PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI MEMONITORING PENGELUARAN BBM DI KANTOR POS

PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI

MEMONITORING PENGELUARAN BBM

DI KANTOR POS

1_{Renol Burjulius ,} 2_{Yuddy Darmawan} 1_{Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA} 2_{Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA}

Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : 1_{renol@y7mail.com,} 2_{yuddydarmawan12@gmail.com}

Abstrak

Pokok bahasan dalam Laporan Skripsi ini dititik beratkan pada pembuatan rencana strategi dalam membantu pengelolaan data pembelian BBM guna menghasilkan infomasi yang akurat, menghasilkan presentase yang mudah dimonitoring oleh bagian yang membutuhkan pada PT POS Indonesia MPC Bandung. Penulis mempelajari serta mengumpulkan data terhadap sistem dan proses kerja yang sedang berjalan dan menganalisa kendala yang terjadi dalam kegiatan pengelolaan pengumpulan data di PT POS Indonesia MPC Bandung.

Metode yang digunakan dalam perancangan strategi disini menggunakan metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat) dan untuk model pengembangan sistem informasi yang digunakan dalam Laporan Skripsi ini menggunakan model prototipe dengan pendekatan yang sesuai kebutuhan. Implementasi dari pengembangan sistem menggunakan bahasa pemrograman php dengan menggunakan framework yii.

Perancangan strategi dan pengembangan sistem ini diharapkan dapat membantu bagian umum dalam pengelolaan data, staff keuangan dalam pengeolahan data menjadi sebuah informasi yang akan di laporkan kepada kepala keuangan, dan kepala keuangan menggunakan informasi tersebut untuk memonitoring pengeluaran BBM yang dikeluarkan oleh operasional PT POS Indonesia MPC Bandung.

Kata kunci : Perencanaan Strategi,Monitoring BBM, Framework yii

1. Pendahuluan

Teknologi Informasi telah berkembang dengan cepat seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi yang tepat dan akurat. Perkembangan teknologi ini dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis di dalam mempersiapkan perusahaan mereka untuk terjun ke dalam ketatnya persaingan bisnis di Indonesia agar berhasil dan menjadi pemenang dalam persaingan bisnis tersebut dengan memberi nilai tambah pada produk dan pelayanan.

PT. Pos Indonesia MPC Bandung melakukan transaksi pembelian BBM (Bahan Bakar Minyak) saat hendak melakukan pengiriman barang, Sistem monitoring terhadap penggunaan BBM harus dilakukan supaya meminimalisir hal-hal yang tidak dinginkan selama proses terjadi, seperti penumpukan kwitansi transaksi BBM yang dapat berakibat hilang kwitansi transaksi BBM saat dibutuhkan. Maka untuk dapat memonitoring pemakaian BBM dengan baik memerlukan perencanaan strategis, dengan perencanaan yang tepat arus informasi yang diterima dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan agar sasaran yang ingin perusahaan capai dapat terwujud. Oleh karena itu, dibutuhkan arah strategi untuk mengetahui langkah monitoring yang tepat untuk diambil dalam perancangan sistem informasi. PT. Pos Indoensia MPC Bandung perlu meningkatkan dukungan bagi bisnis, salah satu nya dengan dukungan sistem informasi dengan menggunakan metodologi Wheleen and Hunger. Hal-hal yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah

bagaimana membuat suatu perencanaan strategis Sistem Informasi dalam memonitoring BBM yang sesuai dengan strategi PT. Pos Indonesia Bandung sehingga mendukung dalam peningkatan produktifitas, serta dapat memberikan informasi penggunaan BBM yang telah digunakan perbulan maupun pertahun oleh kendaraan yang melakukan pengiriman barang. Adapun Permasalahan yang temukan pada Implementasi kompresi data text menggunakan huffman coding, antara lain adalah : 1. Belum adanya strategi yang tepat untuk mengelola data pembelian BBM di PT POS Indonesia MPC Bandung.

