Manajemen Organisasi IPNU
2. Implementasi Manajemen Organisasi dalam ruang lingkup IPNU
Pimpinan atau Pengurus IPNU disegala tingkatan merupakan administrator dilingkungan organisasi yang dibawahinya. Mereka harus tahu komponen atau unsur administrasi dan sekaligus bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik terhadap komponen tersebut dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Adapun tujuan dari Sistem Administrasi adalah:
a. Mendukung kinerja organisasi secara umum;
b. Menjamin penyelenggaraan manajemen administrasi yang teratur;
c. Mengoptimalkan potensi kesekretariatan.
2. Implementasi Manajemen Organisasi dalam ruang
b. Ketentuan
Sistem administrasi dalam organisasi IPNU diatur dalam Pedoman Administrasi IPNU diatur dalam Pe
tunjuk Pelaksanaan Organisasi dan Administrasi (PPOA IPNU). Surat dalam Organisasi IPNU dikenal ada dua kelompok besar yaitu:
1) Surat Tunggal yaitu surat yang dikeluarkan oleh satu organisasi, misalnya IPNU saja
2) Surat Bersama yaitu surat yang dikeluarkan bersama oleh lebih dari satu unsur organisasi, misalnya IPNU dan IPPNU atau dengan organisasi lain.
Ketentuan Administrasi IPNU yang akan dibahas meliputi halhal dibawah ini: 1) Sifatsifat Surat; 2) Tata aturan dan jenisjenis surat; 3) Peralatan administrasi.
1) Sifatsifat Surat
a) Peraturan, adalah sumber dari segala sumber hukum konstitusi IPNU secara legal dan baku terhadap keberadaan organisasi; Merupakan surat yang mem punyai bentuk isi, sifat, dan tujuan tertentu, serta mengikat sebagai aturan hukum wajib yang ditaati oleh IPNUIPPNU.Pembukaan Peraturan Organisasi IPNU, dihasilkan melalui tingkat pene
tapan sebuah keputusan sesuai legimitasi sumber hukum konstitusi IPNU.
b) Keputusan, Surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat dan tujuan serta mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi IPNU. Daya ikat hukum keputusan tidak seketat peraturan; Surat Keputusan dapat
untuk keputusan secara formal terhadap keberadaan orang/kepengurusan organisasi yang setingkat di bawahnya.
c) Intruksi, Surat perintah untuk menjalankan hasil
hasil keputusan/rapat/peraturan; Instruksi juga merupakan perintah untuk melaksanakan kebijak
sanaan tertentu dari tingkat kepengurusan IPNU
IPPNU yang lebih tinggi ke yang lebih rendah;
Efisiensi dan efektifitas siaran, hendaknya juga melalui media cetak atau elektronika.
2) Tata aturan dan jenisjenis surat
a) Format Surat, Surat umum disusun dengan mo del blockstyle; Untuk surat khusus (keputusan/penge
sahan/mandat dll) ditulis dengan model fullblockstyle dengan judul center; Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU dan IPPNU adalah 33x22 cm (ukuran folio). Warna kertas putih dengan jenis HVS antara 6080 gram; Surat ditulis dengan font arial.
b) Kop Surat, Setiap surat yang dikeluarkan, baik dari PP, PW, PC, PAC, PR ataupun PK harus mengguna
kan kepala surat yang tercetak; Kepala Surat memuat (Lambang IPNU, Tingkat kepengurusan organisa
si [PP, PW, PC dll], Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA NAHDLATUL ULAMA, Nama daerah kerja, Alamat sekretariat lengkap, Garis dobel melintang tebal dan tipis, Alamat website dibawah logo (jika punya) ); Kepala Surat dicetak dengan warna dasar putih, hurup warna
hitam kecuali tulisan IPNU/IPPNU berwarna hijau sedangkan Logo sesuai dengan ketentuan warna dalam peraturan organisasi; Tulisan Kepala Surat semua berhuruf kapital, kecuali alamat sekretariat.
Contoh:
PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA CIREBON
Sekretariat: Jl. Tolchah Mansur No. 54 Telp (0231) 77765 c) Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
Dibawah Kepala Surat berurut dicantumkan sbb:
Nomor : ………..
