ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGOLAHAN NILAI SISWA PADA SMP NEGERI 1
PANGKALANBARU
Wally Doyo
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babelwel_lie93@yahoo.com
Abstrak
Information is a requirement that must be held in an organization where good and whether or not the information is held, fast accurate and right will affect the performance of the activity or organization, including the processing of value in SMP Negeri 1 Pangkalanbaru.
Research authors at SMP Negeri 1 Pangkalanbaru about the processing of the students are still using the manual system, began the process of recording student data, teacher data, student grades recap the process, until the making of report cards and reports, giving rise to weaknesses in both the data processing and requires time long enough in the presentation of information needed by the school. To the authors tried to solve it by doing the above control values by means of the processing system to computerize the processing system of the students to save time and costs, so there is no loss to the school.
Hopefully with a computerized information system, processing student scores on SMP Negeri 1 Pangkalanbaru regarding data processing students, teachers, presentation of report cards and reports that can be addressed later. Thus the activities associated with the processing of student data, preparation of reports and decision-making can work well to improve the quality of the output.
Kata kunci :
Information, processing, student, SMP Negeri 1 Pangkalanbaru
1. Pendahuluan
Penelitian mengenai Pengolahan Nilai Siswa memliki latar belakang permasalahan, tujuan penelitian, batasan penelitian, metode yang digunakan dalam penelitian. Berikut ini adalah uraian mengenai hal-hal tersebut.
A. Latar Belakang Penelitian
Setiap sekolah memiliki sistem pengolahan data nilai siswa yang berbeda dimana sistem pengolahan data nilai siswa SMP Negeri 1 Pangkalanbaru belum terkomputerisasi. Yang mengakibatkan menjadi rumit dan memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama pada proses pengisian nilai.
B. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a.Membuat sistem komputerisasi untuk mendukung
pengolahan data yang secara manual pada saat ini.
b. Mempermudah pencarian data dan penyajian informasi akademik yang di
perlukan
a. Mempermudah dalam pengolahan dan penyajian data nilai siswa .
b. Membuat sistem terkomputerisasi untuk media penyimpanan dan back up data. c. Untuk mengetahui dan mempelajari tata
cara pelaksanaan Sistem Pengolahan Data Nilai Siswa pada SMP Negeri 1 PangkalanBaru.
d. Tempat mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama melaksanakan kuliah di STMIK Atma Luhur Pangkalpinang. e. Membuat sistem yang dapat diakses
menggunakan LAN.
C. Batasan Penelitian
Agar topik yang dibahas tidak menyimpang dari penelitian ini, maka batasan masalah yang akan dibahas yaitu:
a.
Dalam hal ini hanya membahas mengenai pengolahan nilai siswa menyangkut masalah data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, data nilai siswa, dan raport.b.
Sistem yang dirancang akan dimaksimalkan penggunaannya sehingga dapat bekerja secara dinamis, yaitu dapat dipergunakan dari tahun ke tahun.D. Metode Penelitian
Metode merupakan suatu cara untuk memahami alur-alur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode penelitian yang penulis gunakan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan:
a. Wawancara
Wawancara atau tanya jawab langsung kepada staf-staf yang berkaitan dengan sistem yang sedang diteliti.
b. Pengamatan
Melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data dengan melihat langsung, mengamati kegiatan yang sedang berjalan pada obyek yang sedang diteliti.
c. Kepustakaan
Penelitian dengan sumber-sumber kepustakaan. Dengan cara mengumpulkan data dari sumber-sumber seperti buku-buku,bahan-bahan perkuliahan, artikel, jurnal, serta sumber informasi lainnya.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Sistem
Menururt kutipan dari Tata Sutabri (2012 : 10-11), “ sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk satu tujuan”.
2.2 Definisi Sistem
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya (2012 : 10), “secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sasma lain, dan terpadu”.