2. Belum adanya perangkat lunak untuk menyimpan data pembelian bahan bakar minyak dan tampilan informasi pengeluaran bahan bakar minyak yang dikeluarkan kantor Pos Mpc Kota Bandung per bulan maupun taun.

Dalam hal ini batasan dan asumsi yang diambil adalah :

1. Monitoring pembelian BBM di kantor Pos Mpc Kota Bandung, menampilkan informasi pengeluaran BBM yang dikeluarkan oleh kantor Pos Mpc Kota Bandung, menyimpan data struk pembelian BBM yang diberikan oleh supir.

2. Metodologi yang digunakan yaitu dengan menggunakan model Wheleen and Hunger.

3. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Treats).

Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut :

1. Merancang strategi untuk pengelolaan data pembelian BBM agar dapat dimonitoring dengan baik.

2. Membuat perangkat lunak pendukung guna menyimpan data struk pembelian bahan bakar minyak dan dapat menampilkan informasi pengeluaran bahan bakar minyak yang dikeluarkan kantor Pos Mpc Kota Bandung per bulan maupun taun.

Metode yang digunakan dalam analisis perencanaan strategis yaitu dengan menggunakan model Wheleen and Hunger, metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran.

1.1 Landasan Teori

Monitoring adalah merupakan bagian dari sebuah aktivitas dimana sebuah pengawasan atau pemantauan untuk tujuan dan hasil dari hal tersebut akan dijadikan sebagai bahan evaluasi. Dalam sebuah pekerjaan tentunya sebuah pengawasan atau pemantauan sangat penting demi menjaga kualitas ataupun hasil dari setiap pekerjaan untuk kemudian ditindaklanjuti.

Dalam membantu proses perencanaan strategi, formulasi yang digunakan adalah formulasi strategi dengan menggunakan model wheleen dan hunger. Menurut Wheleen dan Hunger formulasi strategi merupakan perencanaan jangka panjang yang berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan. Formulasi strategi dimulai dengan kegiatan analisis situasional yaitu suatu proses untuk menemukan kecocokan strategi antara peluang yang ada dilingkungan eksternal perusahaan dengan kekuatan internal yang dimiliki perusahaan sementara pada saat yang sama memperhitungkan berbagai ancaman yang ada diluar lingkungan perusahaan dan kelemahan internal perusahaan.

Wheelen dan Hunger menggunakan tabel EFAS dan IFAS untuk meringkaskan hasil pemindaian lingkungan agar dapat dilakukan analisis yang akan memberikan kesimpulan bagi para manajer, strategi apa yang harus dibuat oleh perusahaan setelah mengkaji hasil pemindaian lingkungan tersebut. Tabel EFAS dan IFAS berasal dari analisis SWOT yang telah dimodifikasi oleh Wheelen dan Hunger dengan memberikan bobot serta peningkat untuk masing-masing faktor yang mencerminkan tingkat kepentingan suatu faktor dibanding faktor lainnya.

2. Analisis Kondisi Organisasi 2.1 Analisa Tenaga Kerja

Analisa tenaga kerja merupakan analisa sumber daya manusia, sumber daya manusia disini merupakan kepala keuangan yang bertugas memonitoring pengeluaran BBM yang didapatkan dari hasil perekapan dari staff keuangan dan pengumpulan data yang dilakukan oleh bagian umum.

2.2 Analisa Masalah

Analisa ini berisi tentang masalah apa saja yang sering timbul dalam staff keuangan khususnya pada saat pengelolaan rekapitulasi data pembelian BBM. Berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan maka didapat bahwa staff keuangan sering merasa disulitkan karena belum adanya strategi yang mampu membantu proses pengelolaan data struk pembelian BBM menjadi lebih efektif dan efisien ditambah belum adanya informasi presentase pengeluaran anggaran bahan bakar minyak secara akurat yang dikeluarkan Kantor Pos Mpc Kota Bandung. Serta bercecernya struk pembelian bahan bakar minyak, Kantor Pos Mpc Kota Bandung dan kadang hilang, karna belum adanya perangkat lunak untuk menyimpan data pembelian bahan bakar minyak dan tampilan informasi presentase pengeluaran bahan bakar minyak yang dikeluarkan kantor Pos Mpc Kota Bandung per minggu, bulan maupun taun.

