55 3.1 Gambaran Umum S tudi Kasus
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan BiNus University
BiNus University pada awalnya merupakan sebuah institusi pelatihan komputer jangka pendek yaitu M odern Computer Course (M CC) yang berdiri pada tangggal 21 Oktober 1974. BiNus University (Bina Nusantara University) memulai sebuah pengembangan yang terus menerus dengan didasari pondasi yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi yang tinggi.
Pertumbuhan yang cepat dan minat masyarakat yang begitu antusias mendorong Kursus Komputer M odern menjadi sebuah sekolah. Kursus Komputer M odern telah berkembang menjadi sebuah Akademi Sistem Komputer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981. Sekolah ini menawarkan pelajaran Informasi M anajemen dan Teknik Informasi. Tiga tahun kemudian, pada tanggal 13 Juli 1984, ATK memperoleh status ‘terdaftar’ dan mengubah namanya menjadi AM IK Jakarta. Pada tanggal 1 Juli 1985, AM IK membuka sebuah pelajaran dalam Komputerisasi Akuntansi. AM IK mulai menggunakan nama Bina Nusantara pada tanggal 21 Septermber 1985.
M enteri Pendidikan dan Kebudayaan memberikan penghargaan AM IK sebagai Akademi Komputer Terbaik melalui Higher Education
Board District III pada tanggal 17 M aret 1986 ketika usia AM IK masih relatif muda. Pertumbuhan kebutuhan komputer yang cepat dalam kalangan pelajar memotivasi AM IK Bina Nusantara mendirikan STM IK (Institute of Management dan Computer Science) Bina Nusantara pada tanggal 1 Juli 1986. Institusi ini menawarkan Program Studi Informasi M anajemen dan Teknik Informatika S1 sedangkan Program Studi Sistem Komputer (S1) masih dalam proses.
Pada tanggal 9 November 1987, AM IK Bina Nusantara digabungkan dengan STM IK Bina Nusantara. Hasil penggabungan tersebut membentuk institusi tunggal yang menawarkan program Diploma (D3) dan Strata 1 (S1). STM IK Bina Nusantara memperoleh status ‘terakreditasi’ untuk semua program dan level-levelnya pada tanggal 18 M aret 1992. Pada saat itu, STM IK Bina Nusantara membuka program M aster pada jurusan Sistem Informasi M anajemen, yang merupakan jenis jurusan paling pertama di Indonesia pada tanggal 10 M ei 1993.
BiNus University didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996 dan kemudian dilegalisasi oleh pemerintah. STM IK Bina Nusantara digabung dengan BiNus University pada tanggal 20 Desember 1998. BiNus University sudah memiliki 5 fakultas yaitu Teknik Informatika, Ekonomi, Teknik, Bahasa, M atematika & Statistika, dan Program M aster. BiNus University sudah mencoba memberikan kontribusi yang berarti selama perkembangannya. BiNus University melakukan satu
langkah lebih maju dengan membangun hubungan baik dengan Curtin University, Australia. Kerjasama yang dijalin pada tahun 1997 terus berkembang dengan membuat program double degree untuk S1 Internasional.
BiNus University sebagai universitas swasta yang memimpin dalam teknologi informasi perlu menyediakan fasilitas yang tepat untuk setiap mahasiswanya. Internet sebagai keterampilan dasar setiap mahasiswa perlu dikuasai untuk memasuki era dunia maya. BiNus University sudah mengembangkan server utama untuk menyediakan kebutuhan internet bagi para Binusian sejak tahun 1997. INDOSAT dipilih sebagai rekan kerjasama yang baik dalam menyediakan kebutuhan informasi ini.
BiNus University sudah melakukan banyak perubahan selama perkembangannya. Salah satu misinya adalah menghasilkan lulusan yang berkualifikasi dan memiliki keterampilan yang membawa BiNus University memperoleh sertifikat ISO 9001 pada tahun 1997. Dengan komitmen untuk meningkatkan kualitas, memotivasi BiNus University menerapkan manajemen kualitas sebagai sebuah sistem dalam menangani keseluruhan program pendidikan. Diharapkan perkembangan-perkembangan yang sudah diperoleh BiNus University akan diakui sebagai sebuah penghargaan kerja keras. Beberapa perusahaan industri komputer terkemuka, seperti CISCO, Microsoft, Lotus Development Indonesia, Computer Associates, dan sebagainya,
sudah bekerja sama dengan Bina Nusantara pada tahun 1999. M ereka membantu Bina Nusantara dalam mendukung perkembangan lingkungan sains dan teknologi.
