BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan penelitian diatas maka saran yang dapat diberikan kepada pihak Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru adalah: Dari yang penulis jelaskan bahwa manajemen arsip dalam ketatausahaan di SMA Negeri 12 Pekanbaru sudah baik, namun masih perlu melakukan pembenahan dengan merenovasi gedung terutama bagian Tata Usahanya dikarena di ruang Tata Usaha sebagian besar arsip sekolah disimpan disana. Selain itu juga dengan mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan kearsipan untuk pegawai arsip di SMA Negeri 12 Pekanbaru agar dalam pekerjaan pengelolaan arsip lebih maksimal lagi.
81
DAFTAR PUSTAKA
Anisa, Zulfa Rizky, Tri Murwaningsih, and Patni Ninghardjanti, ‘Pelaksanaan Pelayanan Tata Usaha Di SMK Batik 1 Surakarta’, Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2.2 (2018), 115–27
<http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap>
Asriel, Armida Silvia. 2018. Manajemen Kearsipan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Azis, Rosmiaty, Administrasi Pendidikan (Yogyakarta: Penerbit SIBUKU, 2016)
<chrome-
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/viewer.html?pdfurl=http%3A
%2F%2Frepositori.uin-
alauddin.ac.id%2F13993%2F1%2FAdministrasi%2520Pendidikan.pdf&clen
=8137917&chunk=true>
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara
Fadli, Muhammad Rijal, 'Memahami Desain Metode Penelitian Kualitatif', Kajian Ilmiah Mata Kuliah Umum, 21.1 (2021), 33-54
Gramedia, Al Qur’an QS As-Sajdah/32:5
Hayati, Ayuni Akhmal, 'Pengelolaan Arsip dalam Meningkatkan Pelayanan pada Kantor Keluarahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara', ejournal Ilmu Pemerintahan, 5.1 (2020), 1-11
Keputusan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2020 Tentang Pedoman Penataan Kearsipan Dilingkungan Kementrian Agama, h. 6
Kristiyanti, Iin, ‘Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan’, Jurnal Efisiensi, 8.2 (2015), 85–97
Kusumastuti, Adhi dan Ahmad Mustamil Khoiron. 2019. Metode Kualitatif.
Semarang: Lembaga Pendidikan Sukarno Pressindo
Mira Veranita, ‘Administrasi Arsip Dinamis terhadap Efisiensi Kerja Pegawai di PT. Goodrich Pindad Aeronautical System Indonesia’, Jurnal Wirausaha, 8.2 (2013), 537-544
Pancaningsih, Rr. Sarwendah, ‘Manajemen Kearsipan’, Orbith, 12.3 (2016), 120–
25
Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu
Rasto. 2019. Manajemen Perkantoran : Paradigma Baru, ke-2. Bandung: Alfabeta Sari, Devi Melta, Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di Sma Al Alzhar
3 Bandar Lampung (Lampung: UIN Raden Intan Lampung, 2020)
Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan Yogyakarta: DEEPUBLISH
Sayuti, Abdul Jallauddin. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta Sugiono. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D Cetakan Ke-20.
Bandung: Alfabeta
———. 2014. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D Cetakan Ke-19. Bandung: Alfabeta
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan, Malang: Diploma
Sutirman, ‘Urgensi Manajemen Arsip Elektronik’, Efisiensi - Kajian Ilmu
Administrasi, 13.1 (2015), 103
<https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7861>
Ulwan, Irfa, and Hermintoyo Hermintoyo, ‘Peran Pelestarian Dalam Upaya Penyelamatan Nilai Guna Sekunder Arsip Di Depo Arsip Suara Merdeka’, Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6.4 (2017), 211–20
<https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23227>
Husaini, Usman. 2013. Manajemen Teori, Praktik, Dan Riset Pendidikan). Jakarta
Timur: PT Bumi Aksara
Priansa, Donni Juni dan Agus Garnida. 2019. MANAJEMEN PERKANTORAN (Efektif, Efisien, dan Profesional). Bandung:Alfabeta
Sri Ardiana dan Bambang Suratman, ‘Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo’, Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9.2 (2021), 335-348 Yekti Widyastuti. 2019. "Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal". Skripsi. Semarang:Universitas Negeri Semarang
LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Hasil Observasi