2.3 Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses,
output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang
sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
2.4 Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses,
output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang
sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
2.5 Definisi Informasi
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya (2012 : 29), “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
2.6 Nilai dan Kualitas Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012 : 37) “ Nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan”.
2.7 Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui informasi merupakan hal-hal yang sangat penting bagi pengambilan keputusan. Darimana informasi tersebut didapat ? Informasi bisa diperoleh dari sistem informasi.
2.8 Definisi Sistem informasi
Menurut Tata Sutabri (2012 : 46), ” sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
3. Metode Penelitian
Metode merupakan suatu cara untuk memahami alur-alur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode penelitian yang penulis gunakan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan:
a. Wawancara
Wawancara atau tanya jawab langsung kepada staf-staf yang berkaitan dengan sistem yang sedang diteliti.
b. Pengamatan
Melakukan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data dengan melihat langsung, mengamati kegiatan yang sedang berjalan pada obyek yang sedang diteliti.
c. Kepustakaan
Penelitian dengan sumber-sumber kepustakaan. Dengan cara mengumpulkan data dari sumber-sumber seperti buku-buku,bahan-bahan perkuliahan, artikel, jurnal, serta sumber informasi lainnya.
4.1 Proses Bisnis
Proses bisnis yang dilakukan dalam sistem pengolahan nilai siswa adalah sebagai berikut :
a. Proses Pendataan Guru
Kepala sekolah megeluarkan Surat Keputusan ( SK ) pembagian tugas kepada bagian Administrasi ( TU ), Kemudian TU mencatat data yang ada di SK pembagian tugas tersebut dan setelah itu TU menyerah SK pembagian tugas kepada guru masing – masing untuk di laksanakan.
b. Proses Pendataan Siswa
Setelah pendataan guru selesai, masing – masing wali kelas melakukan pengecekan kelas siswa untuk mengetahui jumlah siswa yang naik kelas dan siswa yang tidak naik kelas, kemudian wali kelas membuat laporan jumlah siswa per kelas dan diserahkan kepada Bagian Administrasi ( TU ) yang ditanda tangan oleh kepala sekolah.
c. Proses Pendataan Mata Pelajaran
Waka kurikulum sekolah merekap mapel kemudian rekapan data mapel diserahkan kepada kepala sekolah untuk disahkan / dibuat SK mapel, kemudian di serahkan ke bagian tata usaha dan guru masing-masing mata pelajaran.
d. Proses Pendataan Kelas
Wakil kepala sekolah bagian kesiswaan melakukan pendataan kelas dengan mengecek total siswa berdasarkan kelas masing-masing jurusan. Kemudian wakil kesiswaan menentukan jumlah kelas VII, VIII, IX berdasarkan jumlah siswa kuota kelas. Kemudian wakasek bagian kesiswaan menyerahkan data kelas kebagian tata usaha untuk di rekap lalu diserahkan ke wali kelas.
e. Proses Pendataan Ekstrakurikuler
Wakil kepala sekolah bagian kurikulum menentukan jenis ektrakurikuler yang ada, kemudian wakil kepala sekolah bagian kurikulum memberikan data ektrakurikuler kebagian kepala sekolah untuk di setujui, kepala sekolah menyetujui ektrakurikuler kemudian wakil kepala sekolah bagian kurikulum menerima data ektrakurikuler dan menyerahkan ke bagian tata usaha.
f. Proses Pembagian Kelas
Wakil kepala sekolah bagian kesiswaan melakukan pembagian kelas dan melakukan pembagian siswa perkelas, kemudian menyerahkan data pembagian kelas tersebut kepada kepala sekolah untuk diperiksa disetujui dan disahkan, setelah disetujui dan disahkan oleh kepala sekolah, kemudian diserahkan kembali kewakil kepala sekolah bagian kesiswaan dan di serahkan ke wali kelas masing-masing.
