1 | TIM Christofer Theodore Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 etheodore@student.ciputra.ac.id
Caecilia Citra Lestari Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 caecilia.citra@ciputra.ac.id
Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
Dengan Fitur Pendukung Keputusan Pengadaan Barang
Menggunakan Algoritma Economic Order Quantity Pada
Rumah Makan Guilin
ABSTRAK
Pengaturan stok adalah salah satu hal yang diperlukan di dalam bisnis rumah makan. Banyak rumah makan memiliki masalah yang sama dalam menentukan jumlah bahan baku, terutama bahan baku mentah yang harus dibeli pada saat proses pengadaan barang. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi persediaan bahan baku yang dapat memberikan saran dalam menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli menggunakan Economic Order Quantity (EOQ) untuk meminimalisasi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Fitur EOQ ini menggunakan data historikal penjualan rumah makan dari bulan April 2011 hingga Maret 2012 untuk mendapatkan jumlah permintaan. Pengujian akan fitur EOQ dilakukan pada dua bahan baku yaitu daging sapi dan ayam madu. Penerapan algoritma EOQ ini menghemat total biaya pengadaan bahan baku selama 1 tahun sebesar Rp 60.603,- untuk ayam madu dan Rp 28.701,- untuk daging sapi. Hasil pengujian efektifitas total biaya dari fitur EOQ relatif kecil dikarenakan jumlah pembelian yang dilakukan oleh rumah makan tidak jauh berbeda dengan hasil perhitungan dari EOQ.
Kata Kunci: sistem pendukung keputusan, bahan baku, pengadaan, pemesanan, Economic Order Quantity
1. PENDAHULUAN
Guilin adalah sebuah rumah makan yang berdiri pada tahun 2003 bertempat di Jalan Musi nomor 34, Surabaya. Rumah makan ini memiliki bervariasi menu yang berfokus pada Chinese Food, terutama makanan Grill dan Seafood.
Rumah makan Guilin sering mengalami kesulitan pada proses pengadaan barang dikarenakan variasi menu yang sangat banyak. Selama ini perhitungan stok yang tersisa di dapur masih menggunakan cara manual. Selain itu
tidak adanya informasi yang cukup detail dari tiap – tiap menu makanan juga menjadi masalah tambahan. Masalah yang sering muncul adalah stok yang ada di dapur dapat habis secara tiba – tiba tanpa diketahui apakah bahan baku tersebut habis karena dipakai untuk membuat menu, dipakai untuk membuat menu secara berlebihan atau diambil orang. Selain itu, karena pencatatan stok masih menggunakan kertas, maka jika kertas tersebut hilang, stok menjadi tidak terurus.
2 | TIM
Penelitian ini membuat sistem informasi manajemen persediaan bahan baku yang dapat mencatat setiap transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi di rumah makan tersebut. Sistem informasi ini dilengkapi dengan fitur pendukung keputusan yang dapat memberikan rekomendasi jumlah bahan baku yang sebaiknya dibeli dalam kurun waktu tertentu. Sistem informasi ini mencatat stok secara detail termasuk bahan baku apa saja yang digunakan untuk membuat menu tertentu beserta dengan jumlahnya. Hal ini dibuat dengan tujuan jika ada penjualan suatu menu tertentu, sistem akan secara otomatis mengurangi stok dari bahan baku yang ada di dapur.
Algoritma yang digunakan adalah
Economic Order Quantity karena dengan menggunakan algoritma tersebut, dapat diprediksi berapa jumlah bahan baku yang seharusnya dibeli secara ideal agar cost
yang terjadi paling minimum berdasarkan
Purchase Cost per unit, jumlah permintaan,
Reorder Cost, dan Holding Cost.
Perhitungan EOQ tersebut didasarkan pada analisis data historikal.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Pengendalian Harga Pokok Makanan
Menurut Wiyasha (2006), harga pokok makanan adalah harga semua bahan makanan yang digunakan untuk
memproduksi suatu jenis makanan atau menu tertentu. Harga pokok dari makanan dan minuman dari sebuah restoran merupakan struktur biaya tersendiri yang terpisah dari unsur biaya tenaga kerja, bahan yang dipakai habis dan overhead. Sebagai contoh, harga pokok dari menu nasi goreng adalah harga semua bahan yang dipakai dalam pembuatan seperti nasi, telor, kerupuk, daging ayam, bumbu dan minyak goreng.
