• Tidak ada hasil yang ditemukan

Pengelolaan Tim Kerja (Perubahan Kedudukan dan Peran

Dalam dokumen laporan aksi perubahan (Halaman 31-48)

BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN KINERJA PELAYANAN

C. Pengelolaan Tim Kerja (Perubahan Kedudukan dan Peran

1. Membangun Komunikasi Efektif

Dalam membangun komunikasi efektif, project leader melakukan identifikasi dan pengelompokkan stakeholder sebagai berikut :

a) Identifikasi Stakeholder

Agar semua hambatan dapat teratasi maka perlu diidentifikasi pokok permasalahan, termasuk mengidentifikasi stakeholder. Stakeholder berasal dari dalam organisasi sendiri (stakeholder internal) dan dari luar organisasi (stakeholder eksternal). Stakeholders eksternal dibedakan menjadi stakeholders eksternal pemerintahan dan stakeholders eksternal non pemerintahan. Adapun identifikasistakeholder dikelompokkan sebagai berikut:

A. Stakeholder Internal, yang terdiri dari:

1) Kepala Disdukcapil 2) Sekretaris Dinas Dukcapil

19 3) Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi

Kependudukan

4) Kabid. Pendaftaran Penduduk 5) Kabid. Pencatatan Sipil

6) Kasi Inovasi dan Kerjasama 7) Kasi Kelahiran

8) Kasi Kematian

9) Kasi Identitas Penduduk

10) Kasubag Umum dan Kepegawaian 11) Administrator Data Base

12) Pranata Komputer

B. Stakeholder eksternal, yang terdiri dari:

Stakeholder ekternal pemerintah, antara lain : 1) Kepala Dinpermasdes

2) Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo 3) Camat

4) Kepala Desa/Kel.

Stakeholder non pemerintah, antara lain :

1) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

2) STAINU Purworejo 3) Masyarakat

Dalam perkembangannya setelah aksi perubahan, identifikasi stakeholder berubah menjadi :

A. Stakeholder Internal, yang terdiri dari:

1) Kepala Disdukcapil 2) Sekretaris Dinas Dukcapil

3) Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan

4) Kabid. Pendaftaran Penduduk 5) Kabid. Pencatatan Sipil

20 6) Kasi Inovasi dan Kerjasama

7) Kasi Kelahiran 8) Kasi Kematian

9) Kasi Identitas Penduduk

10) Kasubag Umum dan Kepegawaian 11) Kasubag Perencanaan dan Keuangan 12) Administrator Data Base

13) Pranata Komputer

14) Stakeholder eksternal, yang terdiri dari:

Stakeholder ekternal pemerintah, antara lain : 1) Sekretaris Daerah Kabupaten Purworejo 2) Asisten Bidang Pemerintahan Setda 3) Kepala Dinpermasdes

4) Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo

5) Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Purworejo 6) Camat

7) Kepala Desa/Kel.

Stakeholder non pemerintah, antara lain :

1) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

2) STIE Rajawali Purworejo 3) Purworejonews.com 4) Masyarakat

b) Jejaring Kerja dan Peta Hubungan Stakeholder

Gambaran umum jejaring kerja dan peta hubungan stakeholder dalam upaya pelaksanaan aksi perubahan ini dapat digambarkan pada Net Map pada Gambar di bawah ini.

21 Gambar 5

Net Map Peta Hubungan Stakeholders Sebelum Aksi Perubahan

Gambar 6

Net Map Peta Hubungan Stakeholders Setelah Aksi Perubahan

PROJECT LEADER MENTOR

KEPALA DISDUK

CAPIL

SEKRETARIS DINAS KABID DAFDUK

KABID CAPIL

KASI INOVASI

KASI KELAHIRAN

KASI KEMATIAN KA. DINPER

MASDES

KABAG ORGANISASI

CAMAT

KEPALA DESA/KEL

PETUGAS DESA MASYARAK

STAINU AT ADB

PRANATA KOMPUTER +

+ +

+

-

- - KASI

IDENTITAS PENDUDUK

-

KASUBAG UMPEG

+ +

-

- - +

+

+

+

PROJECT LEADER MENTOR KEPALA DISDUK CAPIL

SEKRETARIS DINAS KABID

DAFDUK KABID CAPIL

KASI INOVASI

KASI KELAHIRAN

KASI KEMATIAN KA. DINPER

MASDES

KABAG ORGANISASI

CAMAT

KEPALA DESA/KEL

PETUGAS DESA MASYARAK

AT STIE

RAJAWALI ADB

PRANATA KOMPUTER +

+ +

+

-

- - KASI

IDENTITAS PENDUDUK

-

KASUBAG UMPEG

+ +

-

- - +

+

+

+ KA. DINPER

MASDES 0

SEKRETARIS DAERAH

KPU PURWOREJO

Kasubag Perencanaan

& Keuangan

purworejonews .com Asisten Bidang

Pemerintahan

22 c) JenisStakeholder

Berdasarkan jenisnya stakeholder dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu :

a. Stakeholderutama merupakan stakeholderyang bisa memiliki pengaruh positif/negatif terhadap kegiatan yang dilaksanakan dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut.

Stakeholders utama ini antara lain : 1) Kepala Dinas Dukcapil

2) Kabid PIAK

3) Kabid Pendaftaran Penduduk 4) Kabid Pencatatan Sipil

5) Administrator Data Base

6) Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

b. Stakeholderprimer adalah stakeholderyang langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat positif maupun negatif.

Stakeholders primer ini antara lain : 1) Sekretaris Dinas Dukcapil 2) Kasi Kelahiran

3) Kasi Kematian

4) Kasi Identitas Penduduk 5) Kasi Inovasi dan Kerjasama

6) Kasubag Umum dan Kepegawaian 7) Pranata Komputer

KETERANGAN :

: Project Leader : Garis Pengaruh Stakeholder Utama

: Stakeholder Internal : Garis Pengaruh Stakeholder Primer : Stakeholder Eksternal Pemerintah : Garis Pengaruh Stakeholder Skunder : Stakeholder Eksternal Non Pemerintah : Garis Koordinasi

: Garis Perintah

23 8) Kepala Dinpermasdes

9) Bagian Organisasi dan Tata Laksana 10) Camat

11) Kepala Desa/Kel.

Setelah aksi perubahan, stakeholders Primer terdiri dari : 1) Sekretaris Daerah Kabupaten Purworejo

2) Asisten Bidang Pemerintahan Setda

3) Komisi Pemilihan Umum Kabuapten Purworejo 4) Sekretaris Dinas Dukcapil

5) Kasi Kelahiran 6) Kasi Kematian

7) Kasi Identitas Penduduk 8) Kasi Inovasi dan Kerjasama 9) Kasubag Umum dan Kepegawaian 10) Kasubag Perencanaan dan Keuangan 11) Pranata Komputer

12) Kepala Dinpermasdes

13) Bagian Organisasi dan Tata Laksana 14) Camat

15) Kepala Desa/Kel.

c. Stakeholder sekunder adalah stakeholder yang tidak langsung dipengaruhi oleh program/kegiatan yang di jalankan, tetapi memiliki kepedulian (concern).

1) Masyarakat 2) StainuPurworejo

Setelah aksi perubahan, stakeholders Skunder terdiri dari : 1) Masyarakat

2) STIE Rajawali Purworejo 3) Purworejonews.com

24 d) Analisis Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder

Analisis pengaruh dan kepentingan stakeholder, tercantum pada tabel berikut :

Tabel 4

Analisis Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder Sebelum dan Setelah Aksi Perubahan

No

. Stakeholders

Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Pengaru

h

Kepentinga

n Posisi Pengaruh Kepentinga

n Posisi

Internal

1. Kepala Disdukcapil + + Promoter + + Promotor

2. Sekretaris Dinas

Dukcapil + - Latens + + Promotor

3. Kabid. Pengelolaan Informasi

Administrasi Kependudukan

+ + Promoter + + Promotor

4. Kabid. Pendaftaran

Penduduk + + Promoter + + Promotor

5. Kabid. Pencatatan

Sipil + + Promoter + + Promotor

6. Kasi Inovasi dan

Kerjasama - + Defender - + Defender

7. Kasi Kelahiran - + Defender - + Defender

8. Kasi Kematian - + Defender - + Defender

9. Kasi Identitas

Penduduk - + Defender - + Defender

10. Kasubag Umum

dan Kepegawaian + - Latens + + Promotor

11. Kasubbag Perencanaan dan Keuangan

+ + Promotor

12. Administrator Data

Base + + Promoter + + Promotor

13. Pranata Komputer + - Latens + + Promotor

STAKEHOLDER EKSTERNAL Pemerintah

1. Sekretaris Daerah + + Promotor

2. Asisten Bidang Pemerintahan

+ + Promotor

3. Kepala

Dinpermasdes + - Latens + + Promotor

4. Kepala Bagian Organisasi Setda Purworejo

- + Defender - + Defender

5. Camat + - Latens + + Promotor

25

No .

Stakeholders

Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Pengaru

h

Kepentinga

n Posisi Pengaruh Kepentinga

n Posisi

6. KPU Kab.

Purworejo

+ + Promotor

7. Kepala Desa/Kel. + - Latens + + Promotor

Non Pemerintah 1. Petugas

Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

+ + Promoter + + Promotor

2. STAINU Purworejo - - Aphatetic

s

- + Defender

3. Purworejonews.co m

- + Defender

e) Kuadran Stakeholder

Kuadran posisi stakeholder, digambarkan sebagai berikuti:

26 Gambar 7

Kuadran Stakeholder Sebelum Aksi Perubahan

K E P E N TI N G A N PENGARUH/POWER

LATENTS (+,-)

Jumlah : 6 stakeholders 1. Sekretaris Dinas 2. Kasubag Umpeg 3. Ka Dinpermasdes 4. Camat

5. Kades/Kel.

6. Pranata Komputer

PROMOTERS (+,+)

Jumlah : 6 stakeholders 1. Ka Disdukcapil 2. Kabid PIAK 3. Kabid Dafduk 4. KabidCapil 5. ADB

6. Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

APETHETICS (-,-)

Jumlah : 2 stakeholders 1. STAINU 2. Masyarakat

DEFENDERS (-,+)

Jumlah : 5 stakeholders 1. Kasi Inovasi dan

Kerjasama 2. Kasi Kelahiran 3. Kasi Kematian 4. Kasi Identitas

Penduduk

5. Ka Bag Organisasi

stakeholders

27 Gambar 8

Kuadran StakeholderSetelah Aksi Perubahan

Dari kuadran stakeholder setelah aksi perubahan tersebut, maka diperoleh pengelompokkan stakeholdersebagai berikut:

a. Promoters (Kepentingan Besar, Kekuatan Besar), antara lain : Sekretaris Daerah, Asisten Bidang Pemerintahan, KEPALA PERANGKAT DAERAH, KEPALA BAPPPEDA, KEPALA BPPKAD,Kapala Bagian Pemerintahan, Kepala

K E P E N TI N G A N

LATENTS (+,-) PROMOTERS (+,+) 7. Sekretaris Daerah 8. Asisten Bidang

Pemerintahan 9. Ka Disdukcapil 10. Sekretaris Dinas 11. Kabid PIAK 12. Kabid Dafduk 13. KabidCapil

14. Kepala Dinpermasdes 15. Camat

16. Kasubag Umpeg 17. Kasubag Perencanaan 18. Kepala Desa/Lurah 19. KPU Kab. Purworejo 20. ADB

21. Pranata Komputer 22. Petugas Administrasi

Kependudukan Desa/Kel.

APETHETICS (-,-) DEFENDERS (-,+) 6. Kasi Inovasi dan

Kerjasama 7. Kasi Kelahiran 8. Kasi Kematian

9. Kasi Identitas Penduduk 10. Ka Bag Organisasi 11. STIE Rajawali 12. Masyarakat 13. Purworejonews.com

PENGARUH/POWER

28 Bagian Organsisasi dan PERWAKILAN BPKP PROVINSI JAWA TENGAH.

b. Defenders(Kepentingan Besar, Kekuatan Kecil), antara lain : Kasubbag Administrasi Pemerintahan, Kasubbag Peningkatan Kinerja dan Reformasi Birokrasi, Perangkat Daerah, Bagian Otonomi Daerah Setda Provinsi Jawa Tengah, PERCETAKAN dan MASYARAKAT.

c. Latents(Kepentingan Kecil, Kekuatan Besar), semula Kepala Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah berpindah menjadi promotor.

d. Apathetics: (Kepentingan dan pengaruh kecil), semula Percetakan dan Masyarakat berpindah menjadi defenders.

