorientasi pengguna dari desain konseptual menjadi spesifikasi detil yang digunakan untuk mengkodekan dan menguji program komputer. Dokumen-dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file dan database dibuat, prosedur dikembangkan, dan kontrol dibangun menjadi suatu sistem baru. Fase ini lengkap ketika desain sistem secara fisik dikomunikasikan dengan komite pengawas sistem informasi.
d) Implementasi dan konversi (Implementation and Conversion)
Fase implementasi dan konversi adalah fase puncak di mana semua elemen dan aktivitas dari sistem datang bersamaan. Karena fase ini penting dan kompleks, suatu rencana implementasi dan konversi dikembangkan dan diikuti. Sebagai bagian dari implementasi, beberapa hardware atau software baru di-install dan dites. Karyawan baru mungkin perlu dikontrak atau dilatih, atau karyawan yang sudah ada ditempatkan ulang. Prosedur proses baru harus dites dan mungkin dimodifikasi. Standar dan kontrol untuk sistem baru harus dibangun dan dokumentasi sistem dilengkapi. Organisasi harus mengkonversi kepada sistem baru dan membuka yang lama. Setelah sistem dijalankan, beberapa perbaikan penyesuaian yang dibutuhkan dibuat tinajuan ulang setelah implementasi dilakukan untuk mendeteksi dan memperbaiki beberapa defisiensi desain. Langkah terakhir dalam fase ini adalah mengirimkan operasional sistem kepada organisasi, pada
waktu pengembangan sistem selesai. Suatu laporan akhir disiapkan dan dikirim kepada komite pengawas sistem informasi.
e) Operasi dan pemeliharaan (Operation and Maintenance)
Sistem baru dan sistem yang sekarang dioperasikan digunakan sebagai kebutuhan dari organisasi. Selama keberadaannya, sistem secara periodik ditinjau ulang. Modifikasi dibuat karena ada masalah atau karena ada kebutuhan baru, dan organisasi menggunakannya untuk meningkatkan sistem. Proses ini menunjuk pada fase operasi dan pemeliharaan. Yang secara cepat modifikasi utama atau penempatan kembali sistem adalah penting dan SDLC mulai kembali.
Sebagai tambahan dari kelima fase ini, tiga aktivitas (perencanaan, pengaturan reaksi behavioral untuk berubah, dan penilaian kelayakan proyek) ditampilkan dalam keseluruhan dari daur hidup.
Dalam penulisan skripsi ini, System Development Life Cycle yang digunakan adalah aktivitas pengembangan sistem menurut Jones dan Rama.
2.2.4 Penggambaran Proses Bisnis
Menurut Jones dan Rama (2006, p18), proses bisnis adalah suatu rangkaian dari aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa.
2.2.4.1 Rich Picture
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p26-27), Rich Picture adalah suatu gambar yang informal yang melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan sistem. Rich picture secara umum menggambarakan permasalahan sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi khusus. Namun seharusnya melalui beberapa persetujuan di antara proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan.
2.2.4.2 Event Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p18), events adalah segala sesuatu yang terjadi pada satu titik waktu.
Menurut Jones dan Rama (2006, p22), ada beberapa cara dalam mengidentifikasi event, yaitu :
a) Kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis.
b) Abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent.
c) Kenali sebuah event baru pada saat tanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang lainnya.
d) Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terinterupsi dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama.
e) Gunakan nama dan deskripsi event yang merefleksikan keseluruhan dari event tersebut.
2.2.4.3 Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p73), workflow table adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam proses. Dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah tabel dua kolom yang menjelaskan hubungan antara aktor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses bisnis.
2.2.5 Unified Modelling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) merupakan salah satu teknik yang sering digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis. Menurut Jones dan Rama (2006, p60) UML merupakan suatu bahasa yang digunakan untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, membuat konstruksi, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisa dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson.
