ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MENYURAT PADA KANTOR IMIGRASI PANGKALPINANG
PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN METODE BERORIENTASI OBJEK Irma Ristika Dewi
NIM 1222510083
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email : irmaniez83@gmail.com
ABSTRACT
This study was carried out to provide information services and to improve performance in the areas of handling correspondence in order to become more effective, fast, accurate and efficient and minimizes errors that arise in the handling of correspondence at the Immigration Office environment Pangkalpinang Bangka Belitung province.
The purpose of this is to get the actual data that can be found on the vulnerabilities of the old system, then improved by using the new system. Analysis used in building a new system is to use object-oriented methods with software tools software UML (Unified Modeling Language), direct observation, and interviews to the relevant parties.
From the analysis and design which has been made is the need for computerized systems that in the handling of correspondence can be done well and distribution of correspondence in accordance with the rules and procedures that apply to the Immigration Office Pangkalpinang Bangka Belitung province.
BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Kemajuan teknologi informasi berkembang sangat cepat dan canggih diberbagai bidang perusahaan dan instansi-instansi pemerintah yang ada di seluruh pelosok tanah air ini. Teknologi informasi tersebut hadir disetiap pengguna untuk mempercepat pekerjaan agar dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Namun masih sedikit orang yang memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik, menghasilkan keuntungan yang lebih banyak dalam jangka waktu yang panjang dan berkesinambungan, sehingga keuntungan dan kelancaran operasional perusahaan maupun instansi pemerintah sangatlah mempengaruhi berkembangnya suatu perusahaan dan instansi itu sendiri.
1.2. Masalah
Penyusunan skripsi yang berjudul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Menyurat Pada Kantor Imigrasi Pangkalpinang Propinsi Bangka Belitung Dengan Metodologi Berorientasi Objek, akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat menyurat pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis.
1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat menyurat agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien. b. Menciptakan manajemen surat menyurat
yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam penanganan surat menyurat pada lingkungan Pada Kantor Imigrasi Pangkalpinang Propinsi Bangka Belitung.
1.4. Metodologi Penelitian
Metode penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi-informasi atau data yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun proposal skripsi ini adalah sebagai berikut :
a. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data dengan cara :
1) Observasi 2) Wawancara 3) Studi Kepustakaan
b. Analisa Sistem
Salah satu pendekatan pengembangan sistem adalah pendekatan Analisa Object Oriented yang dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :
1) Menganalisa sistem yang ada, 2) Analisa dokumen,
Beberapa diagram tersebut adalah : 1) Activity Diagram
2) Analisa Dokumen Keluaran 3) Analisa Dokumen Masukan 4) Use Case Diagram
5) Use Case Description c. Perancangan Sistem
Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.
Alat Bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah :
1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure(LRS) 3) Relasi
4) Spesifikasi Basis Data
5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen Masukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence Diagram 1.5. Sistematika Penulisan
Hasil penelitian ini disajikan dalam bentuk laporan penelitian skripsi yang secara sistematis dalam bab per bab terdiri dari lima bab, sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, metode penelitian, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi tentang teori umum mengenai pengertian sistem, bentuk dasar sistem, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, pengertian informasi, konsep dasar informasi, hirarki informasi, komponen sistem informasi, pengertian sistem informasi akademik, analisa dan perancangan sistem informasi berorientasi objek dengan UML, analisa berorientasi objek, use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, package diagram, perancangan berorientasi objek, dan pengertian rational rose, teori manajemen proyek .
