METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Pemilihan Objek Penelitian
Dalam penyusunan ini, penulis akan melakukan penelitian pada PT. A yaitu sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di industri farmasi. Yang menjadi objek penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi penjualan dan efektivitas pengendalian internal penjualan yang dijalankan perusahaan.
Penelitian ini membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu 3 bulan. Selama penelitian, peneliti harus menyesuaikan waktu yang disediakan oleh pejabat PT. A untuk menjelaskan mengenai sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian internal penjualan pada PT. A.
Metode penelitian yang digunakan adalah studi deskriptif. Studi deskriptif dilakukan untuk mengetahui dan menjadi mampu untuk menjelaskan kesimpulan dari permasalahan yang diteliti dalam suatu situasi. Melalui penelitian ini, data yang diperoleh akan dianalisis untuk mengetahui bagaimana perusahaan menjalankan sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diketahui apa benar sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal penjualan telah dijalankan sesuai dengan peraturan yang diterapkan perusahaan dan dapat menjadi keunggulan perusahaan dalam menghadapi persaingan industri.
Sifat penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Menurut Sekaran (2006), studi kasus meliputi analisis kontekstual dan mendalam terhadap hal yang berkaitan dengan situasi serupa dalam organisasi lain. Studi kasus yang bersifat kualitatif adalah
36
berguna dalam menerapkan solusi pada masalah terkini berdasarkan pengalaman pemecahan masalah di masa lalu.
3.2 Metode Pengumpulan Data 3.2.1 Data yang dihimpun
Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang berasal dari sumber pertama melalui obeservasi, wawancara atau kuesioner, sedangkan data sekunder merupakan data yang berasal dari sumber tertentu.
Data primer yang digunakan berasal dari hasil wawancara karyawan PT. A. Data sekunder yang digunakan diperoleh dari dokumentasi penunjang yang dimiliki PT. A
3.2.2 Teknik Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik penelitian lapangan (Field Research) dan penelitian kepustakaan (Library Research). Penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data primer dari objek penelitian. Teknik yang digunakan penulis dalam penelitian lapangan adalah wawancara, yaitu cara memperoleh data dengan melakukan wawancara yang bersifat terbuka kepada pejabat atau karyawan perusahaan untuk mendapatkan penjelasan mengenai masalah yang diteliti. Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara terhadap karyawan yang menjabat sebagai chief accountant pada PT. A. Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam penelitian ini antara lain prosedur penjualan, formulir-formulir, struktur organisasi dan mempelajari buku-buku atau literatur-literatur untuk mendapatkan data sekunder yang berkaitan dengan penelitian ini.
3.3 Metode Analisis Data
Berdasarkan metode penelitian, peneliti melakukan analisis data dengan cara sebagai berikut:
a. Memeriksa sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. A.
b. Menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan PT. A apakah dalam penerapannya telah sesuai dengan teori-teori yang berlaku.
c. Memeriksa sistem pengendalian internal penjualan pada PT. A.
d. Menganalisis sistem pengendalian internal penjualan PT. A apakah dalam penerapannya telah sesuai dengan teori-teori yang berlaku.
e. Membandingkan sistem informasi akuntansi pada PT. A dengan sistem informasi akuntansi perusahaan lain yang berada dalam industri farmasi di Indonesia.
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian 4.1.1 Profil Perusahaan
PT. A telah memasuki pasar farmasi di Indonesia sejak tahun 1969, saat itu PT. A belum berdiri sebagai perusahaan melainkan hanya sebuah divisi penjualan perusahaan farmasi ternama di Jerman. Untuk proses produksinya PT. A menjalin kerja sama dengan PT Schering Indonesia. Karena perkembangan usaha yang cukup baik, pada tahun 2001 PT. A berdiri sebagai sebuah Perusahaan Terbatas (PT) yang memiliki sebuah pabrik yang berlokasi di Bogor.
Pabrik ini dibeli dari sebuah perusahaan farmasi Prancis yang telah bergabung dengan perusahaan Jerman dengan nama Aventis. Dengan proses renovasi selama 2 tahun dan biaya renovasi sebesar 90 milyar rupiah, pabrik ini menjadi pabrik dengan standard yang sangat baik sesuai dengan CPOB dan standard kualitas dan keamanan Internasional.