Lampiran 2 Lembar Transkip Wawancara Lampiran 3 Lembar Disposisi
Lampiran 4 Lembar Permohonan SK Pembimbing Lampiran 5 Pembimbing Skripsi
Lampiran 6 Surat Izin Melakukan PraRiset Lampiran 7 Surat Balasan dari Sekolah/Madrasah Lampiran 8 Blanko Kegiatan Bimbingan Proposal Lampiran 9 Lembar ACC Proposal
Lampiran 10 Lembar Pengesahan Perbaikan Ujian Proposal Lampiran 11 Surat Perpanjangan Pembimbing Skripsi
Lampiran 12 Surat Izin Melakukan Riset dari Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Lampiran 13 Surat dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu
Provinsi Riau
Lampiran 14 Surat dari Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Lampiran 15 Surat Balasan telah Melakukan Riset
Lampiran 16 Blanko Kegiatan Bimbingan Skripsi Lampiran 17 Lembar ACC Skripsi
Lampiran 18 Dokumentasi Observasi Lampiran 19 Dokumentasi
Lampiran 20 Daftar Riwayat Hidup
Lampiran 1 Hasil Observasi
PEDOMAN OBSERVASI
MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Hari/Tanggal : Senin/25 Juli 2022
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Tata Usaha
NO Aspek yang di observasi Catatan
1 Pengelola arsip
1. Kepala tata usaha memiliki gelar sarjana ekonomi
2. Pegawai tata usaha yang bergelar S.Pi
2 Ruang Penyimpanan Arsip
Untuk ruangan penyimpanna arsip Sebagian besar ada di ruang tata usaha, dengan ukuran
3 Fasilitas
Untuk saat ini fasilitas kurang, dikarenakan banyaknya arsip yang bertambah setiap harinya, namun karena ruangan yang kurang memadai, fasilitas tidak bisa ditambah.
4 Pencatatan arsip kedalam buku agenda
Di SMA Negeri 12 pekanbaru sudah melakukan pencatatan ke buku agenda surat masuk dan keluar oleh agendari.
5 Disposisi surat
Sudah melakukan pencatatan dengan baik, yaitu telah menggunakan lembar disposisi sebagai alat pengendali lalu lintas persuratan.
6 SK pegawai administrasi
Terdapat pembagian tugas dimasing- masing jabatan dalam ke- administrasian.
PEDOMAN OBSERVASI
MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Hari/Tanggal : Rabu/3 Agustus 2022
Waktu : 13.00 WIB
Tempat : Ruang Tata Usaha
NO Aspek yang di observasi Catatan
1 SOP surat masuk dan keluar Tidak ada dokumen tertulis
2 Pengkodean arsip
Sudah dilakukan pengkodean, misalnya untuk bagian kepegawaian kodenya 800, jadi untuk menemukan proses temu Kembali arsip menjadi mudah.
3 Pendistribusian
arsip/penyampaian arsip
Proses penyampaian surat yaitu dengan memberikan kepada yang bersangkutan secara langsung, karena biasanya si penerima.
4 Peminjaman arsip
Dalam hal peminjaman arsip terdapat beberapa guru yang meminjam SK/file lainnya yang dibutuhkan di ruang tata usaha.
PEDOMAN OBSERVASI
MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Hari/Tanggal : Senin/8 Agustus 2022
Waktu : 10.00 WIB
Tempat : Ruang Tata Usaha
NO Aspek yang di observasi Catatan
1 Membersihkan ruangan
Setiap pagi dan sore setelah pegawai administrasi pulang dari sekolah, ruangan tata usaha dibersihkan dengan mengepel dan menyapu ruangan.
2 Merawat peralatan arsip
Alat yang digunakan untuk merawat peralatan arsip yaitu dengan membersihkan debu menggunakan kemoceng. Selain itu merapikan arsip yang tidak rapi.
3 Pemusnahan arsip
Melakukan pemilihan arsip yaitu arsip yang sudah berusia sekitar 5-10 tahun, dipisah dengan arsip yang masih dipakai/ masih memiliki nilai guna.
Proses pemilihan arsip merupakan bagian dari pemusnahan arsip.
4 Jadwal retensi arsip Tidak ada catatan tertulis yang disimpan di SMAN 12 Pekanbaru.
Lampiran 2 Lembar Transkip Wawancara
TRANSKIP WAWANCARA KEPALA TATA USAHA MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Nama Informan : Sri Martini, SE Jabatan Informan : Kepala Tata Usaha Hari/Tanggal : Rabu/27-Juli-2022
Tempat wawancara : Ruang Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru
No Pertanyaan Jawaban
1 Arsip apa saja yang disimpan dan dikelola di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Didalam ruang Tata usaha ini menyimpan arsip-arsip seperti
a. Arsip surat masuk dan keluar b. Arsip kepegawaian
c. Arsip keuangan d. Arsip sarana prasarana e. Arsip inventaris 2 Lalu disini bagaimana surat masuk
dan keluar di Bagian Tata Usaha sekolah ini buk?
