BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN KINERJA ORGANISASI
C. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
3. Pengelolaan Sumber Daya Organisasi
Struktur organisasi aksi perubahan merupakan bentuk pengorganisasian dalam lingkup pekerjaan aksi perubahan yang mempunyai hubungan kerjasama yang baik dan bertanggungjawab antara semua unsur-unsur yang terkait agar dapat mencapai suatu keberhasilan semua jenis pekerjaan yang dihasilkan, ketepatan dan kelancaran pekerjaan. Struktur organisasi aksi perubahan bertujuan yaitu menentukan tujuan bersama dalam organisasi, menentukan semua jenis pekerjaan yang dilakukan, menempatkan orang-orang yang bertugas pada bagian pekerjaan dan mengelompokan jenis-jenis pekerjaan.
Adapun struktur organisasi pelaksana aksi perubahan sebagai berikut:
Gambar 2.6. Struktur Organisasi Pelaksana Aksi Perubahan
Berdasarkan struktur organisasi pelaksana tersebut, terdapat Mentor, Coach dan Project Leader. Disamping itu, untuk merealisasikan aksi perubahan dengan mempertimbangkan karakteristik tugas dan tanggung jawabnya maka diperlukan Tim Efektif.
a) Mentor
Mentor adalah Kepala Dinas PUPR Kabupaten Purworejo yang bertindak sebagai pembimbing sekaligus pengawas Peserta PKA secara profesional serta berperan sebagai inspirator dan motivator, memberikan arahan, dukungan, dan petunjuk dalam keseluruhan pelaksanaan Aksi Perubahan. Mentor juga memberikan petunjuk dan bimbingan untuk mengatasi masalah dan kendala yang muncul dalam pelaksanaan Aksi Perubahan, serta
menerima laporan dan memantau jalannya Aksi Perubahan yang dilakukan oleh peserta.
b) Coach
Memiliki tugas sebagai pembimbing pelaksanaan aksi perubahan terutama pada tahap pelaksanaan jangka pendek, memberikan dukungan dan motivasi kepada Project Leader, memfasilitasi jika Project Leader mengalami kesulitan serta memberikan konsultasi dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan aksi perubahan.
c) Peserta PKA/ Project Leader
• Menyusun ide, gagasan dan Rancangan Aksi Perubahan
• Menyusun tahapan Rancangan Aksi Perubahan
• Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan Aksi Perubahan
• Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan semua stakeholder;
• Membentuk tim kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Aksi Perubahan dan melakukan kerjasama dengan tim kerja;
• Melaksanakan seluruh tahapan yang telah dirancang;
• Melaporkan perkembangan hasil kerja kepada mentor dan coach untuk mendapatkan evaluasi dan saran terhadap Aksi Perubahan;
• Menyusun laporan akhir Aksi Perubahan.
d) Tim Administrasi
• Menyiapkan bahan dan data terkait Aksi Perubahan;
• Menyiapkan sarana prasarana rapat koordinasi, pelatihan, dan sosialisasi;
• Melaksanakan kegiatan administrasi dalam kegiatan Aksi Perubahan;
• Berkoodinasi dengan peserta PKA maupun sesama tim kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
• Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan;
• Melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan pada peserta PKA.
e) Tim Teknis
• Melaksanakan kegiatan teknis pembuatan dokumen penugasan pemeliharan;
• Melaksanakan pendampingan teknis pelaksanaan pemeliharaan;
• Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sosialisasi pengelolaan irigasi partisipatif;
• Menyusun rancangan bahan sosialisasi dan publikasi;
• Mengelola akun-akun media sosial, memutakhirkan konten dan mendorong partisipasi melalui media sosial;
• Berkoodinasi dengan peserta PKA maupun sesama tim kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
• Melaporkan pada peserta PKA apabila ada kendala teknis;
• Melaksanakan Aksi Perubahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
b. Pembentukan Tim Efektif
Tim efektif dibentuk untuk melaksanakan aksi perubahan agar tugas-tugas kerjasama/kemitraan dapat dilaksanakan lebih efektif, mampu meningkatkan kreatifitas dan memecahkan masalah serta berinovasi lebih baik. Selain itu dapat
membangun saling percaya, kedekatan, komunikasi, mengembangkan semangat dan meningkatkan produktifitas.
