MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 12 PEKANBARU
Skripsi
Untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar Sarjana S1 pada Program Studi Manajemen Pendididikan Islam
Disusun Oleh:
MURNIATI NIM: 11810323385
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU PEKANBARU
1444 H / 2022 M
iv
KATA PENGANTAR
﷽
Assalammu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Alhamdulillaahirabbilalamiiin, segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT., karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Shalawat dan salam semoga selalu tercurah bagi tokoh teladan seluruh umat, yakni Nabi Muhammad SAW., yang telah membawa cahaya islam kedalam kehidupan manusia. Semoga kita senantiasa tergerak hatinya untuk selalu menjalankan Sunnah-sunnah beliau dan diakui sebagai umatnya di yaumil akhir kelak. Dengan izin dan rahmat Allah SWT., penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul:
Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas negeri 12 Pekanbaru, yang merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai persyaratan untuk mencapai gelar sarjana pendidikan pada Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Konsentrasi Administrasi Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
Dalam menyelesaikan penelitian ini, penullis banyak mendapatkan bantuan, motivasi, bimbingan, dan kemurahan hati dari berbagai pihak kepada penulis.
Terutama untuk itu yang paling tersayang kedua orang tua, Terima kasih kepada Ayahanda Sodikun, dan Ibunda Munawarah, dan Adik tersayang Agus Subakti dan Kurnia Saputri, beserta seluruh keluarga besar penulis yang dengan penuh kasih sayang dan pengorbanan, hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
v
Selain itu, dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan, bimbingan, baik moril maupun materil berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada::
1. Prof. Dr. H. Hairunnas, M. Ag selaku Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, beserta wakil Rektor I, Dr. Drs. H. Suryan A. Jamrah, MA., dan Wakil Rektor III, Drs. H. Promadi, MA., Ph.D., yang telah memberikan izin dan waktu untuk menimba ilmu di perguruan tinggi ini.
2. Dr. H. Kadar, M.Ag selaku Dekan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau. Beserta Wakil Dekan I Dr.
Dr. Zarkasih, M. Ag., Wakil Dekan II Dr. Zubaidah Amir, MZ, M.Pd dan Wakil Dekan III Dr. Amirah Diniaty, M.Pd., beserta staf dan karyawan Fakultas Tarbiyah Dan Keguruan Keguruan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau yang telah memberikan rekomendasi kepada penulis.
3. Ibu Dr. Hj Yuliharti, M.Ag, selaku Ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Islam dan Bapak Dr. H. Mudasir, M.Pd Selaku Sekretaris Jurusan Manajemen Pendidikan Islam beserta Staff-staff.
4. Dr. Sohiron, M.Pd.I selaku pembimbing skripsi yang telah memberikan banyak bantuan, bimbingan, arahan, waktu, ilmu, dan motivasi yang bermanfaat bagi penulis dari awal hingga selesainya penulisan skripsi ini.
5. Terima kasih kepada selaku penguji I, selaku penguji II, selaku pengui III, dan selaku penguji IV Ujian Munaqasyah Jurusan Manajemen Pendidikan Islam.
vi
6. Dr. Mhd. Subhan, S.Pd., M.Ed.Chat selaku Penasehat Akademis yang telah memberikan motivasi serta nasehatnya dalam pengisian KRs, Penghafalan Juz 30, dan skripsi.
7. Dosen dan karyawan/i pustakawan dan seluruh civitas Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, khususnya dosen Jurusan Administrasi Pendidikan yang telah memberikan Ilmu Pengetahuan pada proses perkuliahan.
8. Hj. Ermita, S.Pd., M.M selaku Kepala Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru yang sudah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan wawancara dan pengambilan data.
9. Ibu Sri Martini, S.E selaku Kepala Tata Usaha dan Bapak/Ibu staf Tata Usaha Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru yang sudah membantu penlis dalam melakukan wawancara.
10. Bapak Ibu Staf dan Karyawan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
11. Teman-teman mahasiswa/i Jurusan Administrasi Pendidikan angkatan 2018 atas dukungan, perhatian, dan bantuan yang diberikan dalam penyusunan skripsi ini.
12. Sahabat yang saya sayangi Indah Wijayanti, Fadilla Azrima, dan Fitrah Alawiyah terima kasih sudah menjadi tempat mengadu penulis, sabar dalam mendengarkan keluh kesah, dan memberikan pengaruh baik, serta selalu membantu disaat susah dan senang penulis.
vii
13. Teman-teman Beasiswa Prestasi Pemprov Riau 2018, Teman-teman AP C, teman-teman KKN dan PPL, teman-teman kos perumahan Villa Pesona, teman teman-teman sesama pejuang skripsi.
14. Semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Demikian pengantar dari penulis, dalam penulisan laporan ini penulis menyadari penulis tidak luput dari kesalahan, kekurangan, dan kelemahan. Oleh karena itu penulis mohon maaf. Akhir kata penulis berserah diri kepala Allah SWT., dan semoga kita semua dalam berkah, kasih sayang dan lindungan Allah SWT.
Aamiin ya Rabbalalamiin..
Wassalammu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Pekanbaru, 13 Oktober 2022 Penulis,
MURNIATI
NIM. 11810323385
viii
PERSEMBAHAN
﷽
Allah, Dialah yang menciptakan kamu dari keadaan lemah, kemudian Dia menjadikan (kamu) sesudah keadaan lemah itu menjadi kuat, kemudian Dia menjadikan (kamu) sesudah kuat itu
lemah (akembali) dan beruban. Dia menciptakan apa yang viii dikehendaki-Nya dan Dialah Yang Maha Mengetahui lagi Maha Kuasa. (QS AR RUM: AYAT 54)
Alhamdhulillahirabbil’alamin, puji dan syukur atas nikmat, rahmad, hidayah, dan karunia Allah SWT., yang telah memberikan kekuatan, semangat, dan keberhasilah sehingga penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini. Semoga hal ini bisa menjadikan hamba, menjadi pribadi
yang lebih baik, yang selalu berusaha, berdoa dan kemudian bertawakal kepada-Mu serta tidak lupa bersyukur.
Shalawat dan salam selalu dihadiahkan kepada suri tauladan terbaik, Nabi besar seluruh ummat yakni Nabi Muhammad SAW., dengan mengucapkan “Allahumma shallii’ala
sayyidina muhammad wa’ala aalihii sayyidina muhammad.”
