General Meeting of Shareholders
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah mekanisme pengambilan keputusan yang tertinggi dan mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Komisaris, dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang atau anggaran dasar. Salah satu wewenang RUPS adalah meminta pertanggungjawaban Komisaris dan Direksi terkait pengelolaan manajemen perusahaan.
Hak dan Tanggung Jawab Pemegang Saham dalam RUPS
Berdasarkan Undang-Undang No. 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara, hak dan tanggung jawab pemegang saham, terdiri dari:
1. Melaksanakan kegiatan RUPS.
2. Memutuskan pengangkatan, pengangkatan ulang dan/
atau pemberhentian Dewan Komisaris dan Direksi Perusahaan.
3. Menyetujui pengesahan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
4. Mengesahkan Laporan Keuangan Perusahaan.
5. Memberi rekomendasi dan menyetujui pembahasan dalam RUPS.
6. Melaksanakan penyertaan modal yang berasal dari APBN.
Each Shareholder is entitled to equal treatment, both Majority Shareholders and Minority Shareholders.
Shareholders Information
Composition of shareholders of PT EDI Indonesia is as follows:
Agenda, Resolution, and Realisation of GMS in 2018
The GMS activity of 2018 with the agenda of validating the 2018 Fiscal Year Report was held on April 25, 2018 and attended by 2 shareholders or equivalent to 100% of shareholders.
Setiap Pemegang Saham berhak mendapatkan perlakuan yang sama, baik Pemegang Saham Mayoritas maupun Pemegang Saham Minoritas.
Informasi Pemegang Saham
Adapun komposisi pemegang saham PT EDI Indonesia sebagai berikut:
NO NAMA INVESTOR
.NAME OF THE INVESTORS
ALAMAT
.ADDRESS KOTA
.CITY STATUS
JUMLAH SAHAM
.TOTAL SHARES
PERSENTASE
.PERCENTAGE 1 PT Pelabuhan Indonesia II
(Persero)
Jalan Pasoso Nomor 1, Tanjung Priok
Jakarta Utara North Jakarta
Badan Hukum Legal Institution
12.750.000 51 %
2 PT Sisindokom Teknologi Graha Sisindokom, Jalan Penataran Nomor 2, Peganggsaan
Jakarta Pusat
Central Jakarta Badan Hukum Legal Institution
12.250.000 49 %
TOTAL
25.000.000 100 %
Agenda, Keputusan dan Realisasi RUPS Tahun 2018
Kegiatan RUPS Tahun 2018 dengan agenda pengesahan Laporan Tahun Buku 2018 dilaksanakan pada tanggal 25 April 2018 dan dihadiri oleh 2 pemegang saham atau setara 100 % pemegang saham.
Agenda Uraian
.Description Realisasi
.Realization Pembukaan
Opening
RUPS dibuka oleh Direktur Pengelolaan Anak Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
GMS was opened by Director of PAP of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
Terealisasi Realised
Penyampaian Laporan
Submission of Report Penyampaian Laporan Tahunan dan Pengesahan Laporan Keuangan Perusahaan Tahun Buku 2017
Submission of Annual Report and Ratification of Financial Statements of 2017 Fiscal Year
Terealisasi Realised
Tanggapan dari Dewan Komisaris Response from the Board of Commissioners
Tanggapan Dewan Komisaris atas Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan Perusahaan Tahun Buku 2017
Response of the Board of Commissioners on Annual Report and Financial Statements of 2017 Fiscal Year
Terealisasi Realised
The Board of Commissioners and the Board ff Directors Attending the 2018 GMS
Agenda Uraian
.Description Realisasi
.Realization Pembahasan
Discussion
Pembahasan oleh Pemegang Saham Discussion by Shareholders
Terealisasi Realised Penutup
Closing
RUPS ditutup dengan pembacaan keputusan oleh Direktur Pengelolaan Anak Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) GMS was closed by reading the resolutions of GMS by Director of PAP of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero)
Terealisasi Realised
Dewan Komisaris dan Direksi yang hadir pada RUPS 2018
Nama
.Name Jabatan
.Position
Kehadiran
.Attendace Hadir
.Present Tidak Hadir
.Absent
Prasetyadi Komisaris Utama
President Commissioner
√ Herry Andriejanssen Komisaris
Commissioner
√ E. Helmi Wantono Direktur Utama
President Director √
Elon Manurung Direktur Keuangan dan Pendukung Director of Finance and Support
√
Functions of the Board of Commissioners are to supervise and to advise the Board of Directors in running and managing the Company. The Board of Commissioners also has the duty to monitor and to ensure that the management of the Company is working properly and is in line with the implementation of GCG.