BiNus University mempunyai sebuah misi dalam menyiapkan lulusan-lulusannya untuk memperoleh pekerjaan dalam tahun pertama kelulusan. Beberapa dari para lulusannya mungkin memperoleh kesulitan dalam menemukan pekerjaan yang sesuai dan cocok dengan keterampilan dan kemauan mereka. BiNus University mengedepankan kepeduliannya untuk masa depan para lulusannya dengan membentuk BiNus Career pada tahun 2002. BiNus Career membantu lulusan-lulusannya dengan menghubungkan mereka dengan perusahaan-perusahaan yang sedang mencari kandidat-kandidat yang cocok untuk mengisi posisi-posisi tertentu di perusahaan yang diinginkan.
Pertumbuhan yang cepat dari BiNus University membawanya mendirikan sebuah lembaga kursus pelatihan di bidang informatika yaitu BiNus Center. BiNus Center merupakan pengembangan dari Bina Nusantara Training and Recruitment Center (BNTRC) yang didirikan pada tahun 2001. Selama perkembangannya BiNus Center sudah membuka banyak cabang di berbagai kota di Indonesia.
The Joseph Wibowo Center for Advance Learning (JWC) adalah kampus terbaru BiNus University. JWC berlokasi pada tempat yang strategis dan bisa diakses dengan mudah. Program studi yang disediakan oleh JWC dibagi menjadi:
• Graduate Program • BiNus International (BI)
• Executive Development Program • BiNus Center
Berbeda dari dua kampus BiNus University lainnya (Kampus Syahdan dan Kampus Anggrek) yang menekankan pada pendidikan berbasis teknologi informasi, JWC lebih menekankan program studi pada manajemen dan bisnis. JWC sudah menerapkan beberapa terobosan inovatif sejak bulan Oktober 2001. Executive Development Program adalah salah satu bagian dari The Joseph Wibowo Center for Advanced Learning dari BiNus University.
Program kualifikasi lainnya diluncurkan pada tahun 2001, dirancang untuk membantu lulusan mendirikan karir global yang optimal. Program ini adalah program Tunggal dan Ganda dalam kerjasamanya dengan universitas terkenal di Australia. S1 Internasional menawarkan Program Akuntansi (kerjasama dengan Curtin University of Technology), Teknik Informatika (kerjasama dengan RM IT), Sistem Informasi, dan Marketing. S1 Internasional menerapkan pola berpusat pada praktek siswa selama proses belajar mengajar. Kurikulum berstandar internasional dirancang di bawah supervise akademi dan ahli-ahli pada bidang mereka. Hubungan yang baik antara BiNus University dan universitas-universitas luar negeri terkenal membuka kesempatan
yang luas dalam mengenalkan mahasiswanya pada perusahaan-perusahaan multinasional.
BiNus University terus menerapkan langkah-langkah berarti sebagai salah satu universitas terkemuka. Setiap langkah yang dilakukan BiNus University membuat sebuah kontribusi pada visi BiNus University yang selaras dengan misinya yaitu menghasilkan lulusan yang berkualifikasi dan berkompeten.
3.1.2 Visi dan Misi BiNus University
Adapun visi dan misi dari BiNus University adalah sebagai berikut: Visi BiNus University adalah menjadi salah satu perguruan tinggi yang terdepan berdasarkan teknologi informasi dan diterima sebagai panutan, siap dalam menghadapi kompetisi dan dapat beradaptasi dalam perubahan global.
Adapun misi yang dimiliki oleh BiNus University adalah sebagai berikut:
a. M enyelenggarakan program-program studi yang menunjang pengembangan dan penerapan teknologi informasi dalam berbagai bidang ilmu.
b. M enyediakan sarana dan lingkungan yang kondus if bagi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar yang efektif dan efisien, sehingga terbentuk lulusan-lulusan yang bermoral, terampil, dan kreatif.
c. M enjaga keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan akademis dengan kebutuhan pembangunan sosial-ekonomi dan industri Indonesia, serta mengantisipasi semakin maraknya globalisasi kehidupan masyarakat. d. M elangsungkan kerjasama dengan berbagai pihak, baik dari dalam
maupun luar negeri, sehingga ilmu dan teknologi yang diberikan selalu mutakhir dan dapat diterapkan secara tepat guna.
e. Untuk membangun komunitas Binusian yang mengutamakan kualitas, budaya, nilai-nilai, dan etika kerja dalam organisasi.