Karya ini ku persembahkan untuk keluarga ku tercinta dengan penuh kasih dan sayang sebagai bentuk hormat dan bakti ku kepada Ayahanda Sodikun, Ibunda Munawarah, serta
Adikku Agus Subakti dan Kurnia Saputri. Semua kasih sayang, berkat doa dan dukungan Ayah dan Ibu, atas semua jasa dan pengorbanan yang telah diberikan akhirnya putri sulungmu menyelesaikan pendidikannya di Perguruan Tinggi di Universitas Islam Negeri
Sultan Syarif Kasim Riau.
ix MOTTO
“Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah nasib suatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri.”
( Al-Qur’an Surat Ar-Ra’d ayat 11)
“Ilmu tanpa amal adalah kegilaan, dan amal tanpa ilmu adalah kesia-siaan."
(Imam Ghazali)
“Jika itu penting bagi Anda, Anda akan menemukan jalan. Jika tidak, Anda akan menemukan alasan.”
(Ryan Blair)
“Tidak ada proses tanpa kegagalan, karena itu jangan takut gagal. Optimis dan terus melihat kedepan adalah kunci kesuksesan.”
(Penulis)
x ABSTRAK
Murniati, (2022): Manajemen Arsip dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru
Penelitian ini mengkaji tentang Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru. Rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu: 1) Bagaimana implementasi manajemen arsip dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru, 2) Kendala-kendala apa saja yang dihadapi mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru, 3) Bagaimana upaya-upaya untuk mengatasi kendala-kendala mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Informan utama dalam penelitian ini adalah kepala tata usaha dan informan pendukung adalah 2 orang staff tata usaha di SMA Negeri 12 Pekanbaru.
Objek penelitian ini adalah manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru. Kemudian data penelitian diperoleh dengan menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Melalui teknik analisa data menggunakan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru sudah baik, yaitu telah terlaksananya indikator arsip, yaitu pencatatan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan arsip. Namun demikian masih ada pelaksanaan yang belum maksimal, terutama dalam hal penataan arsip. Faktor penghambat dari manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru yaitu kurangnya ruangan yang memadai (sarana prasarana), sehingga berakibat sulit menemukan arsip kembali, serta belum pernah diadakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai arsip. Solusi yang bisa dipakai untuk menghadapi kendala manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru, yaitu menyalin arsip-arsip ke komputer agar tidak hilang dan merenovasi/memperluas ruangan tata usaha serta mengadakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai arsip.
Kata kunci : Manajemen Kearsipan, Ketatausahaan
xi ABSTRACK
Murniati, (2022): Archive Management in Administration at State Senior High School 12 Pekanbaru
This research investigated the archive management in administration at State Senior High School 12 Pekanbaru. The problems of this research were I) how the implementation of archive management in administration was, 2) what problems were faced regarding archive management in administration, 3) what efforts in resolving the problems regarding archive management in administration at State Senior High School 12 Pekanbaru were. It was a descriptive qualitative research. The main informant of this research was the head of administration and the additional informants were 2 administration staffs at State Senior High School 12 Pekanbaru. The object of this research was the archive management in administration at State Senior High School 12 Pekanbaru. Observation, interview,and documentation techniques were used for collecting the data. The data were analyzed using collection, reduction, presentation, and conclusion. The findings of this research showed that the archive management in administration was good: the implementation of archive indicators, namely recording, distributing, using, maintaining, and deleting of archives. However, there were still not yet optimal implemented, especially in terms of archival management at State Senior High School 12 Pekanbaru. The obstructing factors of archive management in administration were the lack of adequate space storage (infrastructures), so that it was difficult to refind archives, and it never held educational and training activities for archive employees. The solutions that could be used to deal with the problems of archive management at State Senior High School 12 Pekanbaru were copying archives to computer so they were not lost, renovating/expanding the administrative room and conducting educational and training activities for archive employees.
Keywords:Archive Management, Administration
xii
xiii DAFTAR ISI
PENGESAHAN ... i
SURAT PERNYATAAN ... ii
PERSETUJUAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
PERSEMBAHAN ... viii
MOTTO ... ix
ABSTRAK ... x
DAFTAR ISI ... xiii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Alasan memilih Judul ... 4
C. Penegasan Istilah ... 4
D. Permasalahan ... 5
E. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
A. Kajian Teori ... 8
1. Kearsipan ... 8
2. Manajemen Kearsipan ... 13
3. Ketatausahaan ... 24
4. Kendala dan Solusi Manajemen Kearsipan ... 28
B. Penelitian yang Relevan ... 30
C. Konsep Operasional ... 31
BAB III METODE PENELITIAN ... 33
A. Jenis Penelitian ... 33
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 33
C. Subjek dan Objek Penelitian ... 33
D. Informan Penelitian ... 34
xiv
E. Teknik Pengumpulan Data ... 34
F. Teknik Analisis Data ... 35
G. Pengecekan Keabsahan Data ... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN ... 40
A. Temuan Umum Lokasi Penelitian ... 40
B. Penyajian Data ... 53
C. Pembahasan Hasil Penelitian ... 66
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 79
A. Kesimpulan ... 79
B. Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ... 81 LAMPIRAN
xv
DAFTAR TABEL
Tabel IV.1 Data Tenaga Pengajar dan Pegawai di SMAN 12 Pekanbaru ... 48 Tabel IV.2 Data Siswa SMAN 12 Pekanbaru ... 51 Tabel IV.3 Data Sarpras SMAN 12 Pekanbaru ... 52
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar IV.1 Struktur Organisasi SMAN 12 Pekanbaru ... 46 Gambar IV.2 Struktur Organisasi Tata Usaha SMAN 12 Pekanbaru ... 47
1
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kepala bagian tata usaha sebagai penanggung jawab operasional tata usaha, bertugas mengkoordinasikan seluruh aktivitas administrasi dan keuangan sekolah. Di tingkat praktis, kepala bagian tata usaha memimpin dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas para staf. Bagian tata usaha bertanggung jawab kepada kepala sekolah. Bagian tata usaha merupakan manajemen sekolah yang berusaha mendesain administrasi sekolah, mulai dari data kelengkapan siswa, SPP, dan sebagainya. Jadi dalam ketatausahaan nantinya akan ada dokumen hasil dari kegiatan administrasi yang dilakukan dalam ketatausahaan, nah dokumen-dokumen tersebut nantinya akan disimpan, sebagai bukti di masa depan.
Menurut Maulana arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan berbentuk surat menyurat, data-data berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang koresponden, peraturan pemerintah, dsb.1
Arsip sebagai sumber informasi dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah.