Board Manual of the Board of Commissioners The Board of Commissioners has a Board Manual as stated in the Joint Decree of the Board of Commissioners and Board of Directors on May 2016. With the Board Manual, the Board of Commissioners shall have the clarity, functions, duties, responsibilities, and authorities of the Board of Commissioners. This Board Manual is also the soft structure of GCG, as the elaboration of the Good Corporate Governance Code which refers to the Company’s Articles of Association.
Implementation of the principles of corporate law and the provisions of the Articles of Association governing the work of the Board of Commissioners.
Composition of the Board of Commissioners Composition of the Board of Commissioners of PT EDI Indonesia as of December 31, 2018 is as follows:
Duties of the Board of Commissioners
Based on the Board Manual, duties of the Board of Commissioners of PT EDI Indonesia in general is in charge of performing supervisory functions related to the Company’s policies and operations and advises the Board of Directors on behalf of the Company. The following duties are run by the Board of Commissioners of PT EDI Indonesia:
1. The Board of Commissioners as the instrument of the Company shall have the duty and responsibility collectively Dewan Komisaris memiliki fungsi untuk melakukan
pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi dalam menjalankan serta melakukan Perseroan. Komisaris juga mempunyai tugas untuk memantau dan memastikan bahwa pengelolaan Perusahaan berjalan dengan baik dan selaras dengan implementasi GCG.
Board Manual Dewan Komisaris
Dewan Komisaris memiliki Board Manual yang tertuang dalam Surat Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi pada Mei 2016. Dengan adanya Board Manual merupakan akan terwujud kejelasan, fungsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang Dewan Komisaris. Board Manual ini juga adalah soft structure GCGC, sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola Perusahan (Good Corporate Governance Code) yang mengacu pada Anggaran Dasar Perusahaan.
implementasi dari prinsip-prinsip hokum korporasi dan ketentuan Anggaran Dasar yang mengatur tata kerja Komisaris.
Komposisi Dewan Komisaris
Adapun komposisi Dewan Komisaris PT EDI Indonesia hingga 31 Desember 2018 adalah sebagai berikut:
Nama
.Name Jabatan
.Position Dasar Hukum Pengangkatan
.Legal Basis of Appointment
Prasetyadi Komisaris Utama
President Commissioner
Akta Notaris Nomor 19 Tanggal 15 Agustus 2017 Notarial Deed No. 19 dated on August 15, 2017 Herry Andriejanssen Komisaris
Commissioner Akta Notaris Nomor 2 Tanggal 2 Desember 2014 Notarial Deed No. 2 dated on December 2, 2014
Tugas Dewan Komisaris
Berdasarkan Board Manual yang dimiliki tugas Dewan Komisaris PT EDI Indonesia secara umum bertugas melakukan fungsi pengawasan terkait kebijakan dan jalannya Perseroan serta memberikan nasihat kepada Direksi untuk kepentingan Perusahaan. Berikut tugas yang dijalankan oleh Dewan Komisaris PT EDI Indonesia:
1. Dewan Komisaris sebagai organ Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab secara kolektif untuk melakukan
to oversee and to advise the Board of Directors and to ensure that the Company implements GCG.
