ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Adri Priadana
09.11.3202
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
iii
ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEMS OF THE LABORATORY OF PHYSICAL CHEMISTRY DEPARTMENT OF CHEMISTRY
FACULTY OF MATHEMATICS AND NATURAL SCIENCES UNIVERSITY OF GADJAH MADA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA
Adri Priadana
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Laboratory of Physical Chemistry Department of Chemistry Faculty of Mathematics and Natural Sciences, University of Gadjah Mada is a lab that has a function, one of which is used for lab activities by students majoring in Chemistry for research thesis. At this time the students are doing thesis data collection and administrative management in the chemical laboratory is still not fully computerized. So the consistency and security of data is not guaranteed.
Solutions that can be taken is how to design and create systems that perform data processing student thesis and handle the administrative process that permits and licenses to conduct thesis lab for free. Based on the above solutions, we need a system that can simplify the data processing and administrative management student doing thesis on the subject of physical chemistry laboratory chemicals.
The design of the information system is a database management system that is able to provide convenience in data processing students doing thesis and administrative management in it.
Keywords: Administration Systems, Management Systems, Chemistry Lab Administration Information Systems.
1. Pendahuluan
Pertumbuhan Teknologi dan Informasi pada saat ini sangatlah pesat. Sehingga sistem pelayanan berbasis komputer yang maksimal yang berperan penting dalam proses bisnis sangat diperlukan. Hal ini memicu banyak kalangan seperti badan usaha atau instansi untuk mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem infomasi. Instansi seperti akademis adalah salah satu yang paling membutuhkan sebuah teknologi sistem informasi dalam mendukung proses pendidikan.
Laboratoruim Kimia Fisika Jurusan Kimia Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada adalah sebuah laboratorium yang memiliki fungsi, salah satunya adalah digunakan untuk praktikum oleh mahasiswa jurusan Kimia untuk melakukan penelitian untuk menyusun skripsi. Pada saat ini, proses administrasi pada laboratorium ini seperti pendataan mahasiswa yang melakukan penelitian, perijinan pemakaian laboboratorium dan perijinan bebas laboratiorum masih manual, belum akurat dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam hal pengolahan data masih sering terjadi kesalahan. Dengan alasan inilah penulis membuat rancangan sistem informasi dalam bentuk aplikasi database dengan judul
“ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA”. Yang nantinya akan
menghasilkan analisis dan program yang berkesinambungan dalam pengolahan data.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi
James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Information System mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.1
1
Wahyono, Teguh , 2004, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Yogyakarta Graha Ilmu, hal 17
2
ii
2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama atau proses kerja sama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu hayat atau kekuatan yang memberi hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat organisasi itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik kesimpulan unsur-unsur penting dalam administrasi:
1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama.
2. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia yang berkesinambungan.
3. Administrasi merukan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya.
Dari uraian ditas dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan dan peralatan yang ada.
2.3 Bahasa Pemrograman Java
Program adalah sekumpulan perintah-perintah (intruction) yang diatur secara sistematis untuk menyelesaikan suatu masalah. Salah satu bahasa pemrograman komputer adalah bahasa pemrograman Java. Bahasa pemrograman Java adalah bahasa pemrograman berorientasi obyek (PBO) atau Object Oriented Programing (OOP).
Java bersifat netral, tidak bergantung pada suatu platform, dan mengikuti prinsip WORA (Write Once and Run Anywhere). Beberapa bahasa pemrograman, seperti Basic, Fortran, Pascal, COBOL, C, ProLog, dan yang lainnya harus bergantung pada suatu platform karena mengharuskan Kita untuk mengkompilasi program tersebut pada sistem operasi yang ditentukan jika kita ingin menggunakan hasil program tersebut.2
2
Sariadin Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan Pemahaman, Andi Yogyakarta, hal 13
ii
3. Analisis
3.1 Definisi Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagan-bagan komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dari definisi menurut Jogiyanto diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan tahap dimana menganalisis suatu kinerja sistem sampai betapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya.3
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Sistem yang sempurna belum tentu dapat dicapai oleh sebuah instansi atau perusahaan. Hal itu dikarenakan adanya kelemahan ataupun kekurangan pada sistem yang diterapkan. Sebuah sistem dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem yang bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan semakin lama akan semakin mengalami ketertinggalan. Pada Laboratorium Kimia Fisika Jurusan Kimia FMIPA UGM kekurangan pada sistemnya dapat dianalisis menggunakan pendekatan ANALISIS PIECES yang terdiri dari:
1. Analisis Kinerja (Performance)
Merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru diukur berdasarkan jumlah produktifitas (throughput) dan kurun waktu (response time) sehingga sasaran dapat tercapai. Dalam hal ini juga harus memadai dari setiap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan.
