BAB II TINJAUAN PUSTAKA
B. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern.
Sistem Pengendalian Intern merupakan istilah yang telah umum dan banyak digunakan berbagai kepentingan. Istilah Pengendalian intern diambil
dari terjemahan istilah “Internal Control” meskipun demikian penulis menterjemahkan sebagai pengawasan intern, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah karena tidak mengurangi pengertian sistem pengendalian intern secara umum.
Sebagaimana diketahui bahwa definisi sistem pengendalian intern yang dikemukakan commite on Auditing Procedur American Institute of Carified Public Accountant (ICPA) adalah sebagai berikut : sistem pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaan- kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan.
Kemudian D. Hartanto memberikan penjelasan tentang sistem pengendalian intern dengan membedakan kedalam arti yang sempit dan dalam arti luas secara lengkap disebutkan : Dalam arti sempit : sistem pengendalian intern disamakan dengan “Internal Check” yang merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi, seperti mencocokkan penjumlahan Horizontal dengan penjumlahan Vertikal. Dalam arti luas: sistem pengendalian intern dapat disamakan dengan “Manajemen Control”, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi/mengendalikan perusahaan.
Dalam pengertian pengendalian intern meliputi : struktur organisasi, formulir-
formulir dan prosedur pembukuan dan laporan (Administrasi), budget dan standart pemeriksaan intern dan sebagainya. (Hartanto, 2013 : 51).
Sedangkan Zaki Baridwan juga dapat mengartikan sistem pengendalian intern sebagai berikut : rencana organisasi dan metode serta kebijaksanaan yang terkoordinir dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercayai, menggalakkan efisiensi usaha dan dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah ditetapkan. (Zaki, 2010: 97).
Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) sistem pengendalian intern di definisikan sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di taatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan”.
Pengendalian Intern sebagai Manajemen Control (Arti Luas).
Selanjutnya apabila unsur-unsur yang terdapat pada Sistem Pengendalian Intern yang telah sesuai dengan definisi di kelompokkan dua sub sistem, maka kedua sub sistem tersebut terdiri dari sub sistem “Pengendalian Administrasi (Administrative Control) dan “Pengendalian Akuntansi” (Accounting Control). Pembagian dalam sub sistem ini secara langsung dan lengkap dalam buku Norma Pemeriksaan Akuntansi, jadi dalam arti yang luas, sistem
pengendalian intern mencakup pengendalian yang dibedakan atas pengendalian Intern yang bersifat accounting dan administrasi.
Dari keempat definisi yang diungkapkan di atas tersebut, dapat disimpulkan bahwa, sistem pengendalian intern merupakan suatu “Sistem”
yang terdiri dari berbagai macam unsur dengan tujuan untuk melindungi harta benda, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efisien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan Pimpinan.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya sistem pengendalian intern:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
3. Jenis Sistem Pengendalian Intern
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:
a. Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls)
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
b. Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen. (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi). Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
4. Peran Penting Sistem Pengendalian Intern
Membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan organisasi. Peran penting sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan adalah :
a. Menciptakan pengawasan melekat, menutupi kelemahan dan keterbatasan personel, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.
b. Membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan diterapkan.
c. Membantu auditor dalam memastikan efektifitas.
d. Audit, dengan keterbatasan waktu dan biaya audit.
5. Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern
a. Kekeliruan pengoperasian sistem (mistake in judgement) karena terbatasnya informasi dan waktu, karena tekanan lingkungan, atau karena terbatasnya kemampuan, meskipun SPI sudah dilengkapi dengan pedoman penyelesaian masalah.
b. Pelanggaran sistem (breakdowns), baik disengaja atau tidak, misalnya karena kesalahan interpretasi, kecerobohan, gangguan lingkungan, perubahan personalia, atau perubahan sistem dan prosedur.
c. Kolusi, atau kerjasama negatif sekelompok orang.
d. Pelanggaran dengan sengaja oleh manajemen (management override).
e. Dilema biaya-manfaat (costs versus benefits).
6. Penanggungjawab Sistem Pengendalian Intern
a. COSO (committee of sponsoring organizations), suatu organisasi yanganggotannya terdiri dari AAA (the American Accounting Association), AICPA, IIA (the Institute of Internal Auditors), IMA (the Institute of Management Accountants), dan FEI (the Financial Executive Institute), menyatakan bahwa setiap personel dalamsuatu organisasi memiliki tanggung jawab dan merupakan bagian dari struktur pengendalian intern organisasi.
b. Pihak ekstern, seperti auditor independent serta lembaga otoritas yang lain, dimungkinkan untuk memberikan kontribusi dalam perancangan struktur pengendalian interen, tetapi mereka tidak bertanggung jawab terhadap efektifitas SPI dan bukan bagian dari SPI.
7. Elemen Sistem Pengendalian Intern
Yang menjadi elemn sistem pengendalian Intern adalah sebagai berikut a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.
c. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
b. Pembagian tugas.
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi. (biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat).
d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
e. Pengecekan independen terhadap kinerja.
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan ini harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
8. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
9. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal.
Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
10. Sistem Pengendalian Intern pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik.
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitik beratkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented). Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).