BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi seperti saat ini, perusahaan yang bergerak di segala bidang industri dituntut untuk senantiasa proaktif dalam menanggapi segala jenis perubahan, baik perubahan dalam waktu dekat maupun dalam jangka panjang. Salah satu faktor penentu dalam kesuksesan perusahaan dalam menghadapi fenomena ini adalah kemampuan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dan terus melakukan perubahan didalamnya sehingga dapat mempertahankan serta meningkatkan daya saingnya.
Proses bisnis itu sendiri yang sekarang digunakan di dalam perusahaan juga memerlukan perubahan yang dapat mendukung jalannya perusahaan sehingga bisa menguntungkan perusahaan dalam hal penyederhanaan prosedur kerja, struktur kerja yang lebih jelas, data yang digunakan lebih akurat terutama dalam proses input dan outputnya serta dapat digunakan di wilayah kerja yang lain secara otomatis tanpa harus ada proses pengolahan data lagi yang redundan.
1.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Krama Yudha Ratu Motor (KRM) didirikan pada tanggal 1 Juni 1973 sebagai perusahaan swasta dengan 100% modalnya merupakan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN). Saat ini PT. KRM sudah mendapatkan sertifikat ISO 9001
sejak tahun 2002 untuk sistem prosedure yang digunakan dan mempunyai dokumen proses bisnis yaitu SSP (Standar Sistem Prosedur) dan Manual Mutu.
Pendirian PT. KRM tersebut berdasarkan Akte Notaris Abdul Latief No. 16 tanggal 1 Juni tahun 1973. Diperkuat lagi dengan: (1) Perizinan dari BKPM dalam bidang usaha No. 92/A/BKPM/73/PMDN tanggal 4 Juli 1973, (2) Perizinan dari Departemen Perindustrian dalam bidang teknis No. 27/IIA/D/IV/74 tanggal 21 Maret 1974, pada saat itu perusahaan ini masuk dalam kelompok Assembling, mesin dan perbengkelan yang kini menjadi kelompok otomotif (beroda 4 atau lebih), (3) Perizinan dari Departemen Kehakiman dalam bidang hukum No. 16.A.S.105/18/74 tanggal 15 April 1974, dan (4) Perizinan dari Pengadilan Negeri Jakarta dalam bidang hukum kewilayahan No. 1374 tanggal 18 April 1974.
PT. KRM merupakan sebuah perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan bermotor jenis niaga. PT. KRM ini merupakan bagian dari Krama Yudha Mitsubishi Group (KYMG). Awal berdirinya KYMG adalah akibat banyaknya kendaraan bermotor dari eropa yang diimport ke Indonesia. Guna mengurangi pengimporan kendaraan tersebut maka para pengusaha melakukan pertemuan dan bersepakat untuk mendirikan suatu perusahaan perakitan kendaraan bermotor di Indonesia dengan menggunakan lisensi dari Mitsubishi Motor Corporation Jepang.
KYMG terbagi atas PT. Krama Yudha Holding yang berdiri pada tahun 1969 di Jakarta, yang kemudian menjadi induk dari beberapa perusahaan dibidang produksi kendaraan bermotor merk Mitsubishi. PT. Krama Yudha ini juga memiliki anak perusahaan di beberapa tempat yaitu :
a. PT. Krama Yudha Ratu Motor (KRM) yang merupakan pabrik perakitan kendaraan bermotor jenis niaga yang berdiri pada tanggal 1 Juni 1973.
b. PT. Mitsubishi Krama Yudha Motor dan Manufacturing (MKM) I dan II didirikan pada tahun 1975 dan 1981. PT. MKM ini merupakan pabrik pembuatan komponen dan suku cadang kendaraan bermotor merk Mitsubishi yang dirakit didalam negeri.
c. PT. Krama Yudha Tiga Berlian (KTB) berdiri pada tahun 1972 dan bertindak sebagai importir serta distributor tunggal kendaraan merk Mitsubishi.
d. PT. Krama Yudha Mojopahit Motor (KSMM) didirikan pada tahun 1975 dan ditutup pada tahun 1986. PT. KSMM ini merakit kendaraan bermotor merk Mitsubishi jenis colt diesel FE.101 dan colt diesel FE.114.
e. PT. Krama Yudha Kesuma Motor (KKM) didirikan pada tahun 1981 yang bergerak dibidang perakitan kendaraan bermotor jenis sedan dan penumpang serta sedan Galant II type 1400 salon F 1400 Hatch Back.
