Unit BCC (dengan Manajer unit BCC : Laily Alfa Citra)
1. Apakah ada kebutuhan dari unit yang ibu pimpin ini yang bertujuan meningkatkan kegiatan operasional?
Ada, salah satunya adalah perlunya sistem baru atau aplikasi baru yang dapat membantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional unit ini, seperti pembuatan kerjasama dan monitoring kerjasama.
2. Memangnya, bagaimana dengan sistem yang ada sekarang?
Sistem yang ada sekarang masih manual, atau lebih tepatnya masih semi manual. Dimana menggunakan proram seperti microsoft excel dan microsoft word, komunikasi via email, serta tidak adanya database khusus BCC yang menyimpan data / history kerjasama. Selama ini data yang ada hanya disimpan pada harddisk komputer kantor.
3. Bagaimana proses bisnis dari sistem yang sedang berjalan saat ini?
Bila ada orang dari salah satu unit dari BINUS University ini ingin melakukan kerjasama dengan pihak luar, maka ia harus membuat proposal kerjasama yang berisi keterangan tentang dirinya, tujuan dan manfaat dari kerjasama itu, serta hak dan kewajiban BINUS University didalamnya, dan menyerahkannya ke unit ini. Setelah saya lihat dan pertimbangkan bahwa ini ide yang bagus, maka staf saya akan membuat draft kerjasama tersebut. Setelah saya lihat dan saya setujui, maka draft tersebut akan dibawa ke Wakil Rektor III selaku atasan saya, bagian finance bila ada berkaitan dengan biaya, kepala unit dari orang yang mengajukan
proposal dan bagian legal untuk didiskusikan menurut pandangan hukum untuk mencegah hal-hal yang dapat merugikan ita dari segi hukum. Setelah mendapat approval dari mereka, saya akan menelepon pihak ekternal yang berkaitan untuk mendiskusikannya. Bila ada perubahan isi dokumen maka staf saya akan mengganti draft dokumen kerjasama tersebut dan bila sudah fix maka kami melakukan koordinasi pelaksanaan penandatangan dokumen kerjasama. Setelah koordinasi dilakukan, maka tinggal pelaksanaan penandatangan kerjasama. Setelah dokumen ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait, dokumen asli akan diarsip oleh bagian legal dan kami mengarsip salinannya. Lalu unit BCC akan membuat pengumuman tentang kerjasama ini, seperti menampilkannya pada website BINUS University di bagian kerjasama BCC.
4. Sistem aplikasi seperti apa yang ibu harapkan?
Saya mengharapkan dengan sistem baru ini maka waktu dan biaya dalam pembuatan kerjasama ini menjadi lebih kecil atau diminimalisasi. Seperti pembuatan proposal kerjasama dapat dilakukan melalui jaringan internet, sehingga bila ada yang ingin menjalin kerjasama dengan pihak eksternal dapat membuat proposal dari manapun dan kapanpun. Proposal ini akan dibuat formatnya yang dapat diisi oleh orang tersebut, dan begitu di submit maka kami akan langsung menerimanya. Setelah dibuat draft-nya, pada saat di tekan tombol save, maka draft tersebut secara otomatis akan terkirim ke pihak-pihak yang berkaitan seperti yang disebutkan tadi, kecuali eksternal, karena ini masih bersifat internal. Lalu mereka dapat mengirim balasan berupa keputusan tentang persetujuan mereka beserta komentarnya bila ada. Namun untuk bagian legal,
saya tetap harus berdiskusi untuk mencegah hal-hal yang tidak diharapkan. Lalu ada database yang menyimpan data dan informasi kerjasama yang dilakukan BCC.
5. Apakah ada perubahan proses dalam sistem yang baru ini selain yang ibu sebutkan tadi?
Sebenarnya tidak ada, hanya berupa penghematan waktu saja, dimana kami tidak harus mengantarkan draft tersebut pada pihak terkait dan meminta approval karena sudah dilakukan oleh sistem. Selain itu, sekarang setiap kerjasama yang akan dilakukan harus di laporkan ke bagian finance walaupun tidak ada kaitannya dengan biaya demi kepentingan unit tersebut.
6. Apakah tolok ukur ibu dari sistem aplikasi baru ini?
Yang menjadi tolok ukur dari sistem aplikasi baru nanti adalah proses dapat terorganisir dengan baik dan cepat (efisien), meliputi flow document kepada pihak-pihak terkait serta dokumentasi lebih rapi dan lengkap.
7. Siapakah yang biasanya ditunjuk sebagai pimpinan proyek kerjasama ini?
Biasanya yang menjadi pimpinannya adalah orang yang mengajukan proposal, tapi itupun tergantung kesepakatan semua pihak.
8. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi pembuatan kerjasama ini?
Biasanya memakan waktu sekitar 5 hari per transaksi, karena kita harus menyesuaikan jadwal dengan semua pihak yang terkait untuk melakukan penandatanganan kerjasama.
9. Dan berapa rata-rata jumlah transaksi yang dilakukan dalam 1bulan? Rata-rata kami membuat sekitar 4 transaksi kerjasama dalam 1 bulan.
10. Berapa banyak peningkatan yang ibu harapkan dari sistem yang baru ini?
Setidaknya atau seminimal-minimalnya ada tambahan 1 transaksi kerjasama yang dapat kami selesaikan dalam 1 bulan. Dan waktu penyelesaiannya pun menurun.