Tabel 3.1 Analisis kerja
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Response time dalam proses
pembuatan surat laporan bebas laboratorium dan laporan daftar mahaiswa tergolong lambat. Hal ini dikarenakan admin laboratorium harus menuliskan ulang data mahasiswa saat pembuatan surat laporan bebas laboratorium dan
a. Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses pengolahan data sehingga lebih baik dari segi penginputan data dan pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian.
3
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta hal 129
4
ii
laporan daftar mahasiswa.b. Produktifitas kerja yang dilihat sangat kecil. Karena proses data yang begitu banyak tidak diimbangi dengan sistem informasi dalam mengolah proses tersebut. Hal ini menimbulkan waktu yang lama dalam mengolah data mahasiswa yang melakukan penelitian.
2. Analisis Informasi (Information)
Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam mencetak laporan-laporan yang sudah selesai diproses dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Peningkatan kualitas informasi didasarkan pada pengambilan keputusan, informasi yang relevan, akurasi informasi serta respon terhadap informasi dengan baik dan tepat waktu.
Tabel 3.2 Analisis informasi
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan a. Penyampaian infomrasi daftar
mahasiswa yang melakukan penelitian kurang akurat. Hal ini dikarenakan tidak adanya wadah informasi yang jelas sehingga informasi tersebut tidak tepat sasaran.
b. Pelaporan dari data mahasiswa yang melakukan penelitian setiap tahunnya kurang memenuhi kebutuhan akademik. Hal ini dikarenakan tidak adanya informasi pengolahan data yang baik. Sehingga kadang terjadi kehilangan beberapa data. c. Informasi yang dihasilkan dari
sistem yang lama sangat lambat.
a. Teknologi berbasis komputer maka proses pencarian informasi akan berlangsung lebih cepat.
b. Dengan adanya sistem berbasis computer, pelaporan dan informasi yang dihasilkan akan semakin relevan dan tepat waktu
ii
Hal ini dikarenakan admin harus mendata secara manual daftar mahasiswa yang melakukan penelitian. Sehingga informasi yang diberikan tidak tepat waktu. d. Pencetakan surat bebas laboratorium juga sangat lambat. Hal ini dikarenakan admin harus menulis ulang data mahasiswa yang telah selesai melakukan penelitian.3. Analisis Ekonomi (Economy)
Merupakan penilaian sistem dalam penggunaan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya penghematan biaya yang dikeluarkan.
Tabel 3.3 Analisis ekonomi
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan a. Biaya yang dikeluarkan dalam
setiap proses administrasi dan penyampaian informasi baik kepada mahasiswa maupun bagian akademik setiap tahunnya semakin banyak. Terlebih setiap proses administrasi menggunakan laporan dalam bentuk cetak. Tentunya hal ini sering terjadi sebuah kesalahan yang menyebabkan biaya pencetakan laporan menjadi bertambah.
a. Teknologi berbasis komputer membuat kemungkinan kesalahan data akan semakin kecil, maka kesalahan pencetakan laporan yang mengakibatkan biaya tambahan menjadi lebih berkurang.
6
ii
4. Analisis Kontrol (Control)Sistem pengamanan dalam mengontrol data dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah penyalahgunaan data dan memproteksi informasi terhadap orang lain yang tidak memiliki kepentingan didalamnya.
Tabel 3.4 Analisis kontrol
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan a. Pada pendataan pembukuan
akses kontrol adalah sebagai pengawas, karena pendataan
pembukuan masih
menggunakan sistem manual. Karena sistem berada pada proses pengawasan, jadi data informasi rentan terjadi kesalahan, kerusakan serta hilangnya data yang ada.
a. Sistem berbasis computer yang memiliki pembatasan hak akses dengan menggungakan user dan
password untuk masuk ke
dalam sistem.
5. Analisis efisien (Eficiency)
Merupakan penilaian terhadap sumber daya yang digunakan dapat diminimalkan agar tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data.
Tabel 3.5 Analisis efisien
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan a. Pada pengolahan data
mahasiswa yang melakukan penelitian, dan data barang-barang pada laboratorium, bila terjadi keterlambatan dalam pengolahan data atau dalam proses laporan data keseluruhan hilang, maka dibutuhkan sumber daya yang baru untuk menggantikan proses yang ada, tentunya hal ini kurang efisien.
a. Sistem berbasis komputer sehingga lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara terkomputerisasi..
ii
6. Analisis Layanan (Services)sMerupakan penilaian terhadap peningkatan pelayanan yang lebih baik untuk perkembangan suatu instansi atau perusahaan. Pelayanan yang baik akan memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun organisasi yang ada. Pelayanan juga memberikan solusi dalam memecahkan masalah yang ada. Penigkatan pelayanan dalam sistem juga dikembangkan dalam meningkatkan akurasi dalam pengolahan data, kemampuan dalam penanganan masalah, serta pencapaian tujuan dan sasaran.