Beberapa fungsi yang harus dikendalikan antara lain fungsi pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran bahan makanan, produksi, dan pencatatan, serta pelaporan penjualan. Sebagai suatu sistem, setiap fungsi itu harus tetap terkendali dan berkoordinasi satu sama lain. Sebagai suatu sistem pengendalian harga pokok makanan setiap fungsi yang terlibat memiliki peran yang unik dibandingkan dengan fungsi yang lain. Fungsi pengendalian yang akan dilakukan di dalam penelitian ini adalah fungsi penyimpanan bahan makanan.
Wiyasha (2006) mengatakan bahwa di dalam mengendalikan jumlah penyimpanan bahan makanan di hotel dan restoran, terdapat dua model pembelian yang diterapkan yaitu :
1. Model probabilitas, model dengan segala sesuatu yang tidak pasti. Pada model ini, segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan bahan
3 | TIM
makanan ditentukan dengan kemungkinan – kemungkinan.
2. Model deterministik, model pembelian dengan segala sesuatu yang sudah pasti atau diketahui dengan jelas jumlah nominalnya. Pada model ini, yang pasti adalah:
a. Jumlah permintaan dalam kurun waktu tertentu
b. Biaya – biaya yang berhubungan dengan pengadaan persediaan bahan makanan (disebut dengan
carrying cost atau holding cost) c. Harga per unit bahan makanan
yang dibutuhkan
2.2. Economic Order Quantity
Definisi Economic Order Quantity
yang selanjutnya akan disingkat EOQ berdasarkan Roach (2005)adalah salah satu model yang lazim digunakan di dalam model pemesanan deterministik yang diciptakan oleh F.W. Haris pada tahun 1915 yang bertujuan untuk menemukan jumlah barang yang harus dipesan agar biaya yang dikeluarkan menjadi seminimal mungkin. Model ini mencari keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan untuk pemesanan barang dan juga biaya penyimpanan barang itu sendiri. Nelson (2012) menyebutkan bahwa model ini dikembangkan dengan beberapa asumsi yaitu:
1. Permintaan akan barang diketahui dan berlangsung konstan
2. Tidak ada diskon pada item
3. Pengisian barang stok bersifat langsung 4. Hanya berlaku untuk 1 jenis barang
Menurut Gonzales (2010), perhitungan
Economic Order Quantity dapat dirumuskan melalui rumus (1):
Qo = √ (2 * RC * D) / HC (1) Qo = Economic Order Quantity
RC = Biaya tetap yang terjadi untuk memesan bahan makanan yang dimaksud
D = Penjualan atau penggunaan dalam unit per satuan waktu
HC = Holding Cost, biaya yang terjadi untuk jangka waktu setahun seperti asuransi, biaya bunga, biaya penyimpanan, yang dinyatakan dalam persentase atas nilai persediaan bahan makanan yang kemudian dikalikan dengan harga pembelian per unit
Menurut Wiyasha (2006), berikut ini adalah biaya – biaya yang terjadi untuk memiliki persediaan bahan makanan adalah: 1. Biaya tetap (RC) yang terjadi untuk
memesan bahan makanan. Biaya ini mencakup biaya administrasi seperti melengkapi formulir yang digunakan, biaya komunikasi, biaya pemeriksaan mutu bahan makanan, biaya pengiriman,
4 | TIM
dan biaya lain yang berhubungan dengan pemesanan bahan makanan. 2. Penjualan atau penggunaan dalam unit
per tahun(D) merupakan jumlah bahan makanan yang diperlukan oleh hotel atau restoran.