11. Berapa lama waktu yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi baru ini? Sekitar 3 bulan, dan akan diimplementasikan paling lambat bulan April 2009
Unit BAC (dengan Manajer unit BAC : Maria Intan Setiadi, S.Kom., MM.)
1. Apakah ada kebutuhan dari unit yang ibu pimpin ini yang bertujuan meningkatkan kegiatan operasional?
Ada, yaitu adanya tambahan program membership alumni yang pendaftarannya dapat dilakukan melalui website alumni. Program ini memungkinkan alumni mendapatkan layanan dari BINUS University umumnya dan BAC khususnya. Selain itu adanya program donasi yang memungkinkan alumni menyumbang melalui BAC, dimana untuk pemberitahuannya dapat dilakukan melalui website alumni.
2. Memangnya, bagaimana dengan sistem yang ada sekarang?
Sistem yang ada sekarang, untuk proses pemberitahuannya masih via telepon atau email.
3. Bagaimana proses bisnis pada sistem yang sedang berjalan saat ini?
• Pendaftaran program membership dimulai dengan kami menerima data alumni yang masuk melalui email atau telepon. Lalu kami akan mencatat data itu untuk kemudian kami lakukan konfirmasi, terutama pada database alumni mengenai kebenaran data tersebut. Bila ternyata benar, maka alumni dapat melakukan pembayaran uang keanggotaan senilai Rp 150.000,- untuk masa keanggotaan 2 tahun dan mengirimkan bukti bayarnya pada kami. Setelah itu, kami akan memberikan ID dan Password bagi anggota baru tersebut.
• Penerimaan donasi selama ini dilakukan dengan adanya pemberitahuan bahwa ada donatur yang ingin menyumbang baik untuk event-event tertentu maupun untuk pihak luar yang memerlukan melalui BAC via telepon atau email. Lalu melakukan konfirmasi sumbangan dengan donatur. Setelah itu kami menerima donasi.
4. Sistem baru seperti apa yang ibu harapkan?
• Pada saat pendaftarannya dapat dilakukan secara online sehingga menghemat waktu pencatatan data.
• Pada saat pemberitahuan bahkan saat konfirmasi tentang penyampaian donasi dapat dilakukan melalui website sehingga bisa menghemat waktu dan biaya telepon.
5. Apakah ada perubahan proses dalam sistem yang baru ini selain yang ibu sebutkan tadi?
Hanya pada yang saya sebutkan tadi, selebihnya tidak ada
6. Apakah tolok ukur ibu dari sistem aplikasi baru ini?
Kecepatan proses dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas tersebut serta efisiensi biaya yang diharapkan terjadi dengan adanya pengembangan itu
7. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing transaksi tersebut?
Untuk menyelesaikan satu transaksi pendaftaran biasanya memakan waktu kurang lebih 1 jam dan transaksi donasi kurang lebih memerlukan waktu sekitar 1 jam.
8. Berapa rata-rata transaksi yang dilakukan dalam 1 bulan?
Kurang lebih masing-masingproses itu terjadi 5 kali dalam sebulan
9. Berapa peningkatan yang ibu harapkan dari sistem yang baru nanti? Minimal 20 % untuk masing-masing proses itu.
Unit BEC (dengan Manajer unit BEC : Ir. Karyana Hutomo MM.)
1. Apakah ada kebutuhan dari unit yang bapak pimpin ini yang bertujuan meningkatkan kegiatan operasional?
Ada, yaitu adanya tambahan program registrasi alumni yang pendaftarannya dapat dilakukan melalui website BEC dan program perekrutan mahasiswa BINUS University oleh industri yang sudah mendaftar sebagai anggota yang pemberitahuan perekrutannya dilakukan melalui website BEC.
2. Memangnya, bagaimana dengan sistem yang ada sekarang?
Sistem yang ada sekarang, untuk proses pendaftaran sebagai anggota BEC dan pemberitahuan perekrutannya masih via telepon atau email.
3. Bagaimana proses bisnis pada sistem yang sedang berjalan saat ini?
• Pendaftaran dimulai dengan kami menerima data industri yang ingin menjadi anggota BEC dan mendapatkan layanan-layanan yang tersedia di BEC, yang masuk melalui email atau telepon dan dicatat pada form pendaftaran. Lalu kami akan mencatat data itu untuk kemudian kami lakukan konfirmasi, terutama untuk mengecek kebenaran data yang diberikan. Setelah kami melakukan konfirmasi data dan lolos, industri melakukan pembayaran, lalu kami akan mencatat pembayaran yang dilakukan dan tugas kami selanjutnya adalah mengarsip bukti bayar dan form pendaftaran tersebut. Setelah itu, pihak kami akan mengaktifkan account industri dan memberikan ID dan Password bagi anggota baru tersebut. Kemudian pihak operasional kami
akan melakukan pencatatan pada buku rekap penjualan dan terakhir membuat laporan penjualan harian.
• Fungsi perekrutan mahasiswa oleh industri melalui BEC dilakukan ketika pihak industri (perusahaan) menghubungi BEC via telepon atau email untuk melakukan perekrutan pada mahasiswa yang terdafar. Dimana cv mahasiswa tersebut sudah dilihat oleh perusahaan melalui website BEC (dengan nomor telepon dan alamat mahasiswa tidak ditampilkan). Lalu pihak kami akan menghubungi mahasiswa tersebut untuk menanyakan kebersediaannya. Bila mahasiswa tersebut bersedia maka kami akan membuat jadwal pertemuan perusahaan dengan mahasiswa, namun bila mahasiswa itu tidak bisa atau tidak bersedia maka kami akan memberikan alternatif tanggal lain atau maahasiswa lain kepada industri. Jika perusahaan menerima alternatif itu maka pihak BEC akan membuat jadwal pertemuan antara keduanya, dan jika alternatif dari kami tidak diterima maka proses selesai.