Untuk pengelolaan surat masuk biasanya ketika ada surat yang datang, diterima oleh pihak Tata Usaha, lalu dibuka, dicatat ke dalam buku agenda surat masuk. Kemudian surat tersebut diberi lembar disposisi dan diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani.
Setelah surat ditandatangani surat dikirim sesuai dengan disposisi dari kepala sekolah dan terakhir surat diarsipkan kembali di Tata Usaha.
Sedangkan untuk surat keluar, surat diketik dengan menggunakan konsep yang sudah ada, lalu di print. Setelah itu meminta tanda tangan kepala sekolah, lalu surat dicatat ke dalam buku agenda surat keluar. Kemudian surat diberikan kepada yang membutuhkan surat tersebut dan sebelum surat diberikan pihak sekolah meminta tandatangan pihak penerima surat agar lebih jelas sebagai bukti dimasa mendatang.
No Pertanyaan Jawaban 4 Bagaimana cara mendistribusikan
arsip agar informasinya sampai kepada pihak atau sasaran yang dituju?
Ya kalau soal itu misalnya jika ada surat keluar, pihak Tata Usaha memberikan/menginfokan kepada yang memerlukan surat.
5 Bagaimana peminjaman arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ya selama ini ada beberapa guru yang meminjam arsip misalnya untuk melihat SK atau pegawai lain yang memiliki urusan
6 Berapa jangka waktu peminjaman arsip dan siapa yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip?
Untuk jangka waktu, kami tidak membatasi. Intinya sesuai pemakaian atau keperluan dengan catatan ada izin dari pihak Tata Usaha saat ada yang meminjam arsip
7 Bagaimana cara menemukan kembali arsip dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip yang akan digunakan saat melayani peminjam arsip?
Dengan cara melihat keterangan tertulis dalam map ordner, kemudian mencari secara teliti. Waktu yang dibutuhkan sekitar 1 menitan. Namun jika itu arsip yang sudah lama seperti arsip beberapa tahun lalu, maka akan memerlukan waktu yang sedikit lebih lama.
8 Bagaimana langkah-langkah yang yang dilakukan untuk memelihara dan merawat peralatan arsip serta menjaga keamanan arsip di Bagian Tata Usaha Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
Dalam rangka memelihara dan merawat peralatan arsip ini ya kami rutin membersihkan arsip dari debu misalnya menggunakan peralatan yang ada seperti kemoceng, lalu menyapu dan lantainya dipel setiap harinya agar peralatan arsip tidak mudah rusak, selain itu mana yang file/map yang terlihat berantakan dirapikan lagi. Kemudian untuk menjaga keamanan arsip yaitu setiap harinya saat pulang kerja ruangan ditutup rapat dan dikunci agar tidak ada yang bisa memasukinya selain pegawai yang bersangkutan.
9 Fasilitas apa saja yang terdapat dalam penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Fasilitas mengenai kearsipan yaitu bisa dilihat secara langsung, ya ada lemari arsip, map ordner, lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, computer, printer, flasdisk, hardisk, juga mesin fotokopi.
10 Apakah ada program penambahan fasilitas kearsipan di Bagian Tata
Ada, tapi realisasinya belum. Kami membutuhkan penambahan rak dan
No Pertanyaan Jawaban Usaha Sekolah Menengah Atas
Negeri 12 Pekanbaru?
komputer. Tapi disamping itu juga kendala yang ada yaitu ruangan yang tidak memadai untuk penambahan fasilitas tersebut. Jadi untuk sekarang kami menggunakan fasilitas yang ada, dijaga dan dirawat dengan sebaik mungkin. Mulai dari penambahan rak dan penambahan komputer.
11 Bagaimana prosedur pemusnahan yang dilakukan di SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Untuk pemusnahan arsip kita periksa dulu apakah layak untuk dimusnakan, misalnya dengan jangka 5-10 tahun arsip sudah tidak bisa digunakan lagi maka sudah bisa dimusnahkan. Lalu dibuat daftarnya, apa saja file/dokumen arsip yang akan dimusnahkan, agar nanti dapat dilihat dengan jelas informasi mengenai arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian dibuatlah berita acaranya, sebagai bukti bahwa kami pihak sekolah SMA Negeri 12 Pekanbaru telah melakukan pemusnahan arsip.