PT. A berkantor pusat di Jakarta, sejak tahun 2006 mengembangkan bisnisnya di bidang industrial customer business atau yang lebih dikenal dengan sebutan toll manufacturing. Jadi, selain memproduksi obat-obatan produksi PT. A sendiri, pabrik ini juga memproduksi obat untuk sejumlah perusahaan farmasi internasional lain di Indonesia.
Bahkan, ekspor obat produksi perusahaan itu mengalami pertumbuhan sangat besar. Untuk mendukung bidang industrial customer business, pabrik itu mengalami renovasi untuk pengembangannya. Proyek pengembangan ini adalah proyek renovasi kedua untuk fasilitas produksi (pabrik) PT. A.
39
Proyek renovasi pertama yang selesai pertengahan tahun 2003 mencakup pembangunan fasilitas produksi untuk sediaan sirup, tablet, semi solid dan aerosol, perbaikan pada sistem pergudangan, laboratorium kontrol kualitas dan kantor administrasi. Adapun proyek kedua merupakan perluasan pada bagian laboratorium dan pengemasan, penggantian beberapa mesin produksi dan pengemasan, pengembangan fasilitas untuk karyawan. Proyek kedua ini telah selesai Januari 2009 lalu.
Saat ini PT. A memiliki pegawai sebanyak 400 orang; 231 pegawai di bagian penjualan lapangan tersebar di seluruh Indonesia, 100 pegawai di pabrik dan 69 pegawai di kantor pusat di bagian Marketing, Sales Administration, Finance, MRA & HRD. PT.
A sangat peduli terhadap pengembangan bagi karyawannya. Berbagai training mulai dari
“Job/Technical Skills“ sampai dengan “Life Management/Leadership“ diberikan untuk seluruh karyawan.
4.1.2 Kebijakan Penjualan Perusahaan
Dalam melaksanakan aktivitas penjualannya, PT A menerapkan beberapa kebijakan yang terkait dengan penjualan antara lain:
1. PT.A. hanya melakukan penjualan kredit dengan menetapkan jatuh tempo pembayaran.
2. Tenggat waktu pembayaran, berdasarkan perjanjian distribusi dihitung dari tanggal delivery order sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran, harus dicantuman pada faktur penjualan
3. Jika terjadi perubahan harga produk PT. A, maka harus diketahui dan disahkan oleh pihak-pihak yang berwenang.
4.1.3 Fungsi-fungsi yang Terlibat dalam Aktivitas Penjualan
Dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan, PT. A memerlukan fungsi-fungsi yang menunjang aktivitas penjualan kredit. Fungsi-fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan, antara lain:
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab menerima pesanan pelanggan, memproses pesanan pelanggan dengan menggunakan sistem BPCS (Business Planning and Control System), mengeluarkan delivery order untuk pengiriman barang, serta mencetak faktur penjualan dan faktur pajak. Bagian ini dipegang oleh bagian marketing and sales.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian keuangan.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian keuangan.
4. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian pergudangan 5. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan berang kepada pelanggan berdasarkan delivery order yang diberikan oleh fungsi penjualan. Fungsi ini dipegang oleh bagian pergudangan.
41
6. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan berikut dengan faktur pajak kepada pelanggan. Fungsi ini dipegang oleh bagian administrasi penjualan.
7. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari penjualan kredit serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini dipegang oleh bagian akuntansi.
4.2 Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT. A 4.2.1 Sumber daya manusia
Pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan pada PT A.
adalah Kepala Divisi Administrasi dan Keuangan (Head of Division Finance &
Administration), Kepala Depertemen Keuangan dan Akuntansi (Head of Department Finance & Accounting), Kepala Divisi Pemasaran (Head of Division Marketing), Kepala Bagian Pengendalian Gudang (Head of Warehouse Control), Supply Chain Management, Sales Ethical Medicine, Sales Of The Control Medicine dan Head of Depertment Animal Health, Kepala Divisi Produksi Produk Farmasi (Head of Division Pharmaceutical Production), Pharmaceutical Production Controller, petugas yang berwenang dari pihak pelanggan, Account Receivabke Officer.
