B. Unsur-unsur yang terkait dalam sistem penerimaan kas listrik Pra Bayar pada PT. PLN (Persero) Rayon Enrekang adalah
6. Analisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas Lyanan Listrik Pra Bayar .Lyanan Listrik Pra Bayar
i. Dokumen TUL 1-09, TUL 1-10 dan TUL 1-11diarsipkan secara permanen oleh Junior Analystpelanggan kedalam arsip informasi langganan (AIL).
j. Bagan Alir prosedur pencatatan penerimaan dan penyetoran kas dari layanan listrik Pra Bayar dapat dilihat dari lampiran 2.
6. Analisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas
5. Melunasi (biaya-biaya Penyambungan, Stroom Awal dan Materai).
6. Menerbitkan kwitansi TUL 1-06
7. Melakukan peremajaan dimuka, mengirim DIL Pra bayar ke data center dan vending sistem (agar konsumen segera beli token)
8. Menerbitka Perintah Kerja pasng baru TUL 1-09 berisi nomor meter dan Engineering token
9. Menerbitkan permintaa material (MPB dan APP) TUG 9/kode 7
10. Memasukkan tokenEngineering dikantor PLN
11. Melakukan pemasangan APP sesuai dengan instruksi kerja 12. Mengimput hasil berita acara TUL 1-10 ke aplikasi CIS
13. Melakukan peremajaan akhir / mutasi perubahan data pelanggan (PDL)
FLOW CHART PELAYANAN PASANG BARU/PB PRABAYAR
NO URAIAN CALON
PELANGGAN PLN AKLI/
KONSUIL WAKTU PERSYARATAN KET
1
PEMOHONAN PASANG BARU/PB
H
-foto copy ktp
-foto copy rekening terdekat Pelanggan mengisi formulir TUL 1- 0-1
2 SURVEY KELAYAKAN TEKNIS DAN
PENERBITAN SIP H
-Bila layak diterbitkan SIP
-Bila tidak layak masuk daftar tunggu
Bila tidak layak pelanggan diberi surat penangguhan
3 PEMASANGAN INSTLASI MILIK
PELANGGAN (IML) H+1
-Membayar biaya instlasi listrik/IML
ke kantor AKLI/KONSUIL Dilaksanakan setelah SIP terbit
4 PEMERIKSAAN INSTLASI MILIK
PELANGGAN (IML)OLEH KONSUIL H+2
-Bila layak diterbitkan SLO
-Bila tidak layak dilakukan perbaikan oleh instlalatir
Dilaksanakan oleh petugas konsuil
5 PEMBAYARAN BIAYA
PENYAMBUNGAN, TOKEN AWAL, DAN
MATERAI HBY
-Melampirkan SIP dan SLO -Menandatangani SPJ BTL -Menandatangani SPLPB
Pelanggan menerima kwitansi (TUL 1-0-6) dan token awal Rp. 20.000;
6 MENERBITKAN PERINTAH KERJA
PASANG BARU (TUL 1-09) HBY+3
-Proses peremajaan dimuka–OK -Registrasi meter pra bayar–OK
Pelanggan diberi pelatihan tentang listrik pra bayar
7 PELAKSANAAN PENYAMBUNGAN
…. MENYALA -BA pemasangan (TUL 1–10) Peremajaan akhir/mutasi PDL
68
1 1
2 2
3
5 4 3
7 7
6
4
6
5
Ket:
H = hari daftar
HBY = hari bayar
HBY + 3 = pelanggan tersambung /nyala paling lambat 3 hari sejak hari bayar.
Proses Bisnis Perubahan Daya/ Perubahan Tarif
1. Mengisi TUL 1-01
2. Melakukan surveykelayakan pelanggan
3. Membuat surat persetujuan / Surat Izin Penyambungan (SIP) 4. Menerbitkan SPJBTL dan ditandatangani oleh pelanggan dan PLN 5. Melunasi biaya-biaya (biaya penyambungan stroom awal dan materai) 6. Menerbitkan kwitansi TUL1-06
7. Melakukan peremajaan dimuka, mengirim DIL Pra Bayar ke Datacenter dan Vending SIstem ( agar konsumen bisa segera beli token)
8. Menerbitkan perintah kerja pasang baru TUL 1-09 berisi nomor meter dan Engineering Token dengan urutan sebagai berikut (tidak boleh terbalik urutannya)
9. Menerbitkan permintaan material (MPB dan APP) TUG 9/kode 7 10. Melakukan penggantian MCB sesuai dengan instruksi kerja
11. Mengimput hasil berita acara TUL 1-10 ke aplikasi CIS termasuk kWh tariff lama dilengkapi dengan foto digital tampak depan kWh MPB mencakup nomor seri MPB dan sisa kWh tariff lama.
