ANALISIS DAN PERANCANGAN E-HRM PADA PT. PADANG KARUNIA - Binus e-Thesis

(1)

Universitas Bina Nusantara Jurusan Teknik Informatika

Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2004/2005

ANALISIS DAN PERANCANGAN E-HRM

PADA PT. PADANG KARUNIA

Harsha Putrananda Pratama 0500564234

Rangga Adisapoetra 0500568560

Andy Arvid 0500569121

Kelas/Kelompok 08PIT/04

Abstrak

Sistem manajemen sumber daya manusia yang lebih dikenal dengan sistem e-HRM (electronic Human Resource Management) telah digunakan sebagai penunjang kegiatan sumber daya manusia pada berbagai perusahaan. Untuk itu PT Padang Karunia membutuhkan suatu sistem yang dapat menunjang kegiatan sumber daya manusia dan mengatasi keterbatasan yang ada pada sistem sumber daya manusia yang lama. Tujuan penelitian adalah untuk merancang sistem e-HRM melalui intranet perusahaan yang akurat dan efisien. Sistem e-HRM dirancang untuk membantu dalam mengambil keputusan-keputusan manajerial, meminimalisasi kelemahan-kelemahan sistem HRD pada umumnya dan menentukan kebutuhan sistem informasi sumber daya manusia. Metodologi penelitian yang digunakan terdiri dari tiga metode, yaitu metode analisa, metode perancangan, dan studi pustaka. Metode analisa mencakup survei dan wawancara terhadap sistem yang berjalan, analisa terhadap temuan survei dan hasil wawancara, serta identifikasi kebutuhan informasi dan persyaratan sistem. Sedangkan metode perancangan terdiri dari perancangan State Transition Diagram, Data Flow Diagram, spesifikasi database, dan pembuatan sistem HRM. Hasil yang dicapai dengan adanya sistem e-HRM, karyawan dapat bekerja secara self service dalam mendapatkan informasi personalia dan membantu manajemen sumber daya manusia akan kebutuhan informasi yang cepat dan akurat. Diharapkan dengan sistem e-HRM, perusahaan dapat mengatasi keterbatasan yang ada pada sistem lama dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan khususnya pada manajemen sumber daya manusia perusahaan.

Kata Kunci

(2)

PRAKATA

Puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala berkah serta rahmat-Nya, sehingga skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN E-HRM PADA PT. PADANG KARUNIA” dapat diselesaikan dengan baik.

Skripsi ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan jenjang studi strata satu (S1), Fakultas Ilmu Komputer. Jurusan Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara.

Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, yaitu kepada:

1. Alm. Ibu Dr. Th. Widia S., Ir., MM., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara Jakarta.

2. Bapak Ichwan R. Tandjung M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.

3. Bapak Heri Suyatna selaku pimpinan Divisi HRGA PT. Padang Karunia.

4. Ibu Anna dan Mbak Anggie serta segenap karyawan PT. Padang Karunia yang telah mengizinkan kami untuk melakukan survey pada PT. Padang Karunia. 5. Orang tua dan keluarga kami yang telah banyak memberikan dukungan moral dan

materi.

(3)

7. Seluruh pegawai yang bertugas di biro layanan umum dan perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah menunjukkan semangat layanan yang baik. 8. Teman-teman khususnya Muhammad Astrid yang telah memberikan dukungan

ilmu, moral dan doa dalam penulisan skripsi.

9. Aski Catranti dan Suci Andhini atas bantuannya untuk print.

10.Rekan Binusian 2005 khususnya 01PHT atas kebersamaannya dalam menempuh jenjang perkuliahan S1.

11.Semua pihak lain yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang baik secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam penulisan skripsi ini.