g. Proses pembuatan jadwal pelajaran
Wakil kepala sekolah kurikulum mebuat daftar mata pelajaran dan diberikan kepada wali kelas, kemudian wali kelas memberikan jadwal pelajaran ke siswa.
h. Proses pembuatan Daftar Ekstrakurikuler
Masing-masing guru ektrakurikuler mendata siswa yang ingin mengikuti ekrakurikuler berdasarkan hobi dari masing-masing siswa, lalu guru ektrakurikuler menulis nama-nama siswa yang berminat mengikuti ektrakurikuler, kemudian guru ektrakurikuler merekap data siswa yang mengikuti ektrakurikuler dan menyerahkan kebagian tata usaha, kemudian bagian tata usaha menyalin data ektrakurikuler kedalam data siswa.
Dari data kelas dan pembagian siswa perkelas, bagian wakil kepala sekolah bagian kesiswaan merekap data kelas dan pembagian siswa perkelas, kemudian membuat pengumuman absensi perkelas dan diserahkan ke bagian tata usaha, dan bagian tata usaha menyerahkan absensi perkelas kepada walikelas. walikelas setiap harinya mencatat kehadiran siswa, kemudian setiap akhir semester kemudian wali kelas menghitung berapa banyak kehadiran siswa yang sakit, izin, alpa dan menuliskannya ke raport masing-masing siswa, kemudian di serahkan ke bagian tata usaha bagian kesiswaan dan dimasukan ke dalam buku induk siswa.
j. Proses Pencatatan Daftar Nilai
Guru mata pelajaran menyerahkan daftar nilai siswa kepada wali kelas, kemudian wali kelas menerima daftar nilai dari seluruh masing-masing guru.
k. Proses Pembuatan Raport
Wali kelas mengisi nilai raport dan setelah raport selesai di isi maka wali kelas memberikan raport kepada kepala sekolah untuk di tanda tangan, setelah raport diterima dan ditanda tangan, kepala sekolah mengembalikan raport yang telah di tanda tangan ke wali kelas supaya raport dibagikan ke siswa, dan siswa biasa menerima raport.
l. Proses Pembuatan Laporan Legger
Wali kelas merekap data nilai siswa kedalam legger kemudian menyerahkan laporan legger kebagian tata usaha untuk di arsipkan.
4.2.1 Use Case Diagram
Use Case Diagram dibawah ini dikelompokkan
berdasarkan aktor.
a) Use Case Diagram Package Tata Usaha
Entry Data Siswa
Entry Data Guru
Entry Mata Pelajaran
Entry Pengembangan Diri
Entry Kelas
Entry Ekstrakulikuler
Cetak Daftar Ekstrakulikuler Tata Usaha
Gambar 1 Use case Diagram Package Tata Usaha
b) Use Case Diagram Package Guru
Entry Daftar Nilai Guru
Gambar 2 Use case Diagram Package Guru
c) Use Case Diagram Package Wali Kelas
Cetak Raport
Cetak Laporan Legger Cetak Daftar Pembagian Kelas
Entry Jadwal Pelajaran
Cetak Jadwal Pelajaran Wali Kelas
Entry Rekapan Absensi
Gambar 3 Use case Diagram Package Wali Kelas
4.3 Rancangan Basis Data
Membahas Tentang ERD, Tranformasi ERD ke LRS, LRS, Tabel dan Spesifikasi Basis Data.
