35
Pengunaan sistem layanan terbuka maupun layanan tertutup pada layanan referensi perpustakaan saat ini menjadi sangat penting, karena dengan pemilihan sistem tersebut akan mempengaruhi bagaimana kerja pustakawan dalam mengelola perpustakaan. Selain itu akan mempengaruhi bagaimana pemustaka dalam pemanfaatan layanan refernsi.
Penelusuran yang telah dilakukan oleh penulis terhadap Tugas Akhir yang pernah dibuat sebelumnya tentang layanan referensi di perpustakaan, penulis memperoleh informasi sebagai berikut:
Tugas Akhir yang ditulis oleh Tegar Mahening Pradias (2014) dengan judul “Pelayanan Referensi di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”. Tugas Akhir tersebut mengulas tentang sistem layanan referensi di perpustakaan surakarta. Adapun tujuannya untuk mengetahui bagai mana layanan referensi di perpustakaan serta hambatan-hambatan yang di lalui pada layanan referensi.
Dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi kegiatan yang dilakukan oleh penulis Tugas Akhir tersebut, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem layanan yang dilakukan adalah sistem layanan tertutup pada layanan referensi di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kegiatan tersebut berupa layanan baca buku, kegiatan pelayanan pustakawan, sistem yang di gunakan dalam proses pelayanan
perpustakaan, serta kendala yang di hadapi ketika menerapkan sistem layanan tertutup.
Tugas Akhir yang kedua ditulis oleh Avia Prima Amudita (2015) yang berjudul “Layanan Referensi Di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia”. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu untuk mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan sistem layanan tertutup pada layana referensi di perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Sehingga pada penerapan sistem layanan tertutup pada layanan referensi dapat memberikan kelebihan dan kekurangannya.
Penulisan Tugas Akhir yang akan dilakukan oleh penulis memiliki perbedaan dari kedua Tugas Akhir tersebut. Penulis akan membahas tentang sistem layanan terbuka pada layanan referensi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Sedangkan data di atas membahas tentang sistem layanan tertutup pada layanan referensi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dan Layanan Referensi Di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Dengan demikian dapat dibuktikan bahwa Tugas Akhir penulis belum pernah di bahas sebelumnya. 4.2. Landasan Teori
4.2.1. Pengertian perpustakaan
Perpustakaan tidak lepas dari buku dan ruangan. Menurut Sulistiyo-Basuki (1991:3) Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan
tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk di jual. Perpustakaan di masa kini dilengkapi dengan berbagai sarana dan prasarana, seperti ruang baca yang nyamana, rak buku, rak majalah, meja-kursi baca, dan adanya karyawan atau petugas yang melaksanakan kegiatan perpustakaan agar semuanya dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Sedangkan menurut Suharyanti perpustakaan mempunyai pengertian sebagai berikut:
a. Perpustakaan ialah tempat atau kumpulan buku-buku yang disusun teraturm rapi dan sistematis.
b. Perpustakaan ialah kumpulan buku atau suatu koleksi buku yang dipergunakan untuk kepentingan seseorang. Disini kemungkinan buku-buku yang tidak disusun seperti nomor satu.
c. Perpustakaan ialah suatu seri buku yang sama ukurannya, formatnya, dikeluarkan oleh suatu badan dalam waktu yang sama tetapi pengarangnya berbeda.
d. Perpustakaan ialah suatu daftar buku-buku yang dipergunakan untuk mengarang atau bahan bacaan yang dianjurkan oleh pengarang untuk memperdalam bahasannya dalam bukunya; yang biasa disebut bibliografi, daftar bacaan atau referensi (Suharyanti, 2008:2).
Selaras dengan dua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat yang berfungsi sebagai sumber informasi berupa koleksi bahan pustaka yang di sediakan bagi para pembaca yang membutuhkan informasi. Koleksi yang berada di
perpustakaan diatur secara sistematis yang bertujuan memudahkan para pengunjung yang membutuhkan sumber informasi. Hal tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa kini.