Peranan arsip tidak hanya sebagai sumber informasi tetapi juga sebagai sumber ingatan bagi suatu sekolah serta untuk melancarkan kegiatan administrasi di
1 Sattar, Manajemen Kearsipan (Yogyakarta: DEEPUBLISH, 2019), h. 4
sekolah. Menurut Barthos “Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.2
Arsip sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari, seperti akta kelahiran, ijazah, kartu keluarga dan sebagainya. Tapi arsip tidak hanya berbentuk surat namun juga dalam bentuk media lain seperti kertas film, video, gambar, dan lain-lain yang memiliki kegunaan masa kini dan masa yang akan datang. Jadi, arsip merupakan dokumen, surat-surat, kartu, file, video, gambar dan lain-lain yang memiliki nilai guna sebagai bahan informasi dan komunikasi. Arsip memiliki nilai sejarah, dasar hukum yang kuat, sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan, dan sebagai sumber ingatan.
Penataan arsip merupakan proses mengelola arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis agar dapat dengan mudah ditemukan. Jadi, penataan haruslah dimulai dari proses klasifikasi/pengkodean arsip, menyimpan arsip, peminjaman, menemukan kembali arsip, dan pemeliharaan arsip.3 Dalam proses penataan arsip haruslah sistematis agar ketika arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Lembaga pendidikan maupun non lembaga pendidikan dalam pengelolaan arsip pasti akan menghadapi berbagai masalah. Perlu diperhatikan hal-hal yang penting untuk mengatasi masalah dalam pengelolaan arsip
2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h. 1.
3 Karno Ariyanto, “Implementasi Sistem Penataan Arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru”, Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1 No.1, h. 50-52
tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghadapi masalah dalam pengelolaan arsip adalah sistem penyimpanan arsip yang tepat, disimpan menurut sistem yang memungkinkan penemuan dengan cepat apabila diperlukan. Dengan sistem penyimpanan warkat atau arsip yang tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib dapat terlaksana dengan baik secara efektif dan efesien oleh pengurusan arsip dalam sebuah lembaga pendidikan.
Berdasarkan pengalaman penulis yang telah melakukan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) dan juga hasil obervasi awal yang dilakukan pada tanggal 3 Maret 2022, jam 10.00 pagi, penulis menemukan beberapa gejala mengenai Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas negeri 12 Pekanbaru, yaitu dalam kegiatan pengarsipan, ada beberapa masalah yang sering muncul yaitu:
1. Jumlah arsip yang semakin bertambah dan tempat penyimpanan terbatas, seperti terbatasnya sarana prasarana pengelolaan arsip khususnya tempat penyimpanan arsip seperti lemari dan rak arsip.
2. Adanya ruang khusus untuk menyimpan arsip sehingga beberapa arsip masih disimpan di laci diikat dengan tali rafia.
3. Masih adanya map ordner yang belum tersusun rapi di rak arsip.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk meneliti lebih lanjut dan mengangkat penelitian ini dengan judul : Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru
B. Alasan memilih Judul
Adapun alasan peneliti memilih judul ini adalah :
1. Permasalahan dalam judul tersebut merupakan salah satu bidang ilmu di Jurusan Manajemen Pendidikan Islam yang berkaitan dengan Manajemen Arsip
2. Judul tersebut sesuai dengan masalah yang ditemui peneliti dalam observasi pendahuluan
3. Peneliti mampu mengkaji dan meneliti masalah yang berkaitan dengan judul
4. Lokasi penelitian terjangkau bagi peneliti untuk melakukan penelitian 5. Judul tersebut dipilih karna menarik untuk diteliti
C. Penegasan Istilah
1. Manajemen Kearsipan
Manajemen dalam arti luas adalah perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan (P3) sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.4 Sedangkan kearsipan di dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Dengan demikian manajemen kearsipan adalah suatu tindakan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan arsip atau warkat organisasi sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat diketemukan kembali apa bila suatu saat diperlukan.5
4 Husaini Usman, Manajemen (Teori, Praktik, Dan Riset Pendidikan) (Jakarta Timur: PT Bumi Aksara, 2013), h. 6.
5 Iin Kristiyanti, ‘Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan’, Jurnal Efisiensi, 8.2 (2015), h. 85–97.
2. Ketatausahaan
Tata usaha sekolah adalah kegiatan menghimpun, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan sekolah dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata usaha sekolah merupakan bagian dari administrasi sekolah, karena itu peran tata usaha sangat penting dalam kelancaran administrasi sekolah.
Jadi pengertian ketatausahaan sekolah adalah rangkaian kegiatan pengelolaan organisasi kerja yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur untuk mencapai tujuan sekolah tersebut.
D. Permasalahan
1. Identifikasi Masalah
a. Bagaimana implementasi manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
b. Apa yang menjadi faktor penghambat manajemen arsip dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
c. Bagaimana proses manajemen arsip yang dilakukan oleh kepala tata usaha di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
d. Bagaimana solusi untuk menangani faktor penghambat mengenai pengelolaan arsip dalam ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
2. Pembatasan Masalah
Dengan banyaknya masalah yang diidentifikasi, maka penulis membatasi masalah yang akan diteliti sesuai dengan kemampuan penulis, oleh karena itu penulis perlu membatasi masalah yang akan diteliti yaitu
“Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru”.
3. Rumusan Masalah
a. Bagaimanakah implementasi manajemen arsip dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
b. Kendala apa sajakah yang dihadapi mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
c. Bagaimanakah upaya untuk mengatasi kendala mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru?
E. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui implementasi Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru
b. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi mengenai Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru
c. Untuk mengetahui bagaimana upaya untuk mengatasi kendala mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru
2. Manfaat Penelitian a. Secara Teoritis
Dengan adanya penelitian ini penulis berharap dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan dibidang pendidikan khususnya tentang Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan. Serta sebagai bahan referensi bagi peneliti lain dalam mengembangkan penelitian selanjutnya.
b. Secara Praktis
Adapun manfaat secara praktis dari penelitian ini adalah penulis dapat menambah ilmu pengetahuan dan menerapkannya didalam kehidupan sehari-hari. Dan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau
8
TINJAUAN PUSTAKA A. Kajian Teori
1. Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Dalam istilah bahasa Indonesia Arsip (record) disebut juga sebagai “warkat”, pada intinya arsip dapat diberikan pengertian sebagai:
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi arsip memang sengaja dibuat untuk kepentingan informasi atau daya ingatan bagi orang yang menyimpan surat-surat penting yang berhubungan dengan terlaksananya suatu lembaga pendidikan.6
Rahmawati menyatakan arsip dapat diartikan sebagai: A=ku, R=asa, S=urat, I=tu, P=enting. Selain itu arsip juga dapat diartikan sebagi A=mankan informasi yang terekam, R=ahasiakan yang penting, S=impan sesuai aturan, I=nformasi bagi pimpinan, dan P=usat ingatan organisasi. 7
Dari definisi di atas maka arsip bisa disebut sebagai sumber informasi di dalam sebuah organisasi/lembaga pendidikan. Karena arsip
6 Basir, Loc. Cit.
7 Rahmawati, Manajemen Perkantoran (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2014), h. 54.
merupakan informasi yang terekam atau ada seiring berjalannya sebuah lembaga pendidikan, maka barang tersebut harus dirahasiakan dan disimpan agar bisa menjadi sumber ingatan bagi pimpinan bagi yang membutuhkannya.
