BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Kebijakan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi - Electronic Data Processing
Dalam mengelola serta menciptakan akuntansi sebagai sistem informasi yang akurat, relevan serta dapat dipercaya, PT (Jamsostek) Kantor Cabang Makassar telah memakai komputer sebagai sarana untuk mewujudkan Sistem Informasi Akuntansi yang akurat, relevan serta dapat dipercaya. Dalam sistem akuntansi yang dilaksanakan pada PT.Jamsostek (Persero) adalah dimulai dari : a) Kepesertaan, untuk menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan
kepesertaan, iuran, klaim dan jaminan sampai informasi dan laporan. Untuk mengisi data-data yang berhubungan dengan kepesertaan perusahaan menggunakan program Integrated System.
b) Proses posting disediakan untuk menghubungkan program integrated system dengan program general ledger. Dengan menjalankan proses ini data transaksi di integrated system secara otomatis akan diposting ke general ledger sehingga tidak perlu menginput ulang.
c) Dengan program General Ledger, operator komputer hanya memasukkan jurnal-jurnal yang bersumber dari bukti asli dan selanjutnya komputer akan memposting dari jurnal ke buku besar, neraca saldo, neraca lajur, arus kas,
43
daftar lampiran dan menyusun laporan keuangan. Dan dalam program ini digunakan suatu password yang telah ditentukan.
Fungsi yang terkait
Bagian pelayanan
Customer servise officer tugasnya untuk melakukan verifikasi dokumen kepesertaan, iuran, jaminan, dan memberikan pelayanan, meliputi pelayanan kepesertaan, iuran pengajuan jaminan serta memberikan informasi dalam menangani keluhan peserta.
Bagian TI
Data Operator tugasnya untuk melakukan pengolahan data dan pencetakan sertifikat KPJ, KPK, SPA, SPI, DUTK, KPJ duplikat, D/P PSJHT, Listing KPJ, Listing KPK, Daftar Tertanggung.
Bagian keuangan
Verifikator Akuntansi tugasnya untuk melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan benar guna penerbitan neraca percobaan.
Pembukuan tugasnya untuk membukukan, merekapitulasi, dan mengajukan transaksi secara harian.
Adapun informasi yang dihasilkan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar adalah informasi yang berkaitan dengan keuangan yakni laporan keuangan, yaitu : laporan neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Selain dari informasi tersebut ada beberapa informasi yang dihasilkan antara lain : Listing Voucher, Neraca Percobaan, Buku Harian Rekapitulasi, Rekapitulasi Memorial, Kartu Buku Besar, Naraca Lajur,
Realisasi Anggaran, Bunga JHT, Daftar Saldo Deposito, MIS Keuangan, Akuntansi dan Investasi, Lampiran Laporan.
2. Penerapan Pengolahan Data Elektronik pada PT Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar
Teknologi komputer banyak diminati oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan mereka, karena dengan menggunakan komputer para user atau pengguna dapat menyelesaikan masalah dengan lebih mudah dan efisien.
Adapun perangkat komputer yang digunakan PT.Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar adalah :
1. Perangkat keras (Hardware)
Sistem pengolahan data elektronik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar menggunakan perangkat keras sekitar 50 unit. Perangkat keras (hardware) yang digunakan untuk jaringan komputer antara lain : PC (Personal Computer), media transmisi yang terdiri dari Fiber Optic (serat optik) dan kabel UTP RJ45, serta menggunakan penghubung (switch).
PT. Jamsostek (Persero) juga menggunankan jaringan LAN dan Internet : a) Dengan menggunakan teknologi LAN yang digunakan perusahaan maka
pertukaran data dan informasi dalam suatu area yang terbatas pada organisasi akan lebih cepat dan efisien, seperti penggunaan fasilitas printer, Pertukaran data Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi
seluruh tenaga kerja dan keluarganya serta informasi lainnya secara bersama- sama.
b) Dengan Internet maka kemudahan komunikasi antar cabang PT. Jamsostek (Persero) lebih mudah, sehingga baik manajemen dan klien dapat lebih mudah memperoleh informasi dengan cepat dan efisien. Pada akhirnya pihak manajemen lebih mudah melaksanakan tugasnya dan mendapatkan informasi, sehingga keputusan-keputusan yang dihasilkannya lebih tepat dan objektif.
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar pada server menggunakan Windows server 2003, Windows server 2008 dan Linux, sedangkan pada Client menggunakan Windows XP dan Windows 7. Sedangkan sistem keamanan jaringan yang digunakan antara lain menggunakan Firewall, Antivirus dan Blue Coat.
2. Perangkat lunak (Software)
Adapun program-program yang ada pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar adalah :
a. Program General Ledger
General Ledger adalah suatu program yang disusun untuk menangani transaksi-transaksi akuntansi dalam suatu siklus akuntansi. Operator komputer hanya memasukkan jurnal-jurnal yang bersumber dari bukti asli dan selanjutya komputer akan memposting dari jurnal kebuku besar, neraca saldo, neraca lajur, arus kas, daftar lampiran dan menyusun laporan keuangan. Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan keuangan.
b. Program Integrated System
Integrated System adalah suatu program komputer yang berfungsi menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan Kepesertaan, Iyuran, Klaim dan Jaminan sampai Informasi dan Laporan. Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan keuangan.
c. SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) di gunakan khusus yang berhubungan dengan tenaga kerja dan perusahaan baru. Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan pelayanan.
d. KBL (Kemitraan Bina Lingkungan) digunakan untuk pembiayaan UKM (Usaha Kecil Menengah). Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan bidang khusus.
e. DPKP (Dana Peningkatan Kesejahteraan Peserta) digunakan untuk pembiayaan-pembiayaan bagi peserta dalam bentuk tunjangan Jamsostek, beasiswa, pinjaman koperasi dan uang muka perumahan. Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan bidang khusus.
f. SITKM (Sistem Informasi Tenaga Kerja Mandiri) digunakan khusus untuk tenaga kerja diluar tenaga kerja (tenaga kerja informal). Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian pemasaran dan bidang khusus.
g. Data Analiger, digunakan untuk melihat rafit balance clean data dan error data. Sistem aplikasi ini berfungsi di bagian Teknologi informasi.