12. Melakukan konversi sisa kWh tariff lama menjadi tariff baru (free issue token) dengan rumus Token kWh tariff baru- sisa token kWh tarf lama x (tariff lama/tariff baru)
13. Pungsi Pelayanan Pelanggan mengirim free Token ke pelanggan maksimal dalam 3 hari kerja sejak berita acara TUL 1-10 ditandatangani
14. Melakukan peremajaan akhir /mutasi PDL
FLOW CHART PELAYANAN PERUBAHAN DAYA/PADA PRABAYAR
NO URAIAN CALON
PELANGGAN PLN WAKTU PERSYARATAN KET
1 PERMOHONAN PERUBAHAN
DAYA/ PD H - Foto copy KTP
- Identitas pelanggan/ITPEK
Pelanggan mengisi formulir TUL 1-01
2 SURVEI KELAYAKAN TEKNIS
DAN PENERBITAN SIP H + 1 - Bila layak diterbitkan SIP
- Bila tidak layak masuk daftar tunggu
Bila tidak layak
pelanggan diberi surat penagguhan
3 PEMBAYARAN BIAYA PENYAMBUNGAN, TOKEN AWAL, DAN MATERAI
H + 1 - Melampirkan SIP - Menandatangi SPJBTL
Pelanggan menerima kwitansi (TUL 1-0-6) dan toke awal Rp.
20.000 4 MENERBITKAN PERINTAH
KERJA PEMASANGAN (TUL 1-0- 9)
H + 1 - Permintaan material–MCIBI - Proses peremajaan dimuka–OK
Konversi sisa kwh tariff lama ke tarif baru dan mengirim Free Issue token ke pelanggan 5 PELAKSANAAN PERUBAHAN
DAYA ===> MENYALA H + 1 - Penggantian MCB
- BA pemasangan ( TUL 110)
Peremajaan akhir/
mutasi PDL
71
3 3
2
1 1
4 4
2
5 5
Mengisi pasca bayar ke pra bayar dengan daya tetap
1. Mengisi TUL 1-01
2. Melunasi seluruh kewajiban yang belum diselesaikan antara lain tagihan rekening tunggakan, rekening berjalan , TS/SPH dan tagihan laiinnya 3. Menginformasikan nilai UJL pelanggan yang nantinya akan
dikonfensasikan dengan kWh
4. Menerbitkan Surat Persetujuan /Surat Izin Penyambungan (SIP) 5. Menerbitkan SPJBTL dan ditandatangani oleh pelanggan dan PLN 6. Melunasi biaya-biaya (biaya penyambugan stroom awal, biaya
administrasi, dan materai) 7. Menerbitkan kwitansi TUL1-06
8. Melakukan peremajaan dimuka, mengirim DIL Pra Bayar ke Datacenter dan vending sistem (agar konsumen bisa segera beli token)
9. Menerbitkan kerja perintah bongkar / pasang TUL 1-0 berisi nomor meter dan Engineer Token dengan urutan sebagai berikut (tidak boleh terbalik urutannya)
10. Menurutkan permintaan material (MPB dan APP) TUG 9/ kode 7 11. Melakukan pembongkaran dilampiri dengan foto digital stand bongkar
kWh meter lama
12. Melakukan pemasangan APP sesuai dengan instruksi kerja
13. Mengimput hasil berita acara TUL 1-10 ke aplikasi CIS termasuk akhir kWH meter lama dilengkapi dengan foto digital
14. Menghitung tagihan pemakaian kWh yang belum tertagih dan beban- beban , kemudian diterbitkan dalam bentuk Berita Acara
15. Melakukan konvensasi UJL dengan hasil Berita Acara 16. Melakukan peremajaan akhir / mutasi PDL
17. Mengembalikan APP Pasca bayar ke gudang (Kode 3)
FLOW CHART PELAYANAN MIGRASI DARI PASCA BAYAR KE PRA BAYAR
NO URAIAN CALON
PELANGGAN PLN WAKTU PERSYARATAN KET
1 PERMOHONAN MIGRASI KE
PRABAYAR H - Foto copy KTP
- Identitas pelanggan/IDPEL
Pelanggan mengisi formulir TUL 1-01
2 EVALUASI HISTORIS TAGIHAN
PELANGGAN H+1 - Data historis tagihan (Rek,
TS/SPH)
- Nilai UJL yang akan dikonpensasi dengan kWh
3 MENERBITKAN SIP H+1 - Tidak ada tunggakan rekening
(Rek, TS/SPH)
4 PEMBAYARAN BIAYA
ADMINISTRASI ,TOKEN AWAL DAN
MATERAI H+2 - Melampirkan SIP
- Menandatangani SPJBTL
Pelanggan menerima kwitansi (TUL 1-06) dan token awal Rp 20. 000
5 MENERBITKAN PERINTAH KERJA
BONGKAR PASANG (TUL 1-09) H+2
- Proses peremajaan dimuka– OK
- Permintaan material–APP Prabayar
Konversi sisa kWh tarif lama ke tarif baru dan mengirim free issue token ke pelanggan
6 PELAKSANAAN BONGKAR /
PASANG ==> MENYALA H+2
- Bongkar APP lama
- Pemasangan APP prabayar - BA bongkar/pasang (TUL 1-
10)
Data stand APP lama dicatat dan di foto digital.