4.2.2. Jenis-Jenis perpustakaan
Jenis-jenis perpustakaan meliputi:
a. Perpustakaan Internasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh 2 negara atau lebih atau perpustakaan yang merupakan bagian sebuah organisasi internasional.
b. Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan utama dan paling komprehensif yang melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara.
c. Perpustkaan Umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.
d. Perpustakaan Pribadi adalah perpustakaan yang dikelola pihak swasta atau pribadi dengan tujuan melayani keperluan bahan pustaka bagi kelompok, keluarga, atau individu tertentu.
e. Perpustakaan Khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industry, maupun swasta.
f. Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.
g. Perpustakaan Perguruan Tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruang tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya (Sulistyo-Basuki, 1991:42-51).
Dari jenis-jenis perpustakaan di atas maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta termasuk dalam jenis perpustakaan umum. Perpustakaan ini melayani semua kalangan dan semua umur yang. 4.2.3. Sistem Layanan
Dalam menunjang kepuasan pemustaka, sangat ditentukan juga dalam hal layanan ruang koleksi yang disediakan oleh perpustakaan. Jenis-jenis layanan ruang untuk pengguna koleksi di perpustakaan menurut Lasa HS adalah:
a. Pelayanan tertutup (closed access) yaitu suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar atau katalog yang tersedia. Koleksi akan di ambilkan oleh petugas. Dalam system ini peran katalog sangat penting. Disamping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang di inginkan pengguna. Mereka sering hanya menyebut subyek atau pengarang saja. b. Pelayanan terbuka (open access) suatu cara pinjaman yang
memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu mereka
harus mengenal sistem pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. (Lasa Hs, 1995: 4-5).
Pada dasarnya setiap sistem memiliki keuntungan dan kerugian, begitu juga yang terdapat pada sistem layanan terbuka ini yaitu perpustakaan memiliki beberapa keuntungan dan kerugian dalam pelaksanaannya. Menurut Darmono keuntungan dan kerugian sistem layanan terbuka antara lain:
a. Keuntungan:
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaraan koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
b. Kerugian:
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.(Darmono,2001: 139)
Dalam pelaksanaan sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa keuntungan dan kerugian dalam pelaksanaannya. Menurut Lasa Hs keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup antara lain:
a. Keuntungan:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem terbuka
4. Tidak memerlukan meja baca dan ruang koleksi. b. Kerugian :
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam
4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku di bagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu. (Lasa Hs.1994: 5) 4.2.4. Pengertian Layanan Referensi
Kegiatan utama atau jasa dalam perpustakaan adalah layanan referensi. Bagian yang penting dari layanan ini adalah kempuan petugas dan kelengkapan koleksi. Menurut Purwani Istiana (2014:23) layanan referensi adalah layanan yang memberikan informasi langsung kepada pengguna untuk menemukan informasi yang di butuhkan. Pada bagian layanan referensi sendiri pemustaka umumnya tidak di perbolehkan meminjam buku untuk dibawa pulang. Guna meminimalisir buku yang hilang karena pada layanan referensi sendiri koleksi buku-buku di dalamnya terhitung koleksi dengan harga yang cukup mahal dan buku-buku langka. Maka untuk membedakannya perlu di berikan kode R pada punggung buku guna membeda dari koleksi-koleksi umum.
Syihabuddin Qalyubi, dkk., menyimpulkan bahwa layanan referensi mencakup dua hal,yaitu:
1. Memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset mapun informasi yang bersifat non-ilmiah.
2. Memberikan petunjuk kepada sumber informasi yang ada di perpustakaan ataupun sumber-sumber yang ad di luar perpustakaan (Syihabuddin Qalyubi, dkk., 2007:226).
