Sistem Informasi Pengiriman Surat Elektronik Lingkup Sekretariat Daerah Pada Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan
Catur Fifti Anas Sari 1), Indah Ulli Wardati 2) [email protected]
Abstract - The system of mail delivery in the Government Secretariat Electronic Data Processing Pacitan done manually with a letter directly to the private secretary or administrative staff section correspondence as form of a print out of the mail will be delivered. With this system, a letter will be given directly as a print out so that it takes in the process of sending a letter that resulted in delay in delivery of mail. Letter cannot be directly received by the recipient if the concerned is not no place, need more time if the recipient want disposition letter to designated subordinate, reproduce archives letter will accumulate and it is difficult if will find archives old letter is required, and the necessity of doubling the letter if it is sent to more than one recipient. Electronic mail delivery systems need to be held so as to overcome any problems. In this study, in addition to exposing the theory study used as the basis for the preparation, will also be discussed on the design of information systems. So it can be expected to be implemented in a product that will fix all the deficiencies that exist in the old system.
Abstraksi - Sistem pengiriman surat di Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan dilakukan secara manual yaitu dengan memberikan surat secara langsung kepada sekretaris pribadi atau staf administrasi bagian surat-menyurat dengan bentuk fisik berupa print out dari surat yang akan di antar. Dengan sistem ini surat akan diberikan secara langsung dalam bentuk fisik print out sehingga memakan waktu dalam proses pengiriman surat yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman surat. Surat tidak dapat langsung diterima oleh penerima surat jika yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat, memerlukan tambahan waktu jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan yang ditunjuk, memperbanyak arsip surat yang akan menumpuk dan sulit jika akan mencari arsip surat lama yang dibutuhkan, dan perlunya penggandaan surat jika akan dikirim kepada lebih dari satu penerima.
Sistem pengiriman surat secara elektronik perlu diadakan sehingga dapat mengatasi segala masalah yang ada. Dalam penelitian ini selain memaparkan kajian teori yang digunakan sebagai dasar penyusunan, juga akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi. Sehingga dapat diharapkan dapat diimplementasikan dalam sebuah produk yang akan memperbaiki segala kekurangan yang ada pada sistem lama.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat Elektronik 1.1. Latar belakang
Sejauh ini sistem pengiriman surat yang sedang berjalan di lingkup sekretariat daerah masih dilakukan dengan mengirimkan surat yang akan diberikan kepada SekDa dan kepala dinas lingkup sekretariat dilakukan secara manual dengan memberikan surat secara langsung kepada sekretaris pribadi atau staf administrasi bagian surat-menyurat dengan bentuk fisik berupa print out dari surat yang akan di antar.
Kelemahan yang dimiliki dalam sistem pengiriman surat tersebut adalah adanya biaya pembelian kertas karena surat akan diberikan secara langsung dalam bentuk fisik print out, memakan waktu dalam proses pengiriman surat
yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman surat, surat tidak dapat langsung diterima oleh penerima surat jika yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat, memerlukan tambahan waktu jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan yang ditunjuk, memperbanyak arsip surat yang akan menumpuk dan sulit jika akan mencari arsip surat lama yang dibutuhkan, dan perlunya penggandaan surat jika akan dikirim kepada lebih dari satu penerima.
1.1. Rumusan masalah
1. Masalah apa yang dihadapi selama menggunakan sistem pengiriman surat secara manual yang sedang berjalan?
2. Bagaimana membuat sistem informasi pengiriman surat elektronik di Bagian PDE sekretariat Daerah sebagai sistem pengiriman surat?
1.2. Tujuan penelitian
1. Menghasilkan sistem informasi pengiriman surat yang lebih baik.
2. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi selama menggunakan sistem konfensional yang sedang berjalan.
1.3. Manfaat penelitian
1. Dapat menghemat biaya pembelian kertas untuk pengiriman surat secara print out.
2. Surat dapat diterima secara cepat oleh penerima selama terhubung dengan jaringan internet.
3. Tidak perlu membutuhkan waktu lama jika penerima surat menginginkan adanya desposisi kepada bawahan untuk menindaklanjuti surat.
4. Tidak menimbulkan penumpukan arsip surat.
5. Lebih efektif karena inbox hanya terisi oleh data-data dengan kepentingan dinas sehingga penerima baik staf penerimaan atau kepala instansi penerima lebih fokus dalam memperhatikan surat yang masuk.