4. Sistem baru seperti apa yang bapak harapkan?
• Pada saat pendaftarannya dapat dilakukan secara online sehingga menghemat waktu pencatatan data, menerima pembayaran melalui transfer, dan berarti tinggal mengarsip bukti pembayaran karena form pendaftaran sudah tersimpan secara otomatis dalam database. Selain itu, dalam mengaktifkan account perusahaan, tidak perlu lagi memasukkan datany, hanya tinggal ambil dari database berdasarkan form pendaftaran dan di aktifkan account-nya. Lalu membuata laporan penjualan harian juga
langsung dibuat oleh sistem dengan mengambil data dari buku rekap penjualan yang telah di entry sebelumnya.
• Perusahaan yang ingin melakukan perekrutan dapat mendaftar atau memberitahu dengan mengisi form perekrutan pada website BEC. Sehingga menghemat waktu kami dan waktu perusahaan dalam melakukan pendaftaran.
5. Apakah ada perubahan proses dalam sistem yang baru ini selain yang disebutkan tadi?
Hanya pada yang saya sebutkan tadi, selebihnya tidak ada
6. Apakah tolok ukur bapak dari sistem aplikasi baru ini?
Kecepatan proses dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas tersebut serta efisiensi biaya yang diharapkan terjadi dengan adanya pengembangan itu
7. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing transaksi tersebut?
Untuk menyelesaikan satu transaksi registrasi biasanya memakan waktu kurang lebih 2 jam dan transaksi perekrutan kurang lebih memerlukan waktu sekitar 1 jam.
8. Berapa rata-rata transaksi yang dilakukan dalam 1 bulan?
Kurang lebih proses registrasi itu terjadi 10 kali dalam 1 bulan dan transaksi perekrutan 5 kali dalam sebulan
9. Berapa peningkatan yang bapak harapkan dari sistem yang baru nanti? Minimal 20 % untuk masing-masing proses itu.
• Arsitektur yang Disetujui dan Didokumentasikan Prosedur Kerja Sama (BCC 01)
Prosedur ini dimulai dari BCC melakukan komunikasi dengan pihak partner kerjasama untuk menjaga relasi dan mendapatkan umpan balik tentang kemajuan pelaksanaan proyek kerjasama minimal setiap 3 bulan sekali, dengan dokumen hasil komunikasi. Lalu Pimpinan Proyek membuat laporan tertulis kepada Atasan / Yayasan / Rektor tentang kemajuan pelaksanaan proyek sampai proyek berhasil, dilakukan minimal setiap 3 bulan sekali dan menghsilkan dokumen laporan kerja sama. BCC membuat rekap laporan kerjasama itu dan melakukan evaluasi kerja sama juga minimal 3 bulan sekali, yang menghasilkan laporan evaluasi kerja sama.
Bila ada perubahan pimpinan proyek maka Rektor / Yayasan akan melakukan pemberitahuan kepada partner kerja sama melalui BCC. Bila tidak ada maka akan dilihat apakah ada perubahan isi dokumen. Kalau ada perubahan isi dokumen maka BCC atau pimpinan proyek akan menyusun addendum atau lampiran kerja sama, lalu menyusun draft dokumen kerja sama. Setelah itu BCC atau tim pengusul mengkonsultasikan draft dokumen kerja sama tersebut dengan bagian legal dan financial serta pihak eksternal.
Ada 2 alternatif setelah draft doumen kerja sama dikonsultasikan yaitu apakah ada perubahan isi dokumen kerjasama atau tidak, kalau ada maka akan kembali pada langkah penyusunan draft dokumen kerja sama dan kalau tidak ada perubahan isi dokumen maka BCC / Tim pengusul mengkoordinasikan pelaksanaan penandatanganan dokumen kerja sama. Rektor / Yayasan / Pimpinan proyek (PIC yang ditunjuk oleh Rektor / Yayasan) melakukan
penandatanganan dokumen kerja sama. Corporate legal akan mengarsip salinan asli dari dokumen kerja sama, sementara BCC & Tim Pengusul mengarsip salinan dokumen kerja sama. Lalu BCC / Public relations / Tim Pengusul mengumumkan kerja sama (internal & eksternal). Prosedur Kerja sama selesai.
Ada tidaknya perubahan pimpinan proyek seperti pada paragraf ke 2 diatas tetap akan dilihat apakah ada perubahan isi dokumen, dengan adanya perubahan isi dokumen telah dijelaskan langkah apa yang akan di kerjakan selanjutnya pada paragraf tersebut juga. Namun bila tidak ada perubahan maka akan dilihat proyek akan diteruskan atau tidak, bila tidak diteruskan maka Rektor / Yayasan meminta pimpinan proyek untuk menghentikan pelaksanaan kerja sama dengan memberikan Perintah Penghentian Penulisan. Pimpinan proyek akan mengkonsultasikannya dengan BCC. Kemudian membuat laporan tertulis tentang kegiatan akhir proyek kerja sama kepada Rektor / Pimpinan. Bila laporan tersebut tidak disetujui oleh partner kerja sama yang bersangkutan maka pimpinan proyek harus membuat revisinya, dan bila laporan tersebut disetujui maka Corporate Legal akan mengarsip satu salinan laporan akhir proyek kerja sama. Dan prosedur kerja sama pun selesai.