Menurut Lasa HS buku-buku yang disusun dan disedikan untuk keperluan kusus ini dapat diketahui ciri-ciri khasnya antara lain:
a. Disususn untuk keperluan kusus, misalnya: keperluan konsultasi, memberikan keterangan singkat, memberikan data yang akurat dan lain sebagainya.
b. Jenis koleksi ini tidak perlu dibaca, dipelajari secara keseluruhan seperti buku teks maupun fiksi.
c. Disusun dengsn cara tertentu, misalnya: alfabetis, kronologis, sistematis maupun berdasarkan subjek. Cara ini untuk mempermudah proses temu kembali akan informasi.
d. Biasanya jenis ini tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang, karena banyak yang memerlukan. (Lasa Hs, 1995:33-34)
Bahan pustaka yang terdapat pada bagian referensi merupakan bahan pustaka yang tidak dapat di pinjamkan, karena koleksi yang terdapat pada layanan referensi umumnya berharga lebih mahal di bandingkan koleksi umum. Jumlah yang terdapat pada layanan referensi pun tidak sebanyak koleksi umum dan koleksinya pun jarang terdapat di pasaran. Maka dari itu, koleksi yang terdapat pada layanan referensi tidak di pinjamkan. Menurut Lasa Hs kegiatan layanan referensi ialah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan, terutama koleksi pustaka acuan (reference books) atau koleksi yang tidak boleh di bawa pulang oleh anggota perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan pula, seperti antara lain meliputi:
a. Melayani para anggota perpustakaan yang memerlukan koleksi perpustakaan atau referensi (reference books), bila diperlukan dengan pelbagai keterangan seperlunya secara lisan kepada para anggota perpustakaan yang bersangkutan.
b. Melayani permintaan foto kopi yang di ajukan oleh para anggota perpustakaan, sehubungan dengan pemakaian koleksi referensi tersebut karena tidak boleh dibawa pulang atau di bawa keluar perpustakaan oleh anggota perpustakaan.
c. Melayani permintaan penelusuran informasi yang di ajukan oleh para anggota perpustakaan ataupun siapa saja yang mengajukan permintaan meskipun bukan anggota perpustakaan, dengan syarat-syarat tertentu. d. Melakukan penyimpanan dan pengaturan kembali (reshelving) koleksi
pustaka acuan yang telah dibaca oleh para anggota perpustakaan. e. Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan
yang telah dilaksanakan dalam rangka melaksanakan kegitan pelayanan referensi (Lasa Hs, 1991:29).
4.2.5. Fungsi Layanan Referansi;
Pelayanan referensi memiliki fungsi yaitu: a. Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai atau pengunjung perpustakaan. Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber
informasi yang ada didalam perpustakaan ataupun yang ada di luar perpustakaan untuk memenuhi informasi para penggunanya.
b. Bimbingan
Memberikan bimbingan kepada para pemakai atau pengunjung perpustakaan untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari atau menemukan informasi yang dikehendaki. Pustakawan referensi harus dapat memberikan bimbingan kepada penggunanya sehingga pemustaka merasa puas terhadap koleksi. Contohnya saja, pustakawan memberikan penjelasan tentang pengunaan katalog, layanan peminjaman, layanan baca, dan syarat fotocopi yang ada di layanan referensi atau pun dilayanan referensi lainnya. Pustakawan juga harus dapat memberikan bimbingan untuk kebutuhan pengguna seperti bimbingan untuk karya tulis, penelitian, pendidikan dan lain-lain. c. Pemilihan atau penilaian
Memberikan petunjuk atau pengertian tentang bagai mana cara memilih atau menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna maksimal. Pustakawan harus dapat memberikan petunjuk atau pengertian tentang cara memilih koleksi referensi yang bermutu. Contohnya saja apabila ada pemustaka yang mencari sebuah judul, tetapi pengguna tidak menemukannya dan tidak tersedia
diperpustakaan, pustakawan harus dapatmemberi petunjuk ke judul lain dengan subyek atau topik yang sama atau hampir sama (Sumardji, 1992:12).
Fungsi layanan referensi dijelaskan sebagai berikut: 1. Fungsi pengawasan
Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaan dengan tepat.
2. Fungsi informasi
Petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi yang luat dan mendetail sesuai dengan kebtuhan pemakai.
3. Fungsi bimbingan
Petugas referensi harus menyediakan waktu guna memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
4. Fungsi instruksi
Petugas referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan yang baik.
