1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Kegiatan akademik yang ada di Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammdyah Jember sangat banyak, baik itu yang berhubungan dengan kegiatan kuliah maupun yang di luar kuliah. Perlu adanya suatu sistem informasi yang dapat membantu pengelolaan berbagai kegiatan tersebut secara terkomputerisasi sehingga kegiatan akademik Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammdyah Jember dapat bejalan dengan baik.
Salah satu kegiatan akademik yang pasti ada di setiap perguruan tinggi adalah kegiatan perkuliahan, dimana dalam kegiatan perkuliahan tersebut pasti ada proses pengolahan data akademik yang salah satunya berhubungan dengan nilai dan kehadiran mahasiswa. Sampai saat ini, pengelolaan nilai mahasiswa di Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember masih menggunakan sistem manual. Dosen menyerahkan rekap nilai dan kehadiran mahasiswa kepada bagian Pengajaran dalam bentuk hardcopy atau tulisan tangan, kemudian bagian pengajaran menginputkan data-data tersebut dalam bentuk Microsoft excel. Setelah itu bagian pengajaran mencetak data nilai tersebut dan ditempel di papan pengumuman untuk setiap matakuliah yang sudah ada nilainya. Mahasiswa hanya bisa melihat nilai untuk setiap matakuliah melalui papan pengumuman tersebut. Setelah nilai telah lengkap pada tiap semester, data yang tersimpan dalam bentuk Microsoft excel langsung dicetak dan langsung dibagikan ke setiap mahasiswa pada tiap semester sebagai Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa. Hal ini sama halnya seperti pembagian raport waktu SD, SMP, atau SMU.
Sistem pengelolaan ini masih dirasa sangat kurang efisien karena mahasiswa tidak bisa melihat nilai secara keseluruhan, proses perhitungan persentasi absensi juga masih digunakan secara manual, serta proses penyimpanan data nilai juga masih menggunakan excel sehingga data yang ada terpisah-pisah. Selain itu proses penghitungan IP dan IPK setiap semester juga masih dilakukan secara manual oleh mahasiswa sendiri.
Berawal dari permasalah diatas, maka akan dibangun sebuah Aplikasi Pengelolaan Data Akademik Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember untuk menangani masalah tersebut. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan pengelolaan dan pengolahan data Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember dapat dilakukan dengan lebih efektif dan transparan.
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, didapat beberapa rumusan masalah sebagai berikut :
1) Bagaimana membangun suatu aplikasi yang dapat melakukan pengolahan nilai mahasiswa?
2) Bagaimana membangun suatu aplikasi yang dapat melakukan pengolahan kehadiran mahasiswa?
3) Bagaimana membuat sebuah report dari pengolahan data akademik keseluruhan (seperti KHS dan Transkrip Nilai)?
1.3
Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka pada proyek akhir ini ada beberapa batasan masalah dari Aplikasi ini,antara lain adalah:
1) Aplikasi ini berupa aplikasi dekstop dan tidak online.
2) Hanya bisa diakses oleh admin pengajaran, dosen dan mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember.
3) Aplikasi Pengolahan Data Akademik ini belum mengakomodasi adanya perubahan kurikulum.
4) Data akademik yang ditangani oleh aplikasi adalah data nilai, data kehadiran, dan data jadwal kuliah.
5) Pengamanan yang dilakukan hanya untuk password dan login. 6) Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Java.
7) Menggunakan model Entity Relationship diagram (diagram ER).
1.4
Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah yang telah dibuat maka didapatkan tujuan pembuatan Aplikasi sebagai berikut :
1) Dapat menampilkan data nilai mahasiswa, baik nilai per semester maupun nilai keseluruhan mahasiswa.
2) Dapat mengetahui prosentase kehadiran mahasiswa.
3) Dapat membantu admin dalam membuat laporan nilai mahasiswa.
1.5
Metode Penyelesaian Masalah
Metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan masalah ini yaitu menggunakan metode terstruktur. Sedangkan model proses yang digunakan untuk penyelesaian masalah ini adalah menggunakan waterfall model. Untuk lebih jelasnya, metodologi penyelesaian masalah ini dibagi beberapa tahap seperti di bawah ini.
1.5.1 Pengumpulan data
Untuk membangun Aplikasi Pengelolaan Data Akademik Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember ini dibutuhkan beberapa data sebagai sampel. Data ini diambil langsung dari Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember. Data yang diambil yaitu data nilai mahasiswa secara keseluruhan seperti nilai kuis, UTS, UAS dan tugas-tugas, data kehadiran serta requirement lain yang dibutuhkan. Data ini kemudian akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi dan sampel pada saat pengujian aplikasi.