Di paragraf 3 di ceritakan langkah2 yang akan diambil bila proyek tidak diteruskan, tapi jika proyek diteruskan maka akan dilihat juga apakah proyek akan diperpanjang, kalau tidak maka pimpro akan melakukan konsultasi dengan BCC lalu lanjut ke langkah yang terdapat pada kalimat ke 4 paragraf ke 3. Namun bila proyek diputuskan akan di perpanjang maka dilihat lagi apakah seluruh pihak setuju, seandainya tidak disetujui maka proyek
selesai, tapi seandainya seluruh pihak setuju, maka proyek akan dinilai apakah diperlukan perbaikan proposal atau tidak. Kalaupun ada perbaikan proposal yang harus dilakukan oleh pimpinan proyek, proposal itu harus diperbaiki sesuai kesepakatan bersama paling lambat 1 minggu dari tanggal presentasi, lalu meminta persetujuan seluruh pihak seperti langkah sebelumnya. Bila tidak ada lagi perbaikan proposal, Tim Pengusul akan mempresentasikan proposal kerja sama ke Wakil Rektor III dengan memberikan proposal tersebut beserta form pengajuan kerja sama kepada Wakil Rektor III. WR III akan menentukan apakah proposal kerja sama ini akan di setujuinya atau tidak. Jika tidak disetujui maka proyek kerjasama selesai, namun jika disetujui maka Wakil Rector III ini akan menentukan pula level kerjasama itu, dan menentukan perlu tidaknya bantuan BCC. Apabila kerja sama bisa ditarik ke level Universitas / Yayasan maka Tim Pengusul akan mempresentasikan proposal / draft dokumen kerjasama ke Rektor / Yayasan, dengan arah bila disetujui maka proyek kerjasama selesai sedangkan bila disetujui akan dilanjutkan pada langkah-langkah yang telah dijelaskan pada paragraf 2 kalimat ke 4 sampai selesai. Apabila kerjasama itu tidak bisa ditarik ke level Universitas / Yayasan maka juga akan dilanjutkan ke langkah-langkah yang telah disebutkan sebelumnya yaitu pada paragraf ke 2 tepatnya kalimat ke 4 sampai selesai.
Prosedur Penyelenggaraan Event / Kegiatan (BEC 01)
Dimulai oleh Program Development / Operational Section dengan membuat proposal / usulan kegiatan minimal terdiri dari latar belakang, tujuan, manfaat, target peserta, susunan acara, panitia dan anggaran biaya. Lalu
mempresentasikan kepada manajer CfE. Lalu ada beberapa alternatif langkah berikutnya yaitu :
• Bila tidak disetujui oleh manajer CfE maka manajer CfE akan memberitahukan pengusul bahwa proposal ditolak beserta alasan penolakan dan prosedur selesai.
• Bila proposal itu disetujui oleh manajer CfE, lalu tidak butuh anggaran, namun tidak disahkan oleh Wakil Rektor III maka Wakil Rektor III itu juga akan memberitahukan pengusul bahwa proposal ditolak beserta alasan penolakan dan prosedur selesai.
• Bila Proposal disetujui oleh manajer CfE, tidak butuh anggaran, disahkan oleh Wakil Rektor III tapi tidak disetujui oleh bagian finance maka prosedur selesai.
• Bila Proposal disetujui oleh manajer CfE, tidak butuh anggaran, disahkan oleh Wakil Rektor III, dan disetujui oleh bagian finance maka manajer CfE akan membentuk panitia.
• Bila Proposal disetujui oleh manajer CfE, butuh anggaran, dan disetujui oleh bagian finance maka manajer CfE akan membentuk panitia pula.
Setelah pembentukan panitia (seperti pada alternatif ke 4 & 5), panitia yang telah dibentuk tersebut akan menghubungi nara sumber dan langkah berikutnya adalah melakukan persiapan event yakni ruangan dan fasilitas dengan dokumen FM-BINUS-AA-FPT-206 / R1 & 207 / R0. Kemudian panitia akan mempublikasikan acara melalui media yang ada paling lambat 1 minggu setelah melakukan persiapan event, memeriksa kesiapan akhir pelaksanaan
acara pada check list, dan melakukan registrasi peserta dengan dokumen FM-BINUS-AE-FSM-57 / R0. lalu ketua panitia akan membuat laporan akhir kegiatan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, menyerahkan laporan akhir itu ke manajer CfE paling lambat 3 hari setelah laporan tersebut selesai dibuat. Bila laporan tersebut tidak disetujui oleh manajer CfE maka ketua panitia harus memperbaiki laporan atau membuat revisi laporan akhir tersebut sampai disetujui oleh manajer CfE. Dan jika laporan tersebut telah disetujui oleh manajer CfE maka ketua panitia harus menyerahkan laporan akhir tersebut ke unit terkait. Langkah terakhir dalam prosedur ini adalah Administrasi CfE mengarsip laporan akhir yang dibuat oleh ketua panitia tadi. Prosedur selesai.
Prosedur Pengelolaan Website (BEC 02)
Pada prosedur ini terdiri dari pengelolaan website untuk business plan, news dan event serta knowledge.
