Proposal Mppl

(1)

A. LATAR BELAKANG

Pengelolahan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem pengolahan persuratan menjadi salah satu faktor yang sangat berpengaruh terutama pada bagian Intelegensi dan Keamanan (Intelkam) di Polda Sulut yang merupakan tujuan pembuatan project ini. Sehingga perlu adanya perubahan dalam distribusi surat agar lebih efektif dan efisien. Proses pengelolahan surat keluar dan surat masuk sangat diharapkan dapat dilakukan dengan lebih baik. Aplikasi surat menyurat menjadi salah satu kunci untuk mengatasinya. Dengan adanya aplikasi surat menyurat ini dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan.

Pada dasarnya sebuah instansi pastinya memiliki file berupa dokumen surat-surat penting, baik surat yang keluar dan surat yang masuk. Menurut kasus yang kami temukan, saat ini proses distribusi surat masih menggunakan cara manual yaitu ketika berbagi dokumen masih menggunakan flash disk dan dapat menghabiskan waktu saat penyampaian dokumen ke sub bagian.. Dalam membuat surat keluar kita perlu membuat kepala suratnya dulu, memasukkan nama atasan, memasukkan nomor surat, dll. Hampir semua instansi masih menggunakan metode tersebut dalam hal surat-menyurat.

Perancangan aplikasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu di up date dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan.

Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada bagian Intelengensi dan Keamanan (Intelkam) POLDA SULUT dan dapat disimpulkan bahwa perancangan aplikasi ini memberikan banyak kemudahan dalam pengelolahan distribusi

(2)

surat-menyurat.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana membangun sebuah aplikasi surat menyurat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan mysql ?

C. Tujuan

Tujuan dari penelitian ini sendiri yaitu membangun suatu aplikasi surat menyurat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan mysql.

D. Manfaat

Adapun manfaat penelitian diantaranya sebagai berikut. Bagi pihak User :

1. Penghematan waktu lebih diutamakan karena telah menggunakan aplikasi.

2. Dapat berinteraksi dengan semua pihak satuan Intelkam dengan menggunakan fitur chat.

3. Distribusi surat menyurat lebih cepat. 4. Keamanan surat.

5. Tidak memerlukan tenaga untuk mendistribusikan file/dokumen. 6. Menggunakan jaringan intranet.

7. Memori penampungan data lebih besar Bagi Mahasiswa :

1. Mendapatkan pengalaman dalam membangun sebuah aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan user.

(3)

2. Dapat mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang didapatkan selama masa perkuliahan ke dalam aplikasi yang dibutuhkan. 3. Dapat merancang dan membangun suatu rekayasa perangkat

lunak yang bernilai dan memiliki fitur-fitur baru sesuai kebutuhan user.

4. Dapat mempelajari php dan mysql

5. Membangun kebersamaan dalam teamwork.

E. Ruang Lingkup dan batasan masalah

Ruang lingkup pembuatan aplikasi ini sebagai berikut.

1. Mengumpulkan dan memproses data yang berhubungan dengan Intelkam Polda Sulut

2. Mengidentifikasi dan menganalisis surat masuk dan keluar.

3. Merancang dan membuat storyboard, antarmuka (interface), arsitektur perangkat lunak, desain komponen, desain komunikasi/interaksi antar komponen, dan proses dari aplikasi yang akan dibangun.

4. Menjamin kerahasiaan dokumen hanya dalam lingkup Intelkam dan Polda.

Batasan masalah pembuatan aplikasi ini sebagai berikut.

1. Aplikasi ini bersifat rahasia, hanya dalam lingkup Polda dan bagian Intelkam

2. Aplikasi ini hanya menggunakan bahasa Indonesia. 3. Hanya menggunakan jaringan intranet.

(4)

F. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak (PL)

Metodologi yang digunakan pada proyek ini adalah RAD (Rapid Application Development) yang terdiri dari 4 fase utama yaitu analisis persyaratan, analisis modeling, desain modeling dan konstruksi serta menggunakan kakas pemodelan objek yaitu UML ( Unified Modelling Language ).

Fase 1: Analisis persyaratan

Tujuan :

1. Untuk mengidentifikasi layanan, batasan, dan obyektifitas dari sistem pengumpulan data yang dilakukan terhadap stakeholders 2. Untuk mendefinisikan persyaratan user dan sistem

Hasil : Spesifikasi awal dari persyaratan user dan sistem

Fase 2: Analisis Modeling

Tujuan:

1. Menganalisis semua kegiatan dalam arsitektur sistem secara keseluruhan dengan melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem PL yang mendasar dan hubungan – hubungannya.