1.5.2 Observasi data dan identiifikasi masalah
Tahapan ini dilakukan secara langsung dengan mengamati bagaimana pengelolaan data nilai yang ada di Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember. Beberapa yang masih bersifat manual sebagai berikut:
1. Menampilkan nilai yang masih secara manual yaitu dengan cara ditempel dipapan pengumuman.
2. Tidak ada sistem yang menangani perhitungan IP Semester dan IPK sehingga perhitungan yang digunakan masih secara manual.
3. Nilai yang ditampilkan hanya per matakuliah, tidak semua nilai yang diambil pada semester itu.
1.5.3 Studi Literatur dan Konsultasi
Salah satu metodologi penyelesaian masalah adalah studi literatur, yaitu pencarian dan pengumpulan literatur-literatur dan kajian yang berkaitan dengan masalah-masalah yang terdapat pada Proyek Akhir ini. Literatur tersebut berupa artikel, buku referensi, internet, dan sumber lain yang berhubungan dengan masalah Proyek Akhir ini. Selain itu konsultasi dengan dosen pembimbing dan admin fakultas ilmu kesehatan agar Proyek Akhir ini sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
1.5.4 Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam Proyek Akhir ini adalah menggunakan waterfall model yang tahapannya terdiri dari analisa masalah, perancangan dan implementasi, serta pengujian.
1. Analisa Kebutuhan
Untuk mengetahui cara menyelesaikan masalah yang dihadapai dalam Proyek Akhir ini, dibutuhkan analisa terhadap kebutuhan-kebutuhan berdasarkan sumber-sumber yang ada dan berdasarkan pengamatan terhadap kebutuhan Proyek Akhir ini.
2. Perancangan
Pada tahap ini akan dilakukan perancangan sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan dari Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember dengan menentukan fungsionalitas sistem. Fungsionalitas sistem secara umum adalah :
a. Pengelolaan data mahasiswa
Fungsionalitas ini berisi pengelolaan biodata mahasiswa seperti nim,nama, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon, foto. b. Pengelolaan data matakuliah
Fungsionalitas ini berisi pengelolaan data-data matakuliah yang ada di Fakultas Ilmu Kesehatan.
c. Pengelolaan data dosen
Fungsionalitas ini berisi pengelolaan biodata dosen seperti nama, nip, kode dosen, alamat, nomor telepon.
d. Pengolahan data nilai
Fungsionalitas ini terdiri dari nilai akhir, nilai per semester, dan daftar nilai keluar.
e. Pengolahan data kehadiran
Fungsionalitas ini berisi pengolahan data kehadiran mahasiswa. f. Pengelolaan data jadwal
Fungsionalitas ini berisi pengelolaan jadwal mahasiswa dan dosen. g. Fungsionalitas ganti password
Fungsionalitas ini berisi tentang menu untuk melakukan ganti password
3. Implementasi dan Pengujian
Hasil dari perancangan aplikasi ini akan diimplementasikan melalui pengkodean menggunakan bahasa pemrograman Java dengan database yang digunakan adalah PostgreSql. Setelah aplikasi selesai dibuat, tahap selanjutnya adalah pengujian. Tahap pengujian ini dilakukan secara black box, yaitu pengujian yang berfokus pada fungsionalitas-fungsionalitas yang terdapat dalam aplikasi ini. Pengujian secara black box ini dilakukan untuk melihat keluaran yang dihasilkan dari inputan, sehingga dapat diketahui kinerja dari aplikasi tersebut.
1.5.5 Dokumentasi
Menyusun dokumentasi program agar dapat digunakan pada tahap pengembangan selanjutnya. Penyusunan dokumentasi dilakukan seiring dengan pembuatan aplikasi ini. Dokumentasi akan diimplementasikan dalam bentuk buku besar.
1.6
Sistematika Penulisan
Proyek Akhir ini disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, metode penyelesaian masalah dan sistematika penulisan
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini memuat berbagai teori yang mendukung terlaksananya pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Akademik Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember, khususnya teori-teori yang mendukung dalam pembuatan aplikasi.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang analisis kebutuhan untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan sistem saat ini sehingga bisa ditentukan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi agar pembuatan Aplikasi Pengolahan Data Akademik Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadyah Jember dapat tercapai. Untuk menggambarkan analisis sistem saat ini akan dibuat perancangan aliran informasi, perancangan basis data, perancangan struktur aplikasi dalam bentuk desktop application.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN TESTING
Bab ini berisi tentang pengimplementasian rancangan pada tahap sebelumnya dan melakukan pengujian aplikasi baru.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari keseluruhan aplikasi yang telah dibuat serta saran yang diperlukan untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.