2.2.5.1 UML Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), UML activity diagram mempunyai peranan penting dari suatu “peta (map)” di dalam
memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas pada proses. UML activity diagram and maps mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya berguna:
• Baik maps maupun activity diagram menyediakan representasi grafis dari informasi yang lebih mudah untuk dimengerti daripada deskripsi naratif.
• Maps menggunakan simbol standar untuk menyampaikan
informasi. (contohnya: nama jalan raya, jarak, dan daerah parkir). Hampir sama, activity diagram menggunakan simbol standar untuk merepresentasikan berbagai elemen dari suatu proses bisnis. (contoh: event, agen, dokumen, dan file).
• Maps dan activity diagram disiapkan oleh ahli tetapi dapat dibaca oleh semua users dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang konsisten dari rangkaian kecil simbol relatif pada maps dan activity diagram membuat lebih mudah dibaca untuk dipahami. • Baik maps maupun activity diagram dapat menyediakan
pandangan high-level sama baiknya dengan low-level. Turis mungkin menggunakan suatu peta high-level untuk mengerti rute antar kota dan suatu peta yang lebih detil untuk melihat jalan-jalan di dalam kota tujuan. Serupa, activity diagram dapat dibuat untuk menunjukkan overview dari suatu proses. Jika dibutuhkan untuk melihat event individu dengan lebih dekat, sebuah detailed activity diagram dapat dibuat untuk satu event.
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), activity diagram dibagi menjadi dua yaitu :
1. Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “overview activity
diagram presents a high-level view of the business process by
documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events.” Diterjemahkan sebagai berikut: overview activity diagram adalah diagram yang menampilkan gambaran level tertinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang penting, urutan event-event tersebut, dan aliran informasi yang menyertai event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p65), dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut :
a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.
b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang terlibat di dalamnya.
c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi.
d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi.
e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut.
2. Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), detailed activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas. b. Menyiapkan workflow table.
c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
d. Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengikuti langkah–langkah yang mendetail
Menurut Jones dan Rama (2006, p62), simbol-simbol yang digunakan dalam activity diagram adalah :
a. Swimlane
Swimlane adalah sebuah kolom dalam activity diagram yang memisahkan aktivitas atau event berdasarkan orang atau departemen yang bertanggung jawab atas aktivitas atau event yang berhubungan. Agen-agen di luar organisasi (seperti konsumen) ditampilkan dalam swimlane. Sistem komputer digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA ditampilkan dalam sebuah swimlane.
b. A solid circle
Sebuah lingkaran berisi menunjukkan awal dari proses. Ini muncul dalam swimlane agen (dalam maupun luar perusahaan) yang memulai proses.
c. Rounded Rectangle
Event, aktivitas, atau penggerak yang terjadi dalam aktivitas diagram.
d. Continuous Line
e. Document
Kita menggunakan simbol dokumen untuk menampilkan dokumen sumber dan laporan-laporan.
f. Dotted line
Garis panah putus-putus menunjukkan arus informasi antara event. Garis putus-putus digunakan untuk menghubungkan event dan tabel untuk menunjukkan bagaimana tabel data dibuat dan digunakan oleh event.
g. Table
Data dapat dibaca dari atau dicatat dalam komputer selama event bisnis.
h. Bull’s-eye
2.2.5.2 UML Class Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p69-70) UML class diagram adalah gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur. UML class diagram adalah pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi object. Selama masa analisis, biasanya cukup untuk menggambarkan class dengan namanya.
2.2.5.3 UML Use Case Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p343), UML Use Case Diagram adalah gambaran mengenai hubungan antara
actor dan use case. Actor dan use case adalah dua elemen utama
dalam penggambaran. Mereka dapat dihubungkan satu sama lain, dengan demikian mengindikasikan actor yang ditentukan berpartisipasi dalam use-case yang ditentukan. Actor dan use case juga dapat saling berhubungan melalui penggunaan struktur class diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006,p267), use case dapat dipakai untuk memodel hubungan antara user dan sistem. Mungkin kebanyakan interaksi antara user dan sistem terjadi ketika data dimasukkan dalam form yang ditampilkan di komputer. Use case adalah urutan dari tahapan-tahapan yang terjadi ketika actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan khusus. Actor dapat berupa orang, komputer, atau sistem lainnya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa use case adalah pola interaksi antara aktor dan sistem dalam application domain untuk tujuan yang nyata.
