BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Pada implementasi aksi perubahan “Optimalisasi Layanan Jabatan Fungsional dengan Pembangunan Sistem Informasi e-Fungsional di Sekretariat Jenderal DPD RI”
menggunakan beberapa proses agar didapatkan hasil yang optimal meliputi membangun integritas, pengelolaan budaya pelayanan, pemanfaatan teknologi informasi, dan pengelolaan tim yang dijabarkan sebagai berikut:
1. Membangun Integritas
Secara etimologis, integritas berasal dari bahasa Latin integer yang artinya seluruh.
Menurut KBBI integritas adalah mutu, sifat, atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan (Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, 2016). Dari dua pengertian dasar tersebut maka sesuatu yang berintegritas merupakan sesuatu yang utuh dalam keseluruhannya, sesuatu yang tidak terbagi, dimana nuansa keutuhan atau kebulatan nya tidak dapat dihilangkan. Pada materi pelatihan etika dan integritas kepemimpinan Pancasila, integritas berarti komitmen (tanggung jawab, disiplin, kualitas, kerja keras), integritas berarti jujur (sederhana, dapat dipercaya), integritas berarti konsisten (gigih, berani, tidak mudah menyerah).
Dengan membangun integritas dan mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan, diharapkan pelaksanaan aksi perubahan ini dapat berjalan sesuai harapan yaitu untuk peningkatan kinerja dan layanan Subbagian Fasilitasi Jabatan Fungsional. Sebagai wujud nyata dalam membangun integritas di unit kerja penulis, aksi perubahan ini akan menjadi evidence dalam penilaian Reformasi Birokrasi (RB) oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Tahun 2023 yang telah tertuang dalam Roadmap RB Setjen DPD RI 2020-2024.
Beberapa langkah membangun integritas pada implementasi aksi perubahan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, antara lain: dukungan atasan, membangun komitmen tim, menerapkan etika kepemimpinan, melaksanakan implementasi aksi perubahan sesuai dengan ketersediaan anggaran melalui DIPA Setjen DPD RI,
37 mengoptimalkan sumberdaya yang telah tersedia di Setjen DPD RI serta mengimplementasikan kepemimpinan transformasional.
a. Dukungan atasan
Sebagai pemimpin aksi perubahan, penulis meminta dukungan dan komitmen atas aksi perubahan penulis kepada Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian (OKK) dan Kepala Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) selaku mentor. Pada kesempatan tersebut penulis memaparkan secara terperinci rancangan aksi perubahan yang berorientasi pada upaya peningkatan kualitas kinerja serta menjadi jawaban atas masukan pegawai terhadap layanan Subbagian Fasilitasi Jabatan Fungsional.
b. Membangun Komitmen Tim
Dalam melaksanakan implementasi aksi perubahan, komitmen tim efektif aksi perubahan sangatlah diperlukan dalam kelancaran implementasi tersebut. Untuk menciptakan dan mengelola komitmen tim efektif agar dapat terus mendukung jalannya aksi perubahan. Sebelum melegalkan tim efektif ke dalam surat tugas, penulis meminta kesediaan anggota tim efektif untuk mendukung implementasi aksi perubahan sesuai dengan pokok kerjanya. Setelah mendapat persetujuan dari anggota tim efektif, dituangkanlah kedalam surat tugas tim efektif dan disampaikan kepada masing-masing anggota agar mengetahui kedudukan dan tugasnya selama menjadi tim efektif aksi perubahan.
c. Menerapkan Etika Kepemimpinan
Sebagai pemimpin aksi perubahan, penulis memberikan motivasi dan menggerakkan anggota tim dalam upaya memberikan pelayanan yang prima kepada pegawai khususnya pejabat fungsional. Penulis juga memberikan penjelasan kepada anggota tim bahwa manfaat aksi perubahan ini bukan untuk penulis saja tetapi untuk pegawai pada lingkup Setjen DPD RI.
d. Melaksanakan Implementasi sesuai Sumber Daya
Dalam melaksanakan implementasi aksi perubahan, penulis menggunakan anggaran DIPA Setjen DPD RI dengan seefisien mungkin. Anggaran yang digunakan adalah belanja bahan (jamuan rapat). Sedangkan dalam rancang bangun sistem informasi e- Fungsional, penulis didukung oleh Bagian Pengembangan Sistem Informasi (BPSI) Setjen DPD RI.
38 e. Kepemimpinan Transformasional
Kepemimpinan transformasional yang dilakukan selama implementasi aksi perubahan adalah dengan cara mengembangkan cara kerja kolaboratif. Penulis menerima masukan anggota tim untuk membuat sekumpulan informasi mengenai jabatan fungsional yang kemudian dituangkan kedalam kamus jabatan fungsional. Kamus jabatan fungsional yang telah dimulai penulisannya sebelum implementasi aksi perubahan. Penulis mendorong kamus jabatan fungsional tersebut diselesaikan secara bersamaan dengan aksi perubahan yang digagas. Kamus jabatan fungsional menjadi satu fitur didalam e-Fungsional dalam bentuk digital agar memudahkan pembaharuan informasi. Penulis mengapresiasi hasil kerja anggota tim dengan mendaftarkan anggota tim yang menggagas kamus jabatan fungsional tersebut kedalam program
“one agent one innovation” yang telah dimuat pada website resmi RB Setjen DPD RI. One agent one innovation sendiri merupakan gagasan atas aksi perubahan salah satu peserta PKP yang satu kelas dengan penulis.
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan
Dalam melaksanakan aksi perubahan ini, penulis menerapkan 9 (sembilan) karakteristik kepemimpinan melayani (servant leadership) dalam setiap tahapan kegiatan yang akan dijadikan budaya kerja dalam memberikan pelayanan kepada stakeholder berbasis elektronik, sebagai berikut:
a. Mendengarkan
Penulis pada saat meminta dukungan kepada mentor dan Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian, termasuk juga kepada tim efektif, lebih banyak mendengarkan masukan-masukan serta bertukar pikiran yang bertujuan mengenali dan memahami keinginan stakeholder.
b. Menerima orang lain dan Empati
Inisiasi aksi perubahan ini, berawal dari masukan pegawai terhadap perbaikan layanan fasilitasi jabatan fungsional yang ditandai dengan survey kepuasan ASN tahun 2022.
Masih adanya stakeholder yang tidak puas terhadap layanan ini diantaranya isu mengenai kurangnya informasi dan sosialisasi terhadap jabatan fungsional sehingga layanan belum dapat diakses secara online. Berangkat dari fakta ini, menjadi trigger dan evaluasi penulis untuk mencari solusinya.
c. Kemampuan Meramalkan
39 Dari berbagai fakta dan permasalahan di Subbagian Fasilitasi Jabatan Fungsional, penulis menyadari bahwa pola dan budaya kerja selama ini perlu meyesuaikan dengan perkembangan saat ini termasuk memanfaatkan teknologi informasi untuk mentransformasi sistem kerja (digitalisasi).
d. Membangun Kekuatan Persuasif
Inisiasi aksi perubahan ini tentunya memerlukan dukungan dari atasan langsung, sejawat, dan pelaksana di unit kerja penulis dan lintas unit kerja. Untuk mendapatkan dukungan dan meyakinkan kepada unit kerja terhadap aksi perubahan ini, penulis menjelaskan bahwa aksi perubahan ini dapat menjadi solusi dari masalah layanan ini.
Jika aksi perubahan ini berjalan, akan meningkatkan bukan hanya kepuasan pegawai tetapi juga pengelola jabatan fungsional.
e. Konseptualisasi
Dalam memecahkan isu mengenai masih rendahnya indeks penilaian Reformasi Birokrasi dan rendahnya indeks kepuasan ASN Sekretariat Jenderal terhadap layanan Subbagian Fasilitasi Jabatan Fungsional, maka Penulis melakukan terobosan atau inovasi proses melalui pembangunan sistem informasi layanan jabatan fungsional “e- Fungsional” untuk memudahkan pegawai mendapatkan informasi seputar jabatan fungsional, pengajuan penilaian angka kredit, pengajuan pelatihan/Bimtek/Seminar, dan pengajuan pengangkatan ke dalam jabatan fungsional. Gagasan inovasi ini diawali dengan Penulis membutuhkan sebuah ide atau pemikiran yang kreatif dengan menggunakan teknik SCAMPER untuk menciptakan inovasi proses dalam aksi perubahan ini yaitu menggantikan sesuatu (Substitute) dan mengombinasikan dengan ide lain (Combine).
Dalam hal ini penulis ingin mengganti layanan manual menjadi digital, namun masih mengombinasikan dengan layanan digital yang sudah ada sebelumnya. Layanan digital melalui media sharing google drive untuk pengumpulan Dupak yang selama ini hanya digunakan oleh beberapa rumpun jabatan fungsional saja.
f. Kemampuan Menyembuhkan
Penulis membuka ruang untuk menerima aduan dari pegawai mengenai layanan fasilitasi jabatan fungsional dan mengambil langkah antisipatif dan menjadikan referensi dalam pelaksanaan aksi perubahan.
g. Kemampuan Melayani
Dalam aksi perubahan ini, penulis sering bertukar pikiran dengan anggota tim efektif untuk mengubah pola dan budaya kerja yang tidak efektif, kurang responsif, kurang
40 informatif, kurang koordinasi, dan alur birokrasi yang lama menjadi budaya kerja yang berbasis pelayanan dengan pro aktif melayani pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja penulis.
h. Memiliki Komitmen Pada Pertumbuhan Sumber Daya Manusia
Pada aksi perubahan ini, penulis melibatkan pejabat fungsional analis kebijakan menjadi anggota Pokja Substansi untuk menuangkan hasil kerjanya berupa kamus jabatan fungsional menjadi satu fitur didalam e-fungsional dan mendaftarkan yang bersangkutan untuk ditetapkan karyanya oleh Sekretaris Jenderal sehingga menjadi output unit kerja. Selain itu penulis melibatkan pejabat fungsional pranata komputer menjadi Pokja Teknologi Informasi untuk kegiatan rancang bangun sistem informasi, dan pejabat fungsional hubungan masyarakat menjadi anggota Pokja Kreatif. Dimana penulis memberikan ruang agar para pejabat fungsional tersebut dapat menjadikan proses implementasi aksi perubahan ini sebagai output untuk dimasukkan kedalam Dupak masing-masing. Bahkan penulis memberikan kesempatan kepada tim efektif memberi masukan dan tanggapan sebelum pengambilan keputusan.
i. Membangun Komunitas
Penulis membentuk tim efektif dalam penyusunan aksi perubahan ini dan anggota tim efektif dari Subbagian Fasilitasi Jabatan Fungsional ditunjuk menjadi admin e- Fungsional. Selain itu pada jangka menengah akan dibuatkan surat tugas tim dalam melengkapi fitur-fitur dan melaksanakan keberlangsungan e-Fungsional.
3. Pemanfaatan Teknologi Informasi
Williams/ Sawyer, (2007), Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel). TI adalah bidang pengelolaan teknologi dan mencakup berbagai bidang yang termasuk tetapi tidak terbatas pada hal-hal seperti proses, perangkat lunak komputer, sistem informasi, perangkat keras komputer, bahasa pemrograman, dan data konstruksi. Singkatnya, apa yang membuat data, informasi atau pengetahuan yang dirasakan dalam format visual apapun, melalui
41 setiap mekanisme distribusi multimedia, dianggap bagian dari TI. TI menyediakan bisnis dengan empat set layanan inti untuk membantu menjalankan strategi bisnis: proses bisnis otomatisasi, memberikan informasi, menghubungkan dengan pelanggan, dan alat-alat produktivitas.
Berangkat dari hasil survey kepuasan ASN yang dilakukan secara online pada rentang waktu Februari sampai dengan Maret 2022 di Sekretariat Jenderal DPD RI. Secara umum hasil survey kepuasan ASN untuk Bagian Pengembangan SDM sudah baik, akan tetapi beberapa kritikan dan saran menjadi evaluasi bagi kinerja layanan pada Sub Bagian Fasilitasi Jabatan Fungsional. Salah satunya adalah meminta agar sosialisasi mengenai jabatan fungsional sering dilakukan gunanya untuk mendapatkan informasi berbagai jenis jabatan fungsional. Selain itu meminta agar Diklat Fungsional diperbanyak. Maka pada aksi perubahan ini penulis memanfaatkan teknologi informasi untuk optimalisasi layanan jabatan fungsional di instansi asal penulis yaitu Sekretariat Jenderal DPD RI.
Penulis ingin menggabungkan satu layanan jabatan fungsional kedalam satu sistem informasi manajemen, diantaranya: menyediakan data dan informasi bagi pejabat fungsional dan pegawai yang membutuhkan informasi mengenai jabatan fungsional, dan menyediakan layanan administrasi seperti: pengajuan penilaian angka kredit, pengajuan pelatihan/bimtek/seminar, dan pengajuan pengangkatan ke dalam jabatan fungsional.
4. Pengelolaan Tim
Penulis dibantu oleh tim efektif dalam melaksanakan tahapan-tahapan kegiatan aksi perubahan ini. Tentunya dalam membangun tim efektif yang solid, penulis menggunakan tahapan Forming, Storming, Norming, Performing, dan Adjourning, sebagai berikut:
a. Tahapan Forming
Penulis pada tahapan ini, memaparkan konsep aksi perubahan yang akan menjadi solusi dari keluhan terhadap layanan fasilitasi jabatan fungsional selama ini. Penulis menemui mentor dan satu per satu anggota tim efektif kemudian menjelaskan rencana aksi perubahan dengan menggunakan teknik komunikasi asertif diantaranya menjelaskan kenapa aksi perubahan ini dilakukan, kenapa mereka menjadi bagian dari tim efektif, apa peran masing-masing anggota tim efektif, dan mendengar dengan seksama untuk memahami poin-poin pembicaraan dan masukan dari anggota tim efektif.
42 b. Tahapan Storming
Penulis mengadakan rapat bersama dengan mentor dan tim efektif yang agendanya membagi tugas-tugas masing-masing tim, menyusun tahapan kegiatan penyusunan konsep dan konten e-Fungsional, dan target manfaat dari aksi perubahan nantinya yang akan menjadi nilai pengungkit layanan fasilitasi jabatan fungsional dalam Reformasi Birokrasi. Dalam tahapan ini, seluruh tim efektif bersedia membantu penulis melaksanakan tahapan kegiatan aksi perubahan dengan tugas dan peran masing-masing.
c. Tahapan Norming
Lanjutan dari tahapan selanjutnya agar tim efektif yang dibentuk mempunyai ikatan tim yang satu kesatuan merupakan bagian tidak terpisahkan dalam mensukseskan aksi perubahan ini, maka penulis melaporkan kepada mentor dan Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian untuk diterbitkan surat tugas selama pelaksanaan aksi perubahan ini.
d. Tahapan Performing
Penulis dan tim efektif melaksanakan tahapan-tahapan aksi perubahan dan melaporkan perkembangan setiap tahapan pada mentor dan coach. Begitupun juga dengan tim efektif disetiap tahapan, penulis mengadakan diskusi informal dengan tim efektif sejauh mana jalannya aksi perubahan ini.
e. Tahapan Adjourning
Tahapan ini mestinya menjadi tahapan akhir ketika tim telah mencapai tujuannya telah melewati tahapan Performing, dimungkinkan tim dibubarkan. Pembubaran tim dapat disebabkan telah habisnya masa waktu tim bekerja atau juga telah dicapainya tujuan bersama dari tim tersebut. Namun dalam memastikan keberlangsungan layanan jabatan fungsional secara digital, tim efektif akan dibuatkan surat tugas untuk melaksanakan milestone jangka menengah dan telah dibuatkan surat tugas bagi admin e-Fungsional agar inovasi ini nantinya berkelanjutan dan memberikan dampak positif bagi Setjen DPD RI.
43 Tabel 13. Tugas Tim Efektif
Tim Efektif Tugas Output
Pengarah Memberikan dorongan,
masukan, arahan, terkait keberhasilan rencana aksi perubahan
arahan
Mentor Memberikan masukan,
arahan, terkait
keberhasilan rencana aksi perubahan
petunjuk
Ketua Tim Melaksanakan seluruh rangkaian rencana aksi perubahan
pengawasan
Pokja Substansi Penyusunan bahan/
materi Konten e-Fungsional:
Kamus Jabatan
Fungsional, Peraturan, data pegawai, survey Pokja Teknologi
Informasi Rancang bangun sistem
informasi Aplikasi e-Fungsional, buku panduan
Pokja kreatif Pembuatan materi
publikasi Infografis, Banner, tutorial, dan publikasi pada media sosial Pokja Administrasi Penyiapan persuratan Surat tugas, undangan,
nota dinas
Selain membangun tim efektif, penulis juga menerapkan strategi komunikasi asertif dalam meyakinkan, mempengaruhi, dan memanfaatkan stakeholder sehingga mendukung dan mensukseskan aksi perubahan ini yang sesuai dengan strategi pemanfaatan pada rancangan aksi perubahan. Sebagaimana dalam gambar dibawah ini perbandingan pemetaan stakeholder sebelum dan sesudah aksi perubahan ini:
44 Gambar 5.
Perbandingan Pemetaan Stakeholder Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan
Sebelum
Sesudah
•KASUBBAG PENGEMBANGAN KAPASITAS SDM
•BAGIAN ORTALA
•BAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN KEPEGAWAIAN (AKK)
•INSTANSI PEMBINA
• SEKRETARIS JENDERAL
• DEPUTI ADMINISTRASI
• BAGIAN PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI (BPSI)
• KARO OKK
• KABAG PSDM
• KASUBBAG FASILITASI JF
• STAF SUBBAG FASILITASI JF
•PEJABAT FUNGSIONAL
•PNS
LATENTS PROMOTERS
DEFENDERS APATHETICS
High Interest
Low Interest
High Influence
Low Influence
•INSTANSI PEMBINA
• • SEKRETARIS JENDERAL
• DEPUTI ADMINISTRASI
• BAGIAN PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI (BPSI)
• KARO OKK
• KABAG PSDM
• KASUBBAG FASILITASI JF
• STAF SUBBAG FASILITASI JF
•PEJABAT FUNGSIONAL
•PNS
•KASUBBAG PENGEMBANGAN KAPASITAS SDM
•BAGIAN ORTALA
•BAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN KEPEGAWAIAN (AKK)
LATENTS PROMOTERS
DEFENDERS APATHETICS
High Interest
Low Interest
High Influence
Low Influence
45 B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan
Penulis akan menjabarkan capaian perbaikan kinerja pelayanan berdasarkan tahapan/milestone jangka pendek yang telah diagendakan dalam rancangan aksi perubahan sebelumnya sebagaimana dalam tabel hasil pelaksanaan aksi perubahan dibawah ini:
Tabel 14. Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Tahapan Jangka Pendek
NO TAHAPAN KEGIATAN KESESUAIAN
DENGAN RAP REALISASI WAKTU
I. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
Meminta arahan atasan/pimpinan &
Membentuk Tim Efektif Sesuai jadwal 21 April 2022 Identifikasi langkah dan
kebutuhan rancang bangun e-
Fungsional Sesuai jadwal 26 April 2022
II. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI Brainstorming penyusunan alur kerja e-Fungsional dengan Pokja Substansi dan Administrasi
Sesuai jadwal 11 Mei 2022 Koordinasi terkait alur kerja
e-Fungsional dan estimasi waktu rancang bangun e- Fungsional dengan Pokja TI
Sesuai jadwal 13 Mei 2022 Revisi alur kerja e-Fungsional Tidak ada dalam RAP 17 Mei 2022 Koordinasi dengan Pokja TI
kesiapan pembangunan e-
Fungsional Tidak sesuai jadwal 20 Mei 2022
Benchmark sistem merit (pengelolaan jabatan
fungsional dalam aplikasi si Bela Jabfung) pada BKD DIY
Tidak ada dalam RAP 2 Juni 2022
Pembangunan e-Fungsional
oleh Pokja TI Tidak sesuai jadwal 6-10 Juni 2022
46
NO TAHAPAN KEGIATAN KESESUAIAN
DENGAN RAP REALISASI WAKTU
III. PENYUSUNAN DATA/
KONTEN
Penyempurnaan penyusunan kamus jabatan fungsional sebagai konten pada salah satu fitur e-Fungsional
Sesuai jadwal 23-27 Mei 2022 Editing dan desain Tidak ada dalam RAP 6-10 Juni 2022 Penetapan Sekjen Tidak ada dalam RAP 17 Juni 2022 IV. PELAKSANAAN UJI COBA
Uji coba pengisian konten Tidak sesuai jadwal 13 Juni 2022 V. SOSIALISASI
Sosialisasi e-Fungsional Tidak sesuai jadwal 14 Juni 2022 VI. PUBLIKASI
Pembuatan infografis Tidak sesuai jadwal 15 Juni 2022 Pembuatan banner Tidak ada dalam RAP 16 Juni 2022 VII. PENUNJUKKAN ADMIN
Penununjukkan Admin e-
Fungsional Tidak ada dalam RAP 17 Juni 2022
VIII. EVALUASI
Testimonial Pegawai Tidak sesuai jadwal 17 Juni 2022 Pengolahan data survey Tidak sesuai jadwal 18 Juni 2022 IX. DUKUNGAN PIMPINAN
Tapping testimonial pimpinan Tidak ada dalam RAP 8-10 Juni 2022 Pengarahan Sekjen pada
peserta PKP Tidak ada dalam RAP 10 Juni 2022
Adapun capaian keluaran (output) atau evidence dari setiap tahapan kegiatan/milestone jangka pendek, sebagai berikut:
a. Pembentukan Tim Efektif
1) Meminta arahan atasan & membentuk Tim Efektif
Tahapan awal ini, pada tanggal 21 April 2022 penulis menghadap atasan langsung memaparkan secara detil dan beretika sekaligus meminta kesediaan Kepala Bagian Pengembangan SDM sebagai Mentor yang dalam aksi perubahan penulis berorientasi pada upaya peningkatan kualitas kinerja. Setelah atasan langsung mendukung
47 kegiatan ini, penulis bersama-sama atasan langsung menghadap Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian (OKK) selaku pimpinan di unit kerja kami untuk mendapatkan dukungan atas kebijakan dan anggaran pelaksanaan aksi perubahan ini nantinya. Setelah mendapat persetujuan Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian, (OKK) penulis meminta kesediaan anggota tim efektif untuk komitmen bersama mengimplementasikan aksi perubahan ini. Setelah itu penulis menginstruksikan kepada anggota tim efektif Pokja Administrasi untuk menyusun nota dinas dan draf Surat Tugas Tim Efektif yang akan ditandatangani pimpinan.
2) Identifikasi langkah dan kebutuhan rancang bangun sistem informasi
Penulis dalam tahapan ini melakukan rapat koordinasi bersama Tim Efektif pada tanggal 26 April 2022 untuk menginventarisir dan menganalisa kebutuhan rancang bangun sistem informasi dan konten yang akan ditampilkan pada e-Fungsional.
Terlampir evidence tahapan kegiatan ini, sebagai berikut:
48 Rapat awal tim efektif
49 b. Rancang Bangun Sistem Informasi e-Fungsional
1) Brainstorming penyusunan sistem alur kerja e-Fungsional dengan Pokja Substansi dan Pokja administrasi pada tanggal 11 Mei 2022
2) Koordinasi terkait alur kerja e-Fungsional dan estimasi waktu rancang bangun e-Fungsional dengan Pokja TI pada tanggal 13 Mei 2022 (terlampir)
3) Revisi alur kerja e-Fungsional tanggal 17 Mei 2022 (terlampir)
4) Koordinasi dengan Pokja TI kesiapan pembangunan e-Fungsional tanggal 20 Mei 2022 (terlampir)
5) Benchmark sistem merit dan pengelolaan jabatan fungsional dalam aplikasi
“si Bela Jabfung” pada BKD DIY
Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
50 Pemaparan pembinaan jabatan fungsional di Provinsi DIY
6) Pembangunan e-Fungsional oleh Pokja TI tanggal 6-10 Juni 2022
Memantau progres rancang bangun e-Fungsional oleh Pokja TI (Programer) c. Penyusunan data/ konten
Penyempurnaan penyusunan kamus jabatan fungsional sebagai konten pada salah satu fitur e-Fungsional tanggal 23 s.d. 27 Mei 2022.
Kamus jabatan fungsional yang diperuntukkan bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) telah ditetapkan oleh Sekjen DPD RI pada tanggal 17 Juni 2022 dan didaftarkan sebagai evidence AKuI Awards 2022 (Analis Kebijakan untuk Indonesia) yang diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI).
51 Pembahasan penyempurnaan kamus jabatan fungsional bersama Pokja Substansi
Kamus Jabatan Fungsional dan Pendaftaran AKuI Award 2022
52 Sumber: website resmi Reformasi Birokrasi Setjen DPD
d. Pelaksanaan uji coba
Uji coba pengisian konten tanggal 13 Juni 2022
Bimbingan teknis oleh Programer e. Sosialisasi e-Fungsional
Sosialisasi tahap awal dan soft launching e-Fungsional dilaksanakan tanggal 14 Juni 2022 pada Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian (OKK). Sosialisasi untuk semua unit kerja dijadwalkan akan dilaksanakan pada jangka menengah. Sosialisasi dihadiri oleh pegawai dan pejabat fungsional yang bertugas pada Biro OKK sebanyak
53 60 orang dan Pokja TI dari Bagian Pengelolaan Sistem Informasi (BPSI), serta perwakilan dari jabatan fungsional pranata hubungan masyarakat yang merupakan anggota Pokja kreatif. Adapun pejabat fungsional yang menghadiri sosialisasi terdiri dari tenaga medis (Dokter, Apoteker, Perawat), jabatan fungsional analis kepegawaian, jabatan fungsional analis kebijakan, jabatan fungsional perancang peraturan perundang-undangan, pejabat fungsional pranata komputer. Pada sosialisasi tersebut pejabat dan pegawai diminta untuk langsung mempraktekkan login e-Fungsional.
Arahan kepala Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian
Pemaparan e-Fungsional
54 Peserta sosialisasi e-Fungsional
f. Publikasi e-Fungsional
Setelah sosialisasi mengenai e-Fungsional dilaksanakan, selanjutnya membuat infografis dan dipublikasikan melalui media sosial instagram resmi Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian @okkdpdri pada tanggal 15 Mei 2022. Selain itu publikasi dilakukan melalui website resmi Reformasi Birokrasi Setjen DPD RI dengan alamat https://rb.dpd.go.id/ terdapat pada fitur one agent one innovation.
55 Sumber: Instagram Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian
Sumber: Website resmi Reformasi Birokrasi Setjen DPD RI
56 g. Penunjukkan admin e-Fungsional
Untuk memastikan layanan jabatan fungsional melalui e-Fungsional dapat berjalan, maka ditunjuklah admin yang bertugas untuk mengoperasikan e-Fungsional yang tertuang dalam surat tugas Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan Kepegawaian dibawah ini:
h. Evaluasi
1) Pada tanggal 17 Mei 2022 dilakukan testimonial secara acak kepada penerima manfaat atas implementasi e-Fungsional, diantaranya: Pejabat fungsional sebagai pengguna layanan, staf pada Subbagian Fasilitasi JF sebagai admin e-Fungsional, dan salah seorang pejabat fungsional yang menjadi penggagas kamus jabatan fungsional. Dari sampel tersebut didapatkan respon yang positif terhadap adanya e-Fungsional ini. (terlampir)
2) Pada tanggal 18 Juni 2022 dilakukan pengolahan data hasil survey sosialisasi e- Fungsional. Survey yang dilakukan pasca sosialisasi awal dan soft launching e- Fungsional pada tanggal 14 Juni 2022 yang dihadiri oleh 60 orang peserta menerima sebanyak 49 respon. Sebanyak 87,8% mengetahui responden menyatakan mengetahui e-Fungsional, 89,8% menyatakan memahami aplikasi e- Fungsional setelah dilakukan sosialisasi, dan 91,8% menyatakan puas dengan kegiatan sosialisasi e-fungsional.