Prosedur untuk business plan dimulai ketika bagian Administrasi menerima business plan dari dosen di setiap semesternya. Kemudian oleh bagian Administrasi, business plan tersebut dikirimkan ke PD Staff, lalu PD Staff memeriksa format dari business plan tersebut. Apabila business plan tersebut layak, maka PD Staff akan mengirimkannya ke Manager / PD Section Head untuk dievaluasi sebelum dinaikkan ke website, namun apabila tidak layak maka business plan akan dikembalikan ke bagian Administrasi lalu bagian Administrasi akan mengarsip hard copy business plan tersebut. Selanjutnya, bila business plan tidak disetujui oleh Manager / Section Head maka business plan akan dikembalikan ke bagian Administrasi untuk diarsip.
Tetapi bila business plan disetujui oleh Manager / Section Head (setelah dievaluasi), business plan diberikan kepada OS Staff. Lalu OS Staff akan mengupload summary business plan. Selanjutnya business plan dikembalikan lagi ke bagian Administrasi untuk diarsip.
OS Staff memeriksa kebenaran business plan yang telah di-upload, dan jika tidak sesuai maka OS Staff akan mengupload ulang summary business plan, lalu business plan dikembalikan lagi ke bagian Administrasi untuk diarsip. Dan OS Staff akan memeriksanya lagi. Proses dari OS Staff meng-upload akan terus dilakukan sampai business plan tersebut sesuai.
Prosedur untuk news dan event dimulai dari PD Staff membuat draft news dan event yang menghasilkan berita / event. Kemudian news dan event dikirimkan kepada PD Section Head / Manager. Lalu PD Section Head / Manager mengevaluasi news dan event tersebut. Jika tidak layak maka proses akan dimulai dari awal lagi. Namun apabila layak, maka news dan event diberikan ke OS Staff untuk di-upload. Dan selanjutnya OS Staff akan memeriksa kebenaran news dan event yang telah di-uploadnya tersebut. Apabila news dan event tidak sesuai maka OS Staff akan meng-upload ulang dan memeriksanya kembali, proses ini terus berulang apabila news dan event masih belum sesuai.
Prosedur untuk knowledge dimulai dari PD Staff menyiapkan bahan
knowledge yang menghasilkan knowledge. Setelah itu PD Staff mengirimkan
knowledge ke PD Section Head / Manager untuk dievaluasi. Jika knowledge tersebut tidak layak menurut PD Section Head / Manager maka proses akan dimulai dari awal lagi, namun jika knowledge layak maka akan dikirimkan ke
OS Staff untuk diupload lalu OS Staff akan memeriksa kebenaran knowledge yang diupload. Apabila tidak sesuai maka OS Staff akan meng-uploadnya dan memeriksa kebenarannya kembali. Proses ini akan terus berulang hingga knowledge tersebut sesuai.
Prosedur Layanan Penyaluran Tenaga Kerja (BICAR 01) a. Pendaftaran
Prosedur pada pendaftaran dimulai ketika perusahaan mencari informasi ke BiNus Career atau pada saat AR Staff melakukan telemarketing ke perusahaan. Lalu CS Staff memberikan informasi ke perusahaan beserta form pemilihan layanan rekruitment dan form registrasi perusahaan dan daftar posisi yang ditawarkan. Kemudian perusahaan mendaftar untuk layanan rekruitment (baik secara langsung, via fax / email, atau online). Jika perusahaan tidak membayar, maka CS Staff akan menunda account perusahaan hingga membayar. Empat belas hari setelah penundaan CS Staff akan menghubungi kembali perusahaan untuk menanyakan pembayaran. Apabila perusahaan belum dua kali diingatkan maka CS akan menanyakan kembali apakah perusahaan ingin membayar, namun apabila telah diingatkan dua kali maka pendaftaran oleh perusahaan akan dianggap tidak berlaku, ini dilakukan Backend BiNus Career ( satu bulan setelah tanggal konfirmasi kedua).
Perusahaan membayar dan mengirimkan bukti pembayaran (jika perusahaan membayar), dan bila perusahaan tidak membayar secara tunai maka CS mengambil bukti pembayaran yang difax atau mencetak bukti
pembayaran yang dikirim. Tapi bila secara tunai maka CS menerima dan memberikan tanda bukti pembayaran ke perusahaan. Uang pembayaran tunai yang terkumpul diberikan oleh CS ke Recruitment Services Section Head untuk disetorkan ke bank. Kemudian bukti pembayaran dan form dikumpulkan di binder arsip pembayaran sesuai jenisnya ( baik pembayaran tunai ataupun tidak). Web Admin mengentri form dan posisi yang ditawarkan oleh perusahaan pada available position management di backend yang ada di website BiNus Career. Setelah itu CS mengirimkan invoice dan arsip berkas perusahaan ke tiap perusahaan. Web Admin mengaktifkan account employer pada employer service management di backend yang terdapat di website BiNus Career. Lalu CS memberitahu perusahaan bahwa account mereka sudah aktif serta memberitahukan user
ID dan password. CS mencatat di buku rekapitulasi penjualan, dan ini
dilakukan setiap hari. Di setiap hari Sabtu CS akan membuat laporan penjualan mingguan, dan di hari Sabtu itu pula Recruitment Service Section
Head akan memeriksa buku rekapitulasi penjualan dan laporan penjualan
mingguan dan mencocokkannya dengan binder bukti pembayaran. Kemudian di setiap hari Senin Recruitment Service Section Head akan melaoprkan hasil penjualan dalam bentuk laporan rekap penjualan mingguan ke BiNus Career Manager. Setelah itu BiNus Career Manager mengisi metric penjualan sesuai laporan rekap penjualan mingguan dan melaporkannya ke Wakil Rektor III.
b. Campus Hiring
Prosedur pada campus hiring dimulai ketika AR Staff menghubungi perusahaan untuk penentuan waktu penyelenggaraan. Setelah itu terdapat dua pilihan prosedur, pertama, AR Staff membuat surat peminjaman ruangan dan fasilitas kepada Akademis / BM ( dilakukan dua minggu sebelum pelaksanaan). Kedua, AR Staff mengumumkan acara
campus hiring melalui papan pengumuman, mail, blast dan web. Selama
waktu dua minggu, Customer Service Staff akan mengumpulkan berkas lamaran.