Proses mutasi PDL 1
2
1
2
5
6 6
5
3
4 4
3
74
Catatan:
1. Dari data TUL 1-10 menghitung tagihan pemakaian kWh yang belum tertagih, biaya beban dan diterbitkan Berita Acara
2. Melakukan konpensasi UJL terhadap hasil dari Berita Acara tersebut:
o Apabila nilai UJL < dari BA diterbitkan TUL 1-06 untuk ditagihkan ke pelanggan.
o Apabila nilai UJL > dari BA kelebihan UJL dip roses dengan Free Isuee Token
3. Migrasi tambah daya tidak dikenakan biaya admministrasi .
Multiguna Pra Bayar (PESTA) s/d Daya 5500 VA
1. Mengisi TUL 1-01 2. Menerbitkan SIP
3. Melunasi biaya Token awal 20.000 dengan TUL 1-06 4. Melakukan peremajaan
5. Membuat PKtul 1-09
6. Membuat aktifasi meter ke tariff pesta prabayar via vending unit 7. Membuat BA sisa kWh meter untuk dikonversi menjadi tariff pesta 8. Hasil konversi sisa kWh disampaikan ke pelanggan untuk dimasukkan
ke kWh meter oleh pelanggan.
Kemudian pelanggan diwajibkan lapor kembali ke PLN untuk pengembalian sesuai tariff semula, dengan prosedur sebagai berikut:
a. Mengisi TUL 1-01 b. Menerbitkan SIP
c. Melunasi biaya token awal 20.000 dengan TUL 1-06 d. Melakukan peremajaan
e. Membuat PK TUL 1-09
f. Membuat aktivasi meter ke tarif semula via vendingunit g. Membuat BA sisa kWh untuk dikonversi menjadi tarif semula h. Hasil konversi sisa kWh disampaikan ke pelanggan untuk
dimasukkan ke kWh meter oleh pelanggan
FLOWCHART PELAYANAN MULTIGUNA PRABAYAR (PESTA- 5500 VA)
NO Uraian CALON
PELANGGAN PLN WAKTU PERSYARATAN KET
1 PERMOHONAN MULTIGUNA
PRABAYAR (PESTA- 5500 VA) H - Fotocopy KTP
- Identitas pelanggan/ IDPEL Pelanggan mengisi formulir TUL 1 - 01Jangka waktu 1 s/d 3 bulan
2 MENERBITKAN SIP H + 1
3 PEMBAYARAN BIAYA TOKEN
AWAL Rp. 20.000 H + 1 - Melampirkan SIP Pelanggan menerima kwitansi ( TUL 1-06)
4 MENERBITKAN PERINTAH
KERJA (TUL 1- 09) H + 1 - Proses peremajaan
- Proses aktifasi meter prabayar ke tariff pesta via vending unit 5 KONVERSI SISAA KWH
UNTUK DIMASUKAN KE METER PELANGGAN
H + 1
- Membuat BA sisa kwh untuk di konversikan menjadi tariff pesta - Hasil konversi sisa kwh
disampaikan ke pelanggan
Sisa kwh sesuai BA dimasukkan ke kwh meter oleh pelanggan
77
2 1
4
1
2
3 3
4
5 5
6 MULTIGUNA SELESAI ==>
PROSES PENGEMBALIAN TARIFF SEMULA
- Pelanggan melapor
- Pelanggan mengisi TUL 1-02
7 MENERBITKAN SIP H + 1
8 PEMBAYARAN BIAYA TOKEN
AWAL Rp. 20.000 H + 1 - Melampirkan SIP Pelanggan menerima kwitansi (TUL
1-06) 9 MENERBITKAN PERINTAH
KERJA (TUL 1- 09) H + 1 - Proses peremajaan