Dalam pembentukan tim efektif selain struktur organanisasi, perlu dijabarkan mengenai tugas dan wewenang dari masingmasing tim yang nantinya akan dibentuk, selain itu juga perlu ada batas rentang masa kerja atau berlaku tim efektif, Etika dan Mekanisme Tim, serta Mekanisme Monitoring dan Evaluasi. Adapun susunan dan Tugas Tim Efektif adalah sebagai berikut:
Tabel 2.6. Daftar Anggota Tim Efektif
NO Nama Jabatan Tugas
1 Suranto, S.Sos., MPA. Kepala DPUPR Kab. Purworejo Mentor 2 Gunarto, ST. Kepala Bidang Sumber Daya Air Project Leader
3 Moklas Rosikin, SST., MAP. Kasi Drainase dan Sistem Inf. Koordinator Tim Teknis 4 Mulyani, SE. Pelaksana Adm. Bidang SDA Anggota Tim Administrasi 5 Nurul Fata, S.T. Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Tim Administrasi 6 Ratna Wahyu Tri Wulandari Pelaksana Adm. Bidang SDA Anggota Tim Administrasi 7 Ummi Maemunah, A.Md. Pelaksana Adm. Bidang SDA Anggota Tim Administrasi 8 Dwi Rahmanto, S.Pd.T,
M.Eng. Kasi Pemel dan Rehab. Irigasi Koordinator Tim Teknis 9 Sukaryo, A.Md. Kasi Operasi Irigasi Anggota Teknis 10 Moh. Agus Faozan, S.T. Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis 11 Muhammad Jendar FA., S.T. Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis 12 Agung Prasetyo, S.T. Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis 13 Agus Riyadi, A.Md. Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis 14 Yuni Ariyanto Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis 15 Hermawan W Pelaksana Teknis Bidang SDA Anggota Teknis
Tabel 2.7. Uraian Tugas Tim Efektif
No JABATAN DALAM TIM URAIAN TUGAS
1 Mentor 1) Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar sikap profesionalisme.
2) Memberikan dukungan penuh kepada project leader dalam mempersiapkan aksi perubahan yang akan dilakukan.
3) Memberikan bimbingan dan arahan kepada project leader dalam mengidentifikasi permasalahan dan tantangan organisasi yang memerlukan terapi dan terobosan inovasi yang disampaikan melalui aksi perubahan.
4) Membantu project leader dalam memetakan agenda kerja yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan.
5) Menjelaskan dan menjamin kontrak penyelesaian aksi perubahan sampai terwujudnya perubahan yang diinginkan.
6) Berperan sebagai inspirator dalam merumuskan inovasi dan cara perwujudannya.
7) Sebagai atasan langsung memberikan arahan dan
persetujuan atas dokumen gagasan dan aksi perubahan yang diajukan oleh project leader.
2 Project Leader 1) Mempersiapkan dan merumuskan gagasan dan terobosan inovasi yang diperlukan dengan jelas dan baik.
2) Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan perihal gagasan dan aksi perubahan yang akan disusun.
3) Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor.
4) Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait.
5) Membuat laporan dan mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung kegiatan aksi perubahan ini.
3 Coach 1) Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap implementasi aksi perubahan melalui media teknologi informasi (IT).
2) Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu project leader apabila mengalami permasalahan selama tahapan implementasi aksi perubahan.
3) Memberikan bimbingan dan arahan kepada project leader terkait usulan aksi perubahan.
4) Menjadi counsellor pada saat project leader mengalami lack of motivation selama proses pembelajaran atau menyusun aksi perubahan.
4 Tim Administrasi 1) Menyiapkan bahan dan data terkait Aksi Perubahan;
2) Menyiapkan sarana prasarana rapat koordinasi, pelatihan, dan sosialisasi;
3) Melaksanakan kegiatan administrasi dalam kegiatan Aksi Perubahan;
4) Berkoodinasi dengan project leader maupun sesama tim kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
5) Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan;
6) Melaporkan hasil kegiatan kepada project leader.
5 Tim Teknis 1) Melaksanakan kegiatan teknis pembuatan dokumen penugasan pemeliharan;
2) Melaksanakan pendampingan teknis pelaksanaan pemeliharaan;
3) Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sosialisasi pengelolaan irigasi partisipatif;
4) Menyusun rancangan bahan sosialisasi dan publikasi;
5) Mengelola akun-akun media sosial, memutakhirkan konten dan mendorong partisipasi melalui media sosial;
6) Berkoodinasi dengan project leader maupun sesama tim kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
7) Melaporkan pada project leader apabila ada kendala teknis;
8) Melaksanakan Aksi Perubahan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
c. Masa Berlaku Tim Efektif
Masa berlaku tim efektif Aksi Perubahan dengan masa aktif 2 (dua) bulan terhitung mulai tanggal 30 September s.d. 30 November 2020 dan dapat diperpanjang sesuai dengan kebutuhan.
d. Monitoring efektifitas kinerja tim Efektif
Monitoring efektifitas kinerja tim Efektif akan dilaksanakan secara terus menerus oleh Project Leader, sedangkan untuk evaluasi akan dilakukan secara berkala mengikuti tiap tahapan milestone dan jadwal pelaksanaan. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan beberapa mekanisme dan alat yang memanfaatkan teknologi komunikasi baik whatsapp, telepon, atau aplikasi zoom.
e. Format Laporan yang digunakan
Laporan kegiatan dilaporkan kepada Project leader setiap selesai kegiatan berupa catatan kegiatan, yang dilaksanakan secara langsung melalui komunikasi kepada project leader.
Dalam melaksanakan Aksi Perubahan Membangun Kinerja Layanan Irigasi Melalui “SEMUT IRENG” (Semangat Ikut Mengelola Irigasi Bareng-Bareng) pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Purworejo, diperlukan Pengelolaan Sumber Daya Organisasi terintegrasi sehingga capaian Aksi Perubahan ini akan
cepat terealisasi. Dampak negatif atau kendala yang dialami pada masa pandemi COVID-19 dan pembatasan orang untuk berkumpul ada beberapa kendala yang dihadapi oleh Project Leader dalam memobilisasi pengelolaan Sumber Daya yang ada terutama dalam sosialisasi, koordinasi dan konsultasi.