2.3 Analisa SWOT

Tabel 1 Analisa Faktor Internal Strength (Kekuatan) Weakness

(Kelemahan)

1.

Tersedianya sarana dan prasarana penunjang untuk menghasilkan sebuah informasi presentase yang baik.

2.

SDM yang berlatar belakang sarjana, sehingga mudah mengerti bila diberi perencanaan strategi sistem informasi. 1. Belum adanya perangkat lunak yang menghasilkan informasi presentase pembelian bahan bakar minyak atau monitoring bahan bakar minyak. 2. Masih belum akuratnya informasi pengeluaran bahan bakar minyak, karna struk pembelian bahan bakar minyak terkadang tercecer sampai hilang. 3. Manajemen arsip yang buruk

Tabel 2 Analisa Faktor Eksternal Opportunities

(Peluang)

Treats (Ancaman)

1. Kendaraan oprasional setiap bulan dilakukan pengecekan kondisi kendaraan, sedikit kemungkinan terjadi kerusakan saat melakukan pengantaran barang pelanggan. 2. Terus bertambahnya jalur pengiriman setiap bulan. 3. Perkembanga n teknologi dalam perusahaan 1. Rusak atau hilangnya struk pembelian bahan bakar minyak. 2. Tidak akuratny a data yang dihasilka n bagian umum.

Tabel 3 Analisa Tows Matrix

INTERNAL EXTERNAL Strength (Kekuatan) 1. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang untuk menghasilka n sebuah informasi yang baik. 2. SDM yang berlatar belakang sarjana, sehingga mudah mengerti bila diberi perencanaan strategi sistem informasi. Weakness (Kelemahan) 1.Belum adanya perangkat lunak yang menghasilkan informasi presentase pembelian bahan bakar minyak atau monitoring bahan bakar minyak. 2.Masih belum akuratnya informasi pengeluaran bahan bakar minyak, karna struk pembelian bahan bakar minyak terkadang tercecer sampai hilang. 3.Manajemen arsip yang buruk Opportunities (Peluang) 1. Terus bertamba hnya struk pembelia n BBM setiap bulan dan pengeluar an BBM tidak stabil. 2. Terus bertamb ahnya jalur pengiri man setiap bulan. 3. Perkem bangan teknolo gi dalam perusah aan S-O 1.Membangun sebuah sistem informasi untuk pelatihan SDM guna meningkatkan kompetensi SDM. 2.Membangun sebuah sistem informasi penentuan sebuah jalur baru dengan menggunakan sarana dan prasana yang ada di PT POS. 3.Membangun sistem informasi untuk memonitoring pengeluaran BBM. W-O 1. POS harus mengembangkan aplikasi komputer untuk mendukung proses kerja 2. POS harus mengoptimalkan teknologi dalam penginputan data. 3. Membangun sistem informasi kearsipan Treats (Ancaman) 1. Rusak atau hilang nya struk pembe lian bahan bakar minya k. 2. Tidak akura tnya data yang S-T 1.Meningkatkan keamanan pada ruang penyimpanan data/arsip. 2.Memelihara struk didalam ruang penyimpanan arsip agar mendapatkan data yang akurat. W-T 1. Pemeliharaa n dan Meningkatka n teknologi yang dibutuhkan terutama dalam penginputa data. 2. POS harus melakukan monitoring dan evaluasi terhadap sistem informasi pengarsipan sehingga informasi yang dihasilkan akurat

Berdasarkan Strategi yang didapat dari hasil analisa TOWS Matrix diharapkan pengelolaan data struk pembelian bahan bakar minyak yang ada di PT. Pos MPC Bandung, dapat membantu mengefisiensikan kerja para pegawai bagian umum dan staff keuangan terutama dalam rekapitulasi struk pembelian bahan bakar minyak guna mendapatkan data yang akurat, serta dapat memberikan presentase pembelian bahan bakar minyak sehingga kepala keuangan dapat memoitoring pengeluaran perusahaan dari pembelian bahan bakar minyak, serta adanya stretegi yang dapat mengatur, mengelola dan memantau kegiatan proses bisnis monitoring dan dalam sistem pun tidak ada lagi data yang tidak akurat, serta tidak ada struk yang hilang.