Pada bulan Januari 1975 PT. KRM mulai merakit atau mulai menghasilkan produksi komersilnya dengan menggunakan peralatan dan tempat yang cukup baik. Dalam tahun tersebut perusahaan ini menghasilkan kendaraan bermotor jenis niaga berjumlah 4427 unit yang terdiri dari :
! Kendaraan Niaga type T 120 Pick Up sebanyak 383 unit. ! Kendaraan Niaga type T210 CN sebanyak 108 unit. ! Kendaraan Niaga type 200 CU sebanyak 606 unit. ! Kendaraan Niaga type T 210 FZ sebanyak 1772 unit. ! Kendaraan Niaga type 633 E sebanyak 1558 unit.
Type kendaraan yang dirakit di PT. Krama Yudha Ratu Motor, yaitu : ! CJM Gas Pick Up, CJM Gas Mini Bus
! SL Diesel Pick Up, SL Diesel Mini Bus
! Colt Diesel FE-304, Colt Diesel FE-334, Colt Diesel FE-347, Colt Diesel FE-349, Colt Diesel FE-447
! Fuso FM 517.F, Fuso FM 517.H, Fuso FN-517, Fuso FN-527
1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan
! Untuk pembangunan dan kesejahteraan masyarakat Indonesia. ! Menjadi perusahaan yang mempunyai reputasi tinggi.
! Menjadi perakit mobil Mitsubishi yang terkemuka di luar jepang.
! Dalam kurung waktu berikutnya, sudah mampu merakit mobil dengan merek Krama Yudha.
Misi Perusahaan
! Menjadi perusahaan yang paling menguntungkan dalam kalangan industri yang sama.
! Menghasilkan keuntungan yang cukup memuaskan bagi shareholders dan kesejahteraan yang baik bagi seluruh karyawan.
! Memperlakukan seluruh karyawan dengan cara yang adil dan terhormat. ! Menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi
Kebijakan PT. Krama Yudha Ratu Motor
PT. Krama Yudha Ratu Motor bertekad untuk menjadi perakit kendaraan niaga Mitsubishi yg terpercaya di luar Jepang dengan kebijakan sebagai berikut: ! Pengembangan Sumber Daya Manusia
! Peningkatan Kepuasan Pelanggan
! Kualitas produksi yang prima dan penyerahan tepat waktu
! Melakukan perbaikan-perbaikan dalam proses produksi sehingga dapat mengurangi biaya kerja dengan hasil yang maksimal.
! Memberikan Informasi data yang akurat, cepat dan tepat untuk mendapatkan keputusan yang paling terbaik di seluruh proses produksi.