2. In performing its duties, the Board of Commissioners shall comply with the laws and regulations and/or Articles of Association.
3. The Board of Commissioners shall supervise the management policy, the general management of the Company and the Company’s business, and advise the Board of Directors. Supervision and advisory as intended for the interest of the Company and in accordance with the purposes and objectives of the Company.
Responsibilities of the Board of Commissioners In addition to the duties, the Board of Commissioners is also given the responsibility attached to its functions. The responsibilities of the Board of Commissioners, covering among others:
1. The Board of Commissioners is responsible for the supervision of the Company.
2. Each Member of the Board of Commissioners shall be in good faith, prudent, and responsible for in carrying out the supervisory and advisory duties to the Board of Directors for the interest of the Company and in accordance with the purposes and objectives of the Company.
3. Each member of the Board of Commissioners shall be personally liable for the loss of the Company in the event that the concerned is guilty or negligent in performing his/her duties.
4. In the event that the Board of Commissioners consists of 2 (two) members or more, the responsibilities referred to in point 3 shall apply jointly to each member of the Board of Commissioners.
5. In the event of bankruptcy due to a faux-pas or negligence of the Board of Commissioners in supervising the management exercised by the Board of Directors and the Company’s assets is insufficient to pay all the Company’s liability resulting from such insolvency, each member of the Board of Commissioners is jointly responsible with the Board of Directors shall held responsible for the unpaid liabilities.
pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi serta memastikan bahwa Perusahaan melaksanakan GCG.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Dewan Komisaris harus mematuhi peraturan perundang-undangan dan atau Anggaran Dasar.
3. Dewan Komisaris melakukan pengawasan atas kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya, baik mengenai Perusahaan maupun usaha Perusahaan, dan memberi nasihat kepada Direksi. Pengawasan dan pemberian nasihat sebagaimana dimaksud dilakukan untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.
Tanggung Jawab Dewan Komisaris
Selain tugas, Dewan Komisaris juga diberi tanggung jawab yang melekat pada fungsi yang dimilikinya. Tanggung Jawab Dewan Komisaris, meliputi di antaranya:
1. Dewan Komisaris bertanggung jawab atas pengawasan Perusahaan.
2. Setiap Anggota Dewan Komisaris wajib dengan itikad baik, kehati-hatian, dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan.
3. Setiap Anggota Dewan Komisaris ikut bertanggung jawab secara pribadi atas kerugian Perusahaan apabila yang bersangkutan bersalah atau lalai menjalankan tugasnya.
4. Dalam hal Dewan Komisaris terdiri atas 2 (dua) Anggota Dewan Komisaris atau lebih, tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada poin 3 berlaku secara tanggung renteng bagi setiap Anggota Dewan Komisaris.
5. Dalam hal terjadi kepailitan karena kesalahan atau kelalaian Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan terhadap pengurusan yang dilaksanakan oleh Direksi dan kekayaan Perusahaan tidak cukup untuk membayar seluruh kewajiban Perusahaan akibat kepailitan tersebut, setiap Anggota Dewan Komisaris secara tanggung renteng ikut bertanggung jawab dengan Anggota Direksi atas kewajiban yang belum dilunasi.
Meeting Frequency and Attendance Rate
The Board of Commissioners holds meetings, both internal meetings of the Board of Commissioners and joint meetings with the Board of Directors and the Committees. The meetings of the Board of Commissioners may also be held outside the prescribed agenda in the event that there are urgent matters that require the roles and duties of the Board of Commissioners. Throughout 2018, the Board of Commissioners held 8 (eight) meetings. The Board of Commissioners meeting was also attended by Secretary of the Board of Commissioners, namely Mr. Dicky Santosa who served as the meeting minutes. The following is attendance levels of each member of the Board of Commissioners:
Evaluation on Performance of the Board of Commissioners
The Board of Commissioners’ policy in evaluating the perormance of the Board of Commissioners is based on the Board of Commissioners’ own assessment results, the GCG assessment result, the achievement of the KPI of the Board of Commissioners and the Company’s soundness level and on the basis of the annual report and annual financial statements of the Company. The assessment on performance of the Board of Commissioners is reported in the Board of Commissioners Supervisory Implementation Report
Frekuensi Rapat dan Tingkat Kehadiran
Dewan Komisaris mengadakan rapat dan pertemuan baik rapat internal Dewan Komisaris maupun rapat bersama Direksi serta Komite-komite. Rapat Dewan Komisaris juga dapat diselenggarakan di luar agenda yang telah ditetapkan jika terdapat hal-hal yang mendesak yang membutuhkan peran dan tugas-tugas Dewan Komisaris di dalamnya.
