BAB II. RANCANGAN AKTUALISASI DAN HABITUASI
F. Rancangan Aktualisasi dan Habituasi
Unit kerja : Sekretariat Daerah Kabupaten Purworejo Identifikasi isu : 1. Belum optimalnya penyusunan Analisis
Jabatan dan Analisis Beban Kerja Perangkat Daerah Tahun 2022
2. Kurang optimalnya penyusunan Peta Jabatan Perangkat Daerah Tahun 2022 3. Belum optimalnya penyusunan Evaluasi
Jabatan Perangkat Daerah Tahun 2022 4. Belum tersusunnya Standar Kompetensi
Jabatan (SKJ) Perangkat Daerah Tahun 2022
5. Belum optimalnya pemanfaatan google drive dalam pemutakhiran dokumen kelembagaan
Isu yang diangkat : Belum optimalnya pemanfaatan google drive dalam pemutakhiran dokumen kelembagaan Judul : Optimalisasi Pemanfaatan Google Drive
Dalam Pemutakhiran Dokumen Kelembagaan Gagasan pemecahan
isu
: 1. Membuat perencanaan pemutakhiran dokumen dengan menggunakan google drive
2. Mengklasifikasikan dokumen pemutakhiran
3. Melakukan digitalisasi dokumen
4. Mengunggah dokumen ke dalam media penyimpanan digital (google drive)
5. Melakukan evaluasi dan monitoring hasil digitalisasi arsip
23
Tabel 2.4. Matrik Kegiatan Rancangan Aktualisasi Peserta Latsar Tahun 2022
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
1. Membuat perencanaan pemutakhiran dokumen
(Sumber : tupoksi)
Tersedianya dokumen perencanaan proses
pemutakhiran
Keterkaitan kegiatan dengan Manajemen ASN :
Kegiatan yang saya lakukan untuk membuat perencanaan pemutakhiran dokumen dengan menggunakan google drive diawali dengan kegiatan perencanaan berupa konsultasi kepada mentor, hal ini mendukung peran ASN sebagai perencana, pelaksana, pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme. Di samping itu juga mendukung peran ASN dalam mempererat persatuan dan
Tersedianya dokumen
perencanaan proses pemutakhiran akan memberikan
kontribusi terhadap Visi Kabupaten Purworejo Berdaya Saing 2025 melalui misi meningkatkan daya saing kualitas pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintahan yang
baik (good
governance) dengan mampu mencapai tujuan organisasi peningkatan
pelayanan publik.
Tersedianya dokumen perencanaan proses
pemutakhiran maka akan menguatkan nilai organisasi Bersih,
Akuntabel, dan Profesional.
24
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
kesatuan NKRI yang dapat dilihat dari hak dan kesempatan ASN untuk mengembangkan kompetensi dengan tetap mengedepankan kode etik dan perilaku ASN yaitu memberikan informasi secara benar.
Keterkaitan kegiatan dengan Smart ASN :
Saya mengidentifikasi kegiatan untuk membuat perencanaan tersebut dengan mencari referensi yang valid, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar saat berkomunikasi (digital safety).
a. Melakukan konsultasi dengan mentor terkait dokumen yang bersifat rigid dalam pemutakhiran
Tersedianya notulen/ catatan, saran/masukan, draft dokumen, atau persetujuan mentor
Saya melakukan konsultasi dengan menghargai masukan dari mentor meskipun berbeda latar belakang (Harmonis) dengan menjaga nama baik sesama ASN, Atasan, dan Negara (Loyal).
25
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
b. Melakukan diskusi dengan teman kerja terkait dokumen yang diperlukan dalam
pemutakhiran
Tersedianya draft kebutuhan dokumen
Saya melakukan diskusi secara proaktif (Adaptif) dengan bekerja sama bersama rekan kerja (Kolaboratif).
c. Mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam
pemutakhiran
Terkumpulnya dokumen pemutakhiran
Saya mengumpulkan dokumen
dengan konsisten
(Akuntabel).