2.4 Rencana Strategi Sistem Informasi

Tabel 4 Rencana Strategi Sistem Informasi

No Kegiatan Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 1. Sistem Informasi Monitoring Pengeluaran BBM 2. Sistem Informasi Kearsipan 3. Sistem Informasi Penentuan Sebuah Jalur Baru 4. Sistem Informasi Pelatihan SDM 3. Implementasi

Pada bab ini membahas wujud dari hasil implementasi yaitu sebuah aplikasi yang siap untuk diuji dan digunakan. Dalam implementasi Aplikasi ini dikembangkan dengan bahasa pemrograman Yii dan penyimpanan menggunakan database Sql Server.

1. Aplikasi Monitoring BBM ini dirancang untuk perangkat komputer/laptop (local).

2. Aplikasi ini ditujukan untuk bagian umum dan staff keuangan, untuk mengetahui presentase penggunaan BBM pada kendaraan operasional, sebagai bahan untuk pelaporan kepada kepala keuangan.

3. Aplikasi dibuat belum secara online namun masih bersifat localhost.

3.1 Lingkup dan Lingkungan

Pengujian aplikasi ini memiliki lingkup dan lingkungan yang akan dilakukan dengan menggunakan metode pengujian black box. Aplikasi yang diimplementasikan bersifat localhost dan pengujiannya dilakukan oleh Bagian IT, Bagian Umum, Staff Keuangan, Kepala Keuangan. Proses pengujian akan dilakukan terhadap semua kebutuhan fungsional yang telah dirancang pada tahap perancangan aplikasi.

Berikut adalah rencana pengujian Aplikasi yang dijabarkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 5 Rencana Pengujian Aplikasi

Item Uji Butir Uji Jenis

Pengujian

Login dengan form Nama

Validasi

Inputan Black Box

User dan Password Kesesuaian proses Membuat User baru, mengupdate dan menghapus User Validasi Inputan Black Box Kesesuaian proses Membuat data transportasi, mengupdate dan menghapus data transportasi Validasi Inputan Black Box Kesesuaian proses Mengunduh laporan Validasi Inputan Black Box Kesesuaian proses Mengupload laporan Validasi Inputan Black Box Kesesuaian proses Mengunduh diagram monitoring BBM Validasi

Inputan Black Box

Kesesuaian proses Konfirmasi laporan Validasi Input Black Box Kesesuaian Proses

Login/Logout Validasi Input

Black Box

Kesesuaian Proses

3.2 Implementasi Antarmuka

Gambar 1 Halaman Kelola User

Disini Bagian IT dapat mengakses halaman mengelola data user yang dapat login menggunakan aplikasi ini, Bagian IT dapat membuat user baru, mengupdate user dan menghapus user.

Gambar 2 Halaman Kelola Transportasi Pada halaman ini hanya Bagian Umum yang dapat mengakses halaman ini, disini bagian umum dapat mengelola data transportasi, seperti tambah data transportasi, mengupdate transportasi dan menghapus data transportasi.

Gambar 3 Halaman Kelola BBM

Pada halaman ini juga hanya Bagian Umum yang dapat mengakses, di halaman ini bagian umum mengisikan jumlah BBM yang telah digunakan oleh kendaraan operasional dan bagian umum dapat mengupdate data, menghapus data BBM.

Gambar 4 Halaman Upload Laporan Halaman ini juga hanya bisa diakses oleh Staff Keuangan, disini Staff Keuangan, mengirimkan laporan perbulan kepada kepala keuangan, dengan mengupload laporan yang telah didownload.

