BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN KINERJA PELAYANAN
C. Pengelolaan Tim Kerja (Perubahan Kedudukan dan Peran
1. Membangun Komunikasi Efektif
Dalam membangun komunikasi efektif, project leader melakukan identifikasi dan pengelompokkan stakeholder sebagai berikut :
a) Identifikasi Stakeholder
Agar semua hambatan dapat teratasi maka perlu diidentifikasi pokok permasalahan, termasuk mengidentifikasi stakeholder. Stakeholder berasal dari dalam organisasi sendiri (stakeholder internal) dan dari luar organisasi (stakeholder eksternal). Stakeholders eksternal dibedakan menjadi stakeholders eksternal pemerintahan dan stakeholders eksternal non pemerintahan. Adapun identifikasistakeholder dikelompokkan sebagai berikut:
A. Stakeholder Internal, yang terdiri dari:
1) Kepala Disdukcapil 2) Sekretaris Dinas Dukcapil
19 3) Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi
Kependudukan
4) Kabid. Pendaftaran Penduduk 5) Kabid. Pencatatan Sipil
6) Kasi Inovasi dan Kerjasama 7) Kasi Kelahiran
8) Kasi Kematian
9) Kasi Identitas Penduduk
10) Kasubag Umum dan Kepegawaian 11) Administrator Data Base
12) Pranata Komputer
B. Stakeholder eksternal, yang terdiri dari:
Stakeholder ekternal pemerintah, antara lain : 1) Kepala Dinpermasdes
2) Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo 3) Camat
4) Kepala Desa/Kel.
Stakeholder non pemerintah, antara lain :
1) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
2) STAINU Purworejo 3) Masyarakat
Dalam perkembangannya setelah aksi perubahan, identifikasi stakeholder berubah menjadi :
A. Stakeholder Internal, yang terdiri dari:
1) Kepala Disdukcapil 2) Sekretaris Dinas Dukcapil
3) Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
4) Kabid. Pendaftaran Penduduk 5) Kabid. Pencatatan Sipil
20 6) Kasi Inovasi dan Kerjasama
7) Kasi Kelahiran 8) Kasi Kematian
9) Kasi Identitas Penduduk
10) Kasubag Umum dan Kepegawaian 11) Kasubag Perencanaan dan Keuangan 12) Administrator Data Base
13) Pranata Komputer
14) Stakeholder eksternal, yang terdiri dari:
Stakeholder ekternal pemerintah, antara lain : 1) Sekretaris Daerah Kabupaten Purworejo 2) Asisten Bidang Pemerintahan Setda 3) Kepala Dinpermasdes
4) Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo
5) Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Purworejo 6) Camat
7) Kepala Desa/Kel.
Stakeholder non pemerintah, antara lain :
1) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
2) STIE Rajawali Purworejo 3) Purworejonews.com 4) Masyarakat
b) Jejaring Kerja dan Peta Hubungan Stakeholder
Gambaran umum jejaring kerja dan peta hubungan stakeholder dalam upaya pelaksanaan aksi perubahan ini dapat digambarkan pada Net Map pada Gambar di bawah ini.
21 Gambar 5
Net Map Peta Hubungan Stakeholders Sebelum Aksi Perubahan
Gambar 6
Net Map Peta Hubungan Stakeholders Setelah Aksi Perubahan
PROJECT LEADER MENTOR
KEPALA DISDUK
CAPIL
SEKRETARIS DINAS KABID DAFDUK
KABID CAPIL
KASI INOVASI
KASI KELAHIRAN
KASI KEMATIAN KA. DINPER
MASDES
KABAG ORGANISASI
CAMAT
KEPALA DESA/KEL
PETUGAS DESA MASYARAK
STAINU AT ADB
PRANATA KOMPUTER +
+ +
+
-
- - KASI
IDENTITAS PENDUDUK
-
KASUBAG UMPEG
+ +
-
- - +
+
+
+
PROJECT LEADER MENTOR KEPALA DISDUK CAPIL
SEKRETARIS DINAS KABID
DAFDUK KABID CAPIL
KASI INOVASI
KASI KELAHIRAN
KASI KEMATIAN KA. DINPER
MASDES
KABAG ORGANISASI
CAMAT
KEPALA DESA/KEL
PETUGAS DESA MASYARAK
AT STIE
RAJAWALI ADB
PRANATA KOMPUTER +
+ +
+
-
- - KASI
IDENTITAS PENDUDUK
-
KASUBAG UMPEG
+ +
-
- - +
+
+
+ KA. DINPER
MASDES 0
SEKRETARIS DAERAH
KPU PURWOREJO
Kasubag Perencanaan
& Keuangan
purworejonews .com Asisten Bidang
Pemerintahan
22 c) JenisStakeholder
Berdasarkan jenisnya stakeholder dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu :
a. Stakeholderutama merupakan stakeholderyang bisa memiliki pengaruh positif/negatif terhadap kegiatan yang dilaksanakan dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut.