d. Membuat alur/
sistematika pemutakhiran dokumen
Tersedianya alur/sistematika pemutakhiran dokumen
Saya membuat
alur/sistematika pemutakhiran dokumen dengan proaktif (Adaptif)
2. Mengklasifikasikan dokumen
pemutakhiran (Sumber : tupoksi)
Tersedianya dokumen pemutakhiran yang
terklasifikasi
Keterkaitan kegiatan dengan Manajemen ASN :
Dalam mengklasifikasikan dokumen pemutakhiran saya memberikan inovasi klasifikasi dokumen sesuai dengan masalah yang saat ini sedang dihadapi dengan menjalankan tugasnya dengan penuh pengabdian, kejujuran, kesadaran, bertanggung jawab dan menciptakan lingkungan
Tersedianya
dokumen yang terklasifikasi akan memberikan
kontribusi terhadap visi Purworejo Berdaya Saing 2025 melalui misi meningkatkan daya saing kualitas
Tersedianya dokumen yang terklasifikasi maka akan menguatkan nilai organisasi Bersih,
Akuntabel, dan Profesional.
26
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
kerja yang nondiskriminatif dan menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama (kewajiban, kode etik dan nilai-nilai ASN).
Keterkaitan kegiatan dengan Smart ASN :
Inovasi pengklasifikasian dokumen yang saya kerjakan tidak jauh dari referensi yang telah saya cari di internet dan sumber-sumber sebelumnya yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
(digital skill, digital safety, digital ethics).
pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintahan yang
baik (good
governance).
Dengan mampu mencapai tujuan organisasi
peningkatan pelayanan publik.
a. Membersihkan meja kerja dengan
mensortir dokumen
Telah tersortirnya dokumen di meja kerja
Saya mensortir dokumen dengan integritas tinggi (Akuntabel).
b. Membuat odner terkait dokumen sesuai
subjeknya dan diurutkan
berdasarkan tanggal
Tersedianya odner yang isinya dokumen yang sudah terklasifikasi
Saya membuat odner bersedia bekerja sama bersama rekan kerja (Kolaboratif).
27
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
c. Mensortir arsip aktif dan inaktif
Tersortirnya arsip aktif dan inaktif
Saya melakukan pensortiran dokumen dengan penuh dedikasi tinggi (Loyal) dan profesional (Kompeten).
3. Melakukan digitalisasi dokumen pemutakhiran (Sumber : inovasi)
Tersedianya dokumen digital (softcopy)
Keterkaitan kegiatan dengan Manajemen ASN :
Dalam melakukan digitalisasi dokumen saya mendukung upaya peningkatan kualitas pelayan publik menjadi tanggungjawab sektor publik dengan menaati peraturan yang berlaku (fungsi ASN, kewajiban ASN).
Keterkaitan kegiatan dengan Smart ASN :
Dalam melakukan digitalisasi dokumen saya menggunakan perangkat keras PC/komputer dan scanner sehingga terhindar dari upaya manipulasi data untuk sementara waktu (digital skill, digital safety).
Tersedianya
dokumen digital (softcopy) akan memberikan
kontribusi terhadap visi Purworejo Berdaya Saing 2025 melalui misi meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung kemajuan teknologi informasi dengan mampu mencapai tujuan organisasi yaitu peningkatan
pelayanan publik.
Tersedianya dokumen digital (softcopy) maka akan menguatkan nilai organisasi Bersih,
Akuntabel, dan Profesional.
28
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
a. Menentukan perangkat komputer yang mendukung melakukan pemindaian beserta
pemindaiannya
Tersedianya perangkat yang akan digunakan
Saya menentukan perangkat yang digunakan untuk menyesuaikan terhadap perubahan penggunaan perangkat terbaharui (Adaptif).
b. Menyiapkan dokumen fisik (hardcopy) yang akan dipindai
Tersedianya dokumen fisik yang akan dipindai
Saya menyiapkan dokumen
dengan transparan
(Akuntabel).
c. Memindai dokumen fisik
Tersedainya dokumen digital (softcopy)
Saya memindai dokumen dengan profesional sehingga memperoleh kinerja terbaik (Kompeten) dan memiliki kualitas yang baik (Berorientasi Pelayanan).
d. Menyusun dokumen hasil memindai pada komputer/PC
Tersusunnya file digital berbasis offline
Saya menyusun dokumen hasil memindai pada komputer/PC sebagai salah satu wujud pengabdian terhadap negara (Loyal).
4. Mengunggah dokumen ke dalam media
Tersedianya file dokumen digital pada google drive
Keterkaitan kegiatan dengan Manajemen ASN :
Dalam mengunggah file digital tersebut saya melakukannya
Tersedianya file dokumen digital pada google drive
Tersedianya file dokumen digital pada
29
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
penyimpanan digital (google drive)
(Sumber : inovasi)
dengan penuh pengabdian kejujuran, kesadaran, dan tanggung jawab, dan menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak (kewajiban ASN dan nilai- nilai dasar ASN).
