BAB 5
Hubungan Masyarakat Protokol memiliki peran yang sangat penting sebagai penghubung untuk kemajuan instansi pemerintahan. Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor berperan dalam mempublikasikan kegiatan DPRD Kota Bogor. Hal ini bertujuan untuk membantu kelancaran kegiatan DPRD Kota Bogor.
Bagian Hubungan Masyarakat, Protokol, dan Publikasi DPRD Kota Bogor memiliki tanggung jawab untuk menyebarluaskan informasi atau mempublikasikan kegiatan yang dilakukan oleh DPRD Kota Bogor ke media sosial Instagram yang bernama “@dprd.kotabogor”. Instagram sebagai media yang tepat untuk menyebarluaskan informasi karena Instagram DPRD Kota Bogor memiliki jumlah pengikut sebanyak 6.370 dengan rentang usia 22th – 45th. Setiap harinya Instagram DPRD Kota Bogor mengunggah 2 konten yaitu kegiatan yang diselenggarakan di DPRD Kota Bogor maupun diluar dan Instagram DPRD Kota Bogor juga mengunggah informasi – informasi terkait masalah yang ada di masyarakat seperti kasus Pinjaman Online, Bank Keliling, Koperasi Liar, dan Rentenir.
Menurut Ruslan (2016:26) Peran Hubungan Masyarakat dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Communicator : Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor sebagai komunikator menjadi penghubung komunikasi antara informasi pemerintah dengan publiknya. Hubungan Masyarakat harus menguasai bagaimana cara mengemas informasi yang menarik untuk disampaikan ke publik melalui media sosial Instagram @dprd.kotabogor.
2. Back up Manajement : Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor memantau bagaimana respon publik terkait informasi yang dipublikasikan apakah mendukung kemajuan DPRD Kota Bogor atau menghambat perkembangan, kemudia Hubungan Masyarakat melakukan perencanaan dengan menentukan tujuan pesan yang akan diunggah ke akun Instagram @dprd.kotabogor.
3. Relationship : Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor menjalin hubungan yang baik dengan publik yang memiliki kepentingan, seperti menerima tamu Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Bogor, melakukan koordinasi hubungan antar lembaga, satuan kerja perangkat daerah, instansi terkait, lembaga, yayasan, pemerintah Kabupaten/Kota dalam penyelenggaraan kegiatan DPRD Kota Bogor.
4. Good Image Maker : Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor berupaya memberikan informasi positif kepada publik, agar mendapat citra positif. Selain itu, informasi yang dipublikasikan bertujuan agar publik mengetahui bagaimana fungsi dan peran para Dewan DPRD Kota Bogor dalam melakukan berbagai bentuk kegiatan yang diunggah di media sosial Instagram @dprd.kotabogor.
Dalam mengelola media sosial Instagram DPRD Kota Bogor penulis memiliki tugas dalam mendokumentasikan rapat atau kegiatan yang diselenggarakan di DPRD Kota Bogor, mengedit foto dan video yang telah di dokumentasikan penulis, setelah itu penulis mengunggah ke media sosial Instagram DPRD Kota Bogor @dprd.kotabogor. Adapun tugas yang dilakukan untuk mengunggah konten Instagram yaitu sebagai berikut:
1. Pemilihan Foto dan Video
Penulis mendampingi setiap kegiatan dewan baik rapat kerja maupun kegiatan kunjungan dari luar. Penulis berperan untuk melakukan dokumentasi. Setelah itu, hasil dokumentasi tersebut di edit. Lalu dikoreksi dengan Is Ayunur Lingga selaku pemegang desain grafis.
Apabila hasil yang dikoreksi layak untuk disebarkan maka foto dan video dapat diunggah ke Instagram DPRD Kota Bogor
@dprd.kotabogor.
2. Menentukan Caption
Caption yang dibuat di Instagram DPRD Kota Bogor @dprd.kotabogor adalah deksripsi tentang informatif kegiatan. Caption dibuat untuk memperjelas maksud foto, gambar dan video yang diunggah oleh penulis.