Lamp. : ………..
H a l : ………..
Penjelasan: Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) kom
ponen yang masingmasing dipisahkan dengan garis miring, seperti: A/B/C/D/E/F/G. dengan keterangan komponen sebagai berikut:
A. adalah nomor urut surat keluar pada buku agenda.
B. Adalah kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan:
PP untuk Pimpinan Pusat PW untuk Pimpinan Wilayah PC untuk pimpinan Cabang
PCI untuk Pimpinan Cabang Istimewa PAC untuk Pimpinan Anak Cabang
PR untuk Pimpinan Ranting PK untuk Pimpinan Komisariat
PKPT untuk Pimpinan Komisariat Perguruan Tinggi.
C. Adalah kode indeks surat, dengan keten tuan:
a. Kode Indeks Umum IPNU A. Surat untuk internal IPNU
B. Surat untuk lingkungan eksternal IPNU C. Surat untuk NU, banom lain, lembaga
atau lajnah dilingkungan NU A. Untuk administrasi umum.
B. Untuk keuangan/sumbangan.
C. Untuk departemendepartemen b. Kode Indeks Keputusan
SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat pengangkatan/pemberhentian SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas Spt : Surat Pengantar SKt : Surat Keterangan
D. Adalah Periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan ditulis dalam angka romawi. Untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir dari tahur Hijriyah dan Masehi
E. Adalah dua angka terakhir tahun kelahiran IPNU: 73 (1373 H) dan 54 (1954 M) untuk
IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan dengan angka romawi.
F. Adalah bulan pembuatan Surat yang ditulis dengan angka romawi
G. Adalah dua angka terakhir tahun pembuatan Surat. Umum: 01/PC/A/XX/7354/I/09 untuk Keputusan: 03/PC/SP/XVI/7354/I/09
Lampiran atau disingkat Lamp. Di isi apabila pada Surat tersebut disertai suratsurat lain, dimana katakata Bendel/Lembar ditiadakan.
a) Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka.
b) Angka tersebut menunjukkan jumlah jenis/
macam berkas, bukan jumlah halaman c) Bila jumlah halaman ingin disebutkan, maka
ditambah angka didalam kurung, misalnya, Lamp. : 2 (6), berarti jumlah lampiran 2 berkas sebanyak 6 halaman
Perihal surat atau disingkat Hal: diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat dan mudah dimengerti dengan ketentuan ditulis hurup kapital tanpa digaris bawah dan tidak diakhiri dengan titik.
Alamat dan Tujuan Surat
1) Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan 2) Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas 3) Tujuan surat yang bersifat massal, jika di per
lu kan, dapat di sebutkan pada lampiran beri
kutnya
4) Penulisan tujuan diawali dengan kata “Kepada Yang Terhormat” atau disingkat “Yth.”
5) Tujuan surat ditulis dua spasi untuk IPNU dan tiga spasi untuk IPPNU di bawah perihal surat.
Isi Pembuka dan Penutup Surat
1) Menggunakan katakata yang sopan,
2) Singkat mudah dimengerti dan memakai ejaan bahasa Indonesia yang benar.
3) Pembuka Surat dengan kalimat:
Assalamu’alaikum Wr. Wb. Dan dibawahnya kalimat: Bismillaahirrohmaanirrohim, dengan digaris diantara kedua kalimat tersebut.
4) Kalimat Penutup adalah: Wallohulmuwafiq ila aqwamith thoriq dan dibawahnya kalimat:
Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Dengan garis bawah diantara kedua kalimat tersebut.
5) Kalimat Pembuka dan Penutup digunakan setiap surat kecuali suratsurat yang bersifat keputusan.
Tanggal Surat
1) Tanggal pembuatan surat ditulis dibagian bawah sebelah kanan, dengan didahului nama kota;
2) Tanggal pembuatan surat terdiri dari tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi;
3) Letak tanggal hijriyah di bagian atas, sedang di bagian bawahnya kalender masehi, dengan dipisah garis.
Pengirim dan Tanda Tangah
1) Setiap surat harus menyebut dengan jelas orga nisasi pengirim dan penanggung jawab surat.