Stakeholders utama ini antara lain : 1) Kepala Dinas Dukcapil
2) Kabid PIAK
3) Kabid Pendaftaran Penduduk 4) Kabid Pencatatan Sipil
5) Administrator Data Base
6) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
b. Stakeholderprimer adalah stakeholderyang langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat positif maupun negatif.
Stakeholders primer ini antara lain : 1) Sekretaris Dinas Dukcapil 2) Kasi Kelahiran
3) Kasi Kematian
4) Kasi Identitas Penduduk 5) Kasi Inovasi dan Kerjasama
6) Kasubag Umum dan Kepegawaian 7) Pranata Komputer
KETERANGAN :
: Project Leader : Garis Pengaruh Stakeholder Utama
: Stakeholder Internal : Garis Pengaruh Stakeholder Primer : Stakeholder Eksternal Pemerintah : Garis Pengaruh Stakeholder Skunder : Stakeholder Eksternal Non Pemerintah : Garis Koordinasi
: Garis Perintah
23 8) Kepala Dinpermasdes
9) Bagian Organisasi dan Tata Laksana 10) Camat
11) Kepala Desa/Kel.
Setelah aksi perubahan, stakeholders Primer terdiri dari : 1) Sekretaris Daerah Kabupaten Purworejo
2) Asisten Bidang Pemerintahan Setda
3) Komisi Pemilihan Umum Kabuapten Purworejo 4) Sekretaris Dinas Dukcapil
5) Kasi Kelahiran 6) Kasi Kematian
7) Kasi Identitas Penduduk 8) Kasi Inovasi dan Kerjasama 9) Kasubag Umum dan Kepegawaian 10) Kasubag Perencanaan dan Keuangan 11) Pranata Komputer
12) Kepala Dinpermasdes
13) Bagian Organisasi dan Tata Laksana 14) Camat
15) Kepala Desa/Kel.
c. Stakeholder sekunder adalah stakeholder yang tidak langsung dipengaruhi oleh program/kegiatan yang di jalankan, tetapi memiliki kepedulian (concern).
1) Masyarakat 2) StainuPurworejo
Setelah aksi perubahan, stakeholders Skunder terdiri dari : 1) Masyarakat
2) STIE Rajawali Purworejo 3) Purworejonews.com
24 d) Analisis Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
Analisis pengaruh dan kepentingan stakeholder, tercantum pada tabel berikut :
Tabel 4
Analisis Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder Sebelum dan Setelah Aksi Perubahan
No
. Stakeholders
Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Pengaru
h
Kepentinga
n Posisi Pengaruh Kepentinga
n Posisi
Internal
1. Kepala Disdukcapil + + Promoter + + Promotor
2. Sekretaris Dinas
Dukcapil + - Latens + + Promotor
3. Kabid. Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan
+ + Promoter + + Promotor
4. Kabid. Pendaftaran
Penduduk + + Promoter + + Promotor
5. Kabid. Pencatatan
Sipil + + Promoter + + Promotor
6. Kasi Inovasi dan
Kerjasama - + Defender - + Defender
7. Kasi Kelahiran - + Defender - + Defender
8. Kasi Kematian - + Defender - + Defender
9. Kasi Identitas
Penduduk - + Defender - + Defender
10. Kasubag Umum
dan Kepegawaian + - Latens + + Promotor
11. Kasubbag Perencanaan dan Keuangan
+ + Promotor
12. Administrator Data
Base + + Promoter + + Promotor
13. Pranata Komputer + - Latens + + Promotor
STAKEHOLDER EKSTERNAL Pemerintah
1. Sekretaris Daerah + + Promotor
2. Asisten Bidang Pemerintahan
+ + Promotor
3. Kepala
Dinpermasdes + - Latens + + Promotor
4. Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo
- + Defender - + Defender
5. Camat + - Latens + + Promotor
25
No .