3. Carrying cost atau Holding Cost,
merupakan biaya yang terjadi karena adanya persediaan bahan makanan tersebut, yang meliputi biaya penyimpanan, biaya bunga atas uang yang digunakan untuk membeli bahan makanan, biaya asuransi, biaya kerusakan, dan biaya atas kehilangan bahan makanan. Biaya ini dinyatakan dalam persentase atas nilai persediaan bahan makanan yang kemudian dikalikan dengan harga pembelian per unit.
4. Harga pembelian per unit, merupakan harga yang dibayar untuk bahan makanan yang dibeli dari rekanan.
3. PERANCANGAN SISTEM 3.1. Pengumpulan Data
3.1.1. Rancangan Pengumpulan Data
Kegiatan pengumpulan pada penelitian ini memakai metode wawancara. Metode wawancara yang dipakai untuk keperluan penelitian ini adalah penelitian kualitatif sehingga hasil yang diperoleh nantinya berupa data deskriptif yang disampaikan melalui kata – kata yang terekam dari hasil wawancara.
3.1.2. Wawancara
Pada metode wawancara ini dilakukan proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden yaitu Ivan Sebastian Tjandra selaku salah satu owner dari pihak Guilin yang bertugas sebagai supervisor di rumah makan Guilin.
3.1.3. Aspek Wawancara
Aspek yang ingin diperdalam pada wawancara ini dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu:
1. Aspek sistem pembelian dipakai untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh pihak rumah makan Guilin untuk melakukan proses pembelian.
2. Aspek sistem penjualan dipakai untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh pihak rumah makan Guilin untuk melakukan proses penjualan.
3. Aspek sistem pengaturan stok dipakai untuk mengetahui kinerja sistem yang sedang digunakanan pihak rumah makan Guilin untuk mengatur stok yang ada di rumah makan.
3.1.4. Hasil Wawancara
Berdasarkan wawancara dengan pihak rumah makan Guilin, secara garis besar proses yang terjadi di dalam rumah makan tersebut sudah berjalan dengan baik. Akan tetapi, sistem pencatatan data yang belum terkomputerisasi akan menyusahkan pihak restoran dalam hal menganalisis data
5 | TIM
tersebut. Hal itu dikarenakan pencatatan yang masih menggunakan cara manual seringkali mengalami kehilangan akan laporan – laporan yang sudah dibuat. Selain itu, pencatatan stok yang dilakukan secara manual dan kurang detail juga menyebabkan kurang jelasnya pihak rumah makan akan alur pergerakan stok yang terjadi. Berdasarkan permasalahan ini, maka akan didesain sistem informasi rumah makan yang dapat mengatasi permasalahan rumah makan tersebut.
3.2. Fitur Aplikasi
Berdasarkan analisis wawancara dengan pihak rumah makan Guilin, sistem informasi yang dibuat mencakup:
1. Modul pengisian master data mulai dari data konsumen, pegawai, event, meja, menu, bahan baku dan vendor.
2. Modul Transfer yang digunakan untuk mencatat pergerakan stok dari rumah ke restoran.
3. Modul Resep yang digunakan untuk mencatat detail resep dari setiap menu yang ada.
4. Modul Opname Stok Restoran yang digunakan untuk pencatatan absensi stok dari bahan baku restoran.
5. Modul Opname Stok Rumah yang digunakan untuk pencatatan absensi stok dari bahan baku rumah.
6. Modul Penjualan yang digunakan untuk pencatatan data penjualan.
7. Modul Pembelian yang digunakan untuk pencatatan data pembelian.
8. Modul EOQ yang digunakan untuk menentukan jumlah ideal dengan beban biayapaling minimum dari bahan yang dibeli pada saat pembelian.
3.3. Proses Penjualan
Gambar 1 menunjukkan alur proses penjualan. Alur ini dimulai dari 1.1 yaitu konsumen melakukan pemesanan menu.
6 | TIM
Data penjualan menu tersebut kemudian diberikan kepada pihak pengguna. Pihak pengguna akan melakukan pencatatan data penjualan berdasarkan data menu dan juga nomor meja yang ditempati oleh konsumen. Kemudian alur akan dilanjutkan menuju 1.3. yaitu pembuatan menu yang telah dipesan oleh konsumen. Dari daftar menu tersebut, sistem akan melihat resep dari setiap menu tersebut yang berasal dari basis data resep untuk kemudian menjalankan alur 1.5 yaitu pengurangan bahan baku resto berdasarkan jumlah menu dan jumlah bahan baku yang dipakai untuk resep tersebut. Sistem kemudian akan mengupdate sisa stok dari basis data bahan baku resto.
