1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Kotler dalam buku yang dikarang oleh Gera (2012), event adalah suatu kejadian yang dirancang atau diatur untuk menyampaikan pesan kepada target penonton. Perancangan yang dilakukan bertujuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu Kotler juga mengatakan bahwa tujuan dari sebuah event adalah untuk membuat interaksi langsung antar target penonton dengan klien untuk menghasilkan dampak yang diinginkan.
Dalam memudahkan penyampaian pesan atau informasi dari klien kepada target penonton maka muncullah sebuah bidang usaha yang bergerak di bidang jasa dan bertugas untuk memfasilitasi pembuatan sebuah event. Tentunya dalam membuat sebuah event terdapat tahapan dalam pembuatan event tersebut. Penyedia jasa event dinamakan Event Organizer atau yang lebih sering dikenal sebagai EO.
Event organizer selain membuat konsep acara, juga melakukan koordinasi agar acara berjalan dengan lancar. Koordinasi yang dilakukan oleh Event Organizer adalah dimulai dari perencanaan acara, pelaksanaan acara dan juga pada saat evaluasi acara. Dalam menjalankan tugasnya, sebuah Event Organizer membutuhkan orang-orang yang kreatif dan mampu bekerja dengan sigap. Hal tersebut dikarenakan dalam mengatur atau mengkoordinasi sebuah event tidaklah mudah. Jika menginginkan event berjalan dengan lancar maka event tersebut harus dikerjakan dengan teliti, cermat dan juga tekun.
Jika hal tersebut sudah dilakukan, maka hasil yang seimbang juga akan didapatkan dengan usaha yang diberikan. Cara kerja Event Organizer juga menentukan apakah tujuan dari event tersebut akan tercapai atau tidak. Berbicara mengenai Event Organizer berarti juga berbicara mengenai klien. Sebuah Event Organizer membuat suatu acara untuk memenuhi permintaan dari klien. Setiap klien memiliki visi dan misi yang berbeda.
Tugas Event Organizer adalah memenuhi apa permintaan dari klien. Selain memenuhi keinginan klien, event organizer juga membantu klien untuk mengarahkan kemana tujuan acara supaya menjadi lebih jelas. Dalam memaparkan konsep kepada klien, harus disampaikan secara jelas agar klien mengerti konsep yang ingin dibuat oleh Event Organizer. Disini dibutuhkan komunikasi yang baik antara kedua belah pihak. Yaitu antara Event Organizer dan klien. Sehingga apa yang diharapkan oleh klien dapat direalisasikan oleh Event Organizer.
Salah satu jenis event yang kini berkembang pesat di Indonesia adalah event Meeting Insentive Conference Exhibition (MICE). Saat ini industri Meeting Insentive Conference Exhibition (MICE) tumbuh semakin pesat. Direktur Program Regional Asia dan Pasifik Organisasi Pariwisata Dunia PBB (UNWTO) Xu Jing (2014, sumber Kompas.com) mengatakan bahwa pertumbuhan industri Meeting Insentive Conference Exhibition (MICE) tahun 2014 mencapai 5%. Selain itu, Ketua Umum DPP Indonesia Congress and Convention Association (INCCA) Iqbal Alan Abdullah (2013, sumber www.bisniswisata.com) mengatakan bahwa pada tahun 2013 tercatat bahwa pertumbuhan sektor ini dapat mencapai 6% hingga 7%.
Dalam membuat dan menciptakan sebuah event Meeting Insentive Conference Exhibition (MICE), dibutuhkan tahap produksi event. Tahap produksi event merupakan proses yang penting dalam menciptakan sebuah event. Tahap produksi event akan mempengaruhi keberhasilan sebuah event. Jika tahap produksi dilakukan dengan baik, maka event dapat berjalan dengan baik. Namun jika tahap produksi event tidak dilakukan dengan baik, maka event dapat mengalami kegagalan.