2. Mobilisasi Stakeholder

Dalam pelaksanaan aksi perubahan mobilisasi stakeholders dilaksanakan sebagai berikut :

Tabel 5

Strategi Komunikasi Stakeholders Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan

No. Stakeholder

Sebelum Perubahan Setelah Perubahan

Posisi Strategi

Komunikasi Posisi Strategi Komunikasi Internal

1. Kepala Disdukcapil Promotor  Laporan

 Konsultas

Promotor  Laporan

 Konsultas 2. Sekretaris Dinas

Dukcapil

Latent  Laporan

 Konsultasi

Promotor  Laporan

 Konsultasi 3. Kabid. Pengelolaan

Informasi Administrasi Kependudukan

Promotor  Laporan

 Konsultas

Promotor  Laporan

 Konsultasi

4. Kabid. Pendaftaran Penduduk

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming 5. Kabid. Pencatatan

Sipil

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming 6. Kasi Inovasi dan

Kerjasama

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi 7. Kasi Kelahiran Defender  Brainstrorming

 Konsultasi

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi

29

No. Stakeholder

Sebelum Perubahan Setelah Perubahan

Posisi Strategi

Komunikasi Posisi Strategi Komunikasi 8. Kasi Kematian Defender  Brainstrorming

 Konsultasi

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi 9. Kasi Identitas

Penduduk

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi

Defender  Brainstrorming

 Konsultasi 10. Kasubag Umum

dan Kepegawaian

Latent  Brainstrorming

 Konsultasi

Promotor  Brainstrorming

 Konsultasi 11. Kasubbag

Perencanaan dan Keuangan

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming 12. Administrator Data

Base Promotor  Brainstrorming

 Rapat Tim Efektif

Promoter  Brainstrorming

 Rapat Tim Efektif 13. Pranata Komputer Latent  Brainstrorming

 Rapat Tim Efektif

Promotor  Brainstrorming

 Rapat Tim Efektif STAKEHOLDER

EKSTERNAL Pemerintah

1. Sekretaris Daerah Promotor  Laporan

 Konsultasi 2. Asisten Bidang

Pemerintahan

Promotor  Laporan

 Konsultasi 3. Kepala

Dinpermasdes Latent  Konsultasi

 Brainstrorming

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming 4. Kepala Bagian

Organisasi Setda Purworejo

Defender  Konsultasi

 Brainstrorming

Defender  Konsultasi

 Brainstrorming

5. Camat Latent  Konsultasi

 Brainstrorming

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming 6. KPU Kab.

Purworejo

 Konsultasi

 Brainstrorming 7. Kepala Desa/Kel. Latent  Konsultasi

 Brainstrorming

Promotor  Konsultasi

 Brainstrorming Non Pemerintah

1. Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.

Promotor  Brainstrorming Promotor  Brainstrorming

2. STAINU Purworejo Apethetics  Konsultasi

 Brainstrorming

Defender  Konsultasi

 Brainstrorming

3. Purworejonews.com Defender  Konsultasi

 Brainstrorming

Adapun mobilisasi stakeholderdilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Apathetics (- -)(Low influence, less interested people)

Monitor terus golongan ini, tapi jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi yang berlebihan.

b. Latens(+-)(High influence, less interested people)

30 Cukup bekerja dengan mereka agar tetap puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita.

c. Defender(-+)(Low influence, High interested people)

Pertahankan agar orang yang masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah.

d. Promoters (++)(High influence, High Interested people) Harus melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar.

3. Pengelolaan Sumber Daya Organisasi Terintegrasi

Dalam pengelolaan sumber daya organisasi terintegrasi, project leader hanya melibatkan personil yang bener-benar berperan aktif untuk mendukung tercapaiannya pelaksanaan aksi perubahan, diantaranya :

31 Gambar 9

Bagan Struktur Tim Efektif

Adapun peran masing-masing tim efektif dalam pelaksanaan aksi perubahan antara lain :

a. Mentor (Kabid Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Disdukcapil Kabupaten Purworejo):

- Membimbing Agen perubahan dalam aksi perubahan;

- Memberikan dukungan moril dan materil dalam pelaksanaan aksi perubahan;

- Memberikan bimbingan dan arahan kepada Agen perubahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan yang terdapat di Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan;

MENTOR Suryadi, ST., MM

PROJECT LEADER Mukhamad Safi’i, SE COACH

Didik Singgih Hadi, SE., M.Si.

TIM ADMINISTRASI

1. Suranto 2. Setyo Raharjo 3. Aditya Nugroho 4. Bangun Wicaksono TIM TEKNIS

1. Margi Wiluyo 2. Muh. Rubangi 3. Novita Rahmawati 4. Riyan Singgih

32 - Memberi masukan pada Agen perubahan mengenai hal-hal

yang prinsip untuk dilakukan dalam memetakan tim Efektif;

- Menyetujui proposal aksi perubahan yang diajukan oleh Agen perubahan;

- Memberikan toleransi pekerjaan sehubungan dengan pelaksanaan Diklat PKP;

- Memberikan masukan apabila terjadi masalah di lapangan;

- Memberikan arahan pada tim efektif untuk mensukseskan aksi perubahan

b. Coach (Didik Singgih Hadi, SE., M.Si)

- Memberikan otorisasi kepada Agen perubahan untuk menyusun rencana aksi perubahan;

- Mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan dari Agen perubahan;

- Memastikan rencana perubahan tersebut membantu meningkatkan kinerja organisasi;

- Memonitoring pelaksaaan aksi perubahan yang dikerjakan oleh Agen perubahan;

- Memberikan masukan kepada Agen perubahan terhadap hal- hal yang harus dikerjakan untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan;

- Memberikan kritik dan saran terhadap proposal aksi perubahan;

c. Agen perubahan (Kasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Disdukcapil Kabupaten Purworejo)

- Mengidentifikasi masalah yang terdapat di Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;

- Merumuskan masalah yang terdapat di Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;

33 - Membicarakan strategi yang diperlukan dengan coach dan

mentor terhadap pelaksanaan aksi perubahan;

- Bersama dengan mentor dan coach menyepakati area perubahan dan strategi pelaksaan kegiatan;

- Menyusun proposal kegiatan aksi perubahan terhadap berbagai masalah yang ditemukan pada saat kegiatan taking ownership;

- Menyusun tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan ;

- Membentuk tim efektif yang dibutuhkan dalam pelaksanaan aksi perubahan;

- Menerangkan kepada seluruh stakeholder yang terkait manfaat dan pentingnya aksi perubahan;

- Mengevaluasi tim efektif yang telah dibentuk, apakah bekerja sesuai dengan rencana yang telah disusun;

- Melaporkan perkembangan yang telah dilakukan secara periodik kepada mentor dan coach untuk mendapatakan evaluasi dan saran terhadap aksi perubahan yang dilaksanakan;

- Menyusun laporan akhir aksi perubahan.

d. Tim Teknis

- Membantu Agen perubahan dalam melaksanakan aksi perubahan;

- Membantu team leader merumuskan masalah;

- Melaksanakan arahan yang telah ditetapkan dalam tahapan kegiatan;

- Menyediakan sarana dan prasarana pencapaian kegiatan;

- Melaksanakan sosialisasi dan Pelatihan Aplikasi SIAK Relasi Desa/Kel.;

- Melaksanakan Pendampingan Teknis kepada Petugas Administrasi Kependudukan Desa/Kel.;

- Melaksanakan pengumpulan, verifikasi dan analisis data.

34 - Melaksanakan pembahasan data dan materi;

- Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan aksi perubahan.

e. Tim Administrasi

- Menyiapkan bahan yang diperlukan dalam penyusunan aksi perubahan

- Menyiapkan Penyusunan SK Tim Efektif

- Melaksanakan administrasi pada setiap tahapan kegiatan aksi perubahan.

- Melaksanakan pendokumentasian pada setiap kegiatan aksi perubahan

- Membantu Agen perubahan membuat Laporan Kegiatan Aksi Perubahan.

35

Dalam dokumen laporan aksi perubahan (Halaman 31-48)

Dokumen terkait