BAB V PANDUAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA (KONSTRUKSI)

(1)

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

BAB V

PANDUAN PELAKSANAAN

PENGADAAN BARANG DAN JASA (KONSTRUKSI)

I. Pendahuluan

Yang dimaksud pengadaan barang dan jasa adalah pengadaan barang, peralatan laboratorium, peralatan medis, obat-obatan, bahan kimia/farmasi, peralatan kantor, komputer, meubelair, buku, jurnal, perangkat lunak aplikasi jadi, dan jasa konstruksi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan proyek Health Professional Education Quality (HPEQ) melalui skema pendanaan PHK-PKPD.

Tata cara pengadaan barang dan jasa yang menggunakan dana hibah PHK-PKPD ini harus mengacu kepada ketentuan sebagai berikut:

a) Dana yang bersumber dari pinjaman (loan) Bank Dunia mengikuti tata cara yang diatur dalam Guidelines Procurement Under IBRD Loans and IDA Credits edisi Mei tahun 2004 revisi Oktober tahun 2006.

b) Dana yang besumber dari pemerintah RI (Goverment of Indonesia-GOI) mengikuti tata cara yang diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) No. 54 Tahun 2010.

Tata cara pengadaan barang dan jasa yang diuraikan dalam panduan ini meliputi antara lain: a) petunjuk pembentukan Procurement Officer dan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa di tingkat PIU; b) batas treshold; c) alur proses pengadaan barang dan jasa; d) penyusunan procurement plan; e) metoda pengadaan barang dan jasa; f) penyusunan dokumen lelang; dan g) penyusunan laporan hasil evaluasi lelang.

Contoh berbagai dokumen lelang, tata cara evaluasi dan penyusunan laporan hasil evaluasi lelang (Bid Evaluation Report-BER) disajikan terpisah (pada saat workshop). Selain itu tata cara pengadaan barang dan jasa yang diatur dengan Perpres No. 54 Tahun 2010 juga tidak disajikan dalam panduan ini.

II. Batas Tresholds dan Metoda Pengadaan

Batas tresholds adalah batas nilai barang dan jasa yang akan dilelangkan yang berkaitan dengan metoda pengadaannya. Batas treshold ditentukan dalam nilai dollar atau ekivalen. Batas tresholds tersebut adalah sebagai berikut:

(2)

Post Review : Semua tahapan, kecuali penyusunan procurement plan, tidak memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (tidak memerlukan NOL). Review/audit akan dilakukan oleh Bank Dunia pada periode terjadwal setelah proses lelang dilakukan.

Prior Review : Semua tahapan, termasuk penyusunan procurement plan, terlebih dahulu memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (memerlukan NOL)

First Prior Review : Semua tahapan, termasuk penyusunan procurement plan, terlebih dahulu memerlukan review/persetujuan Bank Dunia (memerlukan NOL). First Prior Review menurut batas tresholds seharusnya dilaksanakan dengan Post Review, namun apabila dalam daftar procurement plan yang diajukan oleh penerima hibah (grantee) ternyata semua paket adalah Post Review maka salah satu dari paket Post Review tersebut menjadi First Prior Review.

III. Metoda Pengadaan

Metoda pengadaan yang dananya bersumber dari loan terdiri atas a) metoda Shopping; b) metoda National Competitive Bidding (NCB); dan c) Metoda International Compettitve Bidding (ICB).

Shopping : Pengadaan dilakukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya tiga rekanan yang memiliki kualifikasi dan berpengalaman dalam melaksanaan pekerjaan sejenis dengan

• HPS > $100,000/paket Prior Review

• $50,000 > HPS < $100,000/paket Prior Review untuk Kontrak Pertama, selanjutnya Post Review

(3)

barang/peralatan/jasa yang dilelangkan. Panitia dapat mengundang langsung kepada sekurang-kurangnya tiga rekanan dan mengirimkan permintaan penawaran (Request for Quotation-RFQ) atau mengumumkannya di website perguruan tinggi atau di papan pengumuman perguruan tinggi.

NCB : Pengadaan ini merupakan pelelangan umum nasional, dilakukan dengan cara mengumumkan di surat kabar nasional. Rekanan yang mendaftar dan membeli dokumen lelang (untuk PTN disarankan apabila dokumen lelang dijual, niainya tidak terlalu mahal dan uang hasil penjualan harus disetorkan ke Kas Negara) harus memasukkan dokumen penawaran pada waktu yang telah ditentukan. Peserta lelang adalah perusahaan nasional.

ICB : Pengadaan ini merupakan pelelangan umum internasional, dilakukan dengan cara mengumumkan di surat kabar nasional dan dgMarket. Rekanan yang mendaftar dan membeli dokumen lelang (untuk PTN, disarankan apabila dokumen lelang dijual, nilainya tidak terlalu mahal dan uang hasil penjualan harus disetorkan ke Kas Negara) harus memasukkan dokumen penawaran pada waktu yang telah ditentukan, baik melalui file elektronik maupun hard copy, tergantung pada ketentuan dalam dokumen lelang. Peserta lelang adalah perusahaan nasional atau asing, baik berupa perusahaan mandiri maupun joint venture.

IV. Pembentukan Procurement Officer di PIU (Project Implementation Unit)

Procurement Officer pada setiap perguruan tinggi harus dibentuk dengan surat keputusan. Ketentuannya adalah sebagai berikut:

a. PTN: Untuk mendukung pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTN diangkat seorang Procurement Officer (PO), yang ditetapkan berdasarkan SK dari Wakil Rektor Bidang Akademik PIU BHMN sebagai Direktur PIU. PO harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/ keuangan/sejenis; (ii) berpengalaman dalam proses pengadaan barang dan jasa minimal 2 (dua) tahun. Diutamakan yang berpengalaman dalam proyek-proyek dengan sumber dana Bank Dunia atau sumber dana internasional lain; (iii) mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan

• HPS > $100,000/paket Metoda International Competitive Bidding (ICB)

• $50,000 < HPS < $100,000/paket Metoda National Competitive Bidding (NCB)

(4)

dengan prosedur Perpres No. 54 tahun 2010; dan (iv) Pegawai Negeri Sipil pada PTN.

b. PTS: Untuk mendukung pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTS diangkat seorang Procurement Officer (PO), yang ditetapkan berdasarkan SK dari Wakil Rektor Bidang Akademik PIU BHMN sebagai Direktur PIU. PO harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) berpengalaman dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah minimal 2 (dua) tahun. Diutamakan yang berpangalaman dalam proyek-proyek dengan sumber dana Bank Dunia atau sumber dana internasional lain dan pegawai tetap pada PTS penerima hibah.

c. PT BHMN: Untuk mendukung pelaksanaan procurement di tingkat PIU BHMN diangkat seorang Procurement Officer (PO), yang ditetapkan berdasarkan SK dari Wakil Rektor Bidang Akademik PIU BHMN sebagai Direktur PIU. PO harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) berpengalaman dalam proses pengadaan barang dan jasa minimal 2 (dua) tahun. Diutamakan yang berpengalaman dalam proyek-proyek dengan sumber dana Bank Dunia atau sumber dana internasional lain; (iii) mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No: 54 tahun 2010; dan (iv) Pegawai tetap pada PT BHMN selama Perguruan Tinggi tersebut berstatus PT BHMN dan Pegawai Negeri Sipil apabila beralih status menjadi PTN.

V. Pembentukan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa, dan Seleksi Konsultan di PIU Untuk pembentukan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa, dan Seleksi Konsultan di PIU dibentuk melalui ketentuan sebagai berikut:

a. PTN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTN diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran PTN. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek di lingkungan PTN; (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Perpres No. 54 tahun 2010.

b. PTS: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU PTS diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Rektor PTS. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan,

(5)

keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Wakil end-user harus mengetahui secara teknis (spesifikasi, pemanfaatan, dan pemeliharaan) atas barang/jasa yang akan diadakan. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/ keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek pemerintah.

c. PT BHMN: Untuk melaksanakan kegiatan pelaksanaan procurement di tingkat PIU BHMN diangkat Panitia Pengadaan, yang ditetapkan berdasarkan SK dari Kuasa Pengguna Anggaran. Panitia Pengadaan dipimpin oleh seorang Ketua merangkap anggota, dan terdiri dari beberapa anggota yang merepresentasikan fungsi-fungsi dari aspek perencanaan, keuangan dan perlengkapan, dan seorang wakil dari end-user. Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Panitia Pengadaan harus mempunyai kualifikasi: (i) pendidikan minimal D3, terutama dalam bidang teknik/ekonomi/keuangan/sejenis; (ii) pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek di lingkungan PIU BHMN; (iii) khusus Ketua Panitia Pengadaan harus mempunyai sertifikat dalam bidang pengadaan proyek pemerintah yang dilakukan dengan prosedur Keppres No: 80 tahun 2003.

VI. Persiapan dan Alur Proses Pengadaan Barang dan Jasa, dan Seleksi Konsultan

Persiapan sebelum pengadaan barang dan jasa, dan seleksi konsultan adalah memastikan bahwa dana untuk pengadaan tersebut telah tersedia dalam dokumen anggaran (khusus untuk PTN). Alur pengadaan barang dan jasa, dan seleksi konsultan secara umum dapat dilihat pada Gambar 1 d ibawah ini.