Berikut adalah beberapa hal yang diketahui mengenai sisten informasi akuntansi yang digunakan oleh PT. Jamsostek Kantor Cabang Makassar, yaitu :
Database yang digunakan diperusahaan ini adalah Oracle General Ledger.
Pemasukan data dilakukan dikantor cabang kemudian kantor cabang on line ke pusat.
Sistem pengolahan data yang digunakan oleh perusahaan adalah On Line Input With Batch Processing.
Sistem jaringan yang dimiliki adalah jaringan yang terhubung dengan jaringan komunikasi data LAN dan internet.
Komunikasi antar cabang kepusat berjalan lancar karena memiliki sistem yang sama.
3. Perangkat manusia (Brainware)
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Makassar memiliki account officer dan pada pengolahan data technical informasi untuk menjalankan komputer serta arsiparis yang bertugas untuk menyimpan setiap dokumen yang telah selesai.
3. Sistem Pengendalian Intern dalam Suatu Lingkungan EDP pada PT. Jamsostek
Pengolahan data elektronik pada perusahaan juga memerlukan penanganan yang baik dengan tidak melupakan pengendalian terhadap sarana dan sistem yang ada. Dalam perkembangan teknologi informasi, disamping meningkatkan kepercayaan terhadap komputer maka resiko atas penggunaan alat ini juga meningkat. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dalam menggunakan alat ini.
Faktor-faktor yang dapat memperbesar kemungkinan timbulnya resiko tersebut
adalah meliputi kesalahan dalam merancang pengendalian informasi oleh orang yang tidak berwewenang ataupun perencanaan sistem yang tidak tepat.
Pengendalian sistem komputerisasi dalam pengolahan data elektronik yang dilakukan perusahaan, menurut penulis cukup memadai. Hal ini disebabkan karena pengendalian tersebut tidak hanya mencakup fisik komputer dan peralatannya saja tetapi juga terhadap sistem dan personilnya.
Oleh sebab itu fungsi dan peranan pengendalian tidak dapat diabaikan begitu saja dalam sistem pengolahan data. Secara garis besar usaha-usaha pengendalian yang dilakukan perusahaan adalah :
a. Pengendalian Umum (General Control)
1) Pengendalian perangkat keras dilaksanakan untuk kegiatan pengolahan data agar lebih tertib, lancar, tepat waktu, terpadu, dan akurat.
Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan apakah peralatan komputer dapat bekerja dengan semestinya.
Penempatan komputer dan peralatan (CPU, monitor, keyboard dan printer) pada ruangan yang bersih dan aman serta dilengkapi alat pendingin ruangan (AC) dengan maksud menghindari kerusakan, debu, kotoran dan lain-lain.
Mengadakan pemeriksaan secara teratur terhadap mesin dan peralatan pendukung komputer tersebut.
Menempatkan operator yang menguasai komputer dalam perusahaan.
PT Jamsostek menggunakan UPS (Uninterruptable Power System), dimana alat ini senantiasa dalam keadaan ready untuk mengatasi masalah tiba-tiba arus listrik terputus.
2) Pengendalian Akses
Salah satu pengendalian yang dilakukan PT Jamsostek adalah memberikan password kepada personil yang telah ditetapkan untuk membatasi akses hanya kepada pemakai yang sah, yang mengetahui password ini hanyalah koordinator pada setiap bagian.
b. Pengendalian Aplikasi (Application Control) 1) Pengendalian Masukan
Pengendalian ini dibuat untuk mengecek dan mendeteksi kekeliruan pada saat pemasukan data untuk diproses selanjutnya. Contoh pengendalian ini adalah semua data yang akan diinput ke dalam komputer harus sudah diotorisasi, pencatatan jenis bukti transaksi yang akan diproses lengkap dengan jumlahnya, mencek keseluruhan bukti transaksi dan membandingkan dengan jumlah yang dientry oleh user.
2) Pengendalian Pemrosesan
Hal ini dilakukan oleh perusahaan untuk menjamin bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Misalnya jika dijumpai kesalahan oleh bagian pemasaran setelah data sampai untuk diproses di bagian TI maka pihak pemasaran tidak dapat memakai data itu lagi pada komputer mereka, sebaliknya mereka harus melaporkan ke
bagian TI untuk kemudian diganti / dirubah data yang salah tersebut dengan data yang benar.
3) Pengendalian Pengeluaran
Salah satu bentuk pengendalian pengeluaran pada perusahaan adalah bahwa laporan (reporting) yang dihasilkan dari proses pengolahan data secara sistem komputerisasi pada perusahaan, sebelum didistribusikan kepada user maka akan dicek terlebih dahulu kebenarannya oleh output control. Salah satu bentuk dari pengendalian pengeluaran ini adalah beban perusahaan yang belum tercatat dalam buku perusahaan.