2) Penyebutan pengirim tidak boleh disingkat, tapi dengan formasi centering.
3) Penanggung jawab surat adalah ketua dan se
kretaris, dimana penulisan ketua disebelah kiri dan sekretaris disebelah kanan. Penulisannya dengan menggunakan hurup kapital dan di garis bawah. Apabila ketua dan sekretaris sudah mempunyai KTA harus di cantumkan.
4) Stempel dibubuhkan dengan menutup sedikit tanda tangan dan berada di sebelah kiri tanda tangan jika surat bersama dan ditengahtengah antara ketua dan sekretaris bila surat tunggal.
Dengan tinta warna hijau.
Tembusan dan Arsip
1) Tembusan diberikan pada badan/organisasi yang dianggap perlu untuk mengetahui.
2) Urutan tembusan dimulai dari tingkatan yang lebih tinggi dan ditambah dengan kata Yth.
3) Setiap surat harus ada arsipnya, yaitu surat yang diketik bersama aslinya (dengan karbon), untuk dijadikan simpanan/arsip. Jika tidak bisa dngan di foto copy.
4) Penulisan kata Arsip/Tertinggal ditiadakan.
Jenis-jenis Persuratan 1) Surat Keputusan
Surat yang mempunyai bentuk tertentu dan memuat kepala surat, konsideran, diktum, pembuka dan penutup serta alamat.
2) Surat Pengangkatan
Surat yang dibuat oleh ketua terpilih secara formal bersama tim formatur konperensi periodik/rapat anggota untuk mengengkat fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan.
3) Surat Pemberhentian
Surat Pemberhentian secara formal yang dibuat/ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris setalah mengadakan musyawarah pengurus harian lengkap untuk memberhentikan per
sonalia pengurus, karena sebabsebab tertentu.
4) Surat Permohonan Pengesahan
Surat pengajuan pengesahan kepada yang berwenang, guna mendapatkan legitimasi kepengurusan.
5) Surat Pengesahan
Surat keputusan yang dipergunakan untuk mengesahkan berdirinya/reformasi pim pinan.
6) Surat Rekomendasi
Surat Pengesahan sementara secara formal.
Untuk rekomendasi umum diserahkan kebijak
sanaan masingmasing tingkat kepegurusan orgnisasi IPNUIPPNU.
7) Surat Mandat.
Surat pemberian kuasa organisasi/seseorang kepada organisasi/oeang lain.
8) Surat Pengantar.
Surat yang digunakan untuk mengantarkan barang atau jenis surat lain.
9) Surat Salinan.
Surat yang diturun/disalin sama persis dengan aslinya. Surat ini merupakan surat yang dipergunakan untuk penggandaan yang jenisnya sebagai surat penting.
10) Surat Tindasan.
Surat Tindasan/Tembusan bukan merupakan suarat turunan, jadi tembusan atau tindasan adalah surat yang diketik bersamasama dengan yang aslinya memakai karbon.
11) Kerangka Acuan
Adalah gambaran/kerangka rencana suatu kegiatan, yang berguna untuk menjelaskan secara global tentang adanya rencana suatu kegiatan secara sitematis.
12) Laporan
Adalah pemberitahuan resmi organisasi yang bertanggung jawab kepada yang memiliki wewenang atas pelaksanaan tugas yang dibe
bankan kepada pelapor.
a) Laporan Umum
Laporan yang disampaikan oleh ketua dihadapan peserta Kongres/Konperensi/
Rapat Anggota sebagai laporan pertangg
ung jawabanorganisasi secara umum.
b) Laporan Khusus
Laporan yang disampaiakn oleh ketua panitia dan atau ketua koordinator pelak
sanaan kegiatan tertentu/program khusus kepada organisasi/badan/orang yang mem berikan kepercayaan atau wewe
nang terhadap operasionalisasi kegiatan tertentu.
c) Laporan Berkala
Laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan di bawah kepada tingkat yang lebih di atasnya secara berkala atau bertahap.
d) Laporan Program Kerja
Laporan yang disampaiakan oleh sekretaris, bendahara, koordinator depar
temen kepada ketua dan atau wakil ketua koordianator program, yang selanjutnya dilaporkan pada rapat pleno.