UNIVERSITAS INDONESIA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS
DI PUSKESMAS CIGEUREUNG KOTA
TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT
Makalah
Disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Kordinator Mata Ajar : Rr.Tutik Sri Hariyati, SKp, MARS
Oleh :
RIDWAN KUSTIAWAN
NPM : 1006801020
PROGRAM MAGISTER ILMU KEPERAWATAN
KEKHUSUSAN KEPERAWATAN JIWA
FAKULTAS ILMU KEPERAWATAN
UNIVERSITAS INDONESIA
SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI PUSKESMAS CIGEUREUNG KOTA TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT
ABSTRAK
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan maupun peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Rekam medis mempunyai dua bagian yang perlu diperhatikan yaitu bagian pertama adalah tentang individu yaitu suatu informasi tentang kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang bersangkutan dan sering disebut pateint record, bagian kedua adalah tentang manajemen merupakan suatu informasi tentang pertanggungjawaban apakah dari segi manajemen maupun keuangan dari kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang bersangkutan. Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi. Pengisian rekam medis di Puskesmas Ciegeurung Kota Tasikmalaya dimulai di Unit Pendaftaran dengan menggunakan komputerisasi, selanjutnya pasien langsung menuju ke tempat dia mau diperiksa, sementara identitas pasien sudah langsung terkirim ke semua ruangan di Puskesmas. Oleh tenaga kesehatan, pasien tersebut dianamnesia dan diperiksa serta kalau dibutuhkan dilakukan pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan penegakkan diagnosa dan sesuai kebutuhan, pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis lainnya. Sehingga untuk rekam medik para perawat tinggal melihat dari komputer berapa jumlah pasien, apa yang diberikan, apakah pasien lama atau baru dan lain sebagainya.
BAB I
PENDAHULUAN
Salah satu upaya untuk mencapai Indonesia Sehat Tahun 2010 adalah upaya untuk meningkatkan dan memelihara pelayanan kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau. Untuk mendukung penyelenggaraan pelayanan kesehatan tersebut, perlu dukungan tenaga kesehatan yang berkualitas dan profesional, seperti tercantum dalam Undang-Undang RI No. 23 tahun 1992 tentang Kesehatan, pasal 32 ayat 4 dinyatakan bahwa pelaksanaan pengobatan dan atau perawatan berdasarkan ilmu kedokteran dan atau ilmu keperawatan, hanya dapat dilaksanakan oleh tenaga kesehatan yang memiliki keahlian dan kewenangan. Salah satu tenaga kesehatan yang menunjang terhadap keberhasilan pencapain Indonesia Sehat tersebut adalah Perawat.
Untuk itu perawat sebagai bagian dari tenaga kesehatan secara menyeluruh berkontribusi pada pelayanan kesehatan melalui praktik keperawatan. Praktik keperawatan merupakan suatu tindakan keperawatan profesional yang dilandasi oleh kaidah ilmu pengetahuan, kode etik dan etika keperawatan, yang merupakan pedoman bagi perawat dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, sehingga dapat menjamin masyarakat mendapatkan pelayanan yang bertanggung jawab dan etis.
Bentuk pelayanan yang bertanggung jawab dan etis tidak hanya memberikan langsung pelayanan keperawatan ke pasien dalam bentuk memberikan preventif, tindakan keperawatan maupun kuratif. Namun selain hal tersebut ada hal yang termasuk salah satu indikator pelayanan yang bertanggung jawab dan etis adalah dalam hal dokumentasi atau catatan pasien. Dalam melaksanakan dokumentasi kepada pasien selain harus bertanggung jawab juga sebagai bentuk untuk mengantisipasi tanggung gugat dari pasien.
Dewasa ini pencatatan dokumentasi atau rekam medik pasien banyak yang sudah menggunakan alat bantu modern yaitu dengan menggunakan komputer. Namun hal tersebut belum semua melaksanakannya, tentunya dengan berbagai
alasan. Baik karena dana yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang belum memadai dan lain sebagainya.