2.2.5.4 UML Navigation Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p343), Navigation diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram yang berfokus pada dinamika keseluruhan dari tampilan layar. Diagram ini menunjukkan window-window yang bersangkutan dan perpindahan di antara mereka. Sebuah window ditunjukkan sebagai sebuah state. State memiliki sebuah nama dan sebuah icon. Pergantian state sesuai dengan pergantian di antara dua window.
2.2.6 Database
Menurut Connolly dan Begg (2001, p14), database adalah sebuah kumpulan data yang memiliki hubungan logika satu sama lain , dan suatu deskripsi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan.
Menurut Jones dan Rama (2006, p156), database adalah kumpulan program yang digunakan untuk mencatat, mengorganisir, dan memilih informasi dari database.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa database adalah suatu sistem yang digunakan untuk membuat, mencatat, mengorganisir dan memilih
informasi yang akan digunakan oleh pihak managemen perusahaan serta dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.2.7 Formulir
Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2001, p78) adalah:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menurut Mulyadi (2001, p82), dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip dalam merancang formulir yang perlu diperhatikan adalah:
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir. 2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. 4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan dalam formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikin rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda V, atau X, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
2.2.8 Layar
Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar atau interface adalah fasilitas yang membuat model system dan function memungkinkan ke actor.
Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen – elemen yang terdapat dalam merancang layar adalah :
• Screen layout, terdiri dari :
o Menu selection, form fill – in, dan dialougue box formats o Formulation of guiding texts dan error messages
o Presentation of elements and lists o Terminology, abbreviations o Character set, fonts, icons o Colors, inverse, blink, bold • Input dan output, yang terdiri dari :
o Keyboard, display, cursor control, pointer devices o Sound, other special tools
o Screen layout, overlapping windows
o Response times, screen update frequency • Action sequences, yang terdiri dari :
o Direct manipulation, click, drag, movement
o Syntax, semantics, dan sequence of commands
o Function keys and shortcuts
o Recovery
• Training, yang terdiri dari :
o Online help
Menurut Jones dan Rama (2006, p271), terdapat enam elemen dari tampilan layar yaitu :
1. Text Boxes
Text Boxes adalah ruang atas layar yang digunakan untuk
meng-entry informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan
informasi yang terbaca dari tabel. 2. Labels
Labels membantu pengguna mengerti apakah informasi
membutuhkan untuk dicatat. 3. Look-Up Features
Look-Up Features sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasuki foreign keys.
4. Command Buttons
Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action/ tindakan.
5. Radio Buttons
Radio Buttons mengizinkan pengguna untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan.
6. Check Boxes
Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons, tetapi lebih dari satu pilihan dapat dipilih.
Menurut Jones dan Rama (2006, p262-263), ada tiga jenis layar input yaitu :
a. Single-Record Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah sebuah single record dalam sebuah tabel.
b. Tabular Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record dalam sebuah tabel.
c. Multi-Table Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record dalam beberapa tabel yang saling berhubungan.
2.2.9 Laporan
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), laporan adalah format dan kumpulan penyajian suatu data.
Menurut Connolly dan Begg (2001, p235), laporan adalah tipe khusus dari continuous form yang khusus dirancang untuk dicetak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah pengambilan dan penyajian data dari database yang disusun, diatur, dan dicetak untuk keperluan proses bisnis.
Menurut Jones dan Rama (2006, p214), rancangan laporan terdiri dari :
a) Report Header : merupakan judul dari laporan, terdapat pula tanggal dan keterangan laporan.
b) Page Header : berfungsi untuk menampilkan nama attribute dari
c) Group Header : berfungsi untuk menampilkan informasi berdasarkan kriteria group.
d) Group Detail : berfungsi menampilkan informasi transaksi yang
termasuk di dalam group.
e) Group Footer : berfungsi untuk menampilkan informasi tambahan di
dalam group, contohnya adalah subtotal penjualan dari masing-masing group.
f) Report Footer : terletak di paling bawah halaman laporan. Contohnya adalah grandtotal dari masing-masing subtotal dari group, dan halaman laporan.
