BAB VII. ANALISIS PEKERJAAN
B. Analisis Pekerjaan
79 f. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum.
Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
g. Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.
Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.
80
Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan.
Menurut Serdamayanti analisis pekerjaan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan. Analisis pekerjaan biasanya melibatkan pengumpulan informasi karakteristik pekerjaan yang membedakan dengan pekerjaan lain.
Menurut Dessler manajemen bakat dimulai dengan memahami pekerjaan apa yang perlu diisi, dan ciri-ciri manusia serta kompetensi karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut secara efektif. Analisis pekerjaan (Job analysis adalah prosedur yang anda gunakan untuk menentukan tugas dari posisi dalam perusahaan dan karakteristik orang yang harus dipekerjakan untuknya 1) Metode
Menurut Desler, ada empat metode yang paling popular dalam mengumpulkan informasi untuk analisa pekerjaan secara kualitatif yaitu wawancara, angket, observasi, diari atau buku harian. Semuanya menyediakan informasi yang realistik tentang apa yang sebenarnya dikerjakan oleh orang yang sedang melakukan pekerjaan tersebut. Para manajer menggunakan metode-metode ini untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
a. Wawancara
Wawancara adalah metode popular untuk memperoleh informasi hubungan pekerjaan, wawancara juga dapat dimulai dari yang tidak terstruktur sampai yang sangat terstruktur. Kelebihan dari metode wawancara adalah cara yang sangat sederhana dan
81
cepat untuk mengumpulkan informasi, termasuk informasi yang mungkin tidak pernah muncul dalam formulir tertulis, ketrampilan dari pewawancara memegang peranan penting dalam mendapat kelengkapan informasi.
Berikut merupakan beberapa pedoman melakukan wawancara:
a) Pertama, penganalisa pekerjaan beserta pengawas seharusnya bekerjasama untuk mengidentifikasi karyawan–karyawan yang tahu paling baik mengenai pekerjaan.
b) Kedua, dengan cepat mengadakan hubungan dengan interviewee.
c) Ketiga, mengikuti buku panduan yang terstruktur atau checklist, salah satunya daftar pertanyaan – pertanyaan dan menyediakan ruang untuk jawaban – jawaban.
d) Keempat, ketika tugas – tugas tidak dilakukan pada cara yang tetap. Ketika karyawan melakukan tugas yang berbeda tiap harinya, mintalah karyawan untuk mendaftar tugas – tugasnya berdasarkan frekuensi dan kepentingan yang dibutuhkan.
e) Kelima, setelah melengkapi wawancara , tinjau ulang dan periksa data.
b. Angket
Cara lain untuk mendapatkan informasi analisa pekerjaan adalah membuat karyawan mengisi angket yang menggambarkan pekerjaan mereka, tugas – tugas yang berkaitan dan tanggung jawab. Kelebihan dari angket adalah cepat dan cara yang efisien untuk mendapatkan informasi dari karyawan yang berjumlah banyak. Namun juga ada kekurangan dalam angket yaitu, mengembangkan pertanyaan – pertanyaan dalam angket dan melakukan tes (mungkin dengan cara memastikan karyawan mengerti pertanyaan –
82
pertanyaan tersebut) dapat mengeluarkan biaya yang mahal dan banyak menghabiskan waktu.
c. Observasi
Observasi secara langsung dengan khusus berguna ketika pekerjaan terutama terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diobservasi. Observasi sebenarnya tidak tepat digunakan ketika pekerjaan tersebut memerlukan banyak aktivitas mental. Tidak cocok juga dengan karyawan yang hanya bekerja pada saat ada pekerjaan yang penting saja
d. Buku Harian
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan untuk menyimpan diari tentang apa yang mereka lakukan selama seharian. Untuk setiap aktivitas yang dilakukan ,karyawan menuliskannya dalam sebuah diari. Hal ini akan menghasilkan gambaran lengkap mengenai pekerjaan, terutama Ketika melengkapi wawancara yang selanjutnya antara karyawan dengan pengawas.