Penggunaan catatan pasien yang terkomputerisasi (computerized patient records) yang berkembang pesat, membutuhkan bahasa yang baku dalam menggambarkan masalah-masalah pasien. Diagnosis keperawatan melengkapi kebutuhan tersebut dan membantu menetapkan lingkup praktik keperawatan, dengan menggambarkan kondisi perawat yang dapat merawat secara mandiri. Diagnosis keperawatan menyertakan pemikiran kritis dan pembuatan keputusan, serta menyediakan istilah yang dipahami secara universal dan konsisten diantara para perawat yang bekerja pada beragam tempat, termasuk rumah sakit, klinik rawat jalan, fasilitas perawatan lain, fasilitas kesehatan okupasi, dan praktik pribadi maupn swasta. (Doenges et al. 1999)
Penggunaan catatan komputerisasi ini sudah banyak di lakukan di Rumah sakit-sakit besar baik swasta maupun pemerintah, namun ada juga sebagian kecil beberapa puskesmas yang sudah menggunakan dokumentasi secara komputerisasi salah satunya Puskesmas di kota Tasikmalaya Jawa Barat yaitu Puskesmas Cigeureung. Puskesmas ini sudah mulai menggunakan komputerisasi dalam melayani pasien, sehingga data pasien akan selalu tersimpan dalam komputer. Hal ini merupakan inisiatif dari perorangan bukan perintah langsung dari Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Sehingga semua operasionalnya dibebankan kepada puskesmas tersebut.
Namun setelah berhasil dan semua puskesmas membandingkan hasil dan kinerjanya, maka semua puskesmas mulai mau menggunakan komputer. Namun tentunya karena ini hak paten puskesmas Cigeureung maka semua puskesmas yang mau memakainya harus membeli hak peten tersebut. Sampai saaat ini dari depalan puskesmas yang ada di dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya, baru tiga puskesmas yang sudah menggunakan kompuretisasi dalam memberikan pelayanan pada masyarakat.
A. Tujuan
1. Tujuan Umum :
Setelah menyusun makalah ini diharapkan penulis mampu mengalisis system informasi : Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas Cigeureung Kota Tasikmalaya Provinsi Jawa Barat
2. Tujuan khusus
a. Meningkatkan pemahaman tentang teknologi informatika di Puskesmas.
b. Dapat memberikan masukan tentang penggunaan teknologi informatika di puskesmas khususnya puskesmas Cigeureung Tasikmalaya, terutama bagi perawat yang berdinas di tempat tersebut.
B. Sistematika Penulisan
Sistematikan penulitas makalah ini, terdiri atas :
Bab I : Pendahuluan, berisi : latar belakang, tujuan penulisan makalah, dan sistematika penulisan
Bab II : Tinjauan teoretis Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas Bab III : Pembahasan
BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS
A. Sistem Informasi
1. Pengertian
Menurut Jogianto, sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2. Fungsi utama sistem informasi adalah untuk :
a. Mengambil sebagai input atau merupakan data capturing, artinya perekaman data dari suatu peristiwa atau kejadian di dalam beberapa formulir seperti bukti tindakan medis dan bukti pelayanan penunjang (radiologi dan laboratorium).
b. Mengolah, mentransformasi, dan mengkonversi data menjadi informasi. c. Mendistribusikan informasi (reporting / disseminating) kepada para
pemakai.
3. Sumber Daya Informasi
Sumber daya informasi dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Ketika para manajer suatu organisasi memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.
4. Kualitas Informasi.
Kebutuhan informasi merupakan hal yang penting untuk mendukung kegiatan manajemen dan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak manajer, sehingga diperlukan suatu informasi yang mempunyai kualitas.
B. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain. Pada unit kerja yang baru informasi tersebut dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap data baru untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai keperluan unit bersangkutan. Dengan beredarnya informasi dari unit satu ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau hubungan informasi antar unit.
Di bawah ini merupakan alur yang biasa dipakai pada manajemen puskesmas ketika pasien datang melakukan kunjungan. Yaitu pasien masuk ke ruangan pendaftaran kemudian ditanya identitas dan keluhannya, kemudian ditulis dibuku pasien, selanjutnya pasien diberi selembar kertas atau kartu yang kemudian dibawa ke ruangan pemeriksaan. Di ruangan pemeriksaan terapi dituliskan kemudian ditandatangani oleh yang memberi tindakan dan pasien di suruh ke ruaang obat untyuk mengambil obatnya sambil menyerahkan kartunya. Setelah pasien pulang maka para perawat mengumpulkan dan menghitung jumlah kartu dari pasien kemudian diklasifikasikan mana yang penyakit menular, kesehatan ibu an anak dan lain sebagainya untuk selanjutnya ditulis di buku buku laporan Puskesman.