1.4. Batasan masalah
1. Berbasis Web
2. Objek penelitian di Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan.
2.1. Pengertian analisis
1. Penelitian suatu peristiwa atau kejadian(karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb);
2. Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan;
3. Pemecahan persoalan yang dimulai dengan dugaan akan kebenarannya. (Jogiyanto, 2001)
2.2. Perancangan
Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak, serta prosedur-prosedur. Perancangan sistem adalah tahapan awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah yang dipilih. (Nugroho Adi, 2005)
2.3. Sistem
Menurut Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain diterangkan bahwa Sistem adalah sekumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.4. Informasi
Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprize pada yang menerimanya . (Muhammad Luqman, 2012)
2.5. Sisem informasi
Robert A.Leitch/K.Roscoe Davis dalam buku Analisis dan Desain mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.6. Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. (Muhammad Luqman, 2012)
2.7. Basis data
Basis data merupakan koleksi dari data-data yang terorganisir dengan cara seemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi. (Muhamad Luqman, 2012)
2.8. PHP
dengan HTML dan dijalankan pada serverside. Artinya semua sintaks yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirim hanya hasilnya saja. . (Muhamad Luqman, 2012)
2.9. My SQL
MySQL adalah program database yang mampu mengirim dan menerima data dengan sangat cepat dan miltiuser. MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu free software dan sharewere. MySQL yang free software bebas digunakan untuk keperluan priadi atau usaha tanpa haus membayar atau mebeli lisensi, yang berada di bawah lisensi GNU/GPL general public lisenci). (Muhamad Luqman, 2012)
3.1. Analisis Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara dengan salah satu staf pada Bagian PDE Sekrerariat Pemerintah Kabupaten Pacitan menunjukkan bahwa kegiatan pengiriman dan penerimaan surat termasuk pembuatan dan penyimpanan dilakukan secara konvensional.
Masalah yang dihadapi yaitu menumpuknya arsip surat masuk sehingga mengakibatkan lamanya pencarian surat, rusaknya dokumen surat, membutuhkan waktu lama untuk pengiriman dan desposisi surat.
3.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada Bagian PDE Sekrerariat Pemerintah Kabupaten Pacitan dalam kegiatan pengiriman dan penerimaan surat dilakuan dengan memberikan surat secara langsung kepada penerima surat dalam bentuk print out dan menerima surat dalam bentuk dan proses yang sama
3.3. Relasi Antar Tabel
3.4. Rancangan Antar Muka Home Administrator
3.5. Rancangan Form Input Surat Masuk.
3.6. Rancangan Tampilan Data Surat Admnistrator
3.7. Rancangan Proses Surat Administrator
3.8. Rancangan Kirim Surat Administrator
3.9. Rancangan Kotak Masuk Administrator
3.10. Rancangan Kotak Keluar Administrator
3.11. Rancangan Tampilan Pencarian Surat
3.12. Rancangan Tampilan Profil User
3.13. Rancangan Tampilan Edit Profil
3.14. Rancangan Tampilan Ganti Password
3.15. Rancangan Tampilan Daftar Organisasi Administrator
3.16. Rancangan Tampilan Struktur Organisasi Administrator
3.1.7. Rancangan Tampilan Daftar User Administrator
3.1.8. Rancangan Tampilan Home User
3.19. Rancangan Tampilan Data Surat User Staf
3.20. Rancangan Tampilan Proses Surat User
3.21. Rancangan Tampilan Kirim Surat User Staf
3.22. Rancangan Tampilan Kotak Masuk User
3.33. Rancangan Tampilan Kotak Keluar User
4.1. Tampilan Halaman Sistem
Informasi Pengiriman Surat Elektronik Lingkup Sekretariat Daerah Pada Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan.