(6)

Gambar 1. Diagram Alir Penyiapan dan Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa, dan Seleksi Konsultan

VII. Penyiapan Procurement Plan (PP)

Procurement plan adalah dokumen penting dalam urut-urutan pengadaan barang dan jasa. Pelaksanaan pengadaan hanya dapat dilaksanakan apabila Bank Dunia telah mengeluarkan NOL (No Objection Letter) procurement plan.

(7)

UNIVERSITAS ………. YEAR: 2011 Prep. Of Procure. Documents WB NO Readiness of Documents Advertise Issue of Documents Submission of Bids Preparation of Eval. Report WB NO Finalization of Draft Contract WB NO Comm. Compl. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Planned 01-Jan-11 15-Feb-11 01-Mar-11 02-Mar-11 02-Mar-11 01-Apr-11 15-Apr-11 15-Mei-11 22-Mei-11 05-Jun-11 05-Jun-11 03-Sep-11 Revised

Actual

Planned 01-Jan-11 15-Feb-11 01-Mar-11 02-Mar-11 02-Mar-11 16-Apr-11 30-Apr-11 30-Mei-11 06-Jun-11 20-Jun-11 20-Jun-11 18-Sep-11

2 Revised

Actual

Planned 01-Mei-11 N/A 08-Mei-11 N/A 08-Mei-11 28-Mei-11 11-Jun-11 N/A 01-Jul-11 N/A 08-Jul-11 06-Sep-11 Revised

Actual

Planned 20-Jan-11 06-Mar-11 20-Mar-11 21-Mar-11 21-Mar-11 20-Apr-11 04-May-11 03-Jun-11 10-Jun-11 24-Jun-11 24-Jun-11 22-Sep-11 Revised Actual 484.236,00 4 Procurement of Books for ……….. exemplar 04/HPEQ-UMM/2011 Note: 1 USD = Rp. 9.500,-35 87.000,00 NCB buah 01/HPEQ- 129 UMM/2011 Proc. Method NCB 123.736,00 QuantityReference No. Post Post SH Prior 3 Procurement of Laboratory Equipment for ……… buah 03/HPEQ-UMM/2011 21 43.000,00 02/HPEQ-UMM/2011 Schedule 230.500,00 ICB Prior Review Estimated Cost (USD) 1 No. Activity Procurement of Computer for ……….

PROCUREMENT PLAN FOR GOODS_HPEQ PROJECT

TOTAL (USD) paket Project Items 1 Procurement of Laboratory Equipment for ………

Gambar 2. Format Procurement Plan

Cara pengisian procurement plan dapat dilihat pada template file Excel yang disediakan terpisah.

VIII. Metoda Pengadaan

Sebagaimana diuraikan di muka, metoda pengadaan barang dan jasa untuk barang/peralatan yang sumber dananya dari Bank Dunia terdiri atas Shopping, National Competitive Bidding dan International Competitive Bidding. Berikut adalah diagram alir untuk masing masing metoda.

(8)

a) Metoda International Competitive Bidding (ICB)

PIU

Procurement Plan Review Review and NOL

Review and NOL Review

Bidding Document

Advertisement (local newspaper and dg

market)

Submission bid doc

Evaluation

Bidding report

Announce in dg market

Review and NOL Review Contract World Bank CPCU Approved? Yes No

(9)

b) Metoda National Competitive Bidding (NCB) Prior Review

PIU

Procurement Plan Review Review and NOL

Bidding Document

Advertisement (local newspaper and dg

market)

Submission bid doc

Evaluation

Bidding report

Review and NOL Review Contract World Bank CPCU Approved? Yes No

(10)

c) Metoda National Competitive Bidding (NCB) Post Review

Evaluation

Bidding report

Submission bid doc Bidding Document

Review and NOL Review PIU Procurement Plan Advertisement (local newspaper) Contract World Bank CPCU

(11)

d) Metoda National Shopping

PIU

Procurement Plan

Contract

World Bank CPCU

Request for Quotation (RFQ)

Submission bid doc

Evaluation

Bidding report

Review Review and NOL

Gambar 6. Diagram Alir Metoda National Shopping

IX. Penyiapan Dokumen Lelang ICB dan NCB

Catatan penting dalam isi bidding document yang harus diperhatikan adalah: a) Jadwal pelelangan:

- Durasi waktu antara pengumuman s/d bid submission tidak kurang dari 30 hari untuk NCB dan tidak kurang dari 42 hari untuk ICB