12 Ada berapa jumlah arsiparis yang bekerja di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 pekanbaru?
Ada 7 orang
13 Bagaimana pegawai arsip disini apakah sudah mengikuti teknologi modern atau perkembangan terbaru bidang kearsipan?
Sebagian sudah menggunakan digital, sebagian lagi belum atau bisa dikatakan masih manual. Jika diambil contoh untuk yang digitalnya yaitu absen pegawai ya (fingerprint), dan peminjaman buku di perpustakaan juga sudah menggunakan media digital.
14 Apakah sudah pernah dilakukan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai arsip?
Sejak saya bekerja di sini belum pernah dilakukan diklat untuk pegawai arsip.
15 Faktor apa saja yang menjadi pendukung dan penghambat ibu dalam proses pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Faktor pendukung nya tersedianya fasilitas untuk mengelola nya seperti untuk penyimpanan arsip digital ada komputer, rak-rak lemari arsip juga untuk menyimpan arsip manual. Selebihnya para pegawai di Tata Usaha ini sama- sama memiliki kesadaran dalam
No Pertanyaan Jawaban
pengelolaan arsip agar arsip dapat selalu terawat dan tidak berantakan.
Sedangkan untuk faktor penghambatnya ruangan yang kecil, sementara arsip semakin bertambah. Jadi ya akibatnya ada arsip yang bertumpuk dan tidak sesuai dalam penataannya
16 Bagaimana cara ibu dalam mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Untuk pengelolaan yang disebabkan ruangan kurang memadai itu tadi ya dengan menyalin arsip-arsip ke dalam komputer agar mudah ditemukan saat dicari. Meskipun begitu ibu tetap berharap ada perenovasian gedung terutama ruang Tata Usaha agar dapat ditambah fasilitas arsipnya, seperti lemari arsip, rak-rak arsip, dan komputer.
17 Bagaimana bentuk pengawasan yang dilakukan oleh ibu selaku kepala tata usaha terhadap pelaksanaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ibu hanya menelusuri hasil kerja masing- masing staff dan mengkoordinir letak kearsipannya.
18 Menurut ibu bagaimana strategi yang tepat untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ya dengan renovasi gedung, karena bisa dilihat ruangan ini kurang memadai, apalagi bagian gudang, yaitu dengan menambah sarpras (sarana prasarana).
TRANSKIP WAWANCARA STAFF TATA USAHA MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Nama Informan : Fara Adipa S., S.Pi Jabatan Informan : Staff Tata Usaha Hari/Tanggal : Rabu/3-Agustus-2022
Tempat wawancara : Ruang Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru
No Pertanyaan Jawaban
1 Apakah ada pedoman tertulis mengenai pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ya, ada. Yaitu berdasarkan SK pembagian tugas Tata Usaha
2 Arsip apa saja yang disimpan dan dikelola di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Arsip kepegawaian, kesiswaan, sarpras, agendaris (surat masuk dan keluar) 3 Bagaimana penggunaan sistem
penyimpanan arsip yang dipakai di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Sistem penyimpanan disini ada yang berbentuk soft file nya (di komputer), dan dalam bentuk dokumennya juga ada 4 Bagaimana kendala yang dihadapi
dalam penggunaan sistem penyimpanan arsip tersebut?
Untuk sistem penyimpanan digital, biasanya rentan terkena serangan virus, terkadang listrik yang tiba-tiba mati.
Kelebihan sistem penyimpanan digital yaitu lebih efisien dalam menemukan data yang dicari. Sedangkan untuk sistem penyimpanan manualnya kekurangannya yaitu terkadang lama proses pencarian dokumennya, tapi keunggulannya langsung jumpa bentuk arsip yang dicari.
5 Bagaimana prosedur surat masuk dan keluar di Bagian Tata Usaha sekolah ini?
Surat masuk pertama kali diurus oleh agendaris untuk dicatat dibuku agenda surat masuk, setelah itu didisposisikan 6 Bagaimana cara menulis atau
mengisi lembar disposisi dalam pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Caranya kita isi keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam lembar disposisi.
Biasanya ada
4) Tanggal dan nomor surat masuk.