(5)

2. Meningkatkan pemahaman terhadap permasalahan tanpa mempertimbangkan solusi teknis.

Hasil: Diagram model logis dari sistem yang sedang berjalan, diantaranya use case diagrams, ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).

Fase 3: Desain Modeling

Tujuan:

1. Melakukan perancangan sistem berdasarkan analisis yang telah dilakukan sebelumnya. Tahap analisis dan desain mengalami perulangan hingga diperoleh rancangan sistem yang benar-benar memenuhi kebutuhan.

2. Memberikan spesifikasi yang jelas dan lengkap kepada programmer komputer dan teknisi.

Hasil: Antarmuka, dan spesifikasi desain

Fase 4: Konstruksi

Tujuan:

1. Untuk menunjukkan platform, hardware dan software yang digunakan, serta batasan dalam implementasi.

(6)

dibangun agar dapat diketahui apakah prototipe tersebut telah sesuai dengan spesifikasi analisis dan perancangan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Hasil: Platform, hardware dan software yang digunakan, serta daftar batasan implementasi, dan rencana pengujian

Fase 5: Pengujian

Tujuan:

1. Melaksanakan serangkaian kegiatan pengujian berdasarkan tujuan dan kasus uji

2. Agar kita dapat mengetahui letak kelebihan dan kekurangan aplikasi ini.

Hasil : Test Plan

G. Penjadwalan dan Estimasi Biaya

Tabel 1.1 Penjadwalan Proyek

No. Kegiatan Durasi Tgl Mulai / Selesai Resources ( Sumber Daya ) Ketergantung- an antara Sumber Daya

(7)

1. Pembuatan Judul Aplikasi Manajemen Proyek Perangkat Lunak 1 hari 17 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo -2. Konsultasi Judul Aplikasi Manajemen Proyek Perangkat Lunak 1 hari 18 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo -3. a. Pembuatan Proposal Proyek 2 hari 20 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 1,2 b. Pembuatan Storyboard 2 hari 21-22 September 2013 Rainer Massie 3a c. Pengumpulan Proposal 1 hari 24 September 2013 Rainer Massie,

Steve Wibowo 3a,3b 4. Pembuatan Kuisioner dan Pertanyaan Wawancara 1 hari 24 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 3 5. Melakukan Interview dan Pembagian Kuisioner 3 hari 25-26 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 4

(8)

6. Fase 1 : Spesifikasi Persyaratan 5 hari 27 September - 29 Oktober 3,4,5 a. Komunikasi dan Perencanaan Proyek 1/2 hari 27 September 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 3,5

b. Studi Kelayakan 1/2 hari 28 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 4,5 c. Spesifikasi Pengguna 2 hari 28-29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6a,6b 1.Mengindentifikasi Target Pengguna 1_/ 4 hari 28 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6b 2.Mengidentifikasi dan Menganalisis Masalah, Kesempatan, dan Pengarahan 1_/ 2 hari 28 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6c1 3. Elisitasi Bisnis Proses dari Klien

1_/ 4 hari 28 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, 6c2

(9)

Steve Wibowo 4. Mengidentifikasi

Major Entitas yang ada pada Domain Klien 1_/ 4 hari 29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6c3 5. Mengidentifikasi Ketergantungan Sistem 1_/ 2 hari 29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6c4 6. Mengidentifikasi dan Memprioritas-kan Kebutuhan Pengguna 1_/ 4 hari 29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6c5 d. Spesifikasi Sistem 2 hari 29sept-30 oktober 2013 1. Membuat Definisi Sistem 1_/ 4 hari 29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6 2.Mendokumentasi-kan Spesifikasi Fungsional Sistem 1_/ 2 hari 29 sept 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6d1 3. Estimasi Keuntungan 1_/

2 hari 30 sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard

(10)

Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 4. Mendaftarkan

Asumsi-asumsi Bisnis yang Penting

1_/

4 hari 30sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6d3 5. Mengidentifikasi Sumber Daya untuk Membangun Sistem

1_/

4 hari 30 sep 2013 Sherly Thahir,

Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6d4 7. Pengumpulan Fase 1

1 okt 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 6 8 Fase 2 : Analisis Modeling 13 hari 1– 4 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo a. Mengidentifikasi Pelaku Bisnis