Sepanjang 2018, Dewan Komisaris mengadakan kali 8 (delapan) pertemuan. Rapat Dewan Komisaris juga selalu dihadiri oleh Sekretaris Dewan Komisaris, yakni Bapak Dicky Santosa yang bertugas sebagai notulen rapat. Berikut tingkat kehadiran rapat masing-masing anggota Dewan Komisaris:
Nama
.Name Jabatan
.Position
Tingkat Kehadiran
.Attendace Rate Jumlah Rapat
.Total Meetings Tingkat Kehadiran
.Attendance Rate Frekuensi
.Frequency Prasetyadi Komisaris Utama
President Commissioner 8 8 100 %
Herry Andriejanssen Komisaris
Commissioner 8 8 100 %
Evaluasi Kinerja Dewan Komisaris
Kebijakan Dewan Komisaris dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja Dewan Komisaris berdasarkan pada hasil penilaian sendiri Dewan Komisaris, hasil assessment GCG, hasil pencapaian KPI Dewan Komisaris dan tingkat kesehatan Perusahaan serta berdasarkan pertanggung jawaban laporan tahunan dan laporan keuangan tahunan Perusahaan.
Penilaian kinerja Dewan Komisaris dilaporkan dalam Laporan Pelaksanaan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris.
The Board of Directors of PT EDI Indonesia are jointly responsible for managing the Company. Each member of the Board of Directors may perform the duties and make decisions in accordance with the division of duties and authority.
Board Manual of the Board Of Directors
The Board of Directors of PT EDI Indonesia has a Board Manual as stipulated in the Joint Decree of the Board of Commissioners and the Board of Directors on May 2016.
The Board Manual shall be the clarity, functions, duties, responsibilities and authority of the members of the Board of Directors.
Composition of the Board of Directors
The composition of members of the Board of Directors of PT EDI Indonesia as of December 31, 2018 is as follows:
Duties and Responsibilities of the Board of Directors
1. The Board of Directors as an instrument of the Company is assigned and jointly responsible in managing the Company. Each Member of the Board of Directors may perform the duties and make decisions in accordance with the division of duties and authority. The implementation of duties by each member of the Board of Directors shall remain a joint responsibility. The position of each of the members of the Board of Directors, including the President Director is equivalent. The duty of the President Director as primus inter pares is to coordinate the activities of the Board of Directors.
2. The Board of Directors shall perform its duties in good faith for the interests of the Company and in accordance with the purposes and objectives of the Company, as Direksi PT EDI Indonesia bertanggungjawab secara kolegial
dalam mengelola perusahaan. Masing-masing anggota Direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya.
Board Manual Direksi
Direksi PT EDI Indonesia memiliki Board Manual yang tertuang dalam Surat Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi pada Mei 2016. Dengan adanya Board Manual merupakan akan terwujud kejelasan, fungsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang anggota Direksi.