Namun diagram yang dilakukan oleh puskesmas Cigeureung Kota Tasikmalaya adalah mereka tidak lagi menggunakan kertas untuk dibawa pasien ke tiap bagian karena data data semua pasien sudah masuk ke tiap ruangan yang akan dituju oleh pasien seperti pada bagan berikut : identitas pasien sudah langsung ditulis di komputer yang kemudian langsung dpat terkirimke semua ruangan yang akan dilalui oleh pasien, sehingga ketiks pasien berada di ruang pemeriksaan , petugas tidak menannyakan kembali hal yang sudah ada namun langsung melakukan tindakan. Pasien Pasien datang pendaftaran R. TBC R. KIA R Lansia R. BP umum R. obat
C. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan atau pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan maupun peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya
Rekam medis mempunyai dua bagian yang perlu diperhatikan yaitu bagian pertama adalah tentang individu yaitu suatu informasi tentang kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang bersangkutan dan sering disebut patient record, bagian kedua adalah tentang manajemen yaitu suatu informasi tentang pertanggungjawaban apakah dari segi manajemen maupun keuangan dari kondisi kesehatan dan penyakit pasien yang bersangkutan.
Rekam medis juga merupakan kompilasi fakta tentang kondisi kesehatan dan penyakit seorang pasien yang meliputi : data terdokumentasi tentang keadaan sakit sekarang dan waktu lampau, pengobatan yang telah dan akan dilakukan oleh tenaga kesehatan profesional secara tertulis. Secara umum, informasi yang tercantum dalam rekam medis seorang pasien harus meliputi yaitu Siapa pasien tersebut dan Siapa yang memberikan pelayanan kesehatan atau medis, Apa, Kapan, Kenapa dan Bagaimana pelayanan kesehatan atau medis diberikan, hasil akhir atau dampak dari pelayanan kesehatan dan pengobatan.
D. Dimana memulai pengisian rekam medis
Rekam medis mulai diisi saat seorang pasien atau klien datang ke fasilitas kesehatan meminta bantuan untuk memecahkan masalah kesehatannya. Pengisian rekam medis dimulai dengan pengisian format informasi identitas pasien atau klien, dan format ini biasanya diletakkan pada halaman terdepan dari dokumen rekam medis dan merupakan bagian dari patient record.
Format informasi tentang identitas pasien atau klien, biasanya berisi nama, umur, jenis kelamin, status pernikahan, alamat dan lain-lain. Seluruh format dalam rekam medis harus diisi sesuai kebutuhannya dan setiap tenaga kesehatan yang melakukan pemeriksaan, pelayanan medis, konsultasi dan sebagainya harus mencantumkan nama jelas dan tanda tangannya.
Dari Patient recordtersebut, setiap sarana kesehatan harus melakukan rekapitulasi dari semua variable yang dibutuhkan. Kegiatan ini merupakan bagian dari kegiatan rekam medis di bidang manajemen. Variabel-variabel yang direkapitulasi antara lain:
- Berapa banyak pasien yang datang ke sarana kesehatan tersebut setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun?
- Jenis-jenis penyakit apa sajakah yang ditangani di sarana kesehatan tersebut ( Penyakit infeksi dan tidak infeksi )
- Berapa dan Mengapa terjadi kasus kematian di sarana kesehatan tersebut ? - Bila terjadi kasus gawat darurat, berapakah response time nya ?
- Siapa membayar pelayanan kesehatan yang diberikan? Berapa proporsinya ? - Berapa banyak dan jenis obat yang habis setiap hari, bulan dan tahun?
Informasi-informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk merencanakan kebutuhan sumber daya seperti tenaga kesehatan, fasilitas, bahan habis pakai, peralatan medis dan nonmedis, kebutuhan air, listrik, cleaning service dll agar pelayanan yang diberikan dapat optimal dan memuaskan pelanggan.