Pengertian arsip menurut Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 44 Tahun 2020 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.8
Pengertian arsip juga disebutkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dikeluarkan oleh Presiden Republik Indonesia. Dalam Undang- Undang tersebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.9
8 Keputusan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2020 Tentang Pedoman Penataan Kearsipan Dilingkungan Kementrian Agama, h. 6
9 Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa seluruh rekaman yang berisi informasi mengenai kegiatan yang terjadi dalam ketatausahaan sebuah lembaga pendidikan merupakan arsip.
b. Jenis Arsip
Rahmawati menyebutkan arsip jika dilihat dari jenis fungsinya terbagi menjadi 3 yaitu:10
1) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi ketatausahaan. Arsip dinamis terbagi menjadi dua yaitu:
a) Arsip aktif, adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Dalam ketatausahaan contoh arsip aktif adalah daftar hadir atau absen karyawan. Jadi arsip aktif digunakan secara terus menerus selama seseorang masih mengikuti kegiatan yang berlangsung di suatu lembaga pendidikan.
b) Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Contoh arsip inaktif dalam ketatausahaan
10 Rahmawati, Op. Cit, h. 55.
adalah, raport, piagam, ijazah dan barang lain yang bersifat jarang digunakan dalam kesehariannya.
2) Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung dan terus-menerus untuk perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari dalam ketatausahaan sekolah. Contoh arsip statis adalah laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto suatu peristiwa, dll.
3) Arsip vital
Adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip vital disebut juga arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi keberlangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang (bersifat permanen). Contoh arsip vital adalah ijazah, nomor induk siswa/mahasiswa sertifikat tanah.
Sedangkan Sri Endang R. mengemukakan bahwa jenis arsip terdapat 5 jenis, yaitu sebagai berikut.11
1) Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi atas dua lembaran, yaitu:
a) Arsip yang berbentuk lembaran b) Arsip yang tidak berbentuk lembaran
11 Rr. Sarwendah Pancaningsih, ‘Manajemen Kearsipan’, Orbith, 12.3 (2016), 121-122.
2) Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi atas:
a) Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan
b) Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris
c) Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian
d) Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan
e) Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi
3) Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi atas:
a) Lembaga pemerintahan, misalnya, arsip nasional negara (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)
b) Instansi Pemerintah/swasta
4) Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi atas:
a) Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi
b) Arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan berlalu
c) Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama
d) Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
e) Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi
5) Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atas arsip dinamis dan statis.
a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggara-an kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Manajemen Kearsipan
a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen dalam arti luas adalah suatu seni dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan (P3) sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan
kearsipan menuurt Undang-undang No.43 tahun 2009 adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Jadi manajemen kearsipan jika dilihat dari kedua pengertian tersebut yaitu suatu tindakan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan arsip sehingga mudah ditemukan saat arsip tersebut diperlukan.
Menurut Ricks dan Gow “manajemen arsip yaitu pengendalian yang sistematis terhadap arsip dari penciptaan sampai penghapusan, menurut Zare. K. Quible manajemen arsip sebagai kegiatan yang dirancang untuk mengontrol siklus hidup arsip dari mulai penciptaan sampai kepada penghapusan. Selain itu Balanchandran dan Chandrasekaran juga menjelaskan bahwa manajemen arsip merujuk pada fungsi administrative yang berkaitan dengan penciptaan, pengaturan, pemeliharaan, penggunaan, pengambilan, dan penghapusan arsip. 12
Dari ke-tiga definisi manajemen kearsipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan adalah kegiatan yang merujuk pada fungsi administrasi yang berkaitan dengan siklus hidup arsip yaitu penciptaan, pengaturan, pemeliharaan, penggunaan, pengambilan, dan penghapusan arsip.
12 Rasto, Manajemen Perkantoran : Paradigma Baru, ke-2 (Bandung: Alfabeta, 2019), h. 100.
Pengelolaan dalam Al-Qur’an erat kaitannya dengan kata al- tadbir (pengaturan). Kata al-tadbir berasal dari kata dabbara (mengatur) yang terdapat dalam Al-Qur’an Surah As-Sajadah:5
ُرِّ بَدُي َرأمَ ألْ ٱ
َنِّم ِّءٓاَمَّسل ٱ ىَلِّإ
ِّض أرَ ألْ ٱ ٍم أوَي ىِّف ِّهأيَلِّإ ُج ُرأعَي َّمُث
ُه ُراَدأقِّم َناَك َنوُّدُعَت اَّمِّ م ٍةَنَس َفألَأ ٓۥ
Artinya: “Dia mengatur urusan dari langit ke bumi, kemudian (urusan) itu naik kepadanya dalam satu hari yang kadarnya adalah seribu tahun menurut perhitunganmu”. (Q.S. As- Sajdah: 5).13
Dari ayat di atas dapat diketahui bahwa Allah SWT merupakan pengatur alam. Akan tetapi, sebagai tenaga administrasi yang mengurusi kegiatan kearsipan, maka arsiparis harus mengatur, mengelola dan menata arsip sebaik-baiknya sebagaimana Allah SWT mengatur alam raya ini. Kita sebagai manusia yang bekerja dibidang administrasi/perkantoran maka harus bisa mengelola arsip-arsip dengan sebaik mungkin.
Selain ayat di atas juga terdapat tentang pertanggungjawaban arsip juga ditulis dalam Al-Qur’an Surat Al-Hasyr:
اَهُّيَأَٰٓ َي ٱ َنيِذَّل ۟اوُنَماَء ٱ
۟اوُقَّت ََّللّ ٱ ۖ ٍدَغِل ْتَمَّدَق اَّم ٌسْفَن ْرُظنَتْل َو
َوٱ ۟اوُقَّت ََّللّ ٱ َّنِإ ۚ ََّللّ ٱ َنوُلَمْعَت اَمِب ٌٌۢريِبَخ
Artinya : Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan. (Q.S. Al Hasyr ayat 18)
13 Gramedia, Al Qur’an QS As-Sajdah/32:5
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dilihat adanya keterkaitan antara ayat tersebut dengana arsip. Ketika ditinjau dari segi fungsinya yaitu arsip adalah sebagai bukti, bahan untuk mengingat kembali perjanjian atau peristiwa-peristiwa yang telah terjadi.
b. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan
Menurut UU No.43 Tahun 2009 ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
Siklus hidup arsip menurut Rasto terdiri atas penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan.14 Dari siklus hidup arsip tersebut, maka ruang lingkup manajemen kearsipan yaitu:
1) Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan siklus pertama dalam kearsipan, fase ini adalah membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi.15 Ketika surat diterbitkan, e-mail ditulis, formulir di isi, atau pamphlet ketika dicetak, maka ketika itulah arsip sedang diciptakan.16
14 Ibid., h. 98.
15 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Diploma, 2006), h. 101.