Komposisi Dewan Direksi
Adapun komposisi anggota Direksi PT EDI Indonesia hingga 31 Desember 2018 adalah sebagai berikut:
Nama
.Name Jabatan
.Position Dasar Hukum Pengangkatan
.Legal Basis of Appointment E. Helmi Wantono Direktur Utama
President Director
Akta Notaris Nomor 2 Tanggal 2 Desember 2014 Notarial Deed No. 2 Dated on December 2, 2014 Elon Manurung Direktur Keuangan dan Pendukung
Director of Finance and Support Akta Notaris Nomor 27 Tanggal 17 Februari 2015 Notarial Deed No. 27 Dated on February 17, 2015 Yan Budi Santoso Direktur Komersial
Director of Commercial Akta Notaris Nomor 25 Tanggal 7 Desember 2018 Notarial Deed No. 25 Dated on December 7, 2018
Tugas dan Tanggung Jawab Direksi
1. Direksi sebagai organ perusahaan bertugas dan bertanggungjawab secara kolegial dalam mengelola perusahaan. Masing-masing Anggota Direksi dapat melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenangnya. Pelaksanaan tugas oleh masing-masing Anggota Direksi tetap merupakan tanggung jawab bersama. Kedudukan masing-masing Anggota Direksi termasuk Direktur Utama adalah setara. Tugas Direktur Utama sebagai primus inter pares adalah mengkoordinasikan kegiatan Direksi.
2. Direksi harus melaksanakan tugasnya dengan itikad baik untuk kepentingan Perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perusahaan, serta memastikan agar
well as ensure that the Company performs its social responsibilities and the interests of various Stakeholders in accordance with the provisions of the law.
3. The Board of Directors is authorised to manage the Company in accordance with the policies deemed appropriate, within the limits specified in this law and/
or the Articles of Association.
4. In performing its duties, Members of the Board of Directors shall devote full effort, thoughts and attention to the duties, obligations and achievements of the Company’s objectives.
5. The Board of Directors shall determine organisational structure/composition in accordance with the needs of the Company:
• There is an organisational structure designed to ensurethe achievement of the Company’s goals and objectives.
• There is a stipulation by the Board of Directors regarding the description of duties and responsibilities of each Member of the Board of Directors.
• There is a stipulation of job descriptions and of specifications for all positions in the organisational structure.
• Request for approval from the Board of Commissioners on the organizational structure.
6. A member of the Board of Directors shall be appointed by the Board of Directors Meeting as a person in charge for the implementation and monitoring of GCG in the Company.
Related to the Work Plan and Budget
1. The Board of Directors has a Company Long Term Plan (RJPP) approved by the GMS.
2. The Board of Directors shall prepare adequate policies, procedures, and guidelines for the preparation of the Company’s Long Term Plan (RJPP).
3. The Board of Directors shall prepare the draft of RJPP in accordance with the guidelines for the preparation of the prescribed RJPP.
4. The Board of Directors prepares the Company’s Long Term Plan (RJPP) which is a strategic plan that contains the goals and objectives to be achieved within a period of 5 (five) years. RJPP contains at least:
• Evaluation of the previous RJPP implementation,
• Current Company Position, Perusahaan melaksanakan tanggung jawab sosialnya
serta memperhatikan kepentingan dari berbagai Pemangku Kepentingan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Direksi berwenang menjalankan pengurusan sesuai dengan kebijakan yang dipandang tepat, dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang ini dan/atau Anggaran Dasar.
4. Dalam melaksanakan tugasnya, Anggota Direksi wajib mencurahkan tenaga, pikiran dan perhatian secara penuh pada tugas, kewajiban, dan pencapaian tujuan Perusahaan.
5. Direksi menetapkan struktur/susunan organisasi yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan:
• Terdapat struktur organisasi yang dirancang untuk memastikan pencapaian sasaran dan tujuan Perusahaan.
• Terdapat penetapan oleh Direksi tentang uraian tugas dan tanggungjawab masingmasing Anggota Direksi.
• Terdapat penetapan deskripsi dan spesifikasi jabatan serta uraian tugas untuk semua tingkat jabatan di struktur organisasi.
• Permintaan persetujuan Dewan Komisaris atas struktur organisasi.