Alur kemudian dilanjutkan menuju 1.6. dimana pihak pengguna akan mencari data penjualan berdasarkan nomor meja tempat konsumen tersebut duduk ke dalam basis data penjualan. Alur kemudian dilanjutkan dengan menentukan diskon jika ada event yang terjadi. Adapun daftar event yang ada diambil dari basis data event.
Setelah melakukan penentuan diskon, alur dilanjutkan ke 1.8. untuk menentukan cara pembayaran yang dilakukan oleh pihak konsumen. Sistem kemudian akan melakukan proses perhitungan total pembayaran dan menunjukkan total yang harus dibayar oleh pihak konsumen.
Setelah pihak konsumen menyerahkan jumlah uang, pengguna akan memasukkan jumlah uang yang diberikan oleh pihak konsumen ke dalam data penjualan untuk pemasukan nilai pembayaran oleh konsumen. Setelah itu, sistem akan melakukan proses pencetakan bon penjualan yang kemudian diserahkan kepada konsumen.
3.4. Proses Pembelian
Gambar 2 menunjukkan Diagram Aliran Data Level 1proses pembelian yang akan dipakai selama dalam proses pembuatan aplikasi. Gambar ini menunjukkan alur proses pembelian yang dijelaskan secara detail.
Alur ini dimulai dengan adanya pemasukan daftar bahan baku yang akan dibeli ke dalam sistem. Pada saat ini, alur terbagi dua proses yaitu penentuan jumlah bahan yang akan dibeli secara manual atau penentuan jumlah bahan yang akan dibeli menggunakan EOQ.
Jika pihak pengguna memilih untuk menentukan jumlah yang ingin dibeli menggunakan EOQ, maka akan dilakukan pemberian data berupa Reorder Cost dan
Holding Cost yang kemudian didapatkan hasil jumlah ideal pembelian dari bahan baku tersebut. Daftar bahan baku tersebut akan diteruskan ke alur 2.4. yaitu proses pembelian menuju ke pihak vendor. Pihak vendor akan memberikan bon pembelian kepada pihak pengguna yang kemudian
7 | TIM
Gambar 2. Diagram Aliran Data Level 1 (Pembelian) akan dimasukkan ke dalam data pembelian
di basis data.
Setelah melakukan pemasukkan data pembelian, maka sistem akan melakukan proses penambahan stok rumah ke dalam basis data.
3.5. Proses Pengaturan Stok
Gambar 3 menunjukkan Diagram Aliran Data Level 1proses pengaturan stok yang akan dipakai selama dalam proses pembuatan aplikasi. Gambar ini menunjukkan alur proses pengaturan stok yang dijelaskan secara detail. Alur dimulai dengan adanya informasi berupa daftar bahan yang sudah berada di bawah jumlah ketentuan minimal kepada pihak pengguna. Pihak pengguna kemudian akan melakukan
proses 3.1. yaitu pengisian bahan baku rumah jika terdapat bahan baku rumah yang di bawah jumlah minimal. Pengguna juga akan melakukan proses 3.2. yaitu pengisian bahan baku resto yang kritis jika ada bahan baku restoran yang berada di bawah jumlah minimal. Alur 3.2. tersebut dilanjutkan dengan pembuatan data transfer bahan baku dari rumah menuju ke restoran. Setelah pembuatan data transfer, maka sistem akan melakukan pengurangan stok rumah dan penambahan stok restoran secara otomatis.