3. Menambah Tagar
Tagar bertujuan untuk memudahkan pencarian postingan yang diunggah ke media sosial Instagram. Hal ini memudahkan DPRD Kota Bogor untuk mendapatkan target audiens yang sesuai. Penulis yang mengelola Instagram DPRD Kota Bogor akan menambah tagar pada caption supaya postingan dapat mudah dicari, dapat menambah like dalam jumlah yang banyak, dan dapat menambah jumlah pengikut Instagram. Tagar yang digunakan penulis untuk Instagram
@dprd.kotabogor ialah #dprdkotabogor, #dprdlebihbaik,
#setwandprdkotabogor #jabarjuara #untukbogor #infobogor. Tagar tersebut mampu menarik perhatian postingan dicaption Instagram
@dprd.kotabogor.
Gambar 5.1 Dokumentasi Sebelum Memakai Tagar
Gambar 5.2 Dokumentasi Sesudah Memakai Tagar
Dalam kaitan menjalankan fungsi membina saling pengertian dengan pubiknya menurut Tamin (2004) ada empat peran yang dapat dimainkan oleh Public Relations, yaitu :
1. Interpreter atau in the middle, Humas DPRD Kota Bogor selalu berusaha menjadi wadah informasi publik atau bahkan menjadi penyambung bagi pihak internal instansi pemerintahan maupun pihak eksternal masyarakat, baik itu secara langsung turun lapangan maupun secara online melalui media sosial, terlebih lagi di massa sekarang lebih banyak masyarakat yang membaca beritanya lewat media sosial ketimbang secara langsung. Sumbu internal DPRD Kota Bogor melakukan adanya kegiatan kunjungan dari beberapa kota seperti Kalimantan Tengah, Padang, Serang. Selain itu sumbu eksternalnya yaitu yang selalu dibahas ketika rapat kunjungan berlangsung yaitu membahas tentang studi banding antara DPRD Kota Bogor dengan DPRD Kota lain dan membahas soal program kerja. Biasanya rapat dilaksanakan diruang rapat serbaguna.
2. Lubricant, Hubungan Masyarakat DPRD Kota Bogor atau lebih tepatnya pada bagian Sub Sekretariat Hubungan Masyarakat, Publikasi, dan Protokol penulis selaku mahasiswa dan teman-teman PKL lainnya selalu melakukan tugas apapun yang diberikan pembimbing PKL Yunil Hafizh Sadar dengan harapan dan tujuan terciptanya hubungan yang erat dan didasari dengan saling percaya sehingga bisa menimbulkan hubungan yang harmonis di dalam instansi baik itu dengan pembimbing PKL dan juga anggota instansi lainnya.
3. Monitoring dan Evaluasi, Pembimbing PKL penulis yaitu Yunnil Hafizh Sadar selalu mendampingi penulis ketika sedang melakukan proses pengambilan video untuk konten-konten Instagram DPRD Kota Bogor, setelah selesai pengambilan video dan pengeditan video pembimbing PKL mengevaluasi video yang sudah di edit oleh penulis, seperti tidak boleh adanya sedikit gambar yang mengarah ke anggota dewan yang sedang makan ataupun merokok. Hal ini dilakukan oleh pembimbing lapangan agar tidak ada dampak negatif untuk organisasi instansi ketika video tersebut sudah diupload dan dilihat oleh khalayak netizen di media sosial Instagram.
4. Komunikasi, Pembimbing PKL penulis ketika tidak bisa mendampingi penulis dalam melakukan proses pengambilan video untuk dokumentasi, pembimbing selalu mengingatkan untuk meminta izin melakukan pengambilan video kepada Sub yang lain agar saat melakukan dokumentasi bisa mendapat akses sepenuhnya dan selaku tempat penulis melakukan PKL dengan bagian Sub lainnya baik tetap terjaga.
5.2 Hambatan dan Penyelesaian Peran Hubungan Masyarakat Dalam