Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya suatu perencanaan SDM selalu akan mencakup empat segi yang harus diperhatikan, yaitu: Kualitas yang tepat, Kuantitas yang tepat, Waktu dan posisi yang tepat dan perhatian yang maksimal terhadap tujuan individual dan organisasional.
Menurut Hasibuan (2003, h 256) fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu seperti :
a. Perencanaan Organisasi b. Perencanaan pengarahan c. Perencanaan pengendalian d. Perencanaan pengadaan e. Perencanaan pengembangan f. Perencanaan kompensasi g. Perencanaan pengintegrasian h. Perencanaan pemeliharaan i. Perencanaan kedisiplinan j. Perencanaan pemberhentian
Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari sudut kepentingan organisasi, suatu perencanaan tenaga kerja akan membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan SDM yang ada, sehingga organisasi akan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka waktu panjang. Dengan perencanaan tenaga kerja yang baik suatu organisasi akan mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat. Ketepatan dalam menentukan jumlah, kualitas dan waktu penarikannya serta didukung oleh penempatan yang tepat pula, akan mempu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Yang akan menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain.
Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari sudut kepentingan negara, dengan perencanaan tenaga kerja negara dapat mengatur program penataan dan pengembangan SDM, guna mendukung terciptanya negara yang memikiki efisiensi yang tinggi. Jika negara (sebagai sestem) yang terdiri dari berbagai orgasisasi (sebagai subsistem) memiliki tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi, negara tersebut akan mampu bersaing dengan negara lain di tingkat internasional.
Fungsi perencanaan dalam SDM dilihat dari kedudukan sebuah rencana, perencanaan SDM memiliki kedudukan yang sangat penting, karena:
a. Rencana membimbing kearah yang sukses, artinya rencana akan dimungkinkan melakukan pendayagunaan tenaga kerja secara optimal melalui penempatan pada jabatan-jabatan tertentu dengan jenjang karir yang sesuai dengan kepentingan individu dan organisasi. Jika dengan rencana kita akan mempunyai keyakinan bahwa tenaga kerja akan dipergunakan secara efektif dan efisien.
b. Dengan rencana memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan-perubahan yang sedang terjadi. Dengan rencana kita akan mampu mengantisipasi kondisi usaha yang akan datang secara lebih dini, sehingga organisasi dapat mempersiapkan tenaga kerja yang dimilikinya, baik melalui pelatihan, mutasi, dan sebagainya disesuaikan kebutuhan tenaga kerja sebagai antisipasi terhadap perubahan-perubahan dikemudian hari.
c. Rencana mengharuskan manajer untuk menetapkan tujuan organisasi, dengan perkembangan organisasi berarti kita harus menetapkan tujuan organisasi secara sepesifik, baik tujuan umum maupun tujuan dari bagian-bagiannya, termasuk penetapan tujuan dan kerangka kerjanya.
d. Rencana memungkinkan dilakukannya pengawasan secara efektif, dengan rencana kita menyusun standar (baku) yang akan digunakan dalam pengawasan/evaluasi. Dengan rencana kita akan mengetahui kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan. Informasi ini dapat digunakan sebagai penilaian apaka kegiatan yang dilakukan karyawan telah memenuhi standar yang ditetapkan.
Prinsip utama Perencanaan SDM adalah keserasiannya dengan Perencanaan Strategis Bisnis dan Perencanaan Operasional. Dengan kata lain manajer harus mampu mengintegrasikan Perencanaan SDM, Perencanaan Strategis dan Operacional Bisnis.
Fungsi Perencanaan SDM seperti yang dinyatakan oleh Hadari Nawawi (2005, h.141) adalah untuk memprediksi kondisi tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai organisasi yang kompetitif dalam mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis sekarang dan di masa mendatang. Oleh karena itu manfaat perencanaan SDM sebagai berikut : a. Meningkatkan Sistem Informasi SDM, yang secara terus menerus
diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien bagi pencapai tujuan bisnis perusahaan.
b. Perencanaan SDM juga bermanfaat untuk : meningkatkan pendayagunaan SDM, menyelelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih efisien, menghemat tenaga, waktu, dan dana serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja, mengembangkan dan menambah informasi SDM.
c. Fungsi Perencanaan SDM untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM, dalam usaha memadukan pengelolaan SDM yang merupakan tanggung jawab manajer lainnya, meskipun terbatas pada unit kerja masing-masing.
d. Perencanaan SDM Jangka panjang bermanfaat bagi organisasi untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM dalam jangka waktu 2 sampai 10 tahun mendatang.
e. Perencanaan SDM Jangka Pendek bermanfaat untuk posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun yang akan datang.
Fungsi perencanaan SDM (Abdurahman Fathoni, 2006) dengan baik jelas lagi apabila diingat daya usaha mencapai ketiga hal tersebut.
Setiap organisasi dihadapkan kepada berbagai faktor yang berbeda di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikan.
Perencanaan SDM tidak bisa dipercayakan hanya kepada tenaga-tanaga profesional menangani masalah-masalah kepegawaian saja, melainkan harus menyelenggarakan fungsi utama. Keterlibatan itu sangat penting bahkan mutlak karena seperti telah ditekankan di muka setiap manajer pada dasarnya adalah manajer sumber daya manusia.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa fungsi perencanaan harus mencakup perencanaan sumber daya manusia untuk satuan kerja yang dipimpinnya, bekerja sama dengan para tenaga spesialis yang terdapat dalam satuan tenaga yang mengelola sumber daya manusia dalamorganisasi.
Enam manfaat yang dapat di petik melalui suatu perencanaan sumber SDM secara mantap adalah organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara baik. Merupakan hal yang wajar apabila seseorang mengambil keputusan tentang masa depan yang diinginkannya berangkat dari kekuatan dan kemampuan yang sudah dimilikinya. Berarti perencanaan SDM pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam organisasi.
Inventarisasi tersebut antara lain menyangkut:
a. Jumlah tenaga kerja yang ada b. Berbagai kualifikasi
c. Masa kerja masing-masing
d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki baik karena pendidikan formal maupun program pelatihan yang pernah diikuti
e. Bahan yang masih perlu dikembangkan
f. Minat pekerjaan yang bersangkutan reutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaannya sekarang.
Hasil ini demikian sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, tetapi untuk paling sedikit empat kepentingan di masa depan, yaitu:
a. Promosi orang-orang tertentu mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi karena berbagai sebab terjadi kekosongannya.
b. Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
c. Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas dan jabatanya tidak mengalami perubahan.
d. Dalam hal terjadinya alih tugas yang berarti seseorang mendapat tugas atau jabatan baru tanpa perubahan dalam hirarki organisasi.
Melalui perencanaan sumber daya manusia yang mendatang, produktivitas dari tenaga kerja yang sudah dapat ditingkatkan. Hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu, seperti peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisai.
Perencanaan sumber daya manusia kaitanya dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Informasi demikian mencakup banyak hal seperti:
a. Jumlah tenaga kerja yang dimiliki b. Masa kerja setiappekerja
c. Status perkawinan dan jumlah tanggungan d. Jabatan yang pernah dipangku
e. Tenaga karier yang pernah diinginkan f. Jumlah penghasilan
g. Pendidikan dan pelayanan yang pernah ditempuh
h. Keahlian dan keterampilann khusus yang dimiliki oleh paa pegawai i. Informasi lainnya mengenai kekayaan setiap pegawai.