Susunan Telaahan Staf -

TELAAHAN STAF

TELAAHAN STAF

telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat / staf yang memuat analisa singkat telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat / staf yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan menyampaikan saran tindak

dan jelas mengenai suatu persoalan dengan menyampaikan saran tindak susunan telaahan staf

susunan telaahan staf

>>> kepala laporan yang terdiri atas : >>> kepala laporan yang terdiri atas : 1) kop naskah dinas;

1) kop naskah dinas;

2) tulisan “telaahan staf” diletakkan ditengah lembar naskah; 2) tulisan “telaahan staf” diletakkan ditengah lembar naskah; 3) pejabat/alamat yang dituju;

3) pejabat/alamat yang dituju; 4) pejabat yang mengirim; 4) pejabat yang mengirim;

5) tanggal, nomor, sifat, lampiran dan hal. 5) tanggal, nomor, sifat, lampiran dan hal. >>> isi telaahan staf yang terdiri dari : >>> isi telaahan staf yang terdiri dari : 1#

1#

pokok persoalan

pokok persoalan yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang dipecahkan yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang dipecahkan 2#

2#

pra anggapa

pra anggapan yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungann yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang; sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang; 3#

3#

fakta yang mempengaruhi

fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan;, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan; 4#

4#

analisis, pengaruh pra anggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya hambatan serta analisis, pengaruh pra anggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5#

5#

kesimpulan yang memuat intisari hasil analisis, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; kesimpulan yang memuat intisari hasil analisis, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6#

6#

saran tindak memuat secara ringkas dan jelas saran tindak yang disarankan saran tindak memuat secara ringkas dan jelas saran tindak yang disarankan >>> bagian akhir laporan terdiri atas :

>>> bagian akhir laporan terdiri atas : 1) nama jabatan pembuat telaahan staf; 1) nama jabatan pembuat telaahan staf; 2) tanda tangan;

2) tanda tangan;

3) nama lengkap, pangkat dan nip; 3) nama lengkap, pangkat dan nip; 4) tembusan (jika perlu).

4) tembusan (jika perlu).

5) kolom pertimbangan dan keputusan 5) kolom pertimbangan dan keputusan penandatanganan

penandatanganan

telaahan staf yang ditandatangani oleh pejabat skpd dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan telaahan staf yang ditandatangani oleh pejabat skpd dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas skpd yang bersangkutan.

menggunakan kop naskah dinas skpd yang bersangkutan. hal yang perlu diperhatikan

hal yang perlu diperhatikan

untuk telaahan staf yang disampaikan kepada bupati dan atau kepada sekretaris daerah pembuatan untuk telaahan staf yang disampaikan kepada bupati dan atau kepada sekretaris daerah pembuatan kolom pertimbangan disesuaikan dengan garis koordinasi dan kewenangan masing-masing skpd kolom pertimbangan disesuaikan dengan garis koordinasi dan kewenangan masing-masing skpd

Menulis Efektif (Telaahan Staf)

Sesuai dengan namanya, memang pada Telaahan Staf banyak digunakan oleh Perwira Staf dalam menyampaikan saran yang lengkap kepada Komandan, tetapi hal ini tidak berarti bahwa Telaahan Staf hanya digunakan oleh Perwira Staf. Komandan dan bahkan setiap Perwira dapat menyampaikan pendapat dan saran secara tertulis dalam bentuk Telaahan Staf. Telaahan Staf biasanya digunakan untuk pemecahan masalah yang kompleks atau yang dapat menimbulkan pertikaian atau perbedaan. Oleh karena itu jangan menggunakan Telaahan Staf secara berlebihan hanya untuk pemecahan persoalan yang sudah jelas/sederhana, karena akan memboroskan waktu dan tenaga bagi yang membuat, pihak-pihak  yang terkait, maupun Komandan yang berwenang.

1. Manfaat prinsip penulisan telaahan staf adalah :

 Agar Telaahan Staf mencapai tujuan dan bermanfaat maka dalam pembuatannya harus memenuhi prinsip penulisan secara efektif yakni :

a. Jelas.

Tidak ada keraguan tentang maksud tiap-tiap kalimat, sehingga tidak ditafsirkan lain oleh pembaca.  b. Singkat.

