CONTOH KASUS :
Analisis Permasalahan :
1. Laporan Pinjaman (Cash Out), Laporan Angsuran (Cash In), Laporan Saldo Pinjaman
(Piutang Anggota) hanya bisa dilakukan secara berkala, karena proses pembuatan
laporan-laporan tersebut membutuhkan waktu khusus, di luar waktu transaksi.
2. Proses Controling terhadap Cash Flow Koperasi tidak bisa dilakukan setiap saat
diperlukan.
3. Pengambilan keputusan realisasi pinjaman membutuhkan waktu yang lama karena
belum adanya dukungan informasi saldo kas yang bisa diperoleh setiap saat diperlukan.
4. Proses pengolahan data dengan microsoft excel masih berisiko terjadinya duplikasi data
Dukungan Informasi :
1. Jumlah Anggota
2. Jumlah Petugas
3. Rata-rata jumlah transaksi setiap hari
4. Prosedure yang sedang berjalan.
Identifikasi Masalah :
1. Bagaimana Proses Pembuatan Laporan bisa dibuat secara automatis, sehingga bisa di
cetak setiap saat diperlukan ?
2. Bagaimana proses controlling terhadap cash flow Koperasi bisa dilakukan setiap saat
diperlukan?
3. Bagaimana Informasi Saldo Kas bisa diperoleh setiap saat diperlukan untuk mendukung
pengambilan keputusan realisasi Jumlah Pinjaman?
4. Bagaimana duplikasi data dapat diminimalisir?
Ruang Lingkup dan Batasan Masalah :
RunagLingkup : Mengembangkan Sistem Informasi Pinjaman dan Angsuran di Koperasi,
dengan batasan Masalah sbb :
1. Sistem Pinjaman
2. Sistem Angsuran
Maksud dan Tujuan :
Maksud : Mengembangkan Sistem Informasi Pinjaman dan Angsuran di Koperasi, dengan
Tujuan sbb :
1. Untuk membangun/mengembangkan sistem informasi yang bisa menghasilkan Laporan
Pinjaman, Angsuran, dan saldo Piutang Anggota secara automatis setiap saat
diperlukan.
2. Untuk membuatkan aplikasi yang bisa memberikan informasi Cash Flow pada Ketua
Koperasi sehingga memudahkan proses controlling terhadap keuangan koperasi.
3. Untuk membuatkan aplikasi yang bisa menghasilkan informasi Saldo Kas setiap saat
diperlukan Bendahara dalam rangka pengambilan keputusan realisasi Jumlah Pinjaman
Anggota.
4. Untuk membangun Aplikasi yang memiliki tingkat keamanan yang baik terutama dalam
mengantisipasi duplikasi data.
ANALISIS KETENAGA KERJAAN :
PEMBINA/KEPSEK PENGAWAS PENGURUS BENDAHARA SEKRETARIS KETUA ANGGOTAGambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Sugih Mukti SMAN 1 Cikancung
Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai fungsi dan tugas dari masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi yang tergambar diatas:
1. Pengawas
Tugas dan wewenang seorang pengawas koperasi antaralain: a. Mengawasi keuangan.
b. Mengawasi kegiatan usaha. c. Mengawasipengelolaan modal.
d. Mengawasi hutang-hutang jatuh tempo. e. Mengawasi penggunaan hutang atau kredit.
2. Penasehat
Tugas dan wewenang seorang penasehat koperasi antaralain: a. Mengawasi aktifitas koperasi.
b. Menjadi penengah. c. Membina koperasi.
3. Ketua
Tugas dan wewenang seorang ketua koperasi antaralain: a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan koperasi. b. Mengevaluasi kinerja bendahara dan sekretaris.
c. Memeriksa laporan keuangan dan laporan kinerja sekretaris serta bendahara. d. Memberikan laporan kepada pengawas.
4. Sekretaris
Tugas dan wewenang seorang sekretaris koperasi antaralain: a. Menerima dan mencatat anggota baru.
b. Menerima dan mencatat pengajuan simpanan. c. Menerima dan mencatat pengajuan pinjaman. d. Memberikan laporan kepada bendahara. e. Memberikan laporan kepada ketua.
5. Bendahara
Tugas dan wewenang seorang bendahara koperasi antaralain: a. Menentukan siapa yang berhak mendapatkan pinjaman. b. Mencatat uang pinjaman.
c. Mencatat uang simpanan. Membuat laporan.