Jakarta, Juli 2005

(4)

DAFTAR IS I

Halaman Judul Luar... i

Halaman Judul Dalam... ii

Halaman Persetujuan Hardcover... iii

Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv

Abstrak... ...vii

Prakata...viii

Daftar Isi………... x

Daftar Tabel... xvi

Daftar Gambar... xviii

Daftar Lampiran... ... xxv

BAB I PENDAHULUAN_{... 1}

1.1 Latar Belakang……... 1

1.2 Ruang Lingkup……... 3

1.3 Tujuan dan M anfaat…... 4

1.4 M etodologi Penelitian…... 5

1.5 Sistematika Penulisan…... 7

BAB II LANDAS AN TEORI_{... 8}

2.1 Pengertian Sistem...8

2.2 Pengertian Informasi... 9

(5)

2.4 Konsep Analisis dan Perancangan... 10

2.5 M anajemen Sumber Daya M anusia………... 11

2.5.1 Kegiatan-Kegiatan Dalam M anajemen Sumber Daya M anusia……….. ... 12

2.5.2 Pembagian Tanggung Jawab SDM Antara Lini dan Staf………..……….………... 16

2.6 e-HRM ………...……... 16

2.7 Aplikasi Jaringan………... 18

2.7.1 Internet…... 18

2.7.2 Intranet………... 18

2.7.3 Server dan Web Server………... 20

2.7.4 WWW (World Wide Web)………... 22

2.7.5 HTM L (Hypertext Markup Language)………... 22

2.7.6 Web Browser………... 24

2.7.7 TCP/IP………... 24

2.7.8 Enkripsi……….. ... 24

2.8 Perancangan Database………... 25

2.8.1 Database………..…... ... 25

2.8.2 Database Language………... 27

2.8.3 DDL (Data Definition Language)………... 27

2.8.4 DM L (Data M anipulation Language)………... 27

2.9 Alat Bantu Aplikasi Berbasis Web……….28

(6)

2.9.2 MySQL... 29

2.9.3 M acromedia Dreamweaver M X... 30

2.10 System Development Life Cycle (SDLC)………... 31

2.11 Delapan Aturan Emas Perancangan User Interface (Antar M uka Pemakai)………...……... 35

2.12 Teori Diagram... 37

2.12.1 Data Flow Diagram (DFD)... 37

2.12.2 State Transition Diagram (STD)... 40

2.12.3 Entity Relationship Diagram (ERD)………... 41

BAB III AN ALIS A S IS TEM YANG S EDANG B ERJ ALAN_{... 42}

3.1 Gambaran Umum Perusahaan...42

3.1.1 Sejarah dan Kondisi Perusahaan... 42

3.1.2 Visi dan M isi Perusahaan...43

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 44

3.2.1 Gambar Struktur Organisasi Perusahaan……... 44

3.2.2 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab... 45

3.3 Kegiatan M anajemen Sumber Daya M anusia yang Sedang Berjalan…... 54

3.3.1 Perekrutan dan Penempatan Tenaga Kerja... 54

3.3.2 Kegiatan Personalia... 61

3.3.3 Kesehatan dan Keselamatan Kerja...71

3.4 Permasalahan yang Dihadapi... 72

(7)

BAB IV RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN_{... 76}

4.1 Usulan Sistem M anajemen Sumber Daya M anusia Baru... 76

4.2 Diagram Aliran Data... 80

4.2.1 Diagram Context... 80

4.2.2 Diagram Nol...84

4.2.3 Diagram Rinci... 86

4.3 Spesifikasi Data Sistem...117

4.3.1 Kamus Data... 117

4.3.1.1Data Awal……….. 117

4.3.1.2Kamus Data Normal……….. 120

4.3.2 Entity Relationship... 122

4.3.2.1Identifikasi Entity... 122

4.3.2.2Entity Relationship Diagram... 126

4.3.2.3Spesifikasi File... 128

4.4 Rencana Implementasi Sistem... 139

4.4.1 Arsitektur Sistem... 139

4.4.2 Arsitektur Keamanan... 142

4.4.3 Spesifikasi Peralatan... 144

4.5 Rancangan Tampilan... 146

4.5.1 Rancangan Layar... 146

4.5.2 Rancangan State Transition Diagram (STD)... 146

4.5.3 Spesifikasi Proses... 161

(8)

4.5.3.2Spesifikasi Proses M enu Awal Karyawan, M anajer

Divisi, dan HRD... 164

4.5.3.3Spesifikasi Proses M enu Admin HRD...171

4.5.3.4Spesifikasi Proses Informasi Karyawan, M anajer Divisi, dan HRD... 175

4.5.3.5Spesifikasi Proses Pencetakan Formulir Personalia.. 178

4.5.3.6Spesifikasi Proses Permohonan Cuti... 187

4.5.3.7Spesifikasi Proses Permohonan M utasi... 190

4.5.3.8Spesifikasi Proses Permintaan Surat Tugas, Permintaan TK, dan Ganti Password... 194