1.1.3 Struktur Organisasi
Memiliki tugas dan wewenang mengawasi dan mengontrol jalannya operasional perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati sehingga tidak terjadi penyimpangan, bermuara dari :
Direktur Utama membawahi :
a. Direktur Keuangan, memegang tanggung jawab mengenai masalah / hal-hal
mengenai keuangan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh : ! Departemen Keuangan
- Bagian Keuangan
- Bagian Akuntansi / Anggaran I dan Bagian Anggaran II b. Direktur Operasi, memiliki tugas dan tanggung jawab :
! Mengkoordinir kelancaran jalannya proses produksi
Dalam melaksanakan tugasnya ini ia dibantu oleh : ! Departemen Teknik
- Bagian Teknik Produksi
- Bagian Maintenance
- Bagian Part Control
- Bagian Quality Inspection
- Bagian Quality Assurance ! Departemen Produksi
- Bagian PPC
- Bagian Trimming Final I, II dan Final II
- Bagian Painting
- Bagian Welding
c. Direktur Umum dan PSDM, Direktur Umum bertanggung jawab di bagian
umum perusahaan. Sedangkan PSDM bertanggung jawab mengenai peningkatan kemampuan dari para operator/karyawan yang berada di tiap-tiap bagian. Dalam melaksanakan tugasnya mereka dibantu oleh seorang General Manager dengan membawahi :
! Departemen PSDM membawahi :
- Bagian Legal dan K3
- Bagian Payroll dan Kesejahteraan
- Bagian Seleksi dan Evaluasi
! Departemen Umum :
- Bagian limbah dan Building Maintenance
- Keamanan, Perlengkapan Izin, Administrasi Kantin, Tamu dan Sekretaris
Gambar. 1.1 Struktur Organisasi PT. KRM1
1
1.1.4 Jumlah Karyawan dan Waktu Kerja
a. Jumlah Karyawan
Tabel 1.1 Komposisi dan Jumlah Karyawan 20042
No Bagian Karyawan Tetap Karyawan Tidak Tetap Total
Operasi 311 240 551 2 Umum 106 57 163 Keuangan 6 - 6 Lain2 26 36 41 716 1 3 4 b. Waktu Kerja
Waktu kerja di PT. KRM menggunakan sistem kerja 1 shift dengan hitungan jam kerja 8 jam / hari atau 173 jam / bulan. Untuk menjaga keefektifan kerja dari para pekerjanya, PT. KRM telah menetapkan atau menentukan jadwal kerja yang berlaku di perusahaan tersebut :
! Pelaksanaan Kerja :
- Senin s/d Kamis : Jam 07.10 s/d 16.10 WIB
- Jum’at : Jam 07.10 s/d 16.40 WIB
- Sabtu : Untuk Sabtu dihitung sebagai Lembur Wajib. Masuk kerja Jam 07.10, waktu pulangnya lebih cepat.
! Waktu Istirahat :
- Senin s/d Kamis : Jam 11.35 s/d 12.25 WIB
2
- Jum’at : Jam 11.35 s/d 13.00 WIB
- Snack/Istirahat : Jam 10.00 – 10.05 dan 14.00 – 14.05 WIB
1.1.5 Kegiatan Perusahaan
Secara umum kegiatan yang dilakukan di PT. KRM merupakan proses perakitan kendaraan niaga seperti truk dan minibus. Kegiatan ini diawali dengan Perencanaan Bisnis, Proses Bisnis Utama dan Proses Bisnis Pendukung.
a. Proses Perencanaan Bisnis b. Proses Bisnis Utama
! Bagian Maintenance ! Bagian Teknik Produksi ! Bagian Quality Control ! Bagian Part Control ! Bagian PPC
! Bagian Produksi
- Proses Welding
- Proses Painting
- Proses Triming
- Inspeksi dan Pengendalian Ketidaksesuaian
- Proses Pre-Delivery ! Proses Delivery
! Bagian Pembelian ! Bagian Delivery
1.1.6 Teknologi Informasi
Saat ini, PT. KRM telah memiliki teknologi informasi yang diimplementasikan sejak tahun 1996. Teknologi informasi yang digunakan yaitu berupa infrastruktur jaringan lokal (local area network / LAN) yang menghubungkan berbagai departemen dan perangkat keras (hardware)-nya seperti Switch/Hub, Computer Server dan Computer Client dengan memakai sistem operasi Windows. Untuk komunikasi internal & external perusahaan, karyawan menggunakan email sebagai media pertukaran informasi dalam bentuk data, selain komunikasi suara melalui telepon lewat mesin PABX. Kemudian untuk memudahkan penggunaan data yang sifatnya kolektif, digunakan fileserver sebagai media penyimpan induk. Untuk beberapa departemen terkait, telah diterapkan system aplikasi yang sifatnya modular, seperti aplikasi Payroll di bagian PSDM (Pengembagan Sumber Daya Manusia) untuk sistem penggajian dan di bagian Keuangan menggunakan aplikasi perangkat lunak keuangan ACCPAC dengan modul seperti General Ledger, Account Payable, Account Receivable and Inventory Control. Saat ini PT. KRM juga memakai sistem untuk production yang di bangun sendiri tetapi baru digunakan di Bagian Trimming. Untuk otomatisasi data menggunakan aplikasi standard Microsoft Office yaitu Ms. Word dan Ms. Excel.