16 Rasto, Loc. Cit.
2) Distribusi Arsip
Proses distribusi arsip merupakan proses penyampaian arsip kepada pihak yang membutuhkan, baik pihak internal maupun pihak eksternal.17 Dalam distribusi arsip juga dijelaskan mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar.
3) Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan arsip karena arsip tersebut dibutuhkan/diperlukan oleh seseorang untuk mencapai kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaan arsip tersebut.
4) Pemeliharaan Arsip
Agar arsip dapat bertahan lama, maka arsip harus disimpan dan dipelihara dengan baik. Prosedur penyimpanan yang digunakan dalam tahap ini bervariasi, karena tergantung apakah arsip berupa kertas, media magnetik, media optic, atau micrographics.
Pemeliharaan arsip dapat juga diartikan sebagai kegiatan membersihkan arsip agar tidak terjadi kerusakan akibat beberapa sebab. Upaya pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Pengaturan ruangan. Pengaturan ruangan ini dijaga agar ruangan tetap kering (tidak lembab), ruangan yang tetap terang,
17 Sutirman, ‘Urgensi Manajemen Arsip Elektronik’, Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi, 13.1 (2015), 103 <https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7861>.
memiliki ventilasi, dan juga terhindar dari serangan api, air maupun serangga.
b) Tempat penyimpanan arsip hendaknya memiliki ruang renggang agar ada udara diantara berkas yang disimpan.
c) Penggunaan bahan-bahan pencegah, misalnya kapur barus, atau mengadakan kegiatan penyemprotan bahan kimia secara berkala.18
5) Penghapusan Arsip
Penghapusan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip, dengan catatan arsip tersebut sudah tidak dipakai/diperlukan lagi.
Penghapusam arsip dapat dilakukan dengan menghancurkan arsip atau dengan memindahkan arsip tersebut ke tempat penyimpanan permanen.19
Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai dengan jadwal retensi arsip.
Berdasarkan hal tersebut, nilai guna arsip dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Kedua nilai guna tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut:20
18 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2018), h. 286
19 Rasto, Op. Cit, h. 99.
20 Irfa Ulwan and Hermintoyo, ‘Peran Pelestarian Dalam Upaya Penyelamatan Nilai Guna Sekunder Arsip Di Depo Arsip Suara Merdeka’, Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6.4 (2017), 211–220
<https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23227>.
a) Nilai guna primer
Nilai guna primer didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan 1embaga atau instansi pencipta arsip. Nilai guna primer terdiri dari: nilai guna administrasi; nilai guna hukum;
nilai guna keuangan; nilai guna ilmiah dan teknologi.
b) Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder terdiri dari:
nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
c. Fungsi Manajemen Kearsipan
Dalam menjalankan manajemen kearsipan dengan baik, fungsi- fungsi manajemen diperlukan sebagai dasar ilmu dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan. Fungsi-fungsi manajemen dapat meliputi :
1) Fungsi Perencanaan 2) Fungsi Pengorganisasian
3) Fungsi Penyusunan Staf Fungsi Pengarahan 4) Fungsi Pengawasan
Perencanaan merupakan tahap awal dalam melaksanakan suatu kegiatan dan menjadi syarat awal agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Dalam proses perencanaan, tidak hanya membuat satu
perencanaan saja melainkan harus menyiapkan perancanaan lain. Hal ini untuk menghindari kesalahan pada rencana di awal. Selain itu perlu memikirikan kendala yang mungkin terjadi. Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan keluar, menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas.21
d. Sistem Penyimpanan (Filling) Arsip
Secara umum sistem penyimpanan arsip ada lima, yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor, dan sistem kronologis.22
1) Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem yang penyimpanannya maupun penemuan kembali arsip/dokumen yang diperlukan dengan menggunakan petunjuk abjad.
2) Sistem subyek
Untuk menentukan sistem ini, maka seorang arsiparis harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang umumnya dipermasalahkan dalam sehari-hari. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subyek, umpanya masalah-masalah dibawah “Kepegawaian”, masalah-masalah yang berkenaan
21 Devi Melta Sari, Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di Sma Al Alzhar 3 Bandar Lampung (Lampung: UIN Raden Intan Lampung, 2020).
22 Basir, Op. Cit., h. 44.
dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (suyek) di bawah “keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subyek dari pokok masalah (subyek) tersebut. misalnya
Kepegawaian, Cuti,
Kenaikan pangkat, Lamaran,
Dsb.
Keuangan, Gaji,
Hadiah tahun baru, Lembur,
Dsb.
3) Sistem Geografis
Sistem penyimpanan arsip dalam sebuah lembaga pendidikan dapat juga digunakan dengan cara menyusun sesuai dengan daerah wilayah. Misalnya:
Pekanbaru Batam Kepulauan Riau
Ahmad Rita Irwandi
Rani Marni Karina
4) Sistem Nomor
Sistem ini biasa digunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang professional tertentu, seperti kantor akuntan, kantor pengacara, kantor kontraktor, dan sebagainya. Sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip harus lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subyek baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya, misalnya:
Kepegawaian 12
Cuti 12,1
Kenaikan pangkat 12,2
Lamaran 12,3
5) Sistem kronologis
Sistem kronologis digunakan untuk menyimpan surat/arsip yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau dokumen tersebut. surat atau dokumen yang datangnya paling akhir, maka ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan, selanjutnya juru arsip hanya perlu mengelompokkan surat/dokumen tersebut dalam bulan-bulan setiap tahunnya.
e. Ciri-ciri Pengarsipan yang Baik
Berikut adalah ciri-ciri utama dalam pengarsipan yang baik:23 1) Aksebilitas. Aksebilitas diperlukan agar arsip dapat dengan mudah
dijangkau tanpa banyak kehilangan waktu.
2) Kesederhanaan. Maksud dari kesederhanaan yaitu setiap orang dapat menggunakan arsip tanpa memerlukan pelatihan khusus atau pengetahuan tentang sistem pengarsipan yang mendalam.
3) Ekonomis. Arsip yang ada harus ekonomis terkait dengan tenaga kerja, peralatan serta biaya dalam pengelolaan arsip tersebut.
