BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Kajian Teori
2. Manajemen Kearsipan
a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen dalam arti luas adalah suatu seni dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan (P3) sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan
kearsipan menuurt Undang-undang No.43 tahun 2009 adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Jadi manajemen kearsipan jika dilihat dari kedua pengertian tersebut yaitu suatu tindakan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan arsip sehingga mudah ditemukan saat arsip tersebut diperlukan.
Menurut Ricks dan Gow “manajemen arsip yaitu pengendalian yang sistematis terhadap arsip dari penciptaan sampai penghapusan, menurut Zare. K. Quible manajemen arsip sebagai kegiatan yang dirancang untuk mengontrol siklus hidup arsip dari mulai penciptaan sampai kepada penghapusan. Selain itu Balanchandran dan Chandrasekaran juga menjelaskan bahwa manajemen arsip merujuk pada fungsi administrative yang berkaitan dengan penciptaan, pengaturan, pemeliharaan, penggunaan, pengambilan, dan penghapusan arsip. 12
Dari ke-tiga definisi manajemen kearsipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan adalah kegiatan yang merujuk pada fungsi administrasi yang berkaitan dengan siklus hidup arsip yaitu penciptaan, pengaturan, pemeliharaan, penggunaan, pengambilan, dan penghapusan arsip.
12 Rasto, Manajemen Perkantoran : Paradigma Baru, ke-2 (Bandung: Alfabeta, 2019), h. 100.
Pengelolaan dalam Al-Qur’an erat kaitannya dengan kata al- tadbir (pengaturan). Kata al-tadbir berasal dari kata dabbara (mengatur) yang terdapat dalam Al-Qur’an Surah As-Sajadah:5
ُرِّ بَدُي َرأمَ ألْ ٱ
َنِّم ِّءٓاَمَّسل ٱ ىَلِّإ
ِّض أرَ ألْ ٱ ٍم أوَي ىِّف ِّهأيَلِّإ ُج ُرأعَي َّمُث
ُه ُراَدأقِّم َناَك َنوُّدُعَت اَّمِّ م ٍةَنَس َفألَأ ٓۥ
Artinya: “Dia mengatur urusan dari langit ke bumi, kemudian (urusan) itu naik kepadanya dalam satu hari yang kadarnya adalah seribu tahun menurut perhitunganmu”. (Q.S. As- Sajdah: 5).13
Dari ayat di atas dapat diketahui bahwa Allah SWT merupakan pengatur alam. Akan tetapi, sebagai tenaga administrasi yang mengurusi kegiatan kearsipan, maka arsiparis harus mengatur, mengelola dan menata arsip sebaik-baiknya sebagaimana Allah SWT mengatur alam raya ini. Kita sebagai manusia yang bekerja dibidang administrasi/perkantoran maka harus bisa mengelola arsip-arsip dengan sebaik mungkin.
Selain ayat di atas juga terdapat tentang pertanggungjawaban arsip juga ditulis dalam Al-Qur’an Surat Al-Hasyr:
اَهُّيَأَٰٓ َي ٱ َنيِذَّل ۟اوُنَماَء ٱ
۟اوُقَّت ََّللّ ٱ ۖ ٍدَغِل ْتَمَّدَق اَّم ٌسْفَن ْرُظنَتْل َو
َوٱ ۟اوُقَّت ََّللّ ٱ َّنِإ ۚ ََّللّ ٱ َنوُلَمْعَت اَمِب ٌٌۢريِبَخ
Artinya : Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan. (Q.S. Al Hasyr ayat 18)
13 Gramedia, Al Qur’an QS As-Sajdah/32:5
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dilihat adanya keterkaitan antara ayat tersebut dengana arsip. Ketika ditinjau dari segi fungsinya yaitu arsip adalah sebagai bukti, bahan untuk mengingat kembali perjanjian atau peristiwa-peristiwa yang telah terjadi.
b. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan
Menurut UU No.43 Tahun 2009 ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
Siklus hidup arsip menurut Rasto terdiri atas penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan.14 Dari siklus hidup arsip tersebut, maka ruang lingkup manajemen kearsipan yaitu:
1) Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan siklus pertama dalam kearsipan, fase ini adalah membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi.15 Ketika surat diterbitkan, e-mail ditulis, formulir di isi, atau pamphlet ketika dicetak, maka ketika itulah arsip sedang diciptakan.16
14 Ibid., h. 98.
15 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Diploma, 2006), h. 101.
