DESAIN DAN PENGEMBANGAN DASHBOARD
UNTUK MEMBANTU MONITORING EFISIENSI
LAYANAN PROSES SERTIFIKASI
1. L
ATAR
B
ELAKANG
Why LS-Pro ??
• Sektor layanan LS-Pro adalah sebagai salah satu lembaga yang memberikan sertifikasi
SPPT SNI untuk menjamin quality produk yang terdiri Sistem Manajemen Mutu
dan
Produk atau komoditi yang berkaitan regulasi SNI wajib yang ditetapkan kementrian
perindustrian
• permintaan Sertifikasi
yang tidak menentu dan semakin tingginya tuntutan pelanggan
disertai persaingan yang ketat antar competitor dengan biaya yang dapat terjangkau
• Oleh karena itu organisasi perlu memantau KPI nya secara secara cepat dan tepat
Data merupakan sumber daya yang penting untuk keberlangsungan proses bisnis. Data
juga yang akan menghasilkan informasi yang nantinya akan digunakan sebagai sumber
dalam pembuatan berbagai macam keputusan yang berkaitan dengan strategi organisasi
Tetapi pada kenyataannya di LS-Pro saat ini proses pemantauan terhadap pelayanan yang
diberikan belum terlaksana dengan baik. Sebenarnya banyak data dari rapat tinjauan
manajemen yang seharusnya bisa digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi
penting untuk pengambilan keputusan. Namun sampai saat ini data maupun informasi
tersebut
belum dapat termanfaatkan secara maksimal. Manajemen masih mengalami
kesulitan karena data yang dipantau cukup banyak namun informasi tidak dapat diperoleh
dengan cepat karena belum tersedianya tools
untuk mengolah data-data menjadi
2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang diatas dan untuk menjawab permasalahan sesuai topik yang
diangkat dalam penelitian maka tesis ini disusun berdasarkan beberapa rumusan masalah sebagai
berikut yaitu :
1. Indikator apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui Proses Penyelesaian
SPPT SNI
2. Bagaimana merancang KPI dan indikator ke dalam sebuah dashboard yang dapat
membantu evaluasi Penyelesaian SPPT SNI
3. Dapatkah dashboard menghasilkan informasi-informasi penting terkait kinerja
efisiensi layanan proses sertifikasi
4. Batasan Masalah
3. S
OLUSI
Maka penelitian ini penulis membuat desain dashboard yang akan di kaji
berdasarkan standart pembuatan dashboard yang disesuaikan dengan tujuan
bisnis serta KPI (Key Performance Indicator) menggunakan metode yang
diajukan oleh Rasmussen (2009) yang terdiri dari Intelligence Phase,Design
Phase dan Impelementation Phase, yang nantinya diharapkan dashboard
dapat menjadi penyedia informasi yang akurat, mudah dan cepat.
Pada penelitian ini pengambilan data dilakukan di Lembaga
Sertfikasi Produk Baristand Industri Surabaya dengan mengambil
data yang berkaittan dengan proses penyelesaiaan SPPT SNI. Di
Proses bisnis Lembaga Sertifikasi Produk tidak ada proses
Manufakturing
Pengukuran dan penyampaian informasi data menggunakan
dashboard
Data yang digunakan untuk penelitian ini adalah data kuantitatif,
dari proses awal pengajuan SPPT SNI sampai SPPT SNI diterbitkan
pada tahun 2011 dimulai bulan Januari sampai bulan Oktober 2011.
5.
Tujuan
Tujuan dari penyusunan tesis ini adalah membuat purwarupa
dashboard untuk visualisasi data dan penyediaan informasi yang
terkait dengan tujuan bisnis utama LS-Pro secara ringkas, akurat dan
mudah.
Sampai saat ini belum banyak penelitian yang dilakukan terkait
dengan implementasi intelijensia bisnis pada umumnya dan dashboard
pada khususnya di instansi layanan publik seperti LS-Pro. Sehingga
hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi tentang bagaimana
tujuan bisnis dan KPI yang ditetapkan oleh sebuah instansi publik dan
bagaimana
dashboard
dapat
membantu
mengatasi
masalah
pengukuran kinerja di organsasi layanan publik tersebut.