Tipe - tipe laporan menurut Jones dan Rama (2006, p220), terdiri dari empat macam:
1. Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokan.
2. Grouped Event Detail Reports
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan, ataupun agent.
3. Grouped Event Summary Reports
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya : bulan, customer.
4. Single Event Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya : laporan faktur dan PO (purchase order).
2.3 Sistem Pengendalian Intern
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,p201) pengendalian aplikasi terdiri dari 3 kategori, yaitu:
1. Pengendalian masukkan
Pengendalian masukkan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukkan pengolahan data.
Pengendalian masukkan umumnya mencakup hal-hal berikut: a) Otorisasi
Pembatasan pengenalan transaksi atau kinerja proses untuk individu-individu tertentu saja.
Contoh: Hanya pencatat waktu saja yang boleh memberikan data jam penggajian untuk diproses.
b) Persetujuan
Persetujuan transaksi untuk diproses setelah diidentifikasi.
Contoh: Pejabat di perusahaan menyetujui penggajian sebelum dibagikan kepada karyawan-karyawan.
c) Penandaan
Pemberian tanda pada formulir atau dokumen untuk menyetujui atau tidak menyetujui pemrosesan lanjutan.
Contoh: Cek diberi tanda pengesahan sebagai berikut ”Dibayarkan hanya kepada PT. ABC” pada saat diterima.
d) Pembatalan
Mengidentifikasikan dokumen-dokumen transaksi untuk mencegah penggunaan ulang setelah digunakan sesuai fungsinya.
Contoh: Penandaan kuitansi dengan ”Lunas” untuk mencegah duplikasi pembayaran.
e) Password
Otorisasi untuk memungkinkan akses ke data atau pemrosesan dengan cara memberikan kode atau sinyal yang hanya diketahui oleh orang yang diberi hak untuk mengotorisasi.
Contoh: Terminal bank otomatis mengharuskan pemakai untuk memasukkan password empat - digit sebelum memulai pemrosesan. f) Pengendalian batch (total batch)
Setiap jenis pengendalian total atau penghitungan yang diterapkan pada jumlah dokumen transaksi tertentu atau pada dokumen-dokumen yang tiba dalan periode waktu tertentu.
Contoh: Total rupiah penjualan merupakan pengendalian total batch untuk aplikasi penagihan.
g) Penanggalan
Pencatatan tanggal kalender untuk tujuan pembandingan kemudian atau pengujian ekspirasi.
2. Pengendalian pemrosesan
Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur pemrosesan.
Pengendalian pemrosesan umumnya mencakup hal-hal berikut: a) Mekanisasi
Konsistensi disediakan melalui pemrosesan mekanis atau elektronis. Contoh: Penyetoran kas ditotal dengan mesin penjumlahan.
b) Standarisasi
Prosedur-prosedur yang seragam, terstruktur, dan konsisten telah dikembangkan untuk seluruh pemrosesan.
Contoh: Bagan akun mendokumentasikan debit dan kredit normal untuk setiap akun.
c) Pilihan default
Pemanfaatan otomatis terhadap nilai yang telah ditentukan pada situasi dimana transaksi-transaksi masukkan memiliki nilai tertentu yang dibiarkan kosong.
Contoh: Karyawan menerima gaji untuk 40 jam setiap minggu. d) Penyajian saldo
Pengujian kesamaan antara nilai-nilai dari dua pos yang ekuivalen atau salah satu pos dengan total pengendalian. Setiap perbedaan mengindikasikan adanya kesalahan.