BAB III PENGELOLAAN PROYEK
Bab ini membahas PEP (Project Execution Plan) yang berisi objek, identifikasi stakeholder, penjadwalan proyek, RAB (Rencana Anggaran Biaya), struktur tim proyek berupa table RAM (Responsible Assignment Matrix) dan skema/diagram struktur, analisa resiko, dan meeting plan
BAB IV ANALISA DAN
PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa proses, analisa keluaran, analisa masukan, identifikasi kebutuhan, sedangkan rancangan sistem berisi tentang entity relationship diagram (ERD), transformasi LRS ke tabel logical record structure (LRS), dan spesifikasi basis data. Rancangan antarmuka yang terdiri dari rancangan keluaran, rancangan masukan, rancangan dialog layar dan sequence diagram.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan skripsi yang berisikan kesimpulan dari pembahasan yang telah diuraikan serta saran – saran untuk sistem yang telah dibuat.
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Definisi sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Berikut ini merupakan definisi sistem menurut beberapa ahli : 2.1.1 Karakteristik Sistem
Menurut Agus Mulyanto (2009:2), “Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik, yaitu komponen atau elemen (component), batas sistem (boundary),
Beberapa komponen diantaranya yaitu : Komponen Sistem (Components)
Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk kesatuan.
a. Batas Sistem (boundary)
b. Lingkungan Luar Sistem (Environments) c. Penghubung (Interface)
d. Masukan (Input) e. Keluaran (Output) f. Pengolahan (Process)
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, Jogiyanto (2008:6) diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem menurut bentuk fisiknya
1) Sistem abstrak (Abstrack System) dan Sistem Fisik (Physical System).
2) Sistem Fisik (Physical System). Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh : sistem peredaran darah, sistem sekolah, sistem transportasi, sistem komputer.
b. Sistem menurut terjadinya sistem
1) Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System).
2) Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
c. Sistem menurut kejadian masa depan 1) Sistem Tertentu (Deteministic System) 2) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) 2.1.3 Definisi Informasi
Berikut ini akan disampaikan pengertian informasi :
Menurut Satzinger (2010, P7), “Informasi adalah data yang telah dikumpulkan, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan sesuatu yang bermafaat bagi orang lain”.
2.1.4 Definisi Sistem informasi
Menurut Laudon dan Laudon (2010, P46) “Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi”.
Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010, P46-47) adalah sebagai berikut: a. Input b. Process c. Output d. Feedback 2.1.5 Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005, p11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.”
Menurut Jogiyanto faktor-faktor yang menentukan kehandalan dari suatu sistem informasi atau informasi dapat dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
a. Keunggulan (usefulness) b. Ekonomis
c. Kehandalan (Reliability) d. Pelayanan (Custamer Service) e. Kapasitas (Capacity)
f. Sederhana dalam kemudahan (Simplicity) g. Fleksibel (Fleksibility)
2.2 Siklus Sistem Informasi
Siklus merupakan putaran waktu yang di dalamnya terdapat rangkaian kejadian yang berulang-ulang secara tetap dan teratur. Siklus sistem informasi merupakan proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan yang dilakukan komputersebagai teknologi informasi. Tahapan –tahapan tersebut terdiri atas Input proses output yang disebut sebagaisiklus sistem informasi. 2.3 Subsistem Sistem Informasi
Subsistem merupakan komponen atau
bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa fisik maupun abstrak.
2.4 Sistem Informasi Pengarsipan Surat Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003: 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115).
Sistem Informasi Pengarsipan merupakan perangkat-perangkat yang saling berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan pemeliharaan kearsipan
a. Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi.
b. Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang,
2.4.1 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML
Analisa dan perancangan berorientasi objek berarti merumuskan dan menyelesaikan masalah serta menghasilkan suatu hipotesa atau diagnose (solusi), memodelkannya dengan pendekatan atau paradigm obyek (obyek adalah suatu riil yang mempunyai atribut atau data dan perilaku).
2.4.2 Pengantar UML (Unifield Modeling
Language)
Unifield Modeling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industry untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah system.
Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya Grady Booch OOD (Object Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modeling Technique),dan Ivar Jacobson OOSE (Object Oriented Software Engineering). Tujuan utama UML diantaranya adalah untuk :
a. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum. b. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari
berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.
c. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.