3.1.3 S truktur Organisasi Studi Kasus
3.1.3.1 S truktur Organisasi BiNus University
G a mb ar 3.1 S tr u k tu r O rgan is as i Bi N u s U n iver sity
3.1.3.2 S truktur Organisasi Lecturer Resou rce Center (LRC)
3.1.3.3 S truktur Organisasi The Joseph Wibowo Center (JWC)
3.1.3.4 S truktur Jenjang Jabatan Akademik Dosen dan Fakultas pada BiNus University
Rektor
Fakultas
Dekan Fakultas
Kepala Jurusan Sekretaris Jurusan
Gambar 3.4 S truktur Jenjang Jabatan Akademik (JJA) Dosen dan Fakultas pada BiNus University
3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun uraian dan pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
3.1.4.1 Rector
Rektor memiliki tugas untuk mengorganisir dan mengontrol keseluruhan aspek dan fungsi yang terdapat dalam universitas dan memiliki fungsi untuk saling mengintegrasikan satu bagian dengan bagian yang lain untuk menciptakan suatu tim yang solid dalam universitas.
3.1.4.2 Center for Quality Assurance ( CFQ )
CFQ adalah lembaga yang terdapat di BiNus University yang memiliki fungsi untuk mengawasi kualitas atau mutu dari sumber daya manusia yang ada di BiNus University sehingga dapat dilakukan evaluasi mengenai kekurangan yang harus diperbaiki untuk mewujudkan BiNus University yang lebih baik. CFQ membawahi dua departemen yaitu System Controlling dan Quality Development.
3.1.4.3 Rectorate Secretariate
Rectorate Secretariate membawahi beberapa departemen yaitu Legal, Financial Committee, Information Technology and Applied Technology Laboratories (ATL), General Affair, Talent
Management Representative, dan Corporate Cultur e Representative.
a) Information Technology and Applied Technology Laboratories (ATL)
Sangat disadari, salah satu kekuatan BiNus University terletak pada penerapan Teknologi Informasi pada semua proses akademik dan pendukung yang mampu mendukung pelaksanaan kegiatan akademik dan layanan yang baik bagi stake holder Bina Nusantara Group. Pada Agustus 2005, Yayasan Bina Nusantara memutuskan untuk membentuk Direktorat Teknologi Informasi di bawah yayasan langsung (menjadi fungsi corporate) dari sebelumnya hanya departemen / biro IT ( Information Technology ) di bawah BiNus University.
Hal ini dilakukan karena Direktorat TI tidak hanya mendukung BiNus University tapi juga harus mendukung semua unit bisnis di bawah Bina Nusantara Group. Direktorat TI ini dipimpin oleh Chief Information Office (CIO).
Ada 7 fungsi pada di Direktorat TI yaitu:
1. Departemen / Unit Network & Communication 2. Departemen / Unit Data Center
3. Departemen / Unit Core Business Application Development
4. Departemen / Unit Corporate Function Application Development
5. Departemen / Unit Technology Development 6. Departemen / Unit IT Relationship
7. Departemen / Unit eXcellent Center in E-Learning (XCEL)
Direktorat Teknologi Informasi memiliki Applied Technology Laboratory (ATL) yang bertujuan membantu Binusian dalam meningkatkan kompetensi teknikal di bidang teknologi informasi, selain itu ATL juga membuka jalan bagi Bina Nusantara Group untuk mengembangkan dan memajukan kerjasama dengan pencipta perangkat dan penyedia TI. Para Binusian dapat bergabung menjadi Associate Member ATL (melalui beberapa tahapan seleksi) dan terlibat secara aktif dalam pengembangan implementasi TI. ATL juga menyediakan fasilitas dan kesempatan bagi mahasiswa melakukan kerja praktek dan menyusun proyek skripsi / tugas akhir dengan topik teknologi muktahir. Pada saat yang sama, ATL juga membantu menerapkan hasil-hasilnya dalam
kegiatan-kegiatan TI Bina Nusantara dan juga dunia bisnis.