Keterkaitan kegiatan dengan Smart ASN :
Dalam mengunggah file digital pada google drive menggunakan komputer/PC dengan tersambung pada jaringan internet sehingga memastikan bahwa laman yang saya kunjungi tidak mengandung malware yang membahayakan maupun sejenisnya (digital skill, digital safety).
akan memberikan kontribusi terhadap visi Purworejo Berdaya Saing 2025 melalui misi meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung kemajuan teknologi informasi.
dengan mampu mencapai tujuan organisasi
peningkatan pelayanan publik.
google drive maka akan menguatkan nilai organisasi Bersih, Ikhlas, Melayani, Akuntabel, dan Profesional.
a. Memastikan perangkat yang akan digunakan dapat bekerja dengan
maksimal dan tersambung dengan internet
Tersedianya perangkat kerja
Saya memastikan perangkat yang akan digunakan dengan penuh integritas (Akuntabel).
30
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
b. Pembuatan akun pada google drive
Terbentuknya akun google drive
Saya cekatan dan dapat diandalkan dalam membuat akun google drive (Berorientasi Pelayanan) c. Pembuatan
google form
Terbentuknya google form
Saya membuat akun google form dengan kualitas terbaik (Kompeten)
d. Menyebarkan google form ke rekan kerja
Kiriman
dokumen dari rekan kerja
Saya menyebarkan akun google form ke rekan kerja
dengan menghargai
perbedaan (Harmonis) dan melakukan perbaikan tiada henti (Berorientasi Pelayanan)
e. Menyusun dan menggabungkan dokumen dari google form dengan hasil pindaian
Tersusunnya dokumen
Saya menyusun dan menggabungkan dokumen dari google form dengan hasil pindaian secara proaktif (Adaptif)
f. Mengunggah semua file digital di komputer ke google drive
Tersedianya file digital di google drive
Saya mengunggah semua file dengan bersinergi bersama rekan kerja (Kolaboratif)
31
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN
OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
5. Melakukan
evaluasi dan monitoring hasil digitalisasi arsip (Sumber : Inovasi)
Adanya catatan perbandingan pemutakhiran dokumen
Keterkaitan kegiatan dengan Manajemen ASN :
Melakukan evaluasi dalam rangka meningkatkan kinerja SDM yang dapat dilihat dari memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan dan selalu menajga reputasi dan integritas ASN (kewajiban ASN, kode etik dan kode perilaku ASN).
Keterkaitan kegiatan dengan Smart ASN :
Memastikan bahwa semua kegiatan yang saya lakukan tidak terdapat dokumen yang mengandung pemalsuan, sara ataupun sejenisnya sehingga aman untuk disebarluaskan kepada pihak-pihak tertentu (digital skill, digital safety, digital ethics).
Adanya catatan perbaikan akan memberikan
kontribusi terhadap visi Purworejo Berdaya Saing 2025 melalui misi meningkatkan daya saing kualitas pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintahan yang
baik (good
governance).
dengan mampu mencapai tujuan organisasi
peningkatan pelayanan publik.
Adanya catatan perbaikan maka akan menguatkan nilai organisasi Bersih, Ikhlas, Melayani, Akuntabel, dan Profesional.
32
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN
OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
KONTRIBUSI VISI DAN MISI ORGANISASI
PENGUATAN NILAI NILAI ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
a. Mengecek keseluruhan hasil upload file
Tersedianya draft checker
Saya mengecek keseluruhan hasil upload file dengan proaktif (Adaptif) dan penuh integritas (Akuntabel).
b. Membagikan link hasil digitalisasi kepada pihak- pihak tertentu
Terdapatnya link hasil digitalisasi pada google drive
Saya membagikan link dokumen kepada pihak-pihak tertentu dalam rangka menjaga rahasia jabatan (Loyal) sehingga lingkungan kerja tetap kondusif (Harmonis).
c. Membandingkan sebelum dan sesudah adanya pemutakhiran dokumen sekaligus menentukan tindak lanjutnya
Adanya catatan perbaikan dan perbandingan
Saya membandingkan hasil pekerjaan dengan bekerja sama bersama rekan kerja (Kolaboratif).
33