2) Sumber Data
Ada lima teknik dasar yang dapat digunakan seseorang untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan:
wawancara, pengamatan, kuesioner, diari/buku harian partisipan, teknik-teknik kuantitatif dan berbagai sumber informasi. Hal ini baik untuk mengembangkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Pendekatan PAQ, DOL approach, dan analisis jabatan fungsional menghasilkan penilaian kuantitatif dari masing-masing pekerjaan sehingga bermanfaat untuk mengklasifikasi pekerjaan untuk tujuan pembayaran.
Usaha kerjasama antara Ahli SDM (MSDM, analis pekerjaan, atau konsultan), pekerja, dan supervisor.
a. Wawancara (Interview)
1) Wawancara individual dengan tiap-tiap karyawan.
83
2) Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama.
3) Wawancara supervisor dengan satu atau lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan.
Pengamatan (Observation) b. Pengamatan (Observation)
1) Observasi mungkin dikombinasikan dengan wawancara.
2) Buat catatan yang lengkap.
3) Berbicara dengan orang yang diobservasi – jelaskan apa yang terjadi dan mengapa.
4) Tanyakan pertanyaan-pertanyaan.
c. Diari / buku harian partisipan (Logs)
1) Menghabiskan waktu (time-consuming).
2) Laporan diri (self reporting).
3) Mengingatkan apa yang dikerjakan terlebih dahulu.
4) Dapat menggunakan mesin dikte dan pagers.
d. Teknik-teknik kuantitatif (Quantitative techniques) a) Kuesioner Analisis Posisi (Position Analysis
Questionnaire / PAQ
1. Kuesioner digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat dikuantifikasikan berkaitan dengan tugas-tugas dan tanggung jawab dari berbagai macam pekerjaan.
2. Kelebihan PAQ – menyediakan skor kuantitatif atau profil dari berbagai macam pekerjaan dalam arti bagaimana pekerjaan tersebut dinilai dalam lima kegiatan:
1) Memiliki tanggung jawab pengambilan keputusan /komunikasi / sosial.
2) Melakukan kegiatan yang membutuhkan keterampilan keterampilan.
3) Melakukan kegiatan fisik.
4) Mengoperasikan kendaraan / peralatan.
5) Memproses informasi.
b) The U.S. Department of Labor (DOL) approach
84
Metode yang terstandardisasi untuk menilai, mengklasifikasikan, dan membandingkan setiap jenis pekerjaan secara nyata berdasarkan pada data, orang, dan sesuatu (things).
c) Analisis Jabatan Fungsional (Functional job analysis)
Metode untuk klasifikasi pekerjaan mirip dengan metode DOL, tapi ditambahkan menjadi pertimbangan tingkat dimana instruksi, alasan, petimbangan, dan kemampuan matematik dan verbal adalah penting untuk melaksanakan tugas pekerjaan.
e. Berbagai sumber informasi (Multiple sources of information)
3) Penyelenggara
Karier yang terus melaju akan berdampak pada pekerjaan yang menjadi angan – angan atau target karier seseorang. Hal tersebut bukan hanya akan berdampak pada kesejahteraan atau kompensasi yang dikaibatkan oleh suatu pekerjaan dan prestasi akan tetapi tentu saja akan menjadi motivator dan pengembangan karier yang meningkat, tetapi kepuasaan batin juga terpenihi.
Namun kita sering diperhadapkan pada pilihan untuk tetap menekuni pekerjaan yang sedang dijalani, pindah ketempat kerja lain, bahkan alih profesi. Apapun pilihan profesi perlu mendapatkan pertimbangan matang, apapun pekerjaan diperlukan suatu pedoaman maupun arahan atas pekerjaan tersebut. Pembuat analisis pekerjaan harus memahami benar apa yang menjadi tugas dan kewajibannya. Serta bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut dan tidak kalah penting adalah jenis perusahaan, karena pada pekerjaan yang sama belum tentu Analisa pekerjaannya akan sama juga karena perlu disesuaikan dengan jenis usahanya.