Sebagian besar sistem informasi untuk komunikasi data didalam Proses Bisnis Utama masih dilakukan secara manual, artinya aliran data mulai dari Proses Perencanaan ke Proses Bisnis Utama Departemen Teknik (Maintenance, Teknik Produksi, Quality Control, Part Control) kemudian ke Departemen Produksi (PPC, Welding, Painting, Trimming, Pembelian) sampai ke Delivery dan ke Proses Bisnis
Pendukung masih menggunakan data secara tertulis atau dengan mengunakan Form pengisian pada setiap tahap proses pengerjaannya. Kalaupun ada sistem yang digunakan masih berupa modul per modul yang hanya digunakan di beberapa bagian seperti bagian trimming. Perencanaan ke depannya PT. KRM akan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk mendukung semua bisnis prosesnya.
1.2 Perumusan Masalah
Setelah melalui proses identifikasi permasalahan yang ada di PT. KRM melalui preliminary study baik lewat wawancara langsung maupun mempelajari Manual Mutu dan SSP, dapat dirumuskan bahwa di dalam Proses Bisnis Utama yaitu di Departemen Teknik dan Departemen Produksi terdapat beberapa proses bisnis yang perlu dilakukan pengembangan agar lebih baik lagi, yaitu khususnya di Bagian Maintenance, Part Control dan Pembelian. Saat ini, Departemen Teknik dan Departemen Produksi menggunaka sistem informasi yang konvensional untuk master data yang digunakannya secara manual oleh bagian-bagian lain dalam rangka mendukung proses bisnis yang terkait. Dari hasil proses identifikasi yang dilakukan melalui wawancara langsung dan pengamatan di lapangan ditemukan awal permasalahan yang ada, seperti berikut ini :
a. Sistem informasi yang digunakan masih bagian per bagian di beberapa departemen (Keuangan dan PSDM) dan belum terintegrasi. Di bagian lainnya seperti di Departemen Teknik dan Departemen Produksi masih belum menggunakan sistem Informasi, walaupun ada hanya di bagian trimming. Hal ini
menyulitkan dalam pertukaran informasi data antar departemen tersebut dan terjadi duplikasi pekerjaan karena satu pekerjaan dilakukan di beberapa bagian. b. Belum adanya keseragaman data part / material master seperti penomoran dan
penamaan parts. Hal ini menyebabkan kesulitan pada saat pelacakan informasi yang berkaitan dengan status dari stock material. Apabila ada parts atau material parts yang bermasalah, petugas di lapangan harus mencari data (nama dan nomor) dari parts tersebut didalam dokumen secara manual dalam jumlah banyak, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sering terjadi.
c. Kurangnya sumber daya manusia dalam melakukan proses pekerjaan baik di Departemen Teknik maupun Departemen Produksi saat ini terutama dalam melakukan pekerjaan administrasi (input data) yang dilakukan pada sore hari, seringkali terjadi penumpukan pekerjaan sehingga proses pembayaran dan keuangan menjadi lambat dan juga apabila ada pekerja yang tidak masuk tidak ada pekerja yang menggantikannya sehingga pekerjaan administrasinya dibebankan ke bagian accounting.