Siswa lihat Daftar_Eks kul pilih Ekskul dari Pembagian _Kelas Kelas bagi Jadwal Mapel hasil Dafnil ada Raport tulis muncul Pengemba ngan_Diri miliki butuh Guru punya Absensi lakukan untuk M N dapat M 1 1 1 N 1 1 M 1 M 1 1 1 1 M N M N M N M N 1 M M 1 NIS Nmlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari Notelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah Nama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah Notelp_ayah Status_ayah Nama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu Notelp_ibu Status_ibu Nama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali Notelp_wali Status_wali Nobagi Tapeldaftar Semesterdaftar Kd_ekskul Nm_ekskul Kd_pgmbangan Nm_pgmbangan No_dafeskul Tapel_ekskul Smstr_dafeskul No_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil No_raport Tapel_raport Smstr_raport Keputusan Kd_kelas Nm_kelas Kd_mapel Nm_mapel Kkm No_jadwal Smstr Thn_ajar No_absen Tapel_absen Smstr_absen NIS Nobagi Kelas_asal Nobagi Kd_kelas NIS No_absen Jml_sakit Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir No_absen Nobagi No_absen No_dafnil NIS No_dafnil NIS No_dafeskul No_dafeskul No_raport No_dafnil No_raport No_dafnil Kd_mapel UAS UTS Rata_UH Kkm_dafnil Kd_mapel No_jadwal Jam_ke Hari Waktu Kelas_ajar No_raport Kd_pgmbangan Keterangan No_dafeskul Kd_ekskul Nilai Ket NIP Nm_guru Tlhr_guru Tgllhr_guru Jenkel_guru Alamat_guru Notelp_guru Stts_nikah Jml_anak Agama_guru Pend_terakhir Thn_lulus Masa_kerja Jabatan NIP No_jadwal tampil M No_dafeskul Kd_kelas M
Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD)
b) Transformasi ERD ke LRS Siswa lihat Daftar_Eks kul pilih Ekskul dari Pembagian _Kelas Kelas bagi Jadwal Mapel hasil Dafnil ada Raport tulis muncul Pengemba ngan_Diri miliki butuh Guru punya Absensi lakukan untuk M N dapat M 1 1 1 N 1 1 M 1 M 1 1 1 1 M N M N M N M N 1 M M 1 NIS Nmlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari Notelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah Nama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah Notelp_ayah Status_ayah Nama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu Notelp_ibu Status_ibu Nama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali Notelp_wali Status_wali Nobagi Tapeldaftar Semesterdaftar Kd_ekskul Nm_ekskul Kd_pgmbangan Nm_pgmbangan No_dafeskul Tapel_ekskul Smstr_dafeskul No_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil No_raport Tapel_raport Smstr_raport Keputusan Kd_kelas Nm_kelas Kd_mapel Nm_mapel Kkm No_jadwal Smstr Thn_ajar No_absen Tapel_absen Smstr_absen NIS Nobagi Kelas_asal Nobagi Kd_kelas NIS No_absen Jml_sakit Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir No_absen Nobagi No_absen No_dafnil NIS No_dafnil NIS No_dafeskul No_dafeskul No_raport No_dafnil No_raport No_dafnil Kd_mapel UAS UTS Rata_UH Kkm_dafnil Kd_mapel No_jadwal Jam_ke Hari Waktu Kelas_ajar No_raport Kd_pgmbangan Keterangan No_dafeskul Kd_ekskul Nilai Ket NIP Nm_guru Tlhr_guru Tgllhr_guru Jenkel_guru Alamat_guru Notelp_guru Stts_nikah Jml_anak Agama_guru Pend_terakhir Thn_lulus Masa_kerja Jabatan NIP No_jadwal tampil M No_dafeskul Kd_kelas M
Gambar 5 Tranformasi ERD ke LRS
c) Logical Record Structure (LRS)