3.1.4.4 Vice Rector I ( Academy )
Wakil Rektor Bidang I memiliki tugas yaitu mengawasi kegiatan pada bagian akademik yang meliputi Library and Knowlegde Center, Research and Community Service Center, Instructional Development Center, Lecturer Resource Center, dan E-Learning Center. Studi kasus pada skripsi ini lebih menekankan pada bagian LRC dalam pengembangan database dengan sistem yang sudah terintegrasi.
a) Lectu rer Resource Center (LRC)
LRC adalah salah satu pusat pelayanan dan pengembangan dosen, yang mendukung kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan dosen seperti proses administrasi recruitment dosen, pengurusan Jenjang Jabatan Akademik, dan pelatihan pengembangan dosen untuk menunjang peningkatan teaching and learning process di BiNus University.
Tujuan dari adanya LRC adalah untuk:
• Memberikan pelayanan dan informasi yang terbaik bagi dosen
• Mempromosikan pengembangan profesional melalui pelatihan-pelatihan seperti M etodologi Pengajaran dan Teknologi Informasi.
Bentuk layanan yang diberikan oleh LRC antara lain: • Informasi bagi dosen
• Pengurusan Jenjang Jabatan Akademik • Pengadaan Pelatihan dan Lokakarya
• Pengorganisasian dan koordinasi Lokakarya untuk Strategi Pengajaran dan Kompetensi Teknologi Informasi • Konsultasi
Susunan Organisasi di Lecturer Resource Center LRC Manager: Siswono, S.Kom., MM
Professional Service Coordinator : Yuliyanti, S.Kom. Jenjang Jabatan Akademik Staff :
• Dedy Suryadi Lukman • Andina Iswari, S.Sos. • Tri Susilowati
• Nurlailah
3.1.4.5 Vice Rector II ( Operational )
Wakil Rektor Bidang II memiliki tugas yaitu mengawasi kegiatan pada bagian operasional kampus yang meliputi Student Registration and Service Center, Software Laboratory Center, Building Management, Accounting Laboratory, Hardware Laboratory Center, Information Registration Service, dan Academic Operation Center.
3.1.4.6 Vice Rector III ( Collaboration and Marketing )
Wakil Rektor Bidang III memiliki tugas yaitu mengawas i kegiatan pada bagian kolaborasi dan pemasaran kampus yang meliputi BiNus Entrepreneurship Center, BiNus Alumni Center, BiNus Collaboration Center, Marketing & Social Relation, dan BiNus Career.
3.1.4.7 Faculty
Fakultas yang ada di BiNus University memiliki tugas untuk membedakan program studi yang ada dan mengorganisir segala sesuatu yang berhubungan kegiatan internal maupun eksternal yang dilakukan oleh fakultas tertentu. Dalam setiap fakultas yang terdapat di BiNus University memiliki seorang Kepala Jurusan dan Sekretaris Jurusan yang membantu mengawasi jalannya operasional jurusan.
3.2 Sistem Lecturer Resource Yang Berjalan
Sebagai pusat dari prosedur yang menangani hampir semua permasalahan dosen di BiNus University, maka masing-masing prosedur akan diterangkan dengan menggunakan bagan alir (flowchart) sesuai dengan Business Process Management ( BPM ) yang ada di setiap jenjang.
3.2.1 Sistem Lecturer Resource pada Pasca S arjana (S 2) 3.2.1.1 Prosedur Penerimaan Dosen
Prosedur ini dimulai pada saat Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menerima permintaan kebutuhan dosen dari Pasca Sarjana Coordinator, dua bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff tersebut akan memeriksa daftar kualifikasi dosen ke Program Head of Graduate Studies. Jika kualifikasi dosen tersebut direvisi, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menghubungi Program Head of Graduate Studies via email atau telepon untuk memintanya membuat revisi daftar kualifikasi dosen dan Program Head of Graduate Studies akan membuat revisi daftar kualifikasi dosen yang diminta tersebut terlebih dahulu sebelum Pasca Sarjana Lecturer Development Staff memeriksa sistem informasi dosen.
Gambar 3.5 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen Pasca S arjana
Jika kualifikasi dosen tersebut tidak direvisi, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung memeriksa sistem informasi dosen yang sudah pernah mengajar untuk mencari dosen yang sesuai kualifikasi.