5. Fungsi bibliografis
Petugas referensi secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi untuk keperluan penelitian atau mengenalkan bacaan yang baik dan menarik (Syihabuddin Qalyubi, dkk.,2007:226-227). Layanan referensi berfungsi untuk memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkat dari pemustaka, serta membimbing pemustaka untuk dapat menggunakan layanan perpustakaan secara baik dan benar. 4.2.6. Tujuan Layanan Referensi
Pelayanan referensi mengarahkan pemakai perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat, memampukan pemakai perpustakaan menelusuri dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas, memampukan pemakai perpustakaan menggunakan setiap koleksi bahan pustaka referensi dengan tepat guna. Menurut Lasa Hs tujuan referensi sebagai berikut:
a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan, mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut.
b. Memiliki sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah di berikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimalmungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.
e. Tercapainya efisien tenaga, biyaya dan waktu (Lasa Hs,1995:34-35). 4.2.7. Koleksi Referensi
Pada umumnya setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan baik menurut sifat maupun macam dan isi informasi menurut Sumardji, sebagai berikut:
a. Menurut sifat informasi, koleksi referensi terdiri dari:
1. Koleksi Referensi Umum yaitu koleksi referensi yang berisi atau menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupnya tidak terbatas hanya mengenai subjek-subjek informasi tertentu atau batas lain yang dapat memberikan sesuai atau spesifikasi informasi. Contohnya saja: ensiklopedi, kamus, peta, globe, buku pedoman. 2. Koleksi Referensi Khusus, yaitu koleksi referensi yang berisi
informasi khusus mengenai subjek informasi khusus atau pokok bahasa bidang pengetahuan tertentu. Contohnya: bibliografi pahlawan Indonesia, kamus kepustakawanan, Undang-Undang.
b. Terdiri dari:
1. Alamanak dan Buku Tahunan
Alamanak dan buku tahunan memuat keterangan mengenai peristiwa, fakta dan informasi statistik. Pengertian alamanak sendiri adalah ikhtisar data dan statistik yang berhungan dengan negara, instansi, kejadian atau peristiwa, subyek dan sebagainya. Informasi
yang dimuat dalam alamanak ini bisa bersifat informasi terbaru (current) dan dapat pula bersifat informasi masa lampau (retrospektif). Biasanya alamanak diterbitkan satu tahun sekali (annual) tetapi ada juga alamanak yang terbit dua tahun sekali (biannial).
2. Buku Pegangan
Buku panduan merupkan kumpulan berbagai jenis informasi yang disusun secara padat dan siap pakai khusus dalam sebuah bidang. Buku panduan lazimnya digunkan sebagai sarana pemeriksa atau mengujidata untuk membantu pemakai dalam tugasnya.
3. Direktori
Direktori adalah daftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biyasanya menurut abjad atau susunan kelas, subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, afiliasi, kegiatan, dan sebagainya.
4. Ensiklopedi
Ensikolopedia merupakan cara rujukan cepat yang menjajikan informasi mengenai setiap ilmu pengetahuan dan salah satu ilmu pengetahuan. Ensiklopedia ini merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi yang berarti. Ensikopedi lebih cepat di gunakan untuk mencari jawaban terhadap pertanyaan latar belakang yang berkaitan dengan informasi umum serta pendidikan mandiri. Pemakai menggunakan ensiklopedia untuk keperluan cabang ilmu pengetahuan, ensiklopedi tidak didesain untuk dibaca seluruhnya. Susunan
ensiklopedi biasanya menurut abjad di bawah tajuk subjek. Tajuk tersebut dapat bersifat luas maupun spesifik.
5. Kamus
Kamus berisi kata atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi, yang disusun menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian, dan sejenisnya.
6. Sumber Biografi
Sumber Biografi merupakan sumber informasi penting bagi tugas referensi. Sumber tersebut memberikan keterangan orang khususnya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikasi, pendidikan, jabatan yang dipegang, dan sumbangan pada bidangnya, masyarakat, serta alamat orang.