Proses pengaturan stok akan dilanjutkan pada saat sudah mencapai waktu penutupan restoran. Pada saat itu, pihak pengguna akan melakukan absensi stok restoran dengan membuat data opname
8 | TIM
Gambar 3. Diagram Aliran Data Level 1 (Pengaturan Stok) dengan mengisikan jumlah stok yang
dimakan pribadi, jumlah stok yang rusak, jumlah stok yang hilang dan jumlah stok sisa. Kemudian sistem akan melakukan penyimpanan data opname stok resto dan melakukan update pada stok restoran. Pihak pengguna juga akan melakukan absensi stok rumah dengan membuat data opname dengan mengisikan jumlah stok yang digunakan pribadi, jumlah stok yang rusak, jumlah stok yang hilang dan jumlah stok sisa. Kemudian sistem akan melakukan penyimpanan data opname stok rumah dan melakukan update pada stok rumah.
3.6. Diagram Relasi Entitas
Gambar 4 merupakan diagram relasi entitas dari sistem informasi yang telah dibuat, meliputi:
1. Tabel master data customer, employee, menu, category menu, satuan, vendor, event, cara bayar, bahan baku rumah, bahan baku restoran dan meja
2. Tabel Penjualan 3. Tabel Pembelian
4. Tabel Opname Stock Rumah dan Opname Stock Restoran
5. Tabel Resep 6. Tabel Transfer
9 | TIM
Gambar 4. Diagram Relasi Entitas Fisikal
3.7. Fitur Economic Order Quantity
Economic Oder Quantity
merupakan fitur yang berfungsi untuk
menentukan jumlah pembelian dengan cost
yang paling minimum. Economic Order Quantity ini membutuhkan 3 data utama
10 | TIM
dalam perhitungannya yaitu Demand, Reorder Cost dan Holding Cost.
3.7.1. Demand
Saat melakukan perhitungan
demand, sistem rumah makan akan memperhatikan penjualan selama dua belas bulan ke belakang. Sebelum memulai pencarian data penjualan, sistem akan mencari daftar menu apa saja yang di dalam resepnya mengandung bahan baku yang akan dibeli. Setelah mendapatkan daftar menu apa saja yang mengandung bahan
baku tersebut, sistem akan melakukan mencari jumlah penjualan menu – menu tersebut dalam kurun waktu 1 tahun. Sistem akan menghitung total pemakaian bahan baku dengan cara mengalikan total menu yang terjual dengan jumlah bahan yang digunakan untuk membuat menu tersebut yang kemudian akan ditampilkan dalam konversi satuan yang sudah ditetapkan oleh pengguna. Secara singkat, proses pengambilan data demand dapat dilihat pada gambar 5.
11 | TIM
Gambar 6. Flowchart proses pengambilan Reorder Cost.
3.7.2. Reorder Cost
Saat melakukan perhitungan
Reorder Cost, sistem rumah makan akan melakukan perhitungan secara otomatis dengan melihat pembelian selama dua belas bulan ke belakang. Setelah mendapatkan data pembelian selama dua belas bulan sebelum tanggal pembelian, akan diperiksa apakah ada data dari detail pembelian yang memiliki idbahanbaku yang sama dengan idbahanbaku yang akan dihitung EOQ-nya. Jika idbahanbaku tersebut sama, maka akan dilakukan penambahan variable biayabensin, biayawaktu, dan jumlah pembelian. Setelah semua data pembelian diperiksa, akan dihitung total Reorder Cost
dengan cara (biaya bensin + biaya waktu) / jumlah pembelian. Secara singkat, proses
perhitungan Reorder Cost dapat dilihat pada Gambar 6.
3.7.3. Holding Cost
Saat melakukan perhitungan
holding cost, ada beberapa hal yang perlu dihitung dan dimasukkan oleh pengguna antara lain, biaya penyimpanan, biaya bunga atas uang yang digunakan untuk membeli bahan makanan, biaya asuransi, biaya opportunity, biaya kerusakan, dan biaya atas kehilangan bahan makanan. Biaya yang akan diperhitungkan di dalam penelitian ini hanya biaya penyimpanan, biaya opportunity, biaya kerusakan dan kehilangan bahan makanan saja karena di dalam pengadaan barang, pihak rumah makan Guilin tidak melakukan asuransi
12 | TIM
terhadap bahan yang dibeli maupun pembelian secara kredit.