Jika dosen yang sesuai kualifikasi tersedia, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan meminta persetujuan dari Head Program of Graduate Studies atas daftar dosen yang tersedia. Jika disetujui oleh Program Head of Graduate Studies maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan
mengirimkan daftar dosen yang tersedia ke Pasca Sarjana Coordinator paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur ini. Namun, jika tidak disetujui maka akan kembali ke proses pemeriksaan sistem informasi dosen oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff.
Jika dosen yang sesuai kualifikasi tidak tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memeriksa sistem informasi dosen defer. Dosen defer ini merupakan dosen dengan status dipertimbangkan atau dosen yang sudah diterima tapi belum pernah mendapatkan tugas mengajar. Apabila dosen defer ini tersedia maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan meminta persetujuan dari Program Head of Graduate Studies atas dosen defer yang diajukan dan jika disetujui maka prosedur ini pun selesai.
Jika dosen defer tidak tersedia atau jika dosen defer tidak disetujui maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon dosen dari Program Head of Graduate Studies via email atau telepon.
Gambar 3.6 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen Pasca S arjana (Lanjutan)
Setelah itu, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan surat lamaran dan CV calon dosen yang direkomendasikan tersebut dan memeriksa kualifikasi calon dosen apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak.
Jika calon dosen tidak sesuai kualifikasi maka akan kembali ke proses Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon dosen dari Program Head of Graduate Studies via email atau telepon. Namun jika calon dosen sesuai kualifikasi maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff memasukkan data calon dosen ke sistem informasi calon dosen (pelamar).
Gambar 3.7 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen Pasca S arjana (Lanjutan)
Untuk menilai presentasi dari calon dosen yang melamar, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan menyusun suatu tim penilai. Setelah itu, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan membuat dan menyerahkan jadwal presentasi calon dosen ke tim penilai serta mengundang calon dosen untuk presentasi sesuai dengan jadwal via email atau telepon. Selanjutnya, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan melakukan persiapan administrasi presentasi calon dosen yang berupa fotocopy Faculty Candidate Evaluation, CV dan materi presentasi. Setelah persiapan selesai maka presentasi calon dosen pun dilakukan di depan tim penilai.
Berdasarkan hasil presentasi, tim penilai akan memberikan penilaian dan mengisinya ke form penilaian. Lalu, Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan menghitung penilaian yang diberikan oleh tim penilai di form penilaian.
Gambar 3.8 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen Pasca S arjana (Lanjutan)
Selanjutnya, sesuai dengan nilai akhir yang didapat, Program Head of Graduate Studies akan membuat keputusan penerimaan atau penolakan calon dosen tersebut. Jika calon dosen diterima dan langsung diminta untuk mengajar, maka
Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penerimaan dosen dan prosedur ini pun selesai.
Jika calon dosen tidak diterima, maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penolakan kepada calon dosen dan menyimpan dokumen dosen di sistem informasi dosen ditolak. Lalu prosedur penerimaan dosen pasca sarjana ini dianggap selesai.
Jika calon dosen diterima namun tidak diminta langsung mengajar, maka Pasca Sarjana Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat defer lalu menyimpan dokumen dosen di sistem informasi dokumen defer dan akhirnya prosedur penerimaan dosen pasca sarjana ini pun selesai.
Gambar 3.9 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen Pasca S arjana (Lanjutan)
3.2.1.2 Prosedur Proses Jenjang Jabatan Akademik (JJA)
Pada bulan Januari atau Juli Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memeriksa dan membuat rekap dosen
potensial yang dapat naik JJA yang menghasilkan daftar dosen potensial, kemudian mengirimkannya kepada Dean of Program (DOP). DOP akan memilih dosen potensial untuk diurus JJA-nya dan mengirim data dosen terpilih ke Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff selanjutnya akan mengirim undangan briefing JJA kepada dosen terpilih melalui email atau telepon, lalu melaksanakan briefing JJA pada bulan Februari atau Agustus.
Gambar 3.10 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik Pasca S arjana
Pasca Sarjana Lecturer Development Staff selanjutnya mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC (Research & Community Service Center), mengentri berkas JJA dosen terpilih bersama LRC, selanjutnya menghitung angka kredit sementara dosen terpilih bersama dengan LRC.
Jika kumulatif (KUM ) tidak terpenuhi, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff kembali mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC).