7. Sumber Geografi
Adalah koleksi rujukan yang khusus memuat informasi geografi dalam bentuk penyajian yang berupa atlas, peta, globe, kamus ilmu bumi (Gazzetr), atau buku petunjuk (guide book). Kamus ilmu bumi berisi mengenai pengucapan kata tempat, lokasi, deskripsi secara singkat, luas daerah, jumlah penduduk dan sebagainya.
8. Bibliografi
Bibliografi merupakan daftar tersusun yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu.
9. Indeks Abstrak
Indeks Abstrak adalah koleksi rujukan yang berisi daftar karya tulis yang tersusun secara sistemmatis, untuk menunjukan dimana bahan-bahan tersebut dapat ditemukan. Karya tulis tersebut dapat berupa artikel majalah atau terbitan berkala lainnya, bagian-bagian dari buku teks, tesis, disertasi, laporan penelitian, pidato-pidato, terbitan pemerintah dan sebagainya. Abstrak merupakan suatu ringkasan atau sari karangan dari suatu penerbitan atau artikel, sering terbatas pada subjek tertentu, dengan disertai sekedar gambaran bibliografi sehingga memungkinkan artikel tersebut dapat ditemukan. (Sumardji: 1992, 28-47)
Menurut Lasa Hs dalam pengadaan koleksi referensi, mengingat informasi yang diberikan oleh sumber referensi ini harus benar-benar
dapat dipertanggungjawabkan, maka dalam pemilihannya harus
memperhatikan faktor-faktor yaitu: 1. Otoritas Buku
Perlu diketahui lebih jauh tentang otoritas pengarang, penyusun, buku itu dengan melihat pada pendidikan, pengalaman, hasil karya mereka serta pemikira mereka dalam bidang keahliannya. Penerbit buku itu juga harus dipertimbangkan, sebab penerbit yang telah memiliki nama, akan memilih naskah buku-buku yang berkualitas pengarangnya
2. Ruang Lingkup
Bidang yang dicakup buku itu apakah hanya meliputi bidang tertentu ataukah luas cakupannya. Bagaimana cara pembahasannya, mudah dipahami ataukah membingungkan.
3. Sasaran Pengguna atau User
Memang jenis rujukan ini sebagian besar ditunjukan kepada orang dewasa terutama mereka yang berkecimpung dalam keilmuan. Namun demikan terdapat perbedan uraian pada setiap sumber itu. Oleh karena itu perlu diperhatikan pendidikan, latarbelakang dan kemampuan baca calon pengguna.
4. Fisik buku
Karena koleksi referensi banyak akan banyak peminatnya dan diharapkan dapat digunakan dalam jangka waktu lebih lama lagi, maka faktor fisik buku perlu diperhatikan, misalnya sampul harus kuat, begitu pula kertanya harus berkualitas tinggi, bentuk huruf, tata wajah atau lay out, serta ilustrasinya harus disesuaikan dengan calon peminat. (Lasa Hs, 1995:38)
Menurut Sumardji untuk meningkatkan kunjungan penguna berbagai
macam koleksi referensi agar dapat dikenal oleh para
pemakai/pengunjungnya menjadi semakin tinggi, suatu Unit Pelayanan Referensi di perpustakaan perlu melakukan promosi koleksi referensi dengan cara antar lain seperti berikut :
1. Display
Melakukan kegiatan menempatkan berbagai macam koleksi referensi pada rak-rak terbuka yang mudah terlihat oleh para pemakai atau pengunjung perpustakaan. Bahan-bahan pusta terbaru dipajang di ruang ataualmari display untuk menarik perhatian dan minat para pemakai/pengunjung perpustakaan.
2. Ceramah
Melakukan kegiatan pemberian ceramah kepada pemakai atau
pengunjung pada kesempatan-kesempatan tertentu, untuk
memperkenalkan koleksi referensi. 3. Lomba
Melakukan kegiatan penyelenggaran lomba mencari informasi yang bahan-bahan atau alat-alat untuk menemukannya diambil dari koleksi referensi dengan demikian para pemakai atau pengunjung perpustakaan akan lebih mengenal dan memahami koleksi referensi sebagai sumber informasi yang sangat bermutu.