Stakeholders
Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Pengaru
h
Kepentinga
n Posisi Pengaruh Kepentinga
n Posisi
6. KPU Kab.
Purworejo
+ + Promotor
7. Kepala Desa/Kel. + - Latens + + Promotor
Non Pemerintah 1. Petugas
Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
+ + Promoter + + Promotor
2. STAINU Purworejo - - Aphatetic
s
- + Defender
3. Purworejonews.co m
- + Defender
e) Kuadran Stakeholder
Kuadran posisi stakeholder, digambarkan sebagai berikuti:
26 Gambar 7
Kuadran Stakeholder Sebelum Aksi Perubahan
K E P E N TI N G A N PENGARUH/POWER
LATENTS (+,-)
Jumlah : 6 stakeholders 1. Sekretaris Dinas 2. Kasubag Umpeg 3. Ka Dinpermasdes 4. Camat
5. Kades/Kel.
6. Pranata Komputer
PROMOTERS (+,+)
Jumlah : 6 stakeholders 1. Ka Disdukcapil 2. Kabid PIAK 3. Kabid Dafduk 4. KabidCapil 5. ADB
6. Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
APETHETICS (-,-)
Jumlah : 2 stakeholders 1. STAINU 2. Masyarakat
DEFENDERS (-,+)
Jumlah : 5 stakeholders 1. Kasi Inovasi dan
Kerjasama 2. Kasi Kelahiran 3. Kasi Kematian 4. Kasi Identitas
Penduduk
5. Ka Bag Organisasi
stakeholders
27 Gambar 8
Kuadran StakeholderSetelah Aksi Perubahan
Dari kuadran stakeholder setelah aksi perubahan tersebut, maka diperoleh pengelompokkan stakeholdersebagai berikut:
a. Promoters (Kepentingan Besar, Kekuatan Besar), antara lain : Sekretaris Daerah, Asisten Bidang Pemerintahan, KEPALA PERANGKAT DAERAH, KEPALA BAPPPEDA, KEPALA BPPKAD,Kapala Bagian Pemerintahan, Kepala
K E P E N TI N G A N
LATENTS (+,-) PROMOTERS (+,+) 7. Sekretaris Daerah 8. Asisten Bidang
Pemerintahan 9. Ka Disdukcapil 10. Sekretaris Dinas 11. Kabid PIAK 12. Kabid Dafduk 13. KabidCapil
14. Kepala Dinpermasdes 15. Camat
16. Kasubag Umpeg 17. Kasubag Perencanaan 18. Kepala Desa/Lurah 19. KPU Kab. Purworejo 20. ADB
21. Pranata Komputer 22. Petugas Administrasi
Kependudukan Desa/Kel.
APETHETICS (-,-) DEFENDERS (-,+) 6. Kasi Inovasi dan
Kerjasama 7. Kasi Kelahiran 8. Kasi Kematian
9. Kasi Identitas Penduduk 10. Ka Bag Organisasi 11. STIE Rajawali 12. Masyarakat 13. Purworejonews.com
PENGARUH/POWER
28 Bagian Organsisasi dan PERWAKILAN BPKP PROVINSI JAWA TENGAH.
b. Defenders(Kepentingan Besar, Kekuatan Kecil), antara lain : Kasubbag Administrasi Pemerintahan, Kasubbag Peningkatan Kinerja dan Reformasi Birokrasi, Perangkat Daerah, Bagian Otonomi Daerah Setda Provinsi Jawa Tengah, PERCETAKAN dan MASYARAKAT.
c. Latents(Kepentingan Kecil, Kekuatan Besar), semula Kepala Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah berpindah menjadi promotor.
d. Apathetics: (Kepentingan dan pengaruh kecil), semula Percetakan dan Masyarakat berpindah menjadi defenders.