Dalam melaksanakan perekrutan karyawan, bagian personalia akan membuat minimum requirement yang dibutuhkan. minimum requirement tersebut mencakup latar belakang pendidikan, pengalaman pekerjaan dan keahlian yang dimiliki. Kemudian mereka melakukan seleksi dengan melakukan test dan wawancara untuk menilai kompetensi calon karyawan sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. A adalah Pihak konsumen, Bagian sales marketing, Bagian Gudang dan Distribusi, Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
4.2.2 Peralatan
Peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan berupa komputer, sistem otomatisasi dengan menggunakan sistem BPCS serta alat-alat penunjang dalam aktivitas penjualan. Komputer digunakan dalam aktivitas penjualan dengan menjalankan sistem BPCS. Modul sales and order management pada sistem BPCS merupakan salah satu modul yang digunakan PT. A untuk menjalankan aktivitas penjualan. Alat penunjang yang digunakan PT. A diantaranya adalah alat tulis, telepon, faksimili, printer dan kalkulator.
4.2.3 Formulir
Formulir yang digunakan dalam penjualan antara lain Purchase Order yang berisikan jenis produk, jumlah produk, tanggal kadaluarsa produk yang dipesan oleh pelanggan maupun ICB. Delivery Order yang berisikan surat perintah kepada bagian distribution warehouse untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. Delivery order dibuat dalam 4 rangkap yaitu: Lembaran pertama diberikan kepada pelanggan, Lembaran kedua untuk bagian akuntansi, Lembaran ketiga untuk administrasi penjualan dan Lembaran keempat diarsipkan
Faktur Penjualan yang berisikan jumlah barang dan total tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Faktur penjualan dibuat oleh bagian administrasi penjualan setelah menerima delivery order dari bagian pergudangan dan distribusi. Dalam transaksi penjualan faktur penjualan dibuat dalam 3 rangkap, yaitu: Lembaran pertama dikirim
43
kepada pelanggan, Lembaran kedua untuk bagian akuntansi dan Lembaran ketiga untuk diarsipkan
Faktur Pajak yang digunakan sebagai bukti pembayaran pajak terhadap barang yang dibeli oleh pelanggan. Faktur pajak diproses dan dicetak bersama faktur penjualan oleh bagian administrasi penjualan dalam 3 rangkap, yaitu: Lembaran pertama dikirim kepada pelanggan, Lembaran kedua dan ketiga untuk bagian akuntansi.
Formulir yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. A telah sesuai dengan prinsip-prinsip rancangan formulir dengan memuat tanggal penerbitan, nomor order, jumlah barang, harga barang, kode barang, nama barang dan identitas pelanggan. Prinsip-prinsip tersebut telah diterapkan pada purchase order, delivery order, faktur penjualan dan faktur pajak. Formulir-formulir ini digunakan untuk mencatat semua aktivitas transaksi penjualan.
4.2.4 Catatan
Semua aktivitas penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. A dicatat dengan menggunakan sistem BPCS oleh bagian administrasi penjualan dalam bentuk jurnal akuntansi. Jurnal akuntansi yang digunakan adalah jurnal penjualan yang mencatat semua transaksi penjualan kredit
Untuk mencatat transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi PT. A akan menjurnal transaksi kredit tersebut. Dalam aktivitas pendistribusian barang dari gudang, bagian warehouse controller menggunakan sistem BPCS untuk mencatat persediaan barang yang berada di gudang serta perpindahan barang dari gudang yang fungsinya seperti kartu gudang.
Catatan yang dilakukan PT. A dalam bentuk jurnal akuntansi untuk aktivitas penjualan kredit telah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Dengan
menggunakan sistem BPCS, ketika bagian administrasi penjualan telah selesai memproses faktur penjualan secara otomatis jurnal akuntansi penjualan kredit akan tercatat pada bagian akuntansi.
4.2.5 Laporan
Laporan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. A antara lain: laporan penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan yang berisikan semua transaksi penjualan yang terjadi pada PT. A dalam satu periode, laporan persediaan barang yang berisikan mengenai persediaan barang serta mutasi perpindahan barang PT.
A yang berupa obat-obatan dalam gudang, laporan piutang yang terdiri dari aging schedule dan daftar piutang penjualan yang dimiliki PT. A. Aging sechedule adalah laporan yang terdapat dalam BPCS yang berisikan saldo piutang pelanggan berdasarkan umur piutang.