4.5.3.9Spesifikasi Proses Lowongan... 197

4.5.4 Otoritas Penggunaan Sistem e-HRM ... 199

4.6 Hasil Dan Evaluasi………...203

4.6.1 Cara Pengoperasian Sistem.……….……... 203

4.6.1.1 Layar Home (Index)………203

4.6.1.2 Layar Karyawan………. 209

4.6.1.3 Layar M anajer Divisi……….. 212

4.6.1.4 Layar HRD……….. 215

4.6.1.5 Layar Permohonan Cuti……….. 231

4.6.1.6 Layar Permohonan M utasi………. 234

4.6.1.7 Layar Pencetakan Formulir Personalia…………... 236

(9)

4.6.1.9 Layar Informasi………...247

4.6.1.10 Layar Calon Tenaga Kerja……….. 254

4.6.2 Hasil Kuesioner………... 259

4.6.2.1Tampilan Sistem e-HRM ………... 260

4.6.2.2Kelengkapan Informasi Sistem e-HRM ……. ... 262

4.6.2.3Kemudahan Penggunaan Sistem e-HRM ... 264

4.6.2.4M anfaat Sistem e-HRM ... 266

4.6.2.5Rencana Implementasi Sistem e-HRM …….. ... 268

BAB V S IMPULAN DAN S ARAN_{………... 270}

5.1 Simpulan……… 270

5.2 Saran……….. 271

Daftar Pustaka………... 273

Daftar Riwayat Hidup………... 276

Lampiran L1Rancangan Layar... L1

(10)

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Identifikasi Entity... 123

Tabel 4.2 Karyawan... 128

Tabel 4.3 Berita...129

Tabel 4.4 Level... 129

Tabel 4.5 M emo Prodia...130

Tabel 4.6 Surat Penolakan... 130

Tabel 4.7 Polling... 131

Tabel 4.8 Surat Tugas... 132

Tabel 4.9 Permohonan Cuti... 133

Tabel 4.10 Permohonan M utasi... 134

Tabel 4.11 Permintaan Tenaga Kerja...135

Tabel 4.12 Laporan Kecelakaan... 136

Tabel 4.13 Absensi...136

Tabel 4.14 Surat Perjanjian Kerja... 137

Tabel 4.15 Lowongan... 137

Tabel 4.16 Penilaian Tenaga Kerja... 138

Tabel 4.17 Surat Pernyataan Pajak... 138

Tabel 4.18 Permintaan Barang... 139

Tabel 4.19 Deklarasi Perjalanan Dinas... 139

Tabel 4.20 M atrix Otoritas Penggunaan Sistem e-HRM ... 200

(11)

Tabel 4.22 Tabel Kelengkapan Informasi... 262

Tabel 4.23 Tabel Kemudahan Penggunaan Sistem... 264

Tabel 4.24 Tabel M anfaat Sistem... 266

(12)

DAFTAR GAMB AR

Gambar 2.1 Peranan M anajemen Sumber Daya M anusia dalam M embangun

Perusahaan Kompetitif... 15

Gambar 2.2 Struktur Hubungan Internet dan Intranet... 20

Gambar 2.3 Sistem Client Server…...21

Gambar 2.4 Layar Design dan Coding Dreamweaver M X………... 30

Gambar 2.5 SDLC (System Development Live Cycle)…...32

Gambar 2.6 Notasi External Entity…... 38

Gambar 2.7 Notasi Aliran Data………... 39

Gambar 2.8 Notasi Proses……….. ... 39

Gambar 2.9 Notasi Data Store………... 40

Gambar 2.10 Simbol State………... 40

Gambar 2.11 Simbol Perubahan State………... 40

Gambar 2.12 Kondisi dan Aksi………... 41

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Padang Karunia... 44

Gambar 3.2 Proses Permintaan Penambahan Calon Tenaga Kerja………... 55

Gambar 3.3 Proses Perekrutan Calon Tenaga Kerja………...57

Gambar 3.4 Proses Penolakan Calon Tenaga Kerja………... 59

Gambar 3.5 Proses Pembuatan Surat Perjanjian Kerja………... 60

Gambar 3.6 Proses Usulan M utasi Kerja………... ... 63

Gambar 3.7 Proses Pembuatan Deklarasi Perjalanan Dinas……... 65

(13)