4. Publikasi
Melakukan kegiatan penerbitan dan publikasi daftar tambahan koleksi referensi pada setiap periode tertentu, agar para pemakai atau pengunjung perpustakaan dapat cepat mengetahui adanya koleksi referensi yang baru.
5. Pameran
Melakukan kegiatan pameran koleksi referensi, misalnya saja dengan cara:
a) Jika jumlah koleksi cukup banyak, dapat dipamerkan tersendiri tanpa disertai bahan pustaka lainnya
b) Jika jumlah kurang memadai untuk suatu pameran tersendiri, dapat dimaerkan bersama dengan kelompok koleksi bahan pustaka lainnya (buku teks dan lainnya), dengan cara tetap menonjolkan kelompok koleksi referensi secara terpisah.(Sumardji, 1992:70-72) 4.2.8. Pustakawan Referensi
Menurut Soetimah (1991:161) pustakawan adalah pegawai negeri sipil yang berijaza dibidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, yang diberitugas secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegitan perpustakaan instansi pemerintas dan untuk unit tertentu lainnya.
Seseorang pustakawan memerlukan belajar dan pengalaman bertahun-tahun sebelum mampu menguasainya. Kemampuan tersebut akan menimbulkan sebutan baru sebagai pustakawan referensi. Pustakawan maupun pemakai perlu memiliki pengetahuan umum mengenai buku referensi beserta cakupannya.
Menurut Soetimah petugas pelayanan referensi harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Menguasai Koleksi Referensi
Petugas referensi harus menguasai koleksi referensi, terutama koleksi perpustakaan itu sendiri, dan cara mengunakan sumber referensi tersebut untuk menjawab pertanyaan. Contoh: petugas referensi harus mengetahui jenis ensiklopedi yang dimiliki dan cara pengunaanya untuk menjawab pertanyaan yang di ajukan oleh penanya.
b. Cakap
Petugas referensi harus dapat menganalisis pertanyaan karena kadang-kadang penanya kurnag jelas dan mengajukan pertanyaan. Apabila pertanyaan sudah jelas, akan lebih mudah untuk menemukan sumber jawabannya.
c. Bersedia Membantu Orang Lain
Pengunjung perpustakaan sering rewel, maka petugas referensi harus harus sabar dan berusaha mau menolong mereka dengan sepenuh hati.
d. Menguasai Teknik-teknik Bimbingan
Petugas referensi yang menguwasai teknik bimbingan pembaca makan lebih mudah menghadapi segala macam sifat dan sikap penanya.
e. Ramah dan Tekun
Sikap ramah dan tekun dari petugas memberikan nilai tambah bagi pelayanan perpustakaan. Sebagai pusat informasi perpustakaan dan masyarakat tidak dapat di pisahkan.
4.3. Pembahasan
Perpustakaan merupakan sarana penyedia informasi yang berperan penting untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu. Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah bahan pustaka. Perkembangan jaman yang semakin maju, dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan pemustaka sehingga dapat membuat minat baca semakin tinggi. Bahan pustaka harus terus dibina dan di kembangkan, supaya pemustaka termotivasi untuk mendapatkan bahan pustaka yang mereka butuhkan.
Pelayanan yang diberikan terhadap pemustaka merupakan unsur penting dalam pelayanan perpustakaan. Baik tidaknya perpustakaan dari sistem pelayanan sistem perpustakaan tersebut. Jenis koleksi pada layanan referensi harus update agara para petugas referensi atau perpustakaan dapat menjawab segala pertanyaaan yang di ajukan oleh pemustaka.
Sistem layanan terbuka yang diterapkan pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dimana seluruh penguna dapat menggambil bahan pustaka yang mereka ingin sendiri dan pemustaka dapat masuk pada ruangan layanan referensi. Seluruh koleksi yang ada hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi.
Koleksi yang berada pada layanan referensi tidak boleh dibawa keluar ruangan.
Layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdapat beberapa jenis koleksi referensi antara lain kamus, ensiklopedi, peta, buku batik, tokoh-tokoh nasional, obat, dan kliping. Berikut ini merupakan gambar dari ruangan referensi yang ada di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta:
Gambar 8
Ruangan Layanan Referensi
Gambar 9
Ruangan Layanan Referensi
Sumber: Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2016 Gambar 10
Ruangan Layanan Referensi
4.3.1. Kebijakan Layanan Referensi Di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Layanan yang diterapkan di layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antar lain:
a. Sistem layan terbuka (open access)
Layanan open access yang terapkan di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yakni pemustaka dapat mencari sendiri atau mencari langsung terhadap koleksi.
b. Layanan yang di berikan adalah sebagai berikut: 1) Layanan Informasi
Memberikan jawaban pertanyaan atau informasi yang berkaitan dengan koleksi dan aktifitas layanan secara langsung maupun tidak langsung.
2) Bimbingan Pemakai
Memberikan bimbingan kepada pengunjung perpustakaan berupa: a) Prosedur layanan referensi
b) Penelusuran informasi melalui internet c) Pemilihan bahan bacaan
d) Penggunan koleksi rujukan
4.3.2. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Layanan Terbuka pada Layanan Referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Setiap sistem yang diterapkan oleh perpustakaan pasti memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan
sistem layanan terbuka pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
a. Kelebihan layanan terbuka antara lain:
1) Pemustaka dapat menggambil sendiri koleksi atau bahan pustaka yang diinginkan pada rak buku.
2) Pemustaka diberikan tanggung jawab terhadap koleksi yang mereka ambil.
3) Pemustaka akan merasa lebih nyaman dan dapat mencari judul lain jika koleksi yang dicari tidak ditemukan
b. Kekurangan layanan terbuka antara lain:
1) Terjadinya pengembalian buku yang tidak sesuai urutan pada rak yang terkadang pengunjung tidak memperhatikan peraturan yang ada.
2) Terjadinya kehilangan pada koleksi.
3) Membutuhkan keamanan guna menjaga agar koleksi tetap dalam keadaan baik.
Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menerapkan sistem layanan terbuka pada layanan referensi tersebut lebih banyak memberikan kelebihan atau keuntungan kepada pemustaka atau pemustaka. Sebaliknya kekurangan atau kesulitan lebih di rasakan oleh petugas layanan referensi dan pustakawan.
4.3.3. Kendala Yang Dihadapi Dalam Perubahan Sistem Layanan Tertutup menjadi Layanan Terbuka Pada Layanan Referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Proses pelaksanaan kegiatan pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tidak dipungkiri masih beberapa kekurangan yang perlu mendapatkan perhatian. Kendala dalam yang di hadapi dari perpindahan sistem tersebut antara lain:
a. Kurangnya tenaga pustakawan pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tugas terasa berat apabila pada hari tersebut pengunjung yang datang banyak sehingga memerlukan tenaga yang optimal guna memenuhi kebutuhan pemustaka.
b. Koleksi pada layanan referensi kurang update dan kurangnya koleksi karena dalam pengadaan penambahan koleksi tidak bisa langsung harus melalui beberapa proses yang sebelunya dipengaruhi dari perpindahan tempat dan sistem layanan. Perpindahan tersebut adalah sistem layanan tertutup menjadi layanan terbuka pada layanan referensi tersebut, berakibat hilangnya koleksi-koleksi lama yang belum terdata. Dampak lain dari perpindahan sistem tersebut tersebut adalah kepuasan pemustaka terhadap layanan referensi.
4.3.4. Mengatasi Kendala Yang Dihadapi Dalam Perunahan Sistem Layanan Tertutup menjadi Layanan Terbuka Layanan Referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Penulis memiliki pandangan tentang beberapa cara untuk mengatasi kendala yang ada pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta di antaranya:
a. Penambahan Tenaga Pustakawan dan Pengadaan Pelatihan bagi pustakawan
Layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memerlukan adanya penambahan pustakawan pada layan referensi. Dengan tersedianya hanya satu pustakawan yang terdapat pada layan sirkulasi dan referensi pustakawan harus memberikan sedikit ilmu pengetahuan dan pengalamnya dan para pustakawan di ikutkan pendidikan dan pelatihan guna meningkatkan kompetensi pustakawan.