Pada kenyataannya, masalah yang sering dialami oleh sebuah Event Organizer adalah mengenai komunikasi pada tahap produksi yang tidak dilakukan dengan baik. Seperti dalam konser Fatin yang diadakan di Jogja misalnya, konser tersebut dapat dikatakan tidak berhasil. Hal ini disebabkan karena tahap produksi yang dilakukan oleh tim Event Organizer tidak dilakukan dengan baik. Tahap produksi yang dimaksud adalah berupa kesalahan dalam memilih waktu, tempat, harga tiket, budget, dan lainnya.
Dapat dilihat bahwa sebuah tahap produksi memiliki peranan penting dalam terselenggaranya sebuah event. Tahap produksi tersebut pastinya didorong oleh komunikasi yang terbangun di dalamnya. Hal tersebut mendorong untuk melakukan penelitian mengenai evaluasi event terkait dengan tahap produksi yang dilakukan oleh Prima Broadcast Indonesia terhadap event Philips Annual Distributor & Conference 2015. Jika event tersebut dikatakan berhasil, maka untuk tahun-tahun ke depan event tersebut akan rutin dilaksanakan. Namun jika event tersebut dikatakan tidak berhasil, maka event tersebut tidak akan dilakukan pada tahun-tahun berikutnya.
Keberhasilan sebuah event juga didukung oleh adanya komunikasi di dalamnya, komunikasi yang dimaksudkan seperti komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Prima Broadcast Indonesia merupakan salah satu perusahaan Event Organizer yang berlokasi di Jakarta. Event Organizer ini menangani banyak acara seperti produk launching, gathering, media, exhibition, roadshow, program CSR, edufair dan event komunitas. Dalam membuat suatu acara, PBI menawarkan berbagai konsep acara yang menarik dan dapat membuat klien menjadi terkesan. Tidak hanya membuat klien menjadi terkesan, namun konsep tersebut juga dapat meninggalkan memori di dalam pikiran penonton atau audience yang terlibat di dalamnya.
Salah satu jenis acara yang dilaksanakan adalah acara Philips yang bernama “Philips Annual Distributor and Conference 2015”. Acara ini merupakan sebuah acara special yang diselenggarakan oleh Philips pada awal tahun 2015. Acara ini baru pertama kali dilaksanakan pada tahun 2015 ini. Acara ini ditujukan untuk menyampaikan informasi mengenai bagaimana pencapaian target sepanjang tahun 2015, menyampaikan product knowledge kepada para peserta serta untuk membangun hubungan antar karyawan Philips di Indonesia. Perlu diketahui bahwa setiap peserta yang ikut acara ini merupakan para distributor dan sales yang baru bergabung bersama Philips sejak awal tahun 2015.
Philips mempercayakan acara ini dirancang dan diimplementasikan oleh Prima Broadcast Indonesia. Jika event ini berhasil, kemungkinan untuk diselenggarakan kembali tahun depan menjadi besar. Besar harapan Philips untuk menyukseskan event ini. Untuk itu, Philips berani menggandeng Prima
Broadcast Indonesia. Setelah melihat event perusahaan besar yang telah ditangani oleh Prima Broadcast Indonesia.
Waktu yang digunakan untuk mempersiapkan event ini adalah kurang lebih 2 bulan, namun hal tersebut semakin membuat PBI termotivasi untuk memberikan kemampuan maksimalnya. Sebagai pelaksana acara professional, Prima Broadcast Indonesia bertanggung jawab tidak hanya pada hasil akhir dari sebuah event namun juga pada kelancaran seluruh proses memproduksi event. Oleh sebab itu, Event Organizer perlu mengevaluasi setiap bagian dari 3 (tiga) tahap memproduksi event agar dapat berjalan sesuai dengan harapan.
Penulis merasa terdorong untuk melakukan penelitian terhadap event ini. Selain melihat bahwa ini merupakan kesempatan untuk melebarkan sayap bagi Prima Broadcast Indonesia, penulis tertarik untuk mempersiapkan event hanya dalam waktu sedikit yaitu kurang lebih 2 bulan mengingat bahwa event ini merupakan event besar yang menentukan pelaksanaan di tahun berikutnya.