4) Kesesuaian. Maksudnya sistem pengarsipan harus sesuai dengan kebutuhan sebuah lembaga.
5) Fleksibel. Sesuai dengan arti kata fleksibel, yaitu menyesuaikan diri, maka dalam sistem pengarsipan ini harus beradaptasi dengan tuntutan perubahan organisasi.
6) Klasifikasi. Sistem pengarsipan harus didukung oleh sistem klasifikasi yang tepat, misalnya: sistem abjad, sistem numerik, sistem alpha-numerik, sistem geografis, dan sistem subjek. Dalam hal ini sistem abjad adalah yang paling banyak digunakan, karena paling mudah dipahami.
7) Rujukan silang. Kadang-kadang surat ditunjukkan kepada dua pihak yang berbeda, maka dalam kasus ini diperlukan rujukan silang sehingga mudah untuk ditemukannya arsip kembali.
23 Rasto, Op. Cit, h. 104-106.
8) Keamanan. Untuk membuat agar arsip tetap aman binatang perusak arsip ataupun kepada pihak yang tidak berwenang, maka dapat dilakukan langkah berikut:
a) Lemari tahan api untuk menyimpan dokumen berharga.
b) Hanya staf bagian kearsipan yang dapat masuk ke tempat penyimpanan arsip.
c) Harus ada prosedur yang dirancang agar arsip yang dipinjam dapat dikembalikan tepat waktu.
9) Indeks. Indeks arsip sangat diperlukan untuk membantu proses pencarian arsip.
10) Retensi. Masa penyimpanan arsip harus jelas, dimana arsip yang memiliki masa aktif harus disimpan, sedangkan arsip yang sudah tidak memiliki masa aktif harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang benar.
3. Ketatausahaan
a. Pengertian Tata Usaha
Secara Etimologi, tata usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola infomasi, manusia dan harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Rahmawati merumuskan tata usaha sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan setiap organisasi.24 Sedangkan pengertian tata usaha menurut
24 Rahmawati, Op. Cit, h. 18.
Sayuti adalah tugas pelayanan yang terdiri dari aktivitas-aktivitas menghimpun, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan setiap organisasi.25
Jadi tata usaha sekolah adalah kegiatan menghimpun, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan sekolah dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata usaha sekolah merupakan bagian dari administrasi sekolah, karena itu peran tata usaha sangat penting dalam kelancaran administrasi sekolah, dimana kegiatan administrasi sekolah terdiri dari: pelaksana urusan administrasi kepegawaian; pelaksana urusan administrasi keuangan;
pelaksana urusan administrasi sarana dan prasarana; pelaksana urusan administrasi persuratan dan kearsipan; pelaksana urusan administrasi kesiswaan; pelaksana urusan administrasi kurikulum; dan layanan khusus, seperti tukang kebun, penjaga kantin, pesuruh, dll. Namun dalam hal ini tata usaha hanya mengurusi sebagian dari administrasi sekolah yaitu: urusan keuangan, urusan kepegawaian, urusan kearsipan, urusan surat menyurat, dan urusan kesiswaan untuk membantu tugas wakasek bidang kesiswaan dalam memberikan keterangan-keterangan kesiswaan. 26
25 Abdul Jallauddin Sayuti, Manajemen Perkantoran (Bandung: Alfabeta, 2013), h. 13.
26 Zulfa Rizky Anisa, Tri Murwaningsih, and Patni Ninghardjanti, ‘Pelaksanaan Pelayanan Tata Usaha Di SMK Batik 1 Surakarta’, Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2.2 (2018), 115–27 <http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap>.
b. Ruang Lingkup Tata Usaha
Menurut Rahmawati kegiatan tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 (enam) pola, yaitu:
1) Menghimpun, yaitu kegiatan untuk mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana- mana sehingga siap untuk dipergunakan saat dibutuhkan.
2) Mencatat, yaitu kegiatan mencatat dalam wujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Namun dalam perkembangan saat ini dapat menggunakan alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekaman.
3) Mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan sesuai dengan yang diperlukan.
5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan kepada pihak yang membutuhkan.
6) Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan berkas/dokumen yang penting dengan berbagai cara pada tempat yang aman.27
Sedangkan dalam hal bidang tata usaha, kegiatan administrasi yang dilakukan menurut Rosmiaty yaitu:
1) Organisasi dan struktur pegawai tata usaha 2) Anggaran belanja keuangan sekolah
27 Rahmawati., Loc.Cit.
3) Masalah kepegawaian dan personalia sekolah 4) Keuangan dan pembukuan
5) Korespondensi/surat-menyurat
6) Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, laporan, pengisian buku induk, rapor, dan sebagainya.28
Sementara itu William H.Leffingwell dan Edwin M. Robinson menyebutkan bahwa pekerjaan tata usaha (kantor) meliputi:
1) Menerima, mengirim, dan mengangkat pekerjaan 2) Membuat rekening
3) Surat menyurat, mendikte, pengetikan 4) Kearsipan
5) Passing credit and collecting outstanding account (menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan)
6) Handling, distributing, and dispatching mail (mengurus, membagi dan mengirimkan surat-surat pos)
7) Duplicating and addressing work (pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat)
8) Melakukan berbagai macam pekerjaan, seperti menelpon, menerima tamu, pelayanan pesuruh.
9) Tugas-tugas khusus
28 Rosmiaty Azis, Administrasi Pendidikan (Yogyakarta: Penerbit SIBUKU, 2016), h. 11.
10) Memuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.29
Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa salah satu kegiatan tata usaha adalah kegiatan kearsipan yang berbentuk melaksanakan korespondensi/surat menyurat. Oleh karena itu agar ketatausahaan dapat terlaksana dengan baik maka harus menjalankan pengelolaan kearsipan yang baik pula, karena kegiatan ketatausahaan tidak terlepas dari kegiatan kearsipan.
4. Kendala dan Solusi Manajemen Kearsipan
Menurut Sedarmayanti kendala atau masalah yang sering di hadapi oleh setiap kantor, antara lain:
a. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Hal ini mengakibatkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai dan akhirnya tugas-tugas dibidang kearsipan dianggap tidak terlalu penting.
b. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak di penuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang tidak di dasarkan pada persyaratan yang diperlukan, misalnya tidak sesuai dengan lulusan sarjana yang berkaitan dengan administrasi perkantoran dalam sebuah lembaga pendidikan.
c. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan banyaknya arsip yang menumpuk disebabkan tempat dan peralatan arsip yang kurang memadai.