Selanjutnya, jika perusahaan ingin melakukan seleksi berkas lamaran maka AR Staff mengumpulkan berkas lamaran ke perusahaan (dilakukan tujuh hari sebelum pelaksanaan), lalu 5 hari sebelum pelaksanaan perusahaan akan mengirimkan nama-nama kandidat untuk diumumkan. Setelah itu, AR Staff membuat daftar hadir (jika perusahaan tidak ingin melakukan seleksi berkas lamaran maka langsung ke proses ini), dan 3 hari sebelum pelaksanaan AR Staff akan melakukan konfirmasi pada pihak perusahaan dan pihak lain. Bila jumlah pendaftar memenuhi keinginan perusahaan maka AR Staff akan memastikan peralatan pendukung campus hiring telah lengkap (seperti projector, komputer dan alat tulis). Lalu AR Staff melaksanakan kegiatan campus hiring. Kemudian
AR Staff menanyakan umpan balik dari perusahaan tentang pelaksanaan
campus hiring dengan mengirimkan kusioner (FM-BINUS-AB-FKB-106). Pada bulan Maret, Juni, September, Desember, RS Section Head melakukan analisa umpan balik layanan (FM-BINUS-AB-FKB-106) BiNus
Career setiap tiga bulan sekali. Namun apabila jumlah pendaftar tidak memenuhi keinginan perusahaan dan perusahaan akan menjadwalkan ulang, maka prosedur akan dimulai dari awal lagi.
c. Placement
Prosedur ini dimulai pada saat Recruitment Service Staff mencari kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan, dan ini dilakukan 1 hari dari tanggal permintaan. Setelah itu, terdapat tiga alternatif prosedur. Pertama, Web Admin menayangkan lowongan pada web BiNus Career. Kedua, CS Staff menayangkan pada papan pengumuman. Ketiga, Recruitment Service Staff mencari kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan dengan melakukan job matching pada database kandidat sesuai criteria yang diinginkan perusahaan. Kemudian RS Staff menyimpan database perusahaan yang menggunakan layanan placement ke dalam database perusahaan. Lalu, RS Staff melakukan seleksi awal berdasarkan requirement yang dibutuhkan perusahaan, dan mendapatkan pelamar untuk posisi yang ditawarkan. Selanjutnya, RS Staff menghubungi pelamar untuk wawancara. Lalu Konsultan akan memastikan pelamar sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.
Bila pelamar belum pernah mengikuti wawancara dan / atau psikotest maka RS Staff akan melakukan wawancara dan / atau psychotest dengan memberikan test kit kepada pelamar. Setelah itu, Konsultan akan memastikan pelamar sesuai dengan kualifikasi dari segi intelegensi dan kepribadian (bila pelamar pernah mengikuti wawancara dan / atau
psychotest maka langsung ke proses ini). Lalu, RS Staff akan menghubungi perusahaan dan mengirimkan berkas kandidat ( hasil test dan lamaran).
Jika perusahaan memutuskan untuk tidak menerima pelamar maka
RS Staff akan menyimpan berkas kandidat yang telah dievaluasi bersama
dengan berkas kandidat lainnya untuk dapat dipergunakan kembali jika dibutuhkan ke dalam database kandidat. Namun, jika perusahaan memutuskan untuk menerima maka RS Staff akan membuat jadwal pengiriman kandidat dengan perusahaan. Lalu perusahaan akan melakukan proses interview dan skill test. Apabila perusahaan memutuskan untuk menerima maka 1 minggu setelah kandidat disetujui untuk diterima perusahaan, RS Staff akan mengirimkan kuesioner layanan rekruitment (FM-BINUS-AB-FKB-115). Satu minggu setelah pengiriman kuesioner tersebut, RS Staff menghubungi perusahaan untuk mendapatkan umpan balik, lalu menyimpan hasil kuesioner ke bindernya.
Pada bulan Maret, Juni, September, Desember, RS Section Head akan melakukan analisa umpan balik layanan BiNus Career (FM-BINUS-AB-FKB-115) setiap 3 bulan sekali.
d. Membership
Prosedur ini bisa dimulai dengan dua alternatif proses. Pertama, setiap harinya Staff BICAR memasang iklan di web BiNus Career / reposting. Kemudian perusahaan melakukan job matching dari web atau setiap hari CS Staff menerima lamaran dari Binusian. Bila kandidat yang melamar kurang dari lima maka sistem akan memberikan notifikasi kepada
client untuk melakukan reposting lowongan. Tetapi, bila kandidat yang melamar tidak kurang dari lima maka CS Staff akan menghubungi perusahaan untuk mendapatkan umpan balik yang dilakukan 3 hari setelah pengiriman. Lalu, CS Staff menyimpan form kuesioner layanan (FM-BINUS-AB-FKB-21) yang dikirimkan perusahaan ke bindernya masing-masing. Kemudian, pada bulan Maret, Juni, September, Desember RS Section Head akan melakukan analisa umpan balik layanan BiNus Career setiap 3 bulan sekali. Jika sisa waktu pemasangan iklan sama dengan 1 minggu lagi maka sistem akan memberikan notifikasi kepada Customer Service untuk menanyakan kepada client apakah ingin memperpanjang lowongan atau tidak. Bila ternyata client ingin memperpanjang lowongan maka proses akan kembali dari awal lagi, tapi bila tidak ingin memperpanjang lowongan maka CS Staff akan menanyakan alasan client tidak memperpanjang lowongan dan mencatatnya.