Jika KUM terpenuhi, maka pada bulan M aret atau September Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengirim undangan wawancara dosen dengan DOP melalui
email atau telepon. Selanjutnya DOP melaksanakan
wawancara, menilai wawancara, dan mengirim hasil wawancara kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. - Jika dosen terpilih tidak disetujui untuk diproses JJA-nya,
maka pada bulan M ei atau November Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengirimkan surat pemberitahuan penolakan proses JJA ke dosen dan proses selesai.
- Jika dosen terpilih disetujui untuk diproses JJA-nya, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan melakukan koordinasi dengan LRC mengenai berkas JJA dosen yang akan dikumpulkan.
Jika berkas dosen tidak disetujui LRC, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengumpulkan data penelitian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun RCSC). Jika berkas dosen disetujui LRC, maka berkas penyetujuan JJA dosen akan diberikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff.
Gambar 3.11 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik Pasca S arjana (Lanjutan)
Pada bulan M ei atau November Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan melakukan proses pengajuan JJA dosen ke Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) II. Jika berkas tidak disetujui Kopertis II maka proses langsung selesai. Jika berkas disetujui Kopertis II maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mendapatkan Surat Keputusan (SK) JJA dosen dari Kopertis II, selanjutnya melaporkan daftar dosen yang diterima pengajuan JJA ke operation manager dan proses selesai.
Gambar 3.12 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik Pasca S arjana (Lanjutan)
3.2.1.3 Prosedur Penugasan Dosen
Peyusunan penugasan dosen dimulai dengan pemeriksaan isi teaching agreement untuk dosen ke Dean of Programs oleh Pasca Sarjana Lecturer Development Staff, satu bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu Dean of Program mengubah isi teaching agreement berupa template teaching agreement dan melakukan finalisasi pada teaching agreement.
Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menerima daftar dosen dari Pasca Sarjana Coordinator paling lambat satu minggu sebelum kick off meeting, lalu memeriksa status dosen apakah dosen aktif, cuti mengundurkan diri atau dosen baru. Jika dosen merupakan dosen baru, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan membuat kode dosen baru. Apabila dosen merupakan dosen lama dengan status tidak aktif sebelum diproses SK dari Rektor, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen menjadi ’Aktif’ lalu dosen lama dan dosen baru yang sudah dibuat kode dosennya akan di tentukan golongan dosennya oleh Dean of Programs. Kemudian Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sistem informasi menjadi ’Aktif’ dan memproses SK yayasan.
Jika dosen lama dengan status dosen aktif maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses SK rektor lalu memproses surat penugasan dari Dean of Programs.
Gambar 3.13 Bagan Alir dari Proses Penugasan Dosen Pasca S arjana
Jika dosen ditugaskan untuk menjadi dosen koordinator maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses surat penugasan dosen koordinator sebelum membuat teaching agreement
Tetapi jika dosen tidak ditugaskan sebagai dosen koordinator maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung membuatkan teaching agreement untuk dosen.
Setelah itu teaching agreement akan diperiksa oleh Head of learning Support mengenai kesesuaian data dosen dengan jadwal mengajar dosen. Jika isi teaching agreement belum benar maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses ulang.
Namun jika teaching agreement benar, maka akan dilakukan penandatangan teaching agreement oleh dosen paling lambat minggu pertama perkuliahan.
Setelah teaching agreement ditandatangani oleh dosen, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyerahkan SK Yayasan (jika ada), SK Rektor, Surat tugas, Surat Koordinator (jika ada), dan jadwal mengajar kepada dosen pada saat kick off meeting berupa berkas kick off meeting. Kemudian Dean of Programs akan menandatangani teaching agreement. Pada minggu kedua perkuliahan, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyerahkan teaching agreement yang sudah ditandatangani yang asli kepada bagian operation support staff dan fotokopi teaching agreement kepada dosen.