29 Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, MANAJEMEN PERKANTORAN (Efektif, Efisien, dan Profesional), (Bandung:Alfabeta, 2019), h. 48-49
d. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor atau organisasi.
e. Tidak dapat atau sulit ditemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal ini bisa karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum atau kurang terampil.30
Untuk mengatasi persoalan di atas ada beberapa prinsip yang harus diimplementasikan, yaitu:
a. Penyediaan arsip yang benar b. Pelayanan arsip secara cepat
c. Peruntukan para pengguna yang tepat
d. Penyajian informasi yang dapat disajikan secara lengkap dan tepat e. Penggunaan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan.31
Untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan pengetahuan dan keterampilan petugas yang mengelola arsip tersebut. Persyaratan yang utama adalah dengan tersedianya sumber daya manusia yang mampu mengakomodasikan kebutuhan saat ini maupun yang akan dating. Selain itu diperlukan pula kebijakan dari pimpinan juga menentukan keberhasilan usaha ini.
30 Ayuni Akhmal Hayati, ‘Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara’, eJournal Ilmu Pemerintahan, 5.1 (2020), h. 5
31 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2018), h. 28
B. Penelitian yang Relevan
Penelitian relevan adalah penelitian yang sudah pernah dibuat seseorang sebelumnya dan sudah dianggap relevan. Dalam penelitian relevean memiliki keterkaitan, seperti judul, topik, pokok masalah penelitian yang sama dengan yang kita lakukan. Dari penelitian-penelitian yang terdahulu peneliti dapat memperoleh gambaran dan perbandingan dengan penelitian yang peneliti lakukan.
1. Skripsi yang pertama yaitu Karno Ariyanto (2011), yang berjudul “Sistem Penataan Arsip Dinamis aktif pada Sekolah Menengah Atas Muhammadiyah Rambah Kabupaten Rokan Hulu”. Menjelaskan bahwa faktor yang mempengaruhi sistem penataan arsip dinamis aktif pada Sekolah Menengah Atas Muhammadiyah Rambah Kabupaten Rokan Hulu adalah: (1) Latar belakang pendidikan kepala tata usaha adalah lulusan D3 Administrasi Niaga, staf tata usaha lulusan SMA dan kepala sekolah lulusan S1 IAIN, (2) Kurangnya pemahaman para pegawai tentang kearsipan, (3) Keterbatasan jumlah pegawai yang mengelola arsip yaitu 2 orang, (4) Diberi wewenang dalam menggunakan fasilitas yang ada, seperti leptop dan peralatan kantor yang lainnya, (5) Terciptanya komunikasi yang baik antara kepala tata usaha, staf tata usaha dan kepala sekolah.
2. Ahmad Subhan Fatah Mahfuzh (2019), yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Negeri 2 Jakarta”.
Dalam Skripsi tersebut dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif pada bagian TU MAN 2 Jakarta telah berjalan dengan baik, hanya saja
terdapat kendala yaitu terkait sarana prasarana (ruang penyimpanan yang terlalu kecil dan sempit).
3. Laily Andriani Pangestuti (2020), yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dalam Mendukung Pelayanan Informasi”. Menyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif tersebut belum adanya ruangan khusus untuk mengelola arsip dinamis aktif, belum adanya petugas khusus arsip, pemeliharaan arsip tidak dilakukan secara berkala, peminjaman arsip belum menggunakan kartu pinjam arsip, penemuan arsip melebihi standar serta penyusutan arsip tidak berdasarkan jadwal retensi arsip
Dari ketiga peneliti sebelumnya, sama-sama meneliti tentang kearsipan.
Perbedaannya ketiga peneliti terdahulu meneliti tentang pengelolaan/penataan arsip dinamis aktif, sedangkan penulis meneliti tentang manajemen/pengelolaan arsip dinamis yaitu arsip aktif dan inaktif.
C. Konsep Operasional
Agar suatu lembaga sekolah dapat mencapai tujuannya dengan baik, maka sekolah harus menyelenggarakan manajemen sekolah dengan baik.
Sekolah perlu melaksanakan manajemen kearsipan, dikarenakan setiap kegiatan operasional sekolah dalam kesehariannya pasti akan dihadapkan dengan dokumen dan data yang nantinya menjadi arsip. Jika manajemen kearsipan telah berjalan dengan baik maka akan sangat membantu dalam kegiatan ketatausahaan yang ada di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
Untuk memudahkan peneliti dalam melakukan penelitian terkait Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri
12 Pekanbaru, maka berikut poin-poin penting mengenai siklus hidup arsip yaitu:
1. Penciptaan arsip yaitu siklus pertama dalam kearsipan, fase ini adalah membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi 2. Pendistribusian arsip merupakan proses penyampaian arsip kepada pihak
yang membutuhkan, baik pihak internal maupun pihak eksternal.
3. Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan arsip karena arsip tersebut dibutuhkan/diperlukan oleh seseorang untuk mencapai kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaan arsip tersebut.
4. Pemeliharaan arsip dapat diartikan sebagai kegiatan membersihkan arsip agar tidak terjadi kerusakan akibat beberapa sebab.
5. Penghapusan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip, dengan catatan arsip tersebut sudah tidak dipakai/diperlukan lagi.
Kelima poin di atas merupakan ruang lingkup kearsipan, dimana kegiatan pengarsipan tersebut berlangsung dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
33
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Penulis menggunakan jenis penelitian kualitatif, yaitu proses penelitian untuk memahami fenomena-fenimena manusia atau sosial dengan menciptakan gambaran yang menyeluruh dan komplek yang dapat disajikan dengan kata- kata, melaporkan pandangan terinci yang diperoleh dari sumber informan, serta dilakukan dalam latar setting yang alamiah.32
Penelitian ini bersifat kualitatif dengan analisis deskriptif, yang bertujuan untuk memperoleh pengetahuan yang dapat digunakan dalam mendeskripsikan suatu fenomena yang terjadi di lapangan. Jadi, penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis deskriptif.
B. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru yang beralamat di Jl. Garuda sakti Km. 3, Pekanbaru. Alasannya karena permasalahan yang diteliti ada dilokasi ini dan waktu penelitian ini dimulai setelah proposal diseminarkan.
C. Subjek dan Objek Penelitian
Subjek penelitian ini adalah Kepala Tenaga Administrasi Sekolah dan para staff/pegawai ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12
32 Muhammad Rijal Fadli, “Memahami Desain Metode Penelitian Kualitatif”, Kajian Ilmiah Mata Kuliah Umum, 21.1 (2021), 33-54
Pekanbaru. Objek penelitian ini adalah Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
D. Informan Penelitian
Penelitian ini menggunakan informan Kepala Tenaga Administrasi di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru beserta pegawai ketatausahaan yang ada di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
E. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik-teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu :
1. Observasi
Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses tersusun dari berbagai proses dan psikologis. Dua diantara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan.33 Pada teknik ini penulis akan turun langsung ke lapangan untuk mengamati dan melihat fenomena- fenomena yang terjadi, hal ini dilakukan agar proses pengumpulan data dapat menyeluruh dan semakin mudah. Peneliti melakukan observasi terhadap Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru. Dalam observasi yang dilakukan di Ruang Tata Usaha di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru data yang diperoleh yaitu fenomena mengenai penataan arsip yang masih kurang rapi dan juga ada beberapa kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.