Gambar 5 Halaman Monitoring BBM Halaman ini hanya dapat di akses oleh Kepala Keuangan, dihalaman ini kepala keuangan dapat melihat diagram penggunaan BBM yang telah digunakan oleh kendaraan operasional perminggu ataupun perbulan. Diagram ini pun dapat di unduh.

3.3 Hasil Pengujian

Hasil pengujian dari aplikasi pelaporan kehadiran dosen menunjukan bahwa aplikasi tersebut dapat dioperasikan dengan baik dan fungsi-fungsi yang berada di dalamnya telah sesuai. Di bawah ini adalah hasil pengujian aplikasi pelaporan kehadiran. Tabel 6 Hasil Pengujian

No . Test Case Hasil yang diharapk an Hasil yang diperoleh Hasil Pengu jian 1. Pengujia n tombol login Penggun a akan masuk ke dalam sistem menggu nakan usernam e dan passwor d yang telah didaftar kan dan kemudia n disajika n halaman utama. Pengguna dapat masuk ke dalam sistem menggunak an username dan password yang telah didaftarkan . Berha sil 2. Pengujia n membua t data baru Penggun a akan disajika n tatap muka (interfac e) sesuai dengan data Pengguna dapat disajikan tatap muka (interface) sesuai dengan data yang telah diinput. Berha sil

yang telah diinput. 3 Pengujia n mengup date data Penggun a akan disajika n tatap muka (interfac e) sesuai dengan data yang telah diperbah arui. Pengguna dapat disajikan tatap muka (interface) sesuai dengan data yang telah diperbahar ui. Berha sil 4 Pengujia n mengha pus data Penggun a akan disajika n tatap muka (interfac e) sesuai dengan data yang dipilih. Pengguna dapat disajikan tatap muka (interface) sesuai dengan data yang dipilih. Berha sil 5. Pengujia n tombol print Penggun a akan mendap atkan tampilan print, setelah penggun a meneka n tombol print, laporan tercetak. Pengguna mendapatk an tampilan print, setelah tombol print ditekan, laporan otomatis tercetak. Berha sil 6. Pengujia n pemiliha n bulan Penggun a akan mendap atkan tampilan monitori ng berbentu k diagram, setelah penggun a memilih bulan Pengguna mendapatk an tampilan diagram, dari taun yang telah dipilih oleh pengguna. yang akan ditampil kan.

Berdasarkan atas hasil implementasi dan pengujian yang telah dilakukan didapat bahwa strategi yang telah diusulkan dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dalam pengelolaan data dan membuat data monitoring menjadi akurat. Strategi tersebut berhasil diimplementasikan dengan bantuan alat atau tools

yang telah dirancang atau dibuat berdasarkan atas hasil analisis aplikasi yang sudah digunakan sebelumnya, dan presentase pengeluaran BBM dapat dilihat chart yang dapat dilihat kepala keuangan sebagai bahan monitoring.

Adapun saran untuk perusahaan agar PT POS Indonesia MPC Bandung mau ikut serta mengembangkan teknologi informasi serta menambah sarana dan prasarana untuk pengembang. Selain itu rancangan ini dapat lebih dikembangkan kembali sesuai dengan kebutuhan yang akan datang dan disarankan agar melakukan perubahan Sistem Aplikasinya karena masih banyak hambatan-hambatan di kemudian hari.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber internet

kajianpustaka. (2016, november). Diambil kembali dari kajianpustaka.com:

http://www.kajianpustaka.com/2016/11/pe ngertian-tujuan-dan-proses-manajemen-strategi.html

M.A. (2015, Maret 17). Pengertian Monitoring dan Evaluasi Kebijakan. Diambil kembali dari setkab.go.id:

http://setkab.go.id/pengertian-monitoring-dan-evaluasi-kebijakan

Software, Y. (2017). YiiFramework. Diambil kembali dari yiiframework.com:

http://www.yiiframework.com/doc/guide/ 1.0/id/quickstart.what-is-yii

Sumber Buku

Solihin, I. (2012). Manajemen Strategik. Jakarta: : Erlangga.

Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi.

J. David Hunger & Thomas L. Wheelen. (2012).