1. Penyelenggara Analisis pekerjaan
85
Analisa Pekerjaan dilakukan oleh setiap personel yang berkompeten atas kelancaran dan keberhasilan dan keberhasilan suatu pekerjaan oleh sebab itu, analisis pekerjaan penganalisis pekerjaan seharusnya adalah yang memahami benar tugas dan kompetensi suatu pekerjaan antara lain :
a. Analisis Pekerjaan temporer dari luar pekerjaan b. Pakar yang disewa purna waktu
c. Organisasi lain yang memakai para penyelia d. Pejabat Perusahaan
e. Kombinasi keduanya untuk menghimpun informasi Analisa Pekerjaan
2. Pertimbangan – pertimbangan dalam analisis pekerjaan Pekerjaan yang sesuai kompetensi dengan para pelaku kerja , biasanya sudah merupakan persyaratan wajib. Pertimbangan hal dalam kaitan yang harmonis antara pekerjaan dan pelaku tersebut, perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain,
a. Dukungan Manajemen Senior
1) Apakah manajemen senior memahami keterlibatan dalam analysis pekerjaan
2) Apakah pertimbangan waktu dan biaya telah dipelajari secara detail
3) Apakah Implikasi dari perubahan yang direkomendasi akibat analisis pekerjaan telah dipertimbangkan
b. Kerjasama dari kalangan karyawan
1) Apakah pelaksanaan analisis pekerjaan sebelumnya tidak membuahkan Tindakan yang bertentangan dengan keselamatan pekerjaan atau kepentingan – kepentingan dari kalangan karyawan pada semua lapisan.
2) Langkah Pendahuluan juga penting agar analisis akrab dengan lingkungan eksternal dan organisasi tentang maksud, strategi, desain,
86
masukan orang, bahan baku dan prosedur – prosedur.
3) Keberhasilan program analisis pekerjaan tergantung pada kualitas data yang dihimpun, memenuhi persyaratan – persyaratan kuantitas dan kualitas yang tergantung pada kadar Kerjasama dan keterlibatan dari para pemangku jabatan.
4) Rancangan pekerjaan
Menurut Riva’i) rancang pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode- metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam perusahaan. Rancang pekerjaan menentukan bagaimana hubungan kerja pimpinan dengan karyawannya, dan hubungan di antara karyawan-karayawan itu sendiri.
Perencanaan kerja (work design) bertujuan untuk menentukan metode terbaik dalam melaksanakan operasi- operasi kerja yang diperlukan dalam sebuah perusahaan sebagai upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Menurut Henry (aplikasi dari perencanaan kerja ini diantaranya ialah :
a. Pengembangan tata cara kerja (work methods) yang lebih efektif dan efisien serta mengurangi kegiatan – kegiatan operasi yang tidak produktif dan terkait secara langsung dengan proses penambahan nilai dari produk yang sedang dikerjakan.
b. Pengaturan kondisi dan lingkungan kerja yang lebih ergonomis sehingga dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan bagi pekerja sebagai upaya untuk mempertahankan motivasi kerja yang dimilikinya.
87
c. Pemanfaatan dan pendayagunaan seluruh input produksi yang ada secara maksimal, terutama pendayagunaan sumber daya manusia, dimana diperlukan analisa jabatan yang tepat dan akurat sehingga semua jabatan dipegang oleh orang yang memiliki kecakapan yang memadai.
Untuk melakukan proses perencanaan kerja tersebut, biasanya dilakukan melalui dua tahap, yaitu :
a. Langkah studi dan analisa tata cara kerja (methods study atau job design).
b. Langkah pengukuran kerja (work measuremen atau time study).
Pendayagunaan secara efektif tentang fungsi dan peranan manusia sebagai bagian dari sistem yang ada diperusahaan haruslah melalui pertimbangan perancangan kerja yang sesama. Dalam peranannya sebagai bagian dari proses pelaksana perusahaan, manusia umumnya akan bertanggung jawab terhadap 3 fungsi dasar, yaitu :
a) Menerima data atau informasi mengenai apa yang harus dikerjakan atau perlu segera diambil tindakan, adapun data dan informasi tersebut diperoleh baik secara visual maupun audio atau pendengaran.
b) Mengolah informasi, membentuk persepsi dan memberikan keputusan terhadap informasi yang telah diolah tadi.
c) Melakukan tindakan (action) sesuai dengan keputusna yang telah diambil baik melalui aktivitas fisik maupun aktivitas mental.
Adapun tujuan dari rancang pekerjaan itu sendiri adalah :
a. Untuk memperbaiki kesenjangan teknologi dan pertimbangan kemanusiaan dalam pemesanan untuk mempertinggi efisiensi organisasi dan kepuasan kerja karyawan.