- Proses aktifasi meter prabayar ke tariff pesta via vending unit
10
KONVERSI SISAA KWH UNTUK DIMASUKAN KE
METER PELANGGAN H + 1
- Membuat BA sisa kwh untuk di konversikan menjadi tariff pesta - Hasil konversi sisa kwh
disampaikan ke pelanggan
Sisa kwh sesuai ba dimasukkan ke kwh meter oleh pelanggan
78
6 6
7 7
8 8
10 10
9 9
Multiguna Pra Bayar ke Pascabayar 1. Mengisi TUL 1-01
2. Menerbitkan Surat Persetujuan / Surat izin Penyambungan (SIP) 3. Melunasi biaya-biaya (biaya kWh multiguna, biaya material, biaya
materai)
4. Menerbitkan kwitansi TUL1-06
5. Menerbitkan perintah kerja pembongkaran MPB dan pemasangan meter pasca bayar TUL 1-09
6. menerbitkan permintaan material (APP pascabayar) TUG 9/kode 7 7. melakukan pemutusan sementara sambungan MPB dan pemasangan
APP pasca bayar sesuai dengan instruksi kerja
8. mengisi berita acara TUL 1-10 mencakup stand awal pasang meter pasca bayar
9. menerbitkan perintah kerja pembongkaran meter pasca bayar dan pasang kembali MPB dengan disertai Clear tamper
10. melakukan pembongkaran meter pasca bayar dan pemasangan kembali MPB
11. Mengisi berita acara pembongkaran meter pascabayar (stand akhir meter) dan pemasangan kembali MPB sesuai dengan instruksi kerja 12. Apabila biaya kWh multiguna kurang dari pemakaian maka harus
ditagihkan ke pelanggan melalui kwitansi TUL 1-06 sebagai biaya kurang tagih multiguna
13. Apabila biaya kWh multiguna lebih dari pemakaiaan maka dianggap hangus dan tidak dapat digunakan
14. Mengembalikan APP pascabayar ke gudang (TUG 10/ kode 3)
FLOWCHART PELAYANAN MULTIGUNA PRABAYAR KE PASCABAYAR
NO URAIAN CALON
PELANGGAN PLN WAKTU PERSYARATAN KET
1 PERMOHONAN MULTIGUNA PRA BAYAR H - foto copy KTP
- identitas pelanggan / IDPEL
Pelanggan mengisi formulir TUL 1- 01.
Jangka waktu 1 s/d 3 bulan.
2 MENERBITKAN SIP H+1
3 PEMBAYARAN BIAYA KWH MULTIGUNA,
MATERIAL DAN JASA DAN MATERAI H+2 -melampirkan SIP Pelanggan menerima kwitansi (TUL 1-06)
4 MENERBITKAN PERINTAH KERJA BONGKAR METER PRA BAYAR DAN
PASANG METER PASCA BAYAR (TUL 1-09) H+2 -permintaan material–APP Pasca Bayar
5 PELAKSANAAN PEMUTUSAN METER PRA BAYAR DAN PASANG METER PASCA
BAYAR ==> MENYALA
H+2
-Bongkar meter pra bayar -pemesangan meter pasca bayar
-BA bongkar / pasang (TUL 1-10)
mencatat stand awal meter pasca bayar
6 MULTIGUNA SELESAI ==> BONGKAR METER PASCA BAYAR DAN PASANG
KEMBALI METER PRA BAYAR
-masa multiguna selesai -bongkar meter pasca bayar -pemasangan meter pra bayar
mencatat stand akhir meter pasca bayar.