5) Tanggal disposisi surat ke kepala sekolah/tanggal penyelesaian.
No Pertanyaan Jawaban
Instruksi/informasi beserta diteruskan ke siapa.
7 Apakah selama ini banyak pihak yang membutuhkan atau meminjam arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
6) Ya, ada bebarapa
8 Berapa jangka waktu peminjaman arsip dan siapa yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip?
Tidak ada jangka waktu yang dtentukan.
Tergantung yang meminjam perlunya berapa lama. Dan yang bertanggung jawab ya Kepala TU nya
9 Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Yang akan meminjam ini nanti harus izin dulu sama KTU nya baru dikasihlah arsip yang diperlukan.
10 Bagaimana cara menemukan kembali arsip dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip yang akan digunakan saat melayani peminjam arsip?
Dengan melihat kode, misalnya untuk bagian kepegawaian kodenya 800, keuangan 900, kalau kesiswaan 421.
11 Bagaimana langkah-langkah yang dilakukan untuk memelihara dan merawat peralatan arsip serta menjaga keamanan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Kalau perawatan khusus ya gak ada, paling dibersihkan kalau ada debu, kalau kurang rapi ya dirapikan.
12 Bahan-bahan pencegah apa saja yang digunakan untuk merawat arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Tidak ada, Cuma dikunci rapat aja biar binatang tidak bisa masuk
13 Bagaimana cara memelihara dan merawat ruang penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
ya dengan membersihkan ruangan TU ini secara berkala, terus jika ada map-map yang rusak, kita ganti. Diberesin juga yang berantakan, mana tau ada yang terlipat-lipat
14 Fasilitas apa saja yang terdapat dalam penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Jika fasilitas penyimpanan nya tu ada lemari kayu, lemari besi, filling kabinet.
Kalau penyimpanan arsip berbentuk digitalnya ada komputer, flasdisk, dan hardisk
15 Apakah ada program penambahan fasilitas kearsipan di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ada sebenarnya, tapi masih belum terealisasikan
No Pertanyaan Jawaban 16 Apakah di Sekolah Menengah Atas
Negeri 12 Pekanbaru mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip
Untuk ruangan khusunya gak ada, di Tata Usaha inilah sebagian besar arsip disimpan
17 Bagaimana cara menyeleksi arsip- arsip yang akan dilakukan pemusnahan?
Untuk menyeleksinya dengan mengumpulkan arsip-arsip lama yang sudah berusia 5-10 tahun, dicatat, dan setelah itu dipisahkan dengan arsip yang masih aktif.
18 Bagaimana prosedur pemusnahan yang dilakukan di SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Arsip-arsip yang sudah tidak aktif atau yang sudah berusia 5-10 tahun dikumpulkan, dipilah, misalnya arsip dari formulir pendaftaran 5-10 tahun lewat, soal-soal Ujian Nasional, dan arsip-arsip kepegawaian yang sudah pensiun. Arsip- arsip itu nantinya akan dibakar, saat proses ppemusnahan nanti kita ada pencatatan dengan berita acara. Dan yang terakhir dokumentasi sebagai bukti bahwa telah melakukan pemusnahan di sekolah ini
19 Bagaimana mengenai tentang JRA, disini apakah memiliki Jadwal Retensi Arsi (JRA)?
Kalau secara tertulis tidak ada. Tapi ya itu tadi kami pakai rujukan usia arsip 5-10 tahun
20 Dalam ketatausahaan di SMA Negeri 12 Pekanbaru apakah pernah merasa kesulitan dalam penemuan kembali arsip?
Pernah, tapi jarang terjadi, karena kebanyakan sekarang sudah pakai komputerisasi
21 Faktor apa yang menjadi pendukung dan penghambat/kendala ibu selama menjabat sebagai Tenaga Administrasi Sekolah dalam hal pengelolaan arsip?
Faktor penghambatnya kadang lupa ya dimana meletakkan arsip yang telah disimpan, karena ada beberapa yang tertumpuk disebabkan ruangan yang kurang memadai.
Sedangkan pendukungnya, sekarang sudah ada fasilitas komputer untuk menyimpan arsip-arsip agar tidak hilang, selain itu juga jika disimpan di komputer maka arsip akan lebih cepat ditemukan.
22 Bagaimana cara ibu dalam mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip di Ketatausahaan SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Untuk mengatasi kendalanya bisa dengan menambah fasilitas arsip, tentunya sebelum itu harus merenov ruanganan nya agar lebih luas lagi supaya muat jika
No Pertanyaan Jawaban
ditambah lemari, rak arsip maupun komputer.