33 Sugiono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D Cetakan Ke-20 (Bandung:
Alfabeta, 2014), h. 137.
2. Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.34 Pada teknik ini penulis akan turun langsung ke lapangan, dan melakukan wawancara pada informan penelitian untuk memperoleh informasi mengenai Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.
Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya dari seseorang.
Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.35 Pada teknik ini penulis akan turun langsung ke lapangan, dan mencari informasi dan data yang berkenaan dengan bagaimana pengelolaan/penataan arsip yang ada dalam ruang lingkup tata usaha di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru.
F. Teknik Analisis Data
Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dokumentasi, dan bahan lainnya sehingga mudah dipahami dan dapat diinformasikan kepada
34 Ibid., h. 145
35 Sugiono, Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D Cetakan Ke-19 (Bandung: Alfabeta, 2014), h. 329.
orang lain. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menganalisis data dalam penelitian ini berpedoman pada penjelasan Miles dan Huberman, yang meliputi 4 kegiatan, yaitu: pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
1. Pengumpulan data (Data collection)
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan berbagai cara yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi.
2. Reduksi data (Data reduction)
Reduksi data berarti merangkum data, memilih hal pokok dan penting dari data dan mengurangi yang tidak diperlukan. Jadi, data yang telah direduksi dapat memberikan gambaran yang lebih jelas. Reduksi data ini data dilakukan dengan menggunakan komputer dengan cara memberi kode pada data-data tersebut. Apabila data yang diperoleh cukup banyak, maka perlu dicatat secara lebih rinci dan teliti yang telah dikemukaan.
3. Penyajian data (Data display)
Penyajian data ini bertujuan untuk memudahkan peneliti secara keseluruhan gambaran dari penelitian guna memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dalam bentuk uraian singkat, dengan teks yang bersifat naratif.
4. Menarik kesimpulan atau verifikasi (Conclusion drawing/verification) Setelah melakukan penyajian data, yang selanjutnya dapat dilakukan adalah melakukan penarikan kesimpulan. Kesimpulan yang dikemukakan didukung dengan adanya bukti-bukti kuat yang mendukung konsistensi dan
validitas data. Dengan demikian kesimpulan tersebut dapat dilakukan terus menerus selama proses penelitian berlangsung. Jadi, setiap kesimpulan harus terus dilakukan verifikasi agar memperoleh kesimpulan yang baik.
G. Pengecekan Keabsahan Data
Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik tringulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber lainnya. Triangulasi adalah cara terbaik untuk menghilangkan perbedaan-perbedaan konstruksi kenyataan yang ada dalam konteks suatu studi sewaktu mengumpulkan data tentang berbagai kejadian dan hubungan dari berbagai pandangan. Dengan kata lain bahwa tringulasi, peneliti dapat me-recheck temuannya dengan jalan membandingkannya dengan berbagai sumber, metode, atau teori.36
Triangulasi dalam pengujian kreadibilitas ini diartikan sebagai pengecekan data dari berbagai sumber dengan cara, dan berbagai waktu dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber yaitu kepala tata usaha dan dua orang staff tata usaha tentang manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMAN 12 Pekanbaru, semua jawaban
36 Adhi Kusumastuti dan Ahmad Mustamil Khoiron, Metode Kualitatif, (Semarang, Lembaga Pendidikan Sukarno Pressindo, 2019), h. 76
yang peneliti peroleh dari beberapa sumber di atas sama. Kemudian data yang diperoleh dianalisis oleh penulis sehingga menghasilkan suatu kesimpulan kemudian selanjutnya dimintakan kesepakan (member check) dengan empat sumber data.
2. Triangulasi Teknik
Triangulasi teknik untuk menguji kreadibilitas data dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Misalnya data diperoleh dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi, atau kuesioner. Bila dengan tiga teknik pengujian kreadibilitas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda- beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, karena sudut pandangnya berbeda-beda.
3. Triangulasi Waktu
Waktu juga sering mempengaruhi kreadibilitas data. Data yang dikumpulkan dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat narasumber masih segar, belum banyak masalah, akan memberikan data yang lebih valid sehingga lebih kredibel. Untuk itu dalam rangka pengujian kreadibilitas data dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan wawancara, observasi atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda. Bila hasil uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang sehingga sampai ditemukan kepastian datanya.
Triangulasi dapat juga dilakukan dengan cara mengecek hasil penelitian, dari tim peneliti lain yang diberi tugas melakukan pengumpulan data
79
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Berdasarkan rumusan masalah dalam penelitian ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pengimplementasian manajemen arsip dalam ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru sudah baik, yaitu telah terlaksananya indikator arsip, yaitu pencatatan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan arsip. Namun demikian masih ada pelaksanaan yang belum maksimal, terutama dalam hal temu kembali arsip.
2. Kendala yang dihadapi di Bagian Tata Usaha SMA Negeri 12 Pekanbaru yaitu sulit dalam menemukan arsip yang sudah lama tersimpan, dikarenakan banyaknya arsip yang sudah menumpuk. Selain itu saat arsip ditemukan terkadang arsip sudah dimakan rayap. Hal ini disebabkan sarana prasarana yang kurang memadai. Untuk menambahkan fasilitas juga terkendala oleh ruangan yang sempit.
3. Upaya yang dapat dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip di SMA Negeri 12 Pekanbaru, yaitu menyalin arsip- arsip kedalam komputer agar tidak hilang dan tidak rusak. Upaya lainnya yang dapat dilakukan adalah dengan merenovasi gedung terutama bagian Tata Usahanya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan penelitian diatas maka saran yang dapat diberikan kepada pihak Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru adalah: Dari yang penulis jelaskan bahwa manajemen arsip dalam ketatausahaan di SMA Negeri 12 Pekanbaru sudah baik, namun masih perlu melakukan pembenahan dengan merenovasi gedung terutama bagian Tata Usahanya dikarena di ruang Tata Usaha sebagian besar arsip sekolah disimpan disana. Selain itu juga dengan mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan kearsipan untuk pegawai arsip di SMA Negeri 12 Pekanbaru agar dalam pekerjaan pengelolaan arsip lebih maksimal lagi.