Langsung menyatakan pendapatnya secara singkat, tepat dan mudah ditangkap. Tulisan hendaknya memberikan gambaran yang terang dan jelas dari analisis persoalan dan pemecahan yang diusulkan/disarankan, namun tidak mengorbankan kejelasan hanya untuk mencapai kesingkatan. Lazimnya panjang tubuh/inti tulisan tidak melebihi dua halaman.

c. Teliti.

Tidak ada kesalahan dalam mekanisme telaahan, penulisan maupun data-data atau keterangan yang disajikan. Periksa dan periksa kembali data dan keterangan yang disajikan, sehingga Komandan dapat menerima dengan penuh kepercayaan.

d. Obyektif.

 Analisis yang dibuat harus benar-benar obyektif dan dilandasi fakta/data yang obyektif. e. Pertalian.

Gagasan disajikan dalam urutan yang logis dengan pertalian atau saling berhubungan antara buah pikiran yang satu dengan yang lainnya secara terang dan jelas.

f. Utuh.

Tulisan harus membahas satu subyek secara keseluruhan dari persoalan yang dihadapi, dengan demikian harus dihindari keterangan, data dan pengupasan yang tidak ada sangkut pautnya.

g. Lengkap.

Mengupas atau membahas setiap segi atau sudut dari persoalan yang dihadapi, termasuk semua cara  bertindak yang mungkin dan beralasan. Demikian juga semua hal yang penting untuk mewujudkan

2. Penjelasan yang panjang dan luas agar memenuhi prinsip lengkap ,hal ini sangat kontradiksi dengan prinsip singkat sebab :

 Yang dimaksud dengan lengkap disini adalah mengupas atau membahas setiap segi atau sudut dari persoalan yang dihadapi, termasuk semua cara bertindak yang mungkin dan beralasan. Demikian juga semua hal yang penting untuk mewujudkan tindakan yang disarankan harus dicantumkan atau dituliskan secara lengkap.Dan jelas disini berarti agar tidak ada keraguan tentang maksud tiap-tiap kalimat,

sehingga tidak ditafsirkan lain oleh pembaca. Sedangkan singkat disini berarti langsung menyatakan pendapatnya secara singkat, tepat dan mudah ditangkap. Tulisan hendaknya memberikan gambaran  yang terang dan jelas dari analisis persoalan dan pemecahan yang diusulkan/disarankan, namun tidak

mengorbankan kejelasan hanya untuk mencapai kesingkatan. Lazimnya panjang tubuh/inti tulisan tidak melebihi dua halaman..Oleh karena itu dua pernyataan tersebut terlihat sangat berlawanan/ kontradiktif ,akan tetapi apabila disatukan terlihat bahwa saling ad a keterkaitan antara kedua pernyataan tsb karena pembahasan yang lengkap akan menghasilkan tindakan / cara bertindak yang tepat sehingga tidak terjadi dua kali kerja.

3. Kita perlu mengenali persoalan sebelum pembuatan telaahan staf sebab :

Mengenali persoalan merupakan langkah awal yang sangat menentukan dalam mengatasi persoalan yang dihadapi. Pada langkah ini dilaksanakan penajaman persoalan yang dihadapi untuk mengenali

persoalan yang harus dipecahkan/diatasi. Menajamkan persoalan bukan mempersempit atau memperluas persoalan, tetapi untuk menemukan persoalan, tetapi untuk menemukan persoalan pokoknya. Dengan demikian akan dapat diketahui data/fakta yang diperlukan dan beberapa cara  bertindak yang dapat dikembangkan, sehingga memungkinkan pembahasan dan penganalisaan yang

logis dan obyektif. Patut diingat, bahwa sering terjadi salah tindak maupun salah menjawab sebagai akibat dari salah menganalisis, sedangkan salah menganalisis diakibatkan karena salah tanggap atau salah mengerti terhadap persoalan pokok yang sebenarnya.