Dashboard
Seperti namanya dashboard berfungsi seperti dasbor mobil yang menampilkan
kinerja kendaraan secara real-time, seperti indikasi tentang apakah bahan bakar
habis, berapa kecepatan jalan mobil, berapa suhu mesin mobil. Dari ulasan
sederhana tersebut dapat disimpulkan dashboard adalah adalah sebuah visualisasi
sederhana tentang indikator. Indikator inilah yang diukur kedalam sebuah satuan
yang divisualisasikan dalam sebuah bentuk gambar dan atau angka. (Raymond Jr,
1998 ; Few, stepehen 2006
Tujuan utama Dashboard adalah Visualisasi berbagai macam elemen kunci
atau yang dikenal dengan sebutan KPI.KPI diharapkan dapat secara efektif dan
efisien membantu pengguna dashboard agar lebih mudah dalam melakukan
berbagai aktifitas seperti monitoring, pengukuran kinerja, perencanaan strategis
dll. Kelebihan lain yang ditawarkan dalam penggunaan dashboard :
•Kemampuan untuk mengidentifikasi tren
•Pengukuran efisiensi
•Kemampuan menghasilkan laporan yang detail mengenai tren baru
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini kami menggunakan metode yang diajukan oleh
Rasmussen (2009)
Mengumpulkan Data dan Informasi Meliputi wawancara
pada bagianyang terkait dan Review dokumen
Analisa dan Mendapatkan KPI
KPI telah sesuai
T
Y
Memilih presentation model dan interactivity untuk setiap
KPI MAP KPI Details
Storyboarding
Desain telah sesuai T
Y Membangun dashboard
Uji coba dan analisa KPI
Dashboard telah sesuai
Y
T
Intellegence Phase Design Phase Implementation Phase
Analisa dokumen dan informasi
Review Dokumen
1. Dokumen Panduan Mutu LS-Pro tahun 2011
2. Dokumen Panduan Operasional
3. Rapat tinjauan manajemen
Prosentase penyelesaian SPPT SNI tepat waktu
Jumlah penerimaan SPPT SNI baik dalam negeri
maupun luar negeri
Jumlah SPPT SNI inlier dan outlier waktu
penyelesaian
4. Sasaran Mutu
Penyelesaian Sertifikasi 35 hari kerja
Wawancara
Scorecard
Objective KPI Pengukuran
Memantau dan Mengevaluasi Efisiensi layanan proses penyelesaian sertifikasi
Mengevaluasi penyelesaiaan SPPT SNI tepat waktu
Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu
Prosentase jumlah sertifikasi yang selesai inlier dalam waktu tiap bulan
Mengevaluasi rata-rata penyelesaian SPPT SNI
Lama waktu penyelesaian SPPT SNI Lama waktu Penyelesaaiaan SPPT SNI yang tersertifikasi dalam waktu tiap bulan
Mengevaluasi penerimaan SPPT SNI tersertifikasi
Jumlah SPPT SNI Jumlah Pendaftar SPPT SNI tersertifikasi dalam waktu tiap bulan
Mengevaluasi lama waktu audit kecukupan
audit kecukupan Rata-rata lama waktu audit kecukupan yang selesai dalam waktu tiap bulan
Mengevaluasi lama waktu audit kesesuaian
audit kesesuaian Rata-rata lama waktu audit kesesuaian yang selesai dalam waktu tiap bulan
Mengevaluasi lama waktu rapat tim teknis sampai penandatangan SPPT SNI
Sertifikasi Rata-rata lama waktu sertifikasi dalam waktu tiap bulan
Form detil KPI
Form detil KPI mengacu pada Framework To Map the KPI Details Required for building
Dashboard (Malik, 2005).