Pustakawan yang ada disekolahkan kembali kejenjang yang lebih tinggi sehingga dapat meningkatkan kinerja mereka kedepannya. Pustakawan pada layanan referensi harus lebih rajin membuat kajian bahan pustaka. Tujuan dari dibuatnya kajian tersebut agar setiap tahun
pengunjung perpustakaan mengetahu koleksi terbaru dari
perpustakaan. b. Penambahan koleksi
Koleksi yang tidak bisa selalu update memang menjadi kebijakan oleh Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta karena terdapat beberapa tahapan dalam seleksi bahan pustaka. Guna mengatasi masalah tersebut bisa dilakukan dengan tidak memberikan
jangka waktu terlalu lama mengecek koleksi yang di butuhkan oleh para pemustaka. Mengatasi dari dampak perpindah tersebut adalah mendata seluruh koleksi yang tersedia dan mengembangkan sistem layanan terbuka pada layanan referensi untuk meningkatkan kepuasan pengguna.
4.4. Analisis Kesesuaian Teori dan Praktik
Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menerapkan sistem layanan terbuka pada layanan referensi. Sistem layanan tersebut dapat diterapkan dengan baik dan pertimbangan yang sesuai dengan teori yang ada.
Tabel 7
Analisis Kesesuaian Teori dan Praktik
NO TEORI FAKTA LAPANGAN
1. Menurut Lasa Hs keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup antara lain:
a. Keuntungan:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat 2. Susunan buku akan lebih teratur
dan tidak mudah rusak
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem terbuka
4. Tidak memerlukan meja baca dan ruang koleksi.
b. Kerugian :
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam 3. Sering menimbulkan hal-hal yang
tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan
Layanan tertutup yang di terapkan pada layanan referensi di Kantor Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta menpunyai alasan karena keterbatasan ruangan dan keterbatasan koleksi. Dampak dari penerapan tersebut adalah tidaknya kepuasan pemustaka
saat mecari koleksi yang
diinginkan, karena harus
menyebutkan secara detail
bahan pustaka yang di
butuhkan. Sering terjadi salah pengertian antara pemustaka dengan petugas.
NO TEORI FAKTA LAPANGAN peminjam
4. Antrian meminjam maupun
mengembalikan buku di bagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu. (Lasa Hs.1994: 5)
2. Menurut Darmono mengenai keuntungan dan kerugian sistem layanan terbuka antara lain:
c. Keuntungan:
1. Pemakai dapat melakukan
pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaraan koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapat
dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga
perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain. d. Kerugian
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi
kacau karena ketika mereka
melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup. 3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih
baik agar kebebasan untuk
layanan terbuka pada
perpustakaan yang diterapkan di
Kantor Badan Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta dimana pengguna
diberikan kebebasan secara
langsung dalam mencari,
memilih dan menentukan koleksi
yang sesuai dengan
kebutuhannya. Dengan demikian sistem layanan terbuka ini memiliki keuntungan, begitu
juga sebaliknya terdapat
kerugian. Dampak dari kerugian
disebabkan oleh terjadinya
interaksi pemustaka dengan
koleksi perpustakaan yang
berdapak pada koleksi yang terdapat pada bagian.
Tujuan dari diterapakannya layan terbuka pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta guna menunjang
kepuasan pemustaka pada sistem
layanan referensi. Sistem
tersebut diterapkan pada tahun
2015 sampai sekarang.
Penggunaan sistem layanan
terbuka yang diterapkan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta pada layanan referensi tersebut karena ruangan, koleksi dan sarana prasara mendukung.
NO TEORI FAKTA LAPANGAN mengambil sendiri bahan pustaka
dari jajaran koleksi tidak
menimbulkan berbagai akses seperti
peningkatan kehilangan atau
perobekan bahan pustaka.
