Bagan 4.1. Program Implementation, Action and Reputation
4.3.2. Pelaksanaan Program Diklat Medion
Tahap kedua dalam mempertahankan reputasi PT Medion Farma Jaya melalui program Diklat yakni perealisasian atas perencanaan yang telah disusun secara terperinci, siapa yang melaksanakan, bagaimana cara menyampaikan pesan, bagaimana rangkaian acara dan melalui media seperti apa. Corporate Communication PT Medion Farma Jaya selama 16 tahun melaksanakan program Diklat melakukan tahapan-tahapan pelaksanaan yang telah direncanakan sebelumnya, implementasi Public Relations membutuhkan iklim organisasi yang saling teguh pendirian serta kondusif sehingga memunculkan motivasi dan komitmen karyawan pelaksana.
Dalam upaya penerapan perencanaan Corporate Communication PT Medion Farma Jaya peneliti menemukan bahwa hal pertama yang dilakukan Corporate Communication PT Medion Farma Jaya adalah menetapkan dan menyeleksi sumber daya yang dapat mewakili tujuan daripada program Diklat.
Menetapkan sumber daya dilakukan untuk penyeleksian mengisi posisi personel Diklat, hal ini bertujuan untuk menyeleksi personel yang dapat menjadi cerminan perusahaan dalam aktivitas untuk publiknya. Corporate Communication PT Medion Farma Jaya menyusun strategi dalam penyeleksian personel bekerjasama dengan bagian Human Resource and General Affair untuk menetapkan kriteria apa saja yang harus dimiliki para personel demi tercapainya tujuan PT Medion Farma Jaya. Kriteria tersebut diantaranya, keterampilan, kecerdasan, leadership, kemampuan bekerja sama, serta pengalaman personel pada setiap posisi yang dibutuhkan.
Disamping itu, setiap personel yang telah direkrut dan diseleksi tersebut diberikan pelatihan untuk dapat memahami tema, objek dan tujuan program Diklat. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi berbagai hambatan seperti pertanyaan-pertanyaaan yang terlontar dari pelanggan atau publik perusahaan agar terjawab sesuai dengan desain program Diklat secara keseluruhan.
Taktik daripada perekrutan dan penyeleksian personel program untuk jangka pendek dan jangka panjang PT Medion Farma Jaya adalah untuk memberikan konsistensi atas totalitas kinerja selama program berlangsung, semakin baik dan semakin komitmen personel akan baik pula nama baik yang tersemat kepada diri perusahaan. Selain daripada bentuk totalitas kerja, penyeleksian ini guna untuk mencerminkan unsur-unusr atribut yang telah melekat pada diri perusahan untuk dikomunikasikan secara verbal maupun non verbal kepada publiknya, seperti yang diungkapkan oleh Cutlip, Center dan Broom (dalam Morrisan, 2006: 89) pelaksanaan strategi Public Relations dalam berkomuniksi dikenal dengan istilah ‘7-Cs Communications’ yaitu sebagai berikut:
Credibility (Kredibilitas) Komunikasi mulai dari suasana saling percaya yang diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sungguh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respect.
Dalam me-manage program untuk mempertahankan sebuah reputasi diperlukan upaya yang tersusun dari dalam personel perusahaan untuk menyelaraskan dengan tujuan perusahaan, seorang praktisi Public Relations dituntut untuk bisa berhubungan baik dengan publiknya baik secara internal mapun eksternal tujuan daripada hubungan baik ini adalah untuk mencapai
tingkatan good will dalam suatu komunikasi. Corporate Communication PT Medion Farma Jaya telah menunjukan upaya dalam perannya sebagai Public Relations untuk penghubung dan sebagai petunjuk arah perusahaan dalam mencapai tujuannya. Hal tersebut selaras dengan,
“Public Relations is the distinctive management function which help establish and mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperation between organization and with its public (Public Relations”.
Fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terciptanya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan, kerja sama antara organisasi dan berbagai publiknya) (Cutlip, Centre dan Broom, dalam Ardianto, 2014).