KPI Prosentase Penyelesaian sertifikasi Tepat Waktu
Lama waktu penyelesaian SPPT SNI
Jumlah SPPT SNI
Variance Basis Target Penyelesaian sertifikasi Lama waktu penyelesaian SPPT SNI
Jumlah SPPT SNI
Dimension Periode Periode Periode
Bulan Bulan Bulan
Calculation
lama waktu audit kecukupan + lama waktu audit kesesuaian + lama waktu sertifikasi
Jumlah Pendaftar SPPT SNI tersertifikasi
Alert < 70 % >35 hari
Presentation Model Gauge Gauge Barchart
threshold lower < 70 % (Merah) < 35 (hijau)
upper > 70 % (Hijau) > 35 (merah)
Data source DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi
KPI Lama waktu audit kecukupan
Lama waktu audit kesesuaian
Lama waktu sertifikasi
Variance Basis Lama waktu audit kecukupan Lama waktu audit kesesuaian
Lama waktu waktu rapat tim teknis
Dimension Periode Periode Periode
Bulan Bulan bulan
Calculation
Alert > 5 hari kerja > 20 hari kerja > 10 hari kerja Presentation Model Gauge
Bar
Gauge Bar
Gauge Bar
threshold lower < 5 hari kerja (Hijau) < 20 hari kerja (Hijau) < 10 hari kerja (Hijau) upper > 5 hari kerja (Merah) > 20 hari kerja (Merah) > 10 hari kerja (Merah) Data source DB_Sistem Informasi LS-Pro DB_Sistem Informasi
LS-Pro
DB_Sistem Informasi LS-Pro
Pengukuran penerimaan desain dashboard
Menurut Read, Tarrell, Fruhling (2009) Pengukuran desain dashboard dengan menggunakan
metode penyebaran kuisioner kepada pengguna atau manajerial LS-Pro. Tujuannya metode
survey yang dilakukan dengan penyebaran kuisioner sebagai instrumen untuk mendapatkan
informasi dari para responden.(Resmussen,2009)
Responden yang akan diambil dalam penelitian ini 32 orang, jumlah ini dipilih agar memenuhi
syarat perhitungan statistik yang baik.
Kerlinger & Lee (2000) juga menyebutkan bahwa untuk mengurangi kemungkinan terjadinya bias
disarankan untuk mengambil responden sebanyak minimal 30 orang.
Manajerial Jumlah LS-Pro
- Ketua LS-Pro Wakil Ketua Ls- Pro - Manajer Administrasi
Deputi Manajer Administrasi - Manajer Operasional
Deputi Manajer Operasional - Manajer Mutu
Deputi Manajer Mutu - Sekretaris Staf 1 orang 1 orang 1 orang 3 orang 1 orang 3 orang 1 orang 3 orang 1 orang 2 orang Pejabat Struktural - Ka.Sub.Bag TU Staf - Ka.Sie PJT Staf - Ka.Sie PPK Staf - Ka.Sie TI Staf - Ka.Sie Standardisasi Staf 1 orang 2 orang 1 orang 2 orang 1 orang 2 orang 1 orang 2 orang 1 orang 2 orang
Pemilihan Software
= Xcelsius 2008
Data Source SQL Server database Excel Model Busines Logic Ex cel Mo de lVisualization Flash File
Desain Arsitektur Dashboard
Sebelum melakukan pembangunan dashboard, data diambil dari database kemudian disimpan di spreadsheet excel Proses berikutnya data dari excel ditampilkan secara grafik oleh aplikasi dashboard atau xcelsius berupa file swf.
Uji coba
Tujuan umum dari uji coba antara lain :
• Mengetahui apakah semua KPI yang terdapat dalam scorecard telah
ditampilkan
• Mengetahui semua fungsi yang ada telah berjalan dengan benar
• Mengetahui contoh analisa yang dapat dihasilkan dari tampilan
dashboard
• Mengetahui apakah tampilan dashboard sudah sesuai dengan kebutuhan
pengguna
Setelah dashboard selesai dibangun dan diisi dengan data, maka
perlu menguji aplikasi dashboard.
1. Uji coba verifikasi
Uji Coba Komponen
Tujuan :