Kedua, proses dimulai ketika CS Staff membuat dan menempelkan lowongan pekerjaan pada papan pengumuman selama 2 minggu yang biasanya dilakukan setiap Selasa dan Jumat. Dan di setiap harinya CS Staff akan menerima lamaran dari Binusian. Jika, berkas belum lengkap maka CS Staff akan mengembalikan berkas lamaran ke Binusian. Namun apabila berkas telah lengkap maka CS Staff akan menerima dan menyimpan berkas lamaran, ini dilakukan setiap hari. Lalu, setelah 2 minggu pemasangan CS Staff akan mengirimkan berkas lamaran (FM-BINUS-AB-FKB-21) yang diterima oleh BiNus Career beserta form kuesioner layanan recruitment. Selanjutnya, 3 hari setelah pengiriman
tersebut CS Staff akan menghubungi perusahaan untuk mendapatkan umpan balik. Proses selanjutnya sama seperti proses yang pertama.
Prosedur Konsultasi ( BICAR 02)
Prosedur ini pertama-tama Klien ingin melakukan tes atau assessment pada minimal H-1. Bila klien ingin melakukan Talent Assessment maka Customer Service akan melakukan registrasi Talent assessment dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-86 dan klien diminta melakukan pembayaran dan diberi tanda terima FM-BINUS-AE-FSM-15 dalam 1 proses dengan registrasi, minimal H-1. Lalu konsultan melakukan talent assessment pada hari H dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-91. Setelah itu konsultan memberi tes minat bakat dengan dokumen berkas tes klien dan dilakukan pada hari H tersebut juga. Konsultan akan melakukan scoring dan analisa tes klien pada berkas tes klien pada H+5 . pada H+7 konsultan akan memberikan arahan dan saran kepada klien. Berikutnya klien diminta untuk mengisi kuesioner pada H+7 dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-90. Lalu Konsultan memberikan laporan konsultasi dan assessment serta hasil kuesioner kepada manajer BiNus Carrer setiap bulan. Sampai disini prosedur konsultasi selesai.
Namun bila klien tidak mau melakukan Talent Assessment dan memilih melakukan Personality Assesment maka Customer Service akan melakukan registrasi Personality Assessment dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-85 dan klien diminta melakukan pembayaran dan diberi tanda terima FM-BINUS-AE-FSM-15 juga dalam 1 proses dengan registrasi, minimal H-1. Lalu konsultan pun akan melakukan personality assessment pada hari H
dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-94. Selanjutnya konsultan memberi tes kepribadian dan tes potensi kerja di hari H tersebut juga dengan dokumen berkas tes klien. Kemudian konsultan melakukan scoring dan analisa di hasil tes klien pada hari H+5. Konsultan akan memberikan arahan dan saran kepada klien dan meminta klien mengisi kuesioner BINUS-AB-FKB-89 pada hari H+7 semua. Setelah itu Konsultan memberikan laporan konsultasi dan assessment serta hasil kuesioner itu kepada manajer BiNus Carrer setiap bulan. Dan prosedur konsultasipun selesai.
Seandainya klien tidak mau melakukan talent assessment dan personality assessment maka Customer Service tetap melakukan registrasi konsultasi dan tes dengan dokumen FM-BINUS-AB-FKB-87 serta meminta klien melakukan pembayaran FM-BINUS-AE-FSM-15 pada minimal H-1. Kemudian konsultan memberikan konsultasi dan tes pada hari H. Bila konsultan memutuskan bahwa klien membutuhkan tes kepribadian dan potensi kerja maka klien harus menjalankan semua langkah-langkah pada paragraf ke 2, namun bila konsultan memutuskan bahwa klien tidak perlu mendapat tes kepribadian dan potensi kerja tersebut maka konsultan akan langsung memberikan arahan dan saran kepada klien pada hari H itu juga. Kemudian klien diminta untuk mengisi kuesioner FM-BINUS-AB-FKB-88, kuesioner FM-BINUS-AB-FKB-89, keduanya dilakukan pada hari H+7. Terakhir, konsultan memberikan laporan konsultasi dan assessment serta hasil kuesioner itu kepada manajer BiNus Carrer setiap bulan. Prosedur konsultasi selesai.
