BAB VIII KOMUNIKASI ORGANISASI
C. Komunikasi Dalam Organisasi
107
massa sebagai proses yang didalamnya suatu organisasi yang kompleks dengan bantuan satu atau lebih mesin memproduksi dan mengirimkan pesan kepada khalayak yang besar, heterogen, dan tersebar.
Rakhmat (2004; Suryanto, 2015) mendefinisikan komunikasi massa sebagai jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah khalayak yang tersebar, heterogen dan anonim, melalui media cetak atau elektronis sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat. Definisi paling sederhana dari komunikasi masssa dikemukakan oleh Bitner, yaitu sebagai pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang (Rakhmat, 1999; Suryanto, 2015).
Menurut Elizabeth–Noelle Neuman (1974; Suryanto, 2015), apabila sistem komunikasi massa dibandingkan dengan komunikasi interpersonal, secara teknis ada beberapa ciri komunikasi massa yang membedakannya dengan komunikasi interpersonal. Pertama, bersifat tidak langsung, artinya harus melalui media teknis. Kedua, bersifat satu arah (one flow communication), artinya tidak interaksi antarpeserta komunikasi. Ketiga, bersifat terbuka, artinya ditujukan kepada publik yang tidak terbatas dan anonim. Keempat, memiliki unsur publik yang secara geografis tersebar (Rakhmat, 1999 dalam Suryanto, 2015).
108
(kecepatan), Accuracy (ketepatan), Emergence of a Leader (kemunculan pemimpin), dan Member satisfaction (kepuasan anggota). Struktur jaringan komunikasi yang lebih terdistribusi digambarkan Colquitt, LePine dan Wesson (2011; Wibowo, 2013).
Dari pendapat diatas dapat dideskripsikan sebagai berikut:
a. The Chain, diartikan sebagai proses pertukaran informasi dalam organisasi secara kaku mengikuti rantai komando formal.
b. The Wheel dapat diartikan sebagai proses pertukaran informasi dalam organisasi dengan mengandalkan pada figure sentral untuk bertindak sebagai saluran (penghubung) untuk semua komunikasi kelompok.
c. The All channel, diartikan sebagai proses pertukaran informasi dalam organisasi yang mengizinkan semua anggota secara aktif saling melakukan komunikasi.
d. The Circle dan Y merupakan struktur jaringan komunikasi yang berada di antara ekstrem dalam bentuk tingkat sentralisasi.
2) The Grapevine
Gosip atau kabar selentingan (Grapevine) merupakan jaringan pertukaran informasi yang tidak terstruktur dan informal yang ditemukan lebih terkait dengan hubungan sosial daripada struktur organisasi atau deskripsi tugas. Gosip menyebarkan informasi dengan sangat cepat ke semua orang di seluruh organisasi.
Selentingan atau gosip menyebar melalui jaringan sosial informal, sehingga menjadi lebih aktif pada pekerja yang mempunyai latar belakang sama sehingga dapat berkomunikasi dengan mudah (McShane dan Von Glinow, 2010 dalam Wibowo, 2013). Beberapa gosip mungkin memuat informasi yang benar karena disebarkan melalui komunikasi langsung atau tatap muka sehingga pekerja termotivasi melakukan komunikasi secara efektif. Kendati demikian, selentingan atau gossip dapat mendistorsi informasi dengan menghilangkan detail dan hanya menyatukan inti informasi saja.
Selentingan atau gosip yang merupakan jaringan informasi tidak terstruktur jelas memiliki kelebihan dan kelemahan. Beberapa kelebihannnya yakni (a) pekerja dapat memperoleh informasi dari selentingan atau gosip apabila informasi tersebut tidak tersedia melalui saluran formal, (b) gosip atau selentingan juga dapat
109
menjadi media tersebarnya cerita tentang organisasi dan simbol lain dari budaya organisasi (c) adanya interaksi sosial yang terjadi melalui gosip akan membebaskan karyawan dari kegelisahan sehingga desas desus dapat menyebar cepat selama terjadi ketidakpastian, dan (d) gosip atau selentingan mendorong banyak karyawan untuk terlibat didalamnya dengan menjadi penerima gosip adalah tanda keterlibatan (Wibowo, 2013).
Kendati demikian, gosip atau selentingan dirasa bukan media komunikasi yang lebih diminati karena: (a) adanya distorsi informasi yang seringkali terjadi sehingga meningkatkan kegelisahan pekerja, (b) pekerja dapat menunjukkan sikap lebih negatif terhadap organisasi jika manajemen lebih lambat daripada gosip atau selentingan dalam mengomunikasikan informasi (Wibowo, 2013).