Dalam upaya mempertahankan reputasi, Corporate Communication PT Medion Farma Jaya melakukan penyesuaian kultur perusahaan, visi dan misi, budaya komunikasi, perusahaan dengan para personel melalui penyesuaian kriteria yang telah ditetapkan dalam suatu kebijakan yang telah disusun untuk saling padu dalam memberi pelayanan kepada publik, menonjolkan identitas secara kontinyu dan konsisten serta mengevaluasi kinerja merupakan aktivitas public relations yang dapat memberi penerangan dan memperlancar komunikasi agar terciptanya saling percaya merupakan wujud public relations sebagai fungsi manajemen.
Intinya, Public Relations adalah good image (citra baik), goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling pengertian)¸ mutual confidence (saling memercayai), mutual appreciation (saling menghargai), tolerance (toleransi).
(IPRA, dalam Ardianto, 2014)
Pada Tahap implementasi program Public Relations, Corporate Communication PT Medion Farma Jaya selain melakukan penyeleksian sumber daya sebagai pelaksana, Corporate Communication PT Medion Farma Jaya melakukan taking action sebagai perwujudan pelaksanaan program yang telah dirancang yakni Diklat Medion.
Pada tahap ini PT Medion Farma Jaya melakukan beberapa teknis kegiatan dengan tujuan penerapan perencanaan dapat terealisasikan sesuai rancangan dan ekspektasi yang telah ditentukan sebelumnya, tahap ini adalah tindakan mengundang target sasaran yang telah di tentukan sebelumnya sesuai dengan klasifikasi dari tujuan. Corporate Communication dapat menyasar target sasaran agar dapat berpartisipasi di dalam program, sasaran yang dituju adalah praktisi dan akademisi peternakan yang telah di susun dalam target jangka pendek dan jangka panjang.
Dalam pemilihan media ini Corporate Communication menyesuaikan dengan situasi serta kondisi daripada lingkungan sosial dan kebiasaan yang melekat pada target sasaran. Untuk para peternak yang berada di pedesaan Corporate Communication berkolaborasi dengan team Technical Sales Representative atau direct sales untuk memberikan surat edaran terkait program yang dilaksakan serta manfaat yang akan dirasakan, peternak didalam perkotaan Corporate Communication melakukan pendekatan melalui e-mail dan whatsapp sebagai sarana penyampaian pesan, dan penggunaan media sosial serta website berbasis big data ditujukan untuk para praktisi peternakan yang ingin mengakses informasi seputar aktivitas program PT Medion Farma Jaya.
Diklat peternakan merupakan program yang diusung sebagai wujud kepedulian terhadap peternak dan bangsa Indonesia. Pelatihan dan pendidikan peternakan ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dan edukasi peternak. Tema-tema yang disajikan selama 16 tahun berasal dari problematika yang terjadi atau dialami oleh peternak. Dalam menyampaikan materi Diklat yang dilakukan Corporate Communication PT Medion Farma Jaya menggunakan pemateri atau pembicara yang telah melalui tahap seleksi kriteria atas dasar kemampuan, komitmen serta keterampilan, serta memberikan materi non-teknis seperti character building, positive thinking, berfikir kreatif, langkah mencapai kesuksesan dan lain sebagainya untuk memberikan pelayanan yang dapat dirasakan oleh masing-masing peserta. Taktik ini merupakan sebagai wujud nyata program yang dapat langsung dirasakan manfaatnya oleh publik. Dalam penyampaian pesan ini Corporate Communication PT Medion Farma jaya sebagai penyelenggara Diklat selama 16 tahun berjalan ini telah sesuai dengan pernyataan Cutlip, Center dan Broom (Morrisan, 2006: 89) pelaksanaan strategi Public Relations dalam berkomuniksi dikenal dengan istilah ‘7-Cs Communications’
yaitu sebagai berikut : a. Context (Konteks)
Menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan kehidupan sosial, pesan harus disampaikan dengan jelas serta sikap partisipatif. Komunikasi efektif sangat diperlukan untuk mendukung lingkungan sosial melalui pemberitaan di berbagai media massa.
b. Content (Isi)
Isi pesan dalam strategi ini haruslah menyangkut kepentingan orang banyak sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat secara umum bagi masyarakat.
c. Clarity (Kejelasan)
Pesan disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti serta memiliki pemahaman yang sama (maksud, tema dan tujuan) antara komunikator dengan komunikan.