Gambar 3.9 Proses Penilaian Kinerja Karyawan…... ... 69

Gambar 3.10 Proses Permohonan Pengunduran Diri………... 70

Gambar 3.11 Proses Pembuatan Laporan Kecelakaan………... 72

Gambar 4.1 Diagram Context... 83

Gambar 4.2 Diagram Nol...84

Gambar 4.3 Diagram Rinci 1.0... 87

Gambar 4.5 Diagram Rinci 2.1.0... 90

(14)

Gambar 4.20 Infrastruktur Jaringan PT Padang Karunia...140

Gambar 4.21 Koneksi Calon Tenaga Kerja... 141

Gambar 4.22 STD Home Karyawan, M anajer dan HRD... 147

Gambar 4.23 STD M enu Awal Karyawan... 148

Gambar 4.24 STD M enu Pemberitahuan Karyawan... 149

Gambar 4.25 STD M enu Awal M anajer Divisi... 150

Gambar 4.26 STD M enu Pemberitahuan M anajer Divisi...151

Gambar 4.27 STD M enu Cetak Karyawan dan M anajer Divisi... 152

Gambar 4.28 STD M enu Awal HRD... 153

Gambar 4.29 STD M enu Pemberitahuan HRD... 154

Gambar 4.30 STD M enu Cetak HRD ... 155

Gambar 4.31 STD M enu Cuti Karyawan... 156

Gambar 4.32 STD M enu Cuti M anajer dan HRD... 156

Gambar 4.33 STD M enu M utasi M anajer... 157

Gambar 4.34 STD M enu M utasi HRD... ... 157

Gambar 4.35 STD M enu M anajemen Berita HRD... 158

Gambar 4.36 STD M enu Permintaan TK HRD... ... 158

Gambar 4.37 STD M enu M anajemen Polling HRD... ... 159

Gambar 4.38 STD M enu M anajemen User HRD... 159

Gambar 4.39 STD M enu Home Calon Tenaga Kerja... 160

Gambar 4.40 STD M enu Update Lowongan HRD... 160

Gambar 4.41 Layar Home………... 203

(15)

Gambar 4.43 Layar History………... ... 205

Gambar 4.44 Layar Contact Us………... 205

Gambar 4.45 Layar Careers………... 206

Gambar 4.46 Layar Login Gagal………... 207

Gambar 4.47 Layar Hasil Polling………... 207

Gambar 4.48 Layar Detail Berita………... 208

Gambar 4.49 Layar Logout………... 209

Gambar 4.50 Layar M enu Awal Karyawan………... 209

Gambar 4.51 Layar M enu Cuti Karyawan………...210

Gambar 4.52 Layar M enu Cetak Karyawan……….. ... 211

Gambar 4.53 Layar M enu Informasi Karyawan... 211

Gambar 4.54 Layar M enu Awal M anajer... 212

Gambar 4.55 Layar M enu Cuti M anajer... ... 213

Gambar 4.56 Layar M enu Cetak M anajer... 213

Gambar 4.57 Layar M enu M utasi M anajer... 214

Gambar 4.58 Layar M enu Informasi M anajer... 214

Gambar 4.59 Layar M enu Awal HRD... 215

Gambar 4.60 Layar M enu Cuti HRD ... 216

Gambar 4.61 Layar M enu M utasi HRD... 217

Gambar 4.62 Layar M enu Cetak HRD... 217

Gambar 4.63 Layar M enu M anajemen Polling HRD... 218

Gambar 4.64 Layar M enu Tampil Polling HRD... 219

(16)