PROSEDURE KERJA :
Prosedure Pinjaman :
1. Anggota memperoleh Form Pengajuan Pinjaman dari Sekretatis kemudian mengisinya
dan menyerahkan kembali kepada sekretaris berserta semua persyaratan yang
dibutuhkan.
2. Sekretaris memeriksa Form Pengajuan Pinjaman tersesebut, Jika perlu di survey maka
menyerahkannya ke bagian survey
3. Sekretaris menerima hasil survey dari bagian survey.
4. Sekretaris menyerahkan Form Pengajuan Pinjaman dan Persyaratannya serda Data
Hasil Survey kepada Bendahara.
5. Bendahara memeriksa Form Pengajuan Pinjaman, Persyaratannya, Data Hasil Survey,
Saldo Kas Koperasidansaldopinjamananggota yang bersangkutan serta memberikan
penilaian.
6. Jika pengajuan pinjaman Anggota tersebut tidak memenuhi syarat, maka bendahara
mengembalikannya kepada Anggota. Tapi jika Pengajuan Pinjaman Anggota tersebut
memenuhi syarat (diacc), maka Bendahara memanggil Anggota tersebut untuk
menginformasikan Realisasi Pinjaman dan menandatangani akad pinjamannya.
7. Bendahara memproses Pinjaman Anggota,kemudian membuatkan bukti pinjaman dan
kartu pinjaman, lalupenandatangananakadkredit.
8. Bendahara menyerahkan Uang dan Bukti Transaksi yang sudah ditanda tangai kepada
Anggota tersebut.
9. Berdasarkan bukti-bukti transaksi Bendahara membuat laporan pinjaman setiap bulan.
10. Setiap bulan bendahara menyerahkan Laporan Pinjaman kepada Ketua Koperasi.
Gambar1 :Prosedure Pinjaman Sistem Lama
Tabel 1 Simbol-simbol Flowmap
Sumber : Anastasia Diana Dan Lilis Setiawati (2011)
Simbol Keterangan
Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output.
Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan atau pekerjaan manual
Simbol proses
Menunjukkann kegiatan proses dari operasi program komputer.
Simbol keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard.
Simbol harddisk
Menunjukkan input ataupun output menggunakan harddisk.
Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari setiap proses.
Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
Simbol arsip
Menunjukkan pengarsipan file tanpa menggunakan komputer.
Simbol keputusan
Digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program.
Gambar 3. Prosedur Angsuran Sistem Lama
Gambar 4. Prosedur Angsuran Sistem Baru DESKRIPSI DOKUMEN
Dokumen
Nama Dokumen : Form Permohonan Pinjaman (FPP) Fungsi : Mencatat Data Pinjaman
Sumber : Anggota
Distribusi : Sekretaris, Bendahara Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap Transaksi
Isi Dokumen : Nomor Pinjaman, Tanggal Pinjaman, Jumlah Pinjaman, Jangka Waktu, Jenis Pengajuan (Baru/Perubahan/Take Over), Tujuan Pengajuan, Nama Nasabah, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Status Pernikahan (Belum Menikah/ Menikah/Janda/Duda), Jumlah Tanggungan, Pendidikan Terakhir, Nomor KTP, Nomor NPWP, Nama Ibu Kandung, Alamat Tinggal, Wilayah, Kode Pos, Lama Tinggal, Telp, Status Tempat Tinggal (Pribadi/Keluarga/Sewa/Kontrak/Dinas/ Lainnya), Nama yang tidak serumah, hubungan, alamat, telp, kode pos, waktu dirumah, waktu di kantor, Alamat surat, Data Perkerjaan (Nama Perusahaan, Bidang Usaha, Jabatan, Mulai Bekerja, Alamat), Data Istri (Nama Istri, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Pekerjaan, Alamat), Data Keuangan (Jumlah Penghasilan
Pemohon, Penghasilan Istri/Suami, Penghasilan Tambahan, Biaya Hidup, Angsuran Pinjaman, Sisa Penghasilan), Data Kekayaan, Data Kaminan, Data Referensi.
Dokumen
Nama Dokumen : Bukti Pinjaman.