d. Continuity and Consisten (Kontinuitas dan Konsistensi)
Komunikasi merupakan proses yang tidak pernah berakhir, oleh karena itu dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan serta pesan-pesan tersebut harus konsisten. Dengan cara demikian, akan mudah melakukan proses komunikasi untuk membujuk publiknya.
e. Channels (Saluran)
Menggunakan saluran media yang tepat dan terpercaya serta dipilih oleh khalayak sebagai target sasaran. Pemakaian saluran media yang berbeda, akan berbeda pun efeknya. Dalam hal ini seorang Public Relations harus memahami perbedaan dan proses penyebaran informasi efektif.
b. Capability of The Audience (Kapabilitas Khalayak)
Memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak.
Komunikasi akan efektif bila berkaitan dengan faktor-faktor seperti kebiasaan dan peningkatan kemampuan membaca dan pengembangan pengetahuan khalayak.
Praktisi Public Relations sebagai komunikator harus memiliki kemampuan untuk menyampaikan pesan, Corporate Communication PT Medion Farma Jaya dalam publikasi aktivitasnya yakni Diklat, memadukan komunikasi internal dan eksternal dengan cara yang dapat diterima dan menguntungkan kedua belah pihak akan memberikan kelancaran dalam merealisasikan tujuan, kemampuan tersebut selaras dengan pernyataaan yang dikutip oleh Ruslan (2017: 24):
a. Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fakta di lapangan, perencanaan kerja, komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematik yang dihadapinya.
b. Kemampuan untuk menarik perhatian, melalui berbagai kegiatan publikasi yang kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi publiknya sebagai target sasarannya.
c. Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, melalui kekuatan Public Relations (power of the PR) dalam merekayasa pandangan atau opini publik (crystallizing public opinion) yang searah dengan kebijakan organisasi/instansi yang diwakilinya itu dalam posisi yang saling menguntungkan.
d. Kemampuan Public Relations menjalin suasana saling percaya, toleransi, saling menghargai, good will dan lain sebagainya dengan berbagai pihak, baik publik internal maupun eksternal.
Selain itu Corporate Communication dalam perannya sebagai pencipta hubungan baik bekerjasama dengan divisi Human Resources and General Affair untuk menyampaikan program Diklat Medion kepada para akademisi, atau ahli- ahli terkait peternakan. Akan tetapi Corporate Communication dalam melakukan
publikasi program tidak menggunakan media massa sebagi alat pesan, selama 16 tahun berjalannya program ini PT Medion Farma Jaya tidak pernah melakukan kerjasama dalam hal publikasi program Diklat melalui media massa. Corporate Communication lebih mengutamakan fokus berdasarkan kriteria sasaran dan target yang telah ditetapkan, maksudnya adalah untuk memaksimalkan sumber daya dan efisiensi kinerja yang akan berdampak pada keuntungan publik dan organisasi dalam mempertahankan reputasi.
Penerapan selanjutnya taktik sebagaimana yang telah dilakukan PT Medion Farma Jaya adalah melakukan kegiatan-kegiatan kemitraan dengan institusi perguruan tinggi ataupun sekolah, juga mengadakan acara roadshow, menjadi narasumber mengenai dunia peternakan dalam acara seminar ataupun workshop baik nasional maupun internasional. Leadership daripada individu perusahaan merupakan kunci sukses dalam menarik perhatian publik terhadap perusahaan.
Reputasi Perusahaan tidak dapat diperoleh atau dipertahankan apabila unsur yang mempengaruhinya tidak dijalankan secara konsisten. Kepercayaan publik terhadap organisasi ialah berasal dari upaya perusahaan untuk memberikan pelayanannya secara terus-menerus, memahami kebutuhan yang sedang dialaminya, totalitas dalam kinerjanya dan memiliki nilai yang mampu diterima dan dirasakan publiknya. Corporate Communication PT Medion Farma Jaya selama 16 tahun menyelenggarakan Diklat sebagai upaya mempertahankan reputasi telah selaras dengan upaya me-manage stategi public relations, karena public relations adalah seni berhubungan baik dengan publik demi mempertahankan nama baik yang diwakilinya.