2.4.3 Analisa Sistem Berorientasi Objek
Menurut [Aji supriyanto 2005] “Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menetukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh system software, bukan mengenai bagaimana system software melakukannya”. Hasil dari tahap analisa adalah dokumen software requirement specification (SRS). Maka Landasan teori diagram – diagram UML yang menjadi alat bantu pada tahap analisa berorientasi objek yaitu :
a. Activity diagram
Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai pesan seperti halnya floiwchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak bisa.
Simbol- simbol yang digunakan pada saat pembuatan activity diagram adalah sebagai berikut :
1) Start Point, diletakkan pada pojok kiri atas dan merupakan awal aktifitas.
Simbol Start Point
2) End Point, diletakkan dimana saja dan menggambarkan berakhirnya aktifitas
Simbol End Point
3) Activities, menggambarkan suatu proses / kegiatan yang lebih dikenal dengan activity state.
Simbol Activities Jenis jenis activities, yaitu :
a) Black hole activities
Ada masukan dan tidak ada keluaran,biasanya digunakan jika dikehendaki ada satu atau lebih transisi.
Simbol Black Hole Activities b) Miracle activities
Tidak ada masukan dan ada keluaran,biasanya dipakai pada waktu start point dan dikehendaki ada 1 atau lebih transisi.
Simbol Miracle activities c) Parallel Activities
Suatu activity yang berjalan secara bersamaan terdiri dari :
(1)Fork (Percabangan)
Fork digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel atau untuk menggabungkan dua kegiatan parallel menjadi satu
Simbol Fork (2) Join (Penggabungan)
Mempunyai 1 atau lebih transisi masuk dan hanya 1 transisi keluar dan fork harus berhubungan dengan join.
Simbol End Point 4) Decision Point
Decision digambarkan dengan lambang wajik atau belah ketupat. Mempunyai transisi (sebuah garis dari atau ke decision point). Setiap transisi yang ada harus mempunyai guard (kunci).Tidak ada keterangan (pernyataan) pada tengah belah ketupat seperti pada flowchart.
Simbol Decision
5) Guard (kunci)
Guard (kunci) adalah kondisi benar sewaktu melewati transisi. Digambarkan dengan diletakkan diantara tanda [ ]. Tanda otherwise guard untuk menangkap suatu kondisi yang belum terdeteksi. Setiap transisi dari atau ke decision point harus mempunyai guard yang harus konsisten dan lengkap serta tidak overlap.
Swimlane merupakan sebuah cara untuk mengelompokkan activity berdasarkan actor. Actor bisa ditulis nama actor ataupun sekaligus dalam lambang actor. Swimlane digambarkan secara vertical, walaupun kadang kadang digambarkan secara horizontal.
7) Swimarea
Ketika sebuah activity diagram mempunyai banyak swimlane , perlu dipikirkan dengan pendekatan swimarea. Swimarea mengelompokkan activity berdasarkan kegiatan didalam use case. b. Analisa Dokumen Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa mengenai dokumen – dokumen keluaran yang dihasilkan dari sebuah sistem.
c. Analisa Dokumen Masukan
Analisa dokumen masukan adalah bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem yang sedang berjalan. Tujuan analisa masukan adalah memahami prosedur berjalan.
d. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar yang ditekankan dalam use case diagram adalah “apa” yang diperbuat system, dan bukan “bagaimana” sistem itu melakukannya.
Secara umum use case diagram terdiri dari : 1) Aktor (actor).
Simbol Actor 2) Use case
.
Simbol Use Case 3) Asosiasi (Asociation)
Simbol Asociation
Ada empat jenis relasi / asosiasi yang dapat timbul pada use case diagram,yaitu :
a) Asosiasi antara actor dan use case Simbol Asosiasi antara
actor dan use case b) Asosiasi antara use case
Relasi antara use case dengan use case : (1) Include, menggambarkan suatu use (2) Extend,
c) Generalization / Inheritance antar use case Generalization
d) Generalization / Inheritance antar actor Generalization / Inheritance
e. Deskripsi Use Case Diagram
Deskripsi Use Case Diagram adalah abstraksi dari interaksi antar sistem dan actor. Oleh karena itu sangat penting untuk memilih abstraksi yang cocok. Sebagai contoh, saat pelanggan menelpon restoran untuk melakukan booking, dia akan berbicara kepada karyawan restoran yang akan mencatat booking tersebut ke sistem.