Contoh: Saldo sub buku besar/ buku besar pembantu piutang dagang harus sama dengan saldo akun pengendalian buku besar.
e) Pemadanan
Memadankan (matching) pos-pos dengan pos-pos lain yang diterima dari sumber independen untuk mengendalikan pemrosesan transaksi. Contoh: Klerk hutang dagang memadankan faktur-faktur pemasok dengan order pembelian dan laporan penerimaan.
f) Tickler file
File pengendali yang memuat pos-pos berurutan berdasarkan umur untuk pemrosesan atau tujuan-tujuan lebih lanjut.
Contoh: Faktur-faktur diarsip menurut tanggal jatuh tempo. g) Koreksi kekeliruan secara otomatis
Koreksi kesalahan otomatis atas transaksi atau catatan-catatan yang melanggar pengendalian detektif.
Contoh: Memo kredit secara otomatis dihasilkan jika pelanggan membayar lebih saldo mereka.
3. Pengendalian keluaran
Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa apakah masukkan dan pemrosesan berpengaruh pada keluaran secara absah dan apakah keluaran telah didistribusikan secara memadai.
2.4 Kontrol Aplikasi
Menurut Jones dan Rama (2006, p122), kontrol dalam aplikasi terbagi menjadi empat kategori yaitu:
1. Workflow controls 2. Input controls 3. general controls
4. Performance reviews
2.4.1 Workflow Controls
Workflow controls adalah kontrol yang mengendalikan proses ketika bergerak dari satu event ke event berikutnya. Workflow controls mengeksploitasi hubungan antara event dan berfokus pada tanggung jawab atas event, urutan event, dan alur informasi antara event dalam satu proses bisnis.
Kontrol-kontrol yang termasuk dalam workflow controls di antaranya:
1. Segregation of duties
Pembagian tugas antar internal agent merupakan konsep utama dalam merancang aktivitas kontrol internal. Kontrol internal menjadi lebih kuat ketika individu yang terpisah ditempatkan pada otorisasi, eksekusi, dan pencatatan transaksi. Selain itu, juga penting untuk memisahkan penjagaan harta dari otorisasi, eksekusi, dan pencatatan.
2. Using information from prior events to control activities
Informasi dari aktivitas-aktivitas sebelumnya sering digunakan untuk mengontrol aktivitas bisnis. Dengan memanggil kembali
informasi dari aktivitas sebelumnya, secara otomatis komputer dapat menjalankan beberapa aktivitas peninjauan.
3. Required sequence of events
Secara khusus, urutan di mana file maintenance dan event lainnya terjadi penting untuk dipertimbangkan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi. Dalam menghindari pembelian yang tidak sah, prosedur pemeliharaan supplier yang tepat harus digunakan untuk menyediakan data supplier yang sah untuk organisasi. Kemudian, kontrol dalam event selanjutnya dapat digunakan untuk memastikan pembelian berasal dari supplier yang sah. Kontrol ini dapat menarik keuntungan dari urutan yang dibutuhkan di mana pemeliharaan file dan aktivitas lainnya terjadi.
4. Following up on events
Sebuah organisasi seharusnya memiliki cara yang otomatis atau manual untuk melihat kembali transaksi yang belum selesai. Ketika sebuah event terjadi, biasanya akan memberika dugaan atau harapan event lainnya di masa mendatang. Sebagai contoh, ketika pemesan menyerahkan daftar permintaan, kita mengharapkan adanya event persetujuan yang diikuti oleh pencatatan daftar permintaan. Proses ini dapat dirancang untuk membantu karyawan mengawasi apakah event yang diharapkan telah terjadi dan menindaklanjuti berdasarkan event yang diharapkan.
5. Pre-numbered documents
Pre-numbered documents menyediakan kesempatan untuk mengontrol event. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan semua event dijalankan dan dicatat dengan tepat.
6. Recording internal agent(s) accountable for an event in a process Internal agent ditunjuk bertanggung jawab pada kebanyakan event. Sehingga dengan mencatat internal agent yang bertanggung jawab atas sebuah event, dapat diketahui agent yang terlibat dalam event dan melihat apakah tanggung jawab tersebut dijalankan oleh individu tersebut.
