BAB III HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN KINERJA
A. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan dalam Perbaikan Kinerja
35
36
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Evidence
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
I. JangkaPendek (2 bulan) 1. Pembentukan dan
penyusunan jadwal kegiatan Tim Efektif
- Terlaksananya rapat pembentukan tim efektif - Tersusunnya SK Tim Efektif - Tersusunnya jadwal kegiatan
Tim Efektif
Penulis (Project leader), Mentor, Tim Administrasi
Minggu IV September 2020
- 23 Sept. 2020 -
- Rapat koordinasi - Jadwal kegiatan
2. Koordinasi internal dengan Tim Efektif
Persamaan persepsi rencana Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis dan tim
administrasi
Minggu I Oktober 2020
- 25 Sept 2020 - Rapat koordinasi - Notulen
3. Penyusunan SK Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
Tersusunnya SK Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
Kepala Dinas, Mentor, Agen Perubahan, Tim teknis Administrasi.
Minggu I Oktober 2020
- 28 Sept 2020 - Rapat koordinasi - SK Pembentukan
KLASIK
4. Pengumpulan data primer dan sekunder
Data statistik dan data lapangan untuk mendukung Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
Project Leader ADB, Tim teknis
Minggu II Oktober 2020
- 25 Sept 2020 - Koordinasi - Data awal
37
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Evidence
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Surat Permintaan Data Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
Agen Perubahan, Mentor, Tim Administrasi
- 28 Sept 2020 - Surat Permintaan - Data Balikan 5. Penyusunan SOP dan
SP
Penyusunan Drfat SOP dan SP Mekanisme Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis, Tim Administrasi
Minggu IIOktober 2020
- 2 Oktober 2020
- Undangan - Daftar hadir - Notulen - Draft SP dan
SOP Penetapan SOP dan SP Klasik
Dolalak
Project Leader, Mentor, Kepala Dinas, Akademisi, Bagian Organisasi, Steakholder
- 16 Oktober 2020
- Undangan - Daftar hadir - Berita Acara - SP dan SOP 6. Penyusunan Buku
Panduan Aplikasi SIAK Relasi Desa/Kel.
Buku Panduan Aplikasi SIAK Relasi Desa/Kel.
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis, Tim Administrasi
Minggu III Oktober 2020
- 29 Sept 2020 - Rapat koordinasi - Buku Panduan
Buku Panduan Aplikasi Sindolalak
Agen Perubahan, Mentor, Tim teknis, Tim Administrasi
- 30 Sept 2020 - Rapat koordinasi - Buku Panduan 7. Sosialisasi
Pemanfaatan Klinik Layanan SIAK Relasi Desa/Kel.
Launching KLASIK DOLALAK Dinpermasdes, Bagian
Pemerintahan Setda, Camat,
Minggu III Oktober 2020
- 1 Oktober 2020
- Foto
38
No Tahapan /Kegiatan Output Pelaksana Rencana
Pelaksanaan
Realisasi
Pelaksanaan Keterangan/
Evidence
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Kepala Desa/Kel., Tim Teknis
Tersosialisasinya Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan SIAK Relasi Desa/Kel.
- 5 Oktober 2020
- Surat - WA Grup - FB - IG - Twitter - Web 8. Implementasi
Teknologi Informasi Klasik Dolalak
Pelatihan dan pendampingan SIAK Relasi Desa/Kel. Dan Aplikasi Sindolalak
Agen Perubahan, Tim Teknis, Tim Administrasi
Minggu III Oktober s/d Nopember 2020
Minggu III Oktober s/d Nopember 2020
Foto Kegiatan
9. Monitoring dan Evaluasi
Laporan dan Rencana Tindak Lanjut
Agen Perubahan Akhir Nopember 2020
- 23 Nopember 2020
Laporan
39 2. Uraian Singkat Hasil Kegiatan
Dalam mencapai hasil kinerja aksi perubahan, tahapan yang dilaksanakan sebagai berikut :
1) Pembentukan dan Penyusunan Jadwal Kegiatan Tim Efektif Dalam rangka pembentukan Tim Efektif, dilakukan beberapa tahapan sebagai berikut :
a. Rapat Pembentukan Tim Efektif
Tim Efektif dibentuk untuk membantu kelancaran pelaksanaan aksi perubahan. Tim efektif aksi perubahan ini dibagi menjadi Tim Pelaksana, dan Tim Administrasi.
Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 23September 2020 bertempat di Ruang Rapat Aula Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Purworejo.
Kegiatan
Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan
b. Penyusunan draft SK Tim Efektif
Penyusunan draft SK Tim Efektif dilaksanakan oleh Tim Administrasi dengan susunan sesuai hasil rapat pembentukan Tim Efektif. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 23 September 2020 di Bidang Pengelolaan Informasi
40 Administrasi Kependudukan (PIAK) Disdukcapil Kabupaten Purworejo.
c. Penetapan SK Tim Efektif
SK Tim Efektif ditetapkan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. SK Tim Efektif ditetapkan pada tanggal 24 September 2020.
d. Penyerahan SK kepada Tim Efektif
Penyerahan SK Tim Efektif diserahkan pada tanggal 20 September 2020 dibuktikan dengan tanda terima.
2) Koordinasi Internal dengan Tim Efektif
Tahapan ini penting untuk dilaksanakan karena untuk menyamakan persepsi antara Agen Perubahan, Tim Teknis, dan Tim Adminstrasi dalam menjalankan Aksi Perubahan.
Koordinasi dilakukan pada tanggal 25 September 2020.
3) Penyusunan SK Pembentukan Klinik Layanan Administrasi Kependudukan
a. Menyusun Draft SK Pembentukan Klasik Dolalak
Draft SK Pembentukan Klasik Dolalak disusun oleh Tim Adminsitrasi dengan berkoordinasi dengan Kasi Inovasi dan Pemanfaatan Data dan Kasubbag Umum dan Kepegawaian Disdukcapil Kabupaten Purworejo pada 28 September 2020.
b. Penetapan SK Klasik Dolalak
Klasik Dolalak ditetapkan sebagai Inovasi Disdukcapil Purworejo oleh Kepala Dinas pada tanggal 1 Oktober 2020.
41 Penandatanganan SK Inovasi Klasik Dolalak oleh Kepala Disdukcapil
4) Pengumpulan Data Primer dan Skunder a. Persiapan
Sebelum membentuk Klasik Dolalak diperlukan data-data guna mendukung pembentukan Klinik tersebut, diantaranya : - Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pemberian Hak
Akses
- Data Awal Pemerintah Desa/Kel. yang sudah memanfaatkan SIAK Relasi Desa/Kel.
- Data Awal Pemerintah Desa/Kel. yang sudah memanfaatkan Aplikasi Sindolalak.
Data awal didapatkan dari Perpustakaan Disdukcapil dan Petugas Administrator Data Base (ADB) pengumpulan dilaksanakan pada tanggal 25 September 2020.
b. Menyusun Drat Surat Permintaan Data Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
Surat Permintaan Data Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel ditandatangani oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada tanggal 30 September 2020.
c. Penetapan SK Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
42 Surat Keputusan Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel. ditetapkan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo pada tanggal 16 Nopember 2020.
5) Penyusunan SOP dan SP
a. Menyusun Draft SOP dan SP Klasik Dolalak
Draft SOP dan SP Klasik Dolalak disusun oleh Tim Efektif berkoordinasi dengan Kasubag Umum Kepegawaian Disdukcapil pada tanggal 2 Oktober 2020.
b. Menyusun Undangan Review dan Penetapan SOP Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo
c. Pelaksanaan Penetapan SP dan SOP
Penetapan SP dan SOP dalam Forum Komuinikasi Publik
Penetapan SP dan SOP dilaksanakan di Aula Disdukcapil Kabupaten Purworejo, dengan penandatangan Berita Acara oleh semua unsur stakeholder pada tanggal 16 Oktober 2020.