NIS Nmlengkap_siswa Alamat Jenkel_siswa Tlhr_siswa Tgllhr_siswa Agama Kewarganegaraan Anak_ke Jmlhsaudara Bahasa_shrihari Notelp_siswa Jaraktmpttinggal Kesekolahdengan Golongandarah Penyakit Kelainan_jasmani Tinggi_brtsiswa Asal_sekolah Pindahdarisekolah Nama_ayah Tlhr_ayah Tgllhr_ayah Agama_ayah Kewarganegaraan_ayah Ijazah_tertinggiayah Pekerjaan_ayah Penghasilan_ayah Alamat_ayah Notelp_ayah Status_ayah Nama_ibu Tlhr_ibu Tgllhr_ibu Agama_ibu Kewarganegaraan_ibu Ijazah_tertinggiibu Pekerjaan_ibu Penghasilan_ibu Alamat_ibu Notelp_ibu Status_ibu Nama_wali Tlhr_wali Tgllhr_wali Agama_wali Kewarganegaraan_wali Ijazah_tertinggiwali Pekerjaan_wali Penghasilan_wali Alamat_wali Notelp_wali Status_wali Siswa NIS No_absen Jml_sakit Jml_izin Jml_alpa Jml_hadir Lakukan No_absen Tapel_absen Smstr_absen Nobagi Absensi No_absen NIS Nobagi Kelas_asal lihat Nobagi Tapeldaftar Semesterdaftar Kd_kelas Nobagi Pembagian_Kelas No_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil NIS No_absen Dafnil NIS No_absen Kd_kelas Nm_kelas Kelas No_dafeskul Tapel_ekskul Smstr_dafeskul NIS Kd_kelas Daftar_Ekskul No_dafeskul Kd_ekskul Nilai Ket dari N o _d a fe sk ul Kd_ekskul Nm_ekskul Ekskul K d _ e ks ku l No_dafnil Kd_mapel UAS UTS Rata_UH Kkm_dafnil butuh No_dafnil Kd_mapel Nm_mapel Kkm Mapel Kd _ m a pe l No_raport Tapel_raport Smstr_raport Keputusan No_dafnil No_dafeskul No_dafeskul Raport N o _d a fn il No_raport Kd_pgmbangan Keterangan miliki N o_ ra p o rt Kd_pgmbangan Nm_pgmbangan Pengembangan_Diri Kd_pgmbangan Kd_mapel No_jadwal Jam_ke Hari Waktu Kelas_ajar hasil Kd_mapel No_jadwal Smstr Thn_ajar NIP Jadwal N o _ ja dw a l NIP Nm_guru Tlhr_guru Tgllhr_guru Jenkel_guru Alamat_guru Notelp_guru Stts_nikah Jml_anak Agama_guru Pend_terakhir Thn_lulus Masa_kerja Jabatan Guru NIP NIS Nobagi K d_ k e las Kd_kelas NIS
Gambar 6 LRS Logical Record Structure
5 Kesimpulan Dan Saran a. Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini,
dapat membantu sekolah dalam mendapatkan laporan nilai yang lebih rinci.
2) Komputerisasi pada rancangan pengolahan nilai siswa sangatlah membantu administrasi SMP Negeri 1 PangkalanBaru, sehingga proses pengolahan nilai siswa akan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan tidak perlu lagi dilakukan secara manual.
3) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini, kepala sekolah dapat mengetahui data – data yang dibutuhkan dengan akurat sehingga membantu kepala sekolah dalam melakukan pengontrolan. 4) Dengan adanya rancangan sistem informasi ini,
dapat meminimalisir waktu, sehingga tidak memerlukan waktu yang lama dalam penginputan data dan perhitungan nilai.
5) Penyimpanan data dalam database memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan pemeliharan data, sehingga kita tidak perlu menyimpan data didalam media kertas yang mudah hilang dan rusak pada saat sistem manual.
6) Rancangan sistem informasi dapat membantu kepala sekolah dalam mengambil keputusan yang tepat karena sistem komputerisasi dapat memberikan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu.
b. Saran
Adapun saran – saran yang perlu dikemukan adalah sebagai berikut :
1) Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengtahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini.
2) Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mugkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan. 3) Secara rutin memback-up data – data yang ada
untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data.
4) Perlu adanya peningkatan infrastruktur computer yang digunakan oleh SMP Negeri 1PangkalanBaru agar dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung system informasi ini.
Daftar Pustaka
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta
