C. Pembahasan
1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil analisa wawancara yang dilakukan pada Dragon Store, ternyata terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi diperusahaan tersebut, seperti seringnya terjadi selisih data stock barang dikomputer dengan stock asli. Sehingga perbedaan stock tersebut dianggap kehilangan barang. Padahal bisa saja terjadi kekeliruan saat menghitung stock atau dari sebuah sistem.
Selain itu, ketika petugas membutuhkan barang yang ada di gudang, stocker hanya mengambil barang digudang dan mencatat dengan kertas yang kemungkinan bisa membuat keliru seperti lupa mencatat ulang.
2. Analisis Sistem i. Elemen
Menurut informasi yang dianalisa secara langsung di Dragon Store, terdapat beberapa elemen yang terkait diantaranya.
1. Supervisor
Supervisor adalah seorang manajer yang bertanggung jawab kepada manajer yang lebih tinggi dan tugas utamanya memimpin pekerja pada taraf operasional. Supervisor harus bertanggung jawab dalam memastikan semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik sehingga tidak ada keamanan, keselamatan atau kesehatan yang terancam.
2. Stocker
Bagian ini bertugas memantau setiap barang yang ada apakah sudah habis atau belum dari lemari display(pajangan), memantau keluar masuk barang di gudang dan mencatat setiap barang yang sudah habis dan memberikan laporan kepada Supervisor.
3. SPG/SPB
Bagian ini bertugas untuk melayani, menyapa customer dengan baik
serta apabila ada keluhan customer agar disampaikan keatasan guna memperbaiki cara kerja perusahaan kedepan.
4. Customer
Seseorang yang datang pada toko tertentu secara berkala, yang menjadikan kebiasaan kegiatan membeli barang pada suatu toko tertentu walaupun masih ada toko yang lain, orang yang didekati oleh pemilik toko dengan tujuan agar berbelanja di tokonya lagi di masa mendatang.
ii. Interaksi
Dari hasil informasi yang didapatkan dengan cara mewancarai petugas yang bekerja di Dragon Store, didapatkan beberapa informasi bagaimana cara kerja perusahaan yang sedang berlaku saat ini. Cara kerjanya dimulai dari Customer datang lalu memilih barang yang ada, jika ada barang yang diminati dan barang tersebut ada di display, Customer akan melakukan pemesanan ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB akan mencatat sebagai data penjualan yang kemungkinan dipergunakan sebagai laporan penjualan. Customer akan melakukan pembayaran ke SPG/SPB, kemudian barang diberikan ke Customer serta struk barang sebagai tanda bukti penjualan dan proses kerja selesai.
Apabila barang tidak ada, Customer bisa bertanya kepada SPG/SPB yang ada disana sehingga SPG/SPB bisa melaporkan ke Supervisor dan Supervisor akan meminta Stocker untuk mengecek barang digudang jika barang ada, Stocker akan mencatat dan menyerahkan ke Supervisor, lalu Supervisor akan menyerahkan barang ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB memberikannya ke Customer. Jika barang diminati oleh Customer, maka Customer akan melakukan pemesanan ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB akan mencatat sehingga muncul data penjualan. Customer akan melakukan pembayaran ke SPG/SPB, kemudian barang diberikan ke Customer serta struk barang sebagai tanda bukti penjualan
Jika barang tidak ada digudang, stocker akan menginformasikan ke supervisor dan supervisor akan memberitahu ke SPG/SPB, serta SPG/SPB juga akan merberitahu customer bahwa barang yang diinginkan digudang tidak tersedia atau kosong dan proses selesai.
iii. Document Flow Diagram
Merupakan bagan yang menunjukkan aliran/arus dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika. Dapat menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam proses-proses yang dikerjakan sistem.
Simbol-Simbol Utama Document Flow Diagram:
1. Simbol titik terminal, menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
2. Simbol dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
3. Simbol proses manual, menunjukkan pekerjaan manual.
4. Simbol keputusan/ decision, menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
5. Simbol penghubung, menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau penghubung ke halaman lain.
6. Simbol simpanan offline, File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical), huruf(alphabetical), atau tanggal(chronological).
Berikut adalah simbol yang sering digunakan dalam Document atau System Flow Diagram
Terdapat beberapa aturan yang digunakan dalam Document Flow Diagram, yaitu: 1. Dimulai dan diakhiri dengan terminator “MULAI” dan “SELESAI”.