Tampilan antar muka atau interface adalah bagian penting yang merupakan hubungan antara manusia dengan komputer. Tampilan digunakan sebagai perantara yang menudahkan pengguna untuk melihat dan menggunakan sistem
4.1.1. Halaman Form Login User
4.1.2. Halaman Menu Home Administrator
4.1.4. Halaman Tampilan Data Surat Administrator
4.1.5. Halaman Proses Surat Administrator
4.1.6. Halaman Kirim Surat Administrator
4.1.7. Halaman Kotak Masuk Administrator
4.1.8. Halaman Kotak Keluar Asministrator
4.1.9. Halaman Pencarian Surat
4.1.10. Halaman Profil User
4.1.11. Halaman Edit Profil
4.1.12. Halaman Struktur Organisasi Asministrator
Administrator
4.1.14. Halaman Menu Home User
4.1.15. Halaman Data Surat Usr Staf
4.1.16. Tampilan Print Surat
4.2. Uji Coba Sistem
4.2.1. Uji Coba Oleh Peneliti
Peneliti mencoba sistem yang telh dibuat. Berikut adalah daftar yang diujicobakan :
No Daftar sistem Check
list 1. Halaman Login √ 2. Halaman Menu Home
Administrator
√ 3. Halaman Form Input Surat
Masuk
√ 4. Halaman Data Surat √
Administrator
5. Halaman Proses Surat Administrator
√ 6. Halaman Kirim Surat
Administrator
√ 7. Halaman Kotak Masuk
Administrator
√ 8. Halaman Kotak Keluat
Administrator
√ 9. Halaman Pencarian Surat √ 10. Halaman Profil User √ 11. Halaman Edit Profil √ 12. Halaman Ganti Password √ 13. Halaman Daftar Organisasi
Administrator
√ 14. Halaman Struktur Oganisasi
Administrator
√ 15. Halaman Daftar User
Administrator
√ 16. Halaman Home User √ 17. Halaman Data Surat User Staf √ 18. Halaman Proses Surat User √ 19. Halaman Kirim Surat User Staf √ 20. Halaman Kotak Masuk User √ 21. Halaman Kotak Keluar User √ 22. Halaman Data Surat User
Atasan
√ 23. Halaman Kirim Surat User
Atasan
√ 24. Halaman Kontak √ 25. Halaman Detail Isi Surat
Masuk
√ 26. Halaman Detail Isi Surat
Keluar
√ 27. Halaman Detail Data Surat
Staf
√ 28. Halaman Detail Surat Atasan √ 29. Halaman Buat Disposisi √ 30. Halaman Lihat Disposisi √ 31. Halaman Detail Surat Staf √ 31. Halaman Login Gagal √ 33. Halaman Print Surat √ Selain uji coba kepada staf administrasi bagian surat- menyurat, maka juga diujicoba kepada user penerima surat.
4.2.2. Perbandingan Sebelum dan Sesudah Sistem di Bangun
N o Permasalahan Sebelum menggunakan sistem (waktu) Sesudah menggunak an sistem (waktu) 1. Pengiriman surat 2 jam 3 menit 2. Pencarian dokumen 1 jam 5 menit
3. Disposisi surat 45 menit 3 menit
5.1.1. Kesimpulan
1. Sistem pengiriman surat pada Bagian PDE Sekretariat Kabupaten Pacitan masih dilakukan secara
konvensional dengan memberikan surat secara langsung kepada penerima surat. Sehingga diperlukan waktu yang lama agar surat dapat sampai kepada penerima surat, dan diperlukannya waktu juga jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan.
2. Sistem pengiriman surat elektronik ini sangat membantu penghematan waktu, biaya, dan tenaga dalam proses pengiriman dan penerimaan surat.
5.1.2. Saran
1. Sistem pengiriman surat
elektronik ini sangat membantu sehingga disarankan agar pemerintah Kabupaten Pacitan
mengembangkan dan menggunakan sistem ini agar
proses pengiriman surat dapat tepat waktu diterima dan ditindaklanjuti.
2. Sistem surat elektronik ini dapat digunakan untuk seluruh SKPD Kabupaten Pacitan, sehingga tidak hanya untuk Bagian Sekretariat saja.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Yonatan Liliek Prihartanto, Sistem Informasi Manajemen Agenda Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 – 9330
[2] Ari Dwi Sofiyanto. 2012. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta Berbasis PHP.
[3] Dessi Trisanti. 2010. Sistem Informasi Managemen Tata Persuratan Kementrian Agama Kabupaten Pacitan.
[4] Fathansyah, Ir. 2002. Basis Data. Bandung :Informatika.
[5] H.M. 2001. Analisis dan Desain. New Jersey Prentice Hall.
[6] Nugroho Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan
Metodologi Berorientasi Objek. Informatika :Bandung.
[7] Luqman Muhammad. 2012.
Pembangunan Sistem Informasi Managemen Surat Masuk dan Surat Keluar dPada Bagian Umum Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan.
[8] Siska Wahyu Kartikasari. 2012. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Unit Perlaksanaan Teknis Taman Kanak-kanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku
[9] Suryadi H. S. ,Bunawan. 1996.
Pengantar Perancangan Sistem Informasi. Jakarta :Gunadarma.
[10] Universitas Putera Batam. 2007.
Jurnal Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik.
[11] William S. Davis, System Analys and
DesignA Structured Approach.
(Massachutetts :Addison-Wesley, 1983), Chapter I.
[12] Bambang Eka Purnama, Sistem Informasi Kartuhalo Dari Telkomsel Berbasis Komputer Multimedia Kajian Strategis Praktis Telkomsel Divisi Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11
Vol 8 No 2 – Agustus 2011 , ISSN 1979 – 9330
[13] Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan,
Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330 [14] Muh. Nur Luthfi Azis (2013),
Komputerisasi Pendataan Pernikahan Dan Perceraian Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebonagung, Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 – Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330, speed.unsa.ac.id
[15] Ahmad Jamal, Lies Yulianto (2013), Rancang Bangun Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko Dan Jasa Widodo Computer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Volume 10 No 4 – Oktober 2013, ISSN 1979 – 9330