Tabel 3.6 Analisis layanan
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan a. Pelayanan dalam proses
administrasi untuk saat ini masih kurang maksimal. Sering kali mahasiswa harus menunggu lama untuk mendapatkan surat izin dan surat bebas laboratorium. Hal ini dikarenakan proses pembuatan laporan surat tersebut masih harus menginputkan data mahasiswa berulang-ulang kali.
a. Pelayanan pada mahasiswa dan akademik yang membutuhkan akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan sistem berbasis komputer.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar dapat sesuai dengan harapan dan tujuan saat sistem ini dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah mempersiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga kegiatan penerapan sistem dapat efektif.4
4.2 Pembahasan
Pada pembahasan ini penulis akan membahas tentang koneksi database My SQL. Untuk dapat mengakses sebuah database My SQL terlebih dahulu dikoneksikan antara program Java dengan database My SQL. Berikut script koneksi :
4
8
ii
package Database;
import java.sql.Connection;
import java.sql.DriverManager;
import java.sql.SQLException;
public class Database {
private Connection conn;
private String url = "jdbc:mysql://localhost:3306/labkimiamipaugm";
private String username = "root";
private String password = "";
public void setKoneksi() {
try {
Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver");
try {
conn = DriverManager.getConnection(url, username, password);
} catch (SQLException ex) {
System.out.println("Koneksi gagal di lakukan"+ex.getMessage());
}
} catch (ClassNotFoundException ex) {
System.out.println("Driver tidak ditemukan"+ex.getMessage());
}
}
public Connection getKoneksi() {
return conn;
}
}
4.3 Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem merupakan tahap akhir dari proses penerapan sistem. Pemeliharaan sistem terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak dan
ii
perangkat keras. Pemeliharaan sistem perangkat keras dilakukan dengan memiliki duplikat dari sistem aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan dengan cara mengcopy file-file tersebut ke dalam CD untuk mengantisipasi terhadap kesalahan atau eror pada aplikasi.
Adpun tahap-tahap yang harus dilakukan sebelum kegiatan pemeliharaan sistem dilakukan agar perencanaan sesuai dengan tujuaan dilakukannya pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan yang dapat dilakukan pada aplikasi pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian diantaranya :
1. Melakukan perawatan dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras misalnya membersihkan debu dan pengecekan pada hardware.
2. Pembuatan backup data sebagai cadangan.
3. Penambahan data atau informasi baru bila diperlukan.
4. Dilakukan penyesuai apabila perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan tidak sesuai dengan keadaan teknologi yang berkembang.
5. Penginstalan antivirus guna mengantisipasi kerusakan sistem komputer dari virus komputer.
5. Kesimpulan
Sesuai dengan uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA“ maka dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, berdasarkan rumusan masalah di bab 1 penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Adanya aplikasi sistem informasi administrasi ini membuat produktifitas kerja admin laboratorium menjadi lebih efisien dari segi penginputan data dan pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian di banding dengan sistem sebelumnya yang memerlukan suatu tempat penyimpanan berkas seperti lemari atau rak dan sistem sekarang cukup di dalam sebuah memory yaitu hardisk.
2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini, outputan seperti laporan daftar mahasiswa yang melakukan penelitian dapat berjalan dengan lebih tepat waktu dan tanpa membutuhkan penginputan kembali dari awal tetapi hanya mengambil data yang telah dimasukan pada waktu mahasiswa meminta izin
10
ii
melakukan penelitian. Selain itu informasi data mahasiswa yang melakukan penelitian skripsi dapat diketahui dengan cepat dan akurat melalui fitur pencarian. Hal ini merupakan salah satu ketepatan, relevan dan akurat data dari sistem informasi administrasi ini yang membuat pelayanan lebih maksimal.
ii
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Penerbut Andi : Yogyakarta
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Infromasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Graha Ilmu.
Fowler, Martin. 2004. UML DISTILLED, 3th Ed., A Brief Guide to the Standard Object Modeling Language. Pearson Education Inc.
Nugroho, Adi. 2008. Algoritma dan Struktur Data Dalam Bahasa Java. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Kurniawan Khannedy, Eko. “Pengenalan Data Access Object di Java” http://pandawa.ipb.ac.id/ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/10/eko-kurniawan-khannedy-pengenalan-data-access-objectpdf.zip (diakses tanggal 9 September 2012).
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Yogyakarta
Sariadin, Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan Pemahaman, Andi Yogyakarta