Laporan yang dihasilkan merupakan hasil proses data-data yang terkumpul dan bersumber dari dokumen-dokumen seperti faktur penjualan yang dicatat ketika terjadi aktivitas penjualan. Laporan tersebut mengandung informasi yang mengenai seluruh aktivitas penjualan.
4.2.6 Prosedur
Prosedur yang digunakan PT. A dalam melaksanakan transaksi penjualan, antara lain Prosedur penerimaan pemesanan penjualan dimulai dari komunikasi yang dilakukan antara pihak pelanggan dengan bagian marketing dan sales. Pihak pelanggan akan memberikan purchase order untuk memesan produk yang diinginkan kepada bagian marketing dan sales. Kemudian bagian marketing dan sales akan memproses purhase order dengan menggunakan sistem BPCS. Pemrosesan purchase order dengan sistem
45
BPCS berguna untuk mengoptimalkan kapasitas dan perencanaan bagian gudang. Dalam pengesahan penjualan kredit kepada pelanggan, PT. A akan mempertimbangkan riwayat pelunasan piutang dan jumlah penjualan kredit yang diajukan oleh pelanggan. Apabila telah disetujui, maka purchase order tersebut akan dikirim melalui sistem BPCS ke bagian gudang dan distribusi. Karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang dan distribusi mengalokasikan produk-produk yang sesuai dengan purchase order untuk dikirim kepada pelanggan. Karyawan tersebut akan mengkonfirmasikan produk-produk yang akan dikirim kepada pelanggan dan memprosesnya dengan menggunakan sistem BPCS. Setelah diproses akan tercetak delivery order sebanyak 4 (empat) rangkap yang akan dibawa dalam pengiriman barang kepada pelanggan.
Prosedur pengiriman barang dimulai dari Bagian gudang dan distribusi yang akan mengirimkan barang kepada pelanggan dengan membawa 4 (empat) rangkap delivery order. Pihak pelanggan akan memeriksa jumlah dan kondisi produk yang dipesan apakah sesuai dengan purchase order yang diminta. Apabila pihak pelanggan setuju, maka pihak pelanggan akan menandatangani delivery order dengan 4 (empat) rangkap dan diberikan satu lembar copy delivery order sebagai bukti pengiriman barang dan disimpan dalam arsip. Apabila pihak pelanggan tidak setuju, maka akan dibuat surat pernyataan yang ditandatangani karyawan dari kedua pihak, dari PT. A dan Pihak pelanggan. Bagian Gudang membawa kembali 3 (tiga) rangkap delivery order yang telah ditandatangani pelanggan. Dalam waktu paling lambat 3 hari kerja setelah delivery order ditandatangani, 3 (tiga) rangkap delivery order akan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar pertama untuk bagian akuntansi, Lembar kedua untuk bagian administrasi penjualan service dan Lembar ketiga untuk arsip di bagian gudang
Prosedur penagihan dimulai dari Bagian administrasi penjualan menerima delivery order yang telah ditandatangani pelanggan. Berdasarkan delivery order tersebut,
bagian administrasi penjualan akan menggunakan billing module dari sistem BPCS untuk memproses dan mencetak faktur penjualan dan faktur pajak sebanyak 3 (tiga) rangkap.
Sebelum faktur penjualan dan faktur pajak dikirim ke pelanggan harus dicek terhadap delivery order dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan atau karyawan yang bertanggung jawab di bagian akuntansi dan keuangan. 3(tiga) rangkap faktur penjualan dan faktur pajak akan didistribusikan paling lambat 3 hari kerja setelah tanggal faktur penjualan dan faktur pajak, antara lain: satu lembar faktur penjualan dan faktur pajak yang asli disertai delivery order dikirimkan ke pelanggan, satu lembar copy faktur penjualan, faktur pajak dan delivery order untuk bagian accounting, satu lembar faktur penjualan dan delivery order disimpan bagian administrasi penjualan sebagai arsip. Tenggat waktu pembayaran, berdasarkan perjanjian distribusi dihitung dari tanggal delivery order sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran, harus dicantumkan pada faktur penjualan.