16 Rasto, Loc. Cit.
2) Distribusi Arsip
Proses distribusi arsip merupakan proses penyampaian arsip kepada pihak yang membutuhkan, baik pihak internal maupun pihak eksternal.17 Dalam distribusi arsip juga dijelaskan mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar.
3) Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan arsip karena arsip tersebut dibutuhkan/diperlukan oleh seseorang untuk mencapai kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaan arsip tersebut.
4) Pemeliharaan Arsip
Agar arsip dapat bertahan lama, maka arsip harus disimpan dan dipelihara dengan baik. Prosedur penyimpanan yang digunakan dalam tahap ini bervariasi, karena tergantung apakah arsip berupa kertas, media magnetik, media optic, atau micrographics.
Pemeliharaan arsip dapat juga diartikan sebagai kegiatan membersihkan arsip agar tidak terjadi kerusakan akibat beberapa sebab. Upaya pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Pengaturan ruangan. Pengaturan ruangan ini dijaga agar ruangan tetap kering (tidak lembab), ruangan yang tetap terang,
17 Sutirman, ‘Urgensi Manajemen Arsip Elektronik’, Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi, 13.1 (2015), 103 <https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7861>.
memiliki ventilasi, dan juga terhindar dari serangan api, air maupun serangga.
b) Tempat penyimpanan arsip hendaknya memiliki ruang renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan.
c) Penggunaan bahan-bahan pencegah, misalnya kapur barus, atau mengadakan kegiatan penyemprotan bahan kimia secara berkala.18
5) Penghapusan Arsip
Penghapusan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip, dengan catatan arsip tersebut sudah tidak dipakai/diperlukan lagi.
Penghapusam arsip dapat dilakukan dengan menghancurkan arsip atau dengan memindahkan arsip tersebut ke tempat penyimpanan permanen.19
Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai dengan jadwal retensi arsip.
Berdasarkan hal tersebut, nilai guna arsip dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Kedua nilai guna tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut:20
18 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2018), h. 286
19 Rasto, Op. Cit, h. 99.
20 Irfa Ulwan and Hermintoyo, ‘Peran Pelestarian Dalam Upaya Penyelamatan Nilai Guna Sekunder Arsip Di Depo Arsip Suara Merdeka’, Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6.4 (2017), 211–220
<https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23227>.
a) Nilai guna primer
Nilai guna primer didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan 1embaga atau instansi pencipta arsip. Nilai guna primer terdiri dari: nilai guna administrasi; nilai guna hukum;
nilai guna keuangan; nilai guna ilmiah dan teknologi.
b) Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder terdiri dari:
nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
c. Fungsi Manajemen Kearsipan
Dalam menjalankan manajemen kearsipan dengan baik, fungsi- fungsi manajemen diperlukan sebagai dasar ilmu dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan. Fungsi-fungsi manajemen dapat meliputi :
1) Fungsi Perencanaan 2) Fungsi Pengorganisasian
3) Fungsi Penyusunan Staf Fungsi Pengarahan 4) Fungsi Pengawasan
Perencanaan merupakan tahap awal dalam melaksanakan suatu kegiatan dan menjadi syarat awal agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Dalam proses perencanaan, tidak hanya membuat satu
perencanaan saja melainkan harus menyiapkan perancanaan lain. Hal ini untuk menghindari kesalahan pada rencana di awal. Selain itu perlu memikirikan kendala yang mungkin terjadi. Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan keluar, menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas.21
d. Sistem Penyimpanan (Filling) Arsip
Secara umum sistem penyimpanan arsip ada lima, yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor, dan sistem kronologis.22
1) Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem yang penyimpanannya maupun penemuan kembali arsip/dokumen yang diperlukan dengan menggunakan petunjuk abjad.