Gambar 4.66 Layar M enu M anajemen Berita HRD... 220

Gambar 4.67 Layar M enu Input Berita HRD ... 221

Gambar 4.68 Layar M enu Tampil Berita HRD... 221

Gambar 4.69 Layar Detail Berita HRD... 222

Gambar 4.70 Layar M enu M anajemen User HRD... 223

Gambar 4.71 Layar M enu Tambah User HRD... 224

Gambar 4.72 Layar Search User HRD... 225

Gambar 4.73 Layar Delete User HRD... 226

Gambar 4.74 Layar M enu Lihat Status User HRD... 226

Gambar 4.75 Layar M enu Edit User HRD... 227

Gambar 4.76 Layar M enu Informasi HRD... 228

Gambar 4.77 Layar M enu Permintaan TK HRD... 228

Gambar 4.78 Layar M enu Lihat Permintaan TK HRD... 229

Gambar 4.79 Layar Detail Permintaan TK... 230

Gambar 4.80 Layar M enu Ajukan Permohonan Cuti... 231

Gambar 4.81 Layar M enu Tampil Status/ History Cuti...231

Gambar 4.82 Layar M enu Detail Status/ History Cuti... 232

Gambar 4.83 Layar M enu Status Cuti Karyawan Untuk M anajer dan HRD... 233

Gambar 4.84 Layar Detail Status Cuti Karyawan Untuk M anajer dan HRD ... 234

Gambar 4.85 Layar Pencarian Karyawan M utasi... 234

Gambar 4.86 Layar Proses M utasi... ... 235

Gambar 4.87 Layar M enu Daftar Karyawan Untuk M anajer dan HRD... ... 236

(17)

Gambar 4.89 Layar M enu Cetak Surat Tugas... 237

Gambar 4.90 Layar Surat Tugas... 237

Gambar 4.91 Layar M enu Absensi 1... 238

Gambar 4.92 Layar M enu Absensi 2... 239

Gambar 4.93 Layar Cetak Surat Pernyataan Pajak 1... 239

Gambar 4.94 Layar M enu Cetak Surat Pernyataan Pajak 2...240

Gambar 4.95 Layar M enu Cetak Perjalanan Dinas 1... 241

Gambar 4.96 Layar M enu Cetak Perjalanan Dinas 2... 241

Gambar 4.97 Layar M enu Cetak M emo Prodia 1... 242

Gambar 4.98 Layar Cetak M emo Prodia 2... 242

Gambar 4.99 Layar Cetak Surat Perjanjian Kerja... 243

Gambar 4.100 Layar M enu Cetak Surat Penolakan...244

Gambar 4.101 Layar M enu Ganti Password... 244

Gambar 4.102 Layar M enu Permintaan TK... 245

Gambar 4.103 Layar M enu Surat Tugas... ... 246

Gambar 4.104 Layar M enu Informasi Status Cuti... ... 247

Gambar 4.105 Layar Detail Status Cuti... ... 247

Gambar 4.106 Layar M enu Informasi Status M utasi... 248

Gambar 4.107 Layar M enu Approval Permohonan Cuti... ... 249

Gambar 4.108 Layar Detail Approval Cuti... 249

Gambar 4.109 Layar M enu Approval M utasi ... 250

Gambar 4.110 Layar Detail Approval M utasi... 251

(18)

Gambar 4.112 Layar Update Permintaan TK... 252

Gambar 4.113 Layar M enu Approval Surat Tugas...253

Gambar 4.114 Layar Detail Approval Surat Tugas... 254

Gambar 4.115 Layar Careers Calon Tenaga Kerja... 254

Gambar 4.116 Layar Detail Lowongan Calon Tenaga Kerja... 255

Gambar 4.117 Layar Login Admin Lowongan... 256

Gambar 4.118 Layar M enu Awal Admin Lowongan... 256

Gambar 4.119 Layar M enu Tambah Lowongan Admin... 257

Gambar 4.120 Layar M enu Lihat Lowongan Admin... 258

Gambar 4.121 Layar M enu Update Lowongan Admin... 258

Gambar 4.122 Grafik Tata Letak M enu... 260

Gambar 4.123 Grafik Pemilihan Warna... 261

Gambar 4.124 Grafik Fasilitas Sistem... 262

Gambar 4.125 Grafik Kecepatan M emperoleh Informasi... 263

Gambar 4.126 Grafik Petunjuk Penggunaan Sistem...264

Gambar 4.127 Grafik Navigasi Sistem... 265

Gambar 4.128 Grafik Kinerja Sistem Dalam M endapatkan Formulir Personalia... 266

Gambar 4.129 Grafik Kebutuhan Informasi Personalia... 267

Gambar 4.130 Grafik Penggunaan Kertas Yang Berlebih... 268

(19)

DAFTAR LAMPIRAN