7. Limitation of access to asset and information
Langkah penting untuk melindungi harta, seperti kas, persediaan, perlengkapan, dan data adalah dengan membatasi hak akses hanya pada karyawan yang memerlukannya untuk tugas mereka. Activity diagram dapat digunakan sebagai media untuk menganalisa dan mengontrol akses ke informasi.
8. Reconciling records with physical evidence of assets.
Perhitungan fisik secara berkala pada persediaan adalah kontrol yang paling penting digunakan oleh organisasi. Kontrol tersebut penting untuk memastikan jumlah persediaan yang tercatat berdasarkan tanda terima, penjualan, dan data persediaan lainnya sama dengan persediaan yang sebenarnya tersedia.
2.4.2 Input Controls
Input Controls adalah kontrol yang digunakan untuk mengendalikan input data ke sistem komputer. Input Controls terdiri dari: 1. Menu Drop-down atau look-up yang menyediakan suatu daftar dari
nilai-nilai yang mungkin diinput.
2. Record-checking untuk menentukan jika data yang dimasukkan
konsisten dengan data yang dimasukan pada tabel yang berhubungan. 3. Konfirmasi dari data yang dimasukkan oleh user dengan
menampilkan data yang berhubungan dari tabel lain.
4. Refrential integrity control untuk memastikan bahwa event pencatatan dihubungkan dengan master file record yang benar.
5. Aturan validasi untuk membatasi data yang dapat dimasukkan untuk nilai tertentu.
6. Penggunaan default dari data yang dimasukkan pada sesi sebelumnya. 7. Larangan untuk membiarkan sebuah field kosong.
8. Membuat sebuah field sebagai primary key.
9. Computer-generated value yang dimasukkan pada record.
10. Batch control total dilakukan sebelum memasukkan data dibandingkan dengan hasil pencetakan setelah data dimasukkan.
11. Meninjau ulang laporan yang diubah untuk error sebelum posting. 12. Laporan pengecualian yang berisi daftar kasus di mana default ada
2.4.3 General Controls
General Controls terbagi dalam empat kategori: 1. Perencanaan sistem informasi (SI)
Perencanaan merupakan sebuah pernyataan mengenai di titik manakah organisasi berharap untuk dapat berada pada masa mendatang. Perencanaan SI menentukan tujuan fungsi teknologi informasi dan bagaimana cara untuk meraihnya. Perencanaan sistem informasi terkait dengan tiga kontrol utama, yaitu:
a) Pengembangan strategi TI b) Perencanaan infrastruktur
c) Perencanaan fungsi TI dan proses pengembangan sistem 2. Pengelolaan fungsi teknologi informasi (TI)
Setelah perencanaan selesai, organisasi harus memastikan bahwa fungsi teknologi informasi yang memadai telah berada pada tempatnya untuk mencapai tujuannya. Mengelola fungsi TI mempunyai tiga kontrol utama, yaitu:
a) Menempatkan fungsi TI dengan tepat b) Memisahkan fungsi yang tidak sesuai
c) Mengimplementasikan pengendalian personal untuk perekrutan, pengembangan, dan pemberhentian personal TI. 3. Identifikasi dan pengembangan solusi SI
Identifikasi dan pengembangan solusi SI mempunyai tiga kontrol utama, yaitu:
a) Mengadopsi metodologi pengembangan sistem yang sesuai b) Mengimplementasi prosedur-prosedur untuk program
pengembangan dan pengujian. c) Memastikan dokumentasi yang tepat. 4. Implementasi dan operasi sistem akuntansi
Implementasi dan operasi sistem akuntansi mempunyai dua kontrol utama, yaitu:
a) Memastikan keamanan sumber daya, seperti penggunaan password, matriks kontrol akses, pengendalian akses fisik ke sistem komputer, dan pembatasan akses ke program, berkas data, serta dokumentasi.
b) Memastikan keberlanjutan dari layanan
2.4.4 Performance Reviews
Langkah-langkah yang dijalankan dalam kontrol ini adalah: 1. Membuat anggaran, perkiraan, atau standar melalui file maintenance. 2. Menggunakan laporan untuk membandingkan hasil aktual dari
anggaran, perkiraan, dan hasil periode sebelumnya.