4. Dalam pembuatan telaahan staf harus didahului dengan pembuatan naskah kasar/konsep yang isinya kurang sebab :

Konsep tulisan (naskah kasar), merupakan tulisan Telaahan Staf yang pada dasarnya sama dengan Telaahan Staf, hanya isinya masih belum/kurang lengkap.Atas dasar konsep tulisan (naskah kasar) tersebut, kemudian dilakukan Koordinasi tidak resmi d engan semua pejabat/personil atau instansi yang terkait dengan persoalan dan pemecahan persoalan yang dihadapi. Dalam koordinasi tidak resmi tersebut hal hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

a) Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan adalah sehat, meliputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan obyektif

 b) Jangan ragu-ragu untuk meminta pendapat para Perwira Staf lain atau menggunakan gagasan mereka. Perwira Staf yang dimintai pendapat berkewajiban untuk menyediakan segala data/fakta dan informasi yang diperlukan atau nasehat tentang Telaahan Staf yang sedang disiapkan.

5. Manfaat telaahan staf adalah :

Telaahan Staf biasanya digunakan untuk pemecahan masalah yang kompleks atau yang d apat menimbulkan pertikaian atau perbedaan. Dan juga telaahan staf digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh tingkat satuan besar cukup luas dan kompleks. Dengan demikian pemecahannya harus mempertimbangkan berbagai aspek yang saling berkaitan, dan berjangka panjang, sehingga cenderung bersifat kebijaksanaan. Oleh karena itu penggunaan Telaahan Staf sebagai sarana dalam pemecahan masalah yang dihadapi akan lebih menjamin terwadahinya semua aspek yang terkait daripada penggunaan Kirka Staf bersifat taktis/strategis

6. Cara membuat / mengisi diskusi yang baik adalah :

Dalam membuat analisis diskusi yang baik hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a) Analisis yang dibuat hendaknya logis dan obyektif serta membahas persoalan dihadapkan kepada semua fakta dan praanggapan yang dibuat

 b) Diskusi harus singkat , lengkap , jelas dan mudah dipahami.

c) Tidak ada yang disembunyikan atau terlewatkan tentang pengaruh, hambatan, maupun keuntungan dan kerugian dari tiap cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

d) Jika diskusi terlalu panjang, maka pada pasal 4 ini hanya memuat ringkasannya saja, sedangkan diskusinya secara lengkap dapat dibuat dalam lampiran. Namun demikian hindari membuat ringkasan diskusi dalam pasal 4 ini, kalau tujuannya untuk menyembunyikan kekurangan atau kelemahan dari analisis pemecahan yang dibuat.

7. Yang dimaksud dg praanggapan adalah :

Praanggapan biasanya adalah dugaan yang beralasan sebagai landasan pemikiran, karena seringkali tidak mungkin untuk mengetahui keadaan sesungguhnya akan berlangsung. Ideal sekali apabila Telaahan Staf tidak memakai praanggapan.

a) Walaupun praanggapan bukan merupakan kenyataan atau fakta, tetapi praanggapan harus  berlandaskan atas kenyataan atau fakta. Praanggapan harus berhubungan satu sama lain dengan aliran  yang sedang berjalan dan kecenderungan kejadian yang akan datang.

 b) Dalam situasi tertentu praanggapan mungkin juga dibuat berdasarkan keuntungan yang diharapkan untuk digunakan dalam suatu operasi yang akan datang.

c) Hindari praanggapan yang tidak relevan atau yang dapat menyesatkan, karena sekali praanggapan diterima, ia mempunyai pengaruh yang sama seperti suatu fakta.

d) Jangan membingungkan diri dengan fakta dan praanggapan. Fakta dapat dibentuk dengan menunjuk kepada sumber yang berkompeten. Jika mempunyai daftar praanggapan yang panjang, periksa kembali barangkali praanggapan tersebut telah masuk dalam fakta.