2. Sebuah proses memerlukan dokumen inputan dan menghasilkan dokumen keluaran.
3. Perpindahan lane/jalur ditandai dengan berpindahnya dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain.
4. Dokumen yang dikirimkan atau diterima dari pihak lain diberi keterangan dengan annotation.
Berdasarkan penjelasan interaksi diatas, sehingga dapat digambar document flow diagramnya seperti dibawah ini :
Supervisor SPG/SPB Stocker Customer Mulai Memilih barang Ada barang diinginkan Menanyakan barang digudang Melakukan order barang Tidak Mencatat pembelian Memberikan barang Menerima barang Melakukan pembayaran Menerima pembayaran & mencatat struk Memberikan struk bukti pembayaran Menerima Struk pembayaran Struk pembelian Menyuruh Stocker untuk mengecek Mengecek barang Mengambil & mencatat barang Ada barang Ya Data Barang Memberikan barang Menerima barang Memberikan barang Tidak Ya Menanyakkan barang Data penjualan Struk penjualan Struk penjualan SP Data Barang DB Selesai Menerima & memberikan barang Menerima barang dari gudang Memberitahu barang kosong Memberitahu barang kosong Memberitahu barang kosong Menerima info.
3. Analisis Kebutuhan i. Elemen
1. Stocker
Bagian ini bertugas memantau setiap barang yang ada apakah sudah habis atau belum dari lemari display(pajangan), juga memantau keluar masuk barang di gudang dan mencatat setiap barang yang sudah habis dan memberikan laporan kepada Supervisor.
2. SPG/SPB
Bagian ini bertugas untuk melayani, menyapa customer dengan baik
yang datang dan melayani customer yang akan membayar barang belajaannya serta apabila ada keluhan customer agar disampaikan keatasan guna memperbaiki cara kerja perusahaan kedepan.
3. Customer
Seseorang yang datang pada toko tertentu secara berkala, yang menjadikan kebiasaan kegiatan membeli barang pada suatu toko tertentu walaupun masih ada toko yang lain, orang yang didekati oleh pemilik toko dengan tujuan agar berbelanja di tokonya lagi di masa mendatang.
ii. Interaksi
Dari hasil analisa yang dilakukan didapatkan beberapa perubahan sistem yang berhasil diperbaiki. Cara kerja dimulai dari customer datang ke Dragon Store dan memilih barang. Jika ada barang yang diminati oleh customer dan barang tersebut tersedia di display, customer akan melakukan order ke SPG/SPB. Kemudian SPG/SPB akan mencatat data barang yang dibeli ke dalam sebuah sistem komputer dan menyerahkan barang ke customer. Lalu customer membayar barang ke SPG/SPB, SPG/SPB menerima pembayaran dan mencetak struk serta struk diberikan ke customer sebagai tanda bukti pembayaran.
Jika barang tidak ada di display, customer menanyakan stock ke SPG/SPB, dan dilanjutkan SPG/SPB akan mengecek stock barang melalui suatu sistem pengecekkan stock barang di komputer. Jika barang tersedia digudang SPG/SPB meminta stocker untuk mengambilnya. Kemudian stocker mengambil dan
mencatat stok pengeluaran barang dari gudang disebuah sistem stock dan memberikan barang ke SPG/SPB. Dilanjutkan SPG/SPB memberikan barang ke customer kemudian kembali seperti langkah-langkah mulai dari customer order barang diatas.
Jika barang yang dicek oleh SPG/SPB tidak tersedia digudang maka SPG/SPB akan memberitahu ke SPG/SPB bahwa barang yang diminta customer tidak tersedia atau kosong kemudian proses selesai.
iii. Sistem Flow Diagram
Dari interaksi diatas, gambar Sistem Flow Diagramnya adalah sebagai berikut :
Customer SPG/SPB Stocker Mulai Memilih barang Ada barang dinginkan Menanyakan barang Melakukan order Ya Tidak Menerima barang Memberikan barang Mencatat barang Data penjualan Melakukan pembayaran Menerima barang Data penjualan Struk penjualan Memberikan struk bukti pembayaran Menerima Struk bukti pembayaran Struk pembelian Selesai Mengecek barang Ada barang Ya menacatat barang Data stock Data stock barang Memberikan barang Menerima & memberikan barang Menerima barang dari gudang Memberitahu barang digudang kosong Menerima info. Tidak mencatat barang Mencetak struk Menagmbil barang Mencetak data stock
4. Kebutuhan Fungsional i. Tujuan Sistem
1. Membangun sebuah aplikasi sistem penjualan yang saling berhubungan dengan sistem transaksi lain di Dragon Store. Dengan menggunakan sebuah sistem, maka pengolahan data akan lebih cepat, efisien, akurat, dan mengurangi kekeliruan atau kesalahan karena sistem yang bersagkutan sudah saling berhubungan satu sama lain.
2. Melengkapi sistem tersebut dengan keamanan, mengingat pengguna yang bersangkutan memiliki kewenangan yang berbeda-beda.
3. Membangun sebuah sistem yang dapat memudahkan pengguna untuk membuat laporan penjualan sesuai dengan kriteria dari perusahaan dan mengelola laporan yang ada saat dibutuhkan.
ii. Fungsi Sistem
iii. Data Flow Diagram D. Lampiran