3. Mengambil tindakan korektif meliputi modifikasi referensi data yang sesuai (anggaran dan standar) pada tabel master.
2.5 Sistem Informasi Penjualan Tiket dan Penyewaan Lokasi pada Objek Wisata Negara
2.5.1 Pengertian Objek
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001,793), objek adalah:
1. hal, perkara, atau orang yang menjadi pokok pembicaraan
2. benda, hal, dsb yang dijadikan sasaran untuk diteliti, diperhatikan, dsb 3. pelengkap dalam kalimat
4. hal atau benda yang menjadi sasaran usaha sambilan 5. bayangan dari suatu sistem lensa
2.5.2 Pengertian Wisata
Wisata menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1274) adalah:
1. Bepergian bersama-sama (untuk memperluas pengetahuan, bersenang-senang, dsb); bertamasya;
2. Piknik;
Beberapa jenis wisata yang ada adalah sebagai berikut :
wisata alam : perjalanan yang memanfaatkan potensi sumber daya alam serta tata lingkungannya sebagai objek tujuan wisata.
wisata bahari : bepergian menikmati alam laut.
wisata budaya : bepergian bersama-sama dengan tujuan mengenali hasil kebudayaan setempat.
wisata buru : kegiatan wisata memanfaatkan satwa sebagai objek kegiatan berburu.
wisata domestik : wisata di dalam negeri sendiri. wisata karya : kunjungan kerja; tur.
wisata kesehatan : gerak atau kegiatan wisata yang dirangsang oleh adanya objek atau fasilitas yang diperlukan untuk mengembalikan kesehatan di daerah tujuan wisata.
wisata nusantara : wisata domestik.
wisata puri : wisata yang objeknya adalah puri (istana) dengan segala isi dan kegiatannya.
wisata remaja : kegiatan wisata kaum remaja yang dipengaruhi oleh faktor yang bermotif sosial, berwujud darmawisata, karya wisata, atau widyawisata.
wisata studi : melakukan perjalanan wisata sambil belajar.
wisata tirta : kegiatan wisata yang berhubungan langsung dengan air atau dilakukan di perairan pantai, danau, dan sebagainya.
2.5.3 Pengertian Objek Wisata
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p793), objek wisata adalah perwujudan ciptaan manusia, tata hidup, seni budaya, sejarah bangsa, dan keadaan alam yang mempunyai daya tarik untuk dikunjungi wisatawan.
2.5.4 Pengertian Tiket
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1191), tiket adalah karcis kapal, pesawat terbang, dsb. Sedangkan pengertian karcis menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p508) adalah surat kecil (carik kertas khusus) sebagai tanda telah membayar ongkos, dsb (untuk naik bus, menonton bioskop, dsb) dan karcis masuk adalah karcis untuk masuk (menonton pertunjukkan film, sirkus, pertandingan sepak bola, dsb).
Menurut http://en.wikipedia.org/wiki/Ticket, tiket adalah suatu kartu atau kertas slip yang digunakan untuk memperoleh admisi dari suatu lokasi atau event.