- Jeda waktu antara pemasukan penawaran dan pembukaan penawaran tidak terlalu lama (± 15 menit)

b) Masa berlaku penawaran 90 hari sejak pembukaan penawaran

c) Masa berlaku jaminan penawaran 120 hari sejak pembukaan penawaran

d)Nilai jaminan penawaran sekurang-kurangnya 2 % dari nilai pelelangan dan dinyatakan dalam nilai yang pasti (misal Rp12.000.000)

e) Persyaratan kualifikasi dalam LDL (lembar data lelang) harus sesuai standar, tidak boleh ditambah atau dikurangi

(12)

f) Persyaratan Letter of Authorization dari pabrikan/agen tidak harus dipersyaratkan untuk semua item barang

g) Spesifikasi barang tidak mengunci (contoh: pencantuman merk atau berat dan dimensi untuk barang yang tidak seharusnya mencantumkan hal tersebut). Hindarkan menulis merk, ukuran atau berat alat yang dibeli, jika terpaksa harus ditambahkan “equivalent” atau “approximate”

h)Pencantuman daftar black list hanya dicantumkan daftar black list dari Bank Dunia, yaitu yang tercantum dalam website http://www.worldbank.org/debarr

i) Untuk pengadaan buku dipersyaratkan bahwa buku yang dibeli setiap judul maksimum 5 eksemplar.

X. Penyiapan Laporan Evaluasi Lelang (Bid Evaluation Report)

Penyiapan laporan dapat mengikuti template laporan (Bid Evaluation Report/BER) yang disediakan terpisah. Tahapan evaluasi proposal adalah sebagai berikut:

Gambar 7. Diagram Alir Evaluasi Proposal

Sistem pemasukan proposal untuk metoda pengadaan ICB dan NCB adalah sistem satu tahap satu amplop. Artinya semua dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga dimasukkan ke dalam satu amplop. Evaluasi proposal penawaran menurut

(13)

petunjuk Bank Dunia terdiri atas urut-urutan sebagaimana ditunjukkan pada gambar 7. Tahapannya adalah sebagai berikut:

a) Pembukaan dokumen penawaran

Pada tahapan ini, pembukaan dokumen dilakukan pada saat sebagaimana yang telah ditentukan dalam dokumen penawaran (bidding document), biasanya sekitar 15 menit sampai dengan 30 menit setelah batas akhir pemasukan penawaran. Pembukaan dokumen penawaran disaksikan oleh para peserta lelang. Semua kelengkapan dokumen penawaran yang ada dalam amplop diperiksa kelengkapannya dan dibacakan ada atau tidaknya. Kelengkapan tersebut terdiri dari:

1) Surat penawaran (bid form)

2) Rincian penawaran harga (bid price schedule)

3) Daftar barang dan skedul pengirimannya (schedule requirement) 4) Brosur dan katalog

5) Surat dukungan pabrik

6) Surat jaminan penawaran (harus dari Bank dibacakan nilai dan masa berlakunya)

7) Dokumen yang berkaitan dengan eligibility dan kualifikasi penawar

Hasil pembukaan dokumen penawaran dibuat berita acaranya dan ditandatangani oleh wakil peserta lelang dan panitia.

b) Evaluasi administrasi dan teknis

Pada tahapan ini, evaluasi dokumen dilakukan hanya oleh panitia dan nara sumber yang memahami substansi teknis barang yang ditawarkan (biasanya unsur pengguna/user). Yang dievaluasi meliputi keabsahan surat penawaran, keabsahan surat jaminan penawaran (penjaminnya harus dari Bank dan masa berlaku serta nilainya harus sesuai persyaratan), keabsahan negara asal penawar dan barang yang ditawarkan (harus dari negara yang eligible Bank Dunia), surat dukungan pabrik sesuai dengan yang dipersyaratkan, dan kesesuaian spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan. Hasil evaluasi dibuat berita acaranya dan ditandatangani panitia.

c) Evaluasi harga

Evaluasi harga meliputi kelengkapan jumlah barang yang ditawarkan, aritmatika hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga barang per item, serta hasil penjumlahan harga semua jenis barang yang ditawarkan. Apabila terdapat kesalahan aritmatika harus dicatat pada berita acara.

(14)

Evaluasi kualifikasi meliputi persyaratan kualifikasi perusahaan yang meliputi antara lain kecukupan pengalaman dan kemampuan finansial perusahaan sebagaimana dipersyaratkan dalam dokumen lelang. Hasil evaluasi dicatat dalam berita acara yang ditandatangani panitia.

Laporan hasil evaluasi lelang selain dibuat berita acara (pada setiap thapan evaluasi) juga harus dituangkan ke dalam template Bid Evaluation Report.