2) Sistem subyek
Untuk menentukan sistem ini, maka seorang arsiparis harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang umumnya dipermasalahkan dalam sehari-hari. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subyek, umpanya masalah-masalah dibawah “Kepegawaian”, masalah-masalah yang berkenaan
21 Devi Melta Sari, Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di Sma Al Alzhar 3 Bandar Lampung (Lampung: UIN Raden Intan Lampung, 2020).
22 Basir, Op. Cit., h. 44.
dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (suyek) di bawah “keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subyek dari pokok masalah (subyek) tersebut. misalnya
Kepegawaian, Cuti,
Kenaikan pangkat, Lamaran,
Dsb.
Keuangan, Gaji,
Hadiah tahun baru, Lembur,
Dsb.
3) Sistem Geografis
Sistem penyimpanan arsip dalam sebuah lembaga pendidikan dapat juga digunakan dengan cara menyusun sesuai dengan daerah wilayah. Misalnya:
Pekanbaru Batam Kepulauan Riau
Ahmad Rita Irwandi
Rani Marni Karina
4) Sistem Nomor
Sistem ini biasa digunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang professional tertentu, seperti kantor akuntan, kantor pengacara, kantor kontraktor, dan sebagainya. Sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip harus lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subyek baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya, misalnya:
Kepegawaian 12
Cuti 12,1
Kenaikan pangkat 12,2
Lamaran 12,3
5) Sistem kronologis
Sistem kronologis digunakan untuk menyimpan surat/arsip yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau dokumen tersebut. surat atau dokumen yang datangnya paling akhir, maka ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan, selanjutnya juru arsip hanya perlu mengelompokkan surat/dokumen tersebut dalam bulan-bulan setiap tahunnya.
e. Ciri-ciri Pengarsipan yang Baik
Berikut adalah ciri-ciri utama dalam pengarsipan yang baik:23 1) Aksebilitas. Aksebilitas diperlukan agar arsip dapat dengan mudah
dijangkau tanpa banyak kehilangan waktu.
2) Kesederhanaan. Maksud dari kesederhanaan yaitu setiap orang dapat menggunakan arsip tanpa memerlukan pelatihan khusus atau pengetahuan tentang sistem pengarsipan yang mendalam.
3) Ekonomis. Arsip yang ada harus ekonomis terkait dengan tenaga kerja, peralatan serta biaya dalam pengelolaan arsip tersebut.
4) Kesesuaian. Maksudnya sistem pengarsipan harus sesuai dengan kebutuhan sebuah lembaga.
5) Fleksibel. Sesuai dengan arti kata fleksibel, yaitu menyesuaikan diri, maka dalam sistem pengarsipan ini harus beradaptasi dengan tuntutan perubahan organisasi.
6) Klasifikasi. Sistem pengarsipan harus didukung oleh sistem klasifikasi yang tepat, misalnya: sistem abjad, sistem numerik, sistem alpha-numerik, sistem geografis, dan sistem subjek. Dalam hal ini sistem abjad adalah yang paling banyak digunakan, karena paling mudah dipahami.
7) Rujukan silang. Kadang-kadang surat ditunjukkan kepada dua pihak yang berbeda, maka dalam kasus ini diperlukan rujukan silang sehingga mudah untuk ditemukannya arsip kembali.
23 Rasto, Op. Cit, h. 104-106.
8) Keamanan. Untuk membuat agar arsip tetap aman binatang perusak arsip ataupun kepada pihak yang tidak berwenang, maka dapat dilakukan langkah berikut:
a) Lemari tahan api untuk menyimpan dokumen berharga.
b) Hanya staf bagian kearsipan yang dapat masuk ke tempat penyimpanan arsip.
c) Harus ada prosedur yang dirancang agar arsip yang dipinjam dapat dikembalikan tepat waktu.
9) Indeks. Indeks arsip sangat diperlukan untuk membantu proses pencarian arsip.
10) Retensi. Masa penyimpanan arsip harus jelas, dimana arsip yang memiliki masa aktif harus disimpan, sedangkan arsip yang sudah tidak memiliki masa aktif harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang benar.