Dikutip dari http://encyclopedia.thefreedictionary.com/ticket, tiket adalah suatu voucher untuk menunjukkan bahwa orang telah membayar pintu masuk untuk suatu teater, gedung bioskop, taman hiburan, kebun binatang, museum, konser/persetujuan, atau atraksi lain, atau izin untuk menumpang suatu pesawat udara, transportasi publik, perjalanan kapal laut, dan lain-lain, secara khusus karena telah membayar ongkos. Suatu tiket mungkin dibeli pada suatu loket atau counter, juga disebut tempat penjualan karcis (istilah ini adalah juga digunakan untuk total uang masuk). Pengecekan tiket mungkin di sana, atau mungkin saja terpisah. Di mana bisa diterapkan, suatu tiket mungkin untuk suatu tempat duduk bebas atau untuk suatu tempat spesifik. Kadang-kadang, contohnya untuk beberapa perjalanan kereta, seseorang dapat tempat di manapun dengan membeli suatu karcis, atau juga suatu tempat duduk reservasi. Kertas
biasanya digunakan untuk tiket, walaupun plastik mungkin digunakan sebagai gantinya untuk ketahanan. Beberapa mempunyai suatu barcode atau stripe magnetis untuk pemeliharaan sederhana data disimpan pada tiket, tingkat lebih tinggi menggunakan chip untuk menyimpan lebih banyak data dan mencegah pemalsuan. Pemalsuan tiket adalah suatu masalah pada konser yang mahal dan peristiwa lain, maka hologram digunakan pada tiket untuk pertandingan olimpiade, piala dunia dan peristiwa penting lain. Tiket gratis diterapkan di dalam antrian sebetulnya. Di dalam penempatan di mana harus menunggu satu putaran, mungkin ada sistem di mana seseorang mengambil sebuah tiket dengan suatu nomor dari suatu mesin. Ini berlaku di dokter/ rumah sakit, dan pada kantor di mana banyak orang mengunjungi, seperti balai kota, kantor jaminan sosial, pertukaran tenaga kerja, atau kantor pos.
Menurut http://en.wikipedia.org/wiki/Ticket , tiket dapat mengacu pada :
• Tiket (admisi), suatu kartu atau kertas slip yang digunakan untuk mendapatkan pendaftaran dari suatu lokasi atau peristiwa.
• Tiket (election), sebuah pilihan tunggal yang diisi lebih dari satu partai politik.
• Tiket (receipt), suatu kartu atau kertas slip untuk mencalonkan posisi seseorang di dalam suatu kepemilikan atau antrian dari suatu item untuk diambil
• Tiket (notification), suatu pesan dari komisi atas pelanggaran undang-undang
• Ticket (IT support), suatu file dokumen dari suatu masalah untuk dilaporkan dan langkah-langkah yang diambil untuk memecahkannya
• Ticket (IT security), suatu nomor yang dihasilkan oleh suatu server jaringan sebagai alat pengesahan
• Ticket cases, suatu rangkaian di dalam kontrak hukum.
• Airline ticket, suatu dokumen yang dibuat oleh suatu maskapai
atau agen perjalanan untuk mengkonfirmasi bahwa seseorang telah membeli sebuah tempat duduk di pesawat.
• Electronic ticket, suatu bentuk elektronik dari tiket pesawat.
• Coach ticket, suatu dokumen yang dibuat oleh seorang operator
agen perjalanan atau pertandingan untuk mengkonfirmasi bahwa seseorang telah membeli sebuah tempat duduk pada pertandingan. • Traffic ticket (tidak ada deskripsinya).”
Sedangkan menurut http://www.thefreedictionary.com/Ticket, tiket adalah:
1. Suatu catatan kertas atau kartu yang menunjukkan bahwa pemiliknya telah membayar atau berhak atas suatu jasa/layanan yang ditetapkan, hak atau konsiderasi: suatu karcis teater; suatu tiket penerbangan.
2. Suatu dokumen sertifikasi, terutama suatu lisensi pilot atau kapten.
3. Suatu etiket yang mengidentifikasi atau deskriptif berkaitan dengan barang dagangan; suatu label.
4. Daftar calon yang diusulkan atau yang dikuasakan oleh suatu partai politik.
5. Suatu panggilan sah ke pengadilan, terutama untuk suatu pelanggaran lalu lintas.
2.5.5 Pengertian Penyewaan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1057), sewa adalah:
1. Pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa.
2. Uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjam sesuatu. 3. Yang boleh dipakai dengan membayar dengan uang.
4. Ongkos; biaya pengangkutan (transpor).
Sedangkan penyewaan adalah proses, cara, perbuatan menyewa atau menyewakan.