6. Salah seorang Anggota Direksi ditunjuk oleh Rapat Direksi sebagai penanggung jawab dalam penerapan dan pemantauan GCG di Perusahaan.
Terkait RKAP
1. Direksi memiliki Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) yang disahkan oleh RUPS.
2. Direksi menyusun kebijakan, prosedur dan pedoman penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) yang memadai.
3. Direksi menyusun rancangan RJPP yang sesuai dengan pedoman penyusunan RJPP yang ditetapkan.
4. Direksi menyiapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) yang merupakan rencana strategis yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun. RJPP sekurang-kurangnya memuat:
• Evaluasi pelaksanaan RJPP sebelumnya,
• Posisi Perusahaan saat ini,
• The assumptions used in preparing RJPP, and
• Determination of long-term mission, goals, policies, and work programs.
5. The Board of Commissioners reviews and provides opinions on the RJPP prepared by the Board of Directors before being jointly signed.
6. There is a review process by the Board of Directors on the design (RJPP) prepared by the RJPP Preparation Team and follow-up/discuss the results of the review (response/opinion) of the Board of Commissioners on the RJPP draft.
7. The Board of Directors submits the RJPP draft to the GMS and/or the Board of Commissioners on time or according to the specified schedule.
8. Submission to the Shareholders is no later than October 31, prior to the current RJPP for the year. In the event of validation by the GMS, then the submission to the Board of Commissioners prior to September 30 of the year.
9. The Board of Directors socialises RJPP to all employees of the Company.
Meeting Frequency and Attendance Rate
The Board of Directors held 12 meetings to discuss the Company’s performance in 2018. The following is attendance rate of each member of the Board of Directors of PT EDI Indonesia:
* Based on Notarial Deed No. 25 dated on December 7, 2018, he recently served as Director Commercial of PT EDI Indonesia.
• Asumsi-asumsi yang dipakai dalam penyususnan RJPP, dan
• Penetapan misi, sasaran, kebijakan, dan program kerja jangka panjang.
5. Dewan Komisaris mengkaji dan memberikan pendapat mengenai RJPP yang disiapkan Direksi sebelum ditandatangani bersama.
6. Terdapat proses telaah oleh Direksi atas rancangan (RJPP) yang disusun oleh Tim Penyusun RJPP dan menindaklanjuti/membahas hasil telaahan (tanggapan/
pendapat) Dewan Komisaris atas rancangan RJPP.
7. Direksi menyampaikan rancangan RJPP kepada RUPS dan/atau Dewan Komisaris tepat waktu atau sesuai jadwal waktu ditentukan.
8. Penyampaian paling lambat kepada Pemegang Saham pada tanggal 31 Oktober sebelum RJPP tahun berjalan.
Jika pengesahan oleh RUPS, maka penyampaian kepada Dewan Komisaris sebelum 30 September tahun berjalan.
9. Direksi mensosialisasikan RJPP kepada seluruh karyawan Perusahaan.
Frekuensi Rapat dan Tingkat Kehadiran
Selama 2018, anggota Direksi mengadakan kali 12 pertemuan atau pertemuan untuk membahas kinerja Perseroan. Berikut tingkat kehadiran rapat masing-masing anggota Direksi PT EDI Indonesia:
Nama
.Name Jabatan
.Position
Tingkat Kehadiran
.Attendance Rate Jumlah Rapat
.Total Meetings Tingkat Kehadiran
.Attendace Rate Frekuensi
.Frequency E. Helmi Wantono Direktur Utama
President Director
12 12 100 %
Elon Manurung Direktur Keuangan dan Pendukung Director of Finance and Support
12 12 100 %
*Yan Budi Santoso Direktur Komersial
Director of Commercial 12 9 75 %
* Berdasarkan Akta Notaris Nomor 25 Tanggal 7 Desember 2018, beliau baru menjabat sebagai Direktur Komersial PT EDI Indonesia.