G a mb ar 3.14 Bagan A li r d a ri P ros es P en u gas an D o se n P a sc a S a rj an a (Lan ju tan )
3.2.1.4 Prosedur Cuti Dosen
Untuk melakukan cuti, dosen harus mengajukan surat pengajuan cuti kepada Program Head of Graduated Studies paling lambat dua minggu sebelum cuti. Setelah itu Program Head of Graduated Studies menginformasikan pengajuan cuti dosen kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email atau telepon. Lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkorfirmasikan kepada unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support mengenai rencana cuti dosen melalui email atau telepon. Setelah itu unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melakukan pengecekkan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dan mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum selesai kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada dosen dan Program Head of Graduated Studies melalui email, setelah itu dosen melakukan penyelesaian kewajiban, setelah kewajiban dosen sudah diselesaikan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan kepada Program Head of Graduated Studies melalui telepon atau email. Program Head of Graduated Studies
me-review pengajuan cuti dosen, jika cuti dosen tidak disetujui, maka Program Head of Graduated Studies mengkonfirmasikan penolakan cuti dosen kepada dosen melalui email paling lambat satu minggu sebelum cuti dan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen. Jika cuti dosen disetujui, Program Head of Graduated Studies mengkonfirmasi persetujuan cuti dosen kepada dosen melalui email paling lambat 1 minggu sebelum cuti, lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sistem informasi menjadi ‘Cuti’, lalu unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus dan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen.
Gambar 3.15 Bagan Alir dari Proses Cuti Dosen Pasca S arjana
3.2.1.5 Prosedur Dosen Aktif Kembali
Untuk dapat aktif kembali dosen harus mengirimkan surat pengajuan aktif kembali kepada Program Head of Graduated Studies satu bulan sebelum aktif, Program Head of Graduated Studies menginformasikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengenai rencana dosen aktif kembali melalui email atau telepon. Pasca sarjana melakukan pemeriksaan pada
histori dosen apakah sebelumnya dosen cuti, mengundurkan diri, terminate serta alasannya, lalu menginformasikan pada Program Head of Graduated Studies mengenai histori dosen berupa sistem informasi dan berkas dosen.
Program Head of Graduated Studies me-review pengajuan dosen aktif kembali, jika dosen tidak disetujui untuk aktif kembali, maka Program Head of Graduated Studies akan mengkonfirmasikan kepada dosen mengenai penolakan dosen untuk aktif kembali paling lambat satu minggu sebelum kick off meeting. Jika dosen aktif kembali disetujui maka Program Head of Graduated Studies akan mengkonfirmasikannya kepada dosen dan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengenai persetujuan dosen aktif kembali paling lambat dua minggu sebelum kick off meeting berserta berkas aktif kembali dan persetujuan dan jika dosen langsung dijadwalkan mengajar lagi maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan memproses penugasan dosen. Jika tidak langsung mengajar lagi, Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan dokumen dosen aktif kembali dan menunda perubahan status dosen di sistem informasi sampai dosen dijadwalkan kembali untuk mengajar, paling lambat dua minggu sebelum kick off meeting.
Gambar 3.16 Bagan Alir dari Proses Dosen Aktif Kembali Pasca S arjana
3.2.1.6 Prosedur Penanganan Dosen Bermasalah (Dosen Melakukan Pelanggaran)
Saat Program Head of Graduated Studies mendapatkan informasi mengenai adanya dosen yang melakukan pelanggaran, Program Head of Graduated Studies akan mengidentifikasikan masalah dosen lalu mengumpulkan berbagai bukti pelanggaran yang dilakukan oleh dosen dan Program Head of Graduated Studies akan memanggil dosen untuk dimintakan penjelasan.
Setelah mendapatkan penjelasan dari dosen paling lambat 3 hari setelah mendapatkan informasi, apabila penjelasan dosen dapat diterima maka Program Head of Graduated Studies akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah atau pelanggaran yang terjadi kemudian akan mengarsip berita acara.
Sedangkan bila penjelasan dosen tidak dapat diterima, maka Program Head of Graduated Studies mengadakan evaluasi ulang atas bukti dan penjelasan dosen, lalu membuat keputusan final. Jika dosen memang tidak bersalah, maka Program Head of Graduated Studies akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah atau pelanggaran yang terjadi kemudian akan mengarsip berita acara.
Apabila dosen bersalah dan dosen belum dua kali mendapatkan surat peringatan maka Program Head of Graduated Studies akan membuat surat peringatan kepada dosen yang bersangkutan lalu mengarsip surat peringatan. Lalu apabila dosen dinyatakan bersalah dan sudah pernah mendapatkan dua kali surat peringatan sebelumnya, maka Program Head of Graduated Studies akan menginformasikan unit terkait bahwa dosen akan diberhentikan. Setelah menerima informasi dari Program Head of Graduated Studies, unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan, kemudian dosen harus menyelesaikan kewajibannya. Setelah kewajiban dosen
diselesaikan maka Program Head of Graduated Studies akan membuat surat pemberhentian dosen. Unit terkait juga melakukan penyelesaian hak dosen terhadap BiNus, lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sistem informasi menjadi ’Terminate’, kemudian mengarsip berkas pemberhentian dosen.