2.4.4 Perancangan Berorientasi Objek Perancangan berorientasi objek merupakan tahap lanjutan setelah analisa berorientasi objek, perancangan berorientasi objek adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menspesifikasi kebutuhan – kebutuhan system dengan menkolaborasikan objek – objek , atribut – atribut dan method – method yang ada. (Whitten 2008:686) Tujuan perancangan sistem itu untuk memahami kebutuhan kepada pemakai sistem (user) dan memberikan gambaran yang jelas serta rancang bangun yang lengkap.
a. ERD
1) Entity (Entitas)
PEGAWAI
Simbol Entita 2) Relationship ( Hubungan atau relasi)
isi
Simbol Relasi 3) Atribute (atribut)
Dari setiap atribut entitas terdapat satu atribut yang dijadikan sebuah key (kunci). Beberapa jenis key,yaitu :
a) Primary Key b) Secondary Key c) Candidate key d) Alternative Key e) Composite Key f) Foreign Key
Ada 3 kemungkinan hubungan yang ada yaitu :
a) One To One
Pesanan 1 cetak 1 Nota
b) One To Many
c) Many To Many
PESANAN M isi BARANG
N
b. Logical Record Structure(LRS) c. Tabel
d. Spesifikasi Basis Data
e. Rancangan Dokumen Keluaran f. Rancangan Dokumen Masukan g. Rancangan Layar Program h. Sequence Diagram
Beberapa simbol yang umum digunakan pada sequence diagram, yaitu:
1)
Actor,Simbol Actor
2)
Entity Object,Simbol Entity Object
3)
Interface/Boundary Object,Simbol Boundary Object
4)
Control Object, Simbol Control5)
Simple Message, Simbol Message6)
Recursive, Simbol Recursive7)
Activation, Simbol Activation8)
Lifeline, Simbol Lifeline9)
Loop, Simbol Loop i. Class DiagramClass adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu system, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur objek system,dimana diperlihatkan hubungan antara mereka.
Class diagram memiliki tiga area pokok yaitu nama, atribut, method, ditambah lagi asosiasi sebagai penghubung.
1) Class name 2) Atribut 3) Method 4) Asosiasi
2.5 Teori Pengelolaan Proyek
Definisi Manajemen Proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat – alat, dan tehnik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek.
a. Project Execution Plan (PEP) b. Objective proyek (tujuan proyek) c. Stakeholders .
d. Delivarable e. Jadwal proyek
f. Work Breakdown Structure (WBS) BAB III
PENGELOLAAN PROYEK 3.1. Project Execution Plan
Pelaksanaan Rencana Proyek (PEP) adalah dokumen operasional untuk proyek yang direncanakan. Hal ini dimiliki, dipelihara dan dimanfaatkan oleh Manajer Proyek dan Tim Proyek untuk mendukung pengiriman output proyek yang telah disepakati. PEP adalah tanggung jawab Manajer Proyek dan merupakan aliran atau jalur dimana memungkinkan efektif sehari-hari (operasional) pengelolaan dan pengendalian proyek.
3.1.1. Rencana Proyek Tinjauan dan Asumsi Kritis
Tujuan dari Rencana Proyek adalah untuk menyajikan detail yang diperlukan untuk berhasil melaksanakan dan mengendalikan proyek, memfasilitasi komunikasi antara para pemangku kepentingan proyek, dan dokumen yang disetujui baseline jadwal.
3.1.2. Identifikasi Stakeholder
Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas, atau masyaraat baik secara keseluruhan maupun parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan.