BA bongkar / pasang (TUL 1-10)
81
1
2 2
1
3 3
4 4
5
6 6
5
Catatan:
1. Dari data TUL1-10 dihitung ulang pemakaian kWh sbb:
o Apabila multiguna kurang dari pemakaian maka diterbitkan TUL 1-06 untuk ditagihkan ke pelanggan
o Apabila biaya multiguna lebih dari pemakaian maka dianggap hangus
Berhenri belangganan atas permintaan pelanggan
1. Mengisi TUL 1-01 untuk berhenti berlangganan pra bayar 2. Menyelesaikan kewajiban pelanggan yang belum dipenuhi 3. Melunasi biaya administrasi sesuai ketentuan yang berlaku
4. Apabila ada sisa stroom maka dianggap hangus dan tidak bisa diuangkan
5. Menerbitkan perintah kerja bongkar rampung MPB TUL 1-09 6. Melakukan pembongkaran rampung MPB
7. Mengisi berita acara bongkar rampung TUL 1-10
8. Mengirim DIL ke vending sistem untuk menonaktifkan pelanggan pra bayar
9. Mengimput hasil berita acara TUL 1-10 ke aplikasi CIS 10. Melakukan mutasi PDL
11. Mengembalikan MPB ke gudang untuk TUG 10/ kode 3
Berhenti berlanganan karena bongkar rampung
1. Menerbitkan perintah kerja bongkar rampung MPB TUL1-09
2. Melakukan pembongkaran rampung MPB
3. Mengisi berita acara bongkar rampung TUL 1-10
4. Mengirim DIL ke vending sistem untuk menonaktifkan pelanggan pra bayar
5. Mengimput hasil berita acara TUL 1-10 ke aplikasi CIS 6. Melakukan mutasi PDL
7. Retur MPB ke gudang TUG
8. Apabila ada sisa stroom maka dianggap hangus dan tidak bisa diuangkan
9. Piutang eks pelanggan di catat dalam CIS sebagai PRR
FLOW CHART PELAYANAN BERHENTI BERLANGGANAN PRABAYAR
NO URAIAN CALON
PELANGGAN PLN WAKTU PERSYARATAN KET
1 PERMOHONAN BERHENTI
BERLANGGANAN H - Foto copy KTP
- Idnetitas pelanggan/ITPEL
Pelanggan mengisi formulir TUL 1-0-1
2 PENYELESAIAN KEWAJIBAN PELANGGAN YANG BELUM DIPENUHI
H + 1 - Tunggakan tagihan susulan/surat pengakuan hutang (P2TL)
3
MELUNASI BIAYA
ADMINISTRASI H + 1 - Sisa strong dianggap hagus Pelanggan menerima kwitansi (TUL 1-0-6)
4 MENERBITKAN PERINTAH KERJA BONGKAR RAMPUNG ( TUL 0-9)
H + 1
5
PELANAKSANAAN BONGKAR
RAMPUNG PRABAYAR H + 2 - BA bongkar ( TUL 1-1-0)
Mengirim DIL ke pending sistem untuk menonaktifkan pelanggan prabayar tersebut 6
MUTASI PDL
2
1 1
2
3 3
6 5
4 4
5
Catatan :
1. Dari dataTUL 1-10 dihitung ulang pemakaian kwh sebagai berikut :
- Apabila biaya multiguna kurang dari pemakaian maka di terbitkan TUL 1- 06 untuk ditagihkan ke pelanggan
- Apabila biaya multiguna lebih dari pemakaian maka dianggap hagus
Sistem peneriman kas dari layanan listrik pra bayar pada PT. PLN (Persero) Rayon Enrekang dapat dikemukakan beberapa kelebihan dan kelemahan dalam sistem tersebut, anatara lain sebagai berikut :
1. Kelebihan
a. Dalam penerimaan kas listrik prabayar sudah terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan.
Hal ini menunjukkan sudah adanya pemisahan fungsi yang jelas sehingga dapat menghindari penyalahgunaan wewenang oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
b. Pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas didasarkan atas dokumen sumber yang telah dilampiri dengan dokumen pendukung untuk mendukung kebenaran dokumen.
c. Formulir yang digunakan sudah bernomor urut cetak dan dapat dipertanggung jawabkan pemakaiannya oleh pihak berwenang.
d. Dokumen yang digunakan sudah dibuat dan disimpan ke dalam program sistem informasi pelayanan pelanggan sehingga dapat menghindari adanya transaksi fiktif.
e. Dokumen sumber yang digunakan telah dibuat rangkap dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
f. Kegiatan otoritasi terhadap dokumen sumber dalam prosedur penerimaan kas atas listrik pra bayar dilakukan oleh pihak yang berwenang sebelum fungsi operasi melaksanakan kegiatan operasi.
2. Kelemahan
a. Fungsi penerimaan kas dan penerimaan order dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pelayanan. Hal ini tidak baik karena dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan kas oleh pihak yang ingin menggunakannya untuk kepentingan pribadi.
b. Tidak ada pemeriksaan mendadak (surprise audit) terhadap data akuntansi dan aset perusahaan. Pemeriksaan yang ada dilakukan setiap satu bulan sekali oleh PT PLN (Persero) Rayon Enrekang setelah ada pemberitahuan terlebih dahulu.
86
--- --- --- ---- ---- --- ---- ---- ---- ----
- --- --- --- --- --- -- -- ---- --- --- 8
LPHPB 3 TUL I-06 2
1
Mengisi Slip Setoran Setelah menerima
uang biaya penyambungan dari
Junior Analiyst Pelayanan
Diserahkan pelanggan melalui
Junior Analiyst pelayanan
Slip Setoran 1
Jurnal Penerimaan
Kas 3
TUL I-06