2. Mobilisasi Stakeholder
Dalam pelaksanaan aksi perubahan mobilisasi stakeholders dilaksanakan sebagai berikut :
Tabel 5
Strategi Komunikasi Stakeholders Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan
No. Stakeholder
Sebelum Perubahan Setelah Perubahan
Posisi Strategi
Komunikasi Posisi Strategi Komunikasi Internal
1. Kepala Disdukcapil Promotor Laporan
Konsultas
Promotor Laporan
Konsultas 2. Sekretaris Dinas
Dukcapil
Latent Laporan
Konsultasi
Promotor Laporan
Konsultasi 3. Kabid. Pengelolaan
Informasi Administrasi Kependudukan
Promotor Laporan
Konsultas
Promotor Laporan
Konsultasi
4. Kabid. Pendaftaran Penduduk
Promotor Konsultasi
Brainstrorming
Promotor Konsultasi
Brainstrorming 5. Kabid. Pencatatan
Sipil
Promotor Konsultasi
Brainstrorming
Promotor Konsultasi
Brainstrorming 6. Kasi Inovasi dan
Kerjasama
Defender Brainstrorming
Konsultasi
Defender Brainstrorming
Konsultasi 7. Kasi Kelahiran Defender Brainstrorming
Konsultasi
Defender Brainstrorming
Konsultasi
29
No. Stakeholder
Sebelum Perubahan Setelah Perubahan
Posisi Strategi
Komunikasi Posisi Strategi Komunikasi 8. Kasi Kematian Defender Brainstrorming
Konsultasi
Defender Brainstrorming
Konsultasi 9. Kasi Identitas
Penduduk
Defender Brainstrorming
Konsultasi
Defender Brainstrorming
Konsultasi 10. Kasubag Umum
dan Kepegawaian
Latent Brainstrorming
Konsultasi
Promotor Brainstrorming
Konsultasi 11. Kasubbag
Perencanaan dan Keuangan
Promotor Konsultasi
Brainstrorming 12. Administrator Data
Base Promotor Brainstrorming
Rapat Tim Efektif
Promoter Brainstrorming
Rapat Tim Efektif 13. Pranata Komputer Latent Brainstrorming
Rapat Tim Efektif
Promotor Brainstrorming
Rapat Tim Efektif STAKEHOLDER
EKSTERNAL Pemerintah
1. Sekretaris Daerah Promotor Laporan
Konsultasi 2. Asisten Bidang
Pemerintahan
Promotor Laporan
Konsultasi 3. Kepala
Dinpermasdes Latent Konsultasi
Brainstrorming
Promotor Konsultasi
Brainstrorming 4. Kepala Bagian
Organisasi Setda Purworejo
Defender Konsultasi
Brainstrorming
Defender Konsultasi
Brainstrorming
5. Camat Latent Konsultasi
Brainstrorming
Promotor Konsultasi
Brainstrorming 6. KPU Kab.
Purworejo
Konsultasi
Brainstrorming 7. Kepala Desa/Kel. Latent Konsultasi
Brainstrorming
Promotor Konsultasi
Brainstrorming Non Pemerintah
1. Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.
Promotor Brainstrorming Promotor Brainstrorming
2. STAINU Purworejo Apethetics Konsultasi
Brainstrorming
Defender Konsultasi
Brainstrorming
3. Purworejonews.com Defender Konsultasi
Brainstrorming
Adapun mobilisasi stakeholderdilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Apathetics (- -)(Low influence, less interested people)
Monitor terus golongan ini, tapi jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi yang berlebihan.
b. Latens(+-)(High influence, less interested people)
30 Cukup bekerja dengan mereka agar tetap puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita.
c. Defender(-+)(Low influence, High interested people)
Pertahankan agar orang yang masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah.
d. Promoters (++)(High influence, High Interested people) Harus melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar.
