BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Prosedur Pencatatan Persediaan di PT. Phoenix Bumiputera

(1)

15

4.1. Prosedur Pencatatan Persediaan di PT. Phoenix Bumiputera

1. Bagian persediaan menerima dokumen Purchase Order (PO) dari bagian

sales.

2. Berdasarkan PO, bagian persediaan membuat delivery order untuk pengantar barang yang dipesan. Kemudian PO dikembalikan ke bagian

sales.

3. Saat barang yang dipesan dikirimkan, bagian persediaan mencatat di buku surat jalan.

4. Barang dikirimkan bersama dengan delivery order yang terkait.

5. Bagian persediaan mencatat update stok barang di stock card untuk barang yang dikirimkan.

4.2. Jadwal Pengembangan Sistem Persediaan Berbasis Web

Tabel 1 Jadwal Pengembangan Sistem

Jadwal Pengembangan Sistem Persediaan Berbasis Web

Bulan ke- Uraian

1 - Mengamati prosedur.

- Menentukan user yang terlibat dan batasannya.

2 - Membuat desain dan perancangan

sistem termasuk user interface.

(2)

4.3. Rancangan Aplikasi Sistem Persediaan Berbasis Web 4.3.1. Rancangan Sistem Persediaan

Gambar 1 Database dan pengaksesnya

Gambar diatas menunjukkan bahwa user hanya memanfaatkan satu database saja, yaitu database perusahaan. Semua data yang

di-input-kan akan tersimpan di dalam database dan pada saat user

mengirimkan permintaan, user akan memperoleh informasi dari

database.

Gambar 2 Use case diagram

User Admin Delivery order Buat Laporan Surat jalan Update Barang Update user Hapus user Tambah user Hapus Barang Tambah Barang Login << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> << extend >> Pesan Barang << include >> << include >> << include >> << include >>

(3)

User dan batasan:

1. Karyawan (normal user)

- Login: untuk masuk ke dalam sistem, user harus login terlebih dahulu.

- Input dan update pencatatan persediaan.

2. Admin

- Login: untuk masuk ke dalam sistem, admin harus login terlebih dahulu.

- Input dan update pencatatan persediaan.

- Mengolah data barang dalam persediaan. - Mengolah data user.

(4)

Gambar 3 Data Flow Diagram Sistem Koperasi Pengurus User Barang Order

User 1.0 Manage _Karyawan

User Deskripsi user Barang 2.0 Manage Barang Deskripsi Barang Deskripsi Barang Update Barang 3.0 Pengiriman Order Deskripsi Barang Update Barang Surat Jalan Pengiriman Update user Deskripsi user Update user Persediaan User

(5)

4.3.2. Rancangan User Interface

(6)

4.4.

4.4. Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem 4.4.1.

Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem 4.4.1.

Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem Implementasi dan Pengujian

4.4.1.1.

Halaman Login

Gambar Gambar

Halaman Login

Gambar 6 Gambar 5

Halaman Login

6 Halaman Login Relasi tabel

Halaman Login Relasi tabel

Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem Implementasi dan Pengujian Sistem

Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem Sistem

Halaman Login

Implementasi, Pengujian, dan Analisis Sistem

(7)

Halaman utama adalah merupakan juga halaman login di mana

user harus memasukkan username dan password sesuai dengan yang tersimpan di dalam database. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, hanya admin yang dapat mengolah data user. Setelah login, user akan dibawa masuk ke halaman Input Transaksi.

4.4.1.2. Menu

Gambar 7 Drop-down menu Laporan

Sistem memiliki 4 (empat) menu utama pada bagian atas setiap halaman, yaitu Input Transaksi, Surat Jalan, Laporan, dan LOGOUT. Apabila menu Laporan disorot, akan muncul drop-down menu Buku Surat Jalan Keluar, Buku Surat Jalan Masuk, dan Stock Card. Admin dan normal user akan mendapat akses menu yang berbeda. Admin memiliki tambahan menu Daftar Barang untuk mengolah data barang dan Daftar User untuk mengolah data user.