Rekam medis digunakan sebagai acuan pasien selanjutnya, terutama pada saat pasien itu berobat kembali (Petunjuk Teknis Penyelenggaraan rekam medis, 1991). Rekam medis pasien harus siap apabila pasien berobat kembali. Tenaga kesehatan akan sulit dalam melakukan tindakan atau terapi sebelum mengetahui sejarah penyakit, tindakan atau terapi yang pernah diberikan kepada pasien yang terdapat di dalam berkas rekam medis. Hal penting dalam berkas rekam medis adalah ketersediaannya saat dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya.
Kelengkapan pengisian berkas rekam medis oleh tenaga kesehatan akan memudahkan tenaga kesehatan lain dalam memberikan tindakan atau terapi kepada pasien. Selain itu juga sebagai sumber data pada bagian rekam medis dalam pengolahan data yang kemudian akan menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam menentukan langkah-langkah strategis untuk pengembangan pelayanan kesehatan. Penyajian informasi harus disesuaikan dengan nilai kegunaan, kedudukan dan fungsi masing-masing bagian. Dokter misalnya, tidak membutuhkan laporan keuangan pelayanan kesehatan. Begitu pula dengan manajer yang perlu mengetahui informasi dalam bentuk laporan dan statistik dari masing masing bagian untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisa secara formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen (Sabarguna, 2005).
Setelah berjalan cukup lama akhirnya semua karyawan merasakan manfaatnya dari sistem manajemen dengan menggunakan komputer. Namun hal tersebut perlu terus diciptakan iklim motivasi yang baik. Menurut Keliat ( 2010 ) dalam manajemen keperawatan di komunitas khususnya puskesmas, bahwa motivasi individu akan menunjukkan suatu perilaku jika perilaku tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan memuaskan dirinya. Artinya setelah individu merasakan manfaatnya maka akan bekerja maksimal dalam melaksanakannya.
BAB III
PEMBAHASAN
Secara umum rekam medik yang dilakukan di puskesmas dilakukan ketika pasien datang ke pendaftaran, setelah itu pasien langsung diberi selembar kertas kemudian menuju ruangan yang akan dilakukan pengobatan misalnya pasien umum ke ruang Balai Pengobatan, sementara pasien khusus misalnya pasien TBC ke ruang TBC, pasien KIA ke ruangan KIA dan lain sebagainya. Setelah dari ruangan masing-masing maka mereka menuju ruangan obat untuk selanjutnya mendapat obat.
Di pendaptaran mereka ditanta identittas berupa nama alat, umur dan lain sebagainya. Selain itu mereka dtanya keluhan yang dirasakan. Setelah selesai mendaftar, pasien-pasien itu ke ruangan yang mereka akan diperiksa, dan biasanya di ruangan tersebut mereka ditanya lagi kadang hampir sama seperti di ruang pendaftaran. Baru setelah itu dilakukan pengobatan.
Namun yang dilakukan di puskesmas Cigeureung sudah mulai selangkah lebih maju. Puskesmas ini atas inisiatif kepala puskesmas mulai menggunakan komputerisasi. Di setiap ruangan sudah ada komputeri yang semua saling berhubungan. Ketika pasien datang maka bagian pendaftaran menulis di komputer identitas dan keluhan pasien. Misalnya pasien TBC maka setelah ditulis oleh bagian pendaftaran maka otomatis identitas pasien tersebut langsung masuk ke komputer di ruang TBC. Sehingga ketika pasien datang ke ruangan tidak usah menanyakan kembali identitas dan lain sebabagainya tapi langsung memberikan peawatan dan pengobatan TBC. Perawat bagian TBC menulis di komputer apa yang akan diberikan tindakan dan obatnya, maka laporan tersebut sudah masuk ke komputer bagian obat sehingga bagian obat langsung mempersiapkan obat yang diperlukan pasien. Sehingga ketika beres obat, maka bagian obat tinggal memanggil pasien untuk diberikan obat.
Keuntungan dari sistem ini adalah dari satu sumber pendaftaran maka identitas pasien langsung masuk ke ruangan yang dituju. Di bagian bagian ruangan tersebut
sudah ada data pasien yang muncul, sehingga apabila pasien lama maka data-data sebelumnya sudah ada di komputer tinggal mengevaluasi tindakan , obat yang telah diberikan sebelumnya.