2 hari 1 okt 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 7 b. Menganalisis Proses dan Kinerja Sistem 7 hari 1 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, 8a

(11)

Rainer Massie, Steve Wibowo 1. Mengilustrasikan

Model Use Case

3 hari 2 okt 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8b 2. Mendokumen-tasikan Use Case Course of Events

2 hari 2 okt 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8b1 3.Mengidentifikasi-kan Ketergantungan antar Use Case

2 hari 2 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8b2 c.Mengidentifikasi-kan Struktur Obyek dan Relasinya 4 hari 3-4 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8b 1. Memilih Obyek-obyek Potensial 1 hari 3 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8b 2.Mendokumentasi-kan Bisnis Obyek dan Relasinya 2 hari 3 - 4 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, 8c1

(12)

Steve Wibowo 3. Analisis Perubahan Keadaan Obyek 1 hari 4 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8c2 9 Pengumpulan Fase 2 5 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10 Fase 3 : Desain Modeling 12 hari 6 – 17 Oktober Oktober 2013 8 a. Memodelkan Kembali Diagram Use Case untuk Merefleksikan Lingkungan Implementasi 2 hari 6 – 7 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8 b. Memodelkan Interaksi Obyek dan Behaviours 11 hari 8 – 19 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 8,10a 1. Mengidentifikasi dan Mengklasifikasikan Desain Obyek Use Case 1 hari 8 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b

(13)

2. Mengidentifikasi atribut – atribut obyek 1 hari 9 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b1 3. Memodelkan High Level Object Interaction untuk Setiap Use Case

1 hari 10 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b2 4. Memodelkan Object Interactions yang Mendetail untuk Use Case

1 hari 9 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b3 5. Memodelkan Object Interaction yang mendetail untuk Use Case

1 hari 10 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b4 c. Merancang Arsitektur Komponen Sistem dan Relasinya 1 hari 11 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10b d. Desain Antarmuka 3 hari 12 – 14 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10c

(14)

Algoritma Oktober 2013 Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 11 Pengumpulan Fase 3 17 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 10 12 Fase 4 : Implementasi 26 hari 17 – 12 November 2013 a. Lingkungan Implementasi 1_/ 2 hari 17 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 11 b. Implementasi Basis Data 1 hari 17 Oktober 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 12a c. Melakukan Pemrograman 27 hari 18 – 14 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 12a,12b d. Implementasi Antarmuka 6 hari 15 – 20 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, 12a,12b,12c

(15)

Steve Wibowo 13 Pengumpulan Fase 4 21 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 12

14 Fase 5 : Pengujian 4 hari 22 – 26 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo a. Indentifikasi Tujuan Pengujian Sistem 1 hari 22 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 13 b. Buat Kriteria Pengujian Sistem 1 hari 23 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 13,14a

c. Buat Kasus untuk Pengujian 1 hari 24 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 14a,14b d. Lakukan Pengujian Sistem 1 hari 25 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 14a,14b,14c

(16)

15 Pengumpulan Fase 5 1 hari 26 November 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 14

16 Presentasi 1 hari 2 Desember 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 3,7,9,11,13,15 17 Pengumpulan Laporan dan Program 3 hari 3 – 5 Desember 2013 Sherly Thahir, Leonard Soedjono, Rainer Massie, Steve Wibowo 3,7,9,11,13,15

Tabel Estimasi Biaya

No Rincian Biaya

1. Biaya Pengumpulan Data - Fotocopy kuisioner 50 lembar*@Rp.200

Rp. 10.000

2. Biaya Antar Personil : - Project Manager Rp. 1.000.000,- / aplikasi - System Analyst Rp. 800.000,- / aplikasi - Designer Rp. 650.000,- / aplikasi Rp. 1.000.000,-Rp. 800.000,- Rp.

(17)

650.000,-- Programmer

Rp. 750.000,- / aplikasi Rp. 750.000,-3. Biaya dokumen:

Tinta hitam + tinta warna Kertas HVS A4 70g Biaya jilid, kertas cover, plastik cover Hard cover Rp. 80.000,- Rp. 100.000,- Rp. 15.000,- Rp. 50.000,- 4. Pengujian aplikasi :

- Konsumsi untuk penguji - 4 orang*Rp 5.000

Rp.