(8)

Gambar 9 Menu bar untuk admin

4.4.1.3. Halaman Input Transaksi

Gambar 10 Halaman awal Input Transaksi

Melalui halaman Input Transaksi, user dapat membuat

delivery order. Pertama-tama, user harus memasukkan nomor order

atau nomor Purchase Order (PO) dan 4 (empat) digit nomor delivery

order, kemudian meng-click tombol LANJUT untuk melanjutkan ke

proses berikutnya.

Gambar 11 Halaman lanjutan Input Transaksi

Selanjutnya, user dapat memasukkan rincian order sesuai dengan PO. User dapat memilih barang melalui combo box yang tersedia, mengisikan jumlah barang yang terkait, dan kemudian meng-click tombol Tambahkan. Apabila user salah melakukan input,

(9)

Hapus pada tabel Rincian Order. Setelah selesai meng-input-kan rincian order, user dapat membuat delivery order dengan meng-click

tombol CETAK. Tombol CETAK sendiri baru akan muncul setelah

user meng-input-kan data.

Gambar 12 Menghapus input data rincian order

Setelah meng-click tombol CETAK, jendela print akan muncul secara otomatis sehingga user akan dapat mencetak delivery order.

(10)

Gambar 14 Tampilan delivery order

4.4.1.4. Halaman Surat Jalan

Pada halaman Surat Jalan, user dapat melihat daftar transaksi yang belum dikirimkan. User dapat melihat rincian transaksi dengan menyorot teks “Lihat Rincian Transaksi” di dalam tabel Transaksi yang tertampil. User dapat meng-click tombol Konfirmasi untuk mengakui pengiriman barang dan meng-update Buku Surat Jalan.

(11)

Gambar 15 Halaman Surat Jalan

4.4.1.5. Halaman Buku Surat Jalan Keluar

Halaman Buku Surat Jalan Keluar dapat dibuka melalui drop-down menu Laporan. Pertama-tama, user harus memilih dahulu rentang waktu yang diinginkan melalui menu kalender yang tersedia. Secara default, rentang waktu adalah dari tanggal 1 (satu) bulan sekarang sampai dengan tanggal saat ini.

Gambar 16 Memilih rentang waktu pada halaman awal Buku Surat Jalan Keluar

Setelah meng-click tombol Buat Laporan, sistem akan menampilkan Buku Surat Jalan keluar sesuai dengan rentang waktu yang dipilih.

(12)

4.4.1.6. down output Keluar. 4.4.1.7. Laporan. Pertama box

kalender yang tersedia. Secar tanggal 1 Gambar 4.4.1.6. down output Keluar. 4.4.1.7. Laporan. Pertama

box yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu kalender yang tersedia. Secar

tanggal 1

4.4.1.6.

Halaman Buku Surat Jalan Masuk

down menu Laporan. Cara menavigasikan halaman ini dan

output tampilannya tidak berbeda dengan halaman

Keluar.

4.4.1.7.

Halaman Stock Card Laporan. Pertama

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu kalender yang tersedia. Secar

tanggal 1

Halaman Buku Surat Jalan Masuk

menu Laporan. Cara menavigasikan halaman ini dan tampilannya tidak berbeda dengan halaman

Halaman Stock Card

tanggal 1 (satu)

Gambar 18 Gambar

(satu)

18 Memilih barang pada halaman awal Stock Card Gambar 17

(satu) bulan sekarang sampai dengan tanggal saat ini.

Memilih barang pada halaman awal Stock Card 17 Tampilan b

Halaman Stock Card Laporan. Pertama-tama,

bulan sekarang sampai dengan tanggal saat ini.

Memilih barang pada halaman awal Stock Card Tampilan b

Halaman Stock Card tama,

Halaman Stock Card tama, user

Memilih barang pada halaman awal Stock Card Tampilan buku

Halaman Stock Card dapat dibuka melalui

user

Memilih barang pada halaman awal Stock Card uku s

dapat dibuka melalui

harus memilih barang melalui

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu kalender yang tersedia. Secara

Memilih barang pada halaman awal Stock Card surat

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu

a default

Memilih barang pada halaman awal Stock Card urat jalan keluar

default

Memilih barang pada halaman awal Stock Card alan keluar

default,

dapat dibuka melalui menu Laporan. Cara menavigasikan halaman ini dan

tampilannya tidak berbeda dengan halaman

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu rentang waktu adalah dari bulan sekarang sampai dengan tanggal saat ini.