Keuntungan dari sistem ini adalah yang pertama waktu pengumpulan data terkait identitas dan keluhan yang dirasakan pasien lebih singkat sehingga akan lebih berfokus kepada tindakan keperawatan/medis pada pasien. Kemudian yang kedua data-data yang ada pada hari itu sudah langsung terekam di komputer sehingga ketika akhir dinas pagi tersebut sudah dapat diketahui berapa pasien seluruhnya, berapa yang ke TBC, berapa yang ke Gizi dan lain sebagainya.
Keuntungan lainnya adalah data data yang telah lalu semuanya ada di dalam komputer, sehingga apabila memerlukan data bulan sebelumnya tinggal mengklik bulan lalu maka sudah ada semuanya baik jumlah, pasin lama mapun pasien lama. Sehingga puskesmas tersebut merupakan salah satu puskesmas yang selalu dipakai para mahasiswa D3 keperawatan sebagai lahan praktek maupun sebagai salah satu tempat yang dipakai untuk mencari pasien untuk penelitian karya tulis ilmiah.
Namun salah satu asfek kekurangannya adalah karena menggunakan mesin, tentunya kadang suka terjadi eror atau kerusakan pada alatnya, sehingga tidak menutup kemungkinan semua data akan hilang. Makanya tetap meskipn data tersimpan dalam komputer, harus mempunyai cadangan dalam bentuk lain baik CD mupun yang lainnya.
Untuk mencapai ke arah keberhasilan tersebut, memerlukan dana dan waktu yang cukup lama. Diantaranya memberikan keyakinan kepada semua karyawan tentang keuntungan memakai komputerisasi, kemudian menyediakan berbagai alat yang diperlukan. Setelah itu melatih para karyawan untuk terampil menggunakannya. Sehingga berjalan dengan waktu semja karyawan mulai merasa menikmati merubahan yang tadinya manual ke arah komputerisasi.
BAB IV
PENUTUP
Sistem informasi manajemen yang dilakukan di puskesmas Cigeureung Kota Tasikmalaya merupakan langkah yang sangat penting untuk melancarkan pekerjaan yang dilakukan oleh puskesmas. Dengan mencoba terobosan baru yang awalnya memang sulit dilakukan karena memerlukan dana dan pengembangan kemampuan para karyawannya untuk meningkatkan kemapuan dibidang teknologi dalam melaksanakan pekerjaan dengan menggunakan perawat.
Hasilnya adalah puskesmas ini dari segi pelaporan, data yang terkumpul setiap bulannya lebih lengkap dibanding dengan puskesmas lainnya di Kota Tasikmalaya. Tindakan dan hal yang dilakukan oleh para karyawannya terpantau oleh komputer yang ada di setiap ruangan, sehingga akan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam memberikan layanan perawatan dan pengobatan pada pasien. Selain hal tersebut adanya efesien waktu sehingga dapat mengerjakan program atau kegiatan yang lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
AbouZahr1, Carla & Boerma1,Ties . Health information systems: the foundations of public health in Bulletin of the World Health Organization August 2005, 83 (8)
Departemen Kesehatan RI, Pedoman Sistem Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas, 1981
Departemen Kesehatan RI, Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas, 1993
Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat, Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3), batasan operasional dan petunjuk pengisian, 2002
Departemen Kesehatan RI, Sistem Kesehatan Nasional, 2004
Departemen Kesehatan RI, Indikator Indonesia Sehat 2010 & Pedoman Penetapan Indikator Provinsi Sehat dan Kabupaten/Kota Sehat , 2003
Keliat, dkk (2010). Manajemen Community Mental Health Nursing. Jakarta : WHO
Kathleen Koenig Blais, Et.al., (2007), Praktik Keperawatan Profesional, Konsep dan Perspektif, Alih Bahasa : Yuyun Yuningsih, Nike Budi Subekti, EGC, Jakarta.
Paryati, Yosef Mulya, (2007) Sistem Informasi, Ardana Media, Yogyakarta.
World Health Organization, Medical Records Manual, A Guide for Developing Countries, 2006
Departemen Teknologi Informatika, Institut Teknologi Bandung (2009), Sistem