Ada beberapa saran yang dapat diberikan kepada pemimpin organisasi dalam mengahapi selentingan atau gosip, yakni menganggap gosip atau selentingan sebagai sinyal kegelisahan pekerja dan melakukan evaluasi terhadap sebab dari kegelisahan tersebut. Saran yang paling utama adalah pemimpin sebaiknya memandnag gosip atau selentingan sebagai peringatan dan tantangan dnegan cara memberikan informasi kepada pekerja secara langsung sebelum gosip menyebar (Wibowo, 2013).
3) Komunikasi elektronik (Electronic Communications)
Ada banyak jenis komunikasi elektronik yang berkembang pesat akhir-akhir ini dalam bentuk e-mail, text massaging, networking software, blogs, dan video conferencing. Komunikasi organisasional dibagi menjadi dua yakni Formal communication dan Informal communication (Kreitner dan Kinicki, 2010 dalam Wibowo, 2013);
a. Saluran komunikasi formal (Formal Communication Channel) Saluran komunikasi formal merupakan saluran komunikasi yang mengikuti rantai komando atau struktur organisasi. Pesan yang dikomunikasikan melalui saluran formal dipandang sebagai informasi resmi dan disebarkan melalui saluran vertikal, horizontal dan eksternal dalam organisasi.
(1) Komunikasi vertical merupakan saluran informasi antar individu pada tingkat posisi yang berbeda. Pada saluran ini distorsi
110
komunikasi berpeluang besar terjadi apabila informasi diteruskan melalui beberapa tingkat dari organisasi sebelum akhirnya diterima oleh penerima pesan. Terdapat dua jenis komunikasi vertikal dapat bersifat Upward communication (komunikasi ke atas) atau Downward communication (komunikasi ke bawah).
a) Upward communication merupakan komunikasi ke atas yang berkaitan dengan pengiriman pesan kepada seseorang pada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi. Pekerja biasanya akan melakukan komunikasi ke atas apabila ingin menyampaikan informasi tentang diri mereka, masalah dengan rekan kerja, pelaksanaan kerja di organisasi, dan aturan organisasi yang mereka tidak pahami atau tidak sukai, dan hasil yang telah maupun belum dicapai oleh karyawan.
b) Downward communication merupakan komunikasi ke bawah yang biasa terjadi ketika seseorang pada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi mengirimkan informasi atau pesan pada seseorang pada tingkat yang lebih rendah. Manajer pada umumnya memberikan lima tipe informasi melalui komunikasi ke bawah: strategi/tujuan, instruksi pekerjaan, rasionalitas pekerjaan, kebijaksanaan dan praktik organisasional, dan umpan balik kinerja (Wibowo, 2013).
(2) Komunikasi horizontal merupakan saluran komunikasi yang mengalir antar rekan kerja dan antar unit kerja yang berbeda sehingga diperlukan koordinasi. Selama komunikasi horizontal berlangsung pekerja saling berbagi informasi dan melaksanakannya dengan baik, mengkoordinasi aktivitas pekerjaan dan (jadwal) schedul, menyelesaikan permasalahan yang muncul, menawarkan solusi dan coaching, dan menyelesaikan masalah bersama (Wibowo, 2013).
(3) Komunikasi eksternal merupakan saluran informasi dua arah antara pekerja dan berbagai stakeholder di luar organisasi yang berkaitan dengan kemajuan organisasi. Eksternal stakeholder yang dimaksud adalah pelanggan, pemasok, pemegang saham/pemilik, serikat pekerja, pejabat pemerintah, masyarakat, dan seterusnya. Beberapa organisasi juga membentuk suatu departemen formal untuk fokus pada hubungan public atau masyarakat guna mengkoordinasikan komunikasi dengan eksternal (Wibowo, 2013).
111
b. Saluran komunikasi informal (Informal Communication Channels) Saluran komunikasi informal merupakan saluran informasi yang tidak mengikuti rantai komando atau struktur organisasi. Komunikasi yang terjadi dapat dilakukan dengan melewati tingkat manajemen dan memotong jalur kewenangan. Komunikasi informal dalam organisasi menyangkut grapevine dan management by walking around (Wibowo, 2013).
(1) Grapevine atau selentingan merupakan saluran komunikasi tidak resmi dari organisasi informal dan mencakup semua tipe media komunikasi. Orang yang secara konsisten meneruskan selentingan informasi kepada orang lain dinamakan Liaison Individuals. Kebalikannya, mereka yang menggunakan selentingan untuk meningkatkan kekuasaan dan status mereka dinamakan organizational moles.
(2) Management by walking around merupakan saluran informasi informal yang terjadi ketika manajer berjalan berkeliling organisasi dan secara informal berbicara pada orang dari berbagai departemen dan tingkatan. Ini merupakan cara yang efektif berkomunikasi karena pekerja lebih menyukai mendapat informasi langsung dari manajer mereka (Wibowo, 2013).