Memilih barang pada halaman awal Stock Card

tampilannya tidak berbeda dengan halaman Buku Surat Jalan

dapat dibuka melalui drop

Buku Surat Jalan

drop

Buku Surat Jalan

drop-down

Buku Surat Jalan

down

dapat dibuka melalui drop

menu Laporan. Cara menavigasikan halaman ini dan format Buku Surat Jalan

down menu harus memilih barang melalui combo

drop

format Buku Surat Jalan

menu

combo

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu rentang waktu adalah dari

drop-format Buku Surat Jalan

menu

combo

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu rentang waktu adalah dari format Buku Surat Jalan

menu

combo

yang tersedia dan rentang waktu yang diinginkan melalui menu rentang waktu adalah dari

(13)

Setelah meng-click tombol Buat Laporan, sistem akan menampilkan informasi Stock Card sesuai dengan barang dan rentang waktu yang dipilih.

Gambar 19 Tampilan stock card

4.4.1.8. Halaman Daftar Barang

Halaman Daftar Barang hanya dapat diakses oleh admin. Pada halaman Daftar Barang, admin dapat melihat daftar barang dan menambahkan barang ke dalam daftar. Cara untuk menambahkan barang adalah dengan mengisi field-field yang tersedia dan kemudian meng-click tombol INPUT.

(14)

Selain menambahkan barang, admin juga dapat menghapus dan mengedit data barang. Cara untuk menghapus barang adalah dengan meng-click tautan Hapus di dalam tabel Daftar Barang untuk barang yang ingin dihapus, sedangkan cara untuk mengedit barang adalah dengan meng-click tautan Edit. Apabila tautan Edit di-click, admin akan dibawa ke halaman baru untuk melakukan pengeditan data barang. Setelah selesai, admin dapat meng-click tombol UPDATE. Data barang akan ter-update dan admin akan dibawa kembali ke halaman Daftar Barang.

Gambar 21 Halaman edit barang

4.4.1.9. Halaman Daftar User

Halaman Daftar User hanya dapat diakses oleh admin. Pada halaman Daftar User, admin dapat melihat daftar user dan menambahkan user ke dalam daftar. Cara untuk menambahkan user

adalah dengan mengisi field-field yang tersedia dan kemudian

(15)

Gambar 22 Halaman Daftar User

Selain menambahkan user, admin juga dapat menghapus dan mengedit data user. Cara untuk menghapus user adalah dengan meng-click tautan Hapus di dalam tabel Daftar User untuk user yang ingin dihapus, sedangkan cara untuk mengedit user adalah dengan meng-click tautan Edit. Apabila tautan Edit di-click, admin akan dibawa ke halaman baru untuk melakukan pengeditan daftar user. Setelah selesai, admin dapat meng-click tombol UPDATE. Data user

akan ter-update dan admin akan dibawa kembali ke halaman Daftar User.

(16)

4.4.2. Analisis Sistem

Implementasi dari sistem persediaan berbasis web di PT Phoenix Bumiputera dapat membantu dalam pencatatan persediaan barang di perusahaan. Selama ini pembuatan dokumen stock card

dan buku surat jalan yang masih menggunakan kertas dan diisi secara manual cukup menyita waktu dalam pengerjaannya. Terlebih lagi, khususnya di kantor-kantor cabang, dokumen stock card juga perlu di-scan untuk kemudian dikirimkan ke kantor pusat. Dengan adanya sistem persediaan berbasis web ini, pekerjaan yang menyita waktu dapat dikurangi dan informasi yang paling up-to-date dapat diperoleh. Selain itu, oleh karena sistem ini berbasis web, sistem ini dapat bekerja lintas platform dan/atau lintas sistem operasi sehingga dapat menghemat sumber daya perusahaan. Sistem ini juga dapat memberikan kemudahan dalam penyesuaian atau kustomisasi laporan sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari manfaat yang diberikan, sistem ini masih memiliki beberapa kelemahan. Yang pertama adalah user interface

(UI) yang masih canggung dalam penggunaannya dan perlu dibuat menjadi lebih user-friendly. Yang kedua, mengingat sistem ini memuat informasi yang penting dan cukup sensitif bagi perusahaan, keamanan (security) dari sistem masih perlu untuk ditingkatkan.