47
Prosedur penjualan yang diterapkan pada PT. A mudah untuk dimengerti dan dipahami oleh seluruh karyawan yang terkait dengan aktivitas penjualan. Prosedur penjualan kredit termasuk prosedur pemesanan produk, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan dan prosedur pencatatan piutang. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan, penulis mendapatkan temuan salah satu transaksi yang tidak sesuai terhadap prosedur penjualan pada suatu transaksi penjualan. Dalam prosedur penjualan disebutkan bahwa pengiriman bukti faktur penjualan, faktur pajak dan delivery order ke pihak pelanggan paling lambat 3 hari kerja setelah tanggal penerbitan faktur penjualan. Pada transaksi penjualan tanggal 17 Februari 2009, Pihak pelanggan hanya menerima faktur penjualan dengan nomor BI00006776 dan delivery order dengan nomor 7413 sedangkan faktur pajak dengan nomor 010.000-09.00000271 diterima pelanggan pada tanggal 17 Maret 2009.
4.3 Pelaksanaan Pengendalian Internal Penjualan PT. A 4.3.1 Lingkungan Pengendalian Internal
Lingkungan pengendalian internal penjualan pada PT. A cukup memadai dengan pertimbangan-pertimbangan yang ada. Berdasarkan hasil wawancara, nilai-nilai etika yang ditanamkan kepada karyawan PT. A berupa peraturan yang tertulis maupun tidak tertulis bertujuan untuk menciptakan pengendalian internal yang baik sehingga dapat mencegah terjadinya penyelewengan pada bagian penjualan. Peraturan yang ditetapkan dalam PT. A mencakup jam kerja, penggunaan fasilitas kantor, berpakaian yang sopan dan lain-lain. Karyawan juga dituntut untuk mengerjakan tugas dan kewajibannya dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab serta dapat memelihara hubungan antara sesama karyawan dengan baik.
49
Upaya manajemen untuk meningkatkan kompetensi perusahaan adalah melakukan penempatan karyawan sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikan yang dibutuhkan. PT. A memberikan pelatihan untuk lebih mengoptimalkan keahlian yang dimiliki karyawan agar dapat menjalankan tugas dengan baik.
Seluruh karyawan PT. A telah menempati posisi yang sesuai dengan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan keahlian terhadap bidang tertentu. Pada saat PT. A melakukan perekrutan karyawan, bagian HRD terlebih dahulu membuat minimum requirement sehingga dapat menggambarkan keahlian yang harus dimiliki oleh karyawan. Setelah itu calon karyawan akan diseleksi dengan melakukan test dan wawancara untuk mengetahui kompetensi yang dimilikinya.
Manajemen telah menjelaskan kepada karyawan bahwa peran pengendalian internal sangat penting dalam menjalankan operasional PT A khususnya dalam bagian penjualan. Dalam menjalankan aktivitasnya, manajemen melakukan komunikasi dengan baik kepada karyawan sehingga mereka dapat mendukung dan mengembangkan dalam pelaksanaan pengendalian internal penjualan. Tingginya perhatian manajemen dalam pengendalian internal terlihat dalam prosedur penjualan, bahwa sistem control harus melekat dalam prosedur kerja dengan pemisahan tanggung jawab dan fungsi-fungsi yang mempunyai kepentingan yang berbenturan. Jika terdapat kelemahan pada sistem yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, maka suatu sistem control harus dikembangkan sebagai pencegahan.
Struktur organisasi PT. A dipimpin oleh president director yang membawahi beberapa divisi antara lain: human resources, financial and administration, sales and marketing dan plant. Struktur organisasi dalam divisi sales and marketing berbentuk flat organization. Sales Prescription Medicines and Consumer Health Care, Marketing Prescription Medicines dan Marketing Consumer Health Care memiliki kedudukan yang
sejajar dalam organisasi sehingga mereka dapat menyelesaikan tugasnya dengan cepat dan lebih cepat membuat keputusan karena tidak harus menunggu persetujuan yang berlapis.