Prosedur CO OP / Cooperative Education ( BICAR 03 )
Dimulai dengan Binus Career mengajukan proposal Co Op ke DIKTI. DIKTI akan menerima dan memeriksa kelayakan proposal. Bila proposal dinyatakan tidak layak dijalankan maka prosedur selesai, tapi bila proposal dinyatakan layak untuk dijalankan maka Binus Career dengan DIKTI akan menandatangani Surat Perjanjian Kerjasama. Recruitment Service Staff akan mencari UKM atau perusahaan untuk tempat Co Op, lalu membuat perjanjian kerja sama dengan UKM. BiCar yang akan menandatangani perjanjian kerjasama itu dengan UKM. Kemudian Recruitment Service Staff mencari kandidat yang sesuai dengan requirement perusahaan / UKM dan menghubungi perusahaan / UKM tersebut untuk menyerahkan berkas kandidat. Bila kandidat ditolak perusahaan maka Recruitment Service Staff harus mencari kandidat lain sampai diterima oleh perusahaan. Dan setelah kandidat diterima perusahaan, Recruitment Service Staff membuat kontrak kerja. BiCar dan kandidat menandatangani kontrak kerja. Recruitment Service Staff bertugas kembali mencari mentor untuk kandidat. Selanjutnya setiap bulan Recruitment Service Staff melakukan monitoring kegiatan Co Op. Selain itu Binus Career dan DIKTI pun melakukan monitoring kegiatan Co Op 1 kali selama pelaksanaan program Co Op. Langkah berikutnya, Recruitment Service Staff membuat laporan pelaksanaan program Co Op dan hasil monitoring dengan DIKTI. Terakhir, manager Binus Career akan melaporkan pelaksanaan program Co Op ke DIKTI, dan prosedur CO OP selesai.
Prosedur Kerja Sama Event ( BAC 01)
Prosedur ini dimulai dari BiNus Alumni Center (BAC) membuat proposal yang dilakukan satu sampai dua bulan sebelum event. Minimal dalam waktu satu bulan sebelum event, BAC melakukan presentasi proposal ke WR III. Bila proposal tidak disetujui oleh WR III maka BAC akan merevisi presentasi, tapi bila disetujui maka proposal akan disahkan oleh WR III. Kemudian BAC akan menggandakan proposal. Selanjutnya, BAC akan melakukan presentasi atau memberikan proposal ke media / industri pendukung. Bila tidak disetujui oleh media / industri pendukung maka BAC akan melaporkan ke WR III bahwa proposal tidak disetujui media / industri pendukung, tapi bila distujui oelh media / industri pendukung maka BAC akan melakukan penandatanganan persetujuan / lampiran bukti kerja sama bersama media dan industri pendukung. Kemudian BAC melaksanakan kerja sama bersama media dan industri pendukung, setelah itu BAC akan merevisi hasil kerja sama bersama media dan industri pendukung.
Prosedur Membership ARC (BAC 02)
Alumni Relationship Center – Wakil rektor III melakukan pengenalan konsep kepada dunia industri dengn proposal sebagai dokumennya. Lalu keduanya mempresentasikan konsep / penawaran kerja sama. Bila proposal tidak disetujui oleh dunia industri maka Alumni Relationship Center akan melaporkan hasil penolakan kepada Wakil Rektor II dan prosedur selesai sampai disini.
Dan bila proposal disetujui oleh dunia industri maka Alumni Relationship Center mengadakan pembicaraan persetujuan dengan Wakil Rektor III dan dunia industri masih dengan proposal sebagai dokumennya. Alumni Relationship Center, media dan Industri pendukung melakukan penandatanganan kontrak di pihak terkait dan mengarsip bukti kerja sama, dengan persetujuan kerja sama sebagai dokumennya. Dilakukan kerjasama berdasarkan dokumen tersebut oleh Alumni Relationship Center. Lalu Alumni Relationship Center melakukan review hasil kerjasama. Selanjutnya Alumni Relationship Center melaporkan hasil review kerja sama ke Wakil Rektor II. Prosedur Membership ARC pun selesai.
Prosedur Pembentukan Ikatan Alumni
Prosedur ini dimulai ketika Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan melakukan penunjukkan / pemilihan Ketua Alumni yang menghasilkan proposal acara, ini dilakukan minimal dalam waktu satu tahun sekali atau maksimal tiga tahun sekali. Lalu Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan melakukan penyelenggaraan pemilihan berdasarkan proposal acara tersebut. Selanjutnya Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan memberikan hasil pemilihan kepada Ketua Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan, lalu memberikan hasil rekomendasi ketua alumni yang terpilih ke BAC dengan membuat proposal. Jika disetujui oleh Ketua Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan maka dilakukan penulisan pernyataan persetujuan, kemudian pengesahan Ketua Alumni dan selanjutnya Ketua
Jurusan / Ikatan Alumni masing-masing Jurusan akan menyampaikan informasi ke BAC dengan memberikan persetujuan tersebut.
Prosedur Penyampaian Informasi (BAC 04)
Binus Alumni Center menerima / membuat informasi dari Alumni / Jurusan / UKM / HMJ / unit terkait. Binus Alumni Center memberitahukan informasi yang akan disampaikan ke Wakil Rektor III. Bila tidak disetujui oleh Wakil Rektor III maka Binus Alumni Center memberitahukan kepada pengusul bahwa usulannya ditolak. Dan bila informasi tersebut disetujui oleh Wakil rector III, Binus Alumni Center akan meng-upload informasi yang disetujui itu di website (www.binusian.org/alumni). Seandainya ada ralat dari unit terkait maka Binus Alumni Center akan melakukan revisi informasi dan kembali memberitahukan informasi yang direvisi tersebut kepada Wakil Rektor III untuk meminta persetujuan lagi. Namun bila tidak ada ralat dari unit, Binus Alumni Center akan langsung mengarsip informasi yang di upload di website tersebut, dan ini adalah langkah terakhir pada prosedur ini.