3. Pengelolaan Sumber Daya Organisasi Terintegrasi
Dalam pengelolaan sumber daya organisasi terintegrasi, project leader hanya melibatkan personil yang bener-benar berperan aktif untuk mendukung tercapaiannya pelaksanaan aksi perubahan, diantaranya :
31 Gambar 9
Bagan Struktur Tim Efektif
Adapun peran masing-masing tim efektif dalam pelaksanaan aksi perubahan antara lain :
a. Mentor (Kabid Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Disdukcapil Kabupaten Purworejo):
- Membimbing Agen perubahan dalam aksi perubahan;
- Memberikan dukungan moril dan materil dalam pelaksanaan aksi perubahan;
- Memberikan bimbingan dan arahan kepada Agen perubahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan yang terdapat di Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan;
MENTOR Suryadi, ST., MM
PROJECT LEADER Mukhamad Safi’i, SE COACH
Didik Singgih Hadi, SE., M.Si.
TIM ADMINISTRASI
1. Suranto 2. Setyo Raharjo 3. Aditya Nugroho 4. Bangun Wicaksono TIM TEKNIS
1. Margi Wiluyo 2. Muh. Rubangi 3. Novita Rahmawati 4. Riyan Singgih
32 - Memberi masukan pada Agen perubahan mengenai hal-hal
yang prinsip untuk dilakukan dalam memetakan tim Efektif;
- Menyetujui proposal aksi perubahan yang diajukan oleh Agen perubahan;
- Memberikan toleransi pekerjaan sehubungan dengan pelaksanaan Diklat PKP;
- Memberikan masukan apabila terjadi masalah di lapangan;
- Memberikan arahan pada tim efektif untuk mensukseskan aksi perubahan
b. Coach (Didik Singgih Hadi, SE., M.Si)
- Memberikan otorisasi kepada Agen perubahan untuk menyusun rencana aksi perubahan;
- Mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan dari Agen perubahan;
- Memastikan rencana perubahan tersebut membantu meningkatkan kinerja organisasi;
- Memonitoring pelaksaaan aksi perubahan yang dikerjakan oleh Agen perubahan;
- Memberikan masukan kepada Agen perubahan terhadap hal- hal yang harus dikerjakan untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan;
- Memberikan kritik dan saran terhadap proposal aksi perubahan;
c. Agen perubahan (Kasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Disdukcapil Kabupaten Purworejo)
- Mengidentifikasi masalah yang terdapat di Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;
- Merumuskan masalah yang terdapat di Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;
33 - Membicarakan strategi yang diperlukan dengan coach dan
mentor terhadap pelaksanaan aksi perubahan;
- Bersama dengan mentor dan coach menyepakati area perubahan dan strategi pelaksaan kegiatan;
- Menyusun proposal kegiatan aksi perubahan terhadap berbagai masalah yang ditemukan pada saat kegiatan taking ownership;
- Menyusun tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan ;
- Membentuk tim efektif yang dibutuhkan dalam pelaksanaan aksi perubahan;
- Menerangkan kepada seluruh stakeholder yang terkait manfaat dan pentingnya aksi perubahan;
- Mengevaluasi tim efektif yang telah dibentuk, apakah bekerja sesuai dengan rencana yang telah disusun;
- Melaporkan perkembangan yang telah dilakukan secara periodik kepada mentor dan coach untuk mendapatakan evaluasi dan saran terhadap aksi perubahan yang dilaksanakan;
- Menyusun laporan akhir aksi perubahan.
d. Tim Teknis
- Membantu Agen perubahan dalam melaksanakan aksi perubahan;
- Membantu team leader merumuskan masalah;
- Melaksanakan arahan yang telah ditetapkan dalam tahapan kegiatan;
- Menyediakan sarana dan prasarana pencapaian kegiatan;
- Melaksanakan sosialisasi dan Pelatihan Aplikasi SIAK Relasi Desa/Kel.;
- Melaksanakan Pendampingan Teknis kepada Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.;
- Melaksanakan pengumpulan, verifikasi dan analisis data.
34 - Melaksanakan pembahasan data dan materi;
- Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan aksi perubahan.
e. Tim Administrasi
- Menyiapkan bahan yang diperlukan dalam penyusunan aksi perubahan
- Menyiapkan Penyusunan SK Tim Efektif
- Melaksanakan administrasi pada setiap tahapan kegiatan aksi perubahan.
- Melaksanakan pendokumentasian pada setiap kegiatan aksi perubahan
- Membantu Agen perubahan membuat Laporan Kegiatan Aksi Perubahan.
35