Gambar 4.3. Struktur Organisasi PT. A Sumber: Presentasi Profil Perusahaan PT. A
Tugas dan tanggung jawab yang telah dibebankan kepada setiap karyawannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. PT. A telah membuat pedoman kebijakan dan prosedur penjualan yang menjelaskan kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan setiap transaksi penjualan. Dalam pedoman tersebut, setiap karyawan memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda. Bagian Marketing dan Sales bertanggung jawab untuk menerima purchase order dari pelanggan, memastikan barang yang dikirim sesuai
PT. A President Director
Division of Sales & Marketing Division of
Human Resources
Divison of Finance &
Administration
Division of Plant
Medical and Regulatory Affairs Accounting,
Budgeting &
Reporting Cost Controlling Information System Purchasing Human Capital
C & B
Field Force Training &
CRM Communications
& Media Relations
Sales PM &
CHC Marketing PM
Marketing CHC
Production &
Technical Management
Quality Management Supply Chain Management
51
dengan permintaan pelanggan, menerbitkan faktur dan mengirimkannya ke pelanggan secara tepat waktu. Bagian Gudang dan Distribusi bertanggung jawab mengalokasikan barang sesuai dengan purchase order dan mengirimkan barang tersebut ke gudang pelanggan sesuai dengan tanggal penerbitan delivery order. Manajemen PT. A juga telah membuat description of roles and reponsibilities yang berisikan tugas dan tangung jawab yang harus dilakukan oleh setiap karyawan. Dalam description of roles and reponsibilities, bagian billing officer memiliki tugas memproses order dan billing dengan menggunakan sistem BPCS, mengamati dan mengawasi actual sales discount, mengamati dan memverifikasi petty cash di kantor pusat dan pabrik dan melakukan rekonsiliasi bank.
4.3.2 Penilaian Risiko
Manajemen PT. A mengidentifikasikan dan menganalisis resiko yang terkait dengan aktivitas penjualan. Hal tersebut berguna untuk meminimalkan kemungkinan timbulnya kesalahan yang disebabkan beberapa kondisi. Perubahan dalam lingkungan operasi perusahaan dimana PT A berusaha menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terjadi dalam lingkungan operasional perusahaan. Seperti penentuan harga produk baru dan perubahan harga produk untuk pelanggan ICB dan lain-lain. Harga untuk produk baru atau perubahan harga untuk produk yang terdahulu harus didokumentasikan dan disetujui oleh Kepala Divisi Prescription Medicines and Consumer Health Care.
Kemudian diserahkan kepada Account Receivable Officer. Selanjutnya, Account Receivable Officer harus memperbaharui data di master database BPCS secara tepat waktu. Setelah proses ini selesai dilakukan, cetak hasilnya untuk kemudian diverifikasi oleh Kepala Bagian Administrasi Keuangan.
PT. A melakukan beberapa tahapan dalam melakukan perekrutan karyawan dengan mempertimbangkan keahlian, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja.
Setelah mereka diterima, PT A. akan memberikan pelatihan dalam menggunakan sistem BPCS agar karyawan tersebut dapat menyesuaikan diri dan menjalankan tugasnya dengan baik.
Sistem BPCS yang digunakan PT. A telah memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan aktivitas penjualan. Sistem BPCS ini dinilai memiliki cost yang lebih dibandingkan sistem informasi yang baru. Sistem ERP yang lain memiliki fasilitas yang lebih dibandingkan dengan sistem BPCS, namun hal tersebut menjadi tidak efisien karena terdapat fasilitas yang tidak sesuai dengan aktivitas penjualan PT. A.
Pertumbuhan yang pesat akan mempengaruhi karyawan dalam menjalankan prosedur dengan baik, seperti ketika perusahaan mendapatkan banyak pesanan dan harus dapat diselesaikan dalam waktu singkat, biasanya karyawan akan melewati salah satu step dalam prosedur untuk mempercepat pekerjaan. Sehingga dapat melemahkan pengendalian internal perusahaan. PT. A akan segera membuat kebijakan yang berkaitan dengan peningkatan pengendalian internal dalam aktivitas penjualan.
4.3.3 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang dijalankan di PT. A terdiri dari beberapa unsur yang harus dipenuhi. PT. A melakukan pemisahan tugas bagi karyawan yang terkait dengan aktivitas penjualan. Bagian gudang hanya bertugas mencatat persediaan yang ada digudang serta mutasi perpindahan barang. Bagian penjualan bertugas untuk memasarkan barang kepada pelanggan. Bagian akuntansi bertugas memverifikasi semua transaksi penjualan dengan dokumen-dokumen yang terkait. Tugas suatu bagian tidak