TRANSKIP WAWANCARA STAFF TATA USAHA MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Nama Informan : Rahmat Anugrah Saputra, S.Ap Jabatan Informan : Staff Tata Usaha
Hari/Tanggal : Rabu/3-Agustus-2022
Tempat wawancara : Ruang Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru
No Pertanyaan Jawaban
1 Apakah ada pedoman tertulis mengenai pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ya kami berpatokan dengan SK pembagian tugas TU
2 Arsip apa saja yang disimpan dan dikelola di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Arsip-arsip yang dikelola di Tata Usaha SMA Negeri 12 ini ada arsip kepegawaian, arsip surat masuk dan keluar, arsip kesiswaan, arsip keuangan, arsip sarpras, dan arsip perpustakaan 3 Bagaimana penggunaan sistem
penyimpanan arsip yang dipakai di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Untuk sistem komputerisasi ada, dokumen-dokumen arsipnya juga ada tersimpan dilemari.
4 Bagaimana kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem penyimpanan arsip tersebut?
Kalau sistem penyimpanan manual nya kekurangannya payah dicari, terus kadang jika dokumennya yang sudah terlalu lama biasanya ada yang dimakan rayap. Kalau kelebihannya nampak secara nyata bentuk yang dicari.
Untuk sistem penyimpanan digitalnya dia lebih mudah dalam menemukan arsip itu, tapi kadang saat proses penyimpanan atau pencarian terkadang tiba-tiba listrik mati, atau bisa juga komputer yang dipakai terserang virus.
5 Bagaimana prosedur surat masuk dan keluar di Bagian Tata Usaha sekolah ini?
Untuk prosedur surat masuk di sini ya yang pertama surat diterima oleh pihak Tata Usaha, kemudian surat tersebut dibuka dan dicatat dalam buku agenda.
Lalu surat diberi lembar disposisi dan diserahkan kepada kepala sekolah untuk dimintai tanda tangan tanda persetujuan.
No Pertanyaan Jawaban
Sedangkan untuk prosedur surat keluar, surat diketik dengan konsep yang sudah ada, terus minta tanda tangan ke kepala sekolah. Setelah dapat tanda tangannya surat dicatat dalam buku agenda surat keluar. Lalu surat di infokan kepada yang memerlukan surat tersebut, tidak lupa juga meminta tanda tangan si penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah sampai kepada penerima.
6 Bagaimana cara menulis atau mengisi lembar disposisi dalam pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Caranya ya isi indeks surat dan tanggal penyelesaiannya dibagian pojok kanan dan kiri paling atas lembaran. Setelah itu isi perihal, tanggal nomor, dan asal.
Kemudian isi instruksi /informasi nya dan terakhir isi diteruskan kepada siapa.
7 Bagaimana cara mendistribusikan arsip agar informasinya sampai kepada pihak atau sasaran yang dituju?
kalau soal mendistribusikan surat yang bersangkutan langsung diantarkan kepada yang bersangkutan.
8 Bagaimana dan siapa yang biasa meminjam arsip di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru?
Ada beberapa guru sudah dikasih seperti SK seumpamanya, mereka yang gak mengarsipkan Sk mereka sendiri. Nah kemudian meminjam lagi ke Tata Usahanya
9 Berapa jangka waktu peminjaman arsip dan siapa yang bertanggung jawab dalam pemberian izin peminjaman arsip?
Jangka waktu sebenarnya gak pakai 1-2 hari, seberapa dia perlu. Cuma harus balik apa yang dipinjam nya, yang bertanggung jawab ya kepala Tata Usaha di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru ini. Kenapa di buat aturan seperti itu, yak arena nanti ternyata banyak keperluan si peminjam ini.
10 Bagaimana cara menemukan kembali arsip dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali arsip yang akan digunakan saat melayani peminjam arsip?
Cara menemukannya ya setiap surat yang di TU kita ada kode nya masing-masing, misalnya kepegawaian, kesiswaan, ada nomornya sendiri-sendiri.
11 Bagaimana langkah-langkah yang yang dilakukan untuk memelihara dan merawat peralatan arsip serta menjaga
Peralatannya, hanya media lemari. Tetapi perawatannya tak ada, Cuma paling kalau ada letak-letak peralatan yang gak bener, dibenerin. Itu aja sih.