1.2 Fokus Penelitian
Fokus penelitian dalam skripsi ini adalah bagaimana mengevaluasi event Philips Annual Distributor & Conference 2015 oleh Prima Broadcast Indonesia Event Organizer ?
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan fokus penelitian tersebut maka peneliti membuat beberapa pertanyaan penelitian. Seperti :
1. Bagaimana komunikasi yang terjadi dalam event “Philips Annual Distributor and Conference 2015”?
2. Bagaimana tahap produksi event “Philips Annual Distributor and Conference 2015” yang diselenggarakan di hotel Pullman Thamrin? 3. Bagaimana evaluasi terhadap tahap produksi event “Philips Annual
1.4 Tujuan dan Manfaat
Melihat latar belakang, fokus penelitian dan pertanyaan penelitian maka penulis menyatakan tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui komunikasi yang terjadi dalam event “Philips Annual
Distributor and Conference 2015”
2. Untuk mengetahui tahapan dalam memproduksi event “Philips Annual Distributor and Conference 2015”
3. Untuk mengevaluasi event ”Philips Annual Distributor & Conference 2015”
Sedangkan manfaat yang didapat dengan melakukan penelitian terhadap acara “Philips Annual Distributor and Conference 2015” adalah : Manfaat Akademis :
Memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengaplikasikan materi-materi yang sudah didapat tidak hanya dipahami secara teori tapi juga dipahami melalui penelitian yang dilakukan. Materi yang terkait adalah seperti mengenai bagaimana membuat suatu konsep acara yang menarik, bagaimana proses memproduksi sebuah event mulai dari tahap pra produksi, produksi dan pasca produksi.
Manfaat Praktis :
1. Sebagai sumber informasi bagi Prima Broadcast Indonesia dalam melakukan produksi untuk suatu event.
2. Sebagai bahan evaluasi sendiri bagi Prima Broadcast Indonesia agar acara selanjutnya dapat berjalan dengan baik.
Manfaat Masyarakat :
1. Memberikan gambaran kepada masyarakat jika ingin melakukan penelitian dengan konsep yang sama.
2. Memberikan informasi kepada masyarakat mengenai proses produksi yang mungkin terjadi pada saat penyelenggaraan event yang sejenis.
3. Memberikan informasi kepada masyarakat mengenai bagaimana cara mengevaluasi sebuah event jika dilihat dari proses produksi yang dilakukan.
1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang kenapa penelitian ini dilakukan, fokus penelitian, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan mengenai jurnal terdahulu yang menjadi acuan dalam membuat penelitian serta beberapa konsep yang digunakan dan dapat menjadi landasan dalam melakukan penelitian tersebut. Serta kerangka pemikiran yang sesuai dengan penelitian. BAB 3 METODE PENELITIAN
Pada bab ini berisikan mengenai metode penelitian serta metode pengumpulan data yang digunakan. Metode tersebut akan diuraikan dari proses awal hingga akhir penelitian. Pada bab 3 ini juga berisikan mengenai teknik analisis data serta validasi data.
BAB 4 HASIL PENELITIAN
Berisikan mengenai hasil penelitian yang telah dilakukan. Menjelaskan juga mengenai profil perusahaan, data dan informasi yang telah berhasil dikumpulkan berupa wawancara dan juga observasi lapangan. Hasil penelitian ini akan menjadi jawaban dari bab 1 yang telah diuraikan sebelumnya.
BAB 5 PENUTUP
Pada bab ini terdiri dari simpulan dan saran. Simpulan dan saran ini dibuat dengan disesuaikan dengan rumusan masalah yang peneliti buat pada bab 1. Dalam bab ini juga akan dikemukakan mengenai saran yang berguna bagi penelitian selanjutnya supaya dapat menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan.