1) Biaya penyimpanan, adalah segala sesuatu biaya yang berhubungan langsung dengan proses penyimpanan suatu bahan baku tertentu. Contoh dari biaya penyimpanan ini adalah biaya listrik. Biaya penyimpanan nantinya adalah persentase dari hasil perbandingan biaya tersebut dengan rata – rata nilai bahan baku tersebut. Contoh, biaya penyimpanan untuk menyimpan 1 kg daging di dalam freezer adalah 30000, nilai persediaan bahan makanan rata – rata adalah 250000, jadi biaya penyimpanan adalah 30000 / 250000 * 100% = 12% 2) Biaya opportunity, adalah persen
investasi yang bisa didapatkan bila uang yang tadinya digunakan untuk membeli bahan baku diinvestasikan atau didepositokan ke tempat lain. 3) Biaya kerusakan dan kehilangan,
ditentukan berdasarkan kebijakan dari pihak rumah makan untuk mengambil berapa persentase dari nilai persediaan barang yang akan menjadi cost jika terjadi kerusakan atau kehilangan bahan baku.
3.7.4. Penghitungan Hasil EOQ
Setelah memasukkan data – data
Demand, Reorder Cost dan juga Holding Cost ke dalam form EOQ yang sudah disediakan, maka akan dilakukan
perhitungan untuk mendapatkan jumlah ideal yang harus dibeli agar cost menjadi minimum. Perhitungan dan hasil dari EOQ akan disesuaikan dengan satuan bahan baku yang dipilih oleh pengguna. Jadi dengan kata lain, jika satuan bahan baku dari daging adalah dalam kilogram maka
demand yang akan muncul adalah dalam kilogram dan Holding Cost yang harus dihitung adalah persentase carrying cost
untuk setiap kilogram daging tersebut.
4. PENERAPAN DAN PENGUJIAN
Pengujian dilakukan dengan membandingkan hasil algoritma EOQ yang dihitung secara tertulis pada sebuah data barang yang diberikan oleh klien, dengan output yang dihasilkan oleh aplikasi. Setelah aplikasi dijalankan dengan simulasi barang tersebut, dan memberikan output yang sama dengan perhitungan tertulis, maka kebenaran dari perhitungan di aplikasi telah terbukti. Untuk membuktikan efektivitas EOQ terhadap klien ketika melakukan pengadaan barang, maka nilai total biaya selama setahun akan dibandingkan. Apabila total cost mengikuti jumlah EOQ lebih rendah dibanding total cost mengikuti data sejarah pembelian aktual klien, maka EOQ dapat dikatakan efektif.
4.1. Simulasi Bahan Ayam Madu
Sebuah contoh barang yang digunakan sebagai simulasi adalah ayam
13 | TIM
madu. Nilai variabel yang akan dimasukkan ke dalam sistem dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Tabel variabel simulasi ayam madu Variabel Nilai Didapatkan dari
Demand 210 ekor Pengambilan data penjualan menu dari April 2011 – Maret 2012 dan sudah dikonversi
berdasarkan resep yang dilakukan oleh sistem
Biaya Pembelian
27.000 Pengambilan data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian di rata – rata yang dilakukan oleh sistem
Ongkos bensin
1500 Pengambilan data jumlah ongkos bensin dari data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian dibagi dengan jumlah transaksi pembelian yang dilakukan oleh sistem
Biaya waktu 3000 Pengambilan data jumlah biaya waktu dari data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian dibagi dengan jumlah transaksi pembelian yang dilakukan oleh sistem
Utility per tahun
2.400.000 Data dari pihak rumah makan Guilin yaitu biaya listrik per bulan yaitu Rp. 200.000
persentase ruang pemakaian
5% Data dari pihak rumah makan Guilin yaitu persentase pemakaian ayam madu dalam freezer yaitu 5%
Opportunity Cost
6% Asumsi jika pihak rumah makan Guilin menginvestasikan uang yang digunakan untuk membeli bahan baku ke dalam deposito
Loss cost, Breakage Kebijakan dari pihak
Breakage cost
1%
Loss 1%
rumah makan Guilin yang mengijinkan 1% dari nilai rata – rata bahan baku untuk menjadi biaya jika terjadi kerusakan atau kehilangan bahan baku
avgValue 267.923 Rata – rata sisa stok yang didapat dari (jumlah stok awal bulan + jumlah stok akhir bulan 1 +…+ jumlah stok akhir bulan 12) dibagi 13 dan kemudian dikali dengan biaya pembelian.