Masyarakat dapat dikatakan stakeholder jika memiliki karakteristik yaitu mempunyai kekuasaan,
3.1.3 Identifikasi Deliverables
Dalam manajemen proyek, hasil kerja (bahasa inggris: deliverable) adalah objek berwujud atau tak berwujud yang merupakan hasil pelaksanaan proyek yang diserahkan pada client, sebagai bagian dari suatu kewajiban atau obligasi.
3.1.4 Tangible Deliverable (Aset Fisik) a. Aset berwujud (tangible asset) adalah asset
moneter teridentifikasi berupa fisik yaitu segala sesuatu yang bias dilihat dan dirasa langsung oleh pihak yang berkepentingan. Berikut adalah asset fisik yang merupakan hasil dari proyek sebagai berikut :
b. Asset tak wujud (intangible asset) dalam manajemen proyek hasil kerja (deliverable) adalah objek tak berwujud yang merupakan hasil pelaksanaan proyek, sebagai bagian dari suatu kewajiban atau obligasi. Aktiva tetap yang secara fisik tidak dapat dilihat bentuknya, akan tetapi memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan.
1) Perizinan 2) Pelayanan 3.2 Penjadwalan Proyek
Pengorganisasian kegiatan proyek adalah suatu pengembangan proyek harus diorganisasikan untuk menghasilkan output yang terukur bagi manajemen dan penentuan progress.
3.2.1.Estimasi Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan proyek perancangan sistem informasi asuransi kendaraan bermotor diperkiraan selesai dalam waktu 80 hari (sekitar 11 minggu) terhitung sejak 1 April 2014 sampai 19 Juni 2014. 3.3. Tabel RAM (Responsible Assignment
Matrix)
Responsible Assignment Matrix adalah sebuah matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti yang dijelaskan dalam work breakdown structur, kepada orang-orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan serta dapat dibuat dengan cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.
3.3.1. Analisa Resiko
Resiko proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadi akan memiliki efek positif atau negatif terhadap tujuan proyek (bisa berupa biaya, waktu, mutu, ruang lingkup). Resiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 5.1. Tinjauan Oranisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya
Visi
“Mewujudkan Pelayanan Prima Yang Berorientasi Kepada Kepuasan Publik Secara Berkesinambungan”
Misi
1. Memberikan pelayanan secara cepat, sederhana, transparan dan akuntabel
2. Melaksanakan pengawasan orang asing dan penegakan hukum secara konsisten.
5.2. Analisa Bisnis 5.2.1. Proses Bisnis
1). Surat Masuk 2). Disposisi 3). Surat Keluar
4). Surat Keluar Tanpa Disposisi 5). Laporan
5.3. Rancangan Antar Muka 5.3.1. StrukturTampil
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT MENYURAT PADA KANTOR IMIGRASI PANGKALPINANG PROPINSI BANGKA BELITUNG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI
OBJEK
Pendataan Transaksi Laporan
Entry Data Instansi
Enrty Data Pegawai
Entry Data Seksi
Entry Data Surat Masuk
Entry Data Disposisi
Entry Data Surat Keluar
Entry Data Surat Keluar Tanpa Disposisi Laporan Surat Masuk Laporan Disposisi Laporan Surat Keluar Laporan Surat Keluar Tanpa Disposisi
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Sistem Informasi Penaganan Surat Menyurat yang diterapkan pada Kanntor Imigrasi Pangkalpinang Propinsi Bangka Belitung masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a.
Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses administrasi dan pengarsipan surat menyurat, serta informasi laporan-laporan di Kantor Imigrasi Pangkalpinang Propinsi Bangka Belitung lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan.b.
Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin.c.
Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporand.
Meringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan.e.
Semua data surat menyurat bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data.f.
Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama.5.2. Saran
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Penanganan Surat Menyurat, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting.
Maka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien :
a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi Penanganan Surat Menyurat.
b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem.
c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi Penanganan Surat Menyurat
d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi Penanganan Surat Menyurat.
e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