8. Langkah langkah yang baik dalam pembuatan telaahan staf  :

a. Pembuatan Naskah Kasar/Konsep. Konsep tulisan (naskah kasar), merupakan tulisan Telaahan Staf yang pada dasarnya sama dengan Telaahan Staf, hanya isinya masih belum/kurang lengkap.

 b. Koordinasi Tidak Resmi. Atas dasar konsep tulisan (naskah kasar) tersebut, kemudian dilakukan Koordinasi tidak resmi dengan semua pejabat/personil atau instansi yang terkait dengan persoalan dan pemecahan persoalan yang dihadapi. Dalam koordinasi tidak resmi tersebut hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan adalah sehat, meliputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan obyektif

2) Jangan ragu-ragu untuk meminta pendapat para Perwira Staf lain atau menggunakan gagasan mereka. Perwira Staf yang dimintai pendapat berkewajiban untuk menyediakan segala data/fakta dan informasi yang diperlukan atau nasehat tentang Telaahan Staf yang sedang disiapkan.

c. Penyempurnaan Tulisan. Setelah melalui langkah koordinasi tidak resmi, diada kan

penyempurnaan/perbaikan naskah kasar berdasarkan pemikiran-pemikiran yang diperoleh selama koordinasi. Dengan demikian Telaahan Staf yang dibuat betul-betul telah dianalisis, dipertimbangkan

dan dikembangkan berdasarkan pemikiran yang logis dan obyektif, serta telah ditinjau dari semua segi  yang ada kaitannya dengan persoalan yang dihadapi.

d. Pengedaran Naskah. Langkah ini merupakan koordinasi resmi kepada para pejabat atau instansi yang ada sangkut pautnya dengan persoalan dan pemecahannya. Diharapkan dari para pejabat dan instansi yang terkait, dapat memberikan tanggapan, komentar maupun saran tentang Telaahan Staf  yang diedarkan tersebut.

e. Tanggapan Ulang. Dari hasil pengedaran Telaahan Staf kepada para pejabat/instansi yang terkait kemungkinan tanggapan atau komentar yang tidak menyetujui sebagian/seluruh isi Telaahan Staf. Dalam hal ini, apa bila pembuat Telaahan Staf sependapat, maka ia wajib merubah isi Telaahan Stafnya dan mengedarkan ulang. Sebaliknya apabila ia tidak sependapat atau dipandang tidak prinsip, maka ia dapat membuat tanggapan yang dimuat pada sub bagian “Tanggapan Terhadap yang Tidak menyetujui”.

f. Pengajuan Kepada Komandan. Sebelum diajukan, Telaahan Staf telah dilengkapi dengan komentar atau tanggapan ulang dari pembuat atau saran, komentar, tanggapan atau ketidak setujuan dari para pejabat/instansi terkait. Dengan demikian komandan telah memiliki bahan yang cukup tentang pemecahan masalah yang dihadapi, sehingga tinggal menyetujui atau menolak

1.  Yang dimaksud dengan koordinasi tidak resmi adalah ;

Koordinasi tidak resmi merupakan suatu usaha pengumpulan pendapat dari para pejabat/personil dan instansi terkait, guna memastikan bahwa pemecahan yang dilakukan adalah sehat, me liputi segala aspek dari persoalan serta telah dianalisis secara logis dan obyektif.Dan dalam pembuatan telaahan staf perlu adanya koordinasi tidak resmi krn untuk penyempurnaan telaahan staf yang dibuat tersebut sehingga pada saat telaahan staf diajukan ke komandan dalam kondisi siap.

1. Cara mengisi pasal 1 sampai pasal 5 dari telaahan staf : 1) Persoalan (pasal I).

a) Memuat pernyataan singkat dan jelas dari persoalan yang akan dipecahkan.

 b) Persoalan ini dianggap sama atau diperlakukan seperti Tugas Pokok, dengan demikian harus mencakup semua unsur penting dari persoalan.

c) Jika persoalan tersebut merupakan suatu penugasan atau yang telah ditentukan oleh komandan atau atasan, maka dipastikan bahwa rumusan persoalan sesuai dengan yang dikehendaki oleh

komandan/atasan yang bersangkutan. Jika terdapat keraguan, mintakan keterangan tambahan atau penjelasan pejabat yang memberi tugas tersebut, apalagi bila tidak terdapat kebijaksanaan sebelumnya sebagai petunjuk.

d) Bila persoalannya kompleks, maka penulisannya dapat dipecah-pecahkan menjadi beberapa sub pasal.