Berdasarkan data di atas, dapat diketahui dilakukan perhitungan Economic Order Quantity yaitu
RC = Ongkos bensin + Biaya waktu RC = IDR 4.500
Utility Cost = (% ruang pemakaian * utility per year) / average inventory value * 100% = 44.79% (dibulatkan) Total persentase HC = 1% + 44.79% + 6% + 1% = 52.79% EOQ = Sqrt ( (2 * D (year) * RC) / HC) EOQ = Sqrt ( (2 * 210 * 4500) / (52.79/ 100 * 27000) EOQ = Sqrt ( 1890000 / 14253.3 ) EOQ = 12 ekor (dibulatkan)
Setelah melakukan perhitungan
Economic Order Quantity, dilakukan perbandingan total biaya dengan kebiasaan pembelian yang dilakukan yaitu jumlah ayam madu yang dibeli rata–rata sebanyak 5 ekor. Total biaya dalam 1 tahun yang dikeluarkan dapat dilihat pada Tabel 2.
14 | TIM
Tabel 2. Tabel hasil pengujian ayam madu Order size 5 8 12 15 20 Numb er of orders (210 / order size) 42 26.25 17.5 14 10.5 Order Cost (4500 * numbe r of order) 189.0 00 118.1 25 78.750 63.00 0 47.25 0 Avera ge Invent ory (order size / 2) 2.5 4 6 7.5 10 Holdin g cost (14.25 3.3 * averag e invent ory) 35.63 3 57.01 3 85.520 106.9 00 142.5 33 Total annual cost (orderi ng cost + holdin g cost) 224.6 33 175.1 38 164.270 (minim um) 169.9 00 189.7 83
Dari tabel 2 di atas, dapat dilihat bahwa dengan jumlah pembelian ayam madu sebanyak 12 ekor, didapatkan jumlah biaya paling minimum dibandingkan dengan total pembelian yang lain.
4.2. Simulasi Bahan Daging Sapi
Sebuah contoh barang lain yang digunakan sebagai simulasi adalah daging sapi. Nilai variabel yang akan dimasukkan ke dalam sistem dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Tabel variabel simulasi daging sapi Variabel Nilai Didapatkan dari
Demand 224.04 kg
Pengambilan data penjualan menu dari April 2011 – Maret 2012 dan sudah dikonversi berdasarkan resep yang dilakukan oleh sistem Biaya
Pembelian
50.000 Pengambilan data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian di rata –rata yang dilakukan oleh sistem Ongkos
bensin
1500 Pengambilan data jumlah ongkos bensin dari data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian dibagi dengan jumlah transaksi pembelian yang dilakukan oleh sistem Biaya
waktu
3000 Pengambilan data jumlah biaya waktu dari data pembelian bahan baku dari April 2011 – Maret 2012 dan kemudian dibagi dengan jumlah transaksi pembelian yang dilakukan oleh sistem Utility per
tahun
2.400.00 0
Data dari pihak rumah makan Guilin yaitu biaya listrik per bulan yaitu Rp. 200.000 Persentase
ruang pemakaian
2.5% Data dari pihak rumah makan Guilin yaitu persentase pemakaian ayam madu dalam freezer yaitu 5%
Opportunit y Cost
6% Asumsi jika pihak rumah makan Guilin menginvestasikan uang yang digunakan untuk membeli bahan baku ke dalam deposito Loss cost, Breakage cost Breakage 1% Loss 1%
Kebijakan dari pihak rumah makan Guilin yang mengijinkan 1% dari nilai rata – rata bahan baku untuk menjadi biaya jika terjadi kerusakan atau kehilangan bahan baku
avgValue 109.923 Rata – rata sisa stok yang didapat dari (jumlah stok awal bulan + jumlah stok akhir
15 | TIM
bulan 1 +…+ jumlah stok akhir bulan 12) dibagi 13 dan kemudian dikali dengan biaya pembelian.