d. Pembuatan proses perencanaan kebutuhan barang untuk kebutuhan produksi terlalu lama yaitu memakan waktu 2 hari, hal ini terjadi karena adanya proses pengecekan data stock yang ada pada saat ini dengan cara manual menggunakan Kartu Stock yang dilakukan secara manual satu persatu, sehingga mengakibatkan terhambatnya proses perencanaan itu sendiri.
e. Adanya keterlambatan / delay yang sering terjadi dalam proses pendistribusian material dari bagian Part Control ke bagian production line. Kejadian ini terjadi tidak hanya berkaitan dengan part atau material yang akan digunakan untuk
proses produksi, namun juga yang berkaitan dengan pendistribusian spare part pada saat diadakan proses perawatan tak terjadwal (un-scheduled maintenance). Dampak dari keterlambatan ini juga mempengaruhi proses delivery dari finished goods ke pelanggan akibat proses sebelumnya.
f. Ada beberapa proses pekerjaan di Departemen Teknik dan Departemen Produksi yang tidak sesuai dengan kapasitas dan kemampuan dari pekerja, terutama pekerjaan yang sifatnya administrative atau clerical.
Beberapa permasalahan tersebut di atas memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga menjadi tidak effektif dan effisien didalam menjalankan proses bisnisnya dan berpotensi untuk menurunkan daya saing perusahaan (competitive advantage). Masalah-masalah yang mendasari pemikiran untuk membuat penulisan ini, sehingga diperlukan suatu tindakan perubahan untuk menuju kebaikan.
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan
Tujuan dari Perbaikan Bisnis Proses ini untuk membantu PT. Krama Yudha Ratu Motor guna lebih meningkatkan proses kerja yang lebih baik lagi dengan mengelola jumlah sumber daya yang tepat dan waktu proses yang lebih effektif dan effisien di Departemen Teknik dan Departemen Produksi khususnya di bagian Maintenance, Part Control dan Pembelian sehingga pada akhir masa penelitian dari penulisan ini dapat diperoleh suatu usulan penyelesaian strategis sebagai hasil akhir. Dengan demikian, usulan tersebut dapat direalisasikan oleh PT. KRM guna pengembangan dan perbaikan selanjutnya secara berkesinambungan.
Sasaran dari penulisan ini adalah untuk menyediakan alur proses sistem manajemen data kepada PT. KRM di Departemen Teknik dan Departemen Produksi khususnya di bagian Maintenance, Part Control dan Pembelian guna membantu membangun sebuah solusi sistem komunikasi data yang bisa di pakai sebagai Master Plan pemakaian sistem informasi secara keseluruhan yaitu dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning.
Manfaat
Dengan pencapaian tujuan tersebut di atas, diharapkan proses bisnis yang ada di PT. KRM menjadi lebih streamlined, efektif dan efisien sebagaimana diharapkan oleh perusahaan. Dan perusahaan dapat menerapkan proses bisnis yang terintegrasi dan memberikan nilai tambah bagi peningkatan performansi perusahaan, mempercepat proses kerja serta meningkatkan daya saing.
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penulisan dalam perbaikan Proses Bisnis di PT. KRM yang ada saat ini mencakup elemen-elemen sebagai berikut :
! Mengidentifikasi proses bisnis yang perlu diperbaiki termasuk masalah kritisnya melalui As Is Analysis.
! Melakukan perbaikan proses bisnis yang ada dengan melakukan analisis untuk mencapai atau menghasilkan proses bisnis usulan yang lebih baik.
! Memberikan solusi pemakaian System Informasi sebagai pendukung usulan perubahan Proses Bisnis guna lebih meningkatkan efisiensi dalam proses pengambilan keputusan yang didukung oleh informasi yang akurat dan real time.
Selain itu GFP ini juga hanya mencakup beberapa proses bisnis yang terkait langsung dengan operasional perusahaan, yakni proses bisnis yang ada di lingkungan Direktorat Operasional yang terdiri dari Departemen Produksi dan Departemen Teknik. Bagian dari kedua department tersebut yang menjadi lingkup project ini adalah: Part Control, Pembelian dan Maintenance.