88
b. Mempertinggi pekerjaan dengan cara menghitung berapa banyak tugas yang berarti dan penugasan (ekspansi vertikal) untuk membuat pekerjaan mendapatkan penghargaan atau kepuasan.
c. Memberikan peluang kepada prestasi, penghargaan, perkembangan, pertanggungjawaban dan pendayagunaan karyawan.
Rancang pekerjaan sangat erat kaitannya dengan masalah pembagian tugas pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Menurut Rivai pembagian tugas pekerjaan itu sendiri terbagi menjadi beberapa bagian yaitu sebagai berikut :
1) Menyiapkan status karyawan
2) Menunjukkan tentang apa yang dimaksud dengan penugasan dalam meminta pekerjaan.
3) Menunjukkan tingkat relativitas kedudukan oleh pemilik dalam hirarki organisasional.
4) Seksi identifikasi pekerjaan
5) Lokasi kantor dan bagian pekerjaan
6) Orang mengetahui laporan tentang permintaan pekerjaan
7) Data tentang diskripsi pekerjaan yang sudah mengalami perubahan
8) Daftar gaji atau nomor kode.
a. Nomor dari permintaan pekerjaan
b. Nomor dari karyawan yang ada dalam departemen dimana lokasi
c. pekerjaan tersebut berada.
d. Penugasan pekerjaan atau fungsi esensial.
e. Pernyataan tentang penugasan pekerjaan adalah : f. Pengadaan untuk pemesanan didasarkan pada indikasi
bobot kepentingan, atau nilai, atau penugasan lain;
bobot dari penugasan diukur dengan prosentase ketekunan melakukannya.
89
g. Tekanan pertanggungjawaban penugasan diperlukan dan mengahasilkan seorang ahli .
h. Menunjukkan alat dan perlengkapan yang digunakan oleh pekerja untuk melaksanakan tugasnya.
i. Dapat dilengkapi dengan daftar fungsi pelaksaan pekerjaan yang esensial.
j. Bagian spesifikasi pekerjaan Kualifikasi perorangan dan individu harus disesuaikan dengan tempat tugas dan pertanggungjawaban.
Penempatan keterampilan sesuai dengan keperluan pekerjaan:
a. Pelatihan pendidikan, spesialisasi pelatihan, ciri perorangan atau kecakapan, ketrampilan interpersonal atau pembawaan kebiasaan spesifik dan ketrampilan manual
b. Permintaan fisik pekerjaan seperti berjalan, berdiri,menjangkau, kemampuan mengangkat, berbicara, dan kondisi dan resiko dari lingkungan pekerjaan fisik.
Sedangkan menurut Beckhard masalah-masalah yang berhubungan dengan pembagian tugas kepada para karyawan adalah dipengaruhi oleh 4 (empat) hal, yaitu sebagai berikut :
a. Penulisan yang kurang baik yang harus diberikan sedikit bimbingan untuk pegawai tetap.
b. Karyawan tidak selalu memperbaharui semua penugasan pekerjaanatau perubahan yang spesifik.
c. Karyawan melanggar hukum.
d. Penurunan aktifitas organisasi.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Rancang Pekerjaan
Menurut Riva’i faktor-faktor yang mempengaruhi rancang pekerjaan karyawan adalah dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu :
a. Organisasi
b. Lingkungan Kerja
90 c. Perilaku
Sedangkan menurut Ahyari faktor-faktor yang mempengaruhi rancang pekerjaan adalah dipengaruhi oleh 5 (lima) hal, yaitu sebagai berikut :
a. Perkembangan tingkat kesulitan dan tanggapan dari pekerjaan.
b. Memperbolehkan karyawan untuk lebih banyak mempunyai lebih banyak otoritas dan melaksanakan pemeriksaan hasil pekerjaan.
c. Pelaksanaan pekerjaan perorangan senantiasa dilaporkan kepada karyawan.
d. Penambahan tugas baru untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan dan pertumbuhan.
e. Pemberian tugas khusus individu, demikian akan memungkinkan pada kereka untuk menjadi ahli.
C. Implementasi analisis pekerjaan didalam perusahaan