Berdasarkan data di atas, dapat dilakukan perhitungan Economic Order Quantity yaitu
RC = Ongkos bensin + Biaya waktu RC = IDR 4.500
Utility Cost = (% ruang pemakaian * utility per year) / average inventory value * 100% = 54.58% (dibulatkan) Total persentase HC = 1% + 54.58% + 6% + 1% = 62.58% EOQ = Sqrt ( (2 * D (year) * RC) / HC) EOQ = Sqrt ( (2 * 224.04 * 4500) / (62.58/ 100 * 50000) EOQ = Sqrt ( 2016360 / 31290 ) EOQ = 8 kg (dibulatkan)
Setelah melakukan perhitungan
Economic Order Quantity, dilakukan perbandingan total biaya dengan kebiasaan pembelian, yaitu jumlah daging sapi yang dibeli rata – rata sebanyak 5 kg. Total biaya dalam 1 tahun yang dikeluarkan dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Tabel hasil pengujian daging sapi Order size 5 8 11 15 20 Numb er of orders (224.0 4 / order size) 44.80 8 28 20.36 7 14.93 6 11.20 2 Order Cost (4500 * numbe r of order) 201.6 36 126.000 91.65 2 67.21 2 50.49 9 Avera ge Invent ory (order size / 2) 2.5 4 5.5 7.5 10 Holdin g cost (31290 * averag e invent ory) 78.22 5 125.160 172.0 95 234.6 75 312.9 00 Total annual cost (orderi ng cost + holdin g cost) 279.8 61 251.160 (minim um) 263.7 47 301.8 87 363.3 09
Dari Tabel 4 di atas, dapat dilihat bahwa dengan jumlah pembelian daging sapi sebanyak 8 kg, didapatkan jumlah biaya paling minimum dibandingkan dengan total pembelian yang lain.
4.3. Analisis Hasil Pengujian
Berdasarkan hasil pengujian di atas, dapat dilihat bahwa hasil perhitungan algoritma Economic Order Quantity
mampu menekan biaya pemesanan dan penjualan untuk satu tahun yang diakibatkan akibat proses pengadaan ayam madu yaitu sebesar Rp 60.363 dan daging sapi sebesar Rp. 28.701 di rumah makan Guilin. Akurasi hasil perhitungan sangat tergantung pada data yang diinputkan oleh
16 | TIM
pemakai aplikasi. Semakin akurat data tersebut diberikan, maka demikian pula nilai Economic Order Quantity-nya.
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengujian, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pemanfaatan algoritma Economic Order Quantity dapat menekan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan satu tahun yang diakibatkan akibat proses pengadaan ayam madu yaitu sebesar Rp 60.363 dan daging sapi sebesar Rp 28.701 di rumah makan Guilin.
5.2. Saran
Saran untuk pengembangan aplikasi
ini antara lain:
1) Aplikasi ini dapat berguna untuk usaha lain, selain rumah makan, yang juga memiliki masalah dalam hal menentukan jumlah ekonomis pada saat melakukan proses pengadaan barang. Penerapan algoritma Economic Order Quantity tersebut akan membuat biaya yang dikeluarkan semakin minimal.
2) Untuk memperoleh hasil yang lebih akurat dalam hal penentuan waktu pembelian barang dapat juga digunakan beberapa algoritma seperti
Reorder Point (ROP) dan juga Safety Stock.
6. DAFTAR PUSTAKA
Gonzales, J. L., Gozales, D. 2010. Analysis of an Economic Order Quantity and Reorder Point Inventory Control Model for Company XYZ. San Luis Obispo: California Polytechnic State University.
Nelson, C. 2012. Applying the Economic Order Quantity Formula toDetermine Optimal Trade Size for an Equity Program.
Roach, B. 2005. Origins of the Economic Order Quantity Formula. Topeka: Washburn University.