43 6) Penyusunan Buku Panduan SIAK Relasi Desa/Kel. dan Aplikasi
Sindolalak
a. Penyusunan Buku Panduan OperasiSIAK Relasi Desa/Kel.
dilakukan oleh Tim Teknis dan Tim Administrasi dimulai pada tanggal 29 September 2020.
b. Penyusunan Buku Panduan Operasi Sindolalak bagi Desa/Kel.
dilakukan oleh Tim Teknis dan Tim Administrasi dimulai pada tanggal 30 September 2020.
7) LAUNCHING
Meskipun pada awalnya tidak masuk dalam tahapan Aksi Perubahan, namun dengan mendapat dukungan penuh oleh Asisten Bidang Pemerintahan Sekda Kabupaten Purworejo, Bp.
Sumharjono, S.Sos. MM, Agen Perubahan didorong untuk melakukan Launching Aksi Perubahan pada pelaksanaan Rapat Lintas Instansi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo tanggal 1 Oktober 2020.
Launching KLASIK DOLALAK oleh Asisten Sekda Bidang Pemerintahan 8) Sosialiasi Pemanfaatan Klinik Layanan SIAK Relasi Desa/Kel.
dan Aplikasi Sindolalak
44 Pada Tahap ini Agen Perubahan melakukan Sosialisasi Pemanfaatan Klasik Dolalak melalui berbagai media, diantaranya :
- Surat kepada Kepala Desa/Kel.
- Unggah konten pada website
www.disdukcapil.purworejokab.go.id
- Wall pada Facebook Disdukcapil purworejo - Unggah pada Instagram Disdukcapil Purworejo - Mobil layanan disdukcapil Purworejo
Sosialisasi
KLASIK Dolalak di Kelurahan
Semawung Kembaran Kutoarjo
Selain melalui media tersebut sosialisasi juga dilaksanakan dengan tatap muka langsung dengan Kepala Desa/Kel. dan perangkat desa/kel. yang rangkaikan dengan konperensi kepala desa/kel. dan Sekretaris desa/kel di kecamatan.
9) Implementasi Teknologi Informasi Klasik Dolalak
Penerapan Teknologi Informasi Klasik Dolalak dilakukan dengan Pelatihan ke Desa/Kel sesuai dengan jadwal.
45 Pendampingan SIAK Relasi di Desa Gebang Kec. Gebang
10) Monitoring dan Evaluasi
Pada tahapan ini berupa rapat penyusunan laporan. Kegiatan ini diawali dengan pengumpulan bahan-bahan laporan. Kegiatan pengumpulan bahan laporan dilaksanakan mulai hari Senin- Rabu, tanggal 16-19Nopember 2020. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Project Leader. Kegiatan selanjutnya adalah penyusunan laporan yang dilaksanakan mulai hari Kamis, tanggal 20Nopember 2020.
Rapat Tim Efektif Monitoring dan
Evaluasi Pelaksanaa n Aksi Perubahan Jangka Pendek.
46 3. Perubahan sebelum dan sesudah aksi perubahan jangka pendek
Aksi perubahan dalam rangka Pembentukan Klinik Layanan SIAK Relasi Desa/Kel. dan Aplikasi Sindolalak telah dilaksanakan.
Meskipun terdapat pergeseran jadwal pelaksanaan kegiatan, namun secara umum pentahapan dilaksanakan sebagaimana rencana.
Berikut disampaikan perubahan sebelum dan sesudah aksi perubahan jangka pendek :
Tabel 7
Perubahan Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan Jangka Pendek No. Sebelum Aksi Perubahan Sesudah Aksi Perubahan
1. SIAK Relasi Desa/ Kel.
dimanfaatkan oleh 206
Desa/Kel dalam
memberikan pelayanan kependudukan.
SIAK Relasi Desa/ Kel.
dimanfaatkan oleh 303 Desa/Kel dalam memberikan pelayanan kependudukan.
2. Aplikasi Sindolalak dimanfaatkan oleh 30
Desa/Kel dalam
memberikan pelayanan kependudukan.
Aplikasi Sindolalak dimanfaatkan oleh 127 Desa/Kel dalam memberikan pelayanan kependudukan.