Fungsi : Sebagai Bukti Pinjaman Sumber : Petugas
Distribusi : Petugas dan Anggota Rangkap : 2
Frekuensi : Setiap Transaksi
Isi Dokumen : Nomor Pinjaman, Tanggal Pinjaman, Nomor Anggota, Nama Anggota, Jumlah pinjaman, Tanggal Jatuh Tempo, Lama Pinjaman, Prosentase Bunga/Margin, Total Kredit, Angsuran Pokok, Nominal Bunga/Profit, Jumlah Angsuran, Biaya Administrasi, Biaya Asuransi, Biaya Materai, Total Jasa,
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PEMAKAI
1.
Sistem harus bisa menghasilkan Laporan Pinjaman, Laporan Angsuran, Laporan Saldo
Pinjaman (Piutang) secara otomatis setelah transaksi dilakukan.
2.
Sistem harus memberikan akses kepada Bendahara dan Ketua agar bisa mengotrol kas
masuk, kas keluar dan saldo kas setiap saat diperlukan.
3. Sistem harus memberikan kemudahan kepada yang berkepentingan untuk mengetahui
saldo pinjaman anggota setiap saat diperlukan
4. Sistem harus memberikan kemudahan dalam membuat Laporan Tunggakan dan daftar
tagihan sehingga bisa mengantisipasi kerugian koperasi.
5. Sistem harus bisa mengantisipasi terjadinya duplikasi data.
ANALISA KEBUTUHAN SISTEM 1. Kebutuhan Informasi
No Informasi yang dibutuhkan Tujuan Frekuensi
1 Laporan Anggota Ketua Koperasi Setiap diperlukan 2 Laporan Pinjaman Ketua Koperasi Setiap bulan 3 Laporan Angsuran Ketua Koperasi Setiap bulan 4 Laporan Piutang anggota Ketua Koperasi Setiap bulan 5 Laporan Tunggakan Ketua Koperasi Setiap diperlukan 6 Daftar Tagihan Ketua Koperasi Setiap Bulan 7 Bukti Pinjaman Anggota, Petugas Setiap Transaksi 8 Bukti Angsurran Anggota, Petugas Setiap Transaksi
2. Kebutuhan Aplikasi
Untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut di atas, maka dibutuhkan aplikasi sebagai berikut : a. Aplikasi untuk mengelola data Master Anggota dan Petugas
b. Aplikasi untuk mengelola Data Transaksi Pinjaman dan Angsuran
c. Aplikasi untuk mengelola Laporan Pinjaman, Angsuran, Saldo Pinjaman, Laporan Tunggakan, dan Daftar Tagihan.
3. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengelola data pinjaman dan angsuran di Koperasi adalah sebagai berikut:
1. Satu unit komputer
2. Satu unit printer untuk mencetak bukti pinjaman, bukti angsuran, dan laporan
ANALISIS KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK 1. Deskripsi Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dapat dideskripsikan seperti pada table dibawah ini:
No Kode Kebutuhan Deskripsi Kebutuhan
1. FM 10 Kelola Master
2. FM 11 Kelola Master Anggota 3. FM 12 Kelola Master Petugas 4. FM 13 Kelola Master Ketua Koperasi 5. FT 20 Kelola Transaksi
6. FT 21 Kelola Transaksi Pinjaman 7. FT 22 Kelola Transaksi Angsuran 9. FL 30 Kelola Laporan
10. FL 31 Kelola Laporan Pinjaman 11. FL 32 Kelola Laporan Saldo Piutang 12. FL 33 Kelola Laporan Tagihan
13 FL 34 Kelola Laporan Angsuran 14 FL 35 Kelola Laporan Denda 15 FL 36 Kelola Laporan Tunggakan 16 FL 37 Kelola Laporan Anggota
2. Permodelan Kebutuhan Fungsional a. Fungsi Sistem
Sistem Informasi Pinjaman dan Angsuran berfungsi untuk mengolah data Anggota, Petugas, data pinjaman, data angsuran, laporan pinjaman, laporan angsuran, laporan saldo pinjaman, laporan tunggakan, dan laporan tagihan.
b. Data Flow Diagram 1) Contex Diagram
2) Data Flow Diagram Level 0
4) Data Flow Diagram Level 1 Proses 2
5) Data Flow Diagram Level 1 Proses 3
c. Model Data Konseptual Diagram E-R
d. Kamus Data 1) Data Store 2) Arus Data