2) Praanggapan (pasal 2). Praanggapan biasanya adalah dugaan yang beralasan sebagai landasan pemikiran, karena seringkali tidak mungkin untuk mengetahui keadaan sesungguhnya akan

 berlangsung. Ideal sekali apabila Telaahan Staf tidak memakai praanggapan. Untuk mengisi pasal ini perlu dipahami beberapa kriteria sebagai berikut :

a) Walaupun praanggapan bukan merupakan kenyataan atau fakta, tetapi praanggapan harus  berlandaskan atas kenyataan atau fakta. Praanggapan harus berhubungan satu sama lain dengan aliran  yang sedang berjalan dan kecenderungan kejadian yang akan datang.

 b) Dalam situasi tertentu praanggapan mungkin juga dibuat berdasarkan keuntungan yang diharapkan untuk digunakan dalam suatu operasi yang akan datang.

c) Hindari praanggapan yang tidak relevan atau yang dapat menyesatkan, karena sekali praanggapan diterima, ia mempunyai pengaruh yang sama se perti suatu fakta.

d) Jangan membingungkan diri dengan fakta dan praanggapan. Fakta dapat dibentuk dengan menunjuk kepada sumber yang berkompeten. Jika mempunyai daftar praanggapan yang panjang, periksa kembali barangkali praanggapan tersebut telah masuk dalam fakta.

e) Jika tidak mempunyai pranggapan, maka hilangkanlah pasal ini (pasal yang berikutnya menjadi pasal 2).

3) Fakta Yang Mempengaruhi (pasal 3). Memuat fakta-fakta sebagai landasan dalam analisis dan pemecahan persoalan. Untuk mengisi pasal ini perlu dipahami beberapa hal sebagai berikut ;

a) Hanya memuat fakta-fakta yang penting dan bertalian dengan pemecahan-pemecahan. Fakta-fakta yang membingungkan dan akan mengaburkan pemikiran harus dikesampingkan.

 b) Fakta bukanlah pendapat, spekulasi, terkaan atau kesimpulan.

c) Hindari memasukkan fakta yang sangat mutlak dan tidak dapat disangkal atau dirubah lagi, karena akan berakibat kehilangan pengembangan dalam pemecahan persoalan.

d) Apabila uraian suatu fakta terlalu panjang maka dapat dibuat dalam lampiran tersendiri. Dalam hal ini penulisan pada pasal ini cukup rangkuman uraian tersebut.

4) Diskusi (pasal 4). Mengupas dan menganalisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan menimbang akibat, hambatan serta keuntungan maupun kerugian dari berbagai

kemungkinan pemecahan atau cara bertindak. Dalam membuat analisis hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a) Analisis yang dibuat hendaknya logis dan obyektif serta membahas persoalan dihadapkan kepada semua fakta dan praanggapan yang dibuat pada pasal 2 dan 3.

 b) Diskusi harus singkat, lengkap, jelas dan mudah dipahami.

c) Tidak ada yang disembunyikan atau terlewatkan tentang pengaruh, hambatan, maupun keuntungan dan kerugian dari tiap cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

d) Jika diskusi terlalu panjang, maka pada pasal 4 ini hanya memuat ringkasannya saja, sedangkan diskusinya secara lengkap dapat dibuat dalam lampiran. Namun demikian hindari membuat ringkasan diskusi dalam pasal 4 ini, kalau tujuannya untuk menyembunyikan kekurangan atau kelemahan dari analisis pemecahan yang dibuat.

5) Kesimpulan (pasal 5). Membuat intisari hasil pembahasan yang dikembangkan dalam pasal 4 dan memuat semua cara bertindak yang mungkin dilaksanakan dalam pemecahan persoalan yang dihadapi. Dalam membuat kesimpulan, hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a) Kesimpulan bukanlah rangkuman atau ringkasan dari pasal 4, tetapi merupakan kelanjutan dari analisis.

 b) Harus merupakan hasil yang langsung dan wajar dari analisis.

c) Harus menjawab tiap bagian dari persoalan dan bertalian dengan praanggapan dan fakta-fakta. d) Alternatif pemecahan yang disajikan harus lengkap dan dapat dilakukan.

e) Jangan sekali-kali menambahkan hal baru atau diluar dari yang terdapat pada pasal-pasal sebelumnya.