20.000,-5. Transportasi dan bensin 500.000,-6. Biaya pulsa : Internet Sms Telepon Rp. 150.000 Rp. 50.000 Rp. 100.000 7. Biaya Konsumsi untuk 4

orang

Rp. 1.200.000,-8. Biaya tidak terduga Rp.

300.000,-Total Rp.

5.775.000,-H. Project deliverables:

1. Semua source code yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. 2. Executable file.

3. Membuat user manual.

4. Dokumentasi proyek seperti print out hasil akhir pembuatan aplikasi, dan penjelasan setiap scene.

(18)

Sherly N. Thahir

Project Manager

Liza Wikarsa, BCS, MComp

Supervisor

User Sign-Off

We, the undersigned, agree that we are in agreement with the scope,

objectives, financial estimates and the plans documented in this

Project Proposal.

(19)

LAMPIRAN

Sherly, ttng SB masih belum ada gambaran….. STORY BOARD

1. MENU UTAMA

Gambar 1.1 Interface Menu Utama

Keterangan:

1. Berisikan tulisan nama aplikasi “APLIKASI ALAT MUSIK KOLINTANG”

(20)

2. Berisikan gambar dan animasi tentang kolintang dan kebudayaan Minahasa

3. Tombol untuk masuk ke tahap untuk memilih media interaksi sebelum melakukan permainan alat musik Kolintang

4. Tombol untuk masuk ke informasi-informasi tentang alat musik tradisional Kolintang

5. Tombol untuk masuk ke menu Help 6. Tombol untuk keluar dari aplikasi

(21)

(1) PILIH MEDIA INTERAKSI

(3) TOMBOL KEYBOARD (4) TOMBOL WEBCAM (5) TOMBOL KEMBALI

(2) GAMBAR & ANIMASI

Gambar 1.2 Interface Media Interaksi

Keterangan:

1. Berisikan tulisan “PEMILIHAN MEDIA INTERAKSI”

2. Berisikan gambar dan animasi tentang kolintang dan kebudayaan Minahasa

3. Tombol untuk masuk ke permainan Kolintang dengan menggunakan media interaksi keyboard dan mouse

4. Tombol untuk masuk ke permainan Kolintang dengan menggunakan media interaksi webcam

(22)

3. KEYBOARD

Gambar 1.3 Interface Keyboard

Keterangan:

1. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Pemilihan Media Interaksi”

2. Berisikan tulisan judul lirik lagu yang dipilih

3. Berisikan bar-bar kolintang dan tempat untuk memainkan alat musik Kolintang

4. Berisikan tampilan lirik-lirik lagu yang dipilih beserta not-not lagunya 5. Tombol untuk memilih lagu “Si Patokaan”

6. Tombol untuk memilih lagu “Esa Mokan” 7. Tombol untuk memilih lagu “O Ina Nikeke”

(23)

4. LIRIK

(1) TOMBOL KEMBALI

(3) BAR KOLINTANG

(4) TAMPILAN LIRIK DAN NOT LAGU

(5) LIRIK 1 (6) LIRIK 2 (7) LIRIK 3

(2) JUDUL LIRIK

(24)

(1) KOLINTANG BAR & WebCam Area

(3) TOMBOL KEMBALI

(2) GAMBAR POSISI BADAN

Gambar 1.4 Interface Webcam

Keterangan:

1. Menampilkan bar-bar kolintang dan area webcam 2. Menampilkan gambar batas posisi badan dari pemain

3. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Pemilihan Media Interaksi”

(25)

(2) TOMBOL VIDEO 2

(4) INFORMASI

TENTANG

KOLINTANG

(4) INFORMASI

TENTANG

KOLINTANG

(1) TOMBOL VIDEO 1 (3) TOMBOL KEMBALI

Gambar 1.5 Interface Tentang Kolintang

Keterangan:

1. Tombol untuk melihat video 1 alat musik Kolintang 2. Tombol untuk melihat video 2 alat musik Kolintang

3. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Menu Utama” 4. Menampilkan informasi-informasi tentang alat musik tradisional

Kolintang

(26)

Gambar 1.6 Interface Video 1

Keterangan:

1. Menampilkan video dari alat musik Kolintang

2. Tombol untuk kembali ke tahap sebelumnya yaitu “Tentang Kolintang”

(27)

(1) VIDEO KOLINTANG (Orkestra)

(2) TOMBOL KEMBALI

Gambar 1.7 Interface Video 2

Keterangan:

1. Menampilkan video dari alat musik Kolintang