1. Untuk memastikan bahwa semua indikator komponen dalam scorecards dapat ditampilkan
2. Untuk memastikan bahwa semua fungsionalitas bekerja dengan baik.
Hasil : komponen di setiap Tab dapat berfungsi dengan baik sehinggga manajemen dapat
melihat informasi yang diinginkan. Dengan demikian, dapat dilakukan penindakan lebih
lanjut oleh manajemen
No. Tab dashboard Komponen Dashboard Fungsi Komponen berjalan
dengan baik Keterangan 1 Ringkasan Grafik Gauge Penyelesaiaan SPPT SNI
Tepat waktu
Menampilkan capaian penyelesaiaan SPPT SNI yang tepat waktu terhadap target dalam dalam satuan presentase
Ok
Grafik Gauge Lama waktu penyelesaiaan SPPT SNI
Menampilkan rerata capaian lama waktu penyelesaiaan SPPT SNI dari awal proses pengajuan sampaai SPPT SNI selesai
Ok
Grafik Gauge Audit kecukupan Menampilkan rerata capaian lama waktu audit kecukupan Ok Grafik Gauge Audit Kesesuaian Menampilkan rerata capaian lama waktu audit kecukupan Ok
Grafik Gauge Audit Sertifikasi Menampilkan rerata capaian lama waktu sertifikasi Ok
Grafik Coloumn Chart Menanmpilkan SPPT SNI tersertifikasi Ok
2 Total SPPT SNI Line chart Menampilkan tren penerimaan SPPT SNI dalam periode tahun Ok
Coloumn chart Menampilkan penerimaan nama komoditi SPPT SNI dalam periode bulan Ok 3 Audit kecukupan - Line chart Menampilkan rerata lama waktu audit kecukupan dalam periode tahun Ok
- Coloumn chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu audit kecukupan melebihi 5 hari kerja dalam periode bulan
Ok
4 Audit kesesuaian Line chart Menampilkan rerata lama waktu kesesuaian dalam periode tahun Ok
Coloumn chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu audit kesesuaian melebihi 20 hari kerja dalam periode bulan
Ok
5 Penerbitan sertifikasi Line chart Menampilkan rerata lama waktu audit sertifikasi dalam periode tahun Ok
Coloumn chart Menampilkan nama komoditi yang lama waktu penerbitan sertifikasi melebihi 10 hari kerja dalam periode bulan
Ok 6 Sertifikasi tepat
waktu
Gauge chart Menampilkan capaian penyelesaiaan SPPT SNI yang tepat waktu terhadap target dalam dalam satuan presentase
Ok
2. Uji coba validasi
Tujuan : memastikan bahwa dashboard memenuhi syarat manajemen
Lembaga Sertifikasi Produk.
Hasil Validasi:
Seluruh KPI dalam scorecard dan user requirement yang
dikumpulkan pada fase intelijen telah diimplementasikan dalam
dashboard
Hasil Wawancara Sebelum dan Sesudah dashboard :
Pengaruh sebelum dan sesudah dashboard telah memberikan
kontribusi positif dalam rangka membantu monitoring efisiensi
layanan penyelesaiaan SPPT SNI
Hasil penelitian ini
1. Indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proses penyelesaiaan sertifikasi antara lain ; Lama waktu penyelesaian SPPT SNI, Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu, Jumlah Penerimaan SPPT SNI tersertifikasi, Lama waktu audit kecukupan, Lama waktu audit kesesuaian, Dan lama waktu rapat tim teknis sampai tanda tangan
2. Pembuatan desain dashboard didasarkan pada kebutuhan pengguna dari hasil evaluasi kuisioner yang dibagikan kepada koresponden atau pengguna dengan nila rata-rata sebesar 6.1 (setujuh) artinya menunjukan untuk desain dashboard siap dikembangkan ke aplikasi dashboard atau setujuh dilakukan ke tahap berikutnya dikarenakan untuk tampilan warna dan fungsi tata letak sesuai dengan kebutuhan pengguna
3. Pada tahap uji coba verifikasi yang diwakili manajemen, tampilan komponen pada dashboard sesuai dengan desain.
4. Hasil aplikasi dashboard di validasikan kepada pengguna hasilnya dapat diterima dan dimanfaatkan oleh pengguna
5. Aplikasi dashboard menghasilkan informasi penting terkait kinerja efisiensi layanan proses sertifikasi pada masing – masing KPI
6. Total pendaftar 353 SPPT SNI yang inlier sebesar 237 SPPT SNI sementara yang oulier sebesar 116 SPPT SNI sehingga capaian penyelesaian SPPT SNI 67 %. Penyebab tidak tercapainya 70 % target penyelesaian SPPT SNI 35 hari kerja dipengaruhi oleh beberapa factor ekternal dan factor internal. Misalnya, Penerimaan jumlah SPPT SNI yang diajukan pihak perusahaan / eksternal dipengaruhi lama waktu audit kecukupan dari target 5 hari kerja yang inlier (tepat waktu) 50 % serta lama waktu audit kesesuaian dari target 20 hari kerja
kesesuaian yang inlier (tepat waktu) 50 % . Tetapi dari penerbitan sertifikasi target terpenuhi 100% inlier (tepat waktu). Terdapat 10 komoditi yang menyebabkan tidak tercapainya target yaitu komoditi baja 4096, baja 0601, Kipas angin 60335, Pompa 6292, Pupuk 2089, Pupuk 3769, Pupuk TSP 2086, Regulator 3769, Bronjong kawat 0090 dan Semen 7064.
7. Penerapan regulasi SNI wajib tidak disosialisasikan ke Industri, baik Industri besar dan industry kecil.
8. Dalam proses audit kecukupan kelengkapan dokumen pihak ekternal dibutuhkan, kekurangan dokumen yang dimiliki pihak perusahaan maka waktu audit kesesuaian atau audit lapangan akan tertunda sementara sampai dokumen yang diajukan komplit. Kelengkapan dokumen yang dimaksud antara lain dokumen administrasi, dokumen Sistem Manajemen Mutu dan Dokumen Teknis
9. Kesiapan Pabrik atau manufaktur dalam rangka proses audit kesesuaian mundur dari jadwal yang ditentukan. Hal ini disebabkan kesiapan SDM manufactur / pabrik belum memadai mengenai Implementasi SMM (Sistem Manajemen Mutu) , pemahaman ISO 9001:2008, pemahaman Standart mutu produk dan kelengkapan alat uji untuk mutu produk dalam rangka memenuhi syarat mutu.
Kesimpulan
• Indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proses penyelesaiaan sertifikasi antara lain ; Lama waktu penyelesaian SPPT SNI, Prosentase Penyelesaian SPPT SNI Tepat Waktu, Jumlah Penerimaan SPPT SNI tersertifikasi, Lama waktu audit kecukupan, Lama waktu audit kesesuaian, Dan lama waktu rapat tim teknis sampai tanda tangan
• Pembuatan desain dashboard didasarkan pada kebutuhan pengguna
• Berdasarkan hasil uji coba verifikasi komponen dashboard, komponen dalam dashboard telah berjalan sesuai dengan desain yang dibuat.
• Berdasarkan hasil kuisioner penerimaan aplikasi dashboard pengguna atau manejemen menyetujui aplikasi dashboard
• Total pendaftar 353 SPPT SNI yang inlier sebesar 237 SPPT SNI sementara yang oulier sebesar 116 SPPT SNI sehingga capaian penyelesaian SPPT SNI 67 %. Penyebab tidak tercapainya 70 % target penyelesaian SPPT SNI 35 hari kerja dipengaruhi oleh beberapa factor ekternal dan factor internal. Misalnya, Penerimaan jumlah SPPT SNI yang diajukan pihak perusahaan / eksternal dipengaruhi lama waktu audit kecukupan dari target 5 hari kerja yang inlier (tepat waktu) 50 % serta lama waktu audit kesesuaian dari target 20 hari kerja kesesuaian yang inlier (tepat waktu) 50 % . Tetapi dari penerbitan sertifikasi target terpenuhi 100% inlier (tepat waktu). Terdapat 10 komoditi yang menyebabkan tidak tercapainya target yaitu komoditi baja 4096, baja 0601, Kipas angin 60335, Pompa 6292, Pupuk 2089, Pupuk 3769, Pupuk TSP 2086, Regulator 3769, Bronjong kawat 0090 dan Semen 7064.
• Dan hasil validasi kepada pengguna atau manajerial,aplikasi dashboard setelah diimplementasikan dapat diterima dan dimanfaatkan oleh pengguna.
Saran
Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut:
1. Dashboard selanjutnya diharapkan dapat dikembangkan untuk membantu proses monitoring efisiensi layanan proses
sertifikasi.
2. Karena teknologi yang digunakan untuk pengembangan saat ini hanya terbatas pada Xcelsius, maka masih terdapat batasan-batasan pengembangan terutama dalam hal komponen dashboard. Untuk pengembangan selanjutnya, diharapkan untuk lebih meng-explore komponen-komponen dashboard lain (di luar komponen Xcelsius) untuk diterapkan dalam dashboard apabila ingin melakukan pengembangan kedepaannya.