Gambar 3.17 Bagan Alir dari Proses Penanganan Dosen Bermasalah Pasca S arjana (Dosen Melakukan Pelanggaran)
3.2.1.7 Prosedur Pengunduran Diri Dosen
Untuk dapat melakukan pengunduran diri, dosen harus mengajukan surat pengunduran diri kepada Program Head of Graduated of Studies paling lambat dua minggu sebelum mengundurkan diri, lalu Program Head of Graduated of Studies mengkonfirmasi pengajuan pengunduran diri dosen kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email atau telepon. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan ke unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support mengenai rencana pengunduran diri dosen melalui email atau telepon. Setelah itu unit terkait Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan ke unit terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melakukan pemeriksaan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dan mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff lalu mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada dosen dan Program Head of Graduated of studies melalui email, dengan itu dosen melakukan penyelesaian kewajiban jika kewajiban dosen telah diselesaikan, dan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikannya
kepada Program Head of Graduated of Studies melalui email atau telepon. Program Head of Graduated of studies pun me-review pengajuan pengunduran diri dosen, jika pengunduran diri dosen tidak disetujui, maka Program Head of Graduated of Studies akan mengkonfirmasikannya kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum mulai pengunduran diri. Jika pengunduran diri dosen disetujui, maka Program Head of Graduated of Studies akan mengkonfirmasikannya kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum mengundurkan diri lalu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sistem informasi menjadi ‘M engundurkan Diri’ dilakukan paling lambat satu hari sebelum mulai mengundurkan diri dan dilakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus melalui unit terkait. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff menyimpan semua berkas pengunduran diri dosen.
100 Gambar 3.18 Bagan Alir dari Proses Pengunduran Diri Dosen Pasca Sarjana
3.2.1.8 Prosedur Jika Dosen Meninggal Dunia
Jika Program Head of Graduated of Studies mendapatkan kabar bahwa dosen meninggal dunia, maka mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email atau telepon. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengubah status dosen di sistem informasi menjadi ‘M eninggal Dunia’ satu hari setelah mendapat konfirmasi lalu mengkonfirmasikannya kepada bagian terkait seperti Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support melalui email atau telepon, lalu bagian terkait ini akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dan mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff melalui email. Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada ahli waris dan Program Head of Graduated of Studies. Setelah itu ahli waris harus menyelesaikan kewajiban yang belum selesai. Jika ahli waris telah menyelesaikan kewajibannya, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan kepada Program Head of Graduated of studies melalui email atau telepon dan akan dilakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus melalui unit terkait. Terakhir Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas dosen meninggal dunia.
102 Gambar 3.19 Bagan Alir dari Proses Jika Dosen Meninggal Dunia Pasca Sarjana
3.2.1.9 Prosedur Pemberhentian Dosen
Dosen dapat diberhentikan jika dosen memiliki status cuti lebih dari tiga tahun atau dosen melakukan pelanggaran kode etik dosen.
Prosedur pemberhentian dosen jika dosen dengan status cuti lebih dari tiga tahun yaitu Pasca Sarjana Lecturer Development Staff membuat daftar dosen yang cuti lebih dari tiga tahun berserta historinya dilakukan satu bulan setelah awal semester dan mengirimkan daftar dosen ke Program Head of Graduated Studies untuk di review. Program Head of Graduated Studies melakukan review daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun, jika Program Head of Graduated Studies tidak memberhentikan dosen, maka Program Head of Graduated Studies membuat berita acara tidak memberhentikan dosen dan mengirimkan berita acara tidak memberhentikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff untuk disimpan atau diarsip.
Jika Program Head of Graduated Studies memberhentikan dosen, maka akan dibuat daftar dosen yang akan diberhentikan dan menyerahkan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff.
Gambar 3.20 Bagan Alir dari Proses Pemberhentian Dosen Pasca S arjana
Